fundamentos de tecnologia de informacion

Fundamentos de Tecnología de Información

Ing. Daniel De Santiago

Sistema de Información

● Un Sistema de Información esta diseñado para dar soporte a las operaciones, departamentos, y las personas de toma de decisiones de una organización integrando la Tecnología de Información

Componentes de SI● Los componentes de un Sistema de

Información son:● Propósito● Roles● Procedimientos● Contenido● Tecnología de Información

Componentes de SI Propósito● El Propósito es la razón en tener un Sistema de

Información, es alguna meta a la cual se tiene que alcanzar. En aconsejable poder identificar de una manera detallada los objetivos y propósitos de la meta.

● Al menos que el propósito de un sistema esta claramente identificada y descrita en términos los cuales se puedan medir, no hay manera de poder evaluar la eficiencia del sistema de información.

Componentes de SI Roles● Personas teniendo roles organizacionales son una

parte integral en un sistema de información● Las personas requieren tomar ciertos roles con

respecto al sistema de información, tales como programadores, entrenadores, documentadores, y usuarios, etc.

● Teniendo bien definidos estos roles y con las personas apropiadas se pueden evitar futuros problemas en la implementación del sistema.

Componentes de SI Procedimientos

● Procedimientos son la actividad humana requerida para interactuar con otros componentes del sistema de información

● Los procedimientos describen como las personas involucradas en el sistema de información van a interactuar con la tecnología de información

Componentes de SI Contenido● Contenido digital que se usa en un sistema de

información pueden ser de la forma de texto, imágenes, sonidos y videos. Esencialmente cualquier cosa que se puedan convertir a una forma digital puede ser procesada por un sistema de información.

● El Contenido Digital pueden ser de la forma de:– Datos– Información

Componentes de SI Contenido

● Datos:– Datos es el termino empleado a piezas de

información que son recolectados por algún evento u observación

– Los datos pueden ser generados, almacenados, extraídos, archivados o borrados.

Componentes de SI Contenido

● Información:– Estructura: los datos han sido procesados y

organizados.– Evaluada: los datos han sido evaluados para

algún propósito por alguien en toma de decisiones.

Componentes de IS IT

● La tecnología de información incluye el hardware y software necesarios para almacenar, extraer, procesar, y transmitir información. – Computadoras (PC, Servidores)– Sistemas Operativos, Paquetes de Aplicaciones– Redes de Comunicación

Componentes de IS

Proposito:●Completar Tareas●Toma de Decision

●Comunicacion

Tecnologia de Informacion● Hardware● Software● Telecomunicacion● Redes

Procedimiento:●Entrada de Info●Operacion de Sistema●Respaldo de Info●Salida de Info

Roles:●Usuario●Desarrollador●Operador●Admin de IT

Contenido:●Texto●Imagen●Sonido●Video

Competitividad Empresarial

● El objetivo de la Tecnología de Información es poder hacer la compañía mas competitiva ayudando en alcanzar sus objetivos y estrategias organizacionales.


● Con los avances de la tecnología de la información las compañía han tenido que cambiar sus estrategias de negocios para poder mantenerse en el mercado.

● Tecnología Obsoleta: una nueva tecnología surge haciendo que un producto o servicio se torne obsoleto.


● Ejemplos:– Discos Vinil > Tapes > CD > MP3– 8mm > VHS > miniDVD– VHS > DVD > BlueRay– Maquina de Escribir > Eléctricas > PC


● Para formular una estrategias efectiva muchas organizaciones usan algún tipo de Análisis de Competitividad, para mejorar la satisfacción al cliente y tener una mejor posición en el mercado.

● Encontradas las oportunidades de mejoras se determina una Estrategia de Competitividad

Competitividad Empresarial● Según Michael Porter una compañía puede usar una

de las siguientes Estrategias de Competitividad:● Costo. operar de tal manera que los costos sean mas

bajos que los de la competencia● Diferenciación. ofrecer un mejor producto o servicio el

cual el consumidor esta dispuesto a pagar mas● Colocación en el Mercado. concentrarse en un

producto o servicio de la competencia la cual los clientes no están satisfechos.


● Muchas organizaciones están implementando una nueva estrategia de proveer un producto o servicios “custumizado”, llamado “Custumizacion” en Masa.

● Ejemplo de esto es la compañía Dell Computer Company

La Tecnología de Información en la Toma de Decisiones

● Todas las actividades gerenciales importantes se pueden resumir en una acción, tomar una decision.

● Por ejemplo, mejorar el proceso de manufactura implica tomar decisiones de como estructurar los procesos de trabajo para hacer mejor uso de los recursos disponibles de producción, como organizar el equipo de producción para maximizar el movimiento de materia prima, WIP, etc.

La Tecnología de Información en la Toma de Decisiones

● Un sistema de información se puede diseñar para ayudar en la toma de decisiones asegurando que la información provista sea veraz y oportuna

● Ejemplos de Sistemas de Información:

I/S Transaccional● También conocidos como Sistema de Procesos

Transaccionales (TPS), son usados para registrar cada transacción y evento de un negocio.

● Estos sistemas tienden a tener bien definidas las entradas y salidas de información y se caracterizan en ser eficientes y exactos.

● Los TPS también se caracterizan en solo registrar datos; no procesan los datos para convertirlos en información.

I/S Transaccional

● Ejemplos de TPS son:● Registro de Inventario de Materia Prima o

Producto Final● Transacciones en un banco o Cajero

Automático

I/S Transaccional ATM

Cliente inserta tarjetaen ATM

TPS muestra menuselecciones

Cliente teclea cantidadde retiro

TPS verifica el saldoen la cuenta del cliente

TPS registra el numero detarjeta, numero de cuenta,

monto, fecha, etc

TPS actualiza la cuentaimprime recibo y da el

dinero

TPS cierra la transaccióncuando el cliente terminala operación y muestrael menu de seleccionespara el próximo cliente

I/S Transaccional

● Los TPS son mas útiles si se les añade un sistema de gestor de reportes, el cual un gerente puede utilizar para tomar una decision, ver el siguiente ejemplo:

I/S TransaccionalSumary Operating Statistics

Store #32Your Store Avg. PizzaCo

Seats 92.0 105.3Customers 3,216.0 3,532.6Customers/Seats/Day 5.0 4.8

Restaurant Sales 45,703.0 50,129.0Sales/Customers 14.2 14.2Sales/Seats/Day 71.0 68.0

TakeOut Sales .... ....Total Sales .... ....TakeOut/Total Sales .... ....

Returns .... ....Returns/Total Sales .... ....

EmployeeHours .... ....Average Labor Rate .... ....EmpHrs/Customer .... ....EmpHrs/Sales .... ....EmpCost/Customer .... ....EmpCOst/Sales .... ....

I/S Transaccional

Sales Exepcion ReportMonth Ending Report 3/31/xx

Store #35

Prod # Description Code202 Pizza, PepperoniA, M321 Manicotti,BakedM

Code:A: Sales of this product are at least 10% below that of theaverage PizzaCo Store's sales as adjusted for total sales volumen

M: Sales of this product are at least 5% below that of last monthas adjusted for total sales volumen

Automatizar Decisiones

●Automatizar decisiones mediante el uso de I/S ayuda a la eficiencia de los procesos internos de una organización.●Puede mejorar la comunicación entre y dentro de las organizaciones


● Ejemplo: Muchas organizaciones aceptan tarjetas de créditos como forma de pago de sus bienes y servicios. Para reducir las deudas, el total de la compra usualmente la autoriza el banco de la tarjeta antes de que la compra se lleve a cabo


● Como se procesa la autorización sin el uso de I/S

● Como se procesa la autorización mediante el uso de I/S

Soporte a Decisiones Complejas

● Muchas de situaciones las cuales se necesita tomar alguna(s) decision(es) gerenciales no están completamente bien estructuradas lo cual hace difícil el diseño e implementación de un sistema para automatizar decisiones.


● A razón de esta complejidad surgió una nueva rama de estudio llamada 'Ciencia Gerencial' o 'Análisis Gerencial' la cual ha evolucionado para traer mas estructura a situaciones y decisiones complejas

● El Análisis Gerencial se base en modelos matemáticos y sobre todo en análisis estadísticos.


● Ejemplos incluyen el uso de:– Análisis Estadístico de Regresión, para

identificar relaciones empíricas– Simulaciones y Hojas de Cálculos, para generar

soluciones potenciales– Modelos de Optimatizacion, para generar la

“mejor” solución cuando se tiene recursos limitados


● Cuando los modelos matemáticos se asemejan a la situación de la vida real es posible automatizar la toma de decisiones

● En caso contrario se vera la necesidad de tener a una persona en tomar la desicion final.


● El termino de Sistema de Soporte a Decisiones (decision support modelDSS) es usado para describir sistemas que ayudan en la toma de decisiones complejas

● Estos sistemas estan diseñados con modelos matematicos para desarrollar diferente posibles escenarios (QUESI)


● Los DSS:– Tipicamente eestánenfocados a situaciones en

el futuro– Son por naturaleza interactivos– Y se se usan solo en casos necesarios

● La siguiente figura ilustra los componentes de un sistema DSS

Modelo Base●Hoja de Calculo●Análisis Estadísticos●Simulaciones

Base de Datos DSS●Datos de Ventas●Datos Financieros●Datos de Producción

Sistema de Procesode Orden

Sistema deMaterialesPlaneaciónRecursos

Sistema deContabilidad

SoftwareSistema DSS


● Ejemplos:– Pronosticar la producción de un producto

dependiendo de la variación de precio, indice de inflación y el éxito de la campaña publicitaria del producto

– Presupuesto del departamento para el próximo año

Aumentar Conocimiento Sistemas Expertos

● Los Humanos tiene capacidad limitada para procesar información y usan atajos para analizar un problema cuando están bajo presión

● Un rol muy importante en SI es aumentar el conocimiento para así poder mejor decisiones

Sistemas Expertos

● Los Sistemas Expertos son SI diseñados para capturar y usar los conocimientos de personas de tomas de decision

● Los SE se pueden considerar como una extension a los sistemas DSS

● El objetivo de un SE es poder capturar el conocimiento y la capacidad de razonamiento de un humano experto en alguna materia o campo profesional y transferir esta información a un sistema computacional

Sistemas Expertos

● Los SE han sido exitosos en varios campos profesionales, tales como, la medicina, planeación financiera, solicitud de prestamos bancarios, bolsa de valores, evaluar impuestos, control de inventario, etc.

● Dos ejemplos de estos SE son:– DENDRAL (Investigar que hace)– MYCIN (investigar que hace)

●

Administración de Conocimientos

● A medida que una persona obtiene experiencia, empieza a desarrollar maestría en la area la cual esta trabajando. Este conocimiento ayuda en poder tomar mejores decisiones y mas rápidas.

● Administración de Conocimientos es una actividad corporativa critica, ya que la habilidad de poder compartir conocimientos y experiencias pueden aumentar la eficiencia de una organización

Administración de Conocimientos

● Estos SI se le conocen como “KnowledgeBase Systems”

● Estos KBS aceleran el aprendizaje organizacional, minimiza reinventar “el hilo negro”, y sobre todo ayuda a dar un mejor servicio al cliente

Planeación Estratégica

● Mientras los ES tiene la habilidad de explorar en detalle alguna materia, los Sistema de Soporte Ejecutivo (ESS), que también se le conocen como Sistemas de Información Ejecutiva, están diseñados para proveer información mas extensa de una organización para personal de toman de decisiones a niveles ejecutivos


● Los ESS (desarrollados durante los 80' y 90') tiene la capacidad de ver la información en todos los aspectos contenidos en una organización, y poder concentrarse en alguno en caso necesario

● Estos sistemas recopilan información de todos los departamentos,al igual de base de datos externas


● Un ESS típico provee información sobre Ventas, Producción, Mercadotecnia, Investigación y Desarrollo, etc

● Esencialmente un ESS incorpora las habilidades de otros sistemas información (TPS, DSS, ES


● Es importante notar que entre mas alto es el puesto de un gerente o ejecutivo en una organización, mas amplio el es su nivel de operaciones por la cual el/ella es responsable. Como resultado el ejecutivo necesita tener información mas amplia de varios recursos para así poder tomar las decisiones adecuadas

Decisiones Grupales

● Muchas de las decisiones hechas en una organización se hacen a través de grupos o equipos

● Muy rara vez un gerente hace decisiones sin tomar en cuenta las opiniones de otros miembros de la organización

● Cuando individuos de un grupo se le pide tomar una decision, el poder alcanzar una decision final se hace mas compleja

Decisiones Grupales

● Las ventajas de Decisiones Grupales son:

– Mas conocimiento o experiencia para poder alcanzar una mejor resolución

– Mas creatividad– Se incrementa la aceptación de la decision final– Mejor entendimiento de los objetivos y criterios

tomados al alcanzar una decision

Decisiones Grupales

● Las desventajas de Decisiones Grupales son:

– El proceso de alcanzar una resolución o decision final toma mas tiempo

– El dominio del grupo por un solo individuo– Distraerse con otros asuntos que no son los que

estaban agendados– Esperar un consenso y nunca lograrlo– Presión del grupo de no poder exponer

diferentes ideas

Decisiones Grupales● El proceso de toma de decisiones dentro de

un grupo pueden describirse en 4 fases:

1.Inicio de un proyecto (e.i, escoger los objetivos). Esta fase incluye la recopilación de información

2.Soluciones a situaciones técnicas (e.i, decidir como los procedimientos se harán, tales como escoger los roles)

3.Resolución de conflictos (e.i, resolver conflictos de los diferente puntos de vista e intereses, tales como los politicos)

4.Ejecutar los requerimientos del proyecto

Decisiones Grupales

● Al igual que los DSS ayudan a una persona tomar decisiones, hay SI llamados Sistema de Soporte Grupal (GSS) para ayudar a un equipo alcanzar una decision o resolución

● Los GSS ayudan a que los miembros de un equipo interactúen entre si

● Estos tipos de sistemas varían mucho con respectos a sus capacidades

Decisiones Grupales

● Los sistemas habilitan las juntas electrónicas, que por lo general el facilitador tiene conocimiento de la tecnología a usar y el proceso de tomar decisiones

● Software adicionales que ayudan a los miembros de un equipo interactuar son conocidos como:

● Groupware● Software de colaboración

Decisiones Grupales

● Investigar que es WebDAV y como poder usarlos para la clase

Cultura Organizacional

● Introducción a la estructura organizacional, organización funcional, y la diferencia entre los puntos de vistas funcional y de procesos dentro de una organización


● Muchos tipos de organizaciones existen– Hay los que generan una ganancia

● Compañías Publicas: las ganancia se dividen entre los accionistas de la compañía

● Compañía de Menudeo: Venden productos o servicios directamente a los clientes, generando un margen de ganancia por cada producto o servicio

● Compañía de Mayoreo: Venden productos o servicios a otras compañía, generando un margen de ganancia vendiendo en volumen


● Las que no generan una ganancia– Escuelas Publicas u Hospitales: no generan una

ganancia y cualquier excedente se reinvierte dentro de la misma organización

● Independientemente del tipo y tamaño de una organización hay ciertas funciones y/o procesos en común que se realizan.


● Típicamente hay grupos o departamentos, que a medida que crecen estos departamentos se hacen mas complejos y grandes lo cual una Estructura Organizacional emerge

Estructura Organizacional

● Con respecto a IT, una Estructura Organizacional se refiere a los canales de comunicación entre los varios departamentos dentro de una organización

● La Estructura Organizacional se representa por un Organigrama la cual describe formalmente como esta constituida una compañía


● Aun cuando este bien definido el Organigrama, el flujo de información y controles pueden diferir substancialmente

● Una Estructura Organizacional tradicional es la de Jerarquía


GerentesEjecutivos

Gerentes

SupervisoresIngenieros yTecnicos

Obreros

Organización Funcional

● Otra estructura que se maneja es la de funciones o divisiones de negocios dentro de una compañía, llama Organización Funcional

Organización Funcional

Presidente

VicePresidenteFinanzas

VicePresidenteIT

VicePresidenteOperaciones

VicePresidenteRH

DirectorFinanzas

DirectorIT

DirectorCompras

DirectorProduccion

DirectorRH

GerenteFinanzas

GerenteIT

GerenteMRO

GerenteMRI

GerenteProduccion

GerenteRH


● A continuación veremos algunos ejemplos de departamentos y como IT les puede dar soporte para mejorar sus labores diarias

Contabilidad

● Mantener información de todas las transacciones (dinero) la cuales una compañía genera al comprar o vender servicios o productos

● Ejemplo:

ContabilidadMyToys Cia Balance Sheet, December 31, 2007

AssetsCash $10,500.00Accounts Receivable $10,000.00Inventory $16,000.00Building and Fixture $20,000.00Less: Accumulated Depreciation $6,000.00 $14,000.00Total Assets

$50,500.00

Liabilities and EquityLiabilities:

Accounts Payables $8,000.00LongTerm Loan $10,000.00 $18,000.00

Equity:Common Stock $17,500.00Retained Earnings $15,000.00

Total Liabilities and Equity $50,500.00

Finanzas

● La responsabilidad de Finanzas es obtener y administrar el capital de la organización Determina la mejor fuente de capital (e.i., bolsa de valores, acciones, reinvertir, etc), al igual del mejor uso del capital (e.i., rentar o comprar un edificio)

Finanzas

● Un Sistema de Información diseñado para dar soporte a Finanzas incluye Sistemas de Contabilidad para monitorear el flujo de efectivo, como también el análisis financiero para determinar los diferentes efectos que puede tener ciertas acciones.

Producción y Operaciones

● En un ambiente de manufactura las funciones de Producción y Operaciones es adquirir materia prima, transformar la materia prima en producto final, y transportar el producto final a los clientes

Producción y Operaciones

● Varios Sistema de Información son necesarios para:– Inventario (materia prima, WIP, Producto Final)– Compras (Comunicarse con Proveedores)– Controlar Proceso de Manufactura– Mejor Rutas de Entrega– etc

Recursos Humanos

● La función de Recursos Humanos es contratar al personal necesario, desarrollar y administrar compensaciones y planear entrenamientos

● Asegurar que la compañía siga las leyes laborales y desarrollar y administrar diversos beneficios

Recursos Humanos

● Al igual que las otras areas funcionales, RH también necesita varios sistemas de información para poder operar eficientemente

● Estos incluyen:– Base de Datos con la información de los

empleados y dependientes– Sistema de Entradas y Salidas– Análisis Psicometricos

Servicios de Información

● Los Servicios de Información, también conocidos como Sistemas de Información o Tecnologías de Información son responsables en proveer las herramientas computacionales y de comunicación a los demás departamentos

● Compran las computadoras necesarias, redes y sistemas de telecomunicaciones

Servicios de Información

● Diseñan y mantienen las bases de datos; desarrollan o adquieren programas y/o aplicaciones

● Servicios de Información es un departamento clave para el desarrollo de estrategias organizacionales de muchas compañías, ya que este servicio es vital para el poder implementar muchas estrategias de negocios

Procesos de Negocios

● En la vida real los departamentos no son entidades aisladas, sino al contrario, hay una interacción interdepartamental, la cual la salida de información de un departamento es la entrada de información de otro departamento

● Ejemplo:


Mercadotecnia

Produccion

Contabilidad Proveedor

Cliente

Info Ventas

Mensaje de Publicidad

Orden Cliente

Informacion del ProductoEnviado

Factura del Cliente

Pago al Proveedor

Factura Proveedor

Info Flete

ProductoFinal

Pago Cliente

Orden de Compra

Materia Prima

Sistemas de Información Empresariales

● Tomando la perspectiva de ver a una empresa en su forma Organizacional, los diferentes Sistemas de Información que existen dan soporte a las diferentes procesos y funciones de cada una de las organizaciones de la empresa

● Estos Sistemas fueron creados o comprados y después de tiempo se fusionaron entre si

● Estos Sistemas antiguos trabajaban en plataformas diferentes y eran obsoletos ya que no reflejaba el modelo de negocio de la empresa


● Planificación de Recursos Empresariales (ERP = Enterprise Resource Planning)– Son sistemas de información gerenciales que

integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

– Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados.

– Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:

● Producción● Ventas● Compras


● Logística● Contabilidad (de varios tipos)● Inventarios● Control de almacenes● Pedidos● Nóminas● etc.


● Los objetivos principales de los sistemas ERP son:– Optimización de los procesos empresariales– Acceso a toda la información de forma confiable,

precisa y oportuna (integridad de datos)– La posibilidad de compartir información entre

todos los componentes de la organización– Eliminación de datos y operaciones innecesarias

de reingeniería


● En adición de las operaciones backoffice, el cual el ERP fue diseñado para dar soporte, hay los Sistemas como– Administración de la Cadena de Suministro

(SCM = SupplyChain Management)– Administración de la Relación con los Clientes

(CRM = Customer Relationship Management)– Automatización de la Fuerza de Ventas

(SFA = Sales Force Automation)– ECommerce


SistemaEmpresarial

SCM

Finanzas CRM

BIOperaciones

yLogistica

RecursosHumanos

ECommerce

SFA

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