guía del usuario datafox
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CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 8
DESCARGA DE INTERNET ............................................................................................ 9
REQUISITOS E INSTALACIN ...................................................................................... 11
REQUISITOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 11
ACCESORIOS OPCIONALES ................................................................................................ 11
DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR ................................................................................ 12
MICROSOFT WINDOWS XP.............................................................................................. 12
WINZIP ..................................................................................................................... 14
INSTALACIN DE DATAFOX PUNTO DE VENTA ............................................................. 15
EJECUCIN DEL SISTEMA .......................................................................................... 19
REGISTRO Y ACTIVACIN ........................................................................................... 20
VERSIN PARA RED (MULTIUSUARIO).......................................................................... 23
RED CON MS ACCESS ................................................................................................... 23
INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................ 25
BLOQUEOS DE CUENTA .................................................................................................... 25
CONFIGURACIN DEL SISTEMA .................................................................................. 27
BARRAS DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIN ................................... 27
DATOS DE LA EMPRESA ............................................................................................. 29
CATLOGOS ............................................................................................................... 29
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PERSONAL Y USUARIOS .............................................................................................. 31
USUARIOS .................................................................................................................... 32
LOGOTIPO DE LA EMPRESA ........................................................................................ 33
MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CMO HAGO PARA QUE SE VEA BIEN? .......................... 33
CONFIGURACIN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA...................................................... 34
SUCURSALES ............................................................................................................. 35
CONFIGURACIN DEL SISTEMA .................................................................................. 36
FUNCIONES DE BASE DE DATOS ................................................................................. 43
CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS ............................................................................ 43
OPTIMIZAR BASE DE DATOS .............................................................................................. 43
RESPALDAR Y RESTAURAR DATOS .............................................................................. 45
RESPALD0 ................................................................................................................... 45
RESTAURAR ................................................................................................................. 45
IMPORTAR INFORMACIN DESDE MS EXCEL ............................................................. 47
NORMALIZACIN ........................................................................................................ 53
PROVEEDORES .......................................................................................................... 54
ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS (INVENTARIO) ........................................................ 56
BARRA DE BSQUEDA ...................................................................................................... 57
INFORMACIN DEL INVENTARIO ......................................................................................... 57
NO CONOZCO LA SIMBOLOGA DE LOS CDIGOS DE MIS PRODUCTOS! ............................................. 58
CMO PUEDO CREAR MIS PROPIOS CDIGOS DE BARRA ................................................................. 58
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IMPRESIN DE CDIGOS DE BARRAS .......................................................................... 67
COMPRAS A PROVEEDORES ........................................................................................ 69
REGISTRAR COMPRAS/PEDIDOS ......................................................................................... 69
RECIBIDA ................................................................................................................................. 70
TIPOS DE CAMBIO ...................................................................................................................... 71
PRODUCTOS ............................................................................................................................. 71
IMPUESTOS Y DESCUENTOS ......................................................................................................... 72
BORRAR UN PEDIDO ................................................................................................................... 73
ACTUALIZAR INVENTARIO ............................................................................................................ 73
CATLOGO DE PRODUCTOS ........................................................................................ 74
VERIFICADOR DE PRECIOS ......................................................................................... 76
PRODUCTOS BAJA EXISTENCIA .................................................................................. 77
CAMBIOS DE PRECIOS ................................................................................................ 78
CAPTURAR EXISTENCIAS............................................................................................ 79
CONFIGURAR IMPUESTOS........................................................................................... 80
APERTURA DE CAJA ................................................................................................... 81
TASAS DE CAMBIO ..................................................................................................... 82
MOVIMIENTOS DE CAJA ............................................................................................. 83
INGRESOS Y RETIROS ...................................................................................................... 83
CIERRE DE CAJA ............................................................................................................ 84
PUNTO DE VENTA (VENTANA DE OPERACIONES) .......................................................... 85
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OPERACIN BSICA ........................................................................................................ 85
OBERVACIONES ........................................................................................................................ 88
BORRAR PRODUCTOS REGISTRADOS .................................................................................... 88
DESCUENTO AL PRECIO DEL PRODUCTO ............................................................................... 90
CAMBIO DE PRECIOS ....................................................................................................... 90
OPCIONES DE PAGO PAGO CON EFECTIVO, TARJETA, CHEQUE Y VALES ....................................... 91
RECUPERAR OPERACIONES ............................................................................................... 92
REIMPRESIN DE TICKETS ............................................................................................... 94
CANCELAR OPERACIONES ................................................................................................. 94
ASIGNAR CLIENTE A UNA OPERACIN ................................................................................... 94
OPCIONES DE PAGO CRDITO A CLIENTES ........................................................................... 96
OPCIONES DE PAGO APARTADOS ...................................................................................... 97
OPCIONES DE PAGO ENVO A DOMICILIO ............................................................................. 98
DESCUENTO AL TOTAL ..................................................................................................... 99
IMPRESIN DE NOTAS DE REMISIN Y FACTURAS .................................................................. 100
CAMBIO DE CAJEROS .................................................................................................... 101
ESTATUS DE LA OPERACIN ............................................................................................ 101
DIVISAS ................................................................................................................... 102
VENDEDORES ........................................................................................................... 102
CLIENTES ................................................................................................................ 103
BLOQUEO ............................................................................................................... 105
CERRAR SESIN .................................................................................................... 105
CAMBIO DE CLAVE DEL USUARIO ACTIVO ................................................................. 105
REPORTES ............................................................................................................... 107
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MODIFICACIN DE FORMATOS ................................................................................. 110
CAMPOS .................................................................................................................... 110
MRGENES Y TAMAO DE PGINA ..................................................................................... 112
PROBLEMAS FRECUENTES ....................................................................................... 114
SIN ACCESO A LA BASE DE DATOS ..................................................................................... 114
AL IMPORTAR DESDE MICROSOFT EXCEL SE SOLICITA CLAVE DE LA BASE DATOS (PASSWORD ERROR)
............................................................................................................................... 114
AL INTRODUCIR EL USUARIO Y CLAVE EL SISTEMA INDICA QUE CONTACTE AL ADMINISTRADOR ....... 115
ERROR DE DECIMALES, AL INGRESAR UN PRECIO DE 6.50 APARECE 650,000 PROBLEMA CON FORMATO EN CANTIDADES Y PRECIOS ............................................................................................. 116
ERROR 430 O ERROR -2147024770 AL INICIAR (ERROR DE PROVEEDOR) ................................. 117
ACTUALIZACIONES ................................................................................................... 118
NOTAS FINALES ....................................................................................................... 119
SOPORTE TCNICO ....................................................................................................... 119
LICENCIA Y GARANTA ............................................................................................. 120
EST AUTORIZADO A: ............................................................................................................... 120
NO EST AUTORIZADO A:........................................................................................................... 120
GARANTA LIMITADA: .................................................................................................... 120
DECLINACIN DE RESPONSABILIDADES: ....................................................................................... 121
CDIGOS DE APERTURA DE CAJN DE DINERO ......................................................... 122
TIPOS DE CDIGO DE BARRAS: SIMBOLOGAS ........................................................... 126
USO DE LECTOR DE CDIGO DE BARRAS .................................................................. 130
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INTRODUCCIN
El presente documento tiene como objetivo ayudarle
descargar, instalar, activar y ejecutar DataFox Punto de
Venta, la informacin aqu contenida es parte del sistema
de ayuda del programa.
DataFox Punto de Venta versin 1.1.120 para
Windows es un programa diseado para administrar las
operaciones de venta y administrar su inventario de una
manera fcil y sencilla.
El sistema est diseado para proporcionar una sencillez
indispensable al momento de llevar a cabo las tareas
concernientes a la administracin del negocio.
Nuestro sistema puede ser considerado como una
herramienta pequea pero sumamente til que integra los
aspectos ms importantes y generales de un negocio de
venta a detalle; ya que en ste sector de la industria
podemos hablar de muchsimas caractersticas que
definen el trabajo, este sistema abarca opciones como
crdito a cliente, apartado de mercanca, envo a domicilio,
paquetes, estilos, precios de medio mayoreo y mayoreo, etc.
Nuestro sistema no se introduce en todos los aspectos difciles que conlleva un gran negocio de
pero sin duda le ayudar a hacerlo crecer y tener el control.
Algunas de sus caractersticas son:
Manejo sencillo para la captura de operaciones Cobro rpido (sin opciones y slo efectivo) Puede aplazar una operacin y volver a ella posteriormente Manejo de rdenes a domicilio Administracin de clientes y proveedores Ventana nica para el registro y pago de operaciones regulares, crdito, apartados y envo
a domicilio
Control de existencias Movimientos a productos y administracin variada del inventario Advertencia de baja existencia Defina el crdito a clientes y consulte su saldo Cambios en lote de precios a todo el inventario, por marcas o de forma unitaria Importe el inventario inicial desde Microsoft Excel
Seguridad
Y mucho ms...
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DESCARGA DE INTERNET
Para descargar el programa debe contar con acceso a Internet y un navegador. El vnculo de
descarga le fue proporcionado por correo electrnico, encuentre en el mensaje la direccin de
descarga, seleccione toda la direccin completa, haga clic en Edicin Copiar. Coloque el cursor
en la barra de direcciones de su navegador, borre cualquier informacin contenida y haga clic en
Edicin Pegar, y despus presione Enter
Alternativamente si su programa de correo electrnico lo permite, haga clic en el vnculo de la
direccin de descarga.
Si usa Microsoft Internet Explorer, es probable,
dependiendo de su versin del sistema operativo y de su
navegador que se muestre una ventana de advertencia de
seguridad como la imagen. Es seguro descargar el programa,
nuestros programas son verificados con las ms recientes
definiciones de antivirus.
Haga clic en la banda del navegador donde se indica Haga clic aqu para ver las opciones, aparecer un men contextual, seleccione Descargar
archivo
Haga clic en Guardar NO trate de ejecutar el programa
desde Internet, adems de tardar demasiado en iniciarse el
proceso, el programa no quedar correctamente instalado.
Antes de iniciar la descarga Microsoft Internet Explorer le
solicitar indique el lugar donde desea guardar el programa.
Seleccione una carpeta en su disco duro y haga clic en el
botn Guardar. La descarga iniciar en ese momento.
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Dependiendo de su velocidad de conexin es el tiempo que tomar en descargarse el instalador de
DataFox Punto de Venta. Espere hasta completar la descarga.
Una vez concluida la descarga le ser notificado por su sistema como se muestra arriba.
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REQUISITOS E INSTALACIN
REQUISITOS DEL SISTEMA
Windows 98 o superior (Windows Vista recomendado)
128 MB de memoria RAM (256 MB para Windows XP, 512 MB para Windows Vista)
50 MB en disco duro para instalacin (50 MB adicionales para trabajo)
Resolucin de pantalla 1024 * 768
Teclado y ratn (el sistema en la ventana de ventas est diseado para no usar el ratn), para instalar de CD contar con unidad de CD-ROM
ACCESORIOS OPCIONALES
Lector de cdigo de barras
Impresora de escritorio (lser, inyeccin de tinta o matriz de puntos) para la impresin de reportes
Miniprinter (impresora de tickets)
Cajn de dinero (con conexin a miniprinter)1
Conexin a Internet y cuenta de correo con capacidad SMTP para envo de correo electrnico desde el programa
Para hacer uso de las funciones de Excel tener instalado dicho programa (no incluido)
1 Las funciones de apertura de cajn para impresoras STAR y por medio de cdigo de apertura requieren
que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto.
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DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR
MICROSOFT WINDOWS XP
Si tiene Microsoft Windows XP y no ha instalado un
programa para manejar los archivos ZIP, Windows le
permite descomprimir el archivo de instalacin, siga
estos pasos:
Localice el archivo descargado y haga doble clic en l,
para iniciar el asistente.
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Se mostrar la ventana de bienvenida del asistente para
la extraccin de Carpetas comprimidas, haga clic en el
botn Siguiente.
La siguiente ventana le solicita indique la carpeta donde
colocar el programa de instalacin. Si desea cambiar la
carpeta donde se extraer el archivo de instalacin, haga
clic en el botn Examinar y localice la carpeta donde
desea sea extrado el archivo de instalacin.
Una vez que haya definido la carpeta, haga clic en
Siguiente
Tras unos instantes el archivo de instalacin ser
extrado y se le mostrar la ventana de la imagen arriba
mostrada, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.
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WINZIP
WinZIP es un software muy til para comprimir y
descomprimir archivos en formato ZIP (y otros formatos) puede descargar una copia de evaluacin de
www.winzip.com.
Para extraer el programa de instalacin de manera fcil y
sencilla, localice el archivo descargado.
Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el icono del
archivo.
En el men contextual que se muestra seleccione WinZip
Extract to here, tras unos instantes el programa de
instalacin ser extrado en la misma ubicacin que el
archivo descargado.
Existen otras formas y programas para descomprimir el
archivo, consulte la documentacin correspondiente del
programa que usted tenga para manejar archivos
comprimidos.
DataFox Punto de Venta le permite crear respaldos de los datos del programa. El archivo de
respaldo se crea en formato ZIP.
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INSTALACIN DE DATAFOX PUNTO DE VENTA
El archivo de instalacin debe verse como en la imagen, para iniciar el
proceso de instalacin, simplemente seleccione el archivo haga doble clic
para iniciar el proceso. El instalador es compatible con Windows Vista, es
probable que para su ejecucin requiera de otorgar permisos de ejecucin
como administrador.
Antes de instalar, le recomendamos cierre todos los programas que se encuentren en ejecucin.
Al iniciarse el asistente se mostrarn algunas pantallas, mientras el programa de instalacin
configura Windows Installer en su equipo, esto puede demorar unos instantes dependiendo de
la velocidad, configuracin, versin de Windows y memoria de su equipo.
Si tiene el disco de instalacin del programa, al introducir el disco se lanzar de forma
automtica la instalacin, en caso contrario, localice el archivo de instalacin como se menciona
arriba.
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Al aparecer la ventana con la imagen mostrada arriba, el programa de instalacin ha configurado
Windows Installer para instalar DataFox Punto de Venta, haga clic en Siguiente para
continuar tambin en la siguiente pantalla que se muestra abajo.
Lea detenidamente el convenio de licencia del programa, cuando lo haya hecho, haga clic en la
casilla Acepto los trminos del contrato de licencia para poder continuar la instalacin. Si desea
puede imprimir la licencia haciendo clic en el botn Imprimir. Presione Siguiente para continuar.
La siguiente pantalla le muestra informacin importante sobre el programa, es importante que
lea toda la informacin pues ah encontrar informacin correspondiente a la versin, sobre el
cdigo de registro, etc. Cuando haya terminado de leer, haga clic en Siguiente.
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En la siguiente ventana, podr seleccionar dependiendo de la versin de su sistema operativo- si
el programa estar disponible para todos los usuarios o slo para el usuario que haya iniciado
sesin en Windows. Haga clic en Siguiente para continuar.
Al llegar a la ventana como la que se muestra en la imagen, el asistente de instalacin esta listo
para comenzar el proceso de colocacin de archivos y configuracin en su equipo. Haga clic en
Instalar para comenzar este proceso.
Durante el tiempo que dure la instalacin, se mostrar una ventana notificando del avance del
proceso. Espero hasta que la instalacin concluya.
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Al terminar el proceso de instalacin y configuracin, se mostrar una ventana como la mostrada
arriba. Haga clic en Finalizar para cerrar el programa de instalacin.
DataFox Punto de Venta se encuentra instalado y listo para usarse.
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EJECUCIN DEL SISTEMA
Puede iniciar DataFox Punto de Venta, por medio del acceso directo colocado por el instalado en
el men de programas de Windows
Haga clic en Inicio Todos los programas y localice el grupo DataFox Punto de
Venta.
Al seleccionarlo se mostrar el acceso directo, para ejecutar el
programa Le recomendamos que antes de usar el programa, lea completa esta gua, encontrar
informacin muy til para configurar y usar el programa.
DataFox Punto de Venta es compatible con Windows Vista.
Aunque DataFox Punto de Venta ha sido diseado para ser usado de la forma ms sencilla
posible, antes de iniciar la introduccin de operaciones de rdenes e inventario adems de otras operaciones- hay ciertas configuraciones que debe realizar, mayormente, se trata de introducir la
informacin correspondiente a su negocio, personal, proveedores, productos, etc.
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REGISTRO Y ACTIVACIN
Podr hacer uso del programa y de la mayora de sus funciones durante quince das (15) a partir
de su primera ejecucin. El programa no es una versin de prueba, es la versin completa y final.
El registro y activacin del mismo permiten acceso a soporte, actualizaciones y otros beneficios
para usuarios registrados.
Para registrar el programa debe proporcionar a DataFox la siguiente informacin:
El nombre comercial de su negocio (el nombre comercial, por ejemplo Las Fuentes)
La razn social de su negocio (puede ser de negocio o personal, ejemplo Operadora de Tiendas Las Fuentes S.A. Alberto Lpez Ramrez)
El domicilio de su negocio
Su direccin de correo electrnico
Los datos de pago del programa (fecha de compra, fecha de pago, nombre y correo
electrnico del comprador y comprobante de pago)
La informacin debe ser enviada a [email protected] o a [email protected]
Una vez recibida y verificada su informacin, le enviaremos por correo a la direccin de correo
electrnico proporcionada los datos de registro y cdigo de activacin.
Al ingresar al programa ver la pantalla de activacin
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Ingrese los datos que le fueron proporcionados en los espacios correspondientes, tenga cuidado
de que la informacin ingresada sea igual a la que haya recibido o su cdigo de activacin no
funcionar.
Es muy importante que tenga cuidado con los datos que ingrese ya que estos NO pueden
modificarse; estos datos son usados por el programa en algunas ventanas, todos los reportes y
los tickets. En caso de que por algn motivo requiera modificar esta informacin contacte a
[email protected] para que le sea informado del costo de modificacin de datos de licencia.
Una vez ingresada la informacin, haga clic en Aceptar, la informacin ser verificada por el programa y se mostrar un mensaje confirmando la activacin.
IMPORTANTE
El espacio de direccin es particularmente relevante ya que en los tickets los caracteres
por lnea son limitados usualmente 40- por lo que ingresar un domicilio muy largo ser
truncado por el sistema al imprimir un ticket. En este espacio no agregue colonia,
poblacin o cualquier otro dato, en la configuracin del sistema podr definirlos. Slo
ingrese calle y nmero de la forma ms corta que sea posible.
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Si en el momento no desea activar el programa, puede saltar la activacin, haga clic en Cerrar y
podr usar el programa. Puede activar su programa en cualquier momento dentro de los 15 das
siguientes a su primera ejecucin, transcurrido ese tiempo, deber activarlo para poder continuar
usndolo.
La versin de red del programa puede ser instalada en varios equipos, usando los mismos datos y
cdigo de activacin. Si desea usar el programa en ms de un negocio, deber contactar a
[email protected] para obtener otro cdigo de registro para otro negocio.
Transcurridos los quince das despus del primer uso, no podr seguir usando el programa hasta
que no lo active.
Al registrar DataFox Punto de Venta tendr derecho a soporte tcnico ([email protected]),
precios especiales en nuevas versiones y actualizaciones al programa dentro de la misma versin.
IMPORTANTE
Si usted tiene sus datos y cdigo de activacin, es recomendable que los introduzca la
primera vez que ejecuta el sistema.
La primera vez que se ejecuta, despus de introducir los datos el sistema pasar a la
seleccin de base de datos.
Para evitar complicaciones o pasos posteriores le recomendamos que si cuenta con sus
datos y cdigo de activacin los introduzca desde la primera vez que ejecute el sistema.
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VERSIN PARA RED (MULTIUSUARIO)
DataFox Punto de Venta est diseado para trabajar en red. Es decir, usted puede usar el
sistema en varios equipos todos compartiendo la misma informacin. La primera vez que ejecute
el sistema deber definir la ubicacin del archivo de datos (base de datos).
Si usted adquiri la licencia monousuario, puede cambiar a la versin de red pagando la
diferencia entre ambas. Contacte a [email protected] para informacin de formas de pago y
costo.
RED CON MS ACCESS
El archivo de datos predeterminado que se instala con el programa se llama DataPV.mdb y
queda instalado en: C:\Archivos de programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\
Para trabajar en red, sus equipos deben estar conectados entre ellos. En un equipo debe colocar
el archivo de datos en una carpeta compartida con privilegios de lectura/escritura. Instale el
programa DataFox Punto de Venta en todos los equipos donde lo vaya a usar.
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El archivo DataPV.mdb debe estar en una carpeta compartida dentro de algn equipo de su red
no comparta la carpeta de Archivos de programa pues comprometera la seguridad del equipo-
copie o mueva el archivo a otra ubicacin.
Para trabajar en red, como en el diagrama mostrado arriba, sus equipos deben estar conectados
entre ellos. En un equipo debe colocar el archivo de datos en una carpeta compartida con
privilegios de lectura/escritura y en el resto de los equipos el sistema DataFox Punto de Venta.
Una vez realizada la activacin del programa, se mostrar la ventana para que seleccione el
archivo de base de datos que ser usado.
Haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del
cuadro de texto de Nombre y ruta para mostrar el cuadro de
dilogo Abrir, navegue y seleccione el archivo DataPV.mdb
(la ruta predeterminada es C:\Archivos de
programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\).
En el cuadro de texto Contrasea ingrese la palabra admin. Esta contrasea es de la base de datos y sirve para
prevenir que un usuario acceda y modifique la informacin
de la base de datos con algn programa de base de datos o
con MS Access. La contrasea no puede quedar en blanco
usted podr modificar la contrasea predeterminada y asignar la propia desde el programa-.
Haga clic en el botn Aceptar para terminar la configuracin de la conexin a la base de datos.
El sistema verificar que el archivo seleccionado sea correcto, en caso de encontrar algn
problema le ser notificado, confirme que ha seleccionado el archivo correcto y vuelva a intentar.
Si la conexin es correcta, el sistema se cargar y se mostrar la ventana principal y la
sugerencia del da. Haga clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de sugerencias.
IMPORTANTE
Active el programa al ejecutarlo la primera vez, el hacerlo har que inmediatamente
despus de completar la activacin le sea solicitado que defina la conexin a los
datos. (Slo para la versin de red.)
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INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave en
los espacios correspondientes. El usuario puede ingresarse
en maysculas o minsculas pues no hace diferencia, pero
la clave debe ingresarse tal y cmo se haya definido, este
campo si distingue entre maysculas y minsculas.
Una vez que haya ingresado la informacin haga clic en
Aceptar
Cada 60 das como mximo, los usuarios deben actualizar/renovar su clave. A partir del da 45 el
sistema les mostrar un aviso invitando a que actualicen la clave. Al transcurrir los 60 das
debern cambiar su contrasea de forma obligatoria para poder ingresar.
BLOQUEOS DE CUENTA
Es posible configurar el programa para que bloquee la cuenta tras tres intentos incorrectos, el
sistema bloquear al usuario y no podr ingresar hasta que sea habilitado nuevamente desde la
ventana de Personal.
Cuando una cuenta est bloqueada o desactivada, al hacer
clic en Ingresar se muestra un mensaje indicando la situacin, slo un usuario con permisos de administracin
puede modificar el estatus de una cuenta.
Es posible bloquear una cuenta de usuario, adems de
hacerse automticamente por introducir errneamente la
clave ms de tres veces, el administrador puede bloquearla.
Esto puede ser til en casos de que el usuario este de vacaciones o ausente por algn otro
motivo.
IMPORTANTE
De forma predeterminada para ingresar use admin como
usuario y clave. Le recomendamos cambiar est
informacin y sustituirla con sus propios datos.
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Esta opcin es similar a Cuenta desactivada, ninguna de las dos le permite el acceso al
programa.
Claves seguras
Una contrasea segura consiste en los siguientes elementos:
Siete o ms caracteres (la seguridad ser mayor cuanto ms extensa sea la
contrasea)
Letras en maysculas y minsculas
Nmeros
Smbolos (como mnimo uno que se encuentre entre la segunda y sexta
posicin)
Cuatro caracteres distintos como mnimo (sin repeticiones)
Tiene el aspecto de una secuencia aleatoria de letras y nmeros
Una contrasea segura no debe incluir los siguientes elementos:
Parte del nombre de inicio de sesin
Partes de la contrasea anterior
Palabras o nombres reales de cualquier idioma
Nmeros que se utilizan en lugar de letras similares, como "5" para "S"
Letras consecutivas, como "abcdefg"
Nmeros consecutivos, como "234567"
Teclas adyacentes en el teclado, como "qwerty"
Nmeros telefnicos
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CONFIGURACIN DEL SISTEMA
Para usar el sistema de forma adecuada primeramente hay que configurarlo y definir valores
generales que sern usados en sus diversas funciones. Le recomendamos seguir los pasos en el
orden mostrado en el mapa de configuracin; iniciando con la parte general (mostrada en verde) y
despus con las opciones de la parte mostrada en naranja.
Las opciones de configuracin se encuentran disponibles desde la barra de mens en el men
Sistema.
BARRAS DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIN
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Para facilitar el uso del programa hemos colocado en cada ventana del mismo una barra llamada
Herramientas de registros. Dependiendo de la ventana en que se encuentre se mostrarn slo los
botones o funciones posibles para dicha ventana.
Para usar una funcin puede hacer clic en ella con el ratn o usar la tecla de acceso rpido
(presione ALT + la tecla de la letra subrayada para la funcin).
Las funciones activas se muestran en color azul, aquellas que en ese momento no puedan
utilizarse se desactivan mostrndose en color gris.
La barra de herramientas permite el acceso rpido a las funciones ms comunes del sistema.
Ventana de caja o punto de venta (administracin y seguimiento de operaciones)
Ventana de clientes
Ventana de proveedores
Ventana de inventario (por producto, administracin completa)
Verificador de precios (existencias y ubicacin)
Compras o pedidos a proveedores
Captura rpida de existencias
Ventana de productos de baja existencia
Ventana de reportes de productos vendidos
Cerrar sesin de usuario actual e iniciar sesin con otro usuario
Bloqueo del sistema
Salir del programa
En la parte inferior derecha de varias ventanas encontrar la barra de
navegacin, use los botones para ir al primer registro, regresar al anterior,
avanzar al siguiente o ir al ltimo. Tambin ver la cuenta total de
registros.
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DATOS DE LA EMPRESA
En la ventana de datos de la empresa o negocio puede
ingresar la informacin general de su negocio.
Para editar la informacin haga clic en el botn Editar.
Complete o modifique la informacin correspondiente
(puede desplazarse rpidamente entre los campos
presionando la tecla tabulador (TAB). Una vez ingresada
o modificada la informacin haga clic en el botn
Guardar.
Durante la edicin si no desea guardar los cambios
haga clic en Cancelar.
Si desea imprimir una ficha con los datos de su negocio
presione haga clic en Imprimir.
La razn social, el nombre comercial, domicilio y correo
electrnico son ingresados directamente de la
informacin de activacin y registro del programa y no pueden ser modificados.
La informacin aqu ingresada ser usada en el ticket por lo que le recomendamos no usar
acentos, ya que la mayora de las impresoras de ticket no soportan este carcter.
CATLOGOS
El sistema permite acelerar la captura de informacin adems de prevenir algunos errores de
captura mediante el uso de informacin previamente almacenada. Para ello se basa en catlogos
de puestos, turnos, departamentos, marcas, unidades de medida, monedas, clasificacin de
clientes y proveedores, pases, ciudades y estados.
Aunque es posible omitir el llenado de los catlogos (con excepcin de monedas) le
recomendamos no hacerlo. En la mayora de los casos el llenado de los catlogos no le llevar
mucho tiempo y se beneficiar mucho de su uso.
Al ingresar a un catlogo ver una pantalla similar a la mostrada a
la derecha.
Puede agregar un nuevo valor, editar o borrar uno existente.
Para dar de alta un elemento en un catlogo, haga clic en el botn
Nuevo e ingrese los datos correspondientes en los espacios
proporcionados. Cuando haya terminado presione el botn
Guardar. Para cambiar editar-la informacin primero seleccione la
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lnea de la informacin que quiere modificar (puede seleccionar la lnea haciendo clic en cualquier
parte de la misma) y presione el botn Editar, realice los cambios correspondientes en los
espacios proporcionados y presione Guardar. Si desea cancelar la edicin haga clic en Cancelar. Si desea borrar un registro primero seleccione en la parte superior y despus haga clic en
Borrar.
El catlogo de pases se encuentre lleno y para Mxico tambin los catlogos de estados y
ciudades no hace falta modificacin. En el caso de Estados Unidos el catlogo de estados tambin
ha sido previamente llenado.
Puestos (puestos o funciones del personal en su negocio)
Turnos (turnos de trabajo de empleados)
Departamentos (sirve para agrupar los productos o artculos del inventario)
Marcas (sirve para agrupar los productos o artculos del inventario)
Monedas (para definir los tipos de cambio al momento de realizar operaciones)
Clasificacin de clientes (tipo de cliente)
Clasificacin de proveedores (tipo de proveedor)
Unidades de medida
Pases, Estados y Ciudades (estos tres catlogos se encuentran llenos ya con la informacin de pases, estados en Mxico y todas las poblaciones de Mxico)
IMPORTANTE - Monedas
Hemos predefinido algunas monedas, puede agregar, editar o borrar las existentes,
pero en el caso de Pesos (MX) no borre el valor puede cambiar la leyenda si desea
por ejemplo a Moneda predeterminada, este tipo es el predeterminado y siempre debe existir aunque sea con un nombre diferente.
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PERSONAL Y USUARIOS
En esta ventana puede ingresar la informacin de todos los empleados de su negocio, incluso de
aquellos no sean usuarios del sistema. Si son usuarios del sistema asignar los permisos de
acceso correspondientes.
Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos empleados, editar la informacin del
empleado, guardar la informacin, imprimir fichas del personal, etc.
La parte superior de la ventana le muestra una lista de los empleados registrados, al seleccionar
o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del usuario ser mostrada.
Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o
Descendente.
Es posible aadir la foto del empleado, si desea hacerlo en el modo Editar los botones junto a la
imagen estarn activadas, haga clic en el botn Localizar foto y seleccione el archivo de imagen
correspondiente al empleado usando el cuadr de dilogo que se mostrar. Si desea eliminar la
imagen. Haga clic en el botn Remover foto
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En la seccin de reportes existe un reporte en forma de directorio con todo el personal registrado.
Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente al personal.
USUARIOS
Un empleado puede ser o no usuario del sistema. Si desea
que el empleado sea usuario del sistema debe:
Asignarle un ID de usuario
Definir la clave de acceso
Definir los permisos
El ID del Usuario debe ser nico para cada usuario.
La clave de acceso es la que usar para ingresar al sistema.
Si desea que sus usuarios cambien la clave al ingresar de
forma que introduzcan la clave que ellos quieran, ingrese una
contrasea cualquiera y marque la casilla Cambiar de esta
forma al ingresar el sistema le pedir al usuario que cambie
su clave. No olvide decirles cual es la contrasea original para
que puedan cambiarla por una propia.
Si la casilla cuenta bloqueada o cuenta desactivada estn
marcadas el usuario no podr ingresar al sistema.
Las casillas Configuracin del sistema, Reportes, Operaciones
de Venta y Operaciones con Productos, definen a que tiene
derecho de acceso el usuario. Los usuarios ingresan a las funciones por medio de los mens y de
la barra de herramientas del sistema. Por ejemplo, si no quiere que el usuario tenga acceso a otra
cosa ms que a Ventas, desmarque todas las casillas menos Operaciones de Venta. Cuando el
usuario ingrese slo podr ingresar a todas las opciones de Ventas pero no tendr acceso a la
configuracin o a la administracin de productos.
IMPORTANTE
Las imgenes no son almacenadas en la base de datos, en vez de ello se coloca una
referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de archivo. Si cambia de nombre
o carpeta la imagen o la elimina est no se mostrar. Si usa el sistema en red,
coloque las imgenes en una carpeta compartida.
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LOGOTIPO DE LA EMPRESA
En esta ventana puede seleccionar el logotipo que se mostrar en la
ventana principal del programa. Haga clic en el botn Examinar, en la ventana que se muestra, localice y seleccione el archivo de
imagen.
La imagen puede ser GIF, JPG o BMP, le recomendamos que su
tamao no sea mayor a 150 pxeles de ancho por 150 pxeles de
alto.
Esta imagen se mostrar en la ventana principal y en los reportes
del sistema.
Use el botn Remover para quitar la imagen.
Las imgenes incluyendo el logotipo- no son almacenadas en la
base de datos, en vez de ello se coloca una referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de
archivo. Si cambia de nombre o carpeta la imagen o la elimina est no se mostrar. Si usa el
sistema en red, coloque las imgenes en una carpeta compartida.
La imagen seleccionada aqu tambin se mostrar en los tickets.
MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CMO HAGO PARA QUE SE VEA
BIEN?
Muchos logotipos no son rectangulares, se recomienda una imagen de 150 * 150 pixeles lo cual
es ideal si su imagen es cuadrada, pero cuando es rectangular esto hace que la imagen se vea
distorsionada.
IMPORTANTE
Asegrese de que haya al menos un usuario con acceso a Administracin ya que de
otro forma no podr ingresar a ningn elemento del men Configuracin.
Le recomendamos que al usar el programa por primera vez, ingrese sus datos,
asignando permiso para todas las funciones. Despus ingrese al resto de los
usuarios. Finalmente borre el usuario admin. Tambin le sugerimos crear una
cuenta nicamente con permiso de Configuracin, use esta cuenta en caso de que
requiera desbloquear una cuenta bloqueada.
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La imagen arriba mostrada mide 140 * 40 pixeles, al usarla en el sistema se ver as:
Una forma sencilla de ajustar la imagen es con el programa Paint de Windows. Haga clic en Inicio
Todos los programas Accesorios Paint para ejecutar el programa de dibujo de Windows
En el programa haga clic en Archivo Abrir y encuentre su imagen de logotipo. Haga clic en el
men Imagen Atributos para modificar el tamao de la imagen.
En los cuadros de texto Ancho y Alto, ingrese 150. Asegrese que la Unidad es pixeles. Guarde
su imagen y salga del programa.
Ahora ya podr cargar la imagen y est se ver adecuadamente, sobre todo si activa imprimir
logotipo en los tickets.
Si cuenta con un programa para manejo de imgenes puede adaptar fcilmente su logotipo a las
medidas adecuadas para el programa.
CONFIGURACIN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA
Una de los grandes beneficios que DataFox Punto de Venta le da, es el conocer puntualmente el
estado de las existencias de los productos en el inventario.
Puede verificar en todo momento los productos cuya existencia este
en el lmite mnimo o que ya haya bajado de ese lmite. Haciendo
clic en el men Productos Productos de baja existencia podr ver
una lista de los productos e imprimir.
Si desea puede programar las horas del da en que esta ventana se
cargar de forma automtica, primeramente active la casilla Activar avisos en seguida ingrese la hora en que desea se muestre la
ventana de Productos de baja existencia, para aadir la hora
deseada a la lista presione el botn con el smbolo de ms.
Si desea borrar una hora previamente programada, seleccione de la
lista de horas, la fila con la hora deseada y presione la tecla SUPR
(Del) en su teclado.
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SUCURSALES
En esta ventana puede ingresar la informacin de las sucursales con que cuente el negocio.
Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos sucursales, editar la informacin de la
sucursal, guardar la informacin, imprimir un listado, etc.
La parte superior de la ventana le muestra una lista de los sucursales registradas, al seleccionar
o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del usuario ser mostrada.
Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o
Descendente.
Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente a la sucursal
seleccionada.
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CONFIGURACIN DEL SISTEMA
En esta ventana controla la forma en que operarn parmetros globales del sistema. Para editar
la informacin presione el botn Editar.
Las opciones que se tienen en esta ventana son globales, es decir afectan a todos los usuarios del
sistema y a todos los equipos en que se use (cuando se tiene la versin de red). La mayora de los
cambios requieres que reinicie el sistema despus de actualizar la configuracin.
Si usa el sistema en dos o ms equipos tambin deben reiniciar en caso de estar ejecutando el
sistema- en el resto de los equipos.
Los datos de configuracin son:
Folio del ticket: Ingrese el nmero de ticket de donde se iniciar la numeracin. Cuando ya haya generado operaciones este nmero se incrementar para mostrar el siguiente folio.
IMPORTANTE
Tenga cuidado de no usar nmeros previamente usados o tendr problema para
ubicar los movimientos de forma correcta.
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Prefijo compra: Las rdenes de compra o pedidos, pueden llevar un prefijo adicional al nmero consecutivo del pedido. Ingrese en el campo el prefijo deseado (ejemplo: P2007). El
sistema al crear una nueva compra/pedido ingresar el prefijo seguido de un guin (-)
para separarlo del nmero consecutivo. Si no desea usar prefijo deje el campo en blanco.
Folio compras: Ingrese el nmero de compra del que desea iniciar la numeracin de compras/pedidos.
Porcentaje de puntos: Puede definir puntos por venta, introduzca el porcentaje de puntos que se dar por cada punto. Los puntos pueden ser usados como un sistema de
recompensa para sus clientes. Si el valor porcentual es mayor a 0, los tickets mostrarn
los puntos obtenidos y los puntos acumulados si selecciona un cliente en ventana de
Opciones de Pago.
Preguntar por vendedor: Si desea que las ventas sean acumuladas a un vendedor, active esta casilla. Al iniciar una nueva operacin el sistema solicitar que se indique que
persona atendi o realiz la venta.
Activar horario especial: Activando esta casilla se activarn los selectores de hora inicial y final que se encuentran debajo. El horario especial es usado para vender a un precio
diferente al precio regular. Por ejemplo si su negocio tiene diferentes precios en la noche,
puede ingresar la hora en que inicia el horario nocturno y la hora en que termina. En la
ficha de productos del inventario podr definir que precio tienen para el horario especial.
El precio definido se usa durante ese tiempo. Cuando est activado horario especial, los
precios de mayoreo y menudeo tampoco son usados.
Clave para salir de bloqueo: Ingreso y/ o modifique la clave para salir del bloqueo del sistema.
Clave para operaciones restringidas: Ingrese y/o modifique la clave para autorizar operaciones restringidas en el sistema (borrar un registro en inventario o clientes requiere
de esta clave).
IMPORTANTE
La clave predeterminada para salir del bloqueo, autorizar operaciones especiales y
aprobar cambios en ventas es cambiar le recomendamos asigne sus propias claves.
Para aprobar cualquiera de estas operaciones se requiere de esta clave, el ser usuario
con privilegios de administracin no es suficiente, debe ingresarse la clave definida
en esta seccin.
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Clave para ventas: Cuando se encuentre el la ventana de operaciones (caja) si se requiere borrar un artculo, otorgar descuentos o cancelar una operacin se solicita la clave aqu
definida.
Bloquear usuarios tras 3 intentos incorrectos: Si desea reforzar la seguridad del sistema, puede activar esta casilla. Al ingresar si el ID del usuario es correcto y la contrasea
ingresada es incorrecta tras tres intentos de acceso el sistema bloquear la cuenta. Slo
usuarios con permisos de administracin pueden desbloquear la cuenta.
Si por algn motivo la cuenta del administrador queda bloqueada y no puede accesar al
sistema, enve un correo a [email protected] para que le sea proporcionada
informacin sobre el proceso para desbloquear la cuenta. Este proceso tiene costo, se le
informar del costo y forma de pago, para que una vez confirmado su pago le sea
desbloqueada la cuenta (deber enviar su base de datos).
Activar funciones especiales de base de datos: Active esta casilla si desea optimizar su base de datos y/o cambiar la clave de la misma. Al iniciar el programa se mostrar una
ventana especial que le permite realizar estas operaciones. Asegrese de que ninguna
estacin o equipo estn usando el sistema antes de realizar estas funciones.
Maximizar inventario y ventas: De forma predeterminada las ventanas de inventario y de punto de venta se muestran en ventana, si desea que se abran en forma maximizada de
forma automtica active esta casilla.
Maximizar verificador de precios: Si marca esta casilla la ventana del verificador se abrir maximizada cada vez que ingrese al verificador.
Mostrar precio de mayoreo en verificador: Si marca esta casilla el verificador de precios mostrar el precio y cantidad mnima de los precios de medio mayoreo y mayoreo.
Escanear y aadir siguiente: De forma predeterminada en la ventana de operaciones al ingresar un cdigo de barras el enfoque cambia al campo Cantidad, se debe presionar la tecla TAB dos veces y Enter en el botn+ para pasar el artculo a la lista y continuar
con el siguiente. Si activa la casilla, despus de introducir el cdigo del artculo, este
pasar a la lista de forma automtica y quedar listo para el siguiente. Tenga en cuenta
que de activar este proceso no podr asignar descuentos, cambia precios o cambiar la
cantidad a llevar.
IMPORTANTE
Al activar Escanear y aadir siguiente el sistema no calcular precios especiales
como medio mayoreo, mayoreo, etc. En todos los casos est opcin siempre toma el
precio regular. Ingresa primero la cantidad antes de introducir el cdigo de barras.
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Preguntar si imprimir ticket: Si no tiene impresora de ticket o quiere decidir que si imprime el ticket o no de una operacin, active la casilla. Si la casilla no se encuentra
marcada, al cerrar una operacin el ticket se imprimir de forma automtica en la
impresora predeterminada del equipo.
Imprimir eslogan de la empresa: Si desea que el eslogan de su negocio (definido en la ventana de Datos de la empresa) aparezca impreso en el ticket active esta casilla.
Imprimir logotipo: Si su impresora soporta la impresin de grficos, puede imprimir el logotipo de su negocio, active esta casilla. El logotipo es impreso en la parte superior.
Mensaje pie de ticket (lneas 1 a 5): Ingrese en cada lnea los mensajes que desea que aparezcan en la parte inferior de cada ticket. Procure que cada lnea sea no mayor a 40
caracteres. Puede por ejemplo ingresar su correo electrnico o sitio web, etc.
Mostrar impuesto 1 y 2: Si desea que el sistema muestre el impuesto o impuestos de la operacin active las casillas. Tenga en cuenta que el no mostrar los impuestos no impide o
afecta su clculo, si los productos tienen definido impuesto el clculo se realizar aunque
no aparezca impreso.
Leyenda impuesto 1 y 2: Puede definir que se mostrar como leyenda para los impuestos, por ejemplo IVA o IEPS
Smbolo moneda: Puede definir que ser mostrado para el smbolo de moneda en los tickets, por ejemplo puede usar $ o , este campo acepta tres caracteres. Si no desea que
aparezca un smbolo deje en blanco el campo.
Texto moneda: Ingrese el nombre de la moneda que se mostrar en la impresin del texto de nmeros en el ticket y facturas (ejemplo: si ingresas PESOS se imprimir OCHENTA
PESOS 00/100 MN; si ingresa DOLARES se imprimir OCHENTA DOLARES 00/100 M/N)
Distancia entre lneas: Es el valor o distancia que habr entre una lnea impresa y la siguiente. En general no es necesario cambiar este valor. Si tiene problemas o lneas
encimadas, incremente el valor hasta lograr una impresin adecuada.
Fuente: Permite seleccionar la fuente para la impresin de tickets, en general este valor no debe ser modificado, si lo cambia, asegrese que la fuente seleccionada sea soportada por
su impresora.
Tamao: El tamao en que sern impresos los caracteres en el ticket, por lo general este valor no necesita ser cambiado.
Usar cajn de dinero: Si su impresora de tickets est conectada a un cajn de dinero, puede hacer que el sistema abra el cajn al finalizar la impresin del ticket o con desde la
ventana de Punto de Venta con el botn Abrir cajn o presionando la tecla F3.
EPSON: Si tiene una impresora EPSON, seleccione esta opcin para que el sistema abra el cajn de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo.
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STAR: Si tiene una impresora STAR, seleccione esta opcin para que el sistema abra el cajn de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo. * Slo
impresoras conectadas al puerto paralelo.
Por cdigo: Si no tiene el controlador de la impresora, o su impresora no es compatible con el controlador de EPSON o STAR active esta casilla para usar el cdigo de apertura del
cajn. * Slo impresoras conectadas al puerto paralelo.
Cdigo: Ingrese el cdigo de apertura del cajn proporcionado por el fabricante de su impresora. En el anexo I: Cdigos de apertura de cajn de dinero al final de la gua un
listado de los cdigos de apertura de varias impresoras, ingrese el cdigo de acuerdo a la
lista.2
Serial: Si su impresora est conectada a un puerto serial en su computadora, active esta casilla para abrir el cajn de dinero
Puerto: Seleccione el Puerto de comunicaciones para abrir una impresora conectada a un puerto serial, puede ser entre el puerto 1 y 4
Configuracin de correo electrnico: Si dispone de conexin a Internet puede enviar correos electrnicos desde el programa directamente a sucursales, clientes, empleados y
proveedores e incluso enviar archivos adjuntos. Para que el programa pueda enviar correos
debe ingresar los siguientes valores:
o Servidor de correo electrnico
o Nombre de usuario
o Clave del usuario
o Nombre a mostrar en el campo De (Nombre de quien enva el correo)
o Direccin o correo de respuesta
o Puerto del servidor de correo (generalmente es 25)
o Si usa un programa Firewall (cortafuegos) deber aadir DataFox Punto de Venta a
la lista de excepciones.
o Se requiere de servidor SMTP
Cdigo de barras: Cada producto del inventario requiere de un cdigo nico, se recomienda usar un cdigo de barras. Los cdigos de barras tiene simbologas diferentes,
el ms comn es EAN 13, donde se usan 13 caracteres para cada cdigo, existen otras
simbologas como EAN 7, Code 39, Code 128, etc. El programa permite generar cdigos de
barra e imprimirlos en 18 simbologas diferentes. Para ahorrar tiempo de captura puede
indicar aqu la simbologa predeterminada a utilizar.
2 Las funciones de apertura de cajn para impresoras STAR y por medio de cdigo de apertura requieren
que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto.
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Consulte el anexo II Tipos de cdigo de barra Simbologas para mayor informacin.
Estilo mens: Las barras de mens y botones de DataFox Punto de Venta pueden ser personalizadas, existen cuatro estilos diferentes:
Office 2000
Office XP
Office 2003
Visual Studio 2005
Seleccione del cuadro de lista la apariencia que desea, al reiniciar el programa las barras
tomarn el estilo seleccionado.
Ajustar configuracin regional de Windows, use este botn para abrir la ficha
Configuracin regional de Windows. Los formatos de moneda y nmero sern tomados de
la configuracin de Windows, por lo que debe asegurarse que la configuracin sea la
adecuada para su pas.
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Si el sistema muestra las cantidades en Euros o con smbolos incorrectos en decimales, ajuste la
configuracin regional a su pas para resolver el problema.
Despus de modificar la configuracin general, debe REINICAR el programa para que los
cambios en la configuracin sea cargada.
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FUNCIONES DE BASE DE DATOS
CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS
La base de datos del programa se encuentra protegida por contrasea, esto para prevenir que un
usuario acceda directamente a los datos del programa usando MS Access o algn otro software
de bases de datos. La contrasea original es admin.
Le recomendamos cambiar la contrasea regularmente.
Para cambiar la clave de la base de datos ingrese a la Configuracin del sistema y active la casilla Activar funciones especiales de base de datos. Reinicie el sistema y ver la siguiente pantalla:
Ingrese la nueva clave en el espacio correspondiente y haga clic en el botn Cambiar.
Este cambio debe hacerlo en cada equipo que use el programa. Use la misma clave en cada uno de los equipos.
No aplica a versiones monousuario.
OPTIMIZAR BASE DE DATOS
Siga los mismos pasos para cambiar clave, en la ventana de funciones espaciales haga clic en el
botn Optimizar. Realice esta operacin regularmente, slo necesita hacerlo desde un equipo. No debe haber otros usuarios usando el sistema en ese momento. (Funciona con la versin
monousuario y de red).
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IMPORTANTE
No puede cambiar la clave de la base de datos en la versin monousuario. La funcin slo
aplica a la versin de red.
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RESPALDAR Y RESTAURAR DATOS
RESPALD0
Puede hacer un respaldo de su informacin siempre que lo
desee. Sistema Bases de datos Respaldar archivo de
datos. El sistema le presentar un mensaje indicando que en
el siguiente inicio del programa se mostrar la ventana de
respaldo.
Es importante que al realizar un respaldo se asegure de que todos los usuarios hayan terminado
y cerrado el programa, NO debe haber ningn usuario conectado al sistema antes de ejecutar el
respaldo.
En la ventana de Respaldo de datos se muestra la ruta y
nombre de archivo que se est usando en el sistema.
Para crear un archivo de respaldo, use el botn Buscar
archivo de respaldo se encuentra a la derecha del cuadro
de texto Nombre del respaldo. Al hacer clic se mostrar el
cuadro de dilogo donde deber seleccionar o un archivo
existente o podr definir uno nuevo.
Primeramente localice la carpeta donde se encuentra el
respaldo o donde desea grabar el nuevo respaldo. Una vez en
la carpeta seleccione el archivo si ya tiene un respaldo o ingrese el nombre del nuevo respaldo y
haga clic en Abrir. En la versin monousuario no tiene que seleccionar la ruta y nombre de la
base de datos, est informacin se carga de forma automtica y no puede modificarse.
Una vez realizada la seleccin o introduccin del nombre del
respaldo (y ruta) volver al sistema, note que en el cuadro de texto
del respaldo se ver la ruta y nombre del archivo seleccionado o del
nuevo archivo.
Clic en Respaldar para respaldar su informacin.
Al concluir el respaldo le ser mostrado un aviso, haga clic en el
botn Cerrar para cerrar la ventana de respaldo.
RESTAURAR
Si ha realizado respaldos de sus datos, puede fcilmente restaurar su informacin.
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Haga clic en Sistema Bases de datos Restaurar archivo de
datos. El sistema le presentar un mensaje indicando que en el
siguiente inicio del programa se mostrar la ventana para restaurar
el archivo de respaldo.
Reinicie el sistema para restaurar sus datos desde un archivo de respaldo.
Es importante que al realizar el proceso de restaurar se asegure de que todos los usuarios hayan
terminado y cerrado el programa, NO debe haber ningn usuario conectado al sistema antes de
ejecutar el respaldo.
El archivo de datos ser restaurado en la ltima ubicacin registrada para la base de datos. Use
el botn Buscar archivo de respaldo se encuentra a la derecha del cuadro de texto Nombre del
respaldo. Al hacer clic se mostrar el cuadro de dilogo donde deber seleccionar el archivo ZIP
de respaldo de la informacin.
Localice el archivo en la ventana, una vez localizado, haga clic en el
archivo para seleccionarlo y haga clic en el botn Abrir.
Haga clic en el botn Restaurar de la ventana Restaurar
Datos para iniciar el proceso. El tiempo en general ser
breve, dependiendo del tamao de su archivo de respaldo
puede llevar de unos cuantos segundos a unos pocos
minutos.
Una vez concluido el proceso le aparecer un mensaje de
notificacin.
Haga clic en el botn Cerrar para concluir el proceso e iniciar el sistema.
Si no desea realizar el proceso, haga clic en el botn Cerrar.
IMPORTANTE
Al restaurar se perder toda la informacin que se haya introducido despus de
realizado el respaldo.
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IMPORTAR INFORMACIN DESDE MS EXCEL
El sistema le permite importar informacin desde MS Excel, esta funcin est
particularmente dirigida al inventario de productos, pero no limitada a ello. Le recomendamos
usarla slo para el inventario.
Pasos preliminares
Antes de importar informacin le recomendamos siga estos pasos:
1) Realice una copia de la base de datos del sistema
2) Asegrese de que no haya otros usuarios trabajando con el sistema (versin de red o
multiusuario)
3) Prepare su informacin en Excel conforme a las siguientes recomendaciones:
a. Agregue nombres de columnas que le sean descriptivos de su contenido, por
ejemplo a la columna con el cdigo o nmero de producto, llmela Cdigo
b. Es sumamente importante que el campo Cdigo sea nico, NO debe haber cdigos
duplicados
c. Las columnas con informacin numrica como precios, existencias deben contener
slo nmeros preferentemente. Verifique que sean nmeros y no texto
d. No realice el proceso dos veces o ms. Si vuelve a importar informacin habr
duplicacin de informacin. Es preferible para aadir nuevos productos usar las
funciones internas del sistema. Si vuelve a importar informacin asegrese que sea
slo artculos nuevos que no existan en el inventario del sistema
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La imagen le muestra un archivo de MS Excel con una lista de productos, contiene el cdigo de
producto, nombre, existencia mnima, existencia mxima, precio con IVA, precio de venta y
existencia.
La informacin de existencia mxima y precio con IVA no es usada en el sistema, el resto de la
informacin si. Note que en la columna de existencias hay celdas en blanco y nmeros negativos,
esto debe ser solucionado posteriormente en el sistema con las funciones de normalizacin.
Una vez que ha preparado su informacin en MS Excel desde el sistema
vaya a Sistema Bases de datos Importar desde Excel. La importacin
es un proceso de tres pasos, el primero es seleccionar el archivo de MS
Excel que contiene la informacin que requiere. Haga clic en el botn
Seleccionar Excel y localice el archivo que contiene la informacin. Una
vez que lo haya seleccionado haga clic en el botn Siguiente.
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Una vez seleccionada el archivo
de MS Excel que contiene sus
datos, ver la pantalla de
importacin; la parte derecha
muestra los campos del
Inventario, el tipo de datos que
acepta y otra informacin;
primeramente seleccione la hoja
de Excel que contiene su
inventario desde el cuadro de
lista Seleccionar hoja.
Una vez seleccionada la hoja se mostrar el contenido de la misma en la parte izquierda, NO
puede editar la informacin, pero puede navegar en ella para verificarla.
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Para pasar la informacin de MS Excel al sistema, simplemente seleccione el campo en la lista
Campos de Excel y arrastre a la fila de Campos de Access donde desee quede la informacin.
En la imagen que se muestra, puede pasar los campos Cdigo, Nombre, Existencia mnima,
Existencia mxima (en esta versin del programa no se usa esta informacin, sin embargo en
versiones posteriores se habilitar), Precio de venta y Existencias.
Una vez colocados los campos, ver algo similar a la imagen mostrada arriba.
Una vez que ha arrastrado los campos ya es posible importar la informacin, sin embargo le
recomendamos definir ciertos valores antes de hacerlo:
Control de existencia: El campo ControlExistencia del sistema indica si para el producto se llevar o no el control de existencia, si desea que el programa descuente de la existencia
el producto de forma automtica al realizar una operacin, este campo debe ser marcado.
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Para no tener que marcarlo de uno en uno, puede definir el valor predeterminado, es decir
el valor que este campo tendr para cada registro que sea aadido en la importacin.
Impuesto e Impuesto 2: Los campos Impuesto e Impuesto2 le indican al sistema el impuesto que deber calcular cuando se realice una operacin. Si no desea ingresar el
valor de uno en uno, defina el valor predeterminado para cada registro importado.
Seleccione la fila en la que desea ingresar un
valor predeterminada y haga clic con el botn
derecho del ratn.
Ver un men contextual con dos opciones:
Resetear campos de Excel: Una vez arrastrado un campo de la lista de MS Excel
a la lista de campos de MS Access, no puede
cambiarlo o borrarlo, en caso de que necesite
quitarlo use esta opcin. Si ya ha definido
varios campos deber comenzar de nuevo.
Definir valor predeterminado: Est opcin se usa para definir el valor
predeterminado para los registros importados.
Al seleccionar Definir valor predeterminado se mostrar una ventana
donde podr ingresar el valor que desea que contenga. Introduzca el valor
en el cuadro de texto y presione Aceptar para que ese valor sea pasado a
la lista.
En la imagen puede ver la lista donde se han definido dos
valores predeterminados, en el campo ControlExistencia se
ha ingresado -1 y en el campo Impuesto se ha ingresado 15 que corresponder al 15% de impuesto.
En los campos del tipo Si/No use
-1 Para representar S
0 Para representar No
Los campos de impuesto deben ser capturados como enteros
(15 es igual a 15% de impuesto por ejemplo).
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Una vez que ha definido los campos a importar y los valores importados haga clic en el botn
Importar para que su informacin de MS Excel sea importado al sistema.
Si ocurre algn error y no es posible importar la informacin ser notificado, revise
particularmente que los tipos de datos correspondan.
En la imagen mostrada arriba, se ve la lista de productos importada desde MS Excel, si la
observa con cuidado, ver que la casilla de Control de Existencia a la derecha de la columna
marca- se encuentra seleccionada, esto porque se defini como valor predeterminado para nuevos
registros el valor -1.
De manera similar el campo Impuesto indica 15, tambin definido como valor predeterminado.
Note que hay campos en blanco en Existencia, esto puede representar un problema al momento
de realizar operaciones. En la siguiente seccin conocer como Normalizar los datos.
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NORMALIZACIN
El proceso de Normalizacin tiene como objetivo evitar inconsistencia en los datos del inventario.
Las inconsistencias pueden ser en general falta de valores (el campo no contiene ninguna
informacin) o en el caso de existencias evitar que muestre valores inferiores a 0.
La normalizacin se ha dividido en tres pasos:
Normalizar existencias Los valores de existencia, mnima, mxima, cantidad en apartado, medio mayoreo y mayoreo son puestos en 0 para aquellos productos que el valor sea nulo
o menor a 0.
Normalizar impuestos Los valores de los campos de impuesto para aquellos que sena nulos son puestos en 0.
Normalizar inventario Los valores de precio de mayoreo, medio mayoreo, costo, precio especial, costo, costo promedio, utilidad, porcentaje de utilidad, precio de competencia,
comisin y costo de existencia son puestos en 0 para aquellos productos que el valor de
estos campos sea nulo.
Estas operaciones pueden ser efectuadas en cualquier momento, le recomendamos ejecute las
tres despus de una operacin de importacin.
Estas operaciones no reemplazan valores con excepcin de existencia menor a 0. Si los registros
contienen cualquier informacin no la reemplazan.
Para usar estas funciones, clic en el men Productos Operaciones especiales, y clic en el men de normalizacin que desee ejecutar.
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PROVEEDORES
Desde la ventana del Catlogo de Proveedores puede manejar toda la informacin relativa a sus proveedores, prestadores de servicios, etc. que utilice en su negocio.
Para ingresar a la ventana de Catlogo de Proveedores haga clic en el botn Proveedores de
la barra de herramientas, o clic en el men Productos Proveedores.
Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos proveedores, editar la informacin del
proveedor, guardar la informacin, imprimir un listado, etc.
La parte superior de la ventana le muestra una lista de los proveedores registrados, al
seleccionar o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del proveedor
ser mostrada en la parte de detalle. Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para
ordenar en forma Ascendente o Descendente.
Tambin se cuenta con una barra de bsqueda, es posible buscar por Nombre del proveedor,
nombre del contacto nmero de proveedor.
Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente al proveedor
seleccionado.
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El botn Imprimir le permite una ficha del proveedor. Si desea un listado de sus proveedores,
haga clic en el men Reportes Proveedores Directorio de Proveedores.
Si desea un listado de los artculos o productos asociados a los proveedores, haga clic en el men
Reportes Productos Listado de productos por proveedor.
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ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS (INVENTARIO)
DataFox Punto de Venta le permite una administracin y manejo muy amplio de los productos
en su inventario.
Para acceder a la ventana de Administracin de Productos haga clic en Productos Inventario,
presione Control + I en su teclado o haga clic en el botn Inventario de la barra de herramientas
La imagen mostrada arriba muestra como es la ventana de Administracin de Productos, aunque
a primera vista pueda parecer compleja, en realidad su uso es bastante sencillo, cualquier
producto puede ser manejado slo con cinco datos:
Simbologa
Cdigo
Nombre
Departamento
Precio
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Estos cinco campos estn en negritas para ayudarle a identificarlos fcilmente. El campo Precio
pblico tambin se encuentra en negritas, sin embargo este campo no tiene que llenarlo
manualmente, el precio pblico es el que se muestra en la ventana del Catlogo de productos y en la ventana del Verificador; tambin se muestra en un recuadro pequeo al lado del campo
Precio en la ventana del Punto de Venta; el precio pblico es la suma del precio ms el
impuesto 1 y 2.
En la parte superior se encuentran las Opciones de filtrado (bsqueda); en la parte inferior
izquierda los botones de navegacin y conteo de registros y en la parte inferior derecha la barra
de funciones.
Al igual que otras ventanas en el sistema encontrar en la parte inferior la barra de navegacin y
la barra de botones. En todos los campos use la tecla TAB para desplazarse de un campo a otro
(ALT + TAB para regresar al campo anterior); tambin puede desplazarse al siguiente campo
presionando Enter.
BARRA DE BSQUEDA
En la parte superior se encuentra la barra de bsqueda, primeramente seleccione el botn de
opcin del tipo de bsqueda que quiera realizar (nombre de producto, cdigo) a continuacin en
el cuadro de texto introduzca una parte del texto a buscar y presione el botn Buscar. Departamento, Marca y proveedor muestran un cuadro de lista, seleccione y presione Buscar, en
las opciones Paquetes y Estilos slo presione el botn Buscar.
Tambin puede realizar filtros por Precio, Costo, % Utilidad, Descuento y Existencia, estas
opciones tienen un color rojo para identificarlas, cuando realiza una bsqueda por alguna de
estas opciones de forma predeterminada el sistema buscar aquellos registros que sean iguales al
valor introducido; sin embargo puede hacer que se busque por registros con un valor mayor o
menor al valor introducido. Haga clic en el botn de opcin que corresponda a la bsqueda
deseada (= igual a, > mayor a y < menor a).
Si la bsqueda no obtiene resultados se presenta un aviso. Si la bsqueda devuelve ms de un
producto, las opciones de navegacin le informarn de cuntos productos se encontraron. Para
volver a todos los artculos clic en el botn Mostrar todos
INFORMACIN DEL INVENTARIO
SImbologa
El sistema puede mostrar y generar cdigos de barra de 18 tipos o simbologas diferentes:
Code 39, Code 39 extendido, Code 128 A, Code 128 B, Code 128 C, Code 128 Auto, EAN 128,
Interleaved 2 of 5, Standard 2 of 5, Code 93, Code 11, Codabar, UPC A, UPC E, EAN 13, EAN 8,
Posnet , RoyalMail
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Consulte al final de esta gua en el anexo II: Tipos de cdigo de barras: Simbologas para una
explicacin sobre cada una de las simbologas.
El tipo de cdigo de barras o simbologa depende del tipo de productos que maneje. La
simbologa ms comn es EAN 13 y 7 libros, cigarros, revistas, artculos comestibles, etc.- usan
regularmente est simbologa. Puede consultar con fabricantes y proveedores la simbologa que
usan para sus productos.
Tambin puede determinar la simbologa usted mismo para EAN 13 y 8 fcilmente:
Tomemos por ejemplo el medicamento Disprina Extra en caja de 24 tabletas 500 mg. La caja
muestra un cdigo de barras 7501328977508 son trece caracteres, la simbologa es EAN 13.
Otro ejemplo, el libro Winning de Jack Welch de Vergara editores tiene como cdigo
9788466621090 que son trece caracteres, la simbologa es EAN 13 tambin.
Unos cigarros Marlboro rojos 20 cajetilla dura, tienen cmo cdigo 75001322 son ocho
caracteres, la simbologa es EAN 8.
Coca Cola 600 ml tiene de cdigo 75007614 son 8 caracteres, simbologa EAN 8.
La utilidad de conocer la simbologa es que al introducir el cdigo de barras el sistema le
mostrar en la ventana el grfico de ese cdigo, mismo que puede imprimir para sus propias
etiquetas y/o copiar para usarlo en MS Word o cualquier otro programa.
Para ayudarle a simplificar la captura, puede definir una simbologa predeterminada en la
ventana de Configuracin del sistema, esta simbologa quedar automticamente seleccionada para todos los productos nuevos de su inventario. Sin embargo si un producto usa otra
simbologa haga clic en el cuadro de lista y seleccione la simbologa que corresponda.
No conozco la simbologa de los cdigos de mis productos!
Si no va a imprimir o generar sus propios cdigos (para productos que no tengan cdigo) no
necesita conocerla, simplemente deje el campo en el valor predeterminado y capture el cdigo que
usa su producto. El sistema no mostrar la imagen del cdigo y no podr imprimirlo o copiarlo.
Si requiere imprimir etiquetas para los productos y estos tienen un cdigo asignado por el
fabricante, consulte con l o con su proveedor la simbologa usada.
Le pedimos que no nos consulte sobre la simbologa de sus productos, en caso de que no la
conozca, adems de las 18 simbologas admitidas por el programa existen ms, sin contar con
que muchos fabricantes no usan una simbologa aceptada. Es el fabricante o proveedor quien le
puede proporcionar la informacin.
Cmo puedo crear mis propios cdigos de barra
La forma ms sencilla de crear cdigos de barra propios es haciendo clic en el botn Generar cdigo, al hacerlo el programa generar un cdigo de barras en formato EAN 13 que se mostrar
en el cuadro de cdigo y la simbologa ser EAN 13.
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Si desea crear sus propios cdigos le recomendamos que use EAN 8 o EAN 13, seleccione esa
simbologa y en el cuadro cdigo ingrese los dgitos necesarios.
Si decide crear sus propios cdigos en EAN 8 o EAN 13, ingrese siete o doce dgitos no use 0
(cero) para iniciar el cdigo- segn el tipo que desea crear, estos siete o doce dgitos pueden ser
cualesquiera que quiera, el ltimo dgito se conoce como dgito verificador, este le ser mostrado
por el sistema y debe introducirlo al final, para que el lector reconozca el cdigo para su artculo.
Ejemplo:
Usted quiere crear un cdigo para un perfume no de lnea. Usar EAN 8, en el sistema, cree un
nuevo producto y seleccione como simbologa EAN 8
Pase al campo cdigo y comience a ingresar los dgitos
En la parte donde se muestra el cd