- handbók- · áætlanagerð, tilboð og skráningu. verkþættirnir eru notaðir sem tenging á...

dk hugbúnaður ehf Hlíðasmára 8

201 Kópavogur Sími 544 2290

[email protected]

dk Viðskiptahugbúnaður

- Handbók-

Verkbókhald

2010

dk Viðskiptahugbúnaður - Verk

© dk hugbúnaður ehf. Allur réttur áskilinn. Síða 2 af 30

Efnisyfirlit

Efnisyfirlit ................................................................................................... 2

Inngangur .................................................................................................. 3

Almennt um Verk ........................................................................................ 4

Uppsetning ................................................................................................. 5

Stofnun verka ............................................................................................. 7

Verkdagbækur .......................................................................................... 14

Uppflettingar ............................................................................................ 16

Skýrslur ................................................................................................... 18

Verkgreining ............................................................................................. 20

Áætlanir ................................................................................................... 25

Verkbókhald fyrir þjónustufyrirtæki ............................................................. 26

Uppsetning ............................................................................................... 26

Notkun..................................................................................................... 27



Inngangur

Þessi handbók er fyrir kerfishluta dk viðskiptahugbúnaðar. Hún er ein af mörgum

handbókum og hjálpargögnum fyrir dk viðskiptahugbúnaðinn.

Notandaviðmót dk viðskiptahugbúnaðar er allt myndrænt sem hefur þann kost í

för með sér að hægt er að opna marga og óskylda glugga samtímis og skoða

gögnin frá ýmsum sjónarhornum. Jafnvel er hægt að opna sama gluggann oft og

nota þá t.d. mismunandi afmarkanir til að skoða sömu upplýsingar.

Aðalvalmynd dk er staðsett á miðjum skjá og er tvískipt. Vinstri helmingur

valmyndarinnar inniheldur öll aðal kerfin, svo sem Fjárhagur, Skuldunautar,

Lánardrottnar, Sölureikningar, Birgðir, Innkaup, Verk, Laun og Almennt. Hægri

helmingurinn inniheldur svo undirvinnslur hvers aðalkerfis og er sá helmingur

uppbyggður eins og tré sem notendur kannast við, sem dæmi í "Windows

Explorer".

Í þessari handbók er lýst notkun kerfishlutans Verkbókhald. Henni er ætlað að

gefa notendum innsýn í uppbyggingu og daglega notkun verkbókhaldsins í dk.

Ekki er þörf á sérkunnáttu í bókhaldi til að hægt sé að nota handbókina.



Almennt um Verk

Verkkerfið sem er að öllu leyti samtengt öðrum kerfishlutum í dk Viðskipta- og

upplýsingakerfinu er notað við stýringu verka. Það fylgist með kostnaði og

notkun forða (tímaskráningu starfsfólks) og veitir möguleika á að gera áætlanir

fyrir verk og úthluta forða, skrá á þau vinnu, tekjur og annan kostnað.

Grunnur verkkerfisins hefur að geyma verk og dagbækur til að skrá og bóka

hreyfingar. Öflugar uppflettivinnslur eru sem auðvelda allar fyrirspurnar- og

leitaraðgerðir. Færslur má rekja þangað sem þær enda, í verkkerfið, eða til

upprunans í hvaða undirkerfi sem er.

Verk

Í stofnskrá verka má skrá margs konar upplýsingar. Hvert verk er auðkennt með

númeri sem getur verið allt að 12 stafa langt, bæði bók- og tölustafir. Almennar

upplýsingar fylgja svo sem verkheiti (verklýsingu), yfirverk, greiðandi,

verkflokkur, eigandi, umsjónarmaður, starfsmaður, tegund verks, staða verks,

útskuldunarmáti, áætluð verkbyrjun, áætluð verklok.

Verkdagbækur

Í verkdagbækur má skrá inn tímavinnu, akstur og kostnað. Tímavinnu er hægt

að skrá inn sem heildartíma t.d. 3 klst. eða sem unnið frá og til, þ.e. frá 09:00 til

11:00 og sér kerfið sjálft um að umreikna. Með því að nota frá og til tíma getur

starfsmaður skráð sig inn á verk í byrjun og út í lokin. Akstur er hægt að skrá inn

sem km eða ferð. Kostnaður er skráður út af lager.

Uppflettingar

Allar uppflettingar og fyrirspurnir eru til fyrirmyndar í verkkerfinu. Haldið er vel

utan um allar færslur og hvernig þær urðu til. Almennar uppflettingar eru þannig

að skoða má hreyfingar á einstaka verki, starfsmanni, skuldunaut og fleira.

Skýrslur

Í verkkerfinu er að finna aragrúa af skýrslum, bæði stöðluðum og

uppsetjanlegum. Í verkkerfinu er undirvinnsla sem heitir Skýrslur. Hún inniheldur

allar staðlaðar skýrslur sem nauðsynlegt er að ná út úr verkkerfinu. Allar skýrslur

má fá prentaðar á skjá eða prentara.

Verkgreining

Í Verkkerfinu er að finna fjórar greiningarvinnslur. Annars vegar er um að ræða

þrjú greiningartré og hins vegar lykiltölugreiningu. Þessar greiningarvinnslur

hjálpa til við að sjá yfirlit yfir verkkerfið á samandregnu formi.

Reikningavinnslur

.

Áætlanir

Í Verkkerfinu er hægt að hafa nákvæmt eftirlit með kostnaði og notkun forða.

Með því að fastsetja afkastagetu forða er hægt að segja fyrir um hve mikill forði

er til ráðstöfunar og stjórna honum..



Uppsetning

Þegar verkkerfið er tekið í notkun í fyrsta skiptið er nauðsynlegt að

fara í gegnum nokkrar uppsetningavinnslur.

Við byrjum á því að fara í gegnum þær vinnslur sem eru undir Verk

– Uppsetning

Verkflokkar:

Verk má flokka saman að vild. Notandi ræður

sjálfur hvernig hann flokkar verk sín.

Verkflokkar eru stofnaðir í Uppsetning –

Verkflokkar. Hvert verk getur aðeins tilheyrt

einum flokk.

Starfsmenn:

Starfsmannaupplýsingar þarf að setja inn fyrir

alla þá sem eiga að skrá í tímadagbók.

Verkþættir:

Öllum verkum má skipta upp í a.m.k. tvo

áfanga (þætti): verkþátt og verklið. Þessa

áfanga má nota eins mikið og þörf er á við

áætlanagerð, tilboð og skráningu.

Verkþættirnir eru notaðir sem tenging á milli

þeirrar vinnu sem unnin er og taxtans sem

innheimta skal fyrir hana.

Til að opna fyrir skráningu verkþátta í

dagbækur þarf að fara í [Verk - Uppsetning -

Almennar stillingar] og setja hak við ‘Nota

verkþætti’.

Verkliðir:

Öllum verkum má skipta upp í a.m.k. tvo

áfanga (þætti): verkþátt og verklið. Þessa

áfanga má nota eins mikið og þörf er á við

áætlanagerð, tilboð og skráningu.

Til að opna fyrir skráningu verkliða í dagbækur

þarf að fara í [Verk - Uppsetning - Almennar

stillingar] og setja hak við ‘Nota verkliði’.



Almennar stillingar:

Skuldunautar:

Skuldunautar eru stofnaðir í Skuldunauta-

kerfinu. Skuldunautur skráist á hvert verk sem

greiðandi.

Sölumenn:

Tryggja þarf að búið sé að stofna sölumann til

að setja á reikningana. Það er gert undir

[Sölureikningar - Sölumenn].

Taxtar:

Setja verður inn í Birgðir - Vörur þá

vinnuliði/taxta sem rukka skal eftir. Verð á

þessum töxtum ráða þeim verðum sem

innheimt eru fyrir hverja tegund vinnu. Í þessu

dæmi eru settir inn bæði dagvinnu- og

yfirvinnutaxtar fyrir vinnu við fjárhagsbókhald

annars vegar og launabókhald hinsvegar.



Stofnun verka

Í aðalmynd dk er smellt á Verk. Síðan er vinnslan verk valin. Þá birtist

eftirfarandi mynd.

Fyrsti dálkurinn Númer er númer verks. Síðan koma Verkheiti, Greiðandi, Nafn

greiðanda, Verkflokkur, Umsjónarmaður, Eigandi og Starfsmaður. Með því að

smella á dálkaheiti þá upplýsist dálkurinn (verður gulur) og raðar þá kerfið

verkum skv. þeim dálki. Notandi hefur ýmsa möguleika þegar hann er með

verktöfluna opna eins á á myndinni hér fyrir ofan.

Dálkar

Hægt er að sækja inn í töfluna fleiri dálka. Það er

gert með því að smella með hægri músarhnapp á

dálkafyrirsögn, t.d. Verkheiti og velja úr valmynd

Sækja dálka.

Sía

Hægt er að sía út ákveðnar færslur í töflunni, t.d.

öll verk í ákveðnum verkflokki. Það er gert með

því að smella með hægri músarhnapp á færslu í

töflunni og velja úr valmynd Sía.

Afrita verk

Merkja má öll verk í einu með því að smella með

músinni á hnappinn [>>]. Þegar búið er að

merkja þau gögn sem á að afrita má smella með

hægri músarhnapp einhvers staðar á merktu

línurnar (bláa svæðið) og velja Afrita úr

valmyndinni sem birtist.

F5 Valmynd



Ef smellt er á aðgerðahnappinn [F5 Valmynd] þá

bjóðast ýmsir möguleikar. Nánar er fjallað um

þessa möguleika aftar í handbókinni. Rétt er þó

að benda sérstaklega á Minnisbók, Upplýsingatré

og Hreyfingar verks.

Upplýsingatré

Upplýsingatré birtir yfirlitsmynd yfir þá liði sem

tengjast völdu verki. Upplýsingatré má kalla upp

með því að smella á tré hnappinn á tækjastikunni,

slá á Ctrl + t eða velja úr valmynd.

Stofnun á verkum

Verk eru skráðir í vinnslunni Verk. Til að stofna nýtt verk er ýtt á Insert takkann

á lyklaborðinu og til að breyta verki er ýtt á Enter takkann á lyklaborðinu. Þá

birtist viðhaldsspjald sem inniheldur a.m.k. tvo flipa, Almennt og

Reikningagerð.

Nauðsynlegt er að skrá inn Númer, Verkheiti og Greiðanda (skuldunaut). Aðrar

upplýsingar, svo sem Yfirverk, Verkflokkur, Eigandi, Umsjónarmaður,

Starfsmaður, Verkþáttur og Verkliður er frjálst að skrá inn.

Nauðsynlegt er að skrá inn Númer, Verkheiti og Greiðanda (skuldunaut). Aðrar

upplýsingar er frjálst að skrá inn. Þau svæði sem eru á flipanum Almennt eru:

Svið Gildi

Númer Slá verður inn númer. Númer getur verið úthlutað af

kerfinu sjálfu. .

Verkheiti Slá verður inn verkheiti.

Yfirverk Hér er slegið inn heimilisfang skuldunautar.



Greiðandi Hér er slegið inn póstnúmer. Hægt að fletta í

póstnúmeratöflu með F2 hnappnum.

Verkflokkur Hér er hægt að slá inn auðkenni flokks. Flokkar verka

eru stofnaðir í Uppsetning – Flokkar verka. Notandi

ræður sjálfur hvernig hann flokkar verk sín. Hægt er

að fletta og velja flokk með F2. Hver verk getur

aðeins tilheyrt einum flokk.

Eigandi

Umsjónarmaður

Starfsmaður

Verkþáttur

Verkliður

Tengiliður

Tegund verks

Staða verks

Útskuldunarmáti

Bókunarflokkur Hér er slegið inn auðkenni bókunarflokks verks.

Bókunarflokkum má fletta með F2. Bókunarflokkur

segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða

til í verkkerfinu bókast á. Möguleiki er að stofna fleiri

en einn bókunarflokk, en hvert verk getur aðeins

tilheyrt einum bókunarflokki.

Áætluð byrjun

Áætluð lok

Skrá verkþátt í

dagb.

Skrá verklið í dagb. Hé

Öllum verkum er hægt að skipta upp í a.m.k. tvo áfanga (þætti): verkþátt og

verklið. Þessa áfanga má nota eins mikið og þörf er á við áætlanagerð, tilboð og

skráningu.

Tegund verks getur verið: Tímaverk, Þjónustuverk, Tilboðsverk eða

Innanhússverk.

Staða verks getur verið: Ekki hafið, Í vinnslu, Í bið eða Lokið.

Útskuldunarmáti getur verið: Mánaðarlegar, Verklok, Óreglulega, Óútskuldað

eða Ábyrgð.



Ef flipinn Reikningagerð er valinn birtist eftirfarandi mynd:

Hér eru nokkur svæði sem þarf að fylla út. Þessi svæði stjórna því hvernig

útseldir tímar og kostnaður flytjast yfir á reikning til greiðanda verksins og skýra

sig að mestu sjálfir.

Hér er nauðsynlegt að tilgreina hvernig tímar safnast upp á reikning og hvernig

kostnaður safnast upp á reikning. Aðrar upplýsingar er frjálst að skrá inn. Þau

svæði sem eru á flipanum Reikningagerð eru:

Svið Gildi

Reikningur með

einni vinnulínu

Tímar safnast upp

eftir

Hér .

Kostnaður safnast

upp eftir

Kostn. á undan

vinnu á reikn.

Flytja á reikn á

nýjasta verði

Sækja færslur frá

undirverkum

Áfsláttur

Afsláttarprósenta

verks

Verkreikningur án

vsk.



Tilboðsnúmer

Tilboðsupphæð

Vinnu

Akstri

Kostnaði Hér er slegið inn auðkenni fyrir afhendingarskilmála.

Fletta má í töflu yfir afhendingarskilmála með F2.

Á flipanum Víddir eru sviðin Deild, Verkefni og Viðfangsefni.

Í Deild er skráð hvaða deild ber ábyrgð á verkinu, þ.e. hvaða deild verkið

tilheyrir.

Í Verkefni er skráð hvaða verkefni verkið tilheyrir og í Viðfangsefni er skráð hvaða

viðfangsefni verkið tilheyrir.

Stofnun undirverks

Undirverk er notað þegar notandi vill sundurgreina eitt verk í smærri verk (eftir

sem áður má greina verk og undirverk í áfanga (verkþætti og verkliði). Sem

dæmi má taka ef eitt verk væri innleiðing á upplýsingakerfi fyrir dk. Því væri

síðan skipt í undirverk eins og Verkbókhald, Launakerfi, Þjónustukerfi, o.s.frv.

Undirverki mætti síðan skipta upp í verkþætti og jafnvel verkliði.

Undirverk er stofnað á sama hátt og venjulegt verk nema að það þarf að tiltaka

yfirverk fyrir það. Hægt er að hafa undirverk undir undirverki o.s.frv.

Verkþættir og verkliðir

Öllum verkum er hægt að skipta upp í a.m.k. tvo áfanga (þætti): verkþátt og

verklið. Áfangana er hægt að nota eins mikið og þörf er á við áætlanagerð, tilboð

og skráningu.

Aðgerðir í F5 Valmynd

Eins og fram kom fyrr í handbókinni þá bjóðast ýmsar

aðgerðir ef smellt er á aðgerðahnappinn [F5 Valmynd ].

Flestar af þessum aðgerðum skýra sig að mestu sjálfar.

Hér á eftir verður fjallað um þær helstu.

Með því að velja Hreyfingar þá birtist yfirlit yfir

hreyfingar verks á sambærilegan hátt og ef valin er

vinnslan Uppflettingar – Verk og þar valið verkið.

Með því að velja Staða skuldunauta þá birtist saldó tafla

skuldunauta og er þar hægt að sjá stöðu hvers

skuldunautar, dagsetning og upphæð síðast innborgað

og ýmislegt fleira. Hægt er að sjá allar hreyfingar á bak

við upphæð með því að smella á örva hnappinn á dálka

fyrirsögninni. Þessa saldó töflu má síðan prenta út með

því að velja F7 Prenta.

Skrá má inn áætlun með því að velja [F5 Valmynd ] og

Áætlun.



Skrá má inn vörumóttakendur með því að velja [F5 Valmynd ] og

Vörumóttakendur.

Með því að velja Minnisbók má skrá ýmsar viðbótarupplýsingar um verkið. Um

minnisbók verka gildir það sama og gildir almennt um minnisbækur í dk, eins og

minnisbók vörunúmera, skuldunauta, lánardrottna, starfsmanna og bókhaldslykla.

Hægt er að vera með mörg blöð og getur hvert blað innihaldi margar síður.

Prenta má valin blöð út úr minnisbókinni.

Með því að smella á hnappinn Bæta við... má stofna nýja síðu (flipa) í

minnisbókinni og með því að smella á hnappinn Prenta... þá má prenta út

upplýsingar úr minnisbókinni. Hægt er að velja ákveðnar síður eða allar síður.

Í valmyndinni er vinnsla sem heitir Upplýsingatré. Þar sést yfirlitsmynd yfir þá liði

sem tengjast völdu verki. Þetta er mjög öflug og notendavæn vinnsla.

Upplýsingatré verks má velja með því að smella á tré hnappinn uppi á

tækjastikunni eða nota eftirfarandi lyklaborðssamsetningu: Ctrl + t.

Með því að smella á [+] eða [-] er hægt að opna og loka tréinu. Eins er hægt að

hægri smella með músinni á viðeigandi lið í tréinu og velja þenja eða draga

saman.

Til að bæta inn í tréið eða breyta lið er hægt að smella með músinni á hnappinn

Valkostir og velja þar viðeigandi valkost eða með því að tví smella með músinni á

viðkomandi lið í tréinu. Sem dæmi ef stofna á ............. þá má tví smella með

músinni á ........... og opnast þá ....... taflan og má þá stofna ............. á

hefðbundinn hátt.

Eins og sést á myndinni þá sjást hér ýmsar gagnlegar upplýsingar um viðkomandi

verk. Sjá má upplýsingar um þær vörur sem skuldunautur hefur keypt. Sjá má

síðustu sölureikninga sem hafa verið prentaðir út á skuldunautinn og með því að

tví smella á línu á reikningi þá birtist allur reikingurinn. Sjá má hvort einhver



tilboð séu í vinnslu til hans. Sjá má hvort skuldunauturinn á hjá okkur

sölupantanir. Ef við höfum átt einhver samskipti við skuldunautinn í tölvupósti þá

má sjá þau samskipti með því að smella á Mail hnappinn og sést þá Inbox og Sent

items og með því síðan að smella á Inbox eða Sent items má sjá samskiptin.

Þetta Upplýsingatré er mjög gagnlegt þegar þörf er á því að sjá yfirlit yfir þá liði

sem tilheyra viðkomandi verki.

Upplýsingatré verka má prenta út með því að smella á hnappinn [F7 Prenta] og

síðan hversu ýtarlegt.

Upplýsingatré verka má senda yfir í Excel til frekari úrvinnslu með því að smella á

hnappinn [Valkostir ] og velja Senda yfir í Excel.



Verkdagbækur

Mikilvægur hluti verkkerfisins er skráning tímavinnu og kostnaðar. Við hönnun á

dk Viðskiptahugbúnaðinum hefur mikil áhersla verið lögð á að gera þessa vinnslu

sem þægilegasta til að auðvelda fyrir innslætti. Við veljum vinnsluna

Verkdagbækur frá aðalvalmyndinni. Þá birtist tafla sem sýnir þær verkbækur

sem eru í vinnslu.

ýtt er á Insert takkann á lyklaborðinu eða smellt með mús á aðgerðahnappinn

[INS Ný] þá stofnast ný verkdagbók.

Starfsmaður gefur henni síðan heiti sem lýsir innihaldi verkdagbókarinnar og

velur tímabil sem verkdagbókin gildir fyrir. Verkdagbókinni má einnig gefa allt að

4 stafa auðkenni. Að þessu loknu má byrja að skrá inn færslur. Almennt er

slegið inn dagsetning, verknúmer, lýsing, dagvinnutímar, yfirvinnutímar, akstur

og eining á aksturinn (km eða ferð). Verkþættir og verkliðir eru slegnir inn eftir

því sem við á.

Þegar starfsmaður telur sig vera búinn að skrá í verkdagbókina þær færslur sem

hann ætlar að færa í það skiptið, t.d. heilan mánuð, þá ýtir hann á F5 takkann á

lyklaborðinu eða smellir með mús á aðgerðahnappinn [F5 Valmynd] til að fá upp

valmynd og í henni velur hann Yfirfara skráningu. Kerfið yfirfer nú allar færslur

sem búið er að skrá og birtir villur, ábendingar og athugasemdir. Ef engar villur



koma fram við yfirferðina má prenta út verkdagbókina með því að velja Prenta

skráningu úr valmyndinni og síðan Uppfæra skráningu.

Skráning á kostnaði (efni af lager)

Til að skrá inn kostnað eða efnisúttekt af lager á verk er valið frá valmyndinni,

sem kölluð er upp með því að smella með mús á aðgerðahnappinn [F5 Valmynd],

Skrá kostnað.

Þá opnast dagbók til að skrá inn kostnað og efnisúttekt af lager.

Tímaskýrsla

Í valmynd verkdagbókar er hægt að fá upp tímaskýrslu með því að fara í [F5

Valmynd > Prenta tímaskýrslu].

Þessi skýrsla gefur gott yfirlit yfir alla skráða vinnu starfsmannsins í mánuðinum.

Bæði er hægt að sjá hversu mikið hefur verið unnið á hverjum degi og á hvaða

viðskiptavini/verk vinnan er skráð. Að sama skapi eru birtar samtölur

mánaðarins.



Uppflettingar

Allar uppflettingar og fyrirspurnir eru til fyrirmyndar í dk. Haldið er vel utan um

allar færslur og hvernig þær urðu til. Almennar uppflettingar eru þannig að skoða

má hreyfingar á t.d. einstöku verki, starfsmanni eða skuldunaut. Afmarka má við

nánast hvað sem er, svo sem dagsetningu, verknúmer, starfsmann, reikning,

vörunúmeri, tilvísun eða fleira.

Við sjáum hér hreyfingar á einu verki. Við höfum möguleika á því að skoða allar

færslur sem eru á þeim starfsmanni í þeirri færslu sem við erum stödd í með því

að smella á Starfsmanns hnappinn (örina á hnappnum). Til að skoða ákveðinn

reikning í hreyfingayfirlitinu er nægilegt að smella á Rnúmer hnappinn (örina á

hnappnum) og birtist þá reikningurinn á skjánum.

Hreyfingarnar birtast í upphafi í dagsetningaröð. Hægt er að raða þeim í hvaða

röð sem er með því einfaldlega að smella á dálkaheiti og raðast þá færslurnar í

röð skv. þeim dálki. Ef t.d. óskað er eftir því að færslurnar raðist í upphæðaröð

er einfaldlega smellt á dálkaheitið Upphæð.

Hægt er að afrita allar færslur sem koma fram í uppflettingunni og skeyta (Paste)

þeim inn í t.d. Excel eða Word. Það er gert með því að smella með músinni á

hnappinn [>>] sem er uppi í vinstra horni hreyfingagluggans. Færslurnar

upplýsast þá með bláum lit. Þá má smella með hægri músarhnapp og velja

Afrita. Þá er t.d. Excel eða Word vakið upp og þar er valið skeyta (Paste).

Ef smellt er á aðgerðahnappinn [F5 Valmynd ] þá bjóðast

ýmsir möguleikar. Mánaðarsamtölur birta samtals debet,

kredit, úttekið og innborgað í hverjum mánuði ásamt jöfnuði.

Sleppa á kröfu nýtist eingöngu ef Innheimtukerfi banka er í

notkun. Uppruni færslu sýnir okkur hvar valin færsla í

hreyfingayfirlitinu á uppruna sinn. Spjald færslu sýnir okkur

frekari upplýsingar um valda færslu. Ef valin færsla á sér

stofnfærslu, þ.e. ef hún er afleidd af annari færslu þá er hægt

að sjá upplýsingar þeirrar færslu með því að velja Fara í

stofnfærslu. Minnisbók birtir minnisbók skuldunautarins.

Með því að velja Sía færslur er hægt að sía út ákveðnar færslur í yfirlitinu og

vinna síðan frekar með þær, t.d. senda þær í tölvupóst.



Alltaf má prenta út þær færslur

sem koma fram í uppflettingunni

(fyrirspurninni) með því að velja

hnappinn [F7 Prenta ]. Þá bjóðast

ýmsir valkostir eins og sést á

meðfylgjandi mynd.

Hægt er að senda prentunina með

tölvupósti, eða vistana hana í HTML

eða TAB skrá.

Eftirfarandi uppflettivinnslur (fyrirspurnir) eru í verkkerfinu:

Verk. Sýnir hreyfingar fyrir tiltekið tímabil á völdum skuldunaut, sbr. mynd hér á

undan.

Starfsmenn. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur hefur keypt og

á hvaða tíma..

Starfsmannasamtölur. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur

hefur keypt og á hvaða tíma..

Skuldunautar. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur hefur keypt

og á hvaða tíma..

Yfirverk. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur hefur keypt og á

hvaða tíma..

Uppfærðar verkdagbækur. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur

hefur keypt og á hvaða tíma..



Skýrslur

dk býður upp á ýmsar útskriftir á gögnum í verkkerfinu, út frá breytilegum

valforsendum. Nefna má sem dæmi: Hreyfingalista, stöðulista,

aldursgreiningalista, reikningalista, vörusölulista og nafnalista.

Allar skýrslur má prenta á skjá til skoðunar áður en þær eru sendar út á prentara.

Flestar skýrslurnar komast vel fyrir á A4 blaði.

Fyrir flestar skýrslur má velja tímabil, t.d. heilt bókhaldstímabil (01.01.2002 –

31.12.2002) eða hluta úr bókhaldstímabili. Afmarka má við skuldunauta,

dagsetningar og fleira. Í handbókinni Grunnur, er fjallað nánar um þá möguleika

sem notandi hefur við prentun á skýrslum.

Þegar valin er ákveðin skýrsla kemur upp

valgluggi þar sem slá má inn ýmsar

afmarkanir, svo sem skuldunaut, flokk og

dagsetningu. Undir flipanum Valkostir eru

frekari möguleikar varðandi valda skýrslu

og undir flipanum Röðun er hægt að velja

um í hvaða röð færslur raðast í skýrslunni.

Að lokum má síðan prenta skýrsluna út á

prentara eða skjá.

Hjálpartákn

Í afmörkunarreitum má nota tvö hjálpartákn. Þau eru ! og *. Um þau gildir

eftirfarandi: ! er notað til að sleppa liðum og * ef taka á allt.

Dæmi:

!1000 táknar allt nema 1000

1000..6999,!4000..4999 táknar allt á bilinu 1000 til 3999 og 5000 til 6999.

100* táknar allt sem byrjar á 100

!150* táknar allt nema sem byrjar á 150.

Eftirfarandi skýrslur eru að finna undir Skuldunautar - Skýrslur:

Verk. Þessi skýrsla sýnir færslur fyrir tiltekið tímabil í röð á skuldunauta og innan

skuldunauta í röð á dagsetningar.

Verk - hreyfingalisti. Þessi skýrsla sýnir stöðu skuldunauta. Hægt er að velja á

milli einfalds lista og ítarlegs lista. Á ítarlega listanum koma fram upplýsingar um

stöðu í byrjun tímabils, úttekið á tímabilinu, innborganir á tímabilinu, fengnir

dráttarvextir, annað og staða í lok tímabils.

Verk - verkþáttalisti. Þessi skýrsla sýnir stöðu skuldunauta, aldursgreinda 90

daga aftur í tíma. Fram koma upplýsingar um þær skuldir sem ekki eru

gjaldfallnar, þær skuldir sem eru 1-30 daga gamlar, skuldir sem eru 31-60 daga

gamlar, skuldir sem eru 61-90 daga gamlar, skuldir sem eru 91 daga gamlar og

eldri. dk gerir ráð fyrir því að búið sé að fara í vinnsluna Afstemmingar og tryggja



það að búið sé að jafna saman greiðslum á móti reikningum, þ.e. að allir þeir

skuldunautar sem skulda séu að fullu jafnaðir.

Yfirverk - hreyfingalisti. Þessi skýrsla sýnir yfirlit yfir reikninga hjá hverjum

skuldunaut. Hægt er að velja um að fá eingöngu ógreidda (ójafnaða) reikninga,

greidda reikninga eða alla reikninga á listann.

Starfsmenn. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur hefur keypt og

á hvaða tíma..

Umsjónarmannalisti. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn skuldunautur hefur

keypt og á hvaða tíma..

Umsjónarmannalisti - reikningar. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn

skuldunautur hefur keypt og á hvaða tíma..

Umsjónarmannalisti - verk. Sýnir yfirlit yfir allar vörur sem valinn

skuldunautur hefur keypt og á hvaða tíma..



Verkgreining

Í Verkkerfinu er mjög auðvelt fyrir stjórnendur að fylgjast með "stóru myndinni"

og bora sig (e. Drill Down) sig síðan niður í gögnin niður á einstakar hreyfingar. Í

Verkkerfinu er einnig hægt að halda utan um og fylgjast með ýmsum lykiltölum í

kerfinu, sjálfkrafa og eins langt aftur í tímann og óskað er.

Í Verkkerfinu er að finna tvenns konar greiningarvinnslur. Annars vegar er svo

kallað greiningartré og hins vegar er svo kölluð lykiltölugreining. Þessar

greiningarvinnslur hjálpa til við að sjá yfirlit yfir Verkkerfið á samandregnu formi.

Greiningartré verka

Ef við skoðum nú Verkgreiningu og veljum Greiningartré verka þá kemur upp

valgluggi þar sem hægt er að tiltaka viðmiðunardagsetningu. Síðan birtist

eftirfarandi mynd:

Við sjáum hér yfirlit yfir ........................

Með því að smella á hnappinn [Valkostir ] má velja um að sjá hreyfingar sem eru

á bakvið valda upphæð eða sjá upphæðir á myndrænu formi, þ.e. sjá dálkana á

súluritaformi.

Greiningartréið má prenta út með því að smella á hnappinn [F7 Prenta ].

Greiningartréið má senda yfir í Excel til frekari úrvinnslu með því að smella á


Greiningartré starfsmanna

Ef við skoðum nú Verkgreiningu og veljum Greiningartré starfsmanna þá kemur

upp valgluggi þar sem hægt er að tiltaka viðmiðunardagsetningu. Síðan birtist

eftirfarandi mynd:






súluritaformi.




Greiningartré verkþátta

Ef við skoðum nú Verkgreiningu og veljum Greiningartré verkþátta þá kemur upp

valgluggi þar sem hægt er að tiltaka viðmiðunardagsetningu. Síðan birtist

eftirfarandi mynd:






súluritaformi.




Lykiltölur

Vinnslan Lykiltölur undir Verkgreiningu leyfir notanda að fylgjast með stöðu

lykilstærða í verkkerfinu, sjálfkrafa eins langt aftur í tímann og óskað er og gögn

leyfa. Lykilstærðir má skoða að vild til dæmis með hjálp grafískra mynda og

koma þannig auga á þróun og sveiflur, t.d. í .....................

Ef við skoðum nú Verkgreiningu og veljum Lykiltölur þá kemur upp eftirfarandi

valgluggi:

Síðan birtist eftirfarandi mynd:



Með því að smella á plús táknið fyrir framan einstaka liði má opna niður á neðra

þrep. Ef t.d. smellt er á plús táknið fyrir framan ................. Ef smellt er á plús

táknið fyrir framan .............. þá sjást allar þær ...............

Með því að smella á hnappinn [Valkostir ] má velja að sjá hreyfingar ............. og

sjá þá þær hreyfingar sem eru á bak við viðkomandi veltutölu. Eins má velja að fá

þessa greiningu á myndrænu formi, þ.e. sjá þessa skuldunauta á súluritaformi.

Lykiltölugreininguna má prenta út með því að smella á hnappinn [F7 Prenta ].

Lykiltölugreininguna má senda yfir í Excel til frekari úrvinnslu með því að smella á




Reikningavinnslur



Áætlanir

Í Verkkerfinu er hægt að hafa nákvæmt eftirlit með kostnaði og notkun forða.

Með því að fastsetja afkastagetu forða er hægt að segja fyrir um hve mikill forði

er til ráðstöfunar og stjórna honum.

Starfsmannaáætlun

Verkáætlun

Forðar



Verkbókhald fyrir þjónustufyrirtæki

Notendur

Þessar upplýsingar miðast við þjónustufyrirtæki þar sem að mestu leiti er um að

ræða skráningu á seldri vinnu / þjónustu en lítið af vörum eða útlögðum kostnaði.

Vinnulag

Farsæl innleiðing á verkbókhaldi snýst að mestu leyti um rétt vinnulag. Flestar

innleiðingar sem mistakast gera það vegna þess að af einhverjum völdum tekst

ekki að fá starfsfólk til að breyta háttum sínum.

Hér kemur dæmi um notkun á dk verkbókhaldinu:

Ragnheiður starfar á bókhaldsstofu. Hún sérhæfir sig í fjárhagsbókhaldi en grípur

í launabókhald þegar með þarf. Hún sér um 5 viðskiptavini. Einn þeirra er stór og

sér hún aðeins um fjárhagsbókhaldið fyrir hann.

Bókhaldsstofan notast við dk verkbókhald og starfsfólk skráir þar daglega niður

þau verk sem unnið er við. Daglega skráir Ragnheiður því vinnu sína í tímadagbók

þar sem hún setur inn upplýsingar sem notaðar eru við reikningagerð sem og

útreikning á launum hennar. Síðasta dag hvers mánaðar fer Ragnheiður yfir

dagbókina sína og uppfærir hana að því loknu.

Gjaldkeri stofunnar gengur svo frá reikningagerðinni í lok mánaðarins lætur

eigandann vita sem rennir yfir þá áður en þeir eru prentaðir út. Að fengnu hans

samþykki eru þeir síðan prentaðir út ásamt greiðsluseðlum.

Uppsetning

Stillingar verkbókhalds

Starfsmenn

Starfsmannaupplýsingar þarf að setja inn fyrir alla þá sem eiga

að skrá í tímadagbók.

Sölumenn

Tryggja þarf að búið sé að stofna a.m.k. einn sölumann til að setja á reikningana.

Það er gert undir [Sölureikningar - Sölumenn].



Taxtar

Setja verður inn í Birgðir - Vörur þá vinnuliði/taxta sem

rukka skal eftir. Verð á þessum töxtum ráða þeim

verðum sem innheimt eru fyrir hverja tegund vinnu. Í

þessu dæmi eru settir inn bæði dagvinnu- og

yfirvinnutaxtar fyrir vinnu við fjárhagsbókhald annars

vegar og launabókhald hinsvegar.

Verkþættir

Verkþættirnir eru notaðir sem tenging á milli þeirrar

vinnu sem unnin er og taxtans sem innheimta skal

fyrir hana.

Til að opna fyrir skráningu verkþátta í dagbækur

þarf að fara í [Verk - Uppsetning - Almennar

stillingar] og setja hak við ‘Nota verkþætti’.

Notkun

Skráning skuldunauta

Skuldunautar eru stofnaðir á hefðbundinn máta.

Stofnun verka

Við stofnun verka þarf að huga að eftirfarandi

stillingum:

Í almenna spjaldinu þurfa stillingar að vera skv.

meðfylgjandi mynd. Að auki þarf að haka við

skráningu verkþátta í dagbók.

Í spjaldinu ‘Reikningagerð’ þurfa stillingar að vera

skv. meðfylgjandi mynd.

Hægt er að stofna verk sjálfkrafa við stofnun skuldunauta. Það er valið undir

Almennum stillingum fyrir verkbókhaldið.

Tímaskráning

Dagleg tímaskráning starfsfólks er framkvæmd í verkdagbók sem hver og einn

starfsmaður hefur fyrir sig. Hver dagbók nær yfir eins mánaðar tímabil.



Í hverri línu þarf að setja inn dagsetningu sem fellur innan tímabils

verkdagbókarinnar. Velja þarf verknúmer og viðeigandi verkþátt. Skrá þarf inn

lýsingu á því sem unnið var. Þessi lýsing birtist á verkreikningnum og þarf því að

vanda til hennar. Dagvinnutímarnir eru síðan slegnir inn. Einnig er hægt að virkja

innslátt á yfirvinnutímum og ítartexta. Það er gert í almennum stillingum undir

verkdagbók.

Við innslátt þarf að haka við útskuldun ef reikningsfæra á vinnuna. Verk sem hafa

tegundarmerkinguna ‘Reikningsverk’ fá sjálfkrafa merkingu á útskuldun.

Tímaskýrsla

Í valmynd verkdagbókar er hægt að fá upp tímaskýrslu með því að fara í [F5

Valmynd > Prenta tímaskýrslu].

Þessi skýrsla gefur gott yfirlit yfir alla skráða vinnu starfsmannsins í mánuðinum.

Bæði er hægt að sjá hversu mikið hefur verið unnið á hverjum degi og á hvaða

viðskiptavini/verk vinnan er skráð. Að sama skapi eru birtar samtölur

mánaðarins.

Reikningagerð

Áður en hægt er að flytja færslur dagbókar á reikninga þarf að framkvæma

uppfærslu. Það er gert í [F5 Valmynd] með því að velja fyrst ‘Yfirfara skráningu’

og síðan ‘Uppfæra skráningu’.

Þegar búa á til reikninga er farið í [Reikningavinnslur >

Reikningar]. Þá kemur upp listi yfir óútprentaða verkreikninga.

Til að bæta nýjum verkfærslum á reikninga er smellt á [INS

Ný].



Hér er hægt að velja hvaða í verktímabili á að leita eftir færslum. Einnig er hægt

að einskorða leitina við ákveðið verk eða

verkþætti. Einnig þarf að velja dagsetningu

verkreikninga og sölumann.

Þegar smellt er á [F12 Staðfesta] fer dk í

gegnum allar verkfærslur fyrir valið tímabil og

býr til einn reikning fyrir hvern viðskiptavin

sem á útskuldaðar verkfærslur.

Athugið að ef reikningar birtast ekki í listanum getur þurft að hinkra aðeins eða loka honum og opna hann aftur.

Þegar reikningarnir eru komnir í listann er hægt að vinna með þá og senda svo á

prentara líkt og um venjulega sölureikninga væri að ræða. Þó er ekki hægt að

breyta völdum skuldunaut á reikningi.

Einnig má prenta út fylgiseðla með reikningum. Á þá prentast nánari

sundurliðun.



© 2010 dk hugbúnaður. Allur réttur áskilinn.

Upplýsingarit - Verkbókhald

Þetta rit er hugsað sem leiðbeinandi efni og getur efni þess breyst án fyrirvara. dk

hugbúnaður ehf. tekur enga ábyrgð á villum eða rangfærslum sem gætu leynst í

skjalinu. Bannað er að endurrita upplýsingar þessa skjals, deila því á opnum

vettvangi eða senda það á einn eða annan hátt án þess að fyrir liggi skriflegt leyfi

frá dk hugbúnaði ehf.

Ritað af dk hugbúnaði ehf., Hlíðasmára 17, 201 Kópavogi.

www.dk.is

- handbók- · áætlanagerð, tilboð og skráningu. verkþættirnir eru notaðir sem tenging á...

Documents