gestio eficient de l'email esn a la upf

Gestió eficient del Gmail

Aprenguem a ser productius!!

Avís a navegants!!

Aquest tutorial s’ha confeccionat amb la nova interficie del gmail (a data de l’any 2012).

• Si estas a l’any 2020, la interficie ha canviat i aquest tutorial segueix igual:

• No em busquis, estaré mort per cirrosis. (o encara pitjor, casat i amb fills!!)

• El WebMaster actual ho estarà fent de cul! Rajeu d’ell!!! :D

Bàsicament, vinc a dir: Actualitza’t a la nova interficie de GMAIL! No siguis antiquat ;)

Subject | Name Name, Position | [email protected]

Objectius del Workshop

Deixar de tenir un correu amb tots els emails barrejats, sense ser productius.


Correu Pre-Gmail

Vivies tan sols amb una safata d’entrada.

No etiquetaves cap correu.

Anaves més o menys esborrant per tenir espai al compte de correu.


Correu Gmail

PRE-ESN • Ja no fa falta borrar emails. Mai et quedes sense espai.

• Amb la safata d’entrada faig de sobres pels powerpoints graciosos que rebo i algun missatge important.

• Què cullons vol dir arxivar un correu?

POST-ESN • Merda, que són tots aquests emails!!

• No dono a l’abast!!

• Els meus amics es queixen que no els responc els mails, però és que tinc masses correus d’ESN!


Nova mentalitat d’email

Cap correu s’esborra • Sempre pots voler consultar algun correu antic.

Tots els correus s’arxiven • A mesura que els llegeixis i no hagis de respondre’ls.

La safata d’entrada ha d’estar sempre buida • Tan sols poden haver-hi correus que tinguis pendents de

resposta.

Tots els correus s’etiqueten • Així podras diferenciar entre els personals i els d’ESN.

Es fa un ús intel·ligent dels favoritos • Les estrelles tan mones que pots posar als correus.


Arxivar un correu

Arxivar un correu vol dir treure’l de la Safata d’Entrada.

Té les avantatges d’esborrar-lo

• Te’l treus de la pantalla principal on sols mirar tots els correus que t’arriben.

També té les avantatges de mantenir-lo

• Pots consultar-lo sempre que vulguis i cercar-lo.


Etiquetes

Gmail permet assignar etiquetes a correus electrònics.

• Seria l’equivalent a crear carpetes d’emails, amb la diferència que pots posar a un correu tantes etiquetes com vulguis.

• Poden ser jeràrquiques

Per assignar una etiqueta a un email obert

• Podem assignar etiqueta i arxivar

• Podem assignar una etiqueta


Etiquetes (II)

És bo tenir definides un conjunt d’etiquetes base. Un exemple seria: • ESN

• ESN UPF • ESN BCN • ESN Miembros (si els reps) • ESN Buddy (si estas a l’OC)

• Universitat • Treballs • Profes

• Viatges • NYC • Italia • Egipte

• Amics no ESN


Priority Inbox (I)

Nova característica del correu de Google.

Automàticament et marca si un correu és important o no.

Pots marcar tu els correus que creus que són importants per ensenyar a classificar els correus a Google.

És recomanable tenir-ho activat.


Cicle de vida ideal d’un email (I)

Reps un email i el llegeixes

• Si has de respondre, es respon preferiblement a l’instant i s’arxiva. Si no, es queda a la safata d’entrada fins que és respost.

• Si no s’ha de respondre, però el vols tenir visible durant uns dies perquè té informació important es marca amb una estrella (intentar no tenir més de 10 emails estrella)

• Altrament, l’arxivaras.


Cicle de vida ideal d’un email (II)

Abans d’arxivar un correu o marcar com a preferit s’ha d’etiquetar.

Si l’email no està marcat com a important i creies que era important, marca’l i viceversa.

• Ajuda a ser productiu saber quins emails has de llegir abans

Si l’email resulta que era basura que mai més voldràs consultar (publicitat) es pot esborrar.


Començar de 0

Ara enumerarem els passos per començar a gestionar eficientment el vostre correu. • Llegir tots els correus pendents i respondre’ls.

• Arxivar tots els correus per buidar la safata d’entrada • Seleccionar tots els emails i arxivar.

• En el cas que tinguis massa correus pendents i no puguis arxivar, veure següent diapo.

• Etiquetar la majoria dels correus que has arxivat • Eh! Tinc 100000 mil emails, com els etiqueto tots??

• Ara ho explicarem ;)

• Canviar el tipus de safata d’entrada per ser més eficient amb ESN.


Arxivar per tipus

El més recomanable és arxivar TOTS els correus.

• Però potser teniu molts correus marcats com a destacados o pendents de llegir.

En el cas que no els vulguis arxivar tots Gmail et deixa sel·leccionar per categoria:

• Primer arxiva TOTS els Leidos.

• I si tens destacados que no vols arxivar, sempre pots seleccionar-los i desarxivar-los.


Etiquetar automàticament

Uf uf uf, quanta feina. En serio haig d’etiquetar tots els correus? Això és un coñazo!

• Gmail et permet posar Filtres

Un filtre és una regla que et permet fer accions automàtiques sobre correus. Per exemple, etiquetar correus d’ESN automàticament.

Per accedir als filtres anirem a -> Configuración -> Filtros


Filtros (I)

Posarem un exemple de filtre per poder etiquetar automàticament tots els correus que siguin de la secció

Añadir nuevo Filtro

• Para: [email protected]

Si li donem a podem cercar tots els emails que coresponguin a aquesta cerca.

Per què funciona bé aquest filtre?

• Tots els correus que s’envien a la secció tenen en comú que s’envien a [email protected]


mailto:[email protected]

Filtros (II)

Un cop hem vist els resultats de la cerca que hem fet, podem dir-li a gmail que ha de fer quan es trobi un correu definit pel filtre Pitjant la fletxa del costat de la cerca -> Crear un filtro con estos criterios de búsqueda. Aplicar la etiqueta • ESN UPF

Podem aplicar el filtre a tots els correus que actualment encaixen amb el filtre que hem definit.


Filtros (III)

Sou OC d’una activitat i us agradaria filtrar els mails de l’activitat més correctament.

• Demaneu a l’OC que posin un text especial a l’asunto .

• Exemple: [TARRAGONA OC] Recordeu de fer la valoració!

Crear nuevo filtro

• Asunto: [TARRAGONA OC]

Sempre que es pugui, per això, filtreu per email.

• Recordeu que tenim emails de buddy, social erasmus, secció, miembros, colaboradores, junta…


Filtros (IV)

Com fariem filtres d’ESN BCN?

• Algunes seccions no tenen correus corporatius

• Però tots els correus de BCN s’envien sempre a Fran Huertas com a remitent

• Para: [email protected] [email protected]

• Això tan sols agafaria els correus que s’envien a la secció, però no els que van directament al de miembros. S’ha de crear un altre filtre que sigui.

• Para: [email protected] [email protected]










Filtros V

Consideracions dels filtres

• Si es posen dues adreces de correu en un camp, buscarà correus que tinguin les dues adreces a la vegada.

• Si alhora se li posa un Asunto. Cercarà correus amb les dues adreces i l’asunto

• Si es volen capturar els correus enviats a ALGUNA de dues direccions, haurem de crear dos filtres

• O bé, a un nivell més avançat, posar

• Para: [email protected] | [email protected]

• Posant la “|” es capturarien tots els correus enviats a la Secció i a la Junta.




Priority Inbox (II)

Tenim correus arxivats, etiquetats, la safata d’entrada més buida, però encara em costa molt gestionar-me els correus.

Us proposo utilitzar la Priority Inbox per dividir la safata d’entrada en 4 seccions.

• Priority: Missatges que es consideren prioritaris no llegits.

• Destacados: Missatges amb l’estrella

• Todo ESN: Tots els missatges d’ESN

• Resto: Resta de missatges


Priority Inbox (III)

Aquí s’explicarà una opció. Vosaltres valoreu si s’adapta a la vostra metodologia de treball o no. T’ofereix:

• Veure els emails prioritaris de la teva vida personal.

• Veure missatges pendents o destacats (solen ser d’ESN)

• Veure tots els missatges d’ESN.

• Veure la resta de missatges (solen ser actualitzacions de facebook, newsletters a les que estiguis subscrit, publicitat, etc)


Priority Inbox (IV)

Es mostren les seccions plegades (per poder fer la captura)


Priority Inbox (V)

Anem a configurar-la: -> Configuración -> Recibidos

Tipo de bandeja de entrada: Prioritarios

Secciones de recibidos:

• Importante y no leído

• Destacados

• Vacio

• Añadir Sección -> Más opciones -> Marcar etiqueta (ESN)

• Todo lo demás


Consideraciones Priority Inbox (I)

Sólo funcionara correctamente si cuando se crean las etiquetas se crea una etiqueta ESN y el resto són subetiquetas. Por ejemplo: • ESN

• ESN UPF Section • ESN UPF Members

• ESN UPF Colaboradores

• ESN BCN

• ESN SPAIN

De este modo, cuando una de las secciones es: Todo el contenido de ESN, también incluye ESN UPF, BCN, SPAIN.


Consideraciones Priority Inbox (II)

Puede pasar que Google piense que todos los correos de ESN son prioritarios, por lo tanto aparecerán en la sección prioritarios no leidos, y no en la seccion de ESN.

• Para impedirlo, cuando se crea el filtro de los correos ESN, vale la pena marcar la opción de etiquetar junto con la de Marcar siempre como no importante.

• De este modo mantenemos la sección de importante para emails personales. Para no abandonar a nuestros amigos ;)

• Recordad que siempre se pueden cambiar los filtros des de la configuración de Gmail.


Delegar correus (I)

Tinc més d’una compte d’ESN. ¿I ara que faig?

• Ja sigui perquè ets Junta, o tens accés al compte del Buddy, o t’han donat accés a [email protected], etc.

• Necessites poder gestionar més d’un compte de Gmail.

A la part esquerra / superior apareix la següent opció:



Delegar correus (II)

Si pitgem a cambiar cuenta, apareixerà el següent:

Són totes les comptes que gestionem. Si cliquem a Acceder a otra cuenta, podrem fer login i password a un altre compte. • I llavors ens apareixerà a la llista.


Consideracions de delegar correus

És posible que no us aparegui la opció de Cambiar Cuenta. La solució a continuació: I llavors:


Reflexions finals

Aquest workshop dona unes guidelines per intentar ser més eficients amb el correu i automatitzar processos.

Però en el fons depén sempre de NOSALTRES.

El correu s’ha de llegir cada dia. Si no no servirà de res tenir emails arxivats, emails prioritaris o etiquetes. Entrarem al cap de 3 dies i tindrem 50 emails per llegir.

Així que ja sabeu… com diu el refrany: Para quien mails archiva! Dios está arriba! • Y quien mails no borra, es una zorra!!

• Toma ya! xD


gestio eficient de l'email esn a la upf

Documents