AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA EMPRESA

CAFÉ WADI, S.A.

INFORME FINAL

LIC. SAID GUARIB G.Director-Gerente

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INDICE:

Introducción……………………………………. 3

Justificación…………………………………….. 4

Antecedentes………………………………….. 5

Finalidad……………………………………….. 6

Alcance………………………………………… 7

Objetivos………………………………………. 7

Estrategias……………………………………. 8

Metodología…………………………………… 8

Resultados…………………………………….. 10

Apreciación……………………………………. 11

Observaciones……………………………….. 12

Limitaciones………………………………….. 13

Recomendaciones………………………….. 14

Anexos……………………………………….. 15

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INTRODUCCIÓN

La información que se presenta a continuación es la empresa “CAFÉ WADI,

S.A.”, es una PyME que se encuentra en la Ciudad de Acapulco, Guerrero, la

cual cuenta con una antigüedad de más de 92 años, dedicándose a la venta

del café tostado y molido, caracolillo orgánico, dátiles y es proveedor de hoteles

y restaurantes cuenta con su propia cafetería, anteriormente manejaba su

propia marca de café, pero debido al incremento de empresas que se dedican

al mismo giro y la competencia que hacen las tiendas de conveniencia aunado

a las grandes marcas que venden café soluble ya no fue rentable seguir con el

café de su propia marca.

Esta empresa no tiene definido un procedimiento administrativo pero su método

empírico le ha permitido subsistir en el mercado además que tiene un gran

prestigio dentro del mercado cafetalero en el puerto, pero si es conveniente

elaborar un procedimiento adecuado para esta PyME, para aspirar a crecer y

expandir sus ventas dentro del territorio nacional así como internacional.

Esta auditoría administrativa se realizó en general a la empresa, puesto que

cuenta con oficinas administrativas y oficina de venta al público, acontinuación

les presento el resultado de la auditoría administrativa practicada a esta PyME,

así como los instrumentos que se aplicaron, el resultado y las conclusiones y

recomendaciones que se proporcionan.

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JUSTIFICACIÓN

Este trabajo surge como un proyecto escolar para realizar la práctica de una

auditoría administrativa dentro del Sector Privado principalmente en las PyMES

ya que la materia es “AUDITORIA ADMINISTRATIVA” y la Carrera es la

LICENCIATURA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÒN DE ‘PyMES.

Por lo tanto trabajamos con esta empresa para establecer el procedimiento

administrativo para fortalecer la empresa dentro del mercado del café

estableciendo objetivos de venta pero al mismo tiempo ofrecerles a los

empleados un desarrollo más profesional para que ellos se motiven y como

equipo trabajen mejor para alcanzar las metas de la empresa

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ANTECEDENTES:

No existe un antecedente de auditoría administrativa anteriormente realizada,

por lo que no se puede tomar en cuenta, puesto que siempre se ha manejado

la administración de forma empírica y dependiendo únicamente del Director-

Gerente, por lo que una auditoría administrativa total que abarque a toda la

empresa no se ha elaborado, así como tampoco tienen un procedimiento

administrativo, por lo cual no cuentan con una misión ni visión.

FINALIDAD

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El propósito del presente trabajo es trabajar con el Director de esta empresa

para poder llevar a cabo la auditoria y así poder determinar el estado en que

se encuentra la compañía por lo que se llevara a cabo lo siguiente:

a) Determinar con el Director-Gerente la aplicación de la auditoría.

b) Aplicar los cuestionarios y recabar toda la información necesaria tanto de la_

Administración

Oficina de Ventas

Bodega

Ventas

Clientes (internos y externos)

c) Evaluación de la empresa en general con el objeto de tener una idea clara de

los problemas desde su origen

d) Elaborar las recomendaciones necesarias

e) Verificar su implementación así como el seguimiento de las mismas

ALCANCE

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La aplicación de la presente auditoría administrativa es para toda la empresa

en general desde sus oficinas administrativas, contabilidad, bodegas y oficinas

de ventas.

Con dicha auditoría se espera poder obtener una radiografía total de la

empresa para diagnosticar y así poder expresar las recomendaciones

necesarias.

OBJETIVOS

1. El objetivo principal de esta auditoría es el de establecer y aplicar un proceso

administrativo, puesto que la empresa carece de este tipo de procedimientos,

con el fin de suministrarle a la empresa información importante para que

pueda evaluar el comportamiento que ha tenido hasta hoy, para que en el

futuro pueda aplicar nuevas estrategias para su crecimiento y tomar las

mejores decisiones para expandirse.

2. Hacer un cambio de trabajo para mejorar el desempeño y establecer metas

que los empleados alcancen y así llevar a la empresa a un crecimiento y

posicionarla dentro del mercado.

3. Revisar la cartera de clientes, verificar si se atienden oportunamente o si es

necesario hacer cambios en la atención a los clientes potenciales.

4. Con los empleados establecer objetivos y metas que puedan alcanzar,

dándoles cursos sobre ventas para que tengan un desarrollo profesional y

otorgarles reconocimientos de sus logros.

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ESTRATEGIA

Se utilizaran cuestionarios para conocer el funcionamiento de la empresa y su

aplicación de políticas que aplican, dichos cuestionarios se hicieron con el Director-

Gerente de la empresa, posteriormente se hicieron las fichas de evaluación con los

jefes de departamento y empleados para conocer la opinión que tienen de su trabajo y

que esperan de la compañía, al mismo tiempo hacer un equipo de trabajo con el fin de

mejorar la comunicación.

METODOLOGÍA

Para comenzar el presente trabajo se aplicaran los cuestionarios y fichas de

evaluación siguientes al Director-Gerente de la empresa para conocer cómo

funciona la misma, posteriormente elaborar las fichas de evaluación con los

jefes de departamentos y empleados para conocer la opinión que tienen de su

empresa, de su trabajo y que esperan de la compañía, al mismo tiempo

mejorar el equipo de trabajo con el fin de mejorar la comunicación.

Planeación

Organización

Integración

Dirección

Control

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Dentro de esta investigación también se obtuvo información de fuentes externas

(clientes potenciales), así como también las opiniones encontradas en las redes de

información electrónica.

Como complemento se revisó el funcionamiento de la administración, contabilidad y

ventas, así como el manejo de recursos humanos,

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RESULTADOS

Lo que se espera de esta auditoría es ayudar a la empresa a crear e implementar un

procedimiento administrativo adecuado para:

Mejorar la administración

Que tenga las herramientas necesarios para medir su desempeño.

Fortificar su crecimiento a corto, mediano y largo plazo.

Ubicarse dentro de los primeros lugares en su giro.

Sentar las bases para establecer sus manuales normativos,

administrativos y operacionales.

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APRECIACIÓN

Se hizo una revisión de las oficinas administrativas así como de las de ventas

donde se encuentra ubicada también la cafetería, como se pudo observar esta

PyME no sigue ningún procedimiento administrativo establecido por lo que no

se cuentan con ningún análisis anterior con el que se pueda verificar los

resultados anteriores con los presentes, es necesario implementar todo el

sistema, por lo que la investigación y la recolección de información ha sido de

bastante ayuda, ya que con ella podremos ayudar a la empresa a hacer su

planeación y saber cuáles son sus fortalezas y debilidades.

Dentro de las PyMES en esta región la gran mayoría no tiene establecido un

proceso administrativo por lo tanto no cuentan con misión y visión, sobre todo

en el área de servicios.

El Director del “CAFÉ WADI” está muy consciente que es el momento de hacer

reformas a su empresa y así poder lograr un mejor crecimiento no únicamente

sostenerse en el mercado del café, por otro lado de antemano se necesita

hacer una auditoria para que se cubran los requerimientos contables, fiscales y

gubernamentales, de manera social para demostrar que esta organización es

una empresa sustentable.

Tomando como base las tablas de la Unidad 2.- Metodología de la auditoría

administrativa se procede a elaborar la siguiente valuación, pero únicamente

se aplicó los cuestionarios al DIRECTOR-GERENTE, y con este procederemos

a presentar los resultados obtenidos.

En la gráfica presentada de acuerdo a las calificaciones obtenidas, el mayor

porcentaje de calificación la tiene en la integración, lo más deficiente es la

organización y la planeación esto como antes lo mencione se debe a que

carecen de un sistema de “Planeación Administrativa”, puesto que es una

empresa que siempre se ha manejado de esta forma, además que

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responsabilidad total la tiene el Director que es el dueño de la misma y que es

el que toma las decisiones y no delega responsabilidades.

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OBSERVACIONES.

La empresa tiene muchos años en el puerto por lo que el negocio es rentable,

solo hay que aplicar un procedimiento administrativo adecuado para ella, y

hacer algunos cambios en las ventas, así como en el capital humano ya que

teniendo una buena colaboración y trabajo del personal la empresa logrará

destacar como en años anteriores y crecer puesto que actualmente ha

quedado un poco rezagada como empresa pero se ha sostenido.

LIMITACIONES.

Las limitaciones que tiene la empresa las encuentro en la

administración.

En la falta de un procedimiento administrativo definido, ya que debido a

este no tienen la información necesaria para tomar mejor sus decisiones

y con ello poder expandir sus ventas.

En la falta de metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo.

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RECOMENDACIONES.

Dentro de estas, considero necesario buscar una alternativa dentro de

la zona turística ya sea la dorada o la diamante, creo que si hacemos

presencia en estas zonas que son las de mayor afluencia de turismo y

de personas con mejor capacidad económica, obviamente sin descuidar

las ventas en su actual domicilio.

Recuperar la marca propia de café que tenían anteriormente.

Hacer una buena labor de marketing.

Establecer capacitación para todos los empleados

Revisar los tabuladores de sueldos y aplicar incentivos para que el

personal sienta esa necesidad de trabajar con más ahínco.

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ANEXOS:

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA:

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.MARZO DE 2016

OBJETIVO 01-2FACTORES A REVISAR 7-11FUENTES DE INFORMACIÓN 7-11INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 14-16PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

16-18

IMPLANTACIÓN 21-25SEGUIMIENTO 26 al ….

GerentePropietario

Encargado de Contabilidad. Encargado de

Tienda

Empleadas de snacks

(2)

Empleadas de mostrador

(2)

Encargado de bodega

Aux. de bodega

Secretaria

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Puntos que se aplicaron por Cuestionario:

DIRECTOR-GERENTE PUNTOS OBTENIDOS.

PLANEACION 444

ORGANIZACIÓN 228

INTEGRACION 672

DIRECCION 576

CONTROL 516

Papeles de Trabajo:

Café WadiMuy bien

X4BienX3

RegularX2

MalX1

Muy malX0

1.- Planeación

2.- Organización

3.- Dirección

4.- Control

Total

Puesto Porcentaje

Director/Gerente 30Contador 20Encargado de Tienda 20Encargado de Bodega 15Empleadas de mostrador y secretaria.

10

Aux. de bodega 5Total 100

Determinación de Grados

Apreciación Grados Cumplimiento

MUY BIEN 4 81-100%

BIEN 3 61-80%

REGULAR 2 41-60%

MAL 1 21-40%

FACTORES A EVALUAR

1 Planeación

2 Organización

3 Dirección

4 Control

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MUY MAL 0 0-20%

La elaboración de las tablas es de acuerdo a los puestos que la organización

tiene y se asignó un porcentaje de acuerdo a la responsabilidad que asumen.

GRAFICA CON LOS RESULTADOS:

Dirección GeneralMUY BIEN 300 4 1200BIEN 300 3 900REGULAR 300 2 600MAL 300 1 300MUY MAL 300 0 0

ContadorMUY BIEN 200 4 800BIEN 200 3 600REGULAR 200 2 400MAL 200 1 200MUY MAL 200 0 0

Encargado de bodegaMUY BIEN 150 4 600BIEN 150 3 450REGULAR 150 2 300MAL 150 1 150MUY MAL 150 0 0

Encargado de TiendaMUY BIEN 200 4 800BIEN 200 3 600REGULAR 200 2 400MAL 200 1 200MUY MAL 200 0 0

Empleadas de mostrador y de snackMUY BIEN 100 4 400BIEN 100 3 300REGULAR 100 2 200MAL 100 1 100MUY MAL 100 0 0

Aux. de bodegaMUY BIEN 50 4 200BIEN 50 3 150REGULAR 50 2 100MAL 50 1 50MUY MAL 50 0 0

18

18%

9%

28%

24%

21%

DIRECTOR-GERENTE

PLANEACIONORGANIZACIÓNINTEGRACIONDIRECCIONCONTROL

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