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GOBIERNO DE GUATEMALA
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL CIERRE Y APERTURA CONTABLE EN SICOIN WEB
DICIEMBRE 2011
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INDICE
Introducción 3
Objetivos 4
¿Qué es el Cierre Contable? 5
Aspectos a considerar antes del hacer el cierre contable 6
Procedimiento para el registro del cierre contable 14
¿Cómo se forman los comprobantes contables de cierre? 20
Procedimiento para el registro de la apertura contable 23
Apertura manual 24
Apertura automática 26
Preguntas frecuentes de los usuarios acerca del cierre contable 29
Anexos 31
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INTRODUCCION
Al finalizar el período fiscal de una institución, debe elaborarse el cierre contable afín de que
los estados financieros expresen la realidad de la situación de la entidad.
Al mismo tiempo, es necesario generar los saldos iniciales que servirán en el ejercicio
posterior al cierre. Esto, garantiza cifras en los Estados Financieros confiables y oportunas.
En la herramienta del Sicoin Web se realiza este proceso automáticamente no sin antes
generar partidas de cierre contable y al mismo tiempo establecer los saldos de apertura.
El presente manual contiene los procedimientos para registrar en el SICOIN WEB, la apertura
y el cierre contable de las entidades de Sector Público no Financiero en Guatemala.
Por la importancia de los registros de apertura y cierre contable, en este manual se
contemplará los aspectos, procedimientos y análisis de reportes que deben de tomarse en
cuenta antes de finalizar el período fiscal.
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OBJETIVOS
Los objetivos que se persiguen con este manual son:
• Procurar el registro oportuno y confiable de la información de los asientos de cierre
del ciclo y su apertura.
• Delimitar funciones y asignar niveles de responsabilidad a las dependencias y
funcionarios que intervienen en las diferentes etapas de registro de Cierre y Apertura
de ciclo.
• Establecer detalladamente los pasos que se realizan automáticamente en el SICOIN
WEB.
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¿QUÉ ES EL CIERRE CONTABLE?
Al finalizar el presente año fiscal y antes del 31 de diciembre del año en curso se deben de
operar en el Sicoin Web, todas las transacciones de ingresos, de gastos, contables, de
presupuesto, de fondos rotativos, de seguimiento físico; en fin, todas las operaciones del día
a día de la entidad para así tener registrada toda la información generada durante el año.
En este proceso se hace énfasis que debe tenerse todos los pagos solicitados y pagados por
Tesorería, es decir, todos los cheques y/o transferencias generadas y pagadas.
Es posible que por causas de fuerza mayor termine el año y aún tenga pendientes de realizar
algunas operaciones o ajustes contables.
La legislación vigente le permitirá hacer ajustes u operaciones hasta el 31 de marzo del
nuevo ejercicio fiscal. (Siempre y cuando no tenga que ver con emisiones de cheques)
Mientras se hace el cierre contable, la entidad puede iniciar a operar en el nuevo ejercicio
fiscal, con la salvedad que no tendrá un balance general real, pues hará falta tener los saldos
iniciales contables, mismos, que se generaran luego de hacer el cierre.
Antes de hacer el cierre fiscal y correr las partidas adecuadas debe observar lo que aplica en
el siguiente capítulo.
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ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES
DE HACER EL CIERRE CONTABLE
Sicoin significa, Sistema de Contabilidad Integrada. El término integrado, implica que los
montos que se generan en Presupuesto son iguales a los montos que registra la
Contabilidad. Esto se logra a través del funcionamiento de las matrices de conversión de
presupuesto a contabilidad, es decir, que al efectuar un renglón del presupuesto, se indica
automáticamente que partidas de contabilidad va a hacer el sistema. Lo anterior implica o
supone que debe cuadrar la ejecución presupuestaria con la contable.
Antes de hacer el cierre contable, debe asegurarse se registrar todas las operaciones o
transacciones pendientes de bancos, de presupuesto o contables.
Luego de haber terminado, puede hacer ajustes contables si fueran necesarios.
La necesidad de hacer ajustes contables, vendrán luego del análisis de información
financiera y contable de lo que ha pasado en la entidad a través del año.
Para el análisis se recomienda verificar la siguiente información, auxiliándose de los reportes
respectivos que el sistema genera:
1. Generar reporte sobre la ejecución física. (metas)
a. 00812473 -Ejecución Física de los Programas, Subprogramas y Proyectos
(Cuatrimestral)
Lo que debe revisar es que haya habido ejecución de las metas y que los datos
sean congruentes con el porcentaje de ejecución financiera.
Aún puede realizar modificaciones a los montos de las metas si fuere necesario.
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2. Generar reportes de ejecución de ingresos.
a. Reportes de información consolidada (Recomendado: reporte No. 805951)
b. Reporte consolidado de ingresos para ver el monto total (Recomendado:
reporte No. 815310)
c. Reportes de información Estadística
d. Reportes de presupuesto vigente
Lo que debe revisar son los montos del devengado sean de acuerdo a los montos
que se reflejan en la contabilidad en el estado de resultados. Recuerde sumar al
monto de ingresos del estado de resultados lo que se ha devengado de
transferencias de capital que ha sido parte del balance general en el ejercicio de
cierre. Este valor, debe ser idéntico al devengado del presupuesto de ingresos.
También habría que revisar que la diferencia entre el devengado y el percibido,
esté de acuerdo con el monto saldo del movimiento del año de las cuentas por
cobrar respectivas.
3. Generar reportes de ejecución de gastos.
a. Reportes de Información consolidada (recomendado: Reporte No. 804768
Grupos Dinámicos)
b. Reporte de Ejecución Analítica del Presupuesto 2 (R00804489)
Revisar la congruencia de la ejecución presupuestaria.
Regularizar o hacer modificaciones presupuestarias si tiene renglones
sobregirados en la ejecución.
4. Generar en la Contabilidad el Balance General (Reporte: 00807168)
a. Debe revisar que cuadren los activos versus el pasivo y capital.
b. Debe revisar la congruencia de los montos.
c. Debe analizar las cuentas que estén en negativo y hacer las justificaciones.
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d. Si ya está en el año de apertura, la fecha de corte debe ser la fecha actual
para que salgan los montos sobre los ajustes efectuados. De todas formas el
balance será impreso con fecha 31 de diciembre.
5. Generar en la Contabilidad el Estado de Resultados (Reporte: 801028)
a. El resultado del Ejercicio de este reporte, debe ser el mismo que el que indica
el Balance General.
b. La suma de los ingresos debe ser la misma que la suma de los ingresos
presupuestados.
6. Generar el reporte de conciliación de la ejecución presupuestaria y estado de
resultados de la contabilidad. (Reporte: 806178)
Este reporte verifica si todo registro que se ha operado en las cuentas de ingresos y
gastos (grupo contable 5000 y 6000) han venido automáticamente de la ejecución
presupuestaria. Si el monto no cuadra, podría ser que están manipulando el estado
de resultados en forma manual por medio de ajustes lo cual salvo a algunas
excepciones, no está permitido.
a. ¿Cuál es la lógica de la verificación? (premisas básicas)
� La matriz de conversión de presupuesto a contabilidad, vincula
automáticamente la ejecución de presupuesto de cada renglón con una
cuenta contable.
� Todo renglón que está incluido presupuestariamente dentro de la categoría
de proyecto, contablemente va a afectar una cuenta de construcciones de
proceso (1234) que lo encontramos en el activo de un balance general.
� Todo renglón del grupo 300 o sea propiedad, planta y equipo, automáticamente
va a conformar un activo fijo en el lado del balance general.
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� Todos los renglones que no están en estas dos categorías anteriores, se irán
contablemente a tocar cuentas del gasto, en el estado de resultados.
b. Básicamente el reporte se conforma así:
Estado de resultados cuenta contable 6000 200,000.00
(-) Gastos contables sin afectación presupuestaria
Cuenta 6113 Depreciaciones 10,000.00
Cuenta 6115 Cuentas Incobrables 15,000.00
Sub-total: 175,000.00
Renglones grupo 300, no proyecto: 5,000.00
Renglones grupo 600 y 700, no proyecto: 10,000.00
Todos los renglones cuando es proyecto: 15,000.00
Total (suma): 205,000.00
Devengado en reportes de presupuesto 205.000.00
Diferencia: (Total-Devengado) 0
Explicación de los campos:
• Estado de resultados, cuenta contable 6000: es donde se agrupa todo el monto de lo
que se ha ido al gasto.
• Depreciaciones: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y que
sirve para disminuir el valor de los activos.
• Cuentas incobrables: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y
que sirve para disminuir el valor de las cuentas por pagar.
• Sub total: resta el monto de la cuenta 6000, menos depreciaciones y menos cuentas
incobrables.
• Renglones del grupo 3, 6, 7 que no forman proyecto sino que activos: montos de los
renglones presupuestarios que fueron a parar al balance general del lado de los
activos.
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• Todos los renglones que forman proyecto: por lo tanto van a cuenta 1234 en el
balance general del lado del activo.
• Total: expresa la suma de todos los anteriores incluyendo el subtotal.
• Devengado: es la ejecución presupuestaria de todos los renglones del gasto.
• Diferencia: si la diferencia es 0, entonces las premisas se han cumplido y existe
integralidad de datos.
c. ¿Porque puede que exista diferencia?
Cuando manualmente se han afectado cuentas contables del estado de resultados
del lado del gasto. Pueden que hayan razones extras a las depreciaciones o cuentas
incobrables tales como las provisiones de pasivos laborales u otras que conformarían
diferencias controladas.
d. ¿Cómo verificar el devengado?
Se genera un reporte dinámico de gasto de la institución sin ningún filtro específico:
“Reporte: 00804768, Ejecución del Presupuesto -Grupos Dinámicos-“y se verifica en
la columna del devengado. (Ver pantalla abajo)
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e. ¿Cómo verificar la suma de la cuentas del grupo 6000?
Se genera un reporte de Estado de Resultados, Reporte: 00801028, Estado de
Resultados. Aquí ve el monto de la suma de los gastos.
f. ¿Cómo verificar los montos de la ejecución presupuestaria que se han ido al
activo del balance general?
Se generan dos dinámicos, (00804768 - Ejecución del Presupuesto, Grupos
Dinámicos).
i. Uno, con el filtro que genere los datos de los renglones que están en la
categoría proyecto, por eso en el filtro se coloca los proyectos
diferentes de 0; para que genere los tipo de proyecto 1 (ejecución
física) y proyecto 2 (proyectos sociales)
ii. Otro, con los renglones que afectan el balance en el activo, o sea los
renglones 300, 600 y 700; por lo tanto, debe excluir los renglones del
grupo 0, 1 y 2.
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Haga los análisis respectivos y las correcciones o ajustes si fuera necesario.
7. Generar el balance de sumas y saldos 00805863 - Balance de Comprobación de
Sumas y Saldos.
a. Este reporte genera la información de saldos iniciales, movimientos en el
crédito y debito y los saldos finales a nivel de las cuentas y subcuentas (sin
auxiliares)
b. Verificar la congruencia de cifras de las cuentas.
c. Verificar la naturaleza de las cuentas respecto a los saldos.
d. Los saldos finales de este reporte para cada cuenta contable (con sus
subcuentas) deben ser los mismos que los saldos iniciales del próximo
período, luego de la apertura contable.
8. Generar el reporte de Saldo a nivel de auxiliar. 00806051 - Saldos a Nivel de Auxiliar
a. Este reporte determina para cada auxiliar de cada cuenta contable su saldo; el
cual, debe tener datos razonables.
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b. Regularmente en este reporte se pueden ver varias cuentas sobregiradas, es
decir que no tienen sus saldos de acuerdo a su naturaleza contable. Unas de
las razones por lo que esto ocurre es porque los pagos los hacen hacia
determinado nit, pero al regularizar lo hacen en otro nit.
c. Si la cuenta no tiene saldo, no se generará información.
9. Para visualizar la razón de los posibles errores en las transacciones y tener idea de
cómo corregirlos, debe acceder al reporte 00801007 - Libro Mayor - Auxiliares de
Cuentas.
a. Debe filtrar la cuenta y el auxiliar específico a efecto de ver el movimiento
contable durante el año y detectar posibles errores.
10. Si todos los datos cuadran, tienen lógica contable adecuada a nivel de auxiliares y con
montos congruentes a la ejecución y operatoria, se procede a elaborar el cierre
contable anual.
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CIERRE CONTABLE
En el proceso de Cierre Contable detiene e inmoviliza la ejecución presupuestaria y contable
en el SICOIN WEB, esto, para establecer la situación patrimonial al final del ejercicio y los
resultados obtenidos durante el mismo.
Este proceso es como si se tomará la última fotografía de la situación financiera de la
entidad, en el justo momento en que se presiona el botón de cierre. Este cierre es generado
de acuerdo a ciertos requerimientos contables emitidos por los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
Después de “tomar dicha fotografía”, no es posible hacer ninguna modificación que altere
las cifras de dicha entidad y ejercicio fiscal.
Lo que haya olvidado hacer, lo tendrá que hacer dentro del período fiscal siguiente como un
ajuste contable.
El proceso de Cierre es automático, pero requiere realizarse lo siguiente:
1. Elegir con el apuntador del Mouse la Opción ADMINISTRATIVO en el menú principal
de opciones disponibles, dentro de la cual se elige Cierre y Apertura Contable y
finalmente, escoge la opción de Cierre Contable.
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2. Luego de seleccionar la opción de cierre, aparecerán las entidades contables en
donde el usuario de acuerdo a los permisos asignados a su persona, puede elegir la
entidad y año de cierre que realizará:
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3. El usuario entonces procede a elegir una entidad y año fiscal a cerrar y luego presiona
el icono .
4. Luego de presionar el Icono anterior el sistema realiza el proceso automático de
CIERRE.
5. Si el proceso se realiza adecuadamente el sistema devuelve el mensaje siguiente:
De no generarse este mensaje, puede ser:
a. El plan de cuentas para el ejercicio contable siguiente al cierre no tiene todas las
cuentas del ejercicio anterior. (Debe revisar si se crearon nuevas cuentas en los
ajustes realizados entre el 1 de enero del año de apertura a la fecha de apertura -
regularmente el 31 de marzo-)
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b. No están definidas las partidas tipo CIE en la matriz de operaciones. Por lo anterior,
debe ingresar estas partidas según se indica a continuación: (verifique antes)
CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 5000 0 0 D INGRESOS
CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 6000 0 0 C GASTOS
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7100 0 0 C RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7100 0 0 D RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7200 0 0 C AHORRO DE LA GESTION
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7200 0 0 D AHORRO DE LA GESTION
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7300 0 0 C DESAHORRO DE LA GESTION
CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 7300 0 0 D DESAHORRO DE LA GESTION
Dependiendo de la cuenta de “resultado del ejercicio” que en su entidad maneje,
debe agregar las partidas: (sectores 1111, 1112 y 1114)
CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3122 2 0 C Resultado del Ejercicio
CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3122 2 0 D Resultado del Ejercicio
O bien la partida: (para los demás sectores que aplique a su entidad)
CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3212 2 0 C Resultado del Ejercicio
CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE 3212 2 0 D Resultado del Ejercicio
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A continuación, la pantalla de ingreso de las partidas arriba mencionadas: (EN LA
MATRIZ DE OPERACIONES UBICADO DENTRO DE LOS CLASIFICADORES CONTABLES)
Ojo: Es importante observar el código de registro que ingresa por cada cuenta.
6. Con el proceso de Cierre se generan automáticamente cuatro (4) CUR contables que
se pueden visualizar como cualquier otro CUR contable en la opción de Contabilidad
Comprobantes Contables de acuerdo a la siguiente secuencia:
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Estos CUR de Cierre estarán en la etapa de “registrado” listos para poderse consultar,
aprobar o marcar con error como cualquier CUR contable.
Estos cur contables NO se deben modificar derivado de ser un proceso automático. Por lo
tanto, si hay algo para lo cual no esté de acuerdo, proceda a marcarlos con error, haga el
ajuste respectivo y vuelva a correr el proceso de Cierre Contable Automáticamente.
Esto puede hacerse cuantas veces sea considere necesario. El ciclo puede continuar siempre
que no se APRUEBEN los CUR de cierre.
OJO: MUCHO CUIDADO EN ESTE PROCESO YA QUE UN CUR APROBADO NO TIENE
REVERSION.
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¿CÓMO SE FORMAN LOS COMPROBANTES CONTABLES DE CIERRE?
1. Eliminación de cuentas de ingresos y gastos:
Los dos primeros asientos contables consisten en eliminar los saldos de las cuentas de
INGRESOS Y GASTOS, utilizando como contra cuenta en ambos asientos la cuenta 7100
1.1. En el primer asiento contable, se debe hacer un registro DEBITO por el monto
contabilizado hasta la fecha del cierre a las cuentas del grupo 5000 INGRESOS.
ASIENTO DE CIERRE NO. 1
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
5000 INGRESOS PRESUPUESTARIOS DEBITO
7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS CREDITO
1.2. En el segundo asiento contable se debe hacer un registro al CREDITO por el
monto contabilizado hasta la fecha de Cierre a las cuentas contables que conforman
el grupo 6000 GASTOS.
ASIENTO DE CIERRE NO. 2
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS DEBITO
6000 EGRESOS PRESUPUESTARIOS CREDITO
Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán liquidadas al momento de aprobar los CUR
anteriores.
De esta manera la diferencia entre los ingresos y los gastos, en otras palabras, el resultado
del ejercicio, quedará reflejado en la cuenta contable 7100 RESUMEN DE INGRESOS Y
GASTOS.
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2. Determinación del ahorro o desahorro en la gestión
Si existe ahorro (más ingresos que gastos) en la gestión el tercer asiento contable será:
ASIENTO DE CIERRE No. 3
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS DEBITO
7200 AHORRO DE LA GESTION CREDITO
Si existe desahorro (más gastos que ingresos) en la gestión, el tercer asiento contable será:
ASIENTO DE CIERRE No. 3
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7300 DESAHORRO DE LA GESTION DEBITO
7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS CREDITO
** Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan con saldo las cuentas de activo,
pasivo y patrimonio.
3. Contabilizar la cuenta de “Resultado del Ejercicio”.
Con el asiento No. 4 se determina el valor contabilizado en la cuenta de resultado de
ejercicio, 3122 01 Resultado del Ejercicio de Gobierno Central (y algunas
descentralizadas) o 3212 Resultado del Ejercicio para entidades distintas a Gobierno
Central.
ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay ahorro en la gestión)
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7200 AHORRO DE LA GESTION DEBITO
3122 RESULTADO DEL EJERICIO CREDITO
Ó 3212 RESULTADO DEL EJERICIO CREDITO
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ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay desahorro en la gestión)
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
3122 RESULTADO DEL EJERICIO DEBITO
Ó 3212 RESULTADO DEL EJERICIO DEBITO
7300 DESAHORRO DE LA GESTION CREDITO
4. Del resultado del ejercicio
Finalmente en el cierre del año, el resultado del ejercicio queda reflejado en la cuenta
Resultado del Ejercicio. Y así quedará reflejado en el Balance General al 31/12/XX.
Es importante mencionar que dicho Resultado del Ejercicio, en el momento de la
apertura del año siguiente, se incorpora automáticamente al monto de los resultados
acumulados. La cuenta Resultado del Ejercicio empieza el año siguiente con monto
cero.
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA APERTURA CONTABLE
La Apertura Contable en SICOIN WEB, consiste en realizar el registro inicial de un ejercicio
fiscal en la contabilidad patrimonial de una entidad a través del SICOIN WEB. Es un proceso
que convierte los datos del cierre contable anterior en datos de inicio del año siguiente.
Es el registro en el sistema a través de un asiento contable el cual se verá únicamente
reflejado en el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos como saldo inicial, en el libro
mayor auxiliar como saldos iniciales de las cuentas que hayan quedado con saldo.
La apertura contable, es un proceso de registro que debería realizarse al inicio de cada
ejercicio contable. A pesar de ello, en el sistema de registro de transacciones, el asiento de
apertura puede postergarse, mientras se realizan otros asientos contables o ajustes del
período anterior y al mismo tiempo registran unas operaciones ya en el presente ejercicio
fiscal.
Si se posterga el proceso de apertura, debe considerar que al iniciar operaciones en el año
de apertura y generar Estados Financieros, los resultados serán imprecisos, registrando solo
el movimiento anual sin saldos anteriores que sustenten la información real.
La apertura contable en el SICOIN puede realizarse de 2 formas:
I. Apertura Manual (instituciones que por primera vez van a ejecutar en Sicoin)
II. Apertura Automática (instituciones que por lo menos hayan realizado una apertura
manual, por lo tanto será como mínimo su segunda apertura fiscal)
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I. APERTURA MANUAL:
El proceso de registro de la apertura contable manual, es un proceso inicial único que debe
realizarse al momento de iniciar la implementación del SICOIN WEB en cada entidad.
Es el proceso manual es mediante el cual se cargan al sistema los saldos finales del ejercicio
inmediato anterior, finalizado en otro sistema contable distinto a SICOIN WEB.
Después de realizar el proceso de conversión de plan de cuentas y elaboración de un Balance
de Comprobación Inicial con el nuevo plan de cuentas, se procede a registrar la apertura en
el SICOIN WEB. Este proceso requiere interpretar la naturaleza de la cuenta contable
anterior y reubicarla en el nuevo plan de cuentas con la estructura mínima necesaria para
lograr el mayor detalle.
Como puede apreciarse, es un proceso laborioso y delicado ya que puede hacerse solamente
una vez y no se puede modificar para nada y bajo ninguna razón, luego de aprobado.
Esta opción se lleva a cabo mediante la creación de un CUR contable de tipo APE. Las
opciones disponibles de un CUR contable “APE” son exactamente las mismas que cualquier
otro CUR contable manual: puede crearse, modificarse, marcar con error o aprobar.
El asiento de apertura es distinguida del resto de operaciones contables por ciertas
características como por ejemplo: las siglas APE que aparecen como clase de registro, que
significan Apertura Contable.
Las cuentas contables permitidas para ésta clase de registro APE están limitadas a las
cuentas de ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO Y CUENTAS DE ORDEN, ya que no procede la
utilización de las cuentas de INGRESOS Y GASTOS.
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Un CUR APE se crea como cualquier otro CUR contable, asignando datos en los campos
correspondientes a Datos Generales, conforme se van requiriendo. Luego de grabar esta
primera parte se procede a registrar los detalles que consisten en digitar las cuentas
contables de mayor hasta el nivel de sus correspondientes sub-cuentas y auxiliares y sus
respectivos montos.
Cuando se aprueba el CUR de clase de registro APE los asientos contables afectan el saldo
inicial y no aparecen como movimientos del ejercicio (a diferencia del resto de CUR
contables aprobados en el ejercicio vigente).
Para elaborar un CUR contable APE manualmente, se debe seguir la siguiente ruta:
En el menú principal de opciones disponibles del SICOIN WEB escoger la opción
Contabilidad, Registro Contable y Comprobante Contable”.
Esta opción es la misma utilizada para cualquier otro tipo de CUR contable manual.
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II. APERTURA AUTOMÁTICA:
La apertura contable Automática es el proceso que debe utilizarse a partir del segundo año o
periodo de registro en el SICOIN WEB. Es decir, cuando el Cierre Contable se ha realizado en
el mismo sistema.
La apertura contable de forma automática podrá realizarse únicamente si se ha realizado el
cierre contable del año anterior.
Por otro lado, los asientos de cierre, indican que las operaciones contables han sido
finalizadas y es momento de obtener los saldos finales de los activos y pasivos y calcular el
resultado del ejercicio. Dichos datos serán los insumos necesarios para realizar el asiento
de apertura del siguiente ciclo.
Se presenta la ruta donde se encuentra la opción de realizar la apertura automática en
SICOIN WEB:
Escoger dentro del menú principal, la opción Contabilidad, Cierre y Apertura Contable.
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Cuando se elige esta opción, se visualiza la siguiente pantalla:
En esta pantalla se selecciona el año y entidad que se apertura.
Aunque las entidades se desplegarán de acuerdo al perfil del usuario que está elaborando el
registro, quien tiene acceso limitado a su entidad.
Los años que se encuentran disponibles para aperturar están limitados de acuerdo al año del
último cierre.
Es necesario que el Año y Entidad seleccionados se encuentren en el estado de: “EN
EJECUCIÓN” (lo que significa que él sistema está preparado para ejecutarse, derivado que ha
realizado los procesos previos necesarios).
En seguida se presiona el icono y con ello el proceso de Apertura se ha realizado.
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Si en el proceso de apertura contable automática, no hay inconvenientes, el sistema
devuelve el siguiente mensaje:
De no devolver el mensaje puede haber los siguientes problemas.
a. El plan de cuentas del ejercicio anterior, no es el mismo del ejercicio actual.
b. Ya ha generado la apertura previamente sin darse cuenta.
Inmediatamente al realizar el proceso de Apertura los saldos finales del ejercicio CERRADO
se presentan como saldos iniciales en el ejercicio EN _ EJECUCIÓN.
Es importante señalar que esta forma de registro de Apertura Contable NO genera CUR
contable de apertura (APE). Lo que realiza es una carga automática de saldos finales del
ejercicio cerrado a los saldos iniciales del ejercicio en ejecución, capitalizando el resultado
del ejercicio.
Esto se puede verificar en los siguientes reportes:
a) Se puede comparar el Balance General del año anterior “año 1” contra el Balance
General del año en ejecución al 01/01/”año 2”.
b) En el Balance General final del año 1 muestra en el área del Patrimonio el resultado
del ejercicio de forma separada, mientras en el año 2 o en ejecución, ya tiene
capitalizado el Resultado del Ejercicio cerrado por tanto se muestra dentro del monto
de Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores.
c) También puede consultarse los reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libro Mayor –
Auxiliares de Cuentas, Auxiliares de Cuentas, Saldos a Nivel de Auxiliar y finalmente el
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
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PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS ACERCA DEL CIERRE CONTABLE
Año“N-1”: año que se quiere cerrar.
Año“N”: nuevo año.
1. EL EN EL AÑO “N” SI LA DOCUMENTACION ES DE FECHA AÑO “N-1” ¿PUEDO SEGUIR
ELABORANDO CUR DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS?
Sí el depósito fue efectuado hasta antes el 31/12/Año“N-1”, sí puede regularizar o
ejecutar el registro de ingreso presupuestario en Año“N-1”, hasta antes del 1 de abril
Año“N”. Recuerde que después debe rendir hacia la Contraloría General de Cuentas,
Congreso de la República y Ministerio de Finanzas Públicas.
2. SI GENERÉ ANTICIPOS EIP O EIA EN EL AÑO”N-1” ¿PUEDO REGULARIZARLOS EN EL AÑO
“N” SIEMPRE CON FECHA AÑO “N-1”?
Toda vez el cheque o transferencia sea entregado hasta el 31/12/Año“N-1”, en Tesorería,
sí puede regularizar o ejecutar el registro de egreso presupuestario en Año“N-1”, hasta
antes del 1 de abril del Año“N”. (Debe ingresar en el sistema en el año anterior)
3. ¿PUEDO GENERAR CUR CONTABLES CON DOCUMENTOS DE AÑO “N-1”?
En Año“N-1” ó Año”N” sí, según corresponda. Aunque la recomendación es que no
genere anticipos mediante curs contables EIP, en exceso, pues la condición para efectuar
un pago, son el registro del compromiso y devengado desde SIGES, previamente al pago.
Ver Art. 12 del Reglamento de Ley Orgánica del Presupuesto. Y sí también puede
imputar al presupuesto Año“N” un gasto del Año“N-1”, la condición es que existan los
créditos presupuestarios respectivos. Ver Art. 37 Ley Orgánica del Presupuesto.
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4. ¿SERA QUE PUEDO CREAR UNA CUENTA PROVISIONAL PARA LOS DEPOSITOS NOTAS DE
CREDITO QUE NO TENGO CONOCIMIENTO DE SU ORIGEN?
Es correcto, toda vez el depósito o nota de crédito figure en el estado de cuenta
monetario del Banco al 31/12/Año”N-1”, y sí no tiene a la vista el documento original o
copia de este, o desconoce el origen, debe registrar en SICOIN con cargo a Banco y
crédito a una cuenta pasiva por determinar, el ingreso percibido en forma temporal,
hasta la última semana de marzo Año“N”, previo a la rendición respectiva a las
entidades: Contraloría General de Cuentas, Congreso de la República y Ministerio de
Finanzas Públicas. Posteriormente, incluso desde enero mismo, proceder a regularizar
contra la o las cuentas contables o presupuestarias que correspondan en Año“N-1” o
Año“N”, según la fecha en que determine su origen.
5. LA ENTREGA DE LOS CHEQUES (EN EL SISTEMA) TIENE QUE EFECTUARSE ANTES DEL
31/12/AÑO “N-1” O ¿SE PODRA EN ENERO SEGUIR ENTREGANDO?
Es mejor hacer entrega del cheque o transferencia hasta el 31/12/Año“N-1”, aunque
físicamente aún permanezca en Tesorería y siempre establezca otro medio de control
alterno, mediante libro de actas o conocimientos, pues posteriormente sí trata de
conciliar en el sistema y los cheques no figuran entregados, posiblemente, no correrá la
conciliación, igual si los mismos deben anularse en Año“N”, es mejor dejar concluidos los
temas de tesorería en el año que culmina y OJO, no realicen transacciones en Tesorería
de ejercicio Año“N-1” en ejercicio Año“N”, puede causar distorsiones en la información
financiera a nivel contable. En resumen, la tesorería de Sicoin, sí cierra el 31/12/Año“N-
1”, igual inicia sí así se lo proponen el 01/01/Año“N”
6. ¿PUEDO IMPRIMIR CHEQUES EN EL AÑO “N” CON AFECTACIÓN AL AÑO “N-1”?
No se debe hacer, puesto que afectaría los saldos bancarios.
7. ¿QUÉ FECHA TENDRAN LOS DOCUMENTOS QUE SE HAGAN COMO AJUSTES EN EL
Año”N”? Tendrán fecha 31 de diciembre del año anterior.
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ANEXOS
� Reporte de la Conciliación entre presupuesto y contabilidad al mes de diciembre del
2010 para una entidad descentralizada.
Se incluyen los reportes que validan la información generada en el reporte de
conciliación tal como se mencionó en este documento.
Estado de Resultados
Devengado activos fijos (grupo 300)
Devengado activo total
� Partidas de cierre (cuatro partidas) de la referida entidad, afín de comprender la
dinámica contable en los cierres.
� Balance de Comprobación de Sumas y Saldos del año 2010 y del año 2011 a fin de
comparar saldos finales e iniciales en cada uno de ellos. (cierre y apertura contable)