Gestión de Contratos en Mercado Público

Procesos del Mercado Público

Gestión de Compras

Gestión de Contratos

Gestión de la Información

Gestión de Pagos

¿Qué es gestionar un contrato?

Definir bien las “reglas del juego” entre un organismo comprador y los proveedores – minimizando los riesgos del proceso – y manejando eficaz y eficientemente su cumplimiento

Cuando adjudicamos una licitación ¿sabemos

cuánto terminaremos pagando?

¿Velamos por la correcta operación del

contrato?

¿Cautelamos las garantías respectivas verificando plazos de vencimiento?

¿Los administradores de contratos

conocen los términos del contratos, así como la calidad de los bienes y/o servicios comprometidos?

¿Porqué incorporar Gestión de

Contratos?

• Es parte integrante del ciclo de Abastecimiento y

del ámbito de la ley de Compras.

• Por transparencia y eficiencia en las compras

públicas.

• Se realiza una diagnóstico el 2010 para

evidenciar el estado de situación.

Principales Elementos Levantados en Diagnóstico año 2010

Deficiente Gestión de

Contratos en el Mercado

Público

Inexistencia de modelo general

de contratos para el sector público.

Roles para gestión de contratos no

están claramente definidos

No se cuenta con alarmas ni

definiciones para monitoreo

Evaluación de proveedores limitada y no

difundida

No hay gestión del conocimiento

Existencia de diversos sistemas o formas de registro

asociados a la Gestión de Contratos

• Art. Nº 57 del Reglamento de Compras: Las Entidades deberán publicar y realizar en el Sistema de Información los siguientes actos y su correspondiente documentación:

– Convenios Marco

– Licitación Pública

– Licitación Privada

– Trato o Contratación Directa

– Plan Anual de Compras

Información a ser publicada en www.mercadopublico.cl

Deficiente gestión de

contratos en el abastecimiento

de bienes y servicios por parte de los

SSPP.

Incapacidad de contar con información

actualizada de la cartera de contratos

Inadecuado control de condiciones de entrega

de bienes / servicio

Incapacidad para controlar garantías y

aplicar sanciones.

Extensiones y ampliaciones de

contratos sin control.

Compromiso de recursos

fiscales

Riesgo para el Estado

Procesos manuales para generar algún nivel de

información

No hay registro ni incentivos para el buen

desempeño del proveedor.

Transparencia afectada

Ineficiencia en la gestión

¿Qué sucede si no hacemos gestión de contratos?

Nueva Aplicación de Gestión de Contratos

Origen del Proyecto Aplicación de Gestión de

Contratos

Completar el ciclo de compras públicas soportado en la plataforma de Mercado Público, incorporando la Gestión de Contratos.

Objetivo de la Aplicación de Gestión de Contratos

Proveer a los organismos públicos, a los proveedores y la ciudadanía en general de una herramienta para gestionar

y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la

transparencia y favoreciendo el ahorro

Características de la Aplicación de Gestión de Contratos

• Generación de una Ficha de Contrato, con la información asociada al contrato.

• Contar con un sistema que le enviará alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar renovaciones de éstos, entre otras.

• Llevar un registro organizado de las garantías entregadas por cada uno de sus proveedores.

• Saber oportunamente si es necesario imponer sanciones o término anticipado a un contrato.

Aplicación de Gestión de Contratos

Información

• Repositorio único de información

• Acceso simple a información de contratos

• Trazabilidad completa de adquisiciones

Gestión

• Registro de cumplimiento de hitos y pagos

• Registro de Modificaciones al contrato

Monitoreo

• Alertas tempranas de hitos de cumplimiento

• Ayuda a la toma de decisiones para próximos contratos

Ventajas de la Gestión de Contratos

• Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores.

• Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente.

• Consultar aspectos específicos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando.

• Pagar oportunamente a sus proveedores.

Beneficios y Beneficiarios

Esta

do y

SSPP Garantizar cumplimiento de

condiciones pactadas

Mejorar visibilidad y costo de información

Mayor eficiencia

Asegura transparencia y reduce riesgo

Usuarios

Pro

veedore

s Definición de alarmas (pagos, garantías y vencimiento de contrato)

Visibilidad del proceso (estado del contrato)

Reducción de riesgo por vencimiento de garantías/plazos

Aumento de la competitividad dentro de la industria, al disponibilizar la información

Ciu

dadanía Transparencia

Acceso a información

Control ciudadano

Mejora acceso a información.

Reduce riesgos por gestión deficiente.

Permite centrarse en la gestión y no en actividades de bajo valor

En suma…

• Eficiencia en el uso de tiempo y recursos

• Eficacia en la gestión

• Transparencia en los procesos de compra

• Confianza en el funcionamiento del sistema

Gestionar contratos permite que haya más:

Funcionalidades de la Aplicación

Instrumento que apoye la administración de contratos.

Estandarización de la Gestión.

Integración con Mercado Publico.

Características de la Nueva Gestión de Contratos

La generación y publicación de la Ficha de Contrato se realiza en el sitio web www.mercadopublico.cl

La gestión de la Ficha de Contrato se realiza en el computador del usuario.

Trabajo Online Trabajo Offline

Características de la Gestión Electrónica de Contratos

Se definen dos Nuevos roles:

1. Administrador de Contrato

2. Supervisor de Contrato

Transversalidad de los usuarios

Etapas de la Gestión de Contratos

1. Buscar Ficha de Contrato en

Mercado Público

(Administrador)

2. Descargar Ficha

en Computador

(Administrador)

3. Actualizar

Información

en Computador

(Administrador)

4. Subir Ficha a

Mercado Público (Administrador)

5. Validar

Información

(Supervisor)

6. Publicar Ficha en

Mercado Público

(Supervisor)

Implementación

• Habilitación de la aplicación “piloto” a un grupo

acotado de compradores.

• Contratación de Universidad de Las Américas

para capacitación del sistema. Inscripción en el

sitio de Formación de www.chilecompra.cl,

presencial y vía e-learning

• Definición de línea base y de indicadores,

realizado por Deloitte.

Pasos a seguir

Se estaría liberando la aplicación en Diciembre,

para todos los organismos públicos.

La fecha de puesta en producción se dará a

conocer oportunamente.

La capacitación se extenderá hasta julio 2012.

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