gerenciamento de comunicação em projetos-parte 2
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Gerenciamento de comunicação em projeto
Cláudia Assis
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• “Quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é perfeitamente válido também para o ambiente de projeto.
• A comunicação ajuda no planejamento...
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O planejamento sempre existiu
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E sempre existirá!
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E para que não haja fracasso
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Sempre é preciso planejar
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E nada melhor do que criar um projeto para isso!
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• O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na administração de projetos, e pode influenciar dramaticamente em seus resultados.
• Gestão ou Gerenciamento de Projetos é um tema que trata da aplicação de conhecimento, habilidades, técnicas e ferramentas para garantir que as atividades executadas em um projeto satisfaçam seus objetivos
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• Um projeto pode ser definido como uma iniciativa temporária (ou seja, que tem um início e um fim definidos), que é executada para gerar um produto ou serviço que de alguma forma é único. A partir desta definição, é fácil notar que pessoas vêm planejando e executando projetos desde o início dos tempos
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Um desafio!!
• Imagine um projeto do qual você tenha participado. Identifique como ele começou, como foi desenvolvido e como terminou (quais objetivos foram alcançados)?
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• Os projetos diferem das operações regulares de uma organização na medida em que as operações da empresa têm como objetivo produzir o mesmo produto ou serviço continuamente, e não têm um momento para terminar;
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Mas...• Qual a diferença entre projeto e processo??
• Estamos falando sobre projetos, mas que a maioria de nós está cumprindo atividades em processo (rotineiras) nas organizações nas quais trabalhamos. Ou seja, processos são atividades rotineiras, repetitivas e padronizadas, com comportamentos que são facilmente medidos e controlados. Fonte: Menezes (2003).
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Elaboração de um projeto
• O QUE É UM PROJETO?
• Instrumento de comunicação.
• Instrumento de intervenção em um ambiente ou situação para mudanças.
• Instrumento para fazer algo inovador.
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Onde você trabalha...
• O projeto tem começo, meio e fim programados?;
• O projeto é diferente das atividades de rotina?;
• A solução do problema envolve muitas variáveis?;
• A solução do problema é desconhecida?;
• A solução deve ser apresentada dentro de um prazo definido?;
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• A solução do problema requer competências e recursos multidisciplinares?;
• A solução do problema é importante para a organização?;
• A solução do problema ou atividade envolve um cliente importante da organização?
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Exemplo de projeto
• A realização da Copa do mundo e dos Jogos Olímpicos serve como exemplo de um projeto sobre o qual todos nós estamos diariamente sendo informados pelos jornais, rádio e televisão. Neste exemplo, dá para perceber que tal projeto combina elementos físicos (construções), conceitos, planejamento, organização), serviços (recepção, hospedagem, alimentação) e eventos (jogos e competições).
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ELEMENTOS BÁSICOS DE UM PROJETO
• Problema
• Ideias de solução.
• Ações a serem realizadas.
• Recursos necessários para a realização.
• Valor financeiro.
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ETAPAS DA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
• Definição do projeto• O que vamos fazer?
• Definição do plano de trabalho• Como vamos fazer?
• Definição do plano de acompanhamento• Como vamos monitorar, avaliar e disseminar os
resultados?
• Definição do orçamento• Quanto vai custar?
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BRIEFING
Soma de conhecimentos que abrangem a situação de mercado e o produto ou serviço em relação a suas características intrínsecas, aos concorrentes e aos objetivos gerais da empresa e do plano de marketing, em termos de venda ou imagem.
(Dicionário de termos de marketing)
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DEFINIÇÃO DO PROJETO
• NOME DO PROJETO
• Identifica, indica o que e onde será feito e desperta curiosidade em quem vai ler.
• Temos exemplos???
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1º PASSO - DEFINIÇÃO DO PÚBLICO ALVO
• Que fatos incomodam e que demandam o projeto?
• Que problemas existem e precisam ser resolvidos?
• Quem identificou esses problemas?
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• Quem está sendo incomodado com o problema?
• Onde o problema está localizado? (área física)
• Que evidências comprovam a existência do problema? (dados)
• Quais são as pessoas/organizações envolvidas no problema?
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2º PASSO - DEFINIÇÃO DA MISSÃO ou OBJETIVO GERAL
• Que efeito ou transformação se deseja ao término do projeto?
• Mesmo que o efeito ou a transformação seja a longo prazo é preciso que a missão fique definida.
• Lembre- se:
“Ninguém faz projeto para nada e ninguém financia projeto que não vai gerar resultado”
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3º PASSO - DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU RESULTADOS
Que mudanças ou transformação se deseja ao término do projeto?
• De quanto será essa mudança?
• Quando elas ocorrerão?
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• Lembre-se:
“Objetivos descrevem resultados concretos são mensuráveis, alcançáveis num tempo limitado e relacionados às necessidades do público alvo. Serviços e atividades são meios para se chegar lá”.
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4º PASSO - DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE RESULTADOS
• O que pode indicar que eu alcancei o resultado?
• Lembre-se:
“Para cada objetivo ou resultado deve-se associar um indicador de resultado que deve ser claro e expresso se possível em números ou percentuais”
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5º PASSO - O QUE FAZER ANTES DE REDIGIR?
• Colete o maior número de dados e informações sobre o tema do projeto.
• Verifique a existência de experiências semelhantes e analise o que deu certo e o que deu errado.
• Verifique se os resultados alcançados foram os previstos no projeto.
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• Verifique os possíveis avanços técnicos e tecnológicos ocorridos no âmbito do tema.
• Analise que possíveis diferenciais ou inovações podem ser introduzidos no projeto.
• Analise o direcionamento estratégico da organização ou dos parceiros do projeto
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• Verifique como o público alvo estava sendo atendido e o grau de satisfação dos mesmos.
• Analise porque sua organização é a melhor instituição para realizar o projeto.
• Analise que associações, parcerias e alianças estratégicas serão necessárias para a realização do projeto.
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• Verifique as condições de operacionalização do projeto na organização e no parceiro e compare com os resultados e indicadores estabelecidos.
• Verifique a existência e a disponibilidade dos recursos (humanos, físicos, financeiros e institucionais).
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Algumas dicas• Procure ser claro, direto e conciso.
• Um bom projeto não é avaliado por peso e nem pelo número de palavras com significado pouco conhecido.
• Verifique se o texto guarda coerência em todos os pontos.
• Efeito colcha de retalhos, muito cuidado com o recorta e cola.
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PLANO DE AVALIAÇÃO E DISSEMINAÇÃO
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Processo de comunicação
• Planejamento da comunicação
• Distribuição da informação
• Relatórios de desempenho
• Fechamento administrativo
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Planejamento da comunicação
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• Permite com que o administrador estabeleça meios de comunicação efetiva e eficiente para todos os envolvidos;
• Envolve a definição das necessidades de informação para cada stakeholder do projeto bem como identifica quem irá fornecê-la, de que forma e quando;
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• Este plano também necessita ser regularmente revisado, pois as necessidades de informação podem variar à medida que o projeto avança. Estas mudanças devem se refletir no plano atualizado;
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Como criar um plano de comunicação
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Identifique quem necessita de informação
• Stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiramente, procure identificar quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações;
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Identifique as necessidades de informação
• Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, a sua linguagem adequada e a estrutura dos documentos.
• Exemplo: executivos necessitam de informação permanente, assim como membros da diretoria necessitam de relatórios de status e estratégia, sendo que os clientes podem ainda necessitar de determinado tipo de orientação, e os membros da equipe de orientação e estímulo.
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Identifique os meios para transmitir (Tecnologias de comunicação)
• Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos.
• Os fatores que podem afetar a tecnologia utilizada para as comunicações do projeto dependem da velocidade com que as informações importantes devem ser transmitidas, da disponibilidade de uso da tecnologia, e dos recursos para coletar, formatar e distribuir a informação do modo desejado;
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Elaboração o Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto e incluindo, no mínimo, uma estrutura de distribuição que indique que informações serão transmitidas (relatórios de Status, cronogramas, documentos técnicos, etc) e quais os métodos (e-mail, conferências, relatórios escritos, atas de reuniões, etc) que serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação;
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• Uma descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação;
• Uma descrição da forma de atualização das informações;
• Listas de distribuição, indicando quais informações devem ser repassadas, a quem, por quem, quando e de que forma;
• Um cronograma das reuniões ordinárias agendadas;
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Distribuição da informação
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• O processo de distribuição da informação começa quando os stakeholders solicitam determinadas informações, e o administrador do projeto se dispõe a transmiti-las, de maneira efetiva.
• Paralelamente à comunicação planejada, o administrador do projeto deve estar atento a solicitações não esperadas, as quais costumam consumir muito de seu tempo.
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• Dados do processo de distribuição : os resultados de todas as atividades realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos, o plano do projeto e o plano das comunicações, além dos relatórios de performance.
• São recursos para guiar a distribuição da informação: o cronograma, o orçamento, a análise do risco, os níveis de responsabilidade, a indicação da equipe e os controles a serem executados.
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Vemos como a habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações que atestam elementos do projeto de forma com que o receptor possa interpretar consistentemente todos os dados apresentados
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Tipos de comunicação
Verbal Eletrônica Impressa
- Apresentações- Reunião de equipe- Seminários/workshops- Consulta a Stakeholders- Eventos- Encontros sociais- Visitas
- E-mail pessoal para stakeholders
- Lista de distribuição- Fórum On Line- Voice mail- Vídeo conferência- Newsletter- Compartilhamento de
informação em diretórios específicos
- Envio de documentaçãoimpressa
- Anúncios- Panfletos e cartazes- Notícias em jornais e
revistas
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Registros do projeto
• O que se espera da distribuição da informação é que os registros do projeto cheguem no tempo certo às pessoas que deles necessitam para tomarem decisões acertadas.
• Desta forma, um sistema de controle da documentação deve ser implementado, revisado e monitorado a fim de garantir que continue a atender às necessidades vitais do projeto;
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Relatório de desempenho
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• À medida que o projeto avançar, você deverá coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados as informações relativas ao uso dos recursos alocados. Os relatórios podem ser de vários tipos;
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• Relatórios de Status - descrevem a posição atual do projeto;
• Relatórios de progresso - descrevem o que a equipe do projeto realizou até o momento;
• Previsões – em função do obtido até agora, você irá prever a futura situação e progresso do projeto.
• Deve fornecer um nível de detalhe em relação ao escopo, cronograma, custo, qualidade, risco e suprimentos, quando requeridos pelos stakeholders;
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Encerramento administrativo
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• Depois de realizar as atividades previstas e alcançar seus objetivos, ou ainda terminá-las prematuramente, o projeto deve ser encerrado.
• Para realizar o encerramento administrativo, você irá necessitar de toda documentação do projeto, vale dizer: o plano do projeto, especificações, plantas, desenhos, registros de testes e ensaios
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Como avaliar o projeto
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1-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PERIÓDICADE RESULTADOS
• Como será feito o acompanhamento do projeto?
• Quais são os pontos críticos de cada objetivo e os indicadores a serem verificados?
• Como serão coletados os dados?
• Qual será a frequência da coleta?
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2-DISSEMINAÇÃO
• O que deve ser comunicado com ênfase para cada pessoa envolvida no projeto (formato, frequência, responsáveis, canais de comunicação...)?
• Que recursos serão necessários para disseminar(quais são e quanto custam)?
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3-AVALIAÇÃO DE IMPACTO
• Como será medido o impacto do projeto?
• Que dados os indicadores mostram em um determinado intervalo de tempo?
• Que conclusões posso tirar com relação ao início(marco zero) e o final do projeto?
• Que diferença fez o projeto para o grupo envolvido? Que mudanças ocorreram?
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ROTEIRO - COMO APRESENTAR O PROJETO
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• 01. Capa
• 02. Sumário
• 03. Índice
• 04. Introdução
• 05. Justificativa
• 06. Impacto Social
• 07. Objetivos Gerais e Específicos
• 08. Plano de trabalho
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• 09. Cronograma de Atividades
• 10. Justificativa sobre os Métodos de Trabalho
• 11. Plano de Avaliação e Disseminação
• 12. Orçamentos e Desembolso
• 13. Síntese do Orçamento
• 14. Anexos
• 15. Bibliografia
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Referências
• CLELAND David I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, 2002.
• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro, Editora Campus, 2005.
• KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, 2000.
• KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva, 2002.