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L’organisation d’un événement ne s’improvise pas !En effet quelque soit la taille ou le type d’événement (sportif, festival demusique, fête de village, défilé…), il incombe à l’organisateur de respectercertaines étapes, règles et principes pour que tout se passe du mieuxque possible et réussir son événement ! Organiser un événement consistedonc à planifier, exécuter de nombreuses tâches et tenir compte de multiples détailsafin d’éviter les écueils.

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    dition n1

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    SOMMAIRE

    La FNCOF

    Exemples dorganisation de

    manifestations

    Les contacts utiles

    Questions / rponses

    Prsentation des organismes

    Lorganisation dvnement

    1.1Prsentation

    1.2Organigramme et rseau

    1.3Les avantages dune adhsion

    1.4Comment devenir adhrent ?

    4.1Tir dun feu dartice

    4.2March aux puces

    4.3 Loto

    4.4Cortge et corso

    4.5Repas dansant ou spectacle

    4.6Manifestation sportive

    La FNCOF apporte des rponses des questionsspciques poses par ses adhrents.

    6.1Contacts dlgus FNCOF

    6.2Contacts dlgations Sacem

    2.1La Sacem et la SPRE

    2.2La SACD

    2.3Le GUSO

    3.1Llaboration dun projet

    3.2Lquipe dorganisation

    3.3Les dclarations obligatoires

    3.4Les assurances

    3.5Prvention, scurit et secours

    3.6Le nancement de lvnement

    3.7 La communication

    3.8Manifestations co-durable

    3.9Le choix des animations

    3.10Les droits et obligations des forains

    3.11La gestion des buvette

    3.12La billetterie

    3.13Proter des rductions

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    p 40-41

    p 42-44

    p 45-46

    p 47-51

    Directeur de la publication : Jean - Marc BeguinDirecteur de la rdaction : Cdric Grenet

    Conception graphique : Coralie Prosdocimi

    Remerciements : aux administrateurs et dlgusFNCOF pour leur contribution la rdaction et re-lecture de ce guide; et tout particulirement Ro-land Simon et toute son quipe de la Ronde desftes.

    Crdits photos : SXC, Fotolia.

    Impression : Aliasprint41 rue Georges Ohnet - 31200 ToulouseTl. 05 62 89 98 98 - Fax : 05 62 89 98 99

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    2.1 La Sacem et la SPRE

    12,5% de rduction supplmentaire pour les adhrents FNCOF

    Prsentation desorganismes

    La Sacem (Socit des auteurs, compositeurs et diteurs de musique) est une socitcivile, dont les adhrents sont obligatoirement, comme son nom lindique, auteurs,compositeurs ou diteurs de musique. Elle a t cre par eux, pour dfendre leursintrts. Elle ne ralise aucun bnce, et toutes les sommes collectes sont redistribuesaux auteurs, hors frais de gestion (15% environ). Leur rmunration est proportionnelle limportance des diffusions ou des reproductions de leur uvre ; les droits dauteur sont

    le salaire des artistes. La Sacem nagit pas seulement pour le compte de ses adhrents: elle collecte aussi les droits pour tous les auteurs, compositeurs et diteurs trangers. Laloi lui accorde le monopole dans notre pays pour la collecte comme pour la rpartitiondes droits, limage de la plupart des socits trangres de droits dauteur. Le champdaction de la Sacem stend toutes les oeuvres musicales, quelles soient franaisesou trangres, lexception des oeuvres tombes dans le domaine public (plus de 70ans aprs la mort du dernier crateur).

    Le rseau Sacem se compose de 6 directions rgionales et 81 dlgations dparte-mentales.

    Les sommes acquittes la Sacem au titre des droits dauteurs musicaux, ne peuventtre assimiles de quelconques taxes puisque la Sacem nest pas un organismepublic. La Sacem tant une socit civile but non lucratif, qui centralise lesperceptions pour le compte de ses membres, on peut parler ici de perception Sacem .Le paiement des droits musicaux la Sacem ntant pas une taxe, tout retard ouabsence de paiement ne peut en aucun cas faire lobjet dune amende. Les droitsdauteur que vous acquittez la Sacem sont lunique rmunration des auteurs et

    compositeurs qui ne bncient pas du statut dintermittent du spectacle, ni daucunautre rgime de protection. Ils permettent dassurer la vitalit, la diversit et le renou-vellement des rpertoires que vous diffusez.

    Prsentation

    La Perception des droits

    Lorsque vous dclarez votre manifestation avant son droulement, vous bnciez dutarif gnral contractuel, cest--dire dune rduction de 20% par rapport au tarif gnral.

    En tant quadhrent la FNCOF, bncier dune rduction de 12,5% supplmentaires

    grce au protocole daccord sign entre la SACEM et la FNCOF (tarif rduit).

    Bncier de 9,09% de rduction supplmentaire lors de lorganisation du rveillon de laSaint Sylvestre si vous faite votre dclaration 15 jours avant la manifestation.

    Les rductions

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    Cdric Grenet, directeur FNCOF

    Lorganisation dun vnement ne simprovise pas !

    En effet quelque soit la taille ou le type dvnement (sportif, festival demusique, fte de village, dl), il incombe lorganisateur de respec-ter certaines tapes, rgles et principes pour que tout se passe du mieuxque possible et russir son vnement ! Organiser un vnement consiste

    donc planier, excuter de nombreuses tches et tenir compte de multiples dtailsan dviter les cueils. Organiser un vnement implique des responsabilits quil fautprendre trs au srieux.

    Dans son essence mme, un vnement festif est une animation populaire, un lieu derassemblement dans lequel les gens se rencontrent, samusent, se retrouvent en touteconvivialit. Ce qui attire les visiteurs, les sduits et les incite venir la manifestationpeut tre vari : authenticit, respect des traditions, convivialit, qualit des animationset des spectacles prsents, originalit de lvnement

    La recherche de prot ne doit pas tre la principale motivation dun vnement, aurisque dorganiser une fte sans me. Crer une animation conviviale, o tout lemonde (organisateurs, participants et visiteurs) passe un agrable moment ensem-ble est souvent le plus important. Attention cependant davoir bien prpar sonbudget an de ne pas avoir de mauvaises surprises aprs lvnement (Il est conseillde conserver les comptes et les justicatifs pendants 6 ans).

    Lorganisation dun vnement se fait en plusieurs tapes (avant lvnement, pendantlvnement et aprs lvnement) comportant chacune des actions et des rflexionsimportantes dont voici quelques points essentiels :

    - Choix du thme de la fte, de la date et du lieu- Runion collective sur lorganisation de lvnement et le budget- Demande dautorisations en mairie et en prfecture- Rservation des locaux, des animations, des secours, des prestataires- Recherche de partenariats et demande de subventions- Souscrire une assurance pour la manifestation- Conception et envoi dun dossier de presse- Assurer la communication de lvnement- Editer les billets dentre si besoin- Runion collective avec lquipe des bnvoles

    - Dclaration la SACEM, SACD.1 mois avant la manifestation- Dclaration au GUSO pour les artistes rmunrs- Achat de la nourriture et des boissons- Installation, test du matriel, chage.

    (Cette liste nest bien videmment pas exhaustive).

    3.1 - Elaboration dun projet dorganisation dvnement

    Lorganisationdun vnement

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    Selon le Centre dEtudes et dInforma-tion sur le Volontariat : Le bnvole estcelui qui sengage, de son plein gr, demanire dsintresse, dans une actionorganise au service de la communau-t

    Les Franais seraient entre 15 et 18 mil-lions donner un coup de pouce

    ponctuel sans appartenir une associa-tion, mais les rguliers qui occupent unefonction bien dnie et qui y consacrentrgulirement au moins deux heures parsemaine sont un peu plus de 3 millions.

    Les bnvoles peuvent tre amens effectuer un grand nombre de tchesque rclame lorganisation dun vne-ment. Il est ainsi judicieux dorienter les

    bnvoles sur des tches pour lesquellesils ont des comptences ou se sententcomptents.

    Plus votre quipe sera diversie et plusvous bncierez de comptencesvaries. Les plus anciens ont besoin desplus jeunes pour leur nergie et leur com-ptences en informatique notammentou leur crativit, et les jeunes ont besoinde lexprience des plus anciens.

    Savoir dlguer des responsabilits des bnvoles responsables (tout en les

    accompagnants)est un moyenefcace pour lor-ganisateur de nepas tre submergerpar la quantit detches effectuer lors de lorganisationdun vnement. De plus, le sentiment

    dtre utile et quon lui fait conance,conduira le bnvole accomplir sestches avec srieux et parfois senga-ger davantage que ce quil souhaitaitau dpart.

    Lencadrement de lquipe bnvoledorganisation est un point ne pasngliger. La communication joue alors unrle essentiel an que chacun connaisse

    le droulement de lvnement, son rleet les personnes contacter en cas debesoin. Organiser une runion pralable lvnement ainsi quun bref rappelle jour de la manifestation permet dediffuser ces informations essentielles.

    Le bnvole nattend pas de contrepar-tie particulire, mais un simple bonjour ou merci , de la sympathie et de laconvivialit sufsent trs souvent lui

    donner envie de se rengager avecvous dans dautres projets.

    Vous pouvez si vous le souhaitez, et cela est toujours trs apprci, rcompenserlengagement de vos bnvoles en leur offrant une mdaille, un diplme ou untrophe indiquant ses nombreuses annes dengagement volontaire envers votrecomit des ftes ou votre association.Pour cela vous pouvez contacter la F.N.C.O.F relation@fncof.compour connatre les

    diffrentes rcompenses proposes nos adhrents.

    Important : Noubliez surtout pas dassurer lensemble des bnvoles qui interviennentlors dune manifestation (voir partie assurance multirisque).

    3.2 - Lquipe