gevinster ved orden i eget hus - difi...muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune...
TRANSCRIPT
1
GEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS
Kommunedagen Difi
Grete Kvernland-Berg
13. februar 2018
2
Les: FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing
3
FoU-rapporten inneholder en detaljert utredning av digitale konsekvenser –overordnet og per tjenesteområde
INNHOLD:
1 INNLEDNING
2 KOMMUNESAMMENSLÅING I EN DIGITAL KONTEKST
3 ERFARINGER FRA UTLANDET OG PRIVATE VIRKSOMHETER
4 PROSESS FOR DIGITAL SAMMENSLÅING
5 DIGITALE KONSEKVENSER FOR KOMMUNER
5.1 Oversikt over digitale konsekvenser og prioritering av tiltak
5.2 Konsekvenser for IKT-infrastruktur og -drift
5.3 Konsekvenser for fellesløsninger
5.4 Konsekvenser for støttefunksjoner
5.5 Konsekvenser for helse og velferd
5.6 Konsekvenser for oppvekst og utdanning
5.7 Konsekvenser for plan, bygg og geodata
5.8 Konsekvenser for digitale tjenester til innbyggere og næringsliv
5.9 IKT-organisering og -styring
6 ANSKAFFELSESRETTLIGE PROBLEMSTILLINGER VED KOMMUNESAMMENSLÅING
7 ANBEFALINGER
4
Sjekklisten gir en kort, enkel og praktisk veiledning til sammenslåingsprosessen
5
Organisatoriske og tekniske endringer må ses i sammenheng
TJENESTER
TIL
INNBYGGERE/
NÆRINGSLIV
DATA/ARKIV
IKT-
SYSTEMER
FELLES-
LØSNINGER
IKT-INFRA-
STRUKTUR
6
Kommunesammenslåingsprosessen byr på mange utfordringer og muligheter
To ulike organisasjoner som skal samarbeide
Et komplekst digitalt landskap
Avhengigheter fra fellesløsninger
Store datamengder som må tas vare på
Rettslige krav til håndtering av kontrakter
Utfordringer
av organisatorisk, juridisk, teknisk og økonomisk art
Muligheter
for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune
Bygge nye og bedre løsninger i omstillingsprosessen
Ivareta helheten og skape gode sammenhenger på tvers
Innføre felles standarder og øke bruk av fellesløsninger
Utnytte større skala og styrket fagmiljø
Utnytte økt forhandlingskraft
7
Digital sammenslåing bør struktureres i seks faser
8
Grundig kartlegging er en sentral forutsetning for en vellykket digital sammenslåing
Kartleggingsområder
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
9
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Overordnet kartlegging:
• Sentrale behov hos innbyggere, næringsliv og ansatte knyttet til digitale løsninger innen de ulike tjenesteområdene
Detaljkartlegging:
• Evt. detaljere kartlagte behov
10
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Overordnet kartlegging:
• Eksisterende organisasjons-struktur og tjenester
• Eksisterende tjenesteforløp og informasjonsflyt
• Tjenestesamarbeid med andre kommuner
Detaljkartlegging:
• Evt. detaljere tjenesteforløp og arbeidsprosesser
11
12
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Overordnet kartlegging:
• Navn
• Tjenesteområde
• Versjon
• Leverandør
Detaljkartlegging:
• Teknologi
13
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Overordnet kartlegging:
• Navn
• Tjenesteområde
• Versjon
• Leverandør
• Oversikt over de viktigste integrasjonene mellom lokale IKT-systemer
• Oversikt over integrasjoner mot fellesløsninger
Detaljkartlegging:
• Antall brukere
• Moduler i bruk
• Oversikt over alle integrasjoner mellom lokale IKT-systemer
• Evt. kort teknisk beskrivelse av integrasjonene med lokale og nasjonale løsninger
14
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Detaljkartlegging:
Digital dokumentasjon:
• Grundig vurdering om data i hver
enkelt IKT-løsning er arkivverdig,
bevaringsverdig og/eller utgjør
grunndata
• Datastruktur og kilder for
grunndata per IKT-system
• Datakvalitet
• Mulige løsninger for uttrekk av
data fra IKT-løsningene
Papirarkiver:
• Tidsperiode
• Grundig vurdering om
dokumenter er bevaringsverdige
• Omfang – ca. antall dokumenter /
skap
• Ordnet / uordnet
• Mulige løsninger for bevaring av
arkivene – lokale og evt. i
interkommunale arkiv
Overordnet kartlegging:
Digital dokumentasjon:
• Oversikt over data som lagres i
de ulike IKT-systemene,
filsystemene, skyløsningene og
e-postregistrene
• Overordnet vurdering om data i
hver enkelt IKT-løsning er
arkivverdig, bevaringsverdig
og/eller utgjør grunndata
• Periodisert / ikke periodisert
• Depotordninger
Papirarkiver:
• Oversikt over papirarkiver og
oppbevaringssteder
• Overordnet vurdering om
dokumenter er bevaringsverdige
• Avsluttet / ikke avsluttet
• Brukes / ikke brukes til daglig
• Depotordninger
15
BrukerbehovOrganisasjons-
struktur og tjenester
Digitale tjenester
IKT-systemer Arkiv og dataIKT-
infrastruktur
IKT-organisering
og styringAvtaleverk
Inter-kommunale samarbeid
Overordnet kartlegging:
• Oversikt over
eksisterende og
kommende avtaler
• Type avtale –
rammeavtale /
kontrakt
• Avtalens varighet og
oppsigelsesklausuler
• Eventuelle opsjoner
eller
endringsklausuler
• Eventuelle endringer
som allerede er
foretatt
Detaljkartlegging:
• Detaljert juridisk vurdering av avtalene på bakgrunn av detaljer rundt avtalens art/ytelsens karakter, innhold og omfang
16
I hver sektor trenger vi å slå sammen tjenester, data / arkiv, IKT-systemer, integrasjoner med fellesløsninger og IKT-infrastruktur
17
Start med organisatoriske avklaringer per tjenesteområde
Overordnet organisering må avklares tidlig i prosessen
Videre i prosessen må det avklares organisering per tjenesteområde:
- Organisering av sentrale enheter
- Fordeling av oppgaver mellom sentrale og ytre enheter
- Samarbeid med andre kommuner og konkurranseutsettelse
- Arbeidsflyt, roller og ansvar i hovedprosesser
- Viktigste kodeverk og terminologi
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
18
Eksempel – økonomi og regnskap
Overordnet organisasjonsstruktur
Organisering av økonomi- og regnskapsfunksjon
- Organisering av sentrale enheter innen økonomi og
regnskap
- Fordeling av oppgaver mellom sentrale enheter og
ytre enheter (eksempelvis skoler og institusjoner)
- Ev. konkurranseutsettelse av enkelte funksjoner,
som for eksempel innfordring
- Ev. samarbeid med andre kommuner om felles
funksjoner innen økonomi og/eller regnskap
Økonomimodell
- Strukturer for økonomistyring og rapportering
- Konteringsdimensjoner inkludert kontoplan
Hovedprosesser
- Fakturering
- Håndtering av inngående fakturaer
- Budsjettering
- Regnskapsføring
- Rapportering
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
19
Ta vare på arkiv og data, og gjør den lett tilgjengelig i den nye kommunen
• Avslutte digitale og papirbaserte arkiver i alle kommuner
• Etablere arkivtjeneste for den nye kommunen
• Etablere nye digitale løsninger med arkivfunksjonalitet
• Konvertere data fra avsluttede til nye IKT-systemer og videreføre
pågående saker, hvis nødvendig
• Sikre tilgang til papirbaserte arkiver i bruk
• Etter hvert overføre avsluttet arkiv til depot
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
20
Eksempel – pleie og omsorg
Konvertere bruker- og tjenestekort
- Utføre datavask
- Konvertere grunndata
Videreføre pasientjournaler
- Konvertere eller etablere oppslagsløsning med riktige
tilganger
- Evt. avslutte journalene som det ikke er bruk for i
ytelsen av helsehjelp og som har siste innføring for
over 10 år siden
Ta vare på sakarkiv
- Periodisere sakarkiv
- Gjøre arkivet tilgjengelig i den nye kommunen med
riktige tilganger
Håndtere pågående saker
- Avslutte saker og opprette dem på nytt eller videreføre
saker i det nye arkivet
Konvertere grunnlaget for utestående fakturaer
- Kvalitetssikre grunnlaget og utarbeide restanseliste
- Konvertere grunnlaget
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
21
Det er vanlig at omfanget av arbeidet med datakonvertering blir undervurdert
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
22
Kommunesammenslåing er en gylden mulighet til å få kontroll over egne data
• Standardisere datastruktur og
metadata
• Definere kritiske grunndata,
deres kilder og eiere
• Etablere en god prosess for
dataforvaltning
• Stille krav til leverandør om lett
tilgang til data
Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur
23
Kommunesammenslåing gir mulighet for innovasjon!
Mulighet til å gi
innbyggeren nye
tjenester
Benytte markedet
til å levere
tjenester
Organisere
tjenester på nye
måter
24
Første 100 dager er viktige! Planlegg å høste «lavthengende frukter»
Takk for meg!
26
Grete Kvernland-BergPartner offentlig sektor
Verkstedsveien 1, Oslo
Mobil: +47 99 25 03 56
E-post: [email protected]
KONTAKTINFORMASJON