Gestão Documental

1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO

A logicpulse propõe uma solução de gestão documental,

doc.track, com base nas últimas tecnologias, que

permite permite digitalizar, arquivar, pesquisar e recuperar

os seus documentos em segundos.

Com a solução doc.track, a Logicpulse pretende

ultrapassar variadíssimos problemas e lacunas de gestão

documental existente em variadas organizações e

Instituições.

Gestão Documental

1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO

Gestão Documental

Realizar pesquisas e consultas avançadas;

Convenções de nomenclatura de arquivo;

Flexibilidade no controlo de acessos de todos os usuários individuais;

Acesso rápido, seguro e flexível a todos os documentos;

Localização de documentos quase instantaneamente usando

pesquisas personalizadas;

Ligação automática com documentos relacionados;

Atividades Track / auditoria relacionados a cada documento;

Maior visibilidade sobre o desempenho de processo permitindo

melhorar a sua eficiência.

1.1 Vantagens do sistema doc.track

doc.track

Redução de custos

Cumprir com os regulamentos

Guardar todos os tipos de

documentos

Garantir a segurança

Economizar tempo e

melhorar a eficiência

Melhorar a produtividade

da equipa

2. O DOC.TRACK

Gestão Documental

Desmaterialização

Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos

eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado

critério.

Após a digitalização para ficheiros PDF, os seus documentos são convertidos

em ficheiros de Microsoft Word® e armazenados digitalmente, permitindo o

acesso aos mesmos de forma prática e fácil, e os documentos originais podem

ser armazenados para ocuparem o menor espaço possível, rentabilizando as

suas instalações.

2.1 Funcionalidades do sistema doc.track

2. O DOC.TRACK

Gestão Documental

Integração com outro software

Veja os documentos digitalizados diretamente no seu software de gestão. Com

um clique, coloque os documentos do Microsoft Office® e CRM na gestão

documental.

Cumprimento da legislação

Associe os seus documentos a assinaturas digitais e temporais (time stamp),

garantindo a validade jurídica e fiscal.

Leitura OCR

Ao digitalizar os seus documentos, o software reconhece o respetivo conteúdo e

processa-o automaticamente. Por exemplo, uma fatura de fornecedor é

registada automaticamente no software de gestão.

2. O DOC.TRACK

Gestão Documental

Normalização

Normalização de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de

classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os

mesmos procedimentos.

Passa a ter todos os documentos com o mesmo formato, o que facilita a

utilização e edição dos mesmos.

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos eletrônicos. Esta fase é

equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos

sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e

eletrônico.

Permite que, tal como no arquivo físico anterior, seja catalogados e classificados

os documentos, mas facilitando o acesso aos mesmos, de forma digital.

2. O DOC.TRACK

Gestão Documental

Workflow

Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo

publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o

controlo dos fluxos de circulação de documentos.

Pode decidir qual o destino do documento digital e os passos que se processam

até ao mesmo, desde a publicação do documento até ao arquivamento deste.

Pesquisa

Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo

ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo,

quando necessário e em qualquer parte.

Desta forma consegue aceder a qualquer momento e de forma digital aos seus

documentos, sem que para isso tenha que se deslocar ao repositório físico.

2. O DOC.TRACK

Gestão Documental

Redução de Custo

A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo

de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Vai ver as suas despesas relacionadas com a gestão documental reduzidas significativamente, pois passará a usufruir de uma

solução que tornará mais fácil a utilização dos seus documentos, eliminará a necessidade de realizar cópias físicas dos mesmos e

reduzirá consideravelmente as dimensões do seu arquivo físico.

Apresentamos de seguida algumas das empresas onde temos instaladas soluções LogicPulse, estas

referências podem confirmar a qualidade dos nossos sistemas:

3. REFERÊNCIAS

Gestão Documental

Luanda:Avenida do Brasil, Rua Hoji ya Henda,Prédio 43, 1º E, Luanda

LubangoCentro Comercial Millennium LJ 49,Praça J. paulo II, Lubango

Tel.: +244 945 353 139 Telm.: +244 938 561 179Email: angola@logicpulse.pt

www.logicpulse.pt