handleiding en tips implementatie ipad voor de gemeenteraad

12
Handleiding implementatie iPad - Phanos 1 Voorwoord In de afgelopen 10 maanden, direct vanaf de laatste gemeenteraadsverkiezingen, heb ik de iPad (gekocht in de U.S.) gebruikt voor alle vergaderingen van de commissie Bestuur en Middelen en de gemeenteraad. Al gaandeweg vond ik bepaalde apps handig werken en anderen vielen weer af. En ook aanlevering, naamgeving en organisatie van documenten bleek een belangrijke issue. Want tijdens een vergadering heb je geen tijd om uitgebreid te zoeken: de informatie moet snel en eenvoudig te benaderen zijn. Deze handleiding is het resultaat van 10 maanden werken en experimenteren met de iPad, als raadslid maar ook door als adviseur kennis uit te wisselen bij verschillende gemeenten en hen te adviseren. Ik werk nu volledig digitaal en het bevalt uitstekend. Wel kan ik me voorstellen dat het voor “digibeten” best nog even wennen is. Mijn belangrijkste tip is dan ook om het vooral eenvoudig en leuk te houden. De iPad brengt verder een versnelling in het denken over onderwerpen als digitaal- en zaakgericht werken, het “nieuwe werken”, cloud-computing (werken en gegevens bewaren op het internet) en het BYOD-probleem: iedereen wil alle informatie op zijn eigen mobiele apparaat en de organisatie moet dit faciliteren (Bring Your Own Device = BYOD). De iPad biedt wel een unieke kans om deze onderwerpen, alsmede het I&A beleid in de raad en de commissies bespreekbaar te maken. Grijp deze kans om eens op een goede manier over informatievoorziening te spreken, eventueel via een themaraad. Ik wens u veel leesplezier. Als u verbeteringen heeft, betere en makkelijkere toepassingen dan hier beschreven of andere best practices, dan houd ik me aanbevolen. Heeft u een vraag, schroom dan niet om te bellen (030 – 6342925). Veel succes, Drs. Kees van den Tempel, MBA Inleiding: waarom de iPad? De iPad doet snel intrede binnen allerlei organisaties. De gemeente Capelle aan den IJssel, Nijmegen, Zuidplas vergaderen reeds met de iPad. De iPad is met name handig om allerlei informatie snel te raadplegen en om eenvoudige e-mails en teksten te maken. Uitgebreid tekstverwerken of presentaties maken blijft lastig, met name omdat bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en het selecteren van teksten voor opmaak moeizaam gaat. Het grootste voordeel van de iPad is het plezierig raadplegen van informatie en de zoeksnelheid. Het raadplegen van de informatie kan via de standaard applicaties die al zijn geïnstalleerd op de iPad, te weten: de webbrowser Safari, het e-mail programma, de standaard agenda, de standaard app voor contactpersonen en Google maps. Deze apps kunnen

Upload: ruud-kleijnen

Post on 30-Jun-2015

1.719 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

1

Voorwoord In de afgelopen 10 maanden, direct vanaf de laatste gemeenteraadsverkiezingen, heb ik

de iPad (gekocht in de U.S.) gebruikt voor alle vergaderingen van de commissie Bestuur

en Middelen en de gemeenteraad. Al gaandeweg vond ik bepaalde apps handig werken

en anderen vielen weer af. En ook aanlevering, naamgeving en organisatie van

documenten bleek een belangrijke issue. Want tijdens een vergadering heb je geen tijd

om uitgebreid te zoeken: de informatie moet snel en eenvoudig te benaderen zijn.

Deze handleiding is het resultaat van 10 maanden werken en experimenteren met de iPad, als

raadslid maar ook door als adviseur kennis uit te wisselen bij verschillende gemeenten en hen te

adviseren. Ik werk nu volledig digitaal en het bevalt uitstekend. Wel kan ik me voorstellen dat het

voor “digibeten” best nog even wennen is. Mijn belangrijkste tip is dan ook om het vooral eenvoudig

en leuk te houden.

De iPad brengt verder een versnelling in het denken over onderwerpen als digitaal- en zaakgericht

werken, het “nieuwe werken”, cloud-computing (werken en gegevens bewaren op het internet) en

het BYOD-probleem: iedereen wil alle informatie op zijn eigen mobiele apparaat en de organisatie

moet dit faciliteren (Bring Your Own Device = BYOD). De iPad biedt wel een unieke kans om deze

onderwerpen, alsmede het I&A beleid in de raad en de commissies bespreekbaar te maken. Grijp

deze kans om eens op een goede manier over informatievoorziening te spreken, eventueel via een

themaraad.

Ik wens u veel leesplezier. Als u verbeteringen heeft, betere en makkelijkere toepassingen dan hier

beschreven of andere best practices, dan houd ik me aanbevolen.

Heeft u een vraag, schroom dan niet om te bellen (030 – 6342925).

Veel succes,

Drs. Kees van den Tempel, MBA

Inleiding: waarom de iPad? De iPad doet snel intrede binnen allerlei organisaties. De gemeente

Capelle aan den IJssel, Nijmegen, Zuidplas vergaderen reeds met

de iPad. De iPad is met name handig om allerlei informatie snel te

raadplegen en om eenvoudige e-mails en teksten te maken.

Uitgebreid tekstverwerken of presentaties maken blijft lastig, met

name omdat bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en het

selecteren van teksten voor opmaak moeizaam gaat. Het grootste

voordeel van de iPad is het plezierig raadplegen van informatie en

de zoeksnelheid.

Het raadplegen van de informatie kan via de standaard applicaties

die al zijn geïnstalleerd op de iPad, te weten: de webbrowser

Safari, het e-mail programma, de standaard agenda, de standaard

app voor contactpersonen en Google maps. Deze apps kunnen

Page 2: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

2

aangevuld worden met apps waarmee eenvoudig PDF documenten te organiseren en te lezen zijn.

De combinatie van deze apps is ideaal om volledig digitaal, en dus papierloos te kunnen vergaderen.

De voordelen van de iPad voor raadsleden, college en directie zijn:

- Alle relevante documenten direct paraat

- Snel relevante passages en informatie vinden

- Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de documentaire informatievoorziening

op orde is)

- Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en blijft elektronisch beschikbaar

- Het bespaart veel papier en kopieerwerk

- Een centrale online agenda en e-mail

- Mogelijkheid om websites, dus ook RIS/BIS en gemeentelijke website te doorzoeken

Vandaar dat de iPad snel zijn intrede doet in gemeenteraden, colleges en directies. De onderstaande

hoofdstukken behandelen een aantal zaken rondom de invoering van de iPad binnen de gemeente:

• Strategie gebruik iPad (Randvoorwaarden invoering iPad)

• Meest voorkomende gebruikerswensen

• Implementatie

• Kosten baten analyse

• Technische details

• Nog een paar tips

Strategie gebruik iPad (Randvoorwaarden invoering iPad) De volgende lijst geeft de belangrijkste richtlijnen weer om de iPad in te voeren:

• De iPad moet een besparing opleveren in tijd en geld (zie hoofdstuk kosten – baten);

• De invoering van de iPad mag naar de overige ambtelijke medewerkers en burgers in tijden van

bezuinigingen geen verkeerde beeldvorming opleveren. Nut en noodzaak moet dus goed

gecommuniceerd worden.

• De iPad mag uiteindelijk niet meer werk opleveren voor de griffie of ambtelijke organisatie.

Taken mogen wel verschuiven tussen afdelingen, maar dit moet “uren-neutraal”.

• De iPad moet passen in:

o het informatiebeleid (bijv. digitaal- en zaakgericht werken, of “het nieuwe werken”)

o de informatie architectuur (een koppeling met het Raads- en Bestuurders

Informatiesysteem (RIS/BIS), een koppeling met de elektronische agenda, en de

koppeling met de e-mail server)

o de automatisering (verbinding via gemeentelijk wifi netwerk, verbinding via collectief 3g-

abonnement, helpdesk-ondersteuning)

• Het gebruik moet veilig zijn: wanneer een iPad kwijt raakt of wordt gestolen, moet de (gevoelige

of vertrouwelijke) inhoud op afstand vernietigd kunnen worden;

• Alle leden van een overlegorgaan moeten digitaal gaan werken omdat anders een aantal

voordelen teniet gedaan worden. Dit geldt dus ook voor raadsleden die digibeet zijn. Gebruik

Page 3: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

3

moet dus snel en eenvoudig zijn;

• De iPad mag niet leiden tot verstoorde vergaderingen door zoekende, twitterende en emailende

deelnemers;

Meest voorkomende Gebruikerswensen Onderstaande lijst geeft de meest voorkomende gebruikerswensen van gemeenteraadsleden weer:

• Het gebruik van de iPad moet vooral eenvoudig zijn, om ook digibeten over te halen. Dit kan door

een minimaal aantal apps te gebruiken, die gebruikersvriendelijk zijn. Ook het lezen van stukken

van een klein scherm vereist namelijk enig aanpassingsvermogen.

• Alle vergaderstukken moeten in PDF formaat beschikbaar gemaakt worden, zodat ze door één

app gelezen en bewerkt kunnen worden. Voorbeelden van geschikte apps zijn iAnnotate,

Readdledocs, PDFexpert en Goodreader.

• Wanneer gebruikers off-line zijn, moeten de vergaderstukken ook beschikbaar zijn. Dit betekent

dat ze op de iPad bewaard moeten worden.

• Zoekacties moeten op alle documenten plaatsvinden en binnen individuele documenten. Gebruik

van de iPad tijdens vergaderingen vereist dat informatie vooral snel opgezocht kan worden;

• Vergaderstukken op de iPad moeten makkelijk toegankelijk zijn via één app, in een

overzichtelijke en intuïtieve boomstructuur (bijv. jaar, maand, overlegorgaan). Ook moeten

vergaderstukken een duidelijke naamgeving hebben en liefst beginnen met een nummer

overeenkomstig met het nummer van het agendapunt, zodat ze in een juiste volgorde

weergegeven en herkend worden;

• Gebruikers moeten eenvoudig de laatste en/of benodigde vergaderstukken kunnen ophalen voor

en ook tijdens vergaderingen;

• Alle bestaande e-mail accounts en agenda’s moeten via de iPad werken;

• Gemeentelijke websites en RIS/BIS systemen moeten via de iPad te benaderen zijn;

• Optioneel kunnen apps voor allerlei social media beschikbaar gemaakt worden;

• Gebruikers willen de iPad ook in privé tijd voor andere zaken kunnen gebruiken.

• Raadsleden willen zelf eenvoudige notulen bijhouden of fractievergaderingen notuleren. Gebruik

hiervoor het standaard kladblok

Page 4: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

4

Page 5: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

5

Implementatie scenario Onderstaand beschrijving geeft een scenario om de iPad in te voeren voor de gemeenteraad, maar

deze is ook prima toepasbaar voor directies en colleges:

• Schaf een iPad aan voor raadsleden voor zowel zakelijk als privé gebruik. Zorg dat raadsleden

eenvoudig kunnen werken en snel kunnen zoeken, en zorg voor een goede opleiding en

ondersteuning.

• Start eenvoudig door alle vergaderstukken op een server te plaatsen los van de eventuele RIS/BIS

systemen, tenzij een eenvoudige koppeling mogelijk is. De griffie / bestuurssecretariaat plaatst

de stukken in een overzichtelijke boomstructuur. De afdeling ICT zorgt voor technische

ondersteuning. Gemeenteraadsleden hebben de actieve plicht om de documenten zelf op te

halen (synchroniseren) met de server.

• Overweeg om gemeenteraadsleden, college en directie een gedeelte van de iPad zelf te betalen,

want de iPad zal in veel gevallen ook privé gebruikt worden (bijvoorbeeld 2 jaar lang € 10,- per

maand). Dit is beter voor de beeldvorming. Afhankelijk van de intensiteit van gebruik en de

gerealiseerde besparing kun je mensen meer of minder mee laten betalen.

• Geef alle raadsleden een account op het gemeentelijke netwerk. Hiermee kan de griffie

rechtstreeks mails versturen (dit gebeurt meestal al), maar belangrijker, de griffie kan ook alle

vergaderingen centraal beheren. De griffie heeft veel werk aan het uitnodigen en het registreren

van allerlei afspraken. Door invoer van de iPad kan het volledig agendabeheer digitaal, wat veel

tijd bespaart.

• Gebruik de iPad met 32GB intern geheugen met 3G en wifi. 3G is ook nodig om de iPad van

afstand te kunnen vernietigen. Dit kan met Find My iPhone app of via de exchange server via

RemoteWipe.

• Richt een eigen server in waar de vergaderstukken op geplaatst worden. Hieronder volgen 3

mogelijkheden om dit te doen:

• Optie 1: Gebruik iAnnotatePDF als App en plaats een server in het interne netwerk met de Aji

PDF Service geïnstalleerd die zorgt voor een synchronisatie van documenten met de iPad.

Gebruikers die zich in het gemeentehuis bevinden, kunnen alle documenten snel

downloaden met iAnnotate PDF via het wifi-netwerk. De griffie/bestuurssecretariaat moet

de documenten klaarzetten op deze eigen server.

Voordeel: eenvoudig beheer, makkelijke koppelingen met het interne netwerk en RIS/BIS

applicaties, lage kosten voor de server, zeker als virtualisatie gebruikt wordt, iAnnotate PDF

voldoet aan alle gebruikerswensen.

Nadeel: gebruikers moeten via het interne netwerk (wifi) verbinding maken en dus naar het

gemeentehuis komen. Prima voor college en directie. Lastiger voor raad- en commissieleden.

Page 6: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

6

• Optie 2: Als optie 1, maar dan in combinatie met de app Dropbox.

Gebruikers die zich in het gemeentehuis bevinden, kunnen alle documenten snel

downloaden met iAnnotate PDF via het wifi-netwerk. Gebruikers buiten het gemeentehuis

kunnen documenten downloaden met iAnnotate PDF via de ingebouwde Dropbox-download

functionaliteit. In het geval van de Dropbox kan men toe met een gratis account. Door de

documenten van de komende vergaderingen klaar te zetten en de rest direct weer op te

ruimen.

Voordeel: Zie optie 1. Extra: Iedereen heeft alle documenten beschikbaar.

Nadeel: De griffie/bestuurssecretariaat moet ook de documenten klaar zetten op de eigen

server Dropbox.

• Optie 3: Gebruik een server op het internet en richt deze in als Secure FTP-server. Gebruik de

app ReadlleDocs of PDFexpert. Deze apps hebben, in tegenstelling tot iAnnotate PDF, de

mogelijkheid om met veel meer verschillende soorten servers te verbinden.

Voordeel: Alle documenten zijn overal beschikbaar via één server. De

griffie/bestuurssecretariaat hoeft de documenten maar op één server klaar te zetten.

Nadeel: Met ReadlleDocs of PDFexpert kan men niet in de documenten zoeken, maar alleen

op de titel. Ook zijn er hogere kosten voor hosting van de FTP server.

Onze voorkeur gaat uit naar optie 2, iAnnotate PDF is het prettigste programma om mee te werken

en verdient de voorkeur boven de anderen. Met name de zoekfunctie is doorslaggevend.

Page 7: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

7

Kosten –Baten analyse Onderstaande tabel geeft de kosten van de invoering van de iPad weer. De exacte berekening zal per

gemeente verschillend zijn. De bedragen in rood zijn de out-of-pocket kosten. De hieronder

genoemde bedragen zijn gebaseerd op basis van een gemeentegrootte van ongeveer 25.000

inwoners met 21 raadsleden. College en directie zijn in deze berekening niet meegenomen.

Kosten voor optie 2 [hoe zit het dan met optie 1 en 3?] Eenmalig Structureel

Per maand

Kosten iPad 32Gb + wifi + 3G

22 iPads x € 699,- (21 ipads voor de raadsleden en één reserve c.q. voor

de afdeling ICT) http://www.ipadkopen.com/ipad-koopadvies

€ 15.378,-

Aanschaf iAnnotate PDF

22 x € 8,-

€ 176,-

Uren voor ICT afdeling gemeente ter oriëntatie: 8 x € 50,-

Internet abonnement: 22iPads x € 20,- per maand http://www.kpn.com/prive/mobiel/abonnementen/dongel/mobiel-internet-op-je-tablet-of-

iPad.htm

http://www.vodafone.nl/shop/category/mobiel-internet/cat10670018/ipad-

abonnementen/cat41390006/?cmpid=00013_|mobi_ipad_i_br|ipad_3G|iPad%223G&mc=KNC

€ 400.- € 444,-

Uren voor ICT afdeling gemeente

Oriëntatie aanschaf iPads: 20 uur x € 50,-

+ installatie en configuratie 22 iPads x 2 uur x € 50,-

€ 3.100,-

Opleiding voor configuratie en gebruik

door ICT afdeling gemeente (voorbereiding en geven cursus)

30 uur x € 50,-

€ 1.500,-

Aanleg wifi netwerk vergaderkamers met toegang tot LAN

Aanschaf Wifi-apparatuur 4 vergaderkamers x € 250,- + 4 x 3 uur x € 50,-

voor installatie en configuratie

€ 1.750,-

€ 600,-

Gevirtualiseerde server: Windows 2008 Server licentie = € 750,-

Installatie en configuratie: 10 uur x € 50,-

€ 750,-

€ 500,-

Gereed maken van de vergaderstukken door griffie /

bestuurssecretariaat, plaatsing op eigen server en op Dropbox.

1 raadsvergadering, 3 commissievergaderingen, 1 x presidium en 1

themaraad = 6 vergaderingen x 1,5 uur x € 50,-

€ 450,-

Gebruikersondersteuning door de ICT helpdesk:

21 x 0,5 uur per maand x € 50,-

€ 550,-

Totaal € 24.154,- € 1.444,-

Totaal waarbij investering gespreid over 48 maanden: € 1.947,- per maand

Totaalout-of-pocket kosten waarbij investering gespreid over 48

maanden:

€ 820,- per maand

Page 8: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

8

Onderstaande tabel geeft de baten weer. De exacte berekening zal per gemeente verschillende zijn.

De bedragen in rood zijn de out-of-pocket kosten.

Baten Eenmalig Structureel

Papier, kopieer en portokosten

Vaak worden alleen de gemeenteraadsstukken op papier aangeleverd en

naar de raadsleden opgestuurd. Dit is afhankelijk per gemeente.

We gaan uit van 300 printjes per maand per raadslid en een printprijs

per pagina van € 0,05: 21x200x0,05 = € 210,-

Portokosten: 21 x € 2,50 = € 52,50 Zie ook http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-

gemeenteraden/

€ 362,50,-

Uren van bodes / secretariaat t.b.v. kopiëren, inbinden en verspreiden

van stukken:

1 raadsvergadering, 3 commissievergaderingen, 1 x presidium en 1

themaraad = 6 vergaderingen x 3 uur x € 50,-

€ 1200,-

Vereenvoudigd beheer van de uitnodigingen door digitale agenda door

griffie/secretariaat: 8 uur per maand x € 50,-

€ 400,-

Bijdrage raadsleden aanschaf iPad

21 x 24 x € 10,-

€ 5.040

Totaal € 5.040 € 1.962,50

Totaal met investering gespreid over 48 maanden: € 2.067,50 per maand

Totaal out-of-pocket kosten waarbij investering gespreid over 48

maanden:

€ 567,50 per maand

Uit bovenstaande business case blijkt dat de besparing daadwerkelijk gerealiseerd wordt door de

handlingkosten die door de bodes c.q. secretariaat gemaakt worden te verzilveren. In dit voorbeeld

wordt 24 uur per maand bespaard of 6 uur per week. Dit is ongeveer 0,15 FTE. De verzilvering vindt

alleen daadwerkelijk plaats als deze 0,15 FTE daadwerkelijk geschrapt kan worden.

De grootste besparing zit bij de raadsleden, college en directies. Wanneer alle documenten optimaal

aangeleverd worden, en wanneer het gemakkelijker wordt om overzicht te krijgen over alle

communicatie via de mail en via de agenda, levert dit veel tijd op.

De business case wordt beter als er meer vergaderingen via de iPad uitgevoerd worden. Maar

nogmaals: de besparing zit echt in de uren van de ambtelijke organisatie

In de nabije toekomst is het wellicht ook mogelijk om gebruik te maken van de Personal Wifi Hotspot

functionaliteit op de iPhone 4 met iOS4.3 of op Android toestellen. Dan heeft de iPad niet eens meer

3G functionaliteit nodig en kan de iPad een wifi verbinding maken naar de telefoon van dezelfde

gebruiker. Dan is het ook mogelijk om een goedkoper internet abonnement af te sluiten. Deze gaat

namelijk in combinatie met een telefoon abonnement en komt dan uit op € 10,- per maand. Dit

scheelt in de business case € 220,- per maand.

Page 9: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

9

Technische details

Op de iPad moeten drie apps worden geïnstalleerd (voor optie 2), namelijk

iAnnotate PDF, Zoek mijn iPhone en eventueel Dropbox. Voor de centrale

gemeentelijke Dropbox moet door de griffie / bestuurssecretariaat één

centraal account aangemaakt worden. Elke gebruiker krijgt ook een eigen

Dropbox account. De griffie/ bestuurssecretariaat kan nu elke gebruiker

uitnodigen voor de centrale Dropbox zodat er vervolgens een koppeling vanuit

iAnnotate PDF gemaakt kan worden naar de centrale Dropbox. Ook is het

mogelijk om binnen Dropbox beveiliging aan te brengen zodat gebruikers geen

bestanden kunnen uploaden, maar alleen downloaden.

Op de Windows server moet de Aji PDF service geïnstalleerd worden. Dit is een desktopservice.

Binnen deze applicatie kan men aangeven welke mappen gesynchroniseerd kunnen worden, en wie

daar toegang toe heeft.

De griffie / bestuurssecretariaat kan het beste een rechtstreekse mapping krijgen naar de

gemeentelijke server zodat ze snel en effectief de vergaderstukken kunnen plaatsen. Een voorbeeld

van de boomstructuur met inhoud vindt u in onderstaande afbeeldingen:

Het is belangrijk dat de boomstructuur in één keer goed opgezet wordt. Als u besluit om op een later

moment de directorystructuur te wijzigen, krijgen de gebruikers nogmaals alle nieuwe directories.

Dit geldt overigens ook voor documenten waarvan de naamgeving gewijzigd wordt. De naamgeving

van de documenten is ook van belang. Veel DMS systemen (documentair management systeem)

Page 10: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

10

geven vaak cryptische namen aan documenten. Dit is onhandig voor de vindbaarheid van

documenten. Ook is het handig om de documenten te nummeren zoals hierboven aangegeven.

Hiermee worden de documenten automatisch in de juiste volgorde gezet.

In geval van verlies of diefstal van de iPad kan met de applicatie “Zoek mijn iPhone” kan

deze gelokaliseerd worden op een plattegrond en eventueel kan er voor gekozen worden

om een bericht te tonen op het scherm voor de vinder of een geluid af te spelen op volle

sterkte, 2 minuten lang. Tevens is het mogelijk om op afstand een toegangscode in te stellen of

eventueel de gegevens permanent te wissen. Wissen kan ook met de tool RemoteWipe in de

exchange server.

Het totale technische schema is zoals hieronder weergegeven:

Page 11: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

11

Nog een paar tips

• Bij de introductie van de iPad in de raad is het verstandig om te starten met een pilot. Betrek

met name ook de digibeten erbij. Het is belangrijk om weerstanden te overwinnen.

• Gebruik de introductie van de iPad om een bredere discussie te voeren over digitaal- en

zaakgericht werken en het nieuwe werken. Het is de mogelijkheid om het informatiebeleid

van de gemeente eens te bespreken.

• Zorg dat de griffie / bestuurssecretariaat niet meer werk erbij krijgt. Het klaarzetten van

documenten kost namelijk extra tijd. Het gelijktijdig introduceren van een digitale agenda

voor raadsleden zorgt voor een tijdsbesparing.

• Zorg dat de ICT afdeling voldoende tijd krijgt om dit traject gedegen aan te pakken. Deze

afdeling ziet extra werk naar zich toekomen, maar anderzijds zijn deze ontwikkelingen ook

niet te stoppen. De trend in gemeenteland is digitaal- en zaakgericht werken en de

introductie van de iPad past in deze trend. ICT en informatievoorziening spelen een steeds

belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van een gemeente. Dit betekent dat de druk op de ICT

afdeling sowieso langzaam zal toenemen. Investeer hierin als organisatie. Wellicht is het

mogelijk om de bodes, waar tijd vrij valt, te betrekken bij gebruikersondersteuning.

• Cloud computing (werken en data bewaren op het internet) en BYOD (Bring Your Own

Device) zijn mogelijkheden om de ICT kosten te drukken. Deze laatste trend is er ook één die

niet te stoppen is. Mensen kopen nu eenmaal eigen devices, en proberen zoveel mogelijk

informatiebronnen te concentreren op hun device. Enerzijds kost dit de gemeente tijd om te

ondersteunen, anderzijds hoeft een gemeente niet te investeren in bepaalde hardware. Voer

de discussie hierover eens!

• Leg in de raadsverordening vast dat raadsleden niet tijdens de vergadering mailen, twitteren

etc. Alleen zoeken en raadplegen is toegestaan.

• Zorg voor een goede opleiding voor de raadsleden. Organiseer bijvoorbeeld een themaraad

en introduceer de iPad. Maar probeer ook direct de iPad te plaats in trends als digitaal- en

zaakgericht werken en het “Nieuwe werken”. Dit is een mooi moment om ook de raad eens

over dit onderwerp bij te praten.

• Wanneer de organisatie besluit om de iPad alleen zakelijk te gebruiken (dus niet voor privé-

gebruik), zorg dan dat de iTunes gebruikersnaam en wachtwoord alleen door de ICT afdeling

beheerd wordt. Dan kunnen raadsleden niet zelfstandig Apps installeren

• Beveilig de iPad sowieso met een gebruikers naam en wachtwoord. Wanneer de iPad

aangezet wordt, moet er direct een 4-cijferige code ingevoerd worden.

• De iPad zorgt voor minder papierverbruik en draagt bij aan duurzaamheid

Page 12: Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding implementatie iPad - Phanos

12

Introductie Phanos

Phanos is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van informatie- en organisatiemanagement

die een persoonlijke benadering en een pragmatische aanpak hoog in het vaandel heeft. Wij

onderscheiden ons door:

Onze mensen: Ons team bestaat uit senior beleidadviseurs I&A, verandermanagers, specialisten in

HRM en organisatieontwikkeling, juristen, implementatiespecialisten voor ICT systemen en interim-,

project- en programmamanagers.

Onze adviseurs zijn persoonlijk, breed opgeleid, ervaren, en opereren op alle niveaus van bestuur tot

beleid en operatie. Ook zijn alle consultants gecertificeerd.

Visualisatie: Phanos gebruikt visualisaties om strategieën, plannen, architecturen, samenwerkingen

en andere ICT-gerelateerde vraagstukken begrijpelijk in beeld te brengen voor alle stakeholders.

Enterprise architecturing: wij zijn gespecialiseerd in het aanbrengen van structuur en overzicht op

het terrein van dienstverlening, informatievoorziening en ICT door gebruik te maken van architectuur

principes.

De menselijke maat: Ons doel is om samen met u een realistisch doel te bereiken. En daar hebben

we u en uw organisatie bij nodig; verandermanagement zien wij als een basiscompetentie bij onze

consultants.

Branchekennis: Onze adviseurs hebben jarenlange ervaring in de overheidswereld . Begrippen als

KCC, Antwoord©, NUP, basisregistraties, servicenormen, digitaal- en zaakgericht en “het Nieuwe

Werken” behoren tot ons dagelijks werk.

Concrete producten zijn visie-ontwikkeltrajecten, quickscans, advies-begeleidingstrajecten,

architectuurtrajecten, informatiebeleidsplannen, aanbestedingen en verandermanagement. Wij

hebben vanuit de praktijk een aantal producten ontwikkeld dat zich heeft bewezen voor tal van

organisaties en dat ons helpt bij onze advisering en het met u behalen van resultaten.

Wij hopen dat u door middel van deze korte introductie een goede eerste indruk van ons bedrijf en

onze activiteiten heeft gekregen. Op onze internetsite http://www.phanosbs.nlvindt u meer

informatie. Daar leest u over onze ideeën, diensten en producten.