guía iso achiever

COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD SUBDIRECCIN TCNICA

GERENCIA DE PROTECCIN AMBIENTAL INFORMTICA

GUA DE USUARIO

CONTROL DE DOCUMENTOS Achiever Plus 5.0

Elabor: Beatriz Cruz Mata Revis: Manuel Soriano Ferreira Verific: Carlos D. Snchez M. 7 de Febrero de 2003

Tabla de contenido

Control de Documentos

Gua de Usuario Hoja 2 de 32

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIN......................................................................................................................3

2. REA DE TRABAJO ..............................................................................................................4 2.1 VISTAS...................................................................................................................................5

3. NUEVOS DOCUMENTOS......................................................................................................7 3.1 TIPOS DE DOCUMENTOS........................................................................................................8 3.2 RESTRINGIENDO EL ACCESO AL DOCUMENTO ......................................................................8 3.3 COLABORADORES.................................................................................................................8 3.3 CLASIFICANDO EL DOCUMENTO ............................................................................................8 3.4 CONTENIDO DEL DOCUMENTO ..............................................................................................9 3.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................13 3.5 DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO.........................................................................................13

4. CICLO DE REVISIN............................................................................................................14 4.1 REVISORES..........................................................................................................................14 4.2 CIRCULANDO EL DOCUMENTO PARA SU REVISIN..............................................................14 4.3 COMENTARIOS DE REVISORES............................................................................................15 4.4 INTERRUMPIR EL CICLO DE REVISIN..................................................................................16

5. CICLO DE APROBACIN ...................................................................................................17 5.1 TIPOS DE RUTEO .................................................................................................................17 5.2 AADIENDO APROBADORES A LA LISTA DE APROBACIN ...................................................17 5.2 CIRCULANDO EL DOCUMENTO PARA SU APROBACIN........................................................18 5.2 RECHAZANDO UN DOCUMENTO...........................................................................................19 5.3 COMENTARIOS ENVIADOS POR LOS APROBADORES...........................................................19 5.4 INTERRUMPIR EL CICLO DE APROBACIN............................................................................19 5.5 MODIFICANDO EL CICLO DE APROBACIN...........................................................................20

6. PUBLICACIN DE DOCUMENTOS ..................................................................................21 6.1 DEFINIENDO FECHAS DE EFECTIVIDAD Y REVISIN.............................................................21 6.2 PUBLICANDO EL DOCUMENTO MANUALMENTE ....................................................................21 6.3 COMPLETANDO EL REGISTRO DE REVISIN DEL DOCUMENTO ...........................................22 6.4 NOTAS DE TRANSMISIN.....................................................................................................23 6.5 IMPRIMIENDO COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS................................................23

7. PETICIN DE CAMBIO DE DOCUMENTO (PCD)..........................................................24 7.1 GENERANDO UNA PCD.......................................................................................................24 7.2 CONTESTANDO UNA PCD...................................................................................................25

8. DOCUMENTO BAJO REVISIN ........................................................................................27

9. ARCHIVAR DOCUMENTOS................................................................................................28

10. PREGUNTAS FRECUENTES...........................................................................................29

ANEXO.........................................................................................................................................31

Introduccin Control de Documentos


1. Introduccin

No todos los documentos dentro de un centro de trabajo necesitan control, pero definitivamente cualquiera que proporcione una gua o instrucciones de cmo deben de llevarse a cabo los procesos vitales en el desempeo de las actividades de una centro de trabajo necesitan ser controlados.

El Control de Documentos nos permite asegurar que la ltima versin de un documento se encuentra disponible en el lugar correcto, en el tiempo correcto y para la persona correcta.

El mdulo de control de documentos de ISO Achiever establece cuatro fases en el ciclo de vida de un documento.

q 'Borrador'. Documentos creados desde el principio cuando no existe un documento previamente publicado en el cual se puede basar. En este estado el documento puede pasar por etapas de desarrollo y modificaciones hasta su versin final.

q 'Actual'. Disponible para su uso dentro del centro de trabajo. El documento forma parte de las prcticas del centro de trabajo; la gente lo consulta y lo usa. Despus de cierto tiempo, la operacin o el enfoque del centro de trabajo puede cambiar y esto puede significar que el contenido de un documento requiera cambios.

q 'Bajo Revisin'. Se crea una copia del documento 'Actual' la cual se revisa y modifica en su contenido hasta que se tenga la nueva versin del documento. Entonces ste se convierte en el nuevo documento 'Actual' y sustituye al existente.

q 'Archivado'. Documento 'Actual' que ya no es vigente y deja de formar parte del sistema. En la prctica puede darse que un documento 'Actual' es 'Archivado' sin requerirse un documento de reemplazo y por consiguiente la etapa 3 no ser necesaria.

En este manual encontrar una gua bsica para poder crear, revisar, aprobar, publicar y controlar tantos documentos como desee, a travs de un ambiente grfico y amigable que le permitir controlar fcilmente todos sus documentos.

rea de trabajo



2. rea de trabajo

Al accesar al mdulo de Control de Documentos del Achiever Plus visualiza una pantalla como la mostrada en la Figura 1.

En la parte superior de la pantalla, se encuentra el men, el cual contiene acciones que puede o no utilizar como usuario.

Debajo del men se encuentra una seria de conos, los cuales son botones que ejecutan las acciones ms frecuentes que el usuario necesita, como son: buscar, cortar, plegar o desplegar la clasificacin de los documentos, etc.

Dependiendo de los permisos y roles que tenga definidos, usted podr visualizar todos o algunos navegadores.

Un navegador es una manera grfica de desplazarse entre vistas. Los Navegadores son utilizados a travs de la aplicacin y cada uno est ligado a una vista.

Una vista puede ser considerada como una tabla de contenido listando los documentos de la base de datos. Cada vista selecciona, clasifica y agrupa los documentos con base en un criterio preestablecido.

Figura 1. Pantalla que se visualiza al entrar al mdulo de Control de Documentos.

rea de trabajo



2.1 Vistas

Las vistas disponibles son listadas en la ventana izquierda (navegador) y el resultado se despliega en la ventana derecha (figura 1). Es importante hacer notar que cada lnea (rengln) en una vista representa un documento o categora.

Dependiendo de sus permisos, usted puede visualizar las vistas de:

q Documentos Publicados. Muestra todos los documentos vigentes, es decir, aquellos documentos que forman las versiones "vivas" y emitidas de los diferentes tipos de documentos.

q Control de Documentos. Esta vista despliega todos aquellos documentos que estn siendo creados, revisados y que son utilizados dentro del proceso de negocio, incluyendo los publicados.

q Historia de documentos. Muestra todos aquellos documentos que han sido archivados, ya sea que hayan sido sustituidos por nuevas versiones o porque no se requieran ms dentro del proceso.

q Informacin de Documentos.

Acciones de Todos. Contiene las acciones pendientes que tiene cada participante dentro del flujo de control de documentos.

Esperando Aprobacin/Revisin. Muestra el registro de los documentos que tienen un estado de aprobacin o revisin.

Documentos por responsable. Muestra bajo el nombre de la persona los documentos en los cuales funge como autor.

Registros de Revisin de Documentos. Muestra los registros de revisin de todos los documentos que se controlan en el mdulo, clasificados por la fecha en la que se elaboraron.

Todas las PCD. En esta vista se pueden apreciar todas las Peticiones de Cambio a Documentos que se han realizado, clasificadas en base al estado en que se encuentran y subclasificadas de acuerdo al nombre del autor del documento.

Donde se Referencia. Muestra una gua por documento que indica en qu otros documentos se hace referencia a l.

PCDs enviados. Muestra el registro de las PCDs con estatus Enviado clasificndolas por la fecha en que fueron enviadas.

Documentos Restringidos. Muestra una lista de personas que tienen asociados los documentos a los cuales tienen acceso.

Por Accin Posterior. Clasifica los documentos que estn esperando aprobacin y de acuerdo a la accin posterior que se configur una vez concluido el ciclo de Aprobacin.

Por Referencia Cruzada. Clasifica los documentos conforme a las referencia cruzada que se establecieron en l.

rea de trabajo



Por Autor. Clasifica los documentos con base a los colaboradores de los documentos.

Por Distribucin. Clasifica los documentos tomando en cuenta la lista de distribucin de los documentos.

Por Fecha de Entrada en Vigencia. En esta vista puede visualizar los documentos clasificados con base en la fecha de entrada en vigencia.

Por Fecha de Expiracin. Agrupa los documentos con base en la fecha que se establece para su prxima revisin.

q Administracin. Por lo general solo debe ser visualizada por el Administrador del mdulo de Control de Documentos. Est formada por las siguientes vistas:

Categoras. Resumen de la clasificacin de los documentos con base a las categoras configuradas.

Palabras Clave. Vista de configuracin de los parmetros principales de la base de datos.

Texto del Memo. Contiene los textos de los mensajes de correo electrnico que enva el sistema durante el flujo del control de documentos.

Escalamiento. Configuracin de las acciones a tomar cuando la fecha para aprobar un documento o contestar una PCD ha concluido.

Documentos Eliminados. Vista con los documentos eliminados y la posibilidad de recuperarlos o eliminarlos por completo.

Nuevos Documentos



3. Nuevos documentos

Para crear un nuevo documento haga clic en el botn de disponible en la vista de Control de Documentos y el sistema presenta una plantilla como la mostrada en la Figura 2.

Figura 2. Plantilla que se muestra al crear un nuevo documento.

Una breve descripcin de cada uno de los campos de sta plantilla se encuentra en la tabla del Anexo.

Nuevos Documentos



El documento creado tendr el estado Borrador Nuevo y puede accesarse mediante la vista de Control de Documentos.

3.1 Tipos de documentos Usted puede crear diversos tipos de documentos, de acuerdo a la configuracin que se haya establecido, por ejemplo:

q Polticas.

q Procedimientos.

q Instrucciones de Trabajo.

q Programas.

q Formatos.

q Otros Documentos Controlados.

Los diferentes tipos de documentos se despliegan al dar clic sobre el campo de Tipo de documento que se encuentra en la plantilla mostrada en la figura 2. Es obligatorio llenar este campo, de lo contrario no se puede guardar el documento.

3.2 Restringiendo el acceso al documento Si desea que el documento solo est disponible para ciertas personas, debe colocar en el campo Accesible para el nombre de dichas personas. Para tal efecto, debe hacer uso del Address Book de CFE, al hacer clic en el campo.

Dejar en blanco ste campo significa que cualquier persona puede consultar el documento.

3.3 Colaboradores Cuando se crea un documento no significa que el autor sea el nico que puede modificar el contenido, para ello se pueden establecer colaboradores.

En el campo Colaboradores se establece quien o quienes tendrn acceso al documento con permisos de edicin y poder modificar el contenido del documento. Ver punto 3.5.

3.3 Clasificando el documento

La clasificacin es fundamental para tener el control y fcil identificacin de los documentos, para tal efecto, al crear un documento es necesario establecer:

q Nmero del Documento. El sistema propone por default una clave, sin embargo es necesario que se establezca un estndar para formar el nmero o clave del documento, el cual debe ser nico.

q Nmero de versin. Al crear un documento nuevo, el nmero de versin puede establecerse y se ir incrementando en uno conforme se vayan publicando nuevas versiones.

Nuevos Documentos



q Autor. Por default coloca el nombre de la persona que crea el documento y que es el responsable de su control, puede ser modificado.

q Ttulo. Nombre con el que se identificar el documento.

q Niveles de Clasificacin. Este ltimo campo(s) es desplegado dependiendo de la plantilla que tenga asociada el tipo de documento. Por ejemplo, podramos clasificar los procedimientos de acuerdo al requisito de norma o al proceso.

Los puntos anteriores son campos obligatorios que deben llenarse al crear un documento. Ver Figura 3.

Figura 3. Fragmento de la plantilla de un documento, de tipo Procedimiento, en donde se

configura la clasificacin.

3.4 Contenido del documento Existen varias formas de desarrollar el contenido del documento, las cuales son a travs de:

q Texto

q Objetos tipo OLE.

q Dibujos e Imgenes.

q Archivos incluidos (Attachments)

q Importar documentos a partir de otros elaborados en Word o Excel.

Texto

Para agregar texto al documento, basta con posicionarse en el rea de Documento de la plantilla y comenzar a teclear lo deseado.

El tratamiento que le puede dar al texto es similar a cualquier procesador de palabras, es decir; puede cambiar el tipo, tamao y color de fuente, colocarlo en negritas o cursivas, alinear los prrafos, etc. Puede hacerlo a travs de los Smart Icons, o al dar clic derecho sobre el texto seleccionado y elegir Propiedades del texto. Al elegir dicha opcin, podr visualizar un cuadro como el mostrado en la figura 4. Tambin podr accesar a sta opcin a travs del men Edicin.

Se puede crear tablas, al usar el icono , o a travs del men Crear Tabla.

Nuevos Documentos



Figura 4. Cuadro mostrado al elegir la opcin Propiedades del Texto.

Una forma muy til de organizar el contenido de su documento es mediante el uso de secciones. Ver Figura 5.

Las secciones son plegables y desplegables para visualizar su contenido.

Para crear una seccin, primero escriba el nombre de la seccin, as como su contenido, como si se tratase de cualquier texto. Posteriormente, selecciones el ttulo y contenido de su seccin, y haga clic en el men Crear, en la opcin Seccin.

Figura 5. Vista del contenido de un documento organizado en secciones.

Objetos tipo OLE

Son muy tiles cuando se necesitan anexar, diagramas o cualquier objeto al cual necesitemos activarlo, para su correccin o modificacin, a travs de la aplicacin con la que se cre.

Este tipo de objetos hace posible la modificacin de un elemento sin necesidad que poseamos el archivo original que lo contiene.

Nuevos Documentos



Para agregar ste tipo de objetos al contenido de nuestro documento debemos elegir la opcin Crear del men y elegir Objeto. El cuadro de dilogo que se muestra se encuentra en la figura 6.

Para crear el objeto debemos elegir Objeto a partir de un archivo. Posteriormente debemos hacer clic en el botn de Examinar para ubicar el archivo que contiene el objeto que deseamos insertar.

Localizado el archivo, hacemos clic en el botn de Aceptar y el objeto estar disponible.

Figura 6. Cuadro de dilogo al crear un Objeto OLE.

Dibujos e imgenes

Nuestro documento tambin puede contener dibujos e imgenes que pueden ser copiados con un formato en particular, haciendo uso de la opcin del men Edicin, Pegado Especial.

Se recomienda que las imgenes que sean agregadas al documento sean de 8 bits y se encuentren en el formato JPEG o GIF para que su documento se visualice rpidamente.

Otra forma de agregar imgenes es a travs del men Crear en la opcin de Imgenes... y posteriormente localizar la ubicacin del archivo que contiene la imagen.

Archivos Incluidos (Attachments)

Otra opcin para anexar el contenido del documento, es agregando el archivo que lo contiene.

Para agregar un archivo haga clic sobre el icono , elija la ubicacin del archivo y haga clic en Aceptar.

Al consultar el documento, el usuario visualizar un archivo, ms no su contenido, para ello, deber dar doble clic sobre el Archivo incluido y posteriormente elegir Ejecutar en el cuadro de dilogo que aparece. Ver Figura 7.

Nuevos Documentos



Figura 7. Visualizacin de un archivo incluido.

En cualquier momento y a lo largo del desarrollo del documento podr salir y guardar el archivo dando un clic sobre el botn para que guarde los cambios efectuados, de lo contrario los cambios no se guardarn. Si slo quiere guardar el documento sin salir de la ventana elija la opcin Guardar del men Archivo.

Aquellos campos que en la tabla del anexo se marcan como obligatorios, son requeridos para guardar el documento.

Importar documentos a partir de otros elaborados en Word o Excel

Esta opcin es muy til cuando se tienen documentos en Word o Excel y desea importarlos al editor de Lotus Notes.

Para importar el contenido de un documento basta con posicionarse en el rea de Documento de la plantilla, hacer clic en el men Archivo y seleccionar el submen Importar .... Se despliega una ventana donde debe localizar el archivo origen (Figura 8).

Haga clic en al archivo y presione el botn . El sistema convierte el texto del archivo en un formato del editor de Lotus, se debe tener en cuenta que el formato del documento origen se respeta en un 80% en promedio.

Figura 8. Importando datos de un archivo al contenido del documento.

Nuevos Documentos



3.5 Documentos de referencia Esta seccin proporciona la habilidad de referenciar otros documentos de la base

de datos. Al presionar el botn de y hacer clic en la opcin 'Seleccione Referencia' se le presentar una lista de documentos, de los cuales puede escoger ms de uno. Despus de haber seleccionado los documentos, presione OK y estos sern introducidos como documentos de referencia dentro de esta seccin. Ver Figura 9.

Figura 9. Cuadro en donde se seleccionan los documentos a referenciar.

Achiever Plus contiene un mecanismo que permite que las ligas a sus documentos apunten automticamente a la ltima revisin. Sin embargo, si un documento es borrado o archivado sin tener un reemplazo, el documento que contiene la liga debe ser modificado para reflejar el hecho de que el documento de referencia ya no est disponible.

Cuando desee eliminar alguna referencia dentro de su documento, de clic en el

botn y seleccione la opcin Eliminar referencia.

3.5 Distribucin del documento En la seccin de Distribucin del Documento (ver figura 2) se selecciona a las personas que recibirn el documento para su consulta. La distribucin puede ser Electrnica o en Papel.

Si la distribucin es electrnica, a todas aquellas personas que estn en esa lista les llegar, va correo electrnico, la notificacin de que se ha publicado el documento y que est disponible para su consulta.

Aquellas personas que se encuentren en la lista Papel, podrn recibir una copia controlada de dicho documento para su consulta en papel, mediante la impresin de una nota de transmisin.

Ciclo de Revisin



4. Ciclo de Revisin

El ciclo de revisin permite enviar el documento para revisin a personas dentro de la organizacin para que hagan comentarios con relacin al documento. Por lo general una revisin toma lugar antes de un ciclo de aprobacin pero no es requisito indispensable. Es una oportunidad para obtener retroalimentacin del documento antes de que una aprobacin formal tome lugar.

4.1 Revisores

Por default la herramienta presenta a los revisores preestablecidos para el tipo de documento, sin embargo, se puede elegir a otras personas que revisarn el contenido haciendo clic en el botn que se encuentra al lado del campo Revisores. Debe hacer uso del Address Book de CFE para elegir a dichas personas. Ver Figura 10.

Figura 10. Definiendo revisores para el documento.

4.2 Circulando el documento para su revisin

Antes de enviar un documento para revisin es necesario establecer la fecha lmite que tendrn los revisores para emitir sus comentarios. Esta fecha se establece en la seccin Fecha en que Expira la Revisin. Ver Figura 10.

Cuando la lista est completa presione el botn y elija la opcin 'Enviar para Revisin' en la barra de acciones, no obstante debe estar consciente de que una vez presionado este botn el documento cambia de editable a no editable (obviamente si desea que ocurra una revisin usted quiere que todos vean el mismo documento, por lo tanto este se encuentra protegido durante la revisin). Ver Figura 10.

Cuando manda un documento para revisin, el sistema notifica a los revisores va correo electrnico que han sido seleccionados para revisar el documento. El mensaje que se recibe puede ser configurado.

Incluido en el mensaje existen dos tipos de vnculos, el primero es un vnculo de Lotus Notes (doclink) y el segundo es una URL que nos lleva directamente al documento mediante el navegador de Internet predeterminado. Cuando el revisor accesa a la liga del documento, puede visualizar y revisar todo su contenido. Otra

Ciclo de Revisin



forma de ingresar a l, es con la vista de Control de Documentos, el documento

tendr el status de Borrador Bajo Revisin .

Dentro del documento, en la parte superior, se encuentra el botn

, el cual debe oprimir para emitir sus comentarios sobre la forma que se muestra en la Figura 11.

En la seccin de Comentarios en el rea de Resumen, de la forma mostrada en la Figura 11, el revisor deber redactar brevemente su comentario y en el Detalle deber colocar el fundamento de sus comentarios, teniendo la posibilidad de agregar un archivo con todos sus comentarios. En algunos casos le es de utilidad copiar y pegar el texto del documento en un archivo en Word y sobre ste marcar, subrayar, tachar o agregar el texto que sugiere sea modificado o anexado.

Figura 11. Forma disponible para elaborar comentarios

Si mientras est redactando su comentario, desea salir de la forma, basta con

oprimir el botn para que los cambios queden guardados, de lo contrario los perder.

Cuando haya terminado su comentario haga clic en el botn .

4.3 Comentarios de revisores

Cuando un revisor emite un comentario, el sistema enva un correo electrnico notificndole al autor. El correo electrnico incluye la liga al comentario, el cual debe ser respondido.

Para responder un comentario elija el botn el cual se encuentra en la parte superior de la forma del comentario y la respuesta debe ser redactada en la seccin de Respuesta en el rea de Comentario. Ver Figura 11.

Al trmino de la redaccin haga clic sobre el botn para que el revisor lea su respuesta.

Ciclo de Revisin



4.4 Interrumpir el ciclo de revisin Antes de que expire la fecha lmite de revisin del documento se puede interrumpir el ciclo de revisin, ya sea porque todos los revisores han comentado el documento y no es necesario esperar la fecha de fin de revisin.

Para interrumpir el ciclo, basta que el autor accese al documento, elija el botn

, el botn de y haga clic sobre l, para seleccionar la opcin Cancelar Ciclo de Revisin.

Una vez cancelada la revisin, el sistema notifica a los revisores, va correo electrnico, de que el ciclo ha sido cancelado.

Ciclo de Aprobacin



5. Ciclo de Aprobacin

Antes que un documento pueda publicarse debe de llevarse a cabo una aprobacin. Es conveniente que la organizacin tenga reglas sobre quin(es) debe(n) aprobar los distintos tipos de documentos.

5.1 Tipos de ruteo Podemos entender por ruteo el flujo de aprobacin que se debe seguir al aprobar un documento. Existen dos tipos de ruteo, los cuales son:

q Paralelo. Los aprobadores seleccionados sern notificados va correo electrnico al mismo tiempo y pueden firmar el documento en cualquier orden.

q Serial. Los aprobadores seleccionados sern notificados uno por uno y en el orden en que aparezcan en la lista de aprobadores. Slo pueden firmar en el orden en que aparecen en la lista y el ciclo no continua hasta que el aprobador apruebe.

El tipo de ruteo que tiene asignado el tipo de documento es establecido en la configuracin del mdulo de Control de Documentos, pero tambin puede ser cambiado (ver punto 5.5).

5.2 Aadiendo aprobadores a la lista de aprobacin Por default la herramienta presenta una lista de personas que deben aprobar el documento, sin embrago se puede elegir a otras personas que aprueben el

documento haciendo clic en el botn y Editar Lista de Aprobadores. El sistema la muestra una ventana, como la mostrada en la Figura 12, en donde debe capturar:

q Nombre del Aprobador: Al dar clic en el botn que se encuentra al lado de ste campo, le permitir hacer uso del Address Book de CFE para seleccionar a la persona indicada.

q Accin posterior: Tiene las opciones de:

Nada. No se realiza ninguna accin.

Escalar. Una vez que concluya el tiempo de aprobacin y no se haya aprobado el documento, enva un correo electrnico a la persona que se haya designado

Aprobar: Si termina el tiempo para aprobar del documento, el sistema da por aprobado el documento.

q Tiempo para aprobar: Tiempo que le dar al aprobador antes de que la accin posterior elegida sea invocada.

Ciclo de Aprobacin



Figura 12. Ventana para elegir a los aprobadores de un documento.

5.2 Circulando el documento para su aprobacin

Antes de enviar un documento para aprobacin, el propietario del documento puede activar o desactivar la Historia de Aprobacin. Al activar la historia de aprobacin, el sistema colocar al lado del nombre del aprobador, la fecha en la que los aprobadores aceptan el documento. Si no se activa ste parmetro no podremos identificar las fechas de aprobacin.

Cuando la lista de aprobacin est completa, el autor del documento debe

presionar el botn y elegir la opcin Solicitar Aprobacin en la barra de acciones Ver Figura 12.

Cuando usted manda un documento para aprobacin, el sistema notifica a los aprobadores de acuerdo al tipo de ruteo, va correo electrnico, indicndole que su aprobacin es requerida y la fecha lmite que tiene para aprobar el documento.

Cuando el aprobador accesa a la liga del documento, la cual va incluida en el mensaje, lo visualiza como se muestra en la Figura 13. Otra forma de accesar al documento, es a travs de la vista Control de Documentos, el documento tendr

el status Borrador - Esperando Aprobacin .

El aprobador, si est de acuerdo con el contenido del documento, solo tiene que

dar clic en el botn y el sistema le solicitar su clave de Lotus Notes para asegurar que la persona es la indicada.

Figura 13. Documento listo para aprobacin. Vista del Aprobador

Ciclo de Aprobacin



5.2 Rechazando un documento Si desea rechazar el documento tiene que emitir un comentario. Para tal efecto

debe hacer clic en el botn y se presenta la forma de la figura 10 para redactar su comentario.

En la seccin de Comentarios en el rea de Resumen, de la forma mostrada en la Figura 11, deber redactar brevemente el motivo de su rechazo y en el Detalle deber colocar el fundamento de su decisin, teniendo la posibilidad de agregar un archivo con todos sus comentarios. En algunos casos le sera de utilidad copiar y pegar el texto del documento en un archivo en Word y sobre ste marcar, subrayar, tachar o agregar el texto que sugiere sea modificado o anexado para poder aprobar el documento.

Una vez que termine de redactar el motivo por el que no aprueba el documento,

elija el botn para que el autor del documento sea notificado.

Los comentarios tambin pueden ser emitidos si se aprueba el documento, es decir, un aprobador puede:

Hacer comentarios sobre un documento y dejarlo sin aprobar.

Hacer comentarios sobre un documento y aprobarlo.

Aprobar sin hacer comentarios.

5.3 Comentarios enviados por los aprobadores

Cuando los aprobadores realizan un comentario, el sistema enva un correo electrnico notificndole al autor. El correo electrnico incluye la liga al comentario, el cual debe ser respondido.

Para responder un comentario elija el botn el cual se encuentra en la parte superior de la forma del comentario. Su respuesta debe ser redactada en la seccin de Respuesta en el rea de Comentario. Ver Figura 11.

Al trmino de la redaccin haga clic sobre el botn para que el aprobador lea su respuesta.

5.4 Interrumpir el ciclo de aprobacin Antes de que expire la fecha lmite de aprobacin del documento usted puede interrumpir su ciclo de aprobacin.

Interrumpir el ciclo de revisin puede permitir corregir el documento con base en los comentarios de los aprobadores para enviar posteriormente el documento a aprobacin o a revisin de ser necesario.

Para interrumpir el ciclo de aprobacin, basta con accesar al documento, elegir el

botn , el botn de y la opcin Editar Lista de Aprobadores. El sistema le mostrar un cuadro como el de la Figura 14.

Ciclo de Aprobacin



Figura 14.Opciones que se muestran al editar la lista de aprobadores

Cuando el documento est en aprobacin.

De ese cuadro debe elegir la opcin Detener Aprobacin y el sistema notifica a los aprobadores va correo electrnico que el ciclo ha sido cancelado.

5.5 Modificando el ciclo de aprobacin El ciclo de aprobacin tiene disponibles las siguientes acciones que pueden ser modificados por el autor del documento:

q Aadir aprobador: Permite ingresar un nuevo aprobador.

q Modificar aprobador: Permite modificar los elementos que se configuran al aadir un aprobador. Ver punto 5.2

q Quitar aprobador: Permite eliminar el aprobador que se seleccione de la lista de aprobadores.

q Cambio de tipo de ruteo: Permite cambiar de Paralelo a Serie, o viceversa.

Estas acciones estn disponibles al hacer clic en el botn y eligiendo la opcin de Editar Lista de Aprobadores. Ver Figura 15.

Figura 15. Opciones que permiten modificar el ciclo de aprobacin.

Ahora que se toca el punto de modificaciones, es importante hacer notar que todos los documentos cuentan con una seccin de Modificaciones en la cual se registra el nombre de la persona y la fecha en la que se realiz alguna modificacin al documento.

Publicacin de documentos



6. Publicacin de Documentos

Una vez que el documento ha sido aprobado por todas las personas listadas en el rea de aprobacin, el sistema enva un correo electrnico al autor notificndole que el documento est listo para su publicacin.

Para publicar el documento, el propietario debe entrar en modo de edicin para

poder visualizar el botn , el cual desplegar las siguientes opciones:

Publicar:

Fecha Efectiva

Fecha de Revisin.

Nmero de Orden.

Para publicar el documento, se elige la opcin Publicar. Un documento que ha sido publicado tiene el status de Actual Completo y es incorporado a la lista de documentos que se encuentran en la vista de Documentos Publicados.

6.1 Definiendo fechas de efectividad y revisin La Fecha de Efectividad es definida cuando se desea que un documento sea publicado en una fecha especfica y no inmediatamente despus de haber terminado su ciclo de aprobacin. Esta herramienta permite crear, revisar y aprobar documentos con anterioridad, y tener preparada su publicacin.

La Fecha de Revisin es necesaria cuando se requiere verificar o validar el documento con cierta periodicidad. Un recordatorio es enviado al autor cuando esta fecha se cumple. El autor ser el responsable de colocar dicho documento bajo revisin o en su caso justificar porqu el documento no fue necesario ponerlo bajo revisin, programando su prxima fecha de revisin.

6.2 Publicando el documento manualmente

Existirn ocasiones en las que no es necesario que un documento pase por todo el ciclo de revisin y aprobacin para ser publicado. Para ello, el mdulo de Control de Documentos dispone de una herramienta para que un documento pueda ser publicado manualmente sin necesidad de pasar por todo el ciclo que hemos venido explicando.

El documento debe ser publicado desde la vista de Control de Documentos, ya que debe sealar el Draft o borrador del documento. Una vez sealado dicho documento de un clic sobre el men Acciones y elija la opcin Herramientas y de sta Approve Selected Draft Documents para publicar el documento. Ver Figura 16.




Figura 16. Publicando manualmente un documento.

6.3 Completando el registro de revisin del documento

Cuando se desea publicar una nueva revisin de un documento ya publicado, el sistema despliega el Registro de Revisin de Documento(RRD) para que sea completado. Ver Figura 17.

El RRD contiene informacin sobre la versin del documento que se est archivando y sobre la publicada. Debajo de sta informacin, existe un rea de Descripcin de Cambios que debe ser completada.

Figura 17. Ejemplo de un Registro de Revisin de Documento

En el rea de Descripcin de Cambios se registran los cambios o modificaciones que hay de una versin a otra del documento. Ver Figura 17.




El RRD cuenta con un rea donde se colocan las ligas a las Peticiones de Cambio de Documento (PCD) relacionadas con la nueva versin.

6.4 Notas de Transmisin

Cuando un documento pasa a estatus de Actual Completo y se desea distribuir en Papel, el sistema le permite al propietario del documento crear una nota de transmisin.

Para generar una nota de transmisin accese al registro del documento actual,

haga clic en el botn , seguido del botn y elija del men la opcin Nota de Transmisin. El sistema muestra la siguiente ventana.

Figura 18. Generando una nota de transmisin.

La nota de transmisin se hace acompaar de la copia controlada del documento para que las personas que se definan en el rea de A y CC firmen de recibido.

Para imprimir la nota de transmisin haga clic en el botn .

6.5 Imprimiendo copias controladas y no controladas

Por lo general, aquella(s) persona(s) que se encargue(n) de hacer la distribucin del documento en papel son las indicadas para imprimir copias controladas. Todo depende de las reglas de negocio que establezca la organizacin.

Si usted no est dentro de la lista de personas que pueden imprimir copias controladas, podr imprimir una copia de dicho documento, pero le aparecer impreso en el documento el texto que indica que es una copia no controlada.

PCD



7. Peticin de Cambio de Documento (PCD)

Si usted es un usuario que tiene acceso a crear Peticiones de Cambio a Documento (PCD) podr generar tantas como desee y sobre cualquier documento al cual tenga acceso.

Si al consultar un documento no visualiza en la parte superior el botn

indicar que usted no tiene este permiso asignado y puede solicitarlo al Administrador del mdulo de Control de Documentos de su organizacin.

7.1 Generando una PCD

Para generar una PCD debe accesar al documento y oprimir el botn

para poder visualizar el botn . Al oprimir este botn el sistema despliega una forma como la mostrada en la Figura 19.

La forma tiene la seccin Cambio Requerido para que usted redacte, en el rea de Resumen, el motivo por el cual desea se le haga un cambio, modificacin o mejora al documento.

Dentro de sta seccin, en el rea de Detalle, usted puede detallar los argumentos para solicitar el cambio. De ser necesario, tambin puede anexar un archivo.

Figura 19.Ejemplo de una Peticin de Cambio a Documento

PCD



Puede hacer uso del botn si desea terminar o enviar su PCD ms tarde.

Si mientras redacta su PCD desea consultar el documento, puede hacerlo mediante la liga que se encuentra en la seccin de Informacin de la PCD.

Para enviar su PCD al autor del documento, haga un clic sobre el botn

. El sistema enviar al autor del documento un correo electrnico notificndole que se gener una nueva Peticin de Cambio de Documento.

7.2 Contestando una PCD

El autor del documento sobre el cual se gener una peticin de cambio, recibe un correo electrnico con la liga a la PCD que fue creada.

Para contestar la PCD, accese a la liga y haga clic sobre el botn . Otra manera de ingresar a la PCD es mediante cualquier vista de la Base de Datos. Recuerde que todo documento publicado tiene registros asociados que puede consultar al dar clic. Ver Figura 2.

Dentro de la forma de la PCD se visualiza un campo denominado Accin tomada, haga clic sobre la flecha para que le despliegue las siguientes opciones:

q En Proceso. No tiene accin.

q Implementar Prxima Revisin. Indica que su peticin ser incluida en la siguiente versin del documento.

q Implementar Revisin Futura. Significa que su peticin ser considerada en un futuro.

q Rechazado. Indica que no procede su peticin de cambio.

Elija la accin a llevar a cabo y redacte en la seccin Respuesta, en el rea de Respuesta, los comentarios pertinentes sobre la accin elegida. Ver Figura 20.

Una vez redactados sus comentarios, haga clic sobre el botn

.

Es importante mencionar que toda PCD debe ser contestada.

PCD



Figura 20. Respondiendo a una PCD.

Documento bajo revisin Control de Documentos


8. Documento bajo revisin

Para poder colocar un documento Bajo Revisin es necesario que exista una PCD cuya Accin Tomada sea Implementar Prxima Revisin.

Si ningn usuario ha generado una PCD con tal caracterstica, el autor del documento puede generar dicha PCD y posteriormente contestarla. Si todas las PCD asociadas al documento no estn contestadas, el documento no puede ser creado Bajo Revisin.

Para crear un documento bajo revisin, el propietario del documento debe ingresar

al documento publicado, hacer clic sobre el botn de y posteriormente

sobre el botn . De las acciones que despliegue debe elegir Crear Bajo Revisin.

Cuando un documento es creado bajo revisin, el sistema crea una copia del documento publicado para que se pueda trabajar sobre ella. Dicha copia puede ser accesada desde la vista de Control de Documentos. El documento publicado que es creado bajo revisin seguir disponible en la vista de Documentos Publicados

y tendr el status Actual Bajo Revisin hasta que sea publicada la nueva versin del documento.

Archivar documento



9. Archivar Documentos

Un documento debe ser archivado cuando desea eliminarlo de la vista Documentos publicados, es decir, cuando requiere sacarlo de circulacin o vigencia.

Para archivar un documento accese al documento con status Actual , edtelo,

seleccione el botn y elija la opcin Archivar.

La herramienta muestra el Registro de Revisin del Documento donde puede capturar el motivo por el cual est archivando el documento.

El documento archivado esta disponible en la vista Historia de Documentos, donde se encuentran todos los documentos archivados.

No se debe realizar este proceso para el caso para que se desee remplazar una versin por otra, ya que esto se realiza automticamente una vez que la nueva versin del documento es publicada.

Preguntas frecuentes.



10. Preguntas frecuentes

Cuando quiero accesar a mi Base de Datos el sistema me muestra un cuadro de dilogo Crear certificado cruzado o Alerta sobre la seguridad de la estacin de trabajo. Qu hago?.

En general, cuando accesa por primera vez a la base de datos le muestra los cuadros de dilogo en donde debe autentificar su informacin. Simplemente de clic en S o Permitir siempre segn corresponda.

Por qu no puedo visualizar el botn ?

Es probable que no se encuentre dentro de la vista Control de Documentos o que su perfil de usuario no tenga establecido este rol.

Por qu no se guard mi nuevo documento?

Es probable que cuando sali del registro del documento no haya guardado los cambios o que haya oprimido la tecla ESC por error.

Cmo puedo consultar una referencia dentro del documento?.

De clic en el botn y seleccione Abrir referencia. Del cuadro que le muestra seleccione la referencia que desea consultar y de clic en el botn Aceptar.

Por qu no puedo modificar el documento?

Para poder realizar modificaciones al documento tiene que editarlo, si no puede visualizar este botn es porque no est asignado como colaborador dentro del documento o porque el documento no se encuentra en un status de borrador.

Se lleg a la fecha de fin de ciclo de revisin y el documento no se puede modificarse aunque se encuentra en status de borrador. Qu hago?

Vuelva a abrir el documento, edtelo y de clic en el botn . Al intentar editar nuevamente el documento ste ya estar disponible para su modificacin.

Al querer guardar el documento me aparece un error de conflicto de replicacin. Por qu?

El error de conflicto de replicacin es debido a que el documento no se puede trabajar concurrentemente entre dos o ms colaboradores, es decir, ya existi un cambio entre la versin que est intentando guardar y la que est guardada.

Cmo reviso si tengo alguna tarea pendiente.?

Accese a la vista Acciones de Todos que se encuentra en el navegador Informacin de Documentos, ubique su nombre y bajo ste se encuentran todas las tareas pendientes que tiene

Por qu no puedo poner el documento bajo revisin?

Preguntas frecuentes.



No se puede poner el documento bajo revisin porque se requiere de una PCD aplicable (Implementar Prxima Revisin) antes de poner el documento bajo revisin.

Qu hago si las secciones de revisin y aprobacin del documento desaparecieron?

Esto sucede porque la ltima seccin del documento perdi la referencia.

Si el documento va a sustituir a un documento publicado se debe crear un nuevo documento de respaldo, copiar en ste el contenido del documento con errores, borrar el documento errneo, volver a crear el documento bajo revisin y copiar nuevamente el contenido del documento de respaldo.

Si el documento es nuevo debe crear un nuevo documento con una clave diferente, copiar en ste el contenido del documento con errores, borrar el documento errneo y cambiar la clave del nuevo documento con la clave del documento errneo.

Anexo. Control de Documentos


Anexo

Campos que se requieren al crear un documento:

Campo/Seccin Obligatorio Descripcin

Tipo de Documento S El nombre de este campo es definido por la organizacin durante la configuracin del Software. Por ejemplo: Manual, Polticas, Objetivos y metas, etc.

Estatus Default Este campo no es editable pero muestra el estatus actual del documento los cuales son: Borrador, Borrador, Actual, Bajo Revisin, Archivado.

Accesible para No Este campo est ligado al Address Book y puede usarse para restringir el acceso de lectura al documento.

Colaboradores No Debe indicarse el nombre(s) de la persona que pueden modificar el documento.

Nmero de Orden No Orden en el que se desea se encuentre el documento, si no se coloca, lo ordenar de acuerdo al Nmero del Documento preestablecido.

Fecha Efectiva No Fecha en la que se desea que el documento sea publicado.

Fecha de Revisin No Fecha programada para la revisin del documento.

Documento No. S Este campo ya tendr un nmero default pero puede cambiarse con un nmero de su eleccin. Es preferible que cumpla con reglas de numeracin determinadas por su propia organizacin. No se le permitir tener dos documentos con el mismo nmero.

Versin No. S Comienza en 1, pero puede ser cambiado. Se incrementara en 1 automticamente con cada revisin de documento.

Autor S Por default coloca el nombre de la persona que cre el documento, pero puede ser cambiado.

Ttulo S Este campo contiene el ttulo del documento.

Anexo. Control de Documentos


Documentos de Referencia No Esta seccin proporciona la habilidad de referenciar otros documentos de la base de datos o en papel.

Referencias Cruzadas No En ella puede colocar las referencias a las clusulas de las normas de calidad, ambiental, etc.

Distribucin del Documento.

[Papel]

No Lista de las personas a quienes se les notificar va electrnica o distribuir en papel el documento publicado.

Revisin del Documento No Lista de las personas que revisarn el contenido del documento.

Aprobacin del Documento No Lista de las personas que aprobarn el contenido del documento.

Modificaciones No Seccin en la que se despliega las ltimas 5 modificaciones del documento listando el nombre de la persona, fecha y hora en la que se realiz alguna modificacin al documento.

Dependiendo del tipo de documento que desee crear, se le habilitar la plantilla que tiene asociada. Por lo general, si su plantilla tiene habilitados los campos de categora 1 y 2, los habilitar al elegir el tipo de documento.

Categora 1 (Nota: Este nombre puede ser diferente para cada tipo de documento y es definido antes que el software sea utilizado. Proporciona el primer nivel de categorizacin en la vista.)

S El nombre de este campo es definido por la organizacin durante la configuracin del Software y se relaciona con el campo de Tipo de Documento. Proporciona flexibilidad en cuanto a cmo se categorizan los documentos en la vista.

Categora 2 (Nota: Este nombre puede ser diferente para cada tipo de documento y es definido antes que el software sea utilizado. Proporciona el segundo nivel de categorizacin en la vista.)

No El nombre de este campo es definido por la organizacin durante la configuracin del Software y se relaciona con el campo de Tipo de Documento. Proporciona flexibilidad en cuanto a cmo se categorizan los documentos en la vista.