gestión del tiempo - beperson.com · 1. introducción: hacia una eficaz gestión del tiempo 2....
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1. Introducción: Hacia una eficaz gestión del tiempo
2. Autogestión del tiempo y la energía
3. Leyes de gestión del tiempo
4. La planificación y gestión del tiempo
5. Los enemigos de la planificación y gestión del
tiempo en el Teletrabajo
6. Reglas de Oro para la gestión efectiva del tiempo en
el Teletrabajo
Gestión del Tiempo
Introducción:
Hacia una eficaz Gestión del Tiempo
Autogestión del Tiempo y la Energía
CONCIENCIA DEL PROBLEMA
VOLUNTAD
TIEMPO
La Pirámide del Tiempo y la Energía
CREAR
SOLUCIONAR
A
U
T
O
C
O
N
T
R
O
L
-
+
CREAR
SOLUCIONAR
CREAR
SOLUCIONAR
DEFENDER
A
U
T
O
C
O
N
T
R
O
L
-
+
A
U
T
O
C
O
N
T
R
O
L
-
+
Ley de PARETO
“Lo esencial absorbe poco tiempo; lo accesorio mucho”
20%
80%
80%
20%
Ley de CARLSON
“Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y
consume más tiempo que si se realiza de manera
continua”
Ley de CARLSON
Cuanto más se divide una actividad más tiempo dura
R = Realización
I = Interrupciones
T = Tiempo
F = Finalización del trabajo5T
R
F
RF
10T
La 2ª ley de ACOSTA
Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una
larga nunca hay tiempo
Se aparca
mejor una
moto que un
camión
Las importantes (que suelen ser largas y no suelen
parecer urgentes) se dejan una y otra vez para más tarde
La 3ª ley de ACOSTA
Lo perfecto, rara vez resulta rentable
Es fácil ser a la vez chapuza en unos temas y
perfeccionista en otros
Tiempo
Val
or
Eficiencia
Chapuza
Perfeccionismo
Ley de PARKINSON
“El tiempo invertido en un trabajo varía en función
del tiempo disponible”
“Las tareas se expanden o se comprimen según el
tiempo que dispongamos para hacerlas”
Ley de ILLICH
“Después de un cierto número de horas, la
productividad del tiempo invertido decrece primero
y se hace negativa después”
Tiempo
Productividad
Ley de FRAISSE
“Evite la tendencia espontánea a hacer primero o
durante más tiempo lo que le gusta más y no lo
que es más importante.
Evite las valoraciones personales en la
estimación del tiempo pasado y confronte su
evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones
objetivas”.
Ley de MURPHY
1.Nada es tan sencillo como
parece
2.Todo lleva más tiempo de lo
que debería
3.Si algo puede fallar, acabará
por fallar (y, seguramente, en
el peor momento)
Ley de MURPHY
Murphy tenía razón
EL HUEVO PODRIDO SERÁ EL QUE
PONGA EN EL PASTEL
Planificación
1. Claros
2. Conceretos / Específicos
3. Medibles
4. Realistas / Alcanzables
5. Temporales (Fijar plazos)
6. Por escrito (fáciles de consultar)
Planificación
Importante
Todas aquellas tareas que le facilitan conseguir directamente sus objetivos
Las tareas importantes tienen grado, el grado lo da el peso que la tarea tiene en la consecución de los objetivos
Urgente
Todas aquellas tareas que llevan implícito una premura de tiempo
El grado de la urgencia lo determina las consecuencias para su área u organización por no tener esa tarea realizada cuando tendría que estarlo
Vs
Planificación
El de las Crisis
El de la Calidad
El del EngañoEl de la
pérdida de Tiempo
Planificación
El de la Crisis
- Problemas acuciantes
- Los problemas que llegan por teléfono
- Actividades con fechas de vencimiento, reuniones y preparaciones inminentes
- Presentaciones inminentes
- Realizar una propuesta comercial para mañana
El de la Calidad
- Planificación
- Preparación
- Prevención
- Creación y refuerzo del equipo
- Seguimiento, control de calidad
El del Engaño
- Interrupciones
- Algunas llamadas telefónicas
- Correspondencias
- Informes
- Muchos asuntos acuciantes e inmediatos
- Algunas actividades que a mí me gustan
- Algunas tareas administrativas
- Lotus Notes / Email
Pérdida de Tiempo
- Trabajo rutinario
- Trivialidades
- Correspondencia publicitaria
- Algunas llamadas telefónicas
- Actividades de “escape”
- Actividades que si no se hicieran no pasaría nada
URGENTE NO URGENTE
IMP
OR
TA
NT
EN
O IM
PO
RTA
NT
E
Los enemigos de la Planificación y
la Gestión del Tiempo
REFLEXIÓ
NH
EC
HO
S
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
EST
RU
CT
UR
A MEN
TA
L
ANÁLISIS
IDENTIFICACIÓN
ALTERNATIVAS
IMPLANTACIÓN
1
2 3
4
ANÁLISIS DE SITUACIÓN
Lo que se quiere
transformar
TOMA DE DECISIÓN
GESTIÓN DEL PROYECTO
Lo que se podría hacer
FASE I: IDENTIFICACIÓN
• Identificar la señal de alarma
• Definir las expectativas que dispararon laalarma.
• Identificar si es un Gap de Desempeño o unGap de Oportunidad.
• Describir el problema.
FASE II: ANÁLISIS DEL PROBLEMA.
• Diagnóstico
• Causas
• Efectos
FASE III. ELABORACIÓN DE ALTERNATIVAS .
• Generar alternativas
• Valorar - Criterios.
• Optar
La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas
ideas.
P. Pauling
FASE IV. IMPLANTACIÓN
• Comunicación
• Verificación
• Gestionar resistencias
Códigos comunes y verificar la comprensión
• Datos antes que juicios
• Escuchar
• Compartir la perspectiva del otro
• Centrarse en lo esencial
• Recapitular y comprobar: verificar
• Guardar un registro común
• Centrar y reconducir el debate
Agenda
Mapa que proporciona
propósito y previsión de
estructura de trabajo
PLANIFICAR SÓLIDAMENTE LA AGENDA
Definir los temas de la agenda
Señalar los resultados
Priorizar los contenidos
Asignar tiempos
Identificar responsables
Prever proceso
Agenda
¿POR QUÉ CELEBRAR UNA REUNIÓN?
Informar o recabar información
Analizar, evaluar, resolver o decidir Reforzar el sentido de pertenencia
Crear y compartir una visión común
Difundir un punto de vista
GESTIÓN DEL CONTENIDO
“¿De QUÉ vamos a hablar?”
GESTIÓN DEL PROCESO
“¿CÓMO lo vamos a tratar?”
OBJETIVO DE TAREA OBJETIVO SOCIAL
A favor
• Permiten procesos de análisis más enriquecedores.
• Facilitan el flujo de información
• Mejoran la toma de decisiones al incluir más puntos
de vista
• Involucran a las personas y dan un sentido de
pertenencia
• Mantienen las relaciones
• Mantienen en contacto los diferentes niveles de la
empresa
• Permiten al personal junior acceder a los directivos
y a una visión de la estrategia de la empresa.
• Mejoran las habilidades de comunicación,
negociación y toma de decisiones
En contra
• Roban tiempo
• Alejan a los empleados de su trabajo y de los
clientes
• Son caros: Una decisión tomada por 8 personas es
más cara que una tomada por 1.
• No se toman decisiones rápidamente
• La responsabilidad e iniciativa individual queda
diluida
• A los directores no se les permite dirigir
• Las decisiones están a merced de la política
• Se producen tiempos muertos en espera de
información.
8 razones para celebrar una reunión...
1. Cuando los problemas comunes a un grupo requieren un trabajo colectivo.
2. Cuando las aportaciones de la suma de individuos van a ser mejores que las de cada uno de ellos por separado
3. Cuando se requiere la participación de varias funciones diferentes
4. Para mejorar la coordinación interna
5. Cuando la información debe fluir en ambas direcciones
6. Cuando la decisión debe tomarse colectivamente
7. Para nuevas políticas o métodos
8. Cuando el grupo demanda una reunión.
Exposición
DIÁLOGOPERSUASIÓN
OBSERVACIÓN INVESTIGACIÓNEXPO
SIC
IÓN
INDAGACIÓN +
+
UNIR AL GRUPO
AGRESIVIDAD
LEYES DE LA REUNIÓN
MOVILIZAR AL GRUPO CENTRAR AL GRUPO
INTERRUPCIONES DISPERSIÓN
Proteger al débil
Preguntar a todos
Anotar sugerencias
Construir ideas
Estar alerta
Estar al timón
Comprobar comprensión
Repetir y comprobar
Hacer participar
No tomar partido
Pedir ayuda
Ceñirse a los hechos
Establecer normas básicas
Acuerdo adoptado por todos los
miembros de la organización sobre lo
que se puede o no se puede hacer en
una reunión.
El objetivo es generar en la reunión
comportamientos funcionales
Establecer normas básicas
• Mantener el objetivo de la reunión, centrando la discusión en los
asuntos relevantes
• Respetar los puntos de vista de los participantes.
• Cumplir con los tiempos: Llegar puntual, empezar a tiempo,
terminar en hora.
• Mantener una sola conversación a un tiempo.
• Comprometerse a participar.
• Escuchar y Valorar los puntos de vista ajenos, aunque sean
distintos a los nuestros.
• Si se está de acuerdo con una decisión adoptada, llevarla a cabo.
• Manifestar inmediatamente si no te es posible cumplir un acuerdo.
• ......
ASIGNAR ROLES
FORMALES
• Líder
• Director, coordinador o
facilitador.
• “secretario”
• Timekeeper
• Participantes
INFORMALES
• impulsor.
• opositor
• seguidores.
• testigos