guida alla convenzione fotocopiatrici 14 lotto 2 · nel canone trimestrale di noleggio di ciascuna...

Guida alla Convenzione

Noleggio full-service di macchine fotocopiatrici digitali di fascia media e dei

servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni

- lotto 2 -


Noleggio fotocopiatrici di fascia media

Ministero dell’Economia e delle Finanze

Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione –

Noleggio fotocopiatrici di fascia media – Lotto 1 pag 2/31

INDICE

1. Premessa ...........................................................................4

2. Oggetto della Convenzione ................................................5 2.1. Durata della Convenzione e dei Contratti 5 2.2. Prodotti 6

2.2.1. “Configurazione Copiatrice B/N” Olivetti d-Copia 3501 6

2.2.2. “Configurazione Multifunzione B/N” OLIVETTI D-COPIA 3501MF 7

2.3. Servizi 8 2.3.1. Consegna e installazione 9 2.3.2. Conferma dell'ordinativo di fornitura 10 2.3.3. Verbale di installazione 11 2.3.4. Affiancamento agli utenti (al momento

dell'installazione) 12 2.3.5. Call - Center 12 2.3.6. Gestione e manutenzione delle postazioni di

lavoro 13 2.3.7. Ritiro e smaltimento materiali di risulta 14 2.3.8. Ritiro e smaltimento fotocopiatrici usate 14 2.3.9. Richiesta del Nulla Osta Segretezza (NOS) 15 2.3.10. Cessazione attivita’ 16

2.4. Servizi/prodotti opzionali 16 2.4.1. Dispositivo Opzionale “Funzione di

Fascicolazione e Pinzatura” 17 2.4.2. Servizio opzionale “gestione da remoto” 17

3. Modalità della fornitura ...................................................19 3.1. Requisiti di conformità 19 3.2. Monitoraggio della convenzione 19

3.2.1. Verifiche delle Fotocopiatrici in corso di fornitura 19

3.2.2. Verifiche ispettive 20 3.3. Verifiche delle Fotocopiatrici 20 3.4. Requisiti di qualita’ e livelli di servizio 21

4. Condizioni economiche ....................................................22 4.1. Corrispettivi 22 4.2. Penali 23

5. Fatturazione e pagamenti ................................................26






6. Come Ordinare.................................................................28 6.1. Registrazione 28 6.2. Ordinativo di fornitura 28

7. Riferimenti del fornitore ..................................................30 7.1. Call Center 30 7.2. Referenti del Fornitore 30 7.3. Responsabile generale e Responsabili provinciali

del servizio 31






1. Premessa

La presente Guida ha l’obiettivo di illustrare la Convenzione per il “Noleggio full-service di macchine fotocopiatrici digitali di fascia media e dei servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni – Lotto 2, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, e Olivetti S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del Lotto 2 della procedura di gara. Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall’art. 26 l. 23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dall’art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2 maggio 2001. La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip. Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa registrazione on line, qualora non avvenuta in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete. Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall’invio dell’ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio all’eventuale applicazione delle penali) è fra l’Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell’adempimento contrattuale. La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul sito internet http://www.acquistinretepa.it, nella sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni. Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito http://www.acquistinretepa.it è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde 800-906227.






2. Oggetto della Convenzione

La Convenzione per il Noleggio full-service di macchine fotocopiatrici digitali di fascia media e dei servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni – Lotto 2“ prevede la fornitura in noleggio quadriennale di macchine fotocopiatrici digitali. Nel corpo della presente Guida alla Convenzione con il termine:

� “Materiali di consumo” si intende il toner, il tamburo ed ogni altro materiale necessario per il funzionamento e l’utilizzo delle Fotocopiatrici ad esclusione della carta; qualora l’Amministrazione abbia richiesto il Dispositivo Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura” nel Materiale di consumo sono da intendersi inclusi anche i punti metallici;

� “Copia/e” si intende ogni fotocopia prodotta dalla Fotocopiatrice nella “Configurazione Copiatrice”, oppure ogni fotocopia o stampa prodotta dalla Fotocopiatrice nella “Configurazione Multifunzione”;

� “Data Ordine” si intende la data in cui l’ordinativo di fornitura è divenuto irrevocabile;

� “Data di installazione” si intende la data di verifica con esito positivo dell’Fotocopiatrice;

� "Giorni lavorativi" si intendono tutti i giorni esclusi sabato, domenica e festivi;

� "Ore lavorative" si intendono le ore comprese negli intervalli dalle 8,30 alle 13,30 e dalle 14,30 alle 17,30 di tutti i “Giorni lavorativi”;

� “SLA - Service Level Agreement” si intendono i livelli di

servizio previsti.

2.1. Durata della Convenzione e dei Contratti

La durata della Convenzione è di 12 mesi decorrenti dalla data di attivazione della medesima; peraltro la predetta durata può essere prorogata fino ad ulteriori 6 mesi. Il quantitativo massimo assicurato dalla Convenzione è di 5.000 fotocopiatrici digitali e può essere incrementato fino ad ulteriori 2.000 unità. I singoli contratti attuativi di noleggio stipulati dall’Amministrazione sulla base delle Convenzione hanno una durata pari a 48 mesi a decorrere dalla “Data di installazione”. L’Amministrazione dovrà specificare nell’ordinativo di fornitura:

� numero di Fotocopiatrici; � configurazione che intende prendere a noleggio; � quantitativo previsto di copie prodotte in un trimestre. � eventuale Dispositivo Opzionale;






� eventuale Servizio Opzionale; � ubicazione del luogo di consegna delle Fotocopiatrici nuove; � ubicazione del luogo del ritiro delle fotocopiatrici usate; � eventuale richiesta del NOS.

2.2. Prodotti

Le Fotocopiatrici possono essere ordinate nelle seguenti configurazioni:

Configurazioni Previste

“Configurazione Copiatrice” “Configurazione Multifunzione”

OLIVETTI d-Copia 3501 OLIVETTI d-Copia 3501MF

Nel canone trimestrale di noleggio di ciascuna Fotocopiatrice sono compresi:

� i servizi; � i servizi e prodotti opzionali eventualmente richiesti; � i materiali di consumo necessari alla produzione del numero di

copie specificate nell’ordinativo di fornitura, in particolare: produttività

Bassa 4.500 B/N

Media 18.000 B/N

Alta 31.500 B/N

Il corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti tale quantitativo, sarà fatturato dal Fornitore all’Amministrazione secondo le modalità indicate nel paragrafo 5.

2.2.1. “Configurazione Copiatrice B/N” Olivetti d-Copia 3501

Di seguito le caratteristiche della “Configurazione Copiatrice B/N": CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501

CARATTERISTICA VALORE Anno di introduzione in Italia 2006 Tipologia Con supporto da terra

(carrello) Lastra di esposizione Fissa Velocità di copiatura in A4 35 Copie/minuto Tecnologia di stampa Laser RAM installata (funzione copy) 128 MB Volumi trimestrali consigliati 45.000 Formato originali Max A3 Formato copie Max A3 Assorbimento 1,85 Kw Risoluzione in copiatura 600x600 dpi






CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501 CARATTERISTICA VALORE Scala di grigi 256 Copie multiple 999 Contacopie SI Velocità di prima copia in A4 < 4,9 sec. Fronte retro automatico di originale e copia

SI

Zoom 25-400% Riduzioni/ingrandimenti prefissati 10 Regolazione contrasto Automatico-Manuale Alimentatore automatico originali f/r 50 fogli Numero cassetti forniti (in linea) 4 Tot. carta alimentata da cassetti 4 x 500 fogli Formati carta alimentati da cassetto da A5 ad A3 Fascicolazione elettronica SI Bypass 100 fogli Grammatura carta 60-105 gr/mq Lucidi SI Carta Riciclata SI Codice di accesso per diversi utenti per l’utilizzo delle Fotocopiatrici

SI

2.2.2. “Configurazione Multifunzione B/N” OLIVETTI D-COPIA 3501MF

Di seguito le caratteristiche della “Configurazione Multifunzione B/N":

CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501MF CARATTERISTICA VALORE

Anno di introduzione in Italia 2006 Tipologia Con supporto da terra

(carrello) Lastra di esposizione Fissa Velocità di copiatura in A4 35 Copie/minuto Tecnologia di stampa Laser RAM installata (funzione copy) 128 MB HD 40 GB Volumi trimestrali consigliati 45.000 Formato originali Max A3 Formato copie Max A3 Assorbimento 1,85 Kw Risoluzione in copiatura 600x600 dpi Scala di grigi 256






CARATTERISTICHE OLIVETTI D-COPIA 3501MF CARATTERISTICA VALORE

Copie multiple 999 Contacopie SI Velocità di prima copia in A4 < 4,9 sec. Fronte retro automatico di originale e copia

SI

Zoom 25-400% Riduzioni/ingrandimenti prefissati 10 Regolazione contrasto Automatico-Manuale Alimentatore automatico originali f/r 50 fogli Numero cassetti forniti (in linea) 4 Tot. carta alimentata da cassetti 4 x 500 fogli Formati carta alimentati da cassetto da A5 ad A3 Fascicolazione elettronica SI Bypass 100 fogli Grammatura carta 60-105 gr/mq Lucidi SI Carta Riciclata SI Codice di accesso per diversi utenti per l’utilizzo delle Fotocopiatrici

SI

Funzione stampante SI Emulazione PCL6

Sistema operativo supportato

Windows 95/98 e ME, Windows NT 4.0,

Windows 2000 P e XP, Windows Vista, Windows

2003, MAC OS Scanner di rete SI Scan-to-mail/folder SI Formato file TIFF, PDF, JPEG

Interfacce

ETHERNET 10 base- T 100 base – TX, TWAIN

USB 2.0 IEEE 1284

2.3. Servizi

I servizi descritti di seguito sono prestati dal Fornitore contestualmente al servizio di noleggio delle Fotocopiatrici e si intendono compresi nel canone di noleggio.






2.3.1. Consegna e installazione

La consegna e l’installazione delle Fotocopiatrici saranno effettuate a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati dall’Amministrazione nel relativo ordinativo di fornitura. Tale attività potrà avvenire anche mediante consegne ed installazioni ripartite. Ogni Fotocopiatrice sarà nuova di fabbrica e unitamente a questa sarà consegnata:

� documentazione tecnica ed il manuale d’uso in lingua italiana; � dotazione del materiale di consumo (quali toner, tamburo,

punti metallici ecc., con la sola esclusione della carta) necessari a una produzione di copie indicate nell’ordinativo di fornitura come da tabella seguente: produttività Copiatrice e Multifunzione B/N

Bassa 4.500 B/N

Media 18.000 B/N

Alta 31.500 B/N

� cavo di collegamento ed ogni altro requisito (hardware e software) necessari per il funzionamento della Fotocopiatrice;

� una dichiarazione, anche resa dal Responsabile Provinciale del Servizio competente per il luogo nel quale deve essere prestato il servizio richiesto, attestante la corrispondenza della Fotocopiatrice consegnata con quelle descritte nell’Offerta Tecnica ed Economica, e, comunque, con i requisiti tecnici e di conformità richiesti nel Capitolato Tecnico;

� se richiesto dall’Amministrazione Contraente, la documentazione relativa alla sicurezza della Fotocopiatrice consegnata.

L’attività di consegna ed installazione si intende comprensiva di ogni onere e spesa, ivi compresi a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo relativo a:

� imballaggio; � trasporto; � facchinaggio; � consegna “al piano”; � posa in opera; � installazione; � messa in esercizio; � verifica di funzionalità; � rimozione ed asporto dell’imballaggio.

2.3.1.1. Tempi di installazione standard Le installazioni (anche ripartite) delle Fotocopiatrici dovranno avvenire nei seguenti termini essenziali:





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� per ordinativi di fornitura fino a 15 Fotocopiatrici, entro e non oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”;

� per ordinativi di fornitura da 16 fino a 30 Fotocopiatrici, entro e non oltre 60 (sessanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”;

� per ordinativi di fornitura superiori a 30 Fotocopiatrici, entro e non oltre 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”.

L’Amministrazione ha la facoltà di revocare l’ordinativo di fornitura entro il giorno lavorativo successivo all’invio del medesimo; scaduto tale termine l’ordinativo di fornitura sarà irrevocabile ed il Fornitore sarà tenuto a darvi esecuzione, nei termini e modi previsti dal presente Capitolato Tecnico, dalle Condizioni Generali e dalla Convenzione.

2.3.1.2. Proroghe dei tempi di installazione Per gli ordinativi di fornitura pervenuti entro i primi 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dalla data di attivazione della Convenzione, i termini dei tempi di installazione potranno essere variati dal fornitore, subendo una proroga non superiore a 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi. Il fornitore dovrà rispettare i termini indicati fino al raggiungimento del numero massimo di 800 installazioni pianificate al mese. Le installazioni eccedenti tale quantitativo massimo potranno essere posticipate ai mesi successivi, sempre rispettando la sequenza di arrivo degli ordinativi, fino al rientro nel limite di pianificazione di cui sopra. Il numero massimo pianificato di installazioni potrà essere ridotto a 400 nel primo mese di attivazione della convenzione.

2.3.2. Conferma dell'ordinativo di fornitura

Il Fornitore dovrà assegnare all’ordinativo di fornitura divenuto irrevocabile un numero progressivo e sarà tenuto, entro il giorno lavorativo successivo, e quindi entro 2 (due) giorni lavorativi successivi alla ricezione dell’Ordinativo di Fornitura, a darne conferma all’Amministrazione tramite comunicazione via fax, riportando sul documento di conferma il numero progressivo assegnato all’ordinativo di fornitura, la data di registrazione e esplicitare i termini di consegna e, se del caso, la motivazione della variazione rispetto ai tempi standard.






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2.3.3. Verbale di installazione

Al termine del positivo completamento della procedura di installazione e delle attività di verifica verrà redatto apposito verbale la cui data è da considerarsi “Data di installazione”. Tale verbale sarà redatto in contraddittorio con l’Amministrazione Contraente, nel quale dovrà essere dato atto dell’idoneità dei luoghi di sistemazione delle Fotocopiatrici, nonché dovranno essere indicati:

� la data di ricezione dell’Ordinativo di Fornitura; � la data dell’avvenuta installazione; � il numero progressivo dell’Ordinativo di Fornitura; � il numero delle Fotocopiatrici oggetto del verbale; � il numero delle Fotocopiatrici oggetto dell’Ordinativo di

Fornitura; � l’attestazione dell’avvenuta attività relativa al servizio di

affiancamento agli utenti o della rinuncia ad esso da parte dell’Amministrazione Contraente.

2.3.3.1. Procedura di installazione Per l’installazione della Fotocopiatrice in “Configurazione Copiatrice" la procedura è la seguente:

� collegamento del cavo di alimentazione della Fotocopiatrice alla rete elettrica;

� effettuazione di una prova di copia da originale. Per l’installazione in rete della Fotocopiatrice in “Configurazione Multifunzione" la procedura è la seguente:

� collegamento del cavo di alimentazione della Fotocopiatrice alla rete elettrica;

� collegamento alla rete dati (indirizzo fornito dall'Amministrazione);

� effettuazione di una prova di copia da originale; � effettuazione di una prova di scanner di documento; � effettuazione di una prova di stampa da personal computer

collegato in rete. L' Amministrazione ordinante, per la installazione della Fotocopiatrice in “Configurazione Multifunzione", dovrà fornire le informazioni sotto elencate e dare la disponibilità dell'amministratore di rete:

� Tipo di rete; � Sistema operativo del server o del client; � IP Address; � Subnet Mask; � Gateway; � Dominio.






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2.3.4. Affiancamento agli utenti (al momento dell'installazione)

Al fine di semplificare l’uso delle Fotocopiatrici, il Fornitore organizzerà al momento dell’installazione un’attività di “affiancamento agli utenti” volta a chiarire i seguenti punti:

� uso della Fotocopiatrice in ogni sua funzione; � gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione

toner, verifica del livello di consumo del toner, ecc…); � procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti

(inceppamento carta, ecc…); � modalità di comunicazione (per esempio orari e numeri di

telefono) con il personale competente per eventuali richieste di intervento, manutenzione e assistenza tecnica, fornitura materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza connessa con i servizi inclusi nel canone di noleggio.

Il servizio dovrà essere svolto per tutto il tempo necessario ad assicurare al personale dell’Amministrazione, in maniera esaustiva e puntuale, l’apprendimento di quanto sopra dettagliatamente descritto. Ogni Amministrazione potrà designare uno o più incaricati che, al momento dell’installazione, partecipino alla suddetta attività. Per l’attestazione dell’avvenuta attività o della rinuncia ad essa da parte dell’Amministrazione farà fede il verbale di installazione.

2.3.5. Call - Center

Per tutte le attività connesse con la gestione del servizio di noleggio, il Fornitore mette a disposizione delle Amministrazioni un apposito “Call Center” che funzioni da centro di ricezione degli ordinativi di fornitura, per la gestione delle richieste di intervento e per la gestione di tutti i servizi oggetto della Convenzione. Gli orari del Call Center per la ricezione delle richieste di assistenza e manutenzione mediante operatore sono le “Ore Lavorative”. Le richieste effettuate oltre i suddetti orari si intenderanno come ricevute alle ore 8,30 del giorno lavorativo successivo e, se effettuate per telefono, dovranno essere registrate mediante segreteria telefonica. Il numero telefonico ed il numero di fax del Call Center saranno dedicati alla gestione dei seguenti servizi:

� richieste di chiarimento sulle modalità di ordine e di consegna;

� richieste relative allo stato degli ordinativi di fornitura in corso e delle consegne;

� richieste di consulenza sui servizi in Convenzione; � richieste di manutenzione ed assistenza tecnica;






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� richieste di materiali di consumo; � richieste di ritiro e smaltimento di fotocopiatrici usate e/o dei

materiali di risulta; � ricezione e smistamento degli ordinativi di fornitura e delle

altre richieste. Il fornitore dovrà garantire i seguenti livelli minimi di servizio:

� Risposta entro 20”, per il 90% delle chiamate ricevute. Verrà misurato il tempo che intercorre tra l’inizio della chiamata e la risposta da parte dell’operatore. In caso di chiamata perduta va misurato il tempo complessivo della chiamata.

� Percentuale di chiamate perdute non superiore al 4%.

2.3.6. Gestione e manutenzione delle postazioni di lavoro

2.3.6.1. Assistenza tecnica e manutenzione Il Fornitore dovrà mantenere in perfetto stato di funzionamento le Fotocopiatrice oggetto del noleggio, provvedendo a fornire per ciascuna di esse e su richiesta dell’Amministrazione l’assistenza tecnica, ponendo in essere ogni attività necessaria per il funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutto il periodo della durata del noleggio, pari a 48 (quarantotto) mesi a decorrere dalla “Data di installazione”. Ad ogni richiesta ricevuta, relativa alla richiesta di intervento per malfunzionamento della Fotocopiatrice, il Fornitore dovrà assegnare un numero progressivo identificativo della richiesta. Tale identificativo, unitamente alla data e all’ora di registrazione, dovrà essere comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata (ovvero, in caso di richiesta a mezzo fax, immediatamente dopo la ricezione della richiesta medesima). I termini di erogazione dei servizi decorreranno dalla registrazione della richiesta. Gli interventi di assistenza tecnica potranno essere richiesti dall’Amministrazione al “Call Center”, nell’ambito degli orari stabiliti precedentemente. Il Fornitore è obbligato a rimuovere i malfunzionamenti entro il termine di:

� 16 (sedici) ore lavorative successive alla registrazione della richiesta per tutte le Fotocopiatrici installate nei capoluoghi di Provincia;

� 20 (venti) ore lavorative successive alla registrazione della richiesta per tutte le Fotocopiatrici installate nel resto del territorio nazionale.






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Nel caso in cui l’entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l’operatività della Fotocopiatrici, entro 32 (trentadue) ore lavorative successive alla richiesta, il Fornitore dovrà provvedere alla sostituzione della Fotocopiatrice con caratteristiche identiche o non inferiori (e in ogni caso conforme a quanto prescritto nel presente Capitolato Tecnico) a quella in stato di fermo, fino alla rimessa in funzione di questa ultima. Per ogni intervento dovrà essere redatta una apposita nota, sottoscritta da un incaricato dell’Amministrazione e da un incaricato del Fornitore, nella quale dovranno essere registrati:

� il numero dell’ordinativo di fornitura; � il numero dell’installazione; � il numero della richiesta; � l’ora ed il giorno della richiesta; � il numero dell’intervento; � l’ora ed il giorno di intervento; � l’ora ed il giorno dell’avvenuto ripristino (o del termine

intervento).

2.3.6.2. Fornitura dei Materiali di consumo Il fornitore dovrà fornire tutti i materiali di consumo (ad esclusione della carta) necessaria per il corretto funzionamento delle Fotocopiatrice per tutta la durata del noleggio ad ogni richiesta della amministrazione. Le richieste di fornitura di materiali di consumo dovranno essere comunque soddisfatte entro 24 (ventiquattro) ore lavorative dalla richiesta; qualora l’Amministrazione abbia richiesto il Dispositivo Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura” nel Materiale di consumo sono da intendersi inclusi anche i punti metallici.

2.3.7. Ritiro e smaltimento materiali di risulta

Il Fornitore dovrà farsi carico di ogni attività connessa al ritiro ed allo smaltimento di tutti i materiali di consumo usati, inclusi i toner ed eventuali parti di ricambio delle Fotocopiatrici oggetto del contratto di noleggio. A tal fine è richiesto il possesso, da parte dell’esecutore del servizio, dei requisiti previsti dal D. Lgs. 5 febbraio 1997, n.22 e successive modifiche, nonché del D. Lgs. 151/2005. Le richieste di ritiro dei materiali di consumo dovranno essere comunque soddisfatte entro 20 giorni lavorativi dalla richiesta.

2.3.8. Ritiro e smaltimento fotocopiatrici usate

Il servizio in esame è un servizio connesso e dovrà essere prestato dal Fornitore se espressamente richiesto dall’Amministrazione






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contestualmente alla fornitura; pertanto, il suo costo è da intendersi compreso nel canone di noleggio della Fotocopiatrice in configurazione base. Al fine del ritiro e smaltimento delle fotocopiatrici usate è richiesto in capo al Fornitore il possesso dei requisiti previsti dal D.Lgs. 25 luglio 2005 n. 151 e dal D.Lgs. 5 febbraio 1997, n. 22 e successive modifiche ovvero, il Fornitore dovrà dichiarare in sede di offerta di subappaltare tale servizio ad impresa in possesso dei predetti requisiti. Resta peraltro inteso che il Fornitore è estraneo alla fase prodromica della dismissione delle Fotocopiatrici usate, che è a carico di ciascuna singola Amministrazione (es.: “verbale di fuori uso” dell’U.T.E., ecc.). Le fotocopiatrici usate da ritirare e smaltire potranno essere di qualsiasi marca o modello ma equivalenti per caratteristiche di peso e dimensione alle Fotocopiatrici oggetto dell’ordinativo di fornitura. Tale obbligo del Fornitore è da intendersi nelle quantità pari al numero di Fotocopiatrici ordinate; tuttavia, in caso di Fotocopiatrici non paragonabili per fascia di prodotto varrà il principio di equivalenza (ad esempio: due fotocopiatrici da 30 pagine/minuto potranno essere ritirate a fronte di un ordinativo di fornitura di una nuova fotocopiatrice da 60 pagine/minuto). Il Fornitore dovrà farsi carico in via esclusiva di ogni onere o spesa inerenti la rimozione e allo smaltimento delle fotocopiatrici usate, anche se in possesso dell’Amministrazione medesima prima della stipula della Convenzione. Il servizio dovrà essere erogato entro i termini di seguito descritti:

� per ordinativi di fornitura fino a 15 Fotocopiatrici, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre n. 40 (quaranta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”;

� per ordinativi di fornitura da 16 fino a n. 30 Fotocopiatrici, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre 60 (sessanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”;

� per ordinativi di fornitura superiori a 30 Fotocopiatrici, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre n. 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla “Data Ordine”.

2.3.9. Richiesta del Nulla Osta Segretezza (NOS)

Qualora una specifica Amministrazione, che ne abbia diritto, faccia richiesta al Fornitore, nell’ ordinativo di fornitura, del Nulla Osta di Segretezza (NOS) per l'effettuazione delle attività previste






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contrattualmente, dovrà essere impiegato dal Fornitore personale in possesso di Nulla Osta di Segretezza (NOS).

2.3.10. Cessazione attivita’

Al termine del contratto di noleggio il fornitore provvederà all'attività di disinstallazione delle Fotocopiatrici e contestualmente di contabilizzazione delle copie totali effettuate.

2.3.10.1. Servizio di disinstallazione

Il Fornitore provvederà a ritirare le Fotocopiatrici, a sue spese, entro e non oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dallo scadere del periodo di noleggio o dalla risoluzione e/o recesso dal contratto. A tal fine, sarà onere del Fornitore porre in essere le attività necessarie quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, quelle relative al ritiro “al piano”, imballaggio, asporto, trasporto, facchinaggio.

2.3.10.2. Conguaglio delle copie eccedenti

Contestualmente al ritiro delle Fotocopiatrici verrà effettuata la lettura del contatore delle copie totali effettuate, per la fatturazione delle eventuali Copie eccedenti. Previo accordo tra l'Amministrazione e il Fornitore potrà essere effettuato il conguaglio delle copie eccedenti effettuate dalle Fotocopiatrici appartenenti ad uno stesso ordine. In caso di ordini centralizzati con fatturazioni differenziate il conguaglio sarà effettuato tra le macchine appartenenti alla stessa fattura. Pertanto il calcolo delle copie eccedenti sarà effettuato sull'ammontare totale delle copie effettuate da tutte le macchine appartenenti allo stesso ordine/fattura. Nel caso in cui il numero delle Copie ecceda del 100% i quantitativi indicati in fase di ordine, su proposta del Fornitore e previo consenso dell'Amministrazione, potranno essere concordate modalità di fatturazione del corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti con cadenza minimo annuale dalla data d’installazione della Fotocopiatrice.

2.4. Servizi/prodotti opzionali

I Beni e Servizi Opzionali potranno essere ordinati dall’Amministrazione unicamente con riferimento alla relativa Fotocopiatrice, e solo contestualmente all’ordinativo di fornitura concernente la medesima; il Fornitore non è quindi obbligato ad accettare ordinativi di fornitura relativi ai Beni e Servizi Opzionali non contestuali a quello della Fotocopiatrice.






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Ogni Bene Opzionale dovrà essere fornito corredato di tutti gli eventuali prerequisiti (hardware e software) necessari per la sua installazione e per il suo funzionamento. Il canone per ogni Bene e Servizio Opzionale non è compreso nel canone della Fotocopiatrice, in particolare, il canone trimestrale di ciascun Bene e Servizio Opzionale è da intendersi come “canone addizionale” al canone trimestrale della Fotocopiatrice.

2.4.1. Dispositivo Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura”

La Fotocopiatrice dovrà essere corredata, se richiesto dall’Amministrazione, del Dispositivo Opzionale “funzione di fascicolazione e pinzatura” che dovrà comunque garantire il rispetto delle caratteristiche minime per ogni singola funzione come di seguito riportato. Nel canone trimestrale di noleggio del Dispositivo Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura”si intendono compresi i relativi punti metallici.

2.4.1.1. Caratteristiche Dispositivo Opzionale “Funzione di Fascicolazione e Pinzatura”

CARATTERISTICHE DISPOSITIVO OPZIONALE “FUNZIONE DI FASCICOLAZIONE E PINZATURA”

CARATTERISTICA VALORE Finitore con pinzatura In linea Capacità di pinzatura 30 fogli

2.4.2. Servizio opzionale “gestione da remoto”

Il Fornitore, per le Fotocopiatrici configurate in rete, ossia per la “Configurazione Multifunzione”, su richiesta dell’Amministrazione, fornirà una assistenza da remoto. L’assistenza da remoto dovrà essere utilizzata almeno per la segnalazione guasti e per la richiesta toner. Tale sistema dovrà consentire la visualizzazione in tempo reale dello stato dei devices presenti sulla rete. Il sistema dovrà altresì garantire il pieno, continuo ed incondizionato accesso a tale sistema attraverso un meccanismo a vari livelli gerarchici con autenticazione dell‘utente tramite user ID e password. A richiesta dell’Amministrazione i dati raccolti sulle Fotocopiatrici dovranno essere classificati in un DataBase che dovrà riportare oltre ai dati identificativi e di ubicazione, anche quelli relativi all’utilizzo delle singole Fotocopiatrici.






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Di seguito, a titolo esemplificativo, vengono riportati i dati di massima che il sistema dovrebbe riportare:

� dati anagrafici della Fotocopiatrice: il tipo di macchina, lotto di appartenenza, l’amministrazione ordinante, l’ubicazione, l’indirizzo IP etc.;

� la data d’installazione e la data prevista di fine locazione; � l’importo dei canoni mensili dovuti per la macchina e per gli

accessori installati, singolarmente; � il contatore alla data per tipo d’utilizzo (fotocopiatrice,

stampante); � messaggi di alert generati automaticamente dalla macchina

e/o da chiamata a call center. Sarà possibile organizzare le Fotocopiatrici per gruppi e sottogruppi personalizzati al fine di estrapolare report mirati. A titolo esemplificativo e non esaustivo se ne descrivono alcuni:

� Censimento delle Fotocopiatrici in rete. � Report sullo Status delle Fotocopiatrici. � Report con la rilevazione cronologica dei Contatori

Totalizzatori per ciascun Servizio offerto dalla Fotocopiatrice. � Dovrà essere possibile schedulare la raccolta dei dati

cronologici per la successiva generazione di Reports.






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3. Modalità della fornitura

3.1. Requisiti di conformità

Tutti i prodotti offerti, oggetto della presente convenzione, dovranno osservare dei precisi requisiti di conformità come precisato di seguito. Il fornitore dovrà garantire che le Fotocopiatrici offerte siano:

� conformi alle norme previste dall’ordinamento giuridico italiano;

� munite di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi dell’Unione Europea ( regolare marcatura “CE”);

� conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali relative alla compatibilità elettromagnetica e alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia;

� conformi allo standard EPA ENERGY STAR o equivalenti per quanto riguarda le parti elettriche;

� conformi alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego delle Fotocopiatrici ai fini della sicurezza degli utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del D.P.R. n. 547/1955, del D.Lgs. n. 277/1991, del D.Lgs. n. 626/1994 e successive modificazioni. Pertanto ciascuna Fotocopiatrice, al momento della consegna, dovrà essere accompagnata da una scheda tecnica di sicurezza relativa alla:

o emissione di ozono; o emissione di polveri; o livello di rumore; o emissione di calore;

� conformi all’attuale normativa vigente al fine di ridurre l’uso di sostanze pericolose, ed in particolare, alla direttiva 2002/95/CE (RoHS), recepita con il D.Lgs. 151/2005.

Per quanto concerne i materiali di consumo, tra cui in particolare i toner, e le fotocopiatrici usate da ritirare e smaltire ( si veda par. 5.7 del presente Capitolato Tecnico), il fornitore dovrà garantire i requisiti di conformità secondo quanto previsto dalla direttiva 2002/96/CE (RAEE), recepita con il D.Lgs. 151/2005.

3.2. Monitoraggio della convenzione

3.2.1. Verifiche delle Fotocopiatrici in corso di fornitura

Le Amministrazioni Contraenti hanno facoltà di effettuare unilaterali verifiche, in corso d’opera, anche a campione, di corrispondenza






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delle Fotocopiatrici consegnate con quelle descritte nell’Offerta Tecnica ed Economica del Fornitore, e, comunque, con i requisiti tecnici e di conformità indicati nel Capitolato Tecnico, ciò anche al fine di verificare eventuali inadempimenti del Fornitore.

3.2.2. Verifiche ispettive

La Consip S.p.A. potrà effettuare – anche avvalendosi di Organismi di Ispezione accreditati secondo le norme EN 45004 – apposite verifiche ispettive. Per l’espletamento della suddetta attività, si farà riferimento ai livelli di servizio (SLA - Service Level Agreement). Le verifiche ispettive potranno essere effettuate sia presso le sedi del Fornitore sia presso quelle delle Pubbliche Amministrazioni che avranno effettuato ordinativi di fornitura. Il Fornitore e l’Amministrazione contraente dovranno, pertanto, attivarsi affinché le verifiche possano essere espletate nel migliore dei modi e senza intralcio all’attività. A titolo esemplificativo e non esaustivo vengono riportati nell’Appendice (B) “Schema delle Verifiche Ispettive” alcuni dei livelli di servizio della fornitura, che saranno oggetto delle verifiche ispettive. Il costo delle verifiche ispettive è a carico del Fornitore.

3.3. Verifiche delle Fotocopiatrici

Il fornitore all’atto della consegna rilascerà all’Amministrazione un documento attestante la conformità delle Fotocopiatrici a quanto dichiarato in sede di Offerta Tecnica ed Economica. L’Amministrazione potrà effettuare verifiche sulla totalità delle Fotocopiatrici oggetto dell’Ordinativo di Fornitura, in contraddittorio con il Fornitore, nel rispetto di quanto previsto nello Schema di Convenzione. E’ facoltà dell’Amministrazione Contraente effettuare la verifica a campione. La verifica è intesa quale controllo di:

� conformità delle Fotocopiatrici fornite con le caratteristiche dichiarate in sede di Offerta Tecnica ed Economica;

� funzionalità rispetto a quanto previsto, oltre che nell’Offerta Tecnica ed Economica, nella documentazione tecnica e manualistica d’uso.

La verifica, pertanto, si intende positivamente superata solo se le Fotocopiatrici oggetto della stessa risultino funzionare correttamente. Al positivo completamento delle attività, verrà redatto apposito verbale.






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3.4. Requisiti di qualita’ e livelli di servizio

Di seguito una sintesi degli indicatori di qualità definiti per la fornitura di Fotocopiatrici in noleggio e dei servizi connessi nell’ambito della Convenzione; essi sono riepilogati nella tabella seguente e dettagliati nell’appendice C del Capitolato Tecnico. Tali indicatori verranno verificati dalle Amministrazioni nel corso dell'intero contratto di fornitura e in sede di verifiche ispettive. Tabella 1 - Attività/Prodotti/Indicatori

Indicatore di qualità Attività Prodotto

Caratteristica Sottocaratt. acro IQ Denominazione IQ

Installazione e Test

Prodotto hardware

Efficienza Efficienza temporale

RTCCASO Rispetto dei tempi contrattuali di consegna delle Fotocopiatrici (per singolo ordine)


Prodotto hardware


RTCCMC Rispetto dei tempi contrattuali di consegna del materiale di consumo (per singolo ordine)

Manutenzione Affidabilità Ripristinabilità TRA1

Tempo di ripristino delle Fotocopiatricirelative al singolo ordinativo (per Fotocopiatrici installate nei capoluoghi di provincia)

Manutenzione Affidabilità Ripristinabilità TRA2

Tempo di ripristino delle Fotocopiatricirelative al singolo ordinativo (per Fotocopiatrici installate al di fuori dei capoluoghi di provincia)

Manutenzione Affidabilità Ripristinabilità TRA3 Tempo di ripristino delle Fotocopiatricirelative al singolo ordinativo (mediante sostituzione)


Prodotto hardware


RTRSU Rispetto dei tempi di ritiro e smaltimento dell’usato


Prodotto hardware


RTRSMC Rispetto dei tempi contrattuali di ritiro del materiale di consumo (per singolo ordine)






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4. Condizioni economiche

4.1. Corrispettivi

Sono di seguito riportati i canoni trimestrali (IVA esclusa) relativi al noleggio quadriennale della Fotocopiatrice nelle varie configurazioni, delle opzioni e il prezzo di ciascuna copia/stampa aggiuntiva rispetto a quelle comprese nel canone di noleggio. Le quote di canone trimestrale, relative al dispositivo opzionale di “Fascicolazione e pinzatura” e del servizio opzionale di “Gestione da remoto”, sono uguali per qualsiasi produttività di copie prescelta. Configurazione “Copiatrice B/N” con velocità 35 copie/minuto Produttività Bassa Media Alta

I anno € 186,00 € 219,75 € 253,50 II anno € 167,40 € 201,15 € 234,90 III anno € 150,66 € 184,41 € 218,16

Canone di noleggio trimestrale

IV anno € 135,59 € 169,34 € 203,09 Totale Canoni € 2558,6 € 3098,6 € 3638,6 Costo per ogni “copia eccedente” € 0,00250 Configurazione “Multifunzione B/N” con velocità 35 copie/minuto Produttività Bassa Media Alta

I anno € 213,5 € 254 € 294,5 II anno € 192,15 € 232,65 € 273,15 III anno € 172,94 € 213,44 € 253,94


IV anno € 155,65 € 196,15 € 236,65 Totale Canoni € 2936,96 € 3584,96 € 4232,96 Costo per ogni “copia eccedente” € 0,00300 Dispositivi e servizi opzionali

Fascicolazione e Pinzatura

Gestione da remoto

I anno € 22,00 € 15,00 II anno € 19,80 € 13,50 III anno € 17,82 € 12,15


IV anno € 16,04 € 10,94 Totale Canoni € 302,64 € 206,36

Il Fornitore assume l’impegno ad effettuare uno sconto dell’1% (uno per cento) da applicarsi ai prezzi unitari di cui sopra per gli Ordinativi di Fornitura inviati tramite i negozi elettronici presenti






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nell’area dedicata alla convenzione sul portale http://www.acquistinretepa.it, a tale scopo sono di seguito riportati i canoni trimestrali (IVA esclusa) relativi al noleggio quadriennale della Fotocopiatrice nelle varie configurazioni, delle opzioni e il prezzo di ciascuna copia/stampa aggiuntiva rispetto a quelle comprese nel canone di noleggio. Configurazione “Copiatrice B/N” con velocità 35 copie/minuto Produttività Bassa Media Alta



IV anno € 134,23 € 167,65 € 201,06 Totale Canoni € 2533,01 € 3067,61 € 3602,21 Costo per ogni “copia eccedente” € 0,00248 Configurazione “Multifunzione B/N” con velocità 35 copie/minuto Produttività Bassa Media Alta



IV anno € 154,09 € 194,19 € 234,28 Totale Canoni € 2907,59 € 3549,11 € 4190,63 Costo per ogni “copia eccedente” € 0,00297 Dispositivi e servizi opzionali

Fascicolazione e Pinzatura

Gestione da remoto

I anno € 21,78 € 14,85 II anno € 19,60 € 13,37 III anno € 17,64 € 12,03


IV anno € 15,88 € 10,83 Totale Canoni € 299,61 € 204,30

4.2. Penali

1. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai termini massimi stabiliti per la consegna, installazione, messa in esercizio e verifica di funzionalità delle Fotocopiatrici, il Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari al 5% (cinque per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Deve






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considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore non consegni, unitamente alla Fotocopiatrice quanto a corredo della stessa.

2. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al termine stabilito per il ritiro di fotocopiatrici usate per lo smaltimento, il Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno dell’Ordinativo di Fornitura oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

3. Per ogni ora lavorativa di ritardo non imputabile all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai termini stabiliti per la rimozione del malfunzionamento ed il ripristino della funzionalità della Fotocopiatrice ovvero per la sostituzione delle Fotocopiatrici, il Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

4. Per ogni giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al termine stabilito per la consegna del materiale di consumo, il Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

5. Per ogni 5 (cinque) giorni lavorativi di ritardo, non imputabili all’Amministrazione, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al termine stabilito per il ritiro ed allo smaltimento di tutti i materiali di risulta, ovvero del materiali di consumo usati, inclusi il toner e di eventuali parti di ricambio delle Fotocopiatrici oggetto dei Contratti di noleggio, il Fornitore è tenuto a corrispondere all’Amministrazione una penale pari all’1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Fotocopiatrici oggetto dell’inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

6. Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore esegua la prestazione dei servizi in oggetto in modo anche solo parzialmente difforme dalle disposizioni di cui alla presente Convenzione, all’Avviso di gara, al Disciplinare di gara e agli Ordinativi di Fornitura. In tal caso la Amministrazione applicherà al Fornitore le suddette penali sino alla data in cui la fornitura






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inizierà ad essere eseguita in modo effettivamente conforme, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.






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5. Fatturazione e pagamenti

I corrispettivi si riferiscono ai servizi e/o forniture prestati a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e delle prescrizioni contrattuali. Ciascuna fattura dovrà contenere il riferimento alla Convenzione ed al singolo Ordinativo di Fornitura cui si riferisce e dovrà essere intestata e spedita alla Amministrazione. E’ facoltà dell’Amministrazione richiedere, ai fini del pagamento del corrispettivo, la produzione da parte dell’appaltatore del documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.) - attestante la propria regolarità in ordine al versamento dei contributi previdenziali e dei contributi assicurativi obbligatori per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dei dipendenti In caso di ritardo nei pagamenti, il tasso di mora viene stabilito in una misura pari al tasso BCE stabilito semestralmente e pubblicato con comunicazione del Ministero dell’Economia e delle Finanze sulla G.U.R.I., maggiorato di 7 punti, secondo quanto previsto nell’art. 5 del D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231. Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso il Fornitore potrà sospendere la fornitura e/o la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nella Convenzione e nei singoli Ordinativi di Fornitura, salvo quanto diversamente previsto nella Convenzione. E’ ammessa la cessione dei crediti maturati dal Fornitore nei confronti dell’Amministrazione a seguito della regolare e corretta esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto di fornitura, nel rispetto dell’art. 117 del D.Lgs. n. 163/2006. In ogni caso, è fatta salva ed impregiudicata la possibilità per l’Amministrazione di opporre al cessionario tutte le medesime eccezioni opponibili al Fornitore cedente, ivi inclusa, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’eventuale compensazione dei crediti derivanti dall’applicazione delle penali con quanto dovuto al Fornitore stesso anche in ordine ad Ordinativi di fornitura diversi. Restano fermi tutti gli obblighi e gli adempimenti previsti dall’art. 35 della Legge n. 248/2006. I corrispettivi dovuti al Fornitore dalle singole Amministrazioni per le prestazioni contrattuali oggetto di ciascun Ordinativo di Fornitura comprendono:

a) il canone trimestrale posticipato di noleggio di ciascuna Fotocopiatrice nella configurazione richiesta;

b) il canone trimestrale posticipato aggiuntivo di ciascun dispositivo e servizio opzionale;






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c) eventuale corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti il quantitativo minimo stabilito,

In caso di risoluzione dell’Ordinativo di Fornitura per inadempimento e/o disservizio del Fornitore, fermo restando l’applicazione delle penali ed il risarcimento dell’ulteriore danno, i canoni non ancora maturati non saranno dovuti dall’Amministrazione Contraente al Fornitore. Tutti i predetti corrispettivi sono dovuti dalle Amministrazioni Contraenti a decorrere dalla Data di installazione. I predetti corrispettivi saranno corrisposti dalle Amministrazioni Contraenti secondo la normativa vigente in materia di Contabilità della Amministrazione e, comunque, a n. 60 (sessanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, e della eventuale documentazione di cui all’art. 9 delle Condizioni Generali, e accreditati, a spese dell’Amministrazione Contraente, sul conto corrente, intestato alla Olivetti S.p.A., n° 001563000785 - CIN F, presso la Banca Intesa, Sede di Ivrea, Codice ABI 03069, Codice CAB 30542, IBAN IT02F0306930542001563000785. Resta espressamente inteso che in nessun caso, il Fornitore potrà sospendere la fornitura e la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nella Convenzione e nei singoli Ordinativi di Fornitura, ad eccezione di ritardo nel pagamento dei corrispettivi dovuti, nel qual caso il Fornitore potrà sospendere le prestazioni contrattuali relative all’Ordinativo di Fornitura per il quale l’Amministrazione Contraente si è resa inadempiente ovvero di nuovi Ordinativi di Fornitura emesse dalla medesima Amministrazione.






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6. Come Ordinare

6.1. Registrazione

Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione on line al sistema degli Acquisti in Rete della P.A. inviando l’apposito modulo di registrazione. La registrazione permette ai soggetti, autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della registrazione è possibile, una volta effettuata l’autenticazione, acquistare tramite tutte le Convenzioni stipulate nell’ambito degli Acquisti in Rete e usufruire dei servizi a valore aggiunto. Per effettuare la registrazione è necessario selezionare “Registrati” sul portale http://www.acquistinretepa.it e seguire la procedura indicata.

6.2. Ordinativo di fornitura

Dal punto di vista operativo esistono due modalità differenti per effettuare un ordinativo: la prima tramite fax o posta ordinaria e la seconda attraverso internet. 1. Nel caso di ordine via fax (da inviare al numero di fax indicato

al paragrafo 7.1) o posta ordinaria, una volta collegati al portale http://www.acquistinretepa.it, si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell’apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line). Dopo aver effettuato il login, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni>Fotocopiatrici 14, si accede al download del modulo d’ordine. Dalla pagina:

a. scaricare la I° parte del modulo d’ordine, precompilato automaticamente dal sistema con i dati anagrafici del Punto Ordinante e corrispondente al lotto di proprio interesse;

b. scaricare la II° parte del modulo d’ordine corrispondente al lotto di proprio interesse e compilalo in ogni sua parte;

d. inviare il modulo d’ordine – I° e II° parte al numero di fax indicato nell’intestazione dell’ordinativo stesso. Gli Ordinativi di Fornitura devono necessariamente essere conformi al fac-simile disponibile sul sito. In caso di presenza di errori nell’ordinativo (ad es. errata imputazione/calcolo del costo complessivo), il Fornitore invia






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una comunicazione all’Amministrazione che ha emesso l’Ordinativo medesimo al numero di fax ivi specificato. L’Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvede al rinvio dell’Ordinativo al Fornitore.

2. Nel caso di ordine on-line, una volta collegati al portale http://www.acquistinretepa.it, si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell’apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line), e, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni>Fotocopiatrici 14, si accede al relativo Negozio. Dal Negozio si visualizza il catalogo contenente l’elenco dei prodotti in Convenzione, l’immagine, i relativi costi e tutti i termini contrattuali. In tale pagina è possibile scegliere il tipo e la quantità dei prodotti da ordinare con relativo costo globale e inviare un ordinativo in formato elettronico al Fornitore. Nel caso di invio dell’Ordinativo di Fornitura on-line, il modulo deve essere comunque stampato su carta intestata, protocollato, firmato ed archiviato dall’Amministrazione.

Sia per la modalità di trasmissione dell’ordine via fax sia on-line, non è necessario far seguire l’originale dell’ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93). Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell’Ordinativo, indicando tipologia e quantitativi dei prodotti da consegnare nonché luogo di consegna, soggetto responsabile della consegna e recapito telefonico di quest’ultimo. Dal momento dell’invio dell’ordinativo l’Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi inviati via posta); scaduto tale termine, l’ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.






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7. Riferimenti del fornitore

7.1. Call Center

Per tutte le attività connesse alla gestione del servizio di noleggio, il Fornitore mette a disposizione dell’Amministrazione un apposito “Call Center” che funziona da centro di ricezione degli Ordinativi di Fornitura oltre che da centro per la gestione delle richieste di intervento. Sono di seguito riportati i riferimenti telefonici e fax del Call Center:

RIFERIMENTI CALL CENTER

Servizio Descrizione Telefono Fax e-mail

SUPPORTO PREVENDITA

Fornisce specifiche informazioni prevendita (NON post-vendita) sulla convenzione: prodotto, procedure, costi e scadenze

0125-4703737

0125-4706066

[email protected]

INVIO ORDINI Gli ordini vengono inviati via fax o via posta elettronica su casella dedicata

0125-

4706066

CALL CENTER (COMMERCIALE)

Fornisce specificatamente informazioni post-vendita sugli ordini emessi: arrivo ordine, consegne, fatturazione… A questo numero si inoltrano anche le richieste di ritiro toner esausti. Fornisce anche informazioni prevendita relative alla convenzione e relativi costi e procedure.

0125-4703737

0125-4706066

[email protected]

CALL CENTER (ASS. TECNICA)

Apertura chiamate assistenza tecnica e richiesta consumabili.

0125-4703737

0125-4706066

[email protected]

Tutta la corrispondenza cartacea che viene inviata tramite posta ad Olivetti deve essere indirizzata a :

OLIVETTI S.p.A. HELP DESK CONSIP Via Jervis, 77 10015 Ivrea ( TO )

7.2. Referenti del Fornitore

Sono di seguito riportati i riferimenti telefonici, fax ed e-mail

Referenti del Fornitore

Servizio Referente Telefono Fax e-mail Responsabile Generale del Servizio (Tecnico)

Francesco Serlupi Crescenzi

06-54433025 06-54432158 [email protected]

Responsabile Commerciale della Convenzione

Francesco Serlupi Crescenzi

06-54433025 06-54432158 [email protected]






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7.3. Responsabile generale e Responsabili provinciali del servizio

Al fine di agevolare l’esatta esecuzione contrattuale è stato individuato un “Responsabile Generale del Servizio” del Fornitore, nella persona di:

Sig. Francesco Serlupi Crescenzi Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: [email protected] Telefono fisso: 06 54433025/2979 Telefono mobile: 334 6602878

e tre “Responsabili provinciali del Servizio” del Fornitore, nelle persone di:

Sig. Claudio Calza - Responsabile Area Nord Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: [email protected] Telefono fisso: 02.66.13.43.80 Telefono mobile: 335.12.43.829

Sig. Valerio Gagliardi - Responsabile Area Centro Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: [email protected] Telefono fisso: 02.66.13.43.46 Telefono mobile: 335.72.75.425

Sig. Umberto Cazzaniga - Responsabile Area Sud Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: [email protected] Telefono fisso: 02.66.13.43.82 Telefono mobile: 335.7865807

I Responsabili del Servizio svolgeranno le seguenti attività:

� supervisionare ed eventualmente coordinare le attività a partire dal momento di ricezione degli Ordinativi di Fornitura, alla gestione degli eventuali reclami da parte di Consip S.p.A. e/o dall’Amministrazione fino al ritiro delle Fotocopiatrici al termine del periodo di noleggio;

� monitorare l’andamento dei livelli di servizio di assistenza nell’arco del periodo di validità del contratto ed essere in grado di porre in atto tutte le azioni necessarie per garantire il rispetto delle prestazioni richieste.

guida alla convenzione fotocopiatrici 14 lotto 2 · nel canone trimestrale di noleggio di ciascuna...

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