gobierno del distrito federal comité técnico interno de … · 2016-07-26 · docuemneto en...

Docuemneto en proceso deliberativo y para autorización de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 1

Gobierno del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA

AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL DISTRITO FEDERAL.



I. Introducción

Como parte de los proyectos normativos para la Administración de

Documentos, derivados de la emisión de la Circular vigente, expedida por la

Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal y La Ley de Archivos, se presenta

en este documento el Catálogo de Disposición Documental de la Procuraduría

Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal como una

herramienta indispensable para la administración de sus documentos dentro del

Sistema Institucional de Archivos.

Con esta herramienta, la PAOT podrá controlar sus procesos de gestión de

documentos, particularmente en lo relativo a la determinación de los valores, los

términos de prescripción y el destino final de la documentación producida en las

diversas Unidades Administrativas de la institución. El Catálogo de Disposición

Documental junto con el Sistema de Clasificación de Asuntos de la PAOT

constituyen por tanto los instrumentos de control archivístico esenciales que le

permitirán a la institución el correcto manejo de sus expedientes y series

documentales, a lo largo de su ciclo institucional de vida. La elaboración del

Catálogo de Disposición Documental, es el instrumento que registra de manera

general y sistemática los valores primarios de la documentación, pos-plazos de

conservación ó vigencia documental en los Archivos de Trámite y Concentración, y

en su caso la clasificación asignada a la información como reservada o

confidencial y la determinación de su destino final al término de las vigencias.

II. Valoración y Disposición Documental: Concepto y método La Valoración Documental dentro de la Administración de Documentos es

esencial. Se concibe como una metodología que hace posible la administración de



los documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, ya que facilita la

circulación y transferencia de acervos documentales en las diversas estructuras de

un Sistema Institucional de Archivos y, sobre todo, hace posible a través del uso

de una serie de instrumentos básicos, la selección de testimonios documentales

históricos, así como la depuración razonada de los materiales documentales que

no posean un valor secundario al que motivó su creación.

Se ha dicho que la Valoración de documentos es, en rigor la otra cara de la

moneda de la Clasificación. Así como ésta permite sistematizar a las series

documentales de cualquier archivo, la valoración constituye un método de

asignación de, por así llamarlas, jerarquías de los registros, gracias a lo cual es

posible identificar el valor administrativo, legal, fiscal o contable de los

documentos, así como sus valores históricos o permanentes.

El método de valoración y disposición documental, desde luego, se apoya

en la generación de un instrumento de control de los procesos de valoración

conocido como Catálogo de Disposición Documental. ANEXO I

Para estar en condiciones de conocer y aplicar con eficiencia el Catálogo de

Disposición Documental en la PAOT, conviene hacer algunas precisiones

conceptuales y metodológicas básicas en torno a la Valoración de Documentos.

La Valoración documental es el proceso de asignación de valores de uso,

administrativos, legales y fiscales, señalados como plazos de vigencia o términos

de prescripción, que se aplican a los documentos de un Archivo.

La documentación tiene dos tipos de valores, los valores primarios, esto es,

aquellos que determinan el tiempo de guarda y conservación de los expedientes

de las series documentales mientras se usan en forma Activa o Semiactiva dentro

de las diversas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) y los



valores secundarios, que son los que se asignan a los documentos para

determinar el destino final de los mismos, que puede ser, su selección para

resguardo dentro del Archivo Histórico, su selección electrónica, vía transferencia

de la información documental del soporte tradicional en papel a un soporte digital o

microfílmico, o su depuración y eliminación definitiva, una vez que, prescritos sus

valores primarios, la documentación no posea valores secundarios que obliguen

a la conservación permanente de los registros o expedientes.

Por otra parte, debe entenderse por el término Disposición Documental al

destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del

Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios

(administrativos, legales y fiscales). Así, el destino inmediato de los expedientes

cuya utilidad administrativa o de gestión entrará a la fase semiactiva. El destino

inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de concentración será

la selección de los mismos como Archivo Histórico o su depuración definitiva, de

conformidad con las instrucciones, normas y lineamientos que se expresen en el

propio Catálogo de Disposición Documental y en lo que prescribe la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

El principal instrumento de trabajo para asignar Valores Primarios y determinar el

destino de los expedientes de un archivo se denomina Catálogo de Disposición

Documental, que es un listado de las funciones o series documentales que se

producen en cualquier Unidad Administrativa, a cada una de las cuales se les

asigna un Valor de uso, esto es, un término de prescripción administrativo, legal,

fiscal o contable, y para cada una de las cuales se determina también su destino

final, una vez que prescriben dichos valores de uso.

Al emitirse una determinación del valor de la información y su destino final, la

unidad de trabajo a tener en cuenta se denomina Serie Documental. Una serie



documental es una categoría de agrupamiento de la documentación que se

produce y usa en cualquier institución o en alguna de sus Unidades de adscripción

internas. La serie documental se define como una asociación de expedientes

cuya producción deriva del ejercicio de una misma función o atribución. Así

como el expediente es un conjunto de documentos que se refieren a un solo

asunto o materia y por tanto se constituye como la unidad de trabajo de la

clasificación documental, la serie documental también es un conjunto, pero de

expedientes, que se han producido como resultado de la ejecución de una misma

función asignada, por mandato jurídico o administrativo, a cualquier unidad

administrativa de una institución. Es claro que cualquier unidad administrativa

tiene asignadas varias funciones y por lo tanto, es capaz de generar varias series

documentales. La Serie documental se constituye entonces como la Unidad de

trabajo de la Valoración.

No todas las series documentales tienen el mismo valor, de ahí que se tenga que

valorar a cada una de ellas. Algunas series son más “importantes” que otras, en

virtud de que algunas funciones son más relevantes que otras. Las series

asociadas a las funciones sustantivas de una institución son más relevantes que

las series asociadas a las funciones adjetivas de la misma, sin embargo, todas las

series tienen un valor de uso que puede ser administrativo, legal, fiscal, contable o

técnico y es por eso que las series, dependiendo de la función con la que se

asocien, poseen un valor diferente.

Como es natural, dadas las atribuciones de las diversas Unidades Administrativas

de una institución, habrá series documentales comunes a todas ellas – como las

series adjetivas de personal, capacitación, informes, etc., mientras que también

habrá series documentales específicas de cada área, esto es, las series asociadas

a sus funciones sustantivas y que sólo ellas producen y utilizan, mismas que



tendrán, consecuentemente, valores distintos a los que se asignan a las series

comunes.

Sin embargo, los expedientes asociados a una misma serie, desde el punto de

vista de su valoración archivística, poseen el mismo valor, por lo tanto, el plazo

de prescripción o vigencia que se le asigne a una serie, desde el punto de vista

administrativo, legal, fiscal o contable, debe ser el mismo para cualquiera de los

expedientes que constituyen a la serie a la que éste pertenece, ya sea que se

trate de una serie adjetiva o común a todas las áreas, o sustantiva y específica de

cada área.

Una vez que se cuenta con un Catálogo de Disposición Documental en la PAOT,

los principales beneficios de esta herramienta archivística son los siguientes:

Contar en las oficinas con la información documental de uso frecuente,

hasta en tanto ésta no prescriba en sus valores de gestión.

Evitar la sobresaturación de espacios de oficina con documentos,

expedientes, cajas de archivo o archiveros y el consecuente sobrepeso que

provocan los muebles de archivo.

Tener un acceso expedito a la información documental de la oficina.

Transferir ordenadamente la información documental que ya no sea útil en

la oficina productora, para su conservación precautoria, al Archivo de

Concentración, a cargo de la Coordinación Administrativa, cuando se trate

de documentación administrativa o bien al Archivo técnico semiactivo, a

cargo de la Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias,

cuando se trate de documentación técnica o sustantiva de la PAOT, es

decir, de los expedientes de denuncia y actuaciones de oficio concluidas,



facilitando a estas instancias su custodia, conservación, localización y

transferencia posterior al Archivo Histórico de la institución, cuando esta

figura del Sistema Institucional de Archivos se formalice dentro de la PAOT.

Permitir la adecuada selección de los materiales documentales que

deberán conservarse en forma permanente por su alto valor histórico y,

consecuentemente, facilitar su traslado ordenado, en su momento, al

Archivo Histórico de la institución

Permitir la adecuada depuración de los materiales documentales de la

PAOT que, de acuerdo con sus características, no sean ya de utilidad

primaria para la institución, esto es, que sus valores administrativos,

legales, fiscales o contables que hayan ya prescrito y que no contengan

importancia para su conservación permanente como Archivo Histórico,

conforme a lo previsto en la Circular y Ley de Archivos vigente.

Facilitar la circulación de los documentos dentro de las diversas estructuras

del Sistema Institucional de Archivos (Archivo de trámite y Archivo técnico

semiactivo de la PAOT), obteniendo una economía de recursos en la

conservación de Archivos.

III. Importancia del Catálogo de Disposición Documental Con la emisión de su Catálogo de Disposición Documental, la Procuraduría

Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal (PAOT), cuenta ya

con las principales herramientas para la Administración de Documentos y la

Gestión de los Archivos de la institución, pues como parte de los trabajos de

modernización que se emprenden en ella y de conformidad con la normatividad

oficial en la materia, se ha integrado ya un Sistema de Clasificación de

expedientes y un método de valoración documental que permitirá la puesta en



marcha de procesos permanentes de administración de documentos dentro de la

institución.

El Catálogo de Disposición Documental que se presenta en este documento, es,

sin embargo, un documento perfectible, que requiere de actualizaciones

constantes, por lo que, una vez que se modifiquen, reduzcan o amplíen las

funciones de la PAOT, deberá actualizarse la información del Catálogo

pertinentemente.

Entre tanto, contar con este instrumento le permitirá al organismo establecer un

flujo constante de su información archivística, tener un mejor control de su

información documental, identificar los testimonios históricos que produzca la

institución, así como depurar documentación irrelevante, conforme a la legislación

y normatividad que emitan las autoridades competentes, manteniendo una sana

distribución y uso de los espacios para el almacenamiento de expedientes dentro

de los archivos administrativos del organismo.

IV. Uso del Catálogo de Disposición Documental Todas las Unidades Administrativas de la PAOT contarán con el Catálogo de

Disposición Documental, en el que se describen las series documentales que se

producen y manejan en el organismo. Sin embargo, para facilitar su uso, las

Unidades Administrativas podrán elaborar, con base en el Catálogo de Disposición

Documental, sus Catálogos específicos, seleccionando sólo aquellas series

documentales que correspondan con sus funciones sustantivas y adjetivas. En

cualquier caso, dentro del Catálogo de Disposición Documental se describen los

siguientes elementos:



Código de la Serie Documental (de conformidad con el Sistema de

Clasificación de Asuntos de la PAOT)

Nombre o denominación genérica de la Serie

La Valoración de las series, esto es, su carácter administrativo, legal y fiscal

Las vigencias o plazos de retención que se darán a los expedientes de

cada una de las series en las diversas Unidades Archivísticas de la PAOT,

esto es, en los Archivos de Trámite y en el Archivo de Concentración y el

Archivo Técnico Semiactivo de la institución, con la sumatoria de la vigencia

asentada en una columna del Catálogo.

Las técnicas de selección de la serie, esto es, su disposición documental

que puede ser, la selección de todos los expedientes de la serie, en forma

física o digital, si posee valores históricos o permanentes, la selección de la

serie aplicando un muestreo representativo de toda la serie y eliminación

del resto o la depuración definitiva de los expedientes de la serie, si acaso

éstos, al término de su fase activa o semiactiva, carecen de valores

secundarios o permanentes, que no obliguen a su conservación como

información histórica.

Se registran también posibles observaciones a las series y los plazos o

período de reserva de los expedientes que se hayan considerado como

información confidencial o reservada.

De este modo, cada una de las series y, consecuentemente, de los expedientes

que las constituyen, tiene marcada, por así decirlo, su historia institucional, esto

es, su ciclo vital, en virtud de que, desde su origen, se podrá saber si los

expedientes se integrarán, al término de su ciclo, al Archivo Histórico de la

Institución, o si podrán depurarse, con arreglo a las disposiciones contenidas en el

propio Catálogo y de conformidad con el mecanismo que la instancia



correspondiente para los Entes Públicos del Distrito Federal, tenga establecido

para operar oficialmente las depuraciones de archivos vencidos.

El uso del Catálogo de disposición documental es relativamente sencillo, sin

embargo, para su correcta utilización como una herramienta que permitirá tener

desahogados a los archivos de la PAOT, no sobresaturar los espacios de archivo,

mantener actualizada la información de los mismos y provocar la circulación

adecuada de los expedientes que estos resguarden, se basa en una serie de

condiciones esenciales que hay que tener en consideración:

Primero.- Tener los expedientes de los archivos de trámite de la PAOT

cabalmente clasificados, esto es, identificados, agrupados y sistematizados.

Segundo.- Tener inventariados los expedientes de cada archivo, con el objeto de

reconocer sus características, ubicación, período y volumen, así como mantener

actualizados estos inventarios.

Tercero.- Conocer con precisión los plazos de retención o prescripción de las series documentales que se manejen en las Unidades Administrativas de la PAOT. Cuarto.- Mantener en buen estado de conservación los expedientes en cada

Archivo de Trámite y,

Quinto.- Revisar periódicamente el Catálogo para elaborar, con base en él, los

calendarios de caducidad de los expedientes que se manejen en la Unidad

Administrativa de adscripción

Una vez que se conocen los elementos anteriores, los responsables de los

Archivos de Trámite procederán a utilizar el Catálogo de Disposición Documental

con el objeto de realizar las acciones siguientes:



1) Cotejar la información de los inventarios de expedientes de su archivo con

el Catálogo de Disposición Documental, labor que deberá hacerse al menos

una vez al año.

2) Preparar el calendario de caducidades asociado a los expedientes de todas

y cada una de las series documentales que se manejen en su archivo de

Trámite. El Calendario de caducidades es solamente un listado de los

expedientes que están próximos a concluir con su plazo de retención en el

Archivo de Trámite, señalando la fecha en que deberán transferirse, de

conformidad con la siguiente distribución:

Si se trata de documentación administrativa: al Archivo de

Concentración de la institución, bajo la responsabilidad de la

Coordinación Administrativa de la PAOT.

Si se trata de documentación sustantiva o técnica producida por las

Subprocuradurías, es decir, expedientes de investigación de

denuncias y investigaciones de oficio concluidas, así como por la

Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias de la

Institución: al Archivo Técnico Semiactivo, ya que está bajo la

responsabilidad de la Coordinación de Asuntos Jurídicos y

Recepción de Denuncias de la PAOT.

3) Con el calendario de caducidades, el responsable del Archivo de Trámite de

cada Unidad Administrativa, deberá separar físicamente los expedientes

que prescribirán en su Unidad y, al propio tiempo, levantará el registro -

inventario de Transferencia Primaria (ver anexo II). En la Unidad de Archivo

de Concentración o en el Archivo Técnico Semiactivo, no se recibirán

expedientes que no estén debidamente relacionados en el inventario de

Transferencia primaria.



4) Cuando se trate de documentos administrativos, una vez que se realice el

inventario de transferencia primaria, el responsable del Archivo de Trámite

de cada Unidad Administrativa colocará en cajas específicas para ello (AG-

12), los expedientes que serán objeto de transferencia al Archivo de

Concentración a cargo de la Coordinación Administrativa de la PAOT,

etiquetará la caja señalando el nombre de la Unidad Administrativa

remitente, su clave de identificación, la cantidad de expedientes

administrativos que contiene la caja, el número de caja, el período que

cubren los mismos y el nombre del responsable de la transferencia, así

como el Visto Bueno del titular de la Unidad Administrativa de adscripción.

5) Dentro de cada caja se pondrá una copia del inventario de transferencia,

con el objeto de que, al ser transferidas al Archivo de Concentración, se

pueda hacer un cotejo de la documentación que se ha recibido en estos

Archivos.

6) Adicionalmente, el inventario de transferencia en original se anexará al

oficio de solicitud que se presente ante el Área encargada de la recepción

de los acervos semiactivos, según corresponda, de la PAOT, para la

autorización de la transferencia respectiva y cada uno de los Archivos de

trámite conservará una copia del inventario de la documentación

transferida.

7) Cuando se trate de expedientes de denuncias o actuaciones de oficio

concluidas, la Subprocuraduría correspondiente remitirá periódicamente los

expedientes que serán objeto de transferencia primaria, para la cual podrá

usar el formato de inventario de transferencia primaria en lo que le sea



aplicable, señalando el nombre de la Unidad Administrativa remitente, su

clave de identificación, la cantidad de expedientes que remite, el período

que cubren los mismos y el nombre del responsable de la transferencia, así

como el Visto Bueno del titular de la Unidad Administrativa de adscripción.

8) La Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias, será la

responsable de la autorización y recepción de la documentación técnica en

el Archivo semiactivo que estará bajo su responsabilidad (expedientes de

denuncias y expedientes de investigaciones de oficio), mientras que será la

Coordinación Administrativa, la unidad encargada de recibir y autorizar las

solicitudes de transferencia de la documentación administrativa, al Archivo

de Concentración, que estará bajo su responsabilidad.

9) Con la autorización para la transferencia primaria que reciba por parte de la

instancia competente, el responsable del archivo de trámite procederá a

llevar a las instalaciones del Archivo de Concentración o del Archivo

Técnico Semiactivo, según sea el caso, en la fecha y hora que le sean

señaladas en la autorización, los expedientes a transferir y realizar la

entrega de las cajas que los contienen, en coordinación con el titular del

Archivo de Concentración o el responsable del Archivo Técnico Semiactivo,

según sea el caso.

10) A su vez, utilizando el Catálogo de Disposición Documental, los

responsables del Archivo de Concentración y el del Archivo Técnico

Semiactivo, respectivamente, procederán, del mismo modo, a realizar las

acciones para la transferencia secundaria de los expedientes que se

consideren como Archivo Histórico a la Unidad responsable de su



resguardo o bien a preparar la documentación que así proceda, para su

baja definitiva.

11) Los responsables del Archivo de Concentración o del Archivo Técnico

Semiactivo, consecuentemente, procederán también, para la

documentación que prescriba en sus plazos de vigencia primaria,

administrativos, legales y fiscales y que estén resguardados en la unidad de

archivo bajo su jurisdicción, a realizar las actividades siguientes:

Preparar el calendario de caducidades de los expedientes

concentrados

Separar físicamente los expedientes objeto de transferencia

secundaria, del cuerpo del Archivo de Concentración o del Archivo

Técnico Semiactivo

Elaborar el inventario de transferencia secundaria para el traslado de

los expedientes al Archivo Histórico

Etiquetar las cajas que se promuevan en la transferencia secundaria

Entregar al Archivo Histórico la documentación.

Levantar un Acta de entrega de los expedientes

Finalmente, preparar los inventarios de la documentación que

proceda para su depuración definitiva, separar los expedientes del

cuerpo del archivo y solicitar a la entidad competente en la materia

dentro del gobierno de la ciudad de México, conforme se prevea en

la legislación vigente, que se realicen las gestiones oficiales para

recabar el dictamen y autorización de baja definitiva de los materiales

documentales que así procedan, de acuerdo con el Catálogo de

Disposición Documental de la PAOT.



V. Notas finales De acuerdo con lo descrito, el Catálogo de Disposición Documental tiene una

importancia técnica de primer nivel, pues gracias a él, los documentos de la PAOT

pueden circular eficientemente en el conjunto de las unidades archivísticas que

conformarán el Sistema Institucional de Archivos de la Procuraduría Ambiental y

del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Al propio tiempo, esta

herramienta se constituye como una norma para la conservación de archivos

históricos o de valor permanente, así como una herramienta para facilitar la

depuración de los documentos que no posean valores residuales a los que

motivaron su creación.

El Catálogo, al contener también las disposiciones para la reserva de la

información archivística considerada como Pública ó de acceso restringido,

permite a su vez, con precisión, determinar los plazos para la consulta pública de

información de acceso restringido en su modalidad de reservada,

complementarios a los plazos de conservación archivística contenidos en el propio

Catálogo.



ANEXO I

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, a través de la Dirección de Recursos Materiales y en cumplimiento al numeral 7.5.13 y 7.5.7 de la Circular Uno vigente, Normatividad en Materia de Administración de Recursos, en la que señala con el fin de que los instrumentos de control archivístico que elabores las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades sean homogéneos, la Dirección General proporcionará los formatos para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. El Catálogo de Disposición Documental, e el instrumento que registra de manera general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación y vigencia documental en los archivos de trámite y concentración; y en su caso, la clasificación asignada a la información como reservada ó confidencial y la determinación de su destino final al término de su vigencia. El formato del Catálogo de Disposición Documental deberá contener al menos los siguientes campos:

I. Encabezado del Catálogo con el logotipo y denominación del Órgano Administrativo, así como el nombre del instrumento, esto es, “Catalogo de Disposición Documental”, y el número total de fojas que lo integran;

II. Año y, en su caso, clave de formato del Catálogo;

III. El Contenido del Catálogo deberá integrarse con columnas en las que

se describirá al menos la siguiente información:



ANEXO I

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Letra Concepto Descripción A Órgano

Administrativo Se anotará el nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Órgano Político Administrativo ó Entidad

B Clave Se anotará la clave correspondiente de la serie documental que se relaciona en el catálogo

C Serie Se anotará el nombre de la serie documental, que se relaciona con la clave del concepto anterior.

D Tipología Documental de los Expedientes

Tipos de documentos de archivo que integran a los expedientes de la serie, por ejemplo: Serie de seguros (contrato, póliza, estados de cuenta, modificaciones, primas y otros documentos, etc.)

E Tipo de Documento Valoración de los documentos de archivo: administrativa, legal y fiscal.

F Vigencia Vigencia o plazos de retención de los expedientes asociados a cada una de las series que se describen en el Catálogo: Vigencia en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración.

G Destino Final Disposición documental destinada a describir el destino final de los documentos de archivo al término de su vigencia.

H Clasificación de la Información

Se indicara si la serie correspondiente se encuentra clasificada como información restringido o confidencial, se marcaran con una cruz.



ANEXO I

CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Oficina de la C. Procuradora

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS

EXPEDIENTES DE LA SERIE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL

CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

ARCHIVO EN

TRAMITE

ARCHIVO DE CONCENTRAC

IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA

L

1 Correspondencia General

2 Minutario

3 Consejo de Gobierno

4 Comité Técnico Asesor



ANEXO I


Subprocuraduría de Protección Ambiental

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Investigación de Denuncia

Ambiental y Territorial

4 Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial

5 Sistema de Gestión de

Calidad

5 Dictámenes Ambientales y

Territoriales



ANEXO I


Subprocuraduría de Ordenamiento Territorial

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario



4 Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial


Territoriales



ANEXO I


Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Archivo de Concentración

4 Archivo Histórico



5 Investigación de Oficio Ambiental y Territorial

6 Derechos Humanos




Territoriales

8 Convenio con Autoridades

9 Juicios de Amparo

10 Denuncia Administrativa

11 Denuncia Penal

12 Recurso de Inconformidad

13 Juicios de Nulidad

14 Juicios Laborales



ANEXO I


Coordinación Técnica y de Sistemas

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Solicitudes de Servicio de

INTRANET y SASD

4 Capacitación

5 Programas y Planes de

Trabajo



ANEXO I


Coordinación de Participación Ciudadana

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Memoria de Eventos

4 Síntesis Informativa

5 Propiedad Industrial e

Intelectual



ANEXO I


Coordinación Administrativa

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Informes Programáticos

4 Nómina

5 Presupuesto

6

Control de Asistencia, Prestaciones y

Credencialización

7 Contabilidad

8 Contratos



9 Cuenta Pública

10 Expediente de Personal

11 Contratación por Honorarios Asimilados a Salarios DAP’s

12 Recursos Humanos

13 Programa de Inventarios de

Bienes Instrumentales

14

Elaboración de Manuales Administrativos en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales

15

Informe sobre Contrataciones realizadas al amparo de los Art. 54 y 55 de la Ley de Adquisiciones

del D.F.



ANEXO I


Oficina de Información Pública

CLAVE

SERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA QUE

INTEGRAN LOS


VALORES PRIMARIOS

VIGENCIA (AÑOS)

DESTINO FINAL



ARCHIVO EN

TRAMITE



L


2 Minutario

3 Asesoría

4 Solicitudes de Información

Pública

5 Comité de Transparencia



INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LOS FORMATOS DE INVENTARIOS Los inventarios son los instrumentos de consulta que describen las series ó expedientes de un archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto de los archivos de Trámite, Concentración y, en su caso, Histórico, así como para la eliminación de documentos si valor secundario. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades deberán contar con los Inventarios de Descripción Básica de los expedientes y series que se encuentren depositados en los diversos archivos de la institución, en los que deberá registrarse la información que permita la plena identificación, descripción y localización de los expedientes y series que se incluyen en los propios inventarios. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades deberán contar al menos con los siguientes inventarios: a) Inventarios de los Archivos de Trámite; b) Inventarios de Transferencia Primaria; c) Inventarios de Archivo de Concentración; d) Inventarios de Trasferencias Secundaria, en su caso; y e) Inventarios de Depuración o Baja de Expedientes

Letra Concepto Descripción

A Unidad Administrativa Es el nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado y/o Entidad que este generando el inventario.

B Área Unidad Administrativa que genere el inventario C Fecha de Registro La fecha de elaboración del inventario D Número Progresivo Número progresivo



E Asunto Es la serie documental que se va a inventariar por ejemplo (Investigación de Denuncia, Minutario, Correspondencia General, etc.)

F Periodo Es el año en que se generó la serie documental. G Unidad de Instalación Describir si el expediente se encuentra ordenado en carpeta, fólder,

engargolado, etc. H Clasificación Es la clave que tiene la serie documental I Ubicación Describir en donde se ubica el expediente, por ejemplo: (Archivero No. 1,

gaveta 3), (Anaquel No.4, entrepaño No. 5) etc. J Acceso Marcar si es de acceso restringido, reservado y/o confidencial K Observaciones Si la hay L Nombre y firma del Responsable del

Inventario Nombre y firma del servidor público designado responsable de la información,

M Nombre y Firma de la Unidad Administrativa

Nombre y firma del servidor público designado responsable de la Unidad Administrativa.



FORMATO DE INVENTARIO

Unidad Administrativa: (A) Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.

Area: (B) Fecha de Registro (C)

No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones

(D) (E) (F) (G) (H) (I) (J) (K)

(L)

Nombre y Firma

(M)

Nombre y Firma



INVENTARIO GENERAL (TRÁMITE)

Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.

Area: Fecha de Registro


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Responsable del Archivo de Trámite

Nombre y Firma

Titular de la Unidad Administrativa

Nombre y Firma



INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA




1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Entrega Titular de la Unidad Administrativa

Nombre y Firma

Recibe Responsable de Archivo de Concentración e

Histórico

Nombre y Firma



INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Autoriza Transferencia Titular de la Unidad Administrativa

Nombre y Firma

Recibe Transferencia Responsable del Archivo de Concentración e

Histórico

Nombre y Firma



INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN




1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Responsable de Archivo de Concentración e Histórico

Nombre y Firma

Titular de la Oficina de Control y Gestión

Nombre y Firma



INVENTARIO DE DEPURACIÓN O BAJA DOCUMENTAL




1

2

3

4

5

6

7

8

Titular de la Unidad Administrativa

Nombre y Firma

Responsable de Archivo de Concentración e Histórico

Nombre y Firma

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