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Guía 6:

Operaciones de negocios básicas para el empresario

Las decisiones operacionales inteligentes son parte de una fórmula de negocios de éxito.

Guide 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario

n INTRODUCCIÓN

Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas

por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que

está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de

empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,

así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para

alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como

usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos

lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones

inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y

dinámico sector de la pequeña empresa.

n Visión general

Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,

el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un

aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su

negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para

tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias

de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía

incluirá los cinco tópicos siguientes:

• Forma de organización legal de la empresa

• Operaciones físicas del negocio

• Regulaciones y directivas de negocios

• Operaciones financieras del negocio

• Gestión de operaciones diarias

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página �

Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre

mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para

asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa

Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe

tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras,

qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal

básicas incluyen las siguientes:

• Propietario único

• Sociedad de personas (colectiva o limitada)

• Sociedad anónima (C y S)

• Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited

Liability Company)

Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía.

Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad

financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en

el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de

responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada

– en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que

haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su

compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal

como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual

deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en

el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción

entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas

financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales

para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

Sopese cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada una de las formas de organización legal de la empresa, antes de escoger una.



juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización

legal de la empresa.

Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños

negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público

colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece

una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más

información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/

starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresaPropietarios Responsabilidad

personalDocumentos de

formaciónImpuestos Administración

Propietario único

Un propietario

Responsabilidad ilimitada por las obligaciones de la empresa

Ninguno, pero podría necesitarse un Certificado de adopción de nombre comercial

El negocio no es gravado con impuestos. Se gravan con impuestos las ganancias y pérdidas del propietario gravado.

Propietario

Sociedad colectiva

Número ilimitado de socios solidarios

Responsabilidad personal ilimitada por las obligaciones de la empresa

Ninguno, pero puede necesitarse un Contrato de Sociedad Colectiva General para establecer las obligaciones de los socios

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios.

Los socios tienen Iguales derechos de administración, salvo que acuerden lo contrario.

Sociedad limitada

Número ilimitado de socios

Responsabilidad personal ilimitada de los solidarios; la responsabilidad de los socios comanditarios es en general sobre la base del monto de la inversión

Certificado de sociedad limitada

Contrato de sociedad limitada


El socio solidario administra el negocio, sujeto al Contrato de responsabilidad limitada.





Sociedad anónima gravada bajo Subcapítulo C del Código de Impuestos Internos

Número ilimitado de accionistas

Responsabilidad ilimitada

Escritura de constitución

Estatutos

Impuesto a las ganancias de la sociedad

El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa.

Sociedad anónima “S” (“S” Corporation)

Limitada – hasta 75 accionistas



Estatutos

Elección de Sociedad Anónima S (S Corporation) de IRS y Estado

El negocio no es usualmente gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los accionistas.


Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Número ilimitado de miembros


Escritura de fundación

Acuerdo de operación

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los propietarios.

Establecida mediante el acuerdo de operación.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades

de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos

aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.

Proprietario único

TEsta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente laEsta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la

más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de

menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse

a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

Muchos pequeños negocios comienzan como propietarios únicos.

nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del

Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene

responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario.

Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja

tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor

reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito

financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo

todo un reto.

Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a

pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas,

restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros

vecindarios

Sociedad de personas

Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño

número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar

en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de

personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria,

existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el

socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido

en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad

de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del

negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de

contratos formales por escrito.

Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación

en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse

y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas

deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos

financieros.

Cuando empiece un negocio, analice cuidadosamente todas las opciones de las formas de organización.

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Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación

estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección

de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios

tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma

de organización distintiva que permite obtener un número de identificación

tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio,

todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son

personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una

LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los

requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían

de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y

procedimientos vigentes del estado donde opera.

Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha

decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario

único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada.

Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor”

para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y

desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas

las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted.

Aun cuando cada negocio es único, existen muchas características básicas comunes a todos ellos.

Actividad: Revise el cuadro de formas de organización de la empresa yRevise el cuadro de formas de organización de la empresa y

piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:

• ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir?

• De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi

negocio?

• ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción?

• ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?


II. Operaciones físicas del negocio

Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá

pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se

incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que

necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y

capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a

fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción.

Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas

básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre

operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit

line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del

negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como

propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen

bien y se integren eficazmente.

• Localización e instalaciones

¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su

negocio?

Hoja de trabajo: Haga los cálculos

Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo

anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones

siguientes?

• ¿Costo anual de alquileres?¿Costo anual de alquileres?

• ¿Costo anual de arrendamiento?¿Costo anual de arrendamiento?

• ¿Costo anual de compra?¿Costo anual de compra?

Tomando en cuenta mi situación financiera actual,

¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor

decisión financiera del negocio para mí?

Aun cuando su negocio sea pequeño ahora, es una buena idea planear para la expansión.


Muchos negocios confían en otros negocios en cuanto a la experiencia y asistencia.

¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería

construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi

negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los

empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico,

estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes.

Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados,

distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun

cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa.

Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones

existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado

final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las

instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad

determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O,

¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para

albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro?

También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos

propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente

dinero a usted.

• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento

¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en

arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto

con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable,

comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas

respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank.

com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/

credit.htm

• Empleados

Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo

contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los



necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y

desventajas de las diferentes opciones?

• �sistencia profesional�sistencia profesional

Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar

a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del

negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,

muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras

y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de

la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo

qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y

hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo

e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir

a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que

incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como

Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su

negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar

los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.

Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de

operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad

y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La

decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier

manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar

a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y

los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una

idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre

la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su

decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y

los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y

competencia es normalmente una combinación ganadora.


Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos

profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia.

�ctividad

Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,

haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto

final.

Operaciones físicas ¿Se aplica esta operación física a mi negocio? (Sí o no)

Si la respuesta es “Sí”, ¿cuáles son mis necesidades?

Localización e instalaciones

Equipo de operaciones y mantenimiento

Equipo de producción y materiales

Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas:

• ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas?

• ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios

Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la

operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas

regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local,

estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que

escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía

que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios

en los impuestos y regulaciones.

Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,

destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad

intelectual, documentos legales y seguro del negocio.

Formación del negocio

Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo

mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos

los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes

puntos:

• Gobierno federal

Número de identificación del empleador – Formulario SS-4

No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre

existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,

debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como

Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de

Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las

declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que

envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario

SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.

Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de

presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del

Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Los trámites para la obtención de permisos y licencias son un paso importante para que su negocio sea legal.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 1�


Verificación de empleo – Formulario I-9

Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario

de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e

Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como

empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible

para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en

el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and

Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/

businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

• Gobierno del estado

Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos

que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar

su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del

ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.

Registro del negocio

Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un

estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener

un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de

derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año.

Licencia del impuesto a las ventas

Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las

ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del

impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones

más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department

of Revenue) del estado.

Escritura de fundación (de la forma de organización LLC)

Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de

Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Los negocios están sujetos a diferentes tipos de impuestos.

fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un

pago de derechos por el trámite de presentación.

• Gobierno local (Ciudad y condado)


Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un

nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre

comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina

del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las

regulaciones correspondientes.

Permisos y licencias

¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos

de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los

requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la

localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado

o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las

licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción,

leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre

el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los

requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario

de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para

determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo.

Impuestos

La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted

ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos

impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,

el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos

de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través

El impuesto a las ventas pagado por los negocios varía según dónde se encuentren ubicados.



del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/

businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.

• Impuesto a la renta

Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a

la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del

estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,

como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y

reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.

• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina)

Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance

Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del

trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por

ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá

que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo

haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así

como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El

Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido

por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y

completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar

la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los

sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma

trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)

del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las

contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el

FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal.

Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del

empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

Es importante proteger sus ideas originales con patentes y copyrights.

• Reporte y pagos del impuesto a las ventas

Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto

a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los

impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El

impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma

mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el

Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los

requisitos correspondientes y el proceso de pago.

• Impuestos sobre artículos de uso y consumo

Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa

ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar

los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente

de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes:

• Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios

ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la

dependencia local del IRS.

• Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una

gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través

del Internet, en www.irs.gov

• Small Business �dministration – La Small Business Administration o

SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una

variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo

entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su

oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

La propiedad intelectual puede ser tan valiosa como la propiedad física. Proceda a su protección.



Propiedad intelectual

Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la

“propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la

administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre

una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales

o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales,

derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas

necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas

medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los

derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a

materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es

necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar

sus derechos de propiedad intelectual.

El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También

necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de

prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.

• Patentes

La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso

es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que

otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener

derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.

Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de

examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente

de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark

Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda

inicial para determinar si una patente realmente existe.

• Marcas comerciales

Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.

Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo


(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial

usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®)

de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción

legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de

Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe

un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza

de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener

más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo,

dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.

• Derechos de autor

Sin importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajoin importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo

las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de

autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,

anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que

efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del

ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un

“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar

un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una

cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas

dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para

usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.

• �cuerdos de confidencialidad

Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando

uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de

autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de

las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.

Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de

negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las

partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,

usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

El seguro es otro aspecto crítico de la protección de la inversión de su negocio.


acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información

confidencial de su negocio.

Documentos legales

Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan

la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,

contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.

El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades

desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,

familiarícese con las normas de la industria de su negocio.

Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la

operación de su negocio.

• Contratos

Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones

que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos

patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que

cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde

contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por

correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado

bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor

defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.

Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá

incluir todos o algunos de los componentes siguientes:

√ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato

• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de todas las partes.

• �ntecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del proyecto y suposiciones o supuestos claves.

Trate de conocer los tipos de responsabilidad que cubre su póliza de seguro.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página �0

• Obligaciones. ¿Cuáles son las obligaciones a cumplir por cada una¿Cuáles son las obligaciones a cumplir por cada una de las partes y para qué fecha, etc.?

• Términos del contrato. La duración y renovación y el procedimiento de la extensión, de ser necesario.

• Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino cómo se determinó el precio.

• Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a plazos, en un solo monto global), etc.

• Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto, etc.

• Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final.

• Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes del tiempo previsto, etc.?

• Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

• �rriendamiento

Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten

al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del

contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en

todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,

porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El

mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y

responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de

que surjan dudas.

• Contratos de ventas

El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de

los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,

desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

Una buena contabilidad es algo básico para las operaciones de su negocio.


ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta

particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta

deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar

algo que no sea negociable.

Seguro

El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos

asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,

considere las siguientes opciones de seguro.

• Seguro de propiedad del negocio

Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las

pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio,

inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros

El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su

negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera

potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a

terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o

daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también

los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil,

responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante.

• Seguro de accidentes de trabajo

Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de

una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados

con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un

fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores

que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página ��

• Seguro en exceso del monto asegurado

El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una

decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima

y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el

Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la

póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su

responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que

exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial.

• Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo

Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre

al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador

frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados

potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza,

incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras

alegaciones relacionadas con el empleo.

IV. Operaciones financieras del negocio

Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas

de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de

contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a

otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para

proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal

(véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una

relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia

financiera.

Sistema contable

Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de

control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y

procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Lleve cuentas actualizadas de lo que se le debe a su negocio y por quién.


de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores,

etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas

financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:

• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y

pérdidas)

La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo yLa cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y

calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar

su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga

el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son

usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma

más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera

del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre

comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las

cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular

impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas.

Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la

base de las necesidades de su negocio.


Cuenta de resultados

Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________

Ingresos/ ventas brutas

�enos devoluciones�enos devoluciones

�enos descuentos�enos descuentos

�enos deudas incobrables�enos deudas incobrables

Intereses, alquiler, regalías

Reintegros, reembolsos

Total Ingresos

G�STOS

Costo de productos vendidos

Nómina

Impuestos, excepto el impuesto a la renta

Gastos de ventas

Alquiler de oficina, otros gastos

Costos de equipos, otros

Teléfono

�arketing, anuncios, promoción

Intereses de préstamos

Cobros bancarios

Viajes y entretenimiento

Aportes

Servicios públicos

Beneficios, salud

Beneficios, incapacidad

Seguro, negocio

Honorarios profesionales

�illaje

Envío y porte de correo

Almacenamiento, otros

Varios

Total gastos

Ingreso neto

�enos impuesto a la renta

INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

El flujo de caja será importante para las operaciones diarias de su negocio.


• Balance general

El balance general le da una imagen instantánea de la condición financieraEl balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera

de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio.

Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el

patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general

muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe

(pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo

representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras

comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia.

Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por

cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero

que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca

cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que

la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las

cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.


Balance general (al: _________________)

Compañía: ___________________________ Fecha: ______________

Último mes Este mes

�ctivo

Efectivo

Inversiones

Cuentas por cobrar

Inventario

Gastos pagados por adelantado

Otros activos corrientes

Terreno

Construcciones

Inversiones a largo plazo

Intangibles

Otros activos

TOT�L �CTIVO

Pasivo y patrimonio neto

Pagarés de corto plazo

Deuda de largo plazo

Cuentas por pagar

Gastos acumulados

Impuestos por pagar

Préstamos a accionistas

Otros pasivos corrientes

Bonos por pagar

Acciones comunes

Capital pagado

Dividendos sin distribuir

Otros:

TOT�L P�SIVO Y P�TRIMONIO NETO

Patrimonio neto (Total Activo – Total pasivo = Patrimonio neto)

La teneduría de libros es un componente necesario para operar un negocio.


• Estado de flujo de efectivo

La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, deLa mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de

cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado

de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir

ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus

facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para

asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena contabilidad de sus activos.


Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses

Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 NOTAS

Fuentes de flujo de efectivo

Ingreso neto después de impuestos

Depreciación

Reducción de inventario

Incremento de cuentas por pagar

Incremento de la deuda de largo plazo

Otras obligaciones

Costos de capital y operación

Retiros o dividendos de propietarios

Incrementos de inventarios

Incrementos de cuentas por cobrar

Disminución, cuentas por pagar

Gastos de capital


Incrementos de activos

Reducción de obligaciones

TOTAL DESEMBOLSOSDE EFECTIVO

FLUJO DE EFECTIVO MENSUAL

FLUJO DE EFECTIVO ACUMULATIVO

+ or –

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.


Contabilidad y libros contables

Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea

correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor

garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario

es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los

recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro

mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario

y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el

sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma

impresa como respaldo.

Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su

ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio

generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques

cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de

su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.

• Recibo de entrada bruta

En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo

la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas,

comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc.

• Recibo de compras

En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso

de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir

cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta

con tarjeta de crédito, facturas, etc.

• Recibo de gastos

En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su

negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta


de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja

chica de pequeñas compras, etc.

• Recibo de gastos especiales

Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con

el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a

los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc.

• Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a

las ventas, etc.)

Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos,

etc., deben conservar copias para fines de documentación.

• �ctivo

Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso

que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras

y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las

partidas del activo:

• Cuándo lo adquirióCuándo lo adquirió • Las pérdidas, etc.Las pérdidas, etc.

• Precio de compraPrecio de compra • Cómo se uso el activoCómo se uso el activo

• Costos de mejoras, de ser elCostos de mejoras, de ser el caso

• Cuándo y cómo dispuso delCuándo y cómo dispuso del mismo

• Deducciones porDeducciones por depreciación

• Precio de venta junto conPrecio de venta junto con gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias

Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado

las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar

atención al proceso de la gestión diaria.


¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos

de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones

de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los

procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones?

Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de

su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea

un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la

producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas

operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos

no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente,

su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos.

Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las

pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad

de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para

mantener la fluidez de las operaciones en su negocio?

OPER�CIONES DEL NEGOCIO EN UN� GESTIÓN DI�RI� TÍPIC�

Primero: Proceso de producción

Segundo: Estándares de producción

Tercero: Terminación satisfactoria del producto

Cuarto: Gestión de inventario

Quinto: Facturación y proceso de cobranza

c

cc

cc

ccc


PRIMERO, examinemos el proceso de producción.examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender

perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la

siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y

ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.

¿Tengo un proceso

establecido?(Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de producción

• ¿Son accesibles y están disponibles las materias primas¿Son accesibles y están disponibles las materias primas que sean necesarias?

• ¿Es accesible y está disponible el equipo que sea¿Es accesible y está disponible el equipo que sea necesario?

• ¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su trabajo?

• ¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales de producción?

• ¿Pueden moverse los materiales y suministros con¿Pueden moverse los materiales y suministros con facilidad y seguridad?

• ¿Gozarán de seguridad los empleados?¿Gozarán de seguridad los empleados?

• ¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes del producto final?

• ¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la producción?


SEGUNDO, examine los estándares de producción.examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para

su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona

o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable

de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona)

o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como

resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El

dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una

recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de

la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes

personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos

trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil.

Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente

necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a

ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el

volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan

ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido

pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su

pequeño negocio para una mayor eficiencia.

¿Tengo un proceso


Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Aplico los estándares de la industria para producir mi¿Aplico los estándares de la industria para producir mi producto?

• ¿�e dan una ventaja competitiva los estándares de¿�e dan una ventaja competitiva los estándares de producción que aplico?

• ¿Se produce el volumen necesario con los estándares de¿Se produce el volumen necesario con los estándares de producción que aplico?


¿Tengo un proceso



• ¿Sirven de soporte mis estándares de producción para¿Sirven de soporte mis estándares de producción para un flujo positivo de las materias primas, mano de obra, equipo y transportación del producto final?

• ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los estándares de producción?

TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad

para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?

¿Tengo un proceso


Lista de verificación de operaciones del negocio: Terminación satisfactoria del producto

• ¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega de los productos?

• ¿Quién es responsable del procesamiento?¿Quién es responsable del procesamiento?

• ¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas para la terminación satisfactoria del producto y para finanzas?

• ¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?

• ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la terminación satisfactoria del producto?


CU�RTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?

La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo

que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.

Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,

se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,

herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un

negocio exitoso.

¿Tengo un proceso


Lista de verificación de operaciones del negocio: Gestión de inventario

• ¿Cuento con un procedimiento de control de inventario¿Cuento con un procedimiento de control de inventario para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?

• ¿Existe una persona específica responsable del control de¿Existe una persona específica responsable del control de inventario?

• ¿Se toma un inventario físico en forma regular?¿Se toma un inventario físico en forma regular?

• ¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?

• ¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así, ¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?

• ¿Cuento con un proceso establecido para verificar la¿Cuento con un proceso establecido para verificar la calidad de la gestión de inventario?


QUINTO, examine el proceso de facturación y cobranza.examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos

producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque

la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es

parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser

más eficiente?

¿Tengo un proceso


Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de facturación y cobranza

• ¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?

• De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?

• Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedoSi no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo solucionar esos problemas?

• ¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para mi negocio?

• ¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de facturación?

• ¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y externos?

• ¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el proceso externo de cobranza?

• ¿En qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca¿En qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca recibidos?

n Resumen

Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas

funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son

importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con

un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,

estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en

formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una


separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios

de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular.

El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos

en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo

para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso

ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los

empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la

integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas

más fácilmente.

VI. Entonces, ¿Qué sigue?

Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará

las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita

para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la

producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y

aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.


VII. Glosario

ActivoTodo lo que usted posee que puede ser convertido en efectivo para pagar las deudas; normalmente las partidas figuran en orden de liquidez.

Adopción de nombre comercialUn nombre que una persona asume para usarlo en los negocios en lugar de su nombre personal. Se tramita la obtención de un certificado de adopción de nombre comercial en el palacio de justicia de la ciudad o condado.

Agente de ventasRepresentante independiente que contrata con un negocio para vender un producto por una comisión.

ArrendamientoAcuerdo contractual entre el propietario de una propiedad o equipo y el individuo que la toma en arrendamiento. Usado en referencia a la obtención de vehículos y equipo, espacio de oficina y personal.

Balance generalUn estado financiero que describe la posición financiera del negocio en un momento dado.

Centros de Desarrollo de los Pequeños Negocios Empresa Programa nacional financiado por la SBA y que cuenta con el apoyo financiero de cada estado. Brinda asistencia técnica gratuita en forma confidencial a los nuevos propietarios de negocios nuevos y existentes.

ContabilidadUn método sistemático para llevar contablemente las transacciones financieras.

Control de inventarioSistema contable para prevenir las carencias y reducir los costos de mantenimiento del inventario.

Controles internos Método contable diseñado para promover la eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y prevenir el fraude o error.

Cuentas por cobrarLos clientes que compran productos o servicios a crédito a su negocio figuran en una cuenta por cobrar hasta que efectivamente se reciba el pago por los mismos.

Cuentas por pagarDinero debido a los proveedores de productos o servicios. Las facturas normalmente vencen a los treinta días de la recepción del producto.

Flujo de procesoProducción que divide los procedimientos de productos en segmentos organizacionales. Un ejemplo podría ser los automóviles, donde la producción podría estar dividida de acuerdo con el bloque de cilindros, montaje del motor, y prueba del motor.

Forma de organización legalForma de constituir una empresa y desarrollar las actividades del negocio.

Fuerza de ventasEmpleados que trabajan a tiempo completo para un negocio y reciben todos los beneficios ofrecidos por la empresa, tales como jubilación, vacaciones y beneficios médicos, etc.

GastosCostos de operación incurridos por un negocio.

Gestión de operacionesLa gestión de las actividades diarias de un negocio.


Operaciones continuasActividad de producción que produce un producto estandarizado. Las materias primas son continuamente introducidas en el proceso de producción. La refinación de petróleo es una producción continua que produce el producto de petróleo estandarizado con el empleo de materias primas.

Operaciones de producción por pedido Negocio que produce los productos bajo una orden de pedido en lugar de anticiparse a la demanda.

Propiedad intelectualTodo concepto, idea, creación literaria, programa de computadora o trabajo creativo que es definible, medible y objeto de la propiedad de alguien por su naturaleza.

Responsabilidad ilimitada No existe distinción entre la responsabilidad del negocio y la responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona pueden ser tomados y aplicados a la cancelación de las deudas del negocio.

Responsabilidad limitadaLa limitación de la pérdida potencial de una persona a la cantidad invertida sin responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona no pueden tomarse para cancelar las deudas de un negocio.

SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) Agencia federal, financiada por la SBA, conformada por un grupo de empresarios retirados voluntarios, que brinda entrenamiento y apoyo a los pequeños negocios.

Small Business Administration (SBA)Agencia federal establecida para brindar servicios de información y educación, garantías de préstamos y asesoría para promover el desarrollo de la pequeña empresa.

Suministro externoEl disponer que un servicio o producto sea suministrado o producido por otro.

Teneduría de librosAsiento de las transacciones del negocio y reconciliación de las actividades de la empresa.


VIII. Recursos �dicionales

Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado.

WebsitesAmerican Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com

Association for Enterprise Opportunity (AEO)La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa”www.microenterpriseworks.org

La revista Business Week www.businessweek.com

Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/citibusiness

Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867

eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com

La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com

Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresashttp://www.exim.gov/products/special/smallbus.html

La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com

La revista FORBES www.forbes.com

FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb

INC Magazine http://inc.com

Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educaciónhttp://www.kauffman.orghttp://www.eventuring.org

Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y máswww.nawbo.org

Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionaleshttp://www.nationalbusiness.org

Online Women’s Business CenterOfrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov

SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org

Small Business AdministrationSe esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales.http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/sbdc

Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana.http://www.nhshp.org

Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos.http://www.dol.gov

Oficina de Patentes y Marcas de los Estados UnidosPromueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos.http://www.uspto.gov/

Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistadhttp://www.ypo.org/learning.html

The Wall Street Journal Center for EntrepreneursContiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/

PublicacionesMinniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint.


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Guía 6:




n INTRODUCCIÓN











n Visión general


























Liability Company)





























Propietario único

Un propietario




Propietario

Sociedad colectiva






Sociedad limitada















Estatutos







Estatutos














Proprietario único













todo un reto.




vecindarios
















financieros.




























negocio?




















negocio?




siguientes?



























dinero a usted.








credit.htm

• Empleados







�ctividad



final.






Empleados





















puntos:





































Impuestos

























• Patentes
















Documentos legales









• Contratos
































que surjan dudas.











Seguro














































financiera.

Sistema contable










pérdidas)






















Total Ingresos

G�STOS


Nómina


Gastos de ventas



Teléfono



Cobros bancarios


Aportes

Servicios públicos

Beneficios, salud


Seguro, negocio


�illaje



Varios

Total gastos

Ingreso neto





• Balance general

















Compañía: ___________________________ Fecha: ______________


�ctivo

Efectivo

Inversiones

Cuentas por cobrar

Inventario



Terreno

Construcciones


Intangibles

Otros activos

TOT�L �CTIVO




Cuentas por pagar

Gastos acumulados

Impuestos por pagar



Bonos por pagar

Acciones comunes

Capital pagado


Otros:










Depreciación




Otras obligaciones






Gastos de capital







+ or –










las ventas, etc.)



• �ctivo





































c

cc

cc

ccc







¿Tengo un proceso












¿Tengo un proceso








¿Tengo un proceso
















negocio exitoso.

¿Tengo un proceso















más eficiente?

¿Tengo un proceso











n Resumen
















más fácilmente.








VII. Glosario















