gestión de proyectos: definiendo procesos
DESCRIPTION
Presentación impartida en el taller "Gestión de proyectos: Definiendo procesos" de Abaex, Associació Balear d'Excel·lència en la Gestió. http://www.abaex.es/2013/11/12/conferencia-taller-gestion-de-proyectos-definiendo-procesos/TRANSCRIPT
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Gestión Proyectos:
Definiendo procesos
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Gestión de Proyectos
Introducción
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Introducción
• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.
• Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.
• Esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.
• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
¿Qué es un proyecto? ¿Qué es gestionar un proyecto?
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Introducción
• Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) – Conjunto de conocimientos en
Dirección/Gestión/Administración de Proyectos generalmente reconocidos como «buenas prácticas». Se constituye como estándar de Administración de proyectos.
– Comprende dos grandes bloques, el primero sobre los procesos y contextos de un proyecto, el segundo sobre las áreas de conocimientos específicos para la gestión de un proyecto.
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Gestión de Proyectos
Alcance
Tiempo
Costes
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración
Introducción
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• Aplicar/enfocar las áreas de conocimiento a las necesidades del proyecto
– Formal vs Informal – Procesos enfocados a proyectos específicos vs
procesos comunes y transversales a la organización
– Lo que funciona para un tipo de proyecto no tiene porque funcionar para otro
Introducción
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Gestión de proyectos
Alcance
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Gestión del Alcance
• Garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.
• El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
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Gestión del Alcance
• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos.
– Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.
– Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente.
– Medibles una vez iniciado el proyecto. – Recopilar Requisitos significa definir y
gestionar las expectativas del cliente a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
• Enunciado del alcance del proyecto.
• Catálogo de Requisitos.
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Gestión del Alcance
• Definir el Alcance.
• Recopilar Requisitos.
• Crear tareas y componentes de trabajo. – Subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
• Descomposición jerárquica de componentes de trabajo.
• Línea base del alcance.
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Gestión del Alcance
• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de
trabajo. • Verificar el Alcance.
– Formalizar la aceptación de los entregables.
– Revisar los entregables con el cliente para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener su aceptación formal.
• Entregables aceptados. • Solicitudes de cambios.
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Gestión del Alcance
• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de
trabajo. • Verificar el Alcance. • Controlar el Alcance.
– Monitorizar el estado del alcance del proyecto y del producto.
– Gestionar cambios a la línea base del alcance.
• Indicadores. • Solicitudes de cambio. • Actualización del proyecto. • Actualización de la
documentación.
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Gestión de Proyectos
Tiempo
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Gestión del Tiempo
• Administrar la finalización del proyecto a tiempo.
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Gestión del Tiempo
• Definir e identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.
• Secuenciar las actividades. – Identificar y documentar las relaciones
entre las actividades del proyecto
• Estimar los Recursos. • Estimar la Duración de las Actividades. • Desarrollar el Cronograma. • Controlar el Cronograma.
• Actividades y tareas. • Hitos del proyecto.
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Gestión de Proyectos
Costes
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Gestión de los Costes
• Estimar, presupuestar y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
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Gestión de los Costes
• Estimar los Costes.
– Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Estimaciones: • Análoga. • Paramétrica. • Ascendente. • Tres valores. • Juicio de expertos. • Reservas de
contingencias.
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Gestión de los Costes
• Estimar los Costes.
• Determinar el Presupuesto.
– Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada.
• Línea base de costes. • Requisitos de financiación.
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Gestión de los Costes
• Estimar los Costes. • Determinar el Presupuesto. • Controlar los Costes.
– Monitorizar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costes reales en los que se ha incurrido a la fecha.
Mediciones del desempeño: • Dedicaciones. • Avance. Solicitudes de cambios. Plan del proyecto.
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Gestión de Proyectos
Recursos Humanos
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Gestión de los Recursos Humanos
• Organizar, gestionar y conducir el equipo del proyecto.
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Gestión de los Recursos Humanos
• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
– Identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las
relaciones de comunicación.
• Organigramas. • Descripciones de puestos,
roles y responsabilidades. • Relaciones de trabajo
formales e informales. • Plan para la dirección del
personal: • Lugar de trabajo. • Costes. • Calendarios de
recursos. • Necesidades de
capacitación. • Reconocimiento. • Seguridad.
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Gestión de los Recursos Humanos
• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto. – Confirmar los recursos
humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
• Asignaciones del personal. • Calendario de recursos.
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Gestión de los Recursos Humanos
• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del
Proyecto. – Mejorar las competencias,
la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.
• Evaluaciones del desempeño.
• Acciones formativas.
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Gestión de los Recursos Humanos
• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del Proyecto. • Dirigir el Equipo del Proyecto.
– Monitorizar el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
• Cambios en la planificación.
• Cambios en el proyecto. • Reasignaciones.
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Gestión de Proyectos
Comunicaciones
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Gestión de las Comunicaciones
• Garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
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Gestión de las Comunicaciones
• Identificar a los Interesados.
– Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.
• Registro de interesados. • Estrategia de gestión de
los interesados: • Inquietudes. • Evaluación del
impacto. • Estrategias.
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Gestión de las Comunicaciones
• Identificar a los Interesados.
• Planificar las Comunicaciones. – Determinar las necesidades de
información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
• Requisitos de comunicación.
• Información a comunicar. • Motivo. • Plazo y Frecuencia. • Responsabilidades. • Medio. • Escalado. • Restricciones.
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Gestión de las Comunicaciones
• Identificar a los Interesados.
• Planificar las Comunicaciones.
• Distribuir la Información. – Poner la información
relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
• Notificaciones. • Informes. • Registros. • Herramientas software. • Reuniones. • …
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Gestión de las Comunicaciones
• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de
los interesados. – Comunicarse y trabajar en
conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.
• Actualización del proyecto. • Actualización de
documentación. • Solicitudes de cambio.
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Gestión de las Comunicaciones
• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de los
interesados. • Informar el Desempeño.
– Recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
• Informes de seguimiento. • Solicitudes de cambio.
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Gestión de Proyectos
Riesgos
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Gestión de Riesgos
• Llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un proyecto.
• Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.
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Gestión de Riesgos
• Planificar la Gestión de Riesgos. • Identificar los Riesgos. • Realizar el Análisis de Riesgos. • Planificar la Respuesta a los Riesgos. • Monitorizar y Controlar los Riesgos.
– Implementar planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorizan los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto.
• Roles y Metodología. • Responsabilidades. • Calendario. • Clasificación de riesgos. • Registro de riesgos. • Actualización del registro
de riesgos. • Acciones preventivas. • Cambios en proyecto o en
documentación.
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Gestión de Proyectos
Adquisiciones
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Gestión de las Adquisiciones
• Compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
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Gestión de las Adquisiciones
• Planificar las Adquisiciones.
• Efectuar las Adquisiciones.
• Administrar las Adquisiciones.
• Cerrar las Adquisiciones. – Completar cada adquisición
para el proyecto.
• Tipos de contratos. • Formatos de pedido. • Criterios de compra. • Niveles de servicio. • Indicadores de
cumplimiento. • Descripción de la
adquisición. • Listado de proveedores. • Pedido realizado. • Contrato firmado. • Documentos de compras. • Cambios en proyecto o en
documentación. • Aceptación de los
entregables. • Aceptación del servicio.
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Gestión de Proyectos
Calidad
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Gestión de la Calidad
• La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.
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Planificar la Calidad
Proyecto A Proyecto B Proyecto C
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Planificar la Calidad
Proyecto A Proyecto B Proyecto C
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Gestión de la Calidad
• Planificar la Calidad.
• Asegurar la Calidad. – Auditar los requisitos de
calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.
• Procesos. • Indicadores. • Checks de verificación. • Plantillas. • Planes de mejora. • Informes de auditoría. • Resultados de los
indicadores. • Acciones correctivas /
preventivas. • Solicitudes de cambio en
proyecto o en documentación.
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Gestión de la Calidad
• Planificar la Calidad.
• Asegurar la Calidad.
• Controlar la Calidad. – Monitorizar y registrar los
resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.
• Resultados de los indicadores.
• Listas de control realizadas.
• Procesos y artefactos validados.
• Acciones correctivas. • Solicitudes de cambio en
proyecto o en documentación.
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Gestión de Proyectos
Integración
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Gestión de la Integración
• Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. – Documento que autoriza
formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
• Acta de Constitución del Proyecto
• Propósito o la justificación del proyecto.
• Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados.
• Requisitos de alto nivel. • Descripción del proyecto
de alto nivel. • Riesgos de alto nivel. • Resumen del cronograma
de hitos. • Resumen del
presupuesto.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Realizar el Plan de Proyecto.
– Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
• Plan del Proyecto / Masterplan.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Realizar el Plan de Proyecto.
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. – Ejecutar el trabajo definido en
el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
• Entregables. • Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del
proyecto. • Actualización de
documentos.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del
Proyecto. – Monitorizar, revisar y regular el
avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
• Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del
proyecto. • Actualización de
documentos.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del
Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto.
– Revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.
• Solicitudes de cambio. • Revisar y actualizar
solicitudes de cambio en el proyecto.
• Actualizaciones del proyecto.
• Actualización de documentos.
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Gestión de la Integración
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del
Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto. • Cerrar el Proyecto o Fase.
– Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
• Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final.
• Acta de finalización de fase o proyecto.
• Archivo de la documentación.
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Gestión de Proyectos
Alcance
Tiempo
Costes
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración
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Tiempo
Coste Alcance
Lograr el alcance del proyecto, dentro del tiempo y coste acordado con el cliente, bajo parámetros de
calidad estipulados
Calidad
“Hacemos trabajos de tres tipos, buenos, baratos y
rápidos: Si usted lo quiere bueno y
barato, no puede ser rápido, Si usted lo quiere bueno y
rápido, no puede ser barato, Si usted lo quiere barato y
rápido, no puede ser bueno.”
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• http://www.pmi-balear.org
• http://www.iso-21500.es
• http://dharmacon.net/herramientas/gestion-proyectos
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CONTACTO
Tomeu Fluxà Cabrer
Responsable PMO
http://www.linkedin.com/in/tfluxa