gli specialisti degli edocuments docflow italia. sistemi di protocollo e gestione dei flussi...
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Gli specialisti degli eDocuments
DocFlow ItaliaDocFlow Italia
Sistemi di protocollo e gestione dei Sistemi di protocollo e gestione dei
flussi documentali flussi documentali
ee
Sistemi di gestione di posta Sistemi di gestione di posta
certificatacertificata
RREGIONEEGIONE
Perché un sistema di protocollo federatoPerché un sistema di protocollo federato
Per favorire l’integrazione e interoperabilità dei sistemi informativi.
Le pubbliche amministrazioni non sono strutture isolate ma entità che dialogano fra loro e con i cittadini, per scambiarsi conoscenza, lavorare meglio, offrire servizi migliori e più rapidi.
Per creare un rapporto nuovo fra cittadino utente e P.A.
Se le amministrazioni dialogano fra loro danno informazioni più complete e sicure, fanno risparmiare tempo e denaro ai cittadini, si rendono più visibili e trasparenti.
Per accelerare il processo di sburocratizzazione della P.A.
L’amministrazione si appiattisce: tende a assumere la forma di
una rete di relazioni dove gli snodi fondamentali sono rappresentati dai
ruoli di confine (rapporto con i cittadini, con le altre amministrazioni, etc).
Obiettivi da raggiungereObiettivi da raggiungere
Migliorare l’efficienza interna delle amministrazioni attraverso
l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di
protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali;
Migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso
strumenti che permettono di conoscere informazioni inerenti lo
stato dei procedimenti e dei relativi documenti ad parte dei soggetti
interessati (cittadini e imprese);
Rendere più facilmente attuabile l’automazione dei principali processi
amministrativi, per mezzo della gestione elettronica dei documenti
I vantaggiI vantaggi
Miglior controllo di gestione Controllo sulla produttivitàReporting esteso (statistiche)
Riduzione dei TempiMovimentazioneRicercaAccessoCondivisione
Miglioramento della qualità del servizio
EfficienzaEfficaciaCorrettezza
Riduzione di costiRecupero di risorse UmaneRiduzione della carta
circolante e delle copieRiduzione degli errori
La scelta tecnologicaLa scelta tecnologica
Robustezza e completezza. I servizi di Document Management forniti dal sistema sono estremamente solidi e consentono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Il sistema offre quindi le massime garanzie di funzionalità, affidabilità e scalabilità.
Robustezza e completezza. I servizi di Document Management forniti dal sistema sono estremamente solidi e consentono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Il sistema offre quindi le massime garanzie di funzionalità, affidabilità e scalabilità.
Modularità. L’architettura del sistema è aperta e modulare. Questo consente di aggiungere con facilità funzionalità specializzate al sistema base.
Modularità. L’architettura del sistema è aperta e modulare. Questo consente di aggiungere con facilità funzionalità specializzate al sistema base.
Integrabilità. Grazie l’apertura del sistema e all’ampio utilizzo di standard ed interfacce pubbliche, il sistema supporta un ampio numero di moduli aggiuntivi sviluppati da partner e terze parti specializzate.
Integrabilità. Grazie l’apertura del sistema e all’ampio utilizzo di standard ed interfacce pubbliche, il sistema supporta un ampio numero di moduli aggiuntivi sviluppati da partner e terze parti specializzate.
Programmabilità. Tutte le funzionalità del sistema di Document Management sono accessibili tramite un insieme di API accessibili dai più diffusi linguaggi di programmazione. Questa caratteristica consente di accedere ai servizi di Document Management dall’interno di applicazioni verticali di qualunque genere
Programmabilità. Tutte le funzionalità del sistema di Document Management sono accessibili tramite un insieme di API accessibili dai più diffusi linguaggi di programmazione. Questa caratteristica consente di accedere ai servizi di Document Management dall’interno di applicazioni verticali di qualunque genere
La soluzione Hummingbird DocFusion è un sistema di Document Management sviluppata su architettura Web le cui principali caratteristiche sono:
Riferimenti normativiRiferimenti normativi
La soluzione proposta è conforme alle normative AIPA per la tenuta del protocollo informatico da parte delle amministrazioni.
DPR 428-98
Regole tecniche di base
GEDOC 1 e 2
Interoperabiltà di protocollo …
DPR 445-2000
Circolari AIPA
Posizionamento di eProcs-PaPosizionamento di eProcs-Pa
Si pone al terzo livello degli scenari previsti dall’AIPA, consentendo di gestire i procedimenti grazie ai sistemi di workflow integrati
e fornisce supporto e strumenti al quarto livello mettendo a disposizione strumenti di riprogettazione e simulazione
dei processi.1- Nucleo minimo
2- Funzionalità aggiuntive
3- Procedimenti
4-BPR
eProcs-PaeProcs-Pa
è un sistema integrato realizzato per gestire i processi
documentali della Pubblica Amministrazione centrale e locale
è basato su un motore di workflow
risolve le assegnazioni tramite organigramma
gestisce l'intero ciclo di vita del procedimento, del relativo fascicolo e dei documenti che lo formano, tratta dunque l'intera documentazione a corredo (fascicolo) con tutti gli altri elementi come note, appunti, allegati ecc..
Consente la comunicazione tra processi di aree o amministrazioni diverse
Interoperabilità tra processi
Integrazione con altre applicazioni
L’accesso alle informazioniL’accesso alle informazioni
Il cittadino può avere accesso alle informazioni relative a:
Stato e responsabile dei procedimenti che lo riguardano
Gare
Graduatorie concorsi
Delibere
Provvedimenti
…
CITTADINO
AMMINISTRAZIONE
DelibereProvvedimenti
Gare
L’accesso agli atti amministrativiL’accesso agli atti amministrativi
DBMS
Library Server
DataRepository
DocumentServer(s)
STAZIONIDI
PROTOCOLLAZIONE
Accessoalle informazioni
InternetServer
WEB Browser
UtentiWeb
Internet
Fatte salve le opportune autorizzazioni, il sistema permette un facile accesso alla consultazione delle pratiche sia:
Attraverso tali consultazioni si ottiene un’immediata rappresentazione dello stato di realizzazione dei Procedimenti Amministrativi
a livello di rete telematica
regionale (intranet)sia a livello di comunicazionetelematica con altri Enti
(extranet)sia con i cittadini e le imprese(internet).
Amministrazione sistema
Connettori XML
Pro
toco
llo
info
rmat
ico
Pro
cedim
enti A
mm
inis
trat
ivi
Appilcation Server(s)
DocumentManagement
(DOCSFusion)
DocumentManagement
(DOCSFusion)
Work Integration
Appilcation Server(s)
Workflow
Management
(e-Work)
Workflow
Management
(e-Work)
DBMSDataRepository
DocumentServer
Intra/Extra/Inter-net
RUPA
Scan/FaxDocumenti
Firma elettronica
Desktop Mail
Client.
ArchitetturaArchitettura
Componenti del sistemaComponenti del sistema
ProtocolloGestione
documenti
Modulo di
amministrazione
OrganigrammaGestione dei procedimenti
Archiviazione ottica sostitutiva
Gestione della posta elettronica
Gestione dei fascicoli
Titolario
Motore di ricerca di full text
Firma elettronicaModulo di
interoperabilità XML
ePro
cs-P
A
DocsFusion
Modulo di acquisizione
immagini
Penna stampante
Integrazione fax
Notifica
e-Works
Punti di forzaPunti di forza
l’interfaccia utente è intuitiva
è totalmente web based
il workflow è integrato
è basato su componenti ampiamente collaudati in ambiente di
produzione
le comunicazioni sono basate su XML
i moduli sono aperti per utilizzo dall’esterno dell’applicazione
l’applicazione può essere distribuita su più server
gli accessi e le autorizzazioni sono controllati puntualmente
facilità di manutenzione
Obiettivi della Posta certificataObiettivi della Posta certificata
Elevata garanzia di recapito
Autenticazione sia del mittente che del destinatario Non ripudio delle comunicazioni, attraverso sistemi di log e
di mutua autenticazione tra server, che consente l’opponibilità di fronte a terzi
Indipendenza del messaggio rispetto ai suoi attributi
Possibilità di utilizzo con un qualsiasi client di posta
elettronica
Funzionalità della Posta certificataFunzionalità della Posta certificata
Accesso alle Certification Authority per la verifica
dei MessageAuthentication Code (MAC) presenti sui messaggi
ricevuti
Tracciamento delle attività nei Log di posta
Gestione automatica delle ricevute di ritorno
Architettura Posta certificataArchitettura Posta certificata
Messaging RDBMS
Registro
Dati Messaggio
Segnature.xml
API socket based
Agente di Consegna (imda)
Sistema di Protocollo
SMTP
Casella Postale
SMTPAltri server
Consegna
Spedizione
RuoliRuoli e gestione del progetto:e gestione del progetto: il modello organizzativo il modello organizzativo
FORNITORI
Project Mngt Project Mngt
Coordinatore “realizzazion
e tecnologica”
Coordinatore “realizzazion
e tecnologica”
Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”
Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”
Project Leader • Relazionamento • Reporting • Rete
comunicazione interna
• Respons . Avanz . Commessa
Project Office • Config . Management • Change Management • Controllo qualità • Pianificazione /
Programmazione prove e collaudo
Project Office
Project Office
REGIONE
Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)
Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)
Monitoraggio Informatica (Ruolo)
Monitoraggio Informatica (Ruolo)
Project Mngt (Ruolo)
Project Mngt (Ruolo)
Supporto Operativo (Ruolo)
Supporto Operativo (Ruolo)
SupportoOperativo • Risorse umane • Formazione • Supporto alla
comunicazione interna • Supporto al Collaudo
Project Leader Relazionamento
• Presidio obiettivi Business
• Rete comunicazione interna
• Respons . Avanz . Commessa
Monitoraggio organizzativo • Presidio Organizzazione • Presidio flussi e processi • Supporto alla logistica e layout • Aspetti normativi e contrattuali del
Servizio • Collaudo funzionale
Monitoraggio informatica • Allineamento alle
Architetture ed infrastrutture
• Affidabilità soluzioni tecniche
• Aderenza agli standard • Consulenza informatica
FORNITORI
Project Mngt Project Mngt
Coordinatore “realizzazion
e tecnologica”
Coordinatore “realizzazion
e tecnologica”
Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”
Coordinatore “Comunicazio ne/contenuti”
Project Leader • Relazionamento • Reporting • Rete
comunicazione interna
• Respons . Avanz . Commessa
Project Office • Config . Management • Change Management • Controllo qualità • Pianificazione /
Programmazione prove e collaudo
Project Office
Project Office
Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)
Monitoraggio Organizzaz . (Ruolo)
Monitoraggio Informatica (Ruolo)
Monitoraggio Informatica (Ruolo)
Project Mngt (Ruolo)
Project Mngt (Ruolo)
Supporto Operativo (Ruolo)
Supporto Operativo (Ruolo)
SupportoOperativo • Risorse umane • Formazione • Supporto alla
comunicazione interna • Supporto al Collaudo
Project Leader Relazionamento
• Presidio obiettivi Business
• Rete comunicazione interna
• Respons . Avanz . Commessa
Monitoraggio organizzativo • Presidio Organizzazione • Presidio flussi e processi • Supporto alla logistica e layout • Aspetti normativi e contrattuali del
Servizio • Collaudo funzionale
Monitoraggio informatica • Allineamento alle
Architetture ed infrastrutture
• Affidabilità soluzioni tecniche
• Aderenza agli standard • Consulenza informatica
Piano di lavoroPiano di lavoro
Avviamento
in esercizio
Analisi
Personalizzazione
Installazione
Formazione
Test
e collaudo
Gestione del Sistema dopo il rilascioGestione del Sistema dopo il rilascio
L’Help desk. Il servizio ha lo scopo di
far fronte alle richieste di assistenza
derivanti dall’utilizzo del nuovo Sistema.
La manutenzione. Il servizio di manutenzione sarà
gestito da un pool di risorse appositamente organizzate.
Gli interventi saranno volti alla manutenzione correttiva
delle procedure e alla manutenzione adeguativa delle
stesse.
Riusabilità della soluzioneRiusabilità della soluzione
Riuso dei servizi da parte di più Amministrazioni Locali
Possibilità di condividere informazioni da parte di
Amministrazioni collegate o dipendenti