fungsi jabatan contoh
TRANSCRIPT
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
1/14
FUNGSI JABATAN
HUMAN RESOUCE ( HR ) & FINANCE
1) Mengurus dan menyelaras hal-hal pentadbiran pusat bertauliah.2) Mengurus dan menyelaras pengurusan sumber manusia.
3) Mengurus program peningkatan kualiti perkhidmatan.
4) Mengurus dan menyelaras bajet mengurus dan pembangunan.
5) Mengurus perolehan bekalan, kerja dan perkhidmatan.
6) Mengurus akaun amanah.
) Mengurus kutipan hasil.
!) "rus #etia $a%atankuasa yang berkaitan dengan urusan pentadbiran dan
perkhidmatan.
&) "rus #etia $a%atankuasa 'e%angan dan (kaun.
BURSURY/ ADMIN
$abatan ini bertanggungja%ab untuk melaksanakan dasar akademik,
prosedur dan sistem yang berkaitan kepada pelajar. a menyediakan
pelbagai perkhidmatan*
1. 'emasukan2. +nrolmen dan endataran 'ursus3. ekod elajar4. 'on/okesyen5. eran0angan dan eraturan (kademik6. enerbitan. rosedur embayaran!. ain-lain
1. 'emasukan
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
2/14
Menja%ab pertanyaan a%am
Memproses permohonan kemasukan
erhubungan dengan jabatan-jabatan lain seperti institusi pendidikan,
$' dan ',#M, (#
2. +nrolmen dan endataran 'ursus
• Meran0ang dan menyelaras aliran pendataran atau proses bagiengambilan setiap intake
• Mendatarkan pelajar dalam program
• Memperuntukkan pilihan kursus untuk pelajar
• Mendatarkan pelajar dengan badan-badan luar seperti $'
e#'M) (tau #M (tau ' Memproses permohonan untuk
menambah dan menukar kursus
• Mengendali pengeluaran 'ad 7 elajar
3. ekod elajar• Mengekalkan dan mengemaskini pangkalan data pemohon,
pelajar dan 8raduan.
• Mengendalikan permohonan penangguhan pengajian
• Mengendalikan permohonan untuk bayaran balik yuran
• Menyimpan rekod penuh pelajar yang telah hadir dari kelas
• Mengeluarkan surat pengesahan pelajar
• Mengeluarkan surat ta%aran belajarMengeluarkan surat amaran
pelajar
• Membuat kaji selidik selepas tamat latihan
• Menjalankan kaji selidik mengenai kolej kepada pelajar
4. 'on/okesyen
• Menyediakan sokongan pentadbiran dalam organisasi Majlis
'on/okesyen #8 (kademi
• Menguruskan pengeluaran sijil bagi graduan.
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
3/14
5. eran0angan (kademik dan eraturan
• enyediaan dan pengemaskinian eraturan (kademik dan
eraturan kolej
• Membantu dalam peran0angan akademik kepada usat
ertauliah ), $a%atankuasa peperiksaan dan $a%atankuasa
enasihat eknikal ().6. aporan
• Membuat aporan 'emasukan elajar bagi setiap pengambilan
• Membuat laporan mengenai akti/iti-akti/iti dengan kerjasama 9al
+h%al pelajar
• Membuat laporan bulanan mengenai bursary
. rosedur embayaran
• Membangunkan dan mengekalkan sistem pembayaran dalam
institusi
• ugas-tugas lain*
. ' erjanjian ermohonan : : #urat a%aran kepada
pelajar).
. e#'M ermohonan : (payment).
. 'ad 7.
;. #ijil
!. ain-ain
• Menyelaras < mengendalikan 'ursus untuk kakitangan : pengajar yang
baru
• erbin0ang dengan ibu bapa atau penjaga, pengajar, kaunselor dan
pentadbir dalam usaha untuk menyelesaikan masalah tingkah laku dan
akademik pelajar.
• ertemu dengan ibu bapa atau penjaga untuk membin0angkan
kemajuan anak-anak mereka dan untuk menentukan keutamaan
mereka untuk anak-anak mereka dan keperluan sumber mereka
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
4/14
• #istem ating $')
HAL EHWAL PELAJAR ( HEP )
1) Menga%al dan menyelia disiplin serta kebajikan pelajar.
2) Mengenalpasti pelajar bermasalah untuk diriujuk kepada "nit 'auseling
atau untuk diba%a ke embaga atatertib.
3) Menyimpan dan mengemaskini rekod disiplin pelajar.
4) "rusetia embaga atatertib elajar.
5) Meran0ang, menyelaras dan melaksanakan program akti/iti pelajar.
6) Menyelaras semua kegiatan luar institut) Menyediakan khidmat nasihat kauseling kepada pelajar serta kakitangan.
!) Memberikan khidmat nasihat kerjaya yang bersesuaian dengan jurusan
pelajar serta peluang melanjutkan pelajaran.
&) Memberi moti/asi kepada pelajar.
1=) Menguruskan penempatan pelajar di hostel.
11) Mengurus kebajikan pelajar.
12) Menyimpan dan mengemaskini rekod pelajar keluar masuk hostel
13) Menyelia dan menga%asi rekod in/entori hostel
FUNGSI KETUA PROGRAM
ertanggungja%ab untuk melaksanakan dasar akademik, prosedur dan
sistem yang berkaitan dengan latihan. a menyediakan pelbagai
perkhidmatan*
• #umber engajaran.
• engurusan 'elas
• engurusan elajar
• eraturan (kademik
• Mesyuarat - 2 kursus satu mingu.
• aporan
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
5/14
• (kti/iti kurikulum
• atihan ndustri
1. #umber engajaran.
• enyelarasan, pengendalian < pemantauan kelas - enggantian :
embatalan.enyelarasan, pengendalian < memantau enjadualan
'elas pengajar, untuk memastikan baha%a sukatan pelajaran latihan
disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan*-
• Menyediakan sokongan latihan dan bimbingan kepada pelatih selaras
dengan >?##
• Mengendalikan dan memantau kemudahan < eralatan kursus.
• Menyelaras < mengendalikan @M) bagi setiap kursus.
• Menyelaras < mengendalikan ?#) bagi setiap kursus.
• Menyelaras < mengendalikan kursus ;? untuk kakitangan : pengajar
yang baru.
• Memantau semua pelaksanaan latihan dilaksanakan dengan
se%ajarnya.
• Memantau < mengendalikan pelaksanaan dan penyediaan kalendar'ursus bagi setiap kelas.
2. engurusan 'elas
• Menyediakan bahan pembelajaran untuk akti/iti kelas.
• Menyediakan jadual kelas bagi setiap program
• Menyediakan keperluan pengajaran untuk pengajar seperti bantuan
audio/isuals, dan peralatan dan bahan-bahan lain untuk menambah
pembelajaran .
• ersedia untuk kelas assign dan mengambil alih kelas apabila
diperlukan
3. engurusan elajar
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
6/14
• Me%ujudkan dan menguatkuasakan kaedah-kaedah bagi tingkah laku
dan prosedur untuk mengekalkan ketenteraman di kalangan pelajar
• Mengarahkan dan memantau pelajar dalam penggunaan dan
penjagaan peralatan dan bahan, untuk mengelakkan ke0ederaan dan
kerosakan.
•
erbin0ang dengan ibu bapa atau penjaga, pengajar, kaunselor danpentadbir dalam usaha untuk menyelesaikan masalah tingkah laku dan
akademik pelajar.
• ertemu dengan ibu bapa atau penjaga untuk membin0angkan
kemajuan anak-anak mereka dan untuk menentukan keutamaan
mereka untuk anak-anak mereka dan keperluan sumber mereka.
• Menyedia dan melaksanakan program pemulihan untuk pelajar yang
memerlukan kelas tambahan.
4. (kademik 7an eraturan
• 8aris anduan #oalan $' : < 8)
• #istem ating $')
• Menyelaras, mengendali dan memantau elaksanaan 'a%alan
7alaman
5. Mesyuarat - aporan
• ertemu staA untuk meran0ang dan jadual pembelajaran pelajaran
• ekerjasama dengan pengajar dan
• Menghadiri mesyuarat dalam ja%atankuasa seperti yang dikehendaki*
. Mesyuarat "nit - 2 kursus bagi setiap minggu.
. Mesyuarat 'oordinasi B sebulan sekali
. Mesyuarat ( B 2 kali setahun.
6. engetahuan dan eningkatan 'emahiran
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
7/14
• Menghadiri Mesyuarat roesional, ersidangan endidikan dan
engkel atihan untuk mengekalkan dan meningkatkan ke0ekapan
proesional.
. +kstra (kti/iti 'urikulum
•
Mengambil bahagian dalam akti/iti kurikulum tambahan seperti kelab,pelajar organisasi dan pertandingan akademik.
!. atihan ndustri
• Meran0ang jadual latihan industri mengikut kepada keperluan
kurikulum atau organisasi.
LATIHAN/TRAINING
1) Menyelaras pembangunan kurikulum kemahiran serta pengajian umumberdasarkan standard badan persijilan $')
2) Menyedia dokumen dan menguruskan permohonan sebagai pusat
bertauliah dari badan persijilan.
3) Meran0ang program pembangunan kemahiran tenaga pengajar bagi
memastikan kelayakkan akademik dan kemahiran yang dimiliki adalah
bersesuaian.
4) Meran0ang keperluan peralatan latihan termasuk bahan-bahan rujukan
dan menyediakan spesikasi bagi tujuan perolehan.
5) Menyelaras jadual latihan kursus berdasarkan sumber yang ada seperti
bilik kuliah, bengkel, tenaga pengajar dan peralatan latihan.
6) Meran0ang dan menga%al selia program penyelenggaraan peralatan
latihan.
) Mengajar subjek kemahiran dan melaksanakan penilaian terhadap pelajar.
!) Mengajar subjek tambahan mengikut ketetapan badan persijilan.
&) Meran0ang, mengenalpasti dan memastikan semua keperluan latihan
seperti bahan latihan, alat ganti dan alat latihan adalah men0ukupi.
1=) Membangunkan kurikulum latihan mengikut keperluan standard.
11) Meran0ang, menyediakan dan menggunakan alat bantu mengajar.
12) Menga%alselia disiplin dan keselamatan pelajar di tempat
latihan:bengkel.
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
8/14
13) Memastikan keselamatan, kebersihan dan susunatur tempat
latihan:bengkel.
14) Mengubal soalan-soalan penilaian dan peperiksaan pelajar.
9?7 (9(8(>:'"#"# )
1) Menyelaras kaedah pembelajaran dan pengajaran di bahagian masing B
masing.
2) Menyelaras akti/iti pelatih yang berkaitan dengan bahagian masing B
masing.
3) Menyelaras penggunaan peralatan dan keperluan latihan termasuk
bahan-bahan rujukan.
4) Meran0ang sesi pembelajaran dan pengajaran di bahagian masing B
masing.
5) Merangka prosedur latihan dan penilaian latihan bersama dan 7.
6) Memantau akti/iti pengajaran dan pembelajaran se0ara berkala.
tugas Penyeliaan
• Menmbuat pemantauan Kelas.
• Pilih inventori peralatan, bahan-bahan, dan material untuk pengajaran dan pembelajaran
• Menyediakan laporan mengenai pelajar dan aktiviti seperti yang dikehendaki oleh
pentadbiran.
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
9/14
• Merancang dan membuat penyeliaan kelas, lawatan lawatan oleh penceramah
jemputan atau lain-lain aktiviti dan membimbing pelajar dalam pembelajaran di samping
itu untuk menjalankan tugas sebagai pengajar.
+8(@( +>8+#(9 7((M(> 7 )
. Mengurus, memantau dan menga%alselia pelaksanaan latihan
kemahiran di dalam kelompok sektor kemahiran.. Merangka prosedur dan dokumen pelaksanaan latihan kemahiran di
usat ertauliah.. Menga%al dan memantau sistem jaminan mutu latihan dan
penilaian dalaman mengikut kehendak >?## terkini.;. Memastikan penilaian dijalankan se0ara seragam dan sempurna
mengikut kehendak >?## dan apa-apa peraturan yang ditetapkan
oleh $abatan.
;. Menandatangani ekod enilaian 'umulati ' ) pelatih.
+8(@( +>( ). Merangka prosedur latihan dan penilaian latihan bersama 7.. Menjelaskan kepada 0alon tentang objekti, keperluan latihan dan
penilaian keterampilan berdasarkan >?## terkini.. Melaksanakan proses latihan dan penilaian dengan berkesan, telus
dan sahih.;. Membimbing 0alon dalam penyediaan rekod bukti keterampilan.;. Memantau perkembangan prestasi dan membimbing pelatih pada
setiap keterampilan.;. Melaksana keperluan pendataran dan persijilan melalui sistem
yang ditetapkan.;. Menggubal soalan peperiksaan akhir termasuk skema ja%apan.;. Menga%as peperiksaan akhirC. Mengisi markah di bahagian 'erja 'ursus, rojek (khir 7'M atau
7'M ),keputusan >#D?+ (bilities dan 7'M atau 7'M )
didalam borang $':1 ( ) dan $':1 ) serta melengkapkan
borang $':2 :1==3 ).C. Mengemukakan borang $':1() dan $':1 ) untuk semakan
semasa la%atan.
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
10/14
C. Merekodkan keputusan : gred yang diperolehi setiap 0alon ke dalam
orang $':2 1==3 ) dan menyerahkan kepada untuk
pengesahan.C. Melaksanakan tanggungja%ab seperti yang diarahkan oleh ihak
pentadbiran.
PROJECTS
1) Menguruskan dokumentasi dan permohonan pentauliahan program
latihan2) Menguruskan permohonan kursus mengikut keperluan personel
3) Menguruskan dokumentasi panel penilaian pusat bertauliah )
4) Menguruskan pentauliahan panel penilaian pusat bertauliah )
5) Menguruskan perlantikan panel penilaian pusat bertauliah )
mengikut keperluan.
6) elesenan
• Memperbaharui lesen kursus
• Memproses permohonan bagi pembaharuan kursus
• Memproses permohonan bagi kursus baru.
• "ntuk membangunkan bahan kursus seperti @M : ?# : 8 dalam
bentuk sot0opy dan hard0opy untuk permohonan.
• Mengenalpasti kursus-kursus baru
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
11/14
) atihan ndustri
• Meran0ang jadual latihan industri mengikut kepada keperluan
kurikulum atau organisasi.
SEKRETARIAT PEPERIKSAAN /EXAM SECRETARIAT
1) Mengurus la%atan /eriEkasi oleh badan persijilan seperti $' bagi
tujuan permohonan kursus, pelaksanaan serta penilaian kursus.
2) Menjalankan pemantauan bagi memastikan pelaksanaan kursus
mengikut peran0angan.
3) Membuat penilaian terhadap pelaksanaan kursus dan 0adangan
penambahbaikan.
4) Mengendalikan semua urusan berkaitan peperiksaan akhir seperti
menyediakan jadual, soalan-soalan peperiksaan dan keputusan
peperiksaan.
5) Mengurus 0etakkan kertas peperiksaan.
6) "rusetia embaga eperiksaan
) Menyelaras pembangunan ank #oalan untuk eperiksaan (khir dan
peperiksaan dalaman
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
12/14
!) Memilih soalan-soalan untuk peperiksaan akhir dan peperiksaan
dalaman.
&) emantauan portolio pelajar dan ekod enilaian 'umulati ()
0ekap mengikut keperluan >?## bagi ega%ai 7alaman Mengesahkan
7), ega%ai uar Mengesahkan ).
1=) Menyediakan jadual peperiksaan
11) enyusunan jadual penga%asan
12) Memastikan keselamatan dan kualtit kertas peperiksaan terjamin
13) Menyelaraskan semua persiapan logistik untuk peperiksaan
14) Menyimpan rekod penuh pelajar-pelajar yang telah menghadiri
peperiksaan
15) emprosesan dan penyediaan keputusan
16) Mengendali rayuan terhadap keputusan peperiksaan
1) Membuat analisis peperiksaan yang dijalankan
TEKNIKAL / IT SUPPORT
1) Menyelaras dan menga%alsetia penyelenggaraan inrastruktur institut.
2) Mengemaskini dan menga%al rekod harta modal dan in/entori.
3) Mengurus dan menga%alselia aset alih.
4) Menyelaras kemudahan teknologi maklumat termasuk pangkalan data,
sistem rangkaian dan perkakasan serta perisian komputer.
5) Menyelenggara dan mengurus kemudahan telekomunikasi, elektrik,
a%am dan mekanikal.
6) "rusetia $a%atankuasa engurusan (set.
PEMASARAN
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
13/14
1) Mengurus promosi dan publisiti program latihan kemahiran termasuk
kemudahan.
2) Meran0ang pemasaran produk dan perkhidmatan kepada pihak luar.
3) Meran0ang < melaksanakan 0eramah dan taklimat kemahiran.
4) Meran0ang dan mengurus pameran bahagian latihan kemahiran.
5) Mengurus dan menyelia bahagian penerbitan program latihan kemahiran.6) Mengurus anel enasihat 'emahiran .
BUSINESS DEVELOPMENT
1) Fungsi asas ahagian embangunan erniagaan merangkumi aspek-aspek
peran0angan, penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan projek-projek.
2) Men0ari peluang B peluang perniagaan yang bersesuaian untuk syarikat .
3) Membuat penilaian, penyelidikan dan memberikan pandangan bagi
0adangan projek usahasama yang dikemukakan oleh pihak kerajaan atau
lain-lain projek s%asta yang melibatkan kepentingan syarikat samada
se0ara langsung atau tidak langsung.
4) Meran0ang hubungan kerjasama dengan industri untuk memantapkan
pelaksanaan latihan atihan ndustri).
5) Menyelia dan membentuk hubungan industri dengan agensi luar
'erajaan:>8?:#%asta).
6) Menyelia dan mengurus M?" dengan pihak industri.
) Menyelia latihan pemindahan teknologi kepada tenaga pengajar.
!) Mengurus pelaksanaan latihan yang melibatkan pihak luar : industri.
CORPORATE / INTERNATIONAL
INTERNATIONAL
1) Menguruskan prosedur pengambilan pelatih antarabangsa.
2) Menguruskan dokumentasi pelatih antarabangsa3) Menguruskan permohohonan dan pengambilan pelatih antarabangsa
4) Memproses /isa pelatih
5) Menjalankan akti/iti promosi antarabangsa
6) engurusan logistik
CORPORATE
-
8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh
14/14
1) Menguruskan prosedur pengambilan pelajar separa masa bekerja
sambil belajar )
2) Menguruskan dokumentasi pelajar
3) Menguruskan permohohonan dan pengambilan pelajar
4) enyelarasan dan pemantauan akti/iti pengajaran dan pembelajaran
5) enyelarasan kaedah dan prosedur pengajaran dan pembelajaran