hansa financials - bautman · 2007. 11. 27. · klientide ja artiklite kohta on liiga suur töö,...

HansaFinancials

Integreeritud majandustarkvaraMacintosh ja Windows

keskkonnale

Volume 1: Introduction to HansaEsimene raamat: Sissejuhatus

Installeerimine, Töökeskkond, Töö alustamine, Kliendid, Artiklid,Üldine moodul

© 2001 Hansa Business Solutions, London, EnglandAll rights reserved

3.7 2001-01-10

EessõnaHansa Financials on laialdasi võimalusi pakkuv, paindlikraamatupidamissüsteem Windows ja Macintosh arvutitele. Programmiülesehitus on mõlema keskkonna jaoks peaaegu ühesugune, eesmärgikslihtsustada ja kiirendada juhtimise ja raamatupidamise toiminguid niipaljukui võimalik.

Teatud toimingud on Windows ja Macintosh keskkonnas erinevad – sellekson juhendis antud selgitused mõlema versiooni kohta. Juhendis esitatudpildid on võetud Windows versioonist.

Nurksulgudes esitatud tekst - [OK], [Jäta] - viitab ikoonidele Hansa töölaual.

Kuidas juhend on üles ehitatudEsimene raamat: Sissejuhatus

Sissejuhatus Installeerimine, põhiideed

Töölaud Hansa põhielemendid: moodulid, registrid, aknad, menüüd,funktsioonid, klahvilühendid.

Hansa ja Sinu ettevõte

Programmi koht Sinu ettevõttes, reskontrote vahelineintegratsioon, objektid

Töö alustamine Algsaldode sisestamine

Kliendid Kliendid, kliendiklassid ja aruanded

Artiklid Tooted ja teenused, hinnad

Üldine moodul Seadistused ja parameetrid. Kogu süsteemi hõlmavadseadistused.

Teine raamat: Finantsarvestus

Müügireskontro Arved, laekumised, deebitorid

Ostureskontro Ostuarved, tasumised ja kreeditorid

Finants Raamatupidamise baasmoodul. Kanded ja eelarved

Valuutad Valuutade kasutamine kõigis moodulites.

Kolmas raamat: LogistikaMüügitellimused Tellimused ja lähetused. Arved tellimustest

Ostutellimused Ostutellimused, lao sissetulekud, ostuhinnad

Ladu Lähetused, lao sissetulekud ja -liikumised

Lisamooduleid käsitlevad raamatud

Lisamooduleid Pakkumised, Kulutused, Põhivara, Projektiarvestus, Tootmine jaLepingud on käsitletud eraldi juhendi raamatutes (raamatud 4 ja 5).

Hansa Financials

4

SisukordEessõna...................................................................................... II

Kuidas juhend on üles ehitatud ............................................. III

Sissejuhatus ja installeerimine ......................................12

Hansa struktuur....................................................................... 12Informatsiooni liikumine.............................................................13

Mitmeaastane andmebaas ........................................................16

Ettevalmistused installeerimiseks........................................ 17

Installeerimine......................................................................... 19Süsteemi nõuded .....................................................................19

Installeerimine..........................................................................20

Peale installeerimist..................................................................25

Hansa käivitamine................................................................... 27Ettevõtted ja andmebaasid........................................................27

Olemasoleva andmebaasi ja Ettevõtte avamine..........................28

Uue andmebaasi loomine..........................................................29

Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem...................41

FTP serveri seadistamine..........................................................45

Programmi sulgemine...............................................................48

Tekstikoopia ............................................................................ 51Andmebaasi taastamine tekstikoopiast ......................................55

Üleminek Hansa uuemale versioonile ........................................58

Hansa töölaud .............................................................62

Töövahendite read.................................................................. 63Ikoonirida.................................................................................63

Põhiaken .................................................................................65

Kaustad ...................................................................................68

Vaba ruum kõvakettal ...............................................................68

Menüüd ja alam-menüüd........................................................ 69

Sisukord

5

Menüüd...................................................................................69

File-menüü ..............................................................................69

Edit-menüü..............................................................................78

Kaart-menüü............................................................................79

Registrid..................................................................................83

Moodulite menüü .....................................................................84

Spetsiaal-menüü......................................................................85

Aken-menüü ............................................................................85

Info Hansa Financials...............................................................85

Aknad........................................................................................87Sirvimisaken ............................................................................87

Kaardiaknad ............................................................................89

Aruandeaken ...........................................................................93

Nimekirjaaken..........................................................................96

Määramisaken .........................................................................97

Faili dialoogiaken .....................................................................97

Kaartidega töötamine..............................................................99Avatud kaart ............................................................................99

Uus kaart.................................................................................99

Kaardi kopeerimine ..................................................................99

Kaardi kustutamine ..................................................................99

Kirjaklamber ..........................................................................100

Aruanded ................................................................................105Eksportimine teistesse programmidesse..................................105

Klahvikombinatsioonid.........................................................107

Hansa Financials ja Sinu ettevõte................................ 110

Firmasisesed ja -välised dokumendid ................................110

Toimingud...............................................................................110Toimingud Hansas .................................................................111

Kontoplaan .............................................................................124Objektid.................................................................................126

Kes vajab informatsiooni Sinu ettevõtte kohta..................136

Hansa Financials

6

Praktiline kasu raamatupidamisest...........................................136

Kapitali hankimine ..................................................................136

Maksuarvestus.......................................................................136

KM aruanne ...........................................................................136

Uus aasta ja raamatupidamisaruandlus............................. 137

Töö alustamine Hansaga ............................................146Andmete sisestamine ja saldode avamine................................146

Kliendid....................................................................164

Seadistused........................................................................... 164Kliendiklassid .........................................................................164

Klientide register................................................................... 169Kliendi sisestamine.................................................................169

Kliendi parandamine...............................................................184

Kliendi kustutamine ................................................................184

Spetsiaal-menüü ....................................................................185

Dokumendid .......................................................................... 188Kliendisedelid.........................................................................188

Aruanded................................................................................ 192Klientide nimekiri ....................................................................192

Klientide statistika...................................................................195

Klientide müügistatistika..........................................................197

Klientide hetkeseis..................................................................198

Artiklid ja hinnad .......................................................202

Artikliklasside register ......................................................... 202Artikliklasside sisestamine.......................................................202

Artikliklassi kustutamine..........................................................207

Artiklite register..................................................................... 208Artikli sisestamine...................................................................208

Artiklikaardi parandamine........................................................224

Artikli kustutamine ..................................................................225

Spetsiaal-menüü ....................................................................225

Sisukord

7

Artikli seadistused.................................................................228

Arvutusvalemid......................................................................230

Vaikimisi kasutatavad artiklid ..............................................234

Baashinna muutused ............................................................237Hinnamuutuste kontrollimine...................................................239

Hinnad.....................................................................................241Sissejuhatus ..........................................................................241

Baashind ...............................................................................241

Hinnakirjade struktuur.............................................................241

Hinnavalemid.........................................................................242

Hinnakirjad ............................................................................244

Hindade register.....................................................................247

Näited ...................................................................................251

Koguselised hinnaalandused ..................................................259

Aruanded ................................................................................265Artikliklasside nimekiri ............................................................265

Artiklite nimekiri......................................................................266

Artiklite statistika ....................................................................267

Artiklite müügistatistika ...........................................................269

Artiklite käibe ajalugu..............................................................270

Artikkel/Kogus statistika..........................................................271

Klient/Artikkel statistika...........................................................271

Hinnakirjad ............................................................................273

Hinnaalandusmaatriksite nimekiri ............................................276

Üldine moodul........................................................... 280

Seadistused............................................................................280Kasutajagrupid.......................................................................281

Aktiivsed kasutajad ................................................................286

Automaatsed trükkimised........................................................286

Baasvaluuta...........................................................................287

Baasvaluuta kursid.................................................................287

Ettevõtte andmed...................................................................287

Hansa Financials

8

Konverteerimine - Master, Konverteerimine - Kontod ................290

Konverteerimine - Master, Konverteerimine - Tegevuste tüübid .291

Riigid .....................................................................................294

Kuupäev ja number ................................................................295

Andmebaasivõti......................................................................296

Arvestusaastad ......................................................................296

Keeled...................................................................................297

Töökoha arvuti .......................................................................298

Kuu lukustamine.....................................................................298

Numbriseeriad, vaikimisi .........................................................301

Printerid.................................................................................302

Aruannete perioodid ...............................................................312

Ümardamine ..........................................................................312

Stiilid .....................................................................................314

Allsüsteemide kontrollkontod...................................................316

Süsteemi kasutamine .............................................................317

Summad sõnadega ................................................................317

KMKR numbrite formaadid ......................................................324

Nädalad.................................................................................324

Ettevõtete register ................................................................ 326Ettevõtete loomine..................................................................326

Ettevõtetega töötamine ...........................................................327

Isikute register....................................................................... 328Salasõna muutmine................................................................333

Kontode register ................................................................... 334Kontode vaatamine ekraanil ....................................................334

Konto otsimine .......................................................................335

Konto vaatamine või muutmine................................................335

Konto sisestamine ..................................................................338

Kontode kustutamine..............................................................338

Kontoplaani trükkimine............................................................338

Objektide register ................................................................. 339

Sisukord

9

Objektide kirjeldamine, vaatamine, muutmine ja kustutamine ....341

Objektide kasutamine - näide..................................................341

Mitu objekti ............................................................................342

Valuutade register .................................................................342

Valuutakursside register.......................................................342

Dokumendimallide register ..................................................343Objektide kujundamine dokumendimallil ..................................344

Spetsiaal-menüü....................................................................347

Ühe- ja mitmelehelised dokumendimallid .................................348

Dokumendimallide sidumine dokumentidega............................350

Lisainfo..................................................................................351

Tegevuste register.................................................................351

Hooldused ..............................................................................352Koosta finantskanded.............................................................352

Kustuta vanad toimingud ........................................................353

Dokumendid ...........................................................................354

Aruanded ................................................................................355Tegevused, töötajad...............................................................355

Ettevõtte andmed...................................................................357

Maili ajalugu ..........................................................................357

Isikute nimekiri .......................................................................357

Kirjete kontroll........................................................................358

Baasandmed .........................................................................358

Kannete kontroll .....................................................................358

Impordid..................................................................................359Automaatne...........................................................................359

Import, faili otsimisega............................................................359

Ekspordid ...............................................................................362Tekstikoopia, ettevõte/Tekstikoopia, andmebaas......................362

Tekstikoopia, klient.................................................................367

Baasandmed .........................................................................367

Baasregistrid..........................................................................368

Hansa Financials

10

Baasregistrid, artiklid ..............................................................369

Toiminguregistrid....................................................................370

Toiminguregistrid (periood)......................................................371

Toorandmed ..........................................................................372

Käivita serveris ajastatud tekstikoopia......................................372

Indeks ......................................................................374

Hansa FinancialsSissejuhatus jainstalleerimine

Hansa Financials

12

Sissejuhatus ja installeerimineHansa Financials on moodulitest koosnev integreeritudraamatupidamissüsteem. Kasutatavate moodulite arv sõltub konkreetsestinstalleeritud paketist. Minimaalne kombinatsioon (Finantsarvestuse pakett)koosneb Üldisest moodulist, Finantsist ning Müügi- ja Ostureskontrost.Võimalik on pidada valuutaarvestust. Logistika paketi puhul lisanduvad veelMüügi- ja Ostutellimuste moodulid ning Ladu. Ülejäänud mooduleid onvõimalik vastavalt vajadusele lisada. Mitmekasutaja süsteemide puhullisandub alati Serveri moodul.

Selles sissejuhatavas peatükis käsitleme Hansaga töö alustamiseks vajalikketoiminguid. Vaadeldavad teemad on programmi installeerimine (nii ühe- kuimitmekasutaja süsteemi puhul) ja uue andmebaasi loomine. Järgnevatespeatükkides tuleb juttu Hansa töökeskkonnast, selle struktuurist, andmetekäsitlemisest ja töö alustamisest Hansaga. Käesoleva raamatu ülejäänudpeatükkides kirjeldatakse Klientide ja Artiklite registreid, mida kasutataksekogu süsteemis ning Üldist moodulit, kus pannakse paika süsteemi üldisedseadistused. Teistes raamatutes käsitletakse eraldi iga moodulit võimaldadesSul tuttavaks saada ka programmi keerukamate funktsioonide javõimalustega.

Hansa struktuurHansa süsteem koosneb kahest või enamast moodulist, mis on teineteisegamitmeti itnegreeritud. Iga moodul koosneb erinevatest registritest ehkfailidest, kus säilitatakse vastavat informatsiooni. Nt kogu Kliente puudutavinformatsioon salvestatakse Klientide registris, Hankijaid puudutavinformatsioon aga Hankijate registris jne. Väikseim süsteem(Finantsarvestuse pakett) koosneb neljast moodulist, milles on järgmisedregistrid—

Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa struktuur

13

Hansa andmebaasistruktuur

Finants

Müügireskontro Ostureskontro

Üldine

Sellises väikses süsteemis on moodulite vaheline integratsioon küllaltkiotsene. Ühisteks registriteks kogu süsteemis on vaid Kontode ja Objektideregistrid: teistesse registritesse saab informatsiooni sisestada vaid ühestmoodulist. Sellele vaatamata peab moodulitel olema juurdepääs teistemoodulite registritesse salvestatud informatsioonile. Nt on Üldise mooduliIsikute registrile võimalik juurde pääseda nii Müügi- kui Ostureskontrost jaka Finantsist.

Lisaks registritele on igal moodulil ka oma seadistused. Seadistuse ja registrierinevus seisneb kasutuse sageduses ja iseloomus. Informatsioon, millega igapäev töötad nagu Kliendid, Hankijad, Müügitellimused ja Arvedsalvestatakse registrites. Seadistustes salvestatud informatsiooni kasutatakseenamasti Ctrl-Enter valikuakendes või määramaks, kuidas erinevadfunktsioonid toimima peavad.

Suurematel Hansa süsteemidel on keerukam ülesehitus. Klientide ja Artikliteregistreid kasutatakse nt väga paljudes moodulites – Pakkumiste jaMüügitellimuste moodulis, Müügireskontros, Laos, Lepingute jaProjektiarvestuse moodulis.

Informatsiooni liikumine

Ettevõtte juhtimine on alati seotud teatud ülesannete ja töödedelegeerimisega. Tüüpilises kaubandusettevõttes ostetakse hankijatelterinevaid kaupu, võetakse need lattu, koostatakse müügitellimused,kontrollitakse laoseise, lähetatakse kaupu, väljastatakse arveid, tasutakseostuarveid ja registreeritakse laekumisi. Kõik sellised toimingudregistreeritakse raamatupidamises.

Hansa Financials

14

Kaasaegses raamatupidamissüsteemis nagu Hansa toimub võimalikult paljuoperatsioone automaatselt. Kui andmed on süsteemi mingis osas sisestatud, eiole seda vaja enam mujal uuesti teha. Kord sisestatud informatsioon peabolema korduvalt kasutatav kogu süsteemis.

Dokumentatsiooni liikumine ettevõttes

Kaupade liikumine

FINANTS

O/R ARVE M/R

OST MÜÜK

HANKIJA SISSETULEK LADU LÄHETUS KLIENT

Laosissetulek

Ladu

Lähetus

Müügitellimus

Saateleht

Pakkumine

Tellimus

Arve

Laekumine

KanneKanne

Tasumine

Arve

Ostutellimus

Ülaltoodud pildil näed lihtsustatud skeemi funktsioonide ja informatsiooniliikumisest tüüpilises kaubandusettevõttes. Pildi allosas on kujutatud nnoperatiivsed funktsioonid, mis tähistavad kaupade saabumist, ladustamist jalähetamist. Ristkülikud operatiivsete funktsioonide kohal tähistavadadministratiivseid funktsioone, mis on vajalikud info liikumiseks ettevõttes.Väiksemad ristkülikud on sõnumid informatsiooniga, mis ettevõttes liigub.Punktiir tähistab ettevõtte piire: ehkki Hankijad ja Kliendid jäävad sellestpiirist väljapoole, toimub nendega pidev infovahetus.

Üheks juhtkonna ülesandeks on hoida ettevõtte nn ‘mälu’. Seda tehaksefailide ja registrite abil, milles salvestatakse ettevõtet puudutavinformatsioon. Pildil on toodud sama skeem, kus sõnumid on asendatudvastavate registritega.

Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa struktuur

15

MÜÜGI- TELL.

Kliendid

Artiklid

Pakkumised

Tellimused

LADUSissetulekud

Lähetused

Laod

OSTU-TELL.

Hankijad

Artiklid

Ostud

O/RArved

Tasumised

Ostureskontro

M/RArved

Laekumised

Müügireskontro

FINANTSKontod

Saldod

Kanded

HANKIJA SISSETULEK LADU LÄHETUS KLIENT

Baasregistrid kaubandusettevõttes

Kaupade liikumine

Hansa moodul-struktuur võimaldab seda väga funktsionaalselt kasutada koguettevõttes. Süsteemi ülesehitus on väga paindlik, mis teeb selle sobivaks vägaerinevatele ettevõtetele. Hansas on alati võimalik juurde pääseda teistesmoodulites registreeritud informatsioonile. Kui vajad nt Ostuarvega töötadesinformatsiooni Müügiarve kohta, on see täiesti võimalik ilma et peaksidvahepeal süsteemist väljuma.

Hansa on integreeritud raamatupidamissüsteem, mille erinevad osad onomavahel tihedalt seotud. Müügireskontro on nt integreeritud Finantsiga, mistähendab, et Arve kinnitamisel muudetakse automaatselt vastavate kontodeseisud. Muutused toimuvad koheselt kogu süsteemis. Kõik registrid,reskontrod ja aruanded uuendatakse kõigi kasutajate osas.

Selline integratsioon tähendab kasutaja jaoks seda, et tihti ta ei märkagi,kuidas Müügi- ja Ostureskontro toimingutest Finantsi Kanded tekivad.Automaatselt koostatud Kanded moodustavad kõigist Kannetest 80% - võidneed lihtsalt unustada samuti nagu reskontrote omavahelise kooskõlastamise.Hansa teeb selle kõik Sinu eest automaatselt. Pildil näed integratsiooniprotsessi.

Hansa Financials

16

Hansaintegratsioon

Arve

Finantskanded koostatakse automaatselt

Finants

Finantskanded sisestatakse käsitsi

Toimingud

Laekumine

Ostuarve

Tasumine

Mitmeaastane andmebaas

Hansa kasutab mitmeaastast andmebaasi. See tähendab, et erinevate aastateKanded, Arved jm dokumendid on salvestatud samas andmebaasis.Arvestusaasta lõpul muudetakse kontode lõppsaldod automaatselt uue aastaalgsaldodeks. Seega lihtsustab mitmeaastane andmebaas tunduvaltaastavahetusega seotud toiminguid.

Hansa andmebaasi sisestatakse toiminguid pidevalt, ilma et oleks vajaeelnevalt perioode määrata. Aruandeid on võimalik tellida ükskõik milliseperioodi kohta. Kui mingi periood on lõpetatud ja kontrollitud, võib sellesulgeda ning edaspidi sellesse perioodi sisestusi ei tehta. See ei olekohustuslik. Võid avatuna hoida nii palju perioode kui soovid.

Iga perioodi toimingutele määratakse oma numbriseeriad. Erinevatesmoodulites seadistatavate numbriseeriate hulk ei ole piiratud.

Sissejuhatus ja installeerimine – Ettevalmistused installeerimiseks

17

Ettevalmistused installeerimiseksHansa on kaasaegse graafilise kasutajakeskkonnaga - nii Windowsi kuiMacintoshi jaoks. Ekraanil näed paljusid erinevaid aknaid. Eesmärgiks onluua töökeskkond, kus liigutad faile ja dokumente arvutiekraanil nagupabereid töölaual.

Raamatupidamises on tavaliselt vaja töötada korraga väga paljudedokumentidega. See vajadus kajastub ka Hansa disainis ning dokumente jaaruandeid käsitletakse pisut teisiti, kui teksti- või tabeltöötlusprogrammides.Seega on Hansas hulk omadusi, millega Sa võib-olla tuttav ei ole.

Kui Hansa on esimene programm Windows või Macintosh keskkonnas, midaSa kasutad, pead esmalt õppima oma arvutit kasutama. Samuti peadloomulikult veenduma, et arvutisse on installeeritud operatsioonisüsteemiõige versioon. Konsulteeri oma arvutispetsialisti või konsultandiga, kui Sa eiole päris kindel.

Hiljem osas ‘Hansa ja Sinu ettevõte’ kirjeldame lähemalt ettevõtteraamatupidamise põhitoiminguid. Kui see on Sinu esimeneraamatupidamisprogramm, loe seda osa kindlasti.

Isegi, kui Sa oled kogenud arvutikasutaja, peaksid seda sissejuhatust lugema,kuna Hansas on palju võimalusi Sinu töö lihtsustamiseks. Kui oled seda tüüpiinimene, kes põhimõtteliselt kunagi juhendeid ei loe, saad Sa ilmselt siiskihakkama – Hansa on väga lihtne ja loogiline, kuid ka siin on spetsiaalseidtöövõtteid, mis võivad Sinu aega ja vaeva tublisti kokku hoida. Neist kõigiston juttu juhendis.

Efektiivne juhtimine

Hansat on lihtne kasutada. Järgides installeerimise juhendit saad omasüsteemi väga kiiresti üles seatud.

Eesmärgiks on lasta Arvutil ära teha niipalju rutiinseid operatsioone kuivõimalik. Esialgu võib tunduda, et kogu vajaliku informatsiooni sisestamineKlientide ja Artiklite kohta on liiga suur töö, kuid see on tõepoolest ka koguettevalmistus, mis tuleb teha. Ei ole oluline kasutada Hansa kõiki hulgalisifunktsioone. Pea siiski meeles, mida rohkem informatsiooni Sa erinevatessefailidesse ja registritesse sisestad, seda enam on Sul programmist edaspidioma töös abi.

Hansa Financials

18

Planeerimine ja seadistamine

Kui hakkad esmakordselt tööle raamatupidamisprogrammiga või kui lähedüle mõnelt teiselt süsteemilt, kaalu kõigepealt, kas uuele süsteemile üleminekon mõttekas või on ehk otstarbekam hoopis vana süsteemiga jätkata.

Võta paber ja pliiats ja vaata läbi kõik Artiklid (tooted ja teenused, midaostad ja müüd), Artikliklassid, Kliendiklassid, Kontod, Tasumisviisid- jatingimused, jne. Kui mõned Hansa kontseptsioonid on Sinu jaoks uued, võtaendale aega nendega tutvumiseks.

Enne Hansa süsteemi ülesseadmist loo numbriseeriad Klientide, Artiklite,Arvete jms jaoks. Hansa on väga paindlik, võid kujundada täpselt endalemeelepärase töökeskkonna. Kui leiad, et Hansa standardkontoplaan ei vastaSinu vajadustele, võid kasutada teistsugust. Hansa võimaldab peaaegu kõike.

Kui hakkad Hansat kasutama võrgus, toob üleminek mitmekasutajasüsteemile, nagu igale teisele suuremale süsteemile, kaasa palju muudatusiettevõtte igapäevases töös. Enne programmi paigaldamist pead vägapõhjalikult läbi mõtlema, kuidas soovid, et programm tulevikus töölehakkaks.

• Milliseid ülesandeid peab programm täitma ja kuidas?

• Kes hakkab sisestama nt Tellimusi, Arveid, Tasumisi ja kuidas?

• Millist dokumentatsiooni vajad ning kuidas dokumente lahterdada jatähistada?

• Milliseid aruandeid vajad ning kuidas peavad Tellimused, laotoimingud,müük, jne kajastuma kontodel?

Hansa on küll väga paindlik, kuid on siiski tähtis, et Sa juba enne teaksid,mida Sa sellelt programmilt ootad. Me soovitame mitmekasutaja süsteemiinstalleerimisel kindlasti kasutada kogenud Hansa konsultandi abi.

Enamasti arvatakse, et arvestusaasta algus on raamatupidamissüsteemivahetamiseks kõige õigem aeg. Otse vastupidi! See on hoopis mugavam aastakeskel. Nii saad valida kõige rahulikuma perioodi, sisestada kõik andmedaasta algusest alates ja võrrelda aruandeid eelmisest süsteemist väljastatutega.

Kui Hansa on installeeritud, vajab süsteem ka hooldust. Kindlasti pead omaandmebaasist tegema regulaarselt tekstikoopiaid. Finantssüsteem on vägaerinev tavalisest tekstiredaktorist, kus käsitletakse üksikuid dokumente.Hansa – nagu kõik finantssüsteemid – kasutab andmebaasi ning selles ühesfailis talletatakse kõik andmed Klientide, Arvete, Finantsi jm kohta. Kui Sasellest failist ilma jääd, ei ole Sa kaotanud mitte ainult ühe dokumendi, vaidkõik andmed oma raamatupidamise ja Klientide kohta.

Sissejuhatus ja installeerimine - Installeerimine

19

InstalleerimineHansa installeerimine on tehniliselt lihtne. Kui oled arvutitega kokkupuutunud ning omad tarkvara installeerimise kogemust, näed, et Hansapaigaldamine käib väga lihtsalt.

Süsteemi nõuded

Kõik keskkonnad

Hansa vajab installeerimiseks vähemalt 15 Mb vaba kõvakettaruumi.Andmebaasi kasvades on ruumi rohkem vaja.

Mitmekasutaja süsteemi puhul pead eraldama ühe arvuti Hansaserverprogrammi jaoks (kui kasutad paralleelservereid, siis mitu).Serverarvutitel ei tohi töötada mingid teised programmid peale Hansaserverprogrammi). Hansa ühendused põhinevad TCP/IP-l, mis peab olemainstalleeritud kõigis server- ja klientarvutites. Hansat võid kasutada kasegavõrgus (Macintosh ja PC) eeldusel, et kõigis masinates on TCP/IPinstalleeritud.

Kui võtad ühendust Hansa serveriga modemi abil, on minimaalne soovitatavmodemi kiirus 64 kbps. Kui kasutajaid on üle kümne või lisatakse Hansakaartidele ja mailidele faile, peab see olema vähemalt 128 kbps. Failidelisamist Hansa kaartidele on käsitletud juhendi 2. raamatus.

10 Mb/s võrgukaardid on piisavad klientidele ja serverile väikeses võrgus.Suurtes võrkudes, kus on rohkem samaaegseid ühendusi on serverilesoovitatav 100 Mb/s kaart.

Windows

Riistvara

Ühekasutaja süsteemi jaoks vajad Windows arvutit kõvaketta ja printeriganing mälu vähemalt 6 Mb (Windows 95/98/2000) või 128 Mb (Windows NT;soovitav kuni 192 Mb). Mitmekasutaja süsteemi puhul pead serverarvutitvalides arvestama oma andmemahtu. Windows NT puhul oleksidminimaalsed nõuded serverile järgmised: 486, mälu vähemalt 128 Mb.

Tarkvara

Hansa ühekasutaja süsteemi installeerimiseks vajad Windows NT-d võiWindows 95/98/2000. Windows 3.x ei ole sobiv. Maksimaalselt neljakliendiga süsteemi saab installeerida kasutades TCP/IP-ga Windows 95

Hansa Financials

20

serverarvutit. Enam kui nelja kliendiga süsteemide puhul on serverisoovitatav operatsioonisüsteem Windows NT. Hansat võib paigaldadavõrgusüsteemidesse nagu Novell kuid Hansa ei kasuta neid võimalusi.TCP/IP ja Winsock2 (WS2_32.DLL) peavad olema installeeritud nii serveriskui kõigis klientarvutites. Windows 98, NT ja 2000 puhul on Winsock2standardis installeeritud, kuid mitte Windows 95 puhul. Windows 95k a s u t a j a d l e i a v a d s e l l e a a d r e s s i l thttp://www.microsoft.com/windows95/downloads

Macintosh

Riistvara

Vajalik on Macintosh arvuti kõvaketta ja printeriga ning vähemalt 32 Mbmälu, millest 15 Mb oleks võimalik kasutada Hansa jaoks (soovitatav on 18Mb). 68K Macintosh arvuti ei ole sobiv: kõik arvutid peavad olemaPowerPCd.

Mitmekasutaja süsteemi puhul peab serverarvutil olema vähemalt 18 Mbmälu Hansa serverprogrammi jaoks

Tarkvara

Hansa paigaldamiseks vajad Macintoshi operatsioonisüsteemi 7.5.3 (võihilisem). Kui kasutad varasemat operatsioonisüsteemi kui 8.0, tulebinstalleerida Internet Config. Selle leiad FTP aadressiltftp://ftp.stairways.com/stairways/internetconfig-202.sit. Hansa mitmekasutajasüsteemid kasutavad TCP/IP-d ning nii serverisse kui klientarvutitesse tulebinstalleerida Open Transport.

Installeerimine

Windows

Hansa installeerimiseks CD-lt toimi järgmiselt—

1. Käivita Windows.

2. Sisesta Hansa CD arvutisse.

3. Kui kasutad Windows NT-d, mine põhiaknasse ja ava failihaldur. ValiCD ketas. Kui kasutad Windows 95/98/2000, käivita Explorer või avaaken ‘My Computer’ ja vali CD. Avaneb järgmine aken—


21

Tee topeltklõps failil “Install.exe”.

Võid valida ka käskluse ‘Run’ Start-menüüst (Windows 95/98/2000) võiFile-menüüst (Windows NT). Pildil näed Windows 95 akent.

Sisesta tekst “E:HANSA” (kus “E” tähistab CD ketast) ja osuta [OK].

4. Avaneb järgmine aken—

Hansa Financials

22

Osuta oma riigilipule. Avaneb järgmine aken—

5. Järgi täpselt ekraanil esitatud juhiseid.

Hansa installeerimiseks vajad vähemalt 15 Mb vaba kõvakettaruumi:programm vajab 8.5 Mb ning Hansa esmakordsel käivitamisel luuakseautomaatselt andmebaas, mis vajab samuti ruumi.

Vaikimisi paigaldatakse Hansa kõvakettale kataloogi nimega ‘Hansa’.Installeerimise käigus saad soovi korral valida ka mingi muu kataloogi.

Windows NT puhul luuakse installeerimise käigus ikoonid Start-menüüsse.Kui programm on paigaldatud või kui paigaldamine ebaõnnestub, ilmubekraanile vastav teade.

Windows 95/98/2000 puhul installeeritakse Hansa uude kataloogi.Installeerimisel luuakse ikoon, mis võimaldab käivitada Hansat ka Start-menüüst.

Programmi installeeritakse Kontoplaan, aruannete kirjeldused, Help-fail,standardseadistused, dokumentide kirjeldused ja näidisandmebaas. Neid kõikion kirjeldatud lõigus ‘Peale installeerimist’ allpool.

Macintosh

Hansa installeerimiseks CD-lt toimi järgmiselt—

1. Sisesta hansa CD arvutisse ja tee selle ikoonil topeltklõps. Avanebjärgmine aken—


23

2. Ava oma maa kataloog—

Hansa Financials

24

3. Selles kataloogis on pakitud fail, mis avaneb automaatselt, kui teed selleltopeltklõpsu.

4. Avanenud aknas osuta valikule [Jätka].

5. Nüüd küsitakse Sinult, kuhu soovid Hansa salvestada.

6. Määra kataloog (või loo uus osutades [New]) ja osuta [Save]. Hansaprogrammifailide ja loodava andmebaasifaili jaoks vajad vähemalt 15Mb vaba kõvakettaruumi.

Mitmekasutaja süsteem

Mitmekasutaja süsteemi installeerimiseks toimi järgmiselt—

1. Loo võrk, mida hakkad kasutama. Installeeri TCP/IP kõigisse arvutitesse.Kontrolli, et kõigisse Windows arvutitesse on installeeritud Winsock 2(WS2_32.DLL) ning kõigisse Macintosh arvutitesse Open Transport.

2. Eralda üks arvuti serverarvutiks.

3. Installeeri Hansa serverarvutisse nagu kirjeldatud ühekasutaja süsteemipuhul eespool.

4. Installeeri Hansa kõigisse klientarvutitesse nagu kirjeldatud eespool.


25

Peale installeerimist

Hansa kataloogis on erinevad failid—

Pildil näed Windows 95 Hansa kataloogi: failide ja kataloogide arv võibsõltuvalt kasutatavast arvutist, operatsioonisüsteemist ja teatud muudestseadistustest erineda. Pildil nt on kõik failinimede laiendid nähtavad.Kataloogis peavad leiduma järgmised failid—

1. Hansa programmifail “Hansa.exe” või “Hansa32” (Windows) või “Hansa3.7” (Macintosh). Selle faili nimi võib olla ka “Server32”.

2. “Hob” kataloog keele- jm failidega. See kataloog peab asuma Hansaprogrammifailiga samas kataloogis. Teatud installatsioonide puhul onHansa kataloogis ka “Hal” kataloog, mida kasutatakse samal eesmärgil.

3. Fail nimega “DBDef.txt”, mida Hansa kasutab baasseadistusteimportimiseks, kui luuakse uus andmebaas. See fail peab uueandmebaasi loomisel olema programmifailiga samas kataloogis.

4. Fail nimega “Default.txt”, mida Hansa kasutab baasseadistusteimportimiseks uue Ettevõtte loomisel. See fail peab uue Ettevõtteloomisel olema programmifailiga samas kataloogis. Ettevõtteid jaandmebaase on lähemalt kirjeldatud käesoleva peatüki järgmises lõigus.

Hansa Financials

26

5. Fail nimega “Eststand.txt”, mis sisaldab standardkontoplaani, aruannetekirjeldusi, dokumendimalle, jm. Kui soovid neid kasutada, järgi juhenditlõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’ käesolevas peatükis edaspidi. Selle failinimi on riigiti erinev. Eesti versioonis asub see fail “Setup” kataloogis.

6. Näidisandmebaasi tekstikoopia. Näidisandmebaasis leidub samutiKontoplaan ja muud seadistused, millest oli juttu eelmises lõigus.Näidisandmebaasi kasutamiseks järgi juhendit lõigus ‘Andmebaasitaastamine tekstikoopiast’ käesolevas peatükis edaspidi, kus käsitletakseuue andmebaasi loomist ja tekstikoopiafaili importimist. Eesti versioonisasub see fail “Setup” kataloogis.

7. Kataloog nimega “Attach”, mis peab Hansa kataloogis olema, kui soovidHansas kaartidele faile lisada. Lisatud failide kohta loe palun lähemaltpeatükist ‘Hansa töölaud’. Mitmekasutaja süsteemi puhul peab seekataloog asuma serveris.

8. Kataloog nimega “Backup” tekstikoopia failide salvestamiseks.

Järgmised kataloogid on vajalikud, kui kasutad Hansa spetsiaalseidfunktsioone. Muul juhul ei ole need vajalikud—

1. Kataloog nimega “Halcust”, kus asuvad HAL failid (nt spetsiaalseltprogrammeeritud aruanded).

2. Mitmekasutaja süsteemi puhul peab serveris olema kataloog nimega“Shared”, kui soovid kasutada Hansa FTP serveri võimalust. Selleskataloogis hoitakse faile, mis peavad olema kättesaadavad FTPklientidele.

3. Kataloog nimega “Tmp” on vajalik, kui kasutad HansaMaili välistemailide saatmiseks ja vastuvõtmiseks (st suhtled muude e-mailisüsteemidega väljaspool Hansa võrku). Hansa väline gateway kasutabseda POP3 serverist maha laaditud failide salvestamiseks enne kui needkantakse “Attach” kataloogi ning failide jaoks, mis laaditakse SMTPserverisse. Neid faile võib aeg-ajalt kustutada.

4. Kataloog nimega “Web” sisaldab keele- jm faile, mis on vajalikud HansaWebShopi kasutamiseks. See kataloog peab olema serveris.

5. Kataloogis nimega “Webcust” säilitatakse WebShopis kasutatavaid pilte(nt müüdavate Artiklite pildid). See kataloog peab olema serveris.

Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine

27

Hansa käivitamine

Ettevõtted ja andmebaasid

Hansa süsteemi põhikomponendid on programm ja andmebaas.Programmifailil on Hansa kataloogis järgmine sümbol—

Andmebaas on fail, kus säilitatakse kõik andmed. Paljudel juhtudel onandmebaasis vaid ühe ettevõtte andmed, kuid ka mitmete erinevateosakondade või tütarettevõtete andmeid on võimalik pidada ühesandmebaasis ehkki neil on eraldi raamatupidamine. Osakonnad võitütarettevõtted registreeritakse Hansas eraldi Ettevõtetena. Hansa Ettevõttedon üksteisest täiesti eraldiseisvad: puudub igasugune ühine informatsioonehkki andmeid on võimalik Ettevõtete vahel eksportida ja importida võilihtsalt ühest Ettevõttest teise vedada kasutades Hansa drag & dropfunktsiooni. Igal Ettevõttel on oma raamatupidamine ning tekstikoopiaid saadteha kas igast Ettevõttest eraldi või kogu andmebaasist.

Eraldi Ettevõtted on mõttekas luua, kui igal osakonnal on omaraamatupidamine. Kui raamatupidamine on ühine, on vajalik luua vaid üksEttevõte.

Andmebaasifailil on Hansa kataloogis järgmine sümbol—

Hansa andmebaasifaili nimi peabolema “Hansa.hdb” ning see peabasuma Hansa programmiga samaskataloogis . Kui andmebaasnimetatakse ümber või kustutatakse,luuakse programmi järgmiselkäivitamisel uus tühi andmebaas.

!

Hansa Financials

28

Olemasoleva andmebaasi ja Ettevõtte avamine

Ühekasutaja süsteem

Käivita Hansa nagu iga teine Windowsi või Macintoshi programmtopeltklõpsuga programmi ikoonil. Hansa avab andmebaasifaili “Hansa.hdb”.Kui sellist faili programmikataloogis ei leidu, luuakse automaatselt uusandmebaasifail.

Avaneb aken ‘Vali ettevõte’, kus saad valida Ettevõtte, millega soovidtöötada.

Tee soovitud real topeltklõps või märgi rida ja osuta [OK]. Nüüd näedekraani paremas ülanurgas valitud Ettevõtte nime. Andmebaas onkasutamiseks valmis.

Kui sinu andmebaasis on vaid üks Ettevõte, võib olla tüütu seda alati valida.Selle kohta, kuidas aknast ‘Vali ettevõte’ mööda minna, loe palun lõigust‘Programmiseadistuste register’ käesolevas peatükis edaspidi.


Mitmekasutaja süsteemi puhul käivita kõigepealt Hansa server. Toimi nagukirjeldatud eelmises lõigus: kui avaneb aken ‘Vali ettevõte’, vali ükskõikmilline Ettevõte. Nüüd saavad kasutajad klientprogrammidesse sisse logidaning töötada kõigi andmebaasis olevate Ettevõtetega.

Vali Moodulite menüüst Server. Ekraanil avaneb ‘Server Status’ aken. Sellesaknas saad võrgus toimuvaid operatsioone jälgida.

Rohkem ei ole serveris vaja midagi seadistada.

Serveri sulgemiseks on kaks võimalust: valides File-menüüst ‘Lõpeta’, lähebHansa järgmisel käivitamisel automaatselt serverina tööle; valides ‘Lõpeta,


29

välju server-rezhiimist’, ei lähe Hansa järgmisel käivitamisel automaatseltserver-rezhiimi, mis võimaldab programmis vabalt liikuda.

Uue andmebaasi loomine

Uue andmebaasi loomiseks nimeta Hansa andmebaasifail “Hansa.hdb” ümbervõi kustuta see. Programmi käivitamisel luuakse automaatselt uusandmebaas.

Uue andmebaasi loomisel peavad Hansa programmikataloogis leiduma failid“DBDef.txt” ja “Default.txt”. Hansa kasutab neid uue andmebaasiseadistamiseks.

Installeerimine ei toimu korrektselt,kui puudub fail nimega “DBDef.txt”.

Uue Ettevõtte loomine

Esimeseks toiminguks uues andmebaasis on uue Ettevõtte loomine. Kunauues andmebaasis ei ole ühtegi Ettevõtet, avab Hansa automaatselt akna‘Ettevõtted: Vaata’ , kus saad uue Ettevõtte sisestada.

Kui aken ‘Ettevõtted: Vaata’ ei avane automaatselt, tähendab see, et“DBDef.txt” fail andis Hansale korralduse luua uus Ettevõte automaatselt.Sel juhul vt järgmist lõiku ‘Tekstikoopia importimine’ ja jätka sealt. Kuijõuad lõiguni ‘Uute Ettevõtete lisamine’, muuda Ettevõtte nimi vastavalt omasoovile.

Vii kursor esimese vaba rea Koodi väljale ja sisesta Ettevõtte kood. Kasutaväljalt väljale liikumiseks Tab-klahvi või Enterit.

!

Hansa Financials

30

Ettevõtete aknas on järgmised väljad—

Kood Anna Ettevõttele kood. Koodiks võib olla nullist suuremnumber või kuni viiest tähest koosnev kombinatsioon.

Nimetus Ettevõtte või osakonna nimi.

Lühikood Kui Sinu andmebaasis on enam kui üks Ettevõte, saadtöö käigus nende vahel liikuda hoides avatuna aknaiderinevatest Ettevõtetest. Akna päises näed Ettevõttelühikoodi, mis näitab, millise Ettevõtte aknaga on tegu.

TCP/IP Seda välja on kirjeldatud järgmises lõigus ‘Uueandmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem’.Ühekasutaja süsteemis seda välja ei kasutata.

Port Seda välja on kirjeldatud järgmises lõigus ‘Uueandmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem’.Ühekasutaja süsteemis seda välja ei kasutata.

Osa B

Krüpteerimise võti

Seda välja kasutatakse ainult mitmekasutaja süsteemides.

Praegu sisesta vaid üks Ettevõte: hiljem saad neid vajadusel lisada (vt palunlõike ‘Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted’ ning ‘Uute Ettevõtete lisamine’allpool).

Uue Ettevõtte loomisel peab Hansa programmikataloogis leiduma fail nimega“Default.txt”. Hansa kasutab seda faili teatud baasseadistuste importimiseluude Ettevõttesse. Uue Ettevõtte loomiseks osuta [OK].


31

Programm suletakse. Programmi taaskäivitamisel avaneb aken ‘Valiettevõte’—

Vali Ettevõte, millega soovid töötada ja osuta [OK]. Ekraani paremasülanurgas näed valitud Ettevõtte nime, milleks antud juhul on ‘Uusettevõte’—

Tekstikoopia importimine

Hansa avab nüüd akna, milles näed nimekirja võimalikest imporditavatestfailidest. Need failid leiab Hansa “Backup” kataloogist.

Hansa Financials

32

Toimi järgmiselt—

1. Kui käivitad Hansat esmakordselt, ei ole Sul tekstikoopiafaili, midaimportida. Kui Sa ei soovi importida näidisandmebaasi võistandardseadistusi, sule see aken sulgemisruudust ja loe järgmist lõiku,‘Töölaud’.

2. Kui käivitad Hansat esmakordselt ja soovid importida näidisandmebaasivõi standardseadistused, märgi soovitud imporditav fail ja osuta [OK].

3. Kui lood uue andmebaasi ja soovid jätkata oma olemasolevateandmetega, (nt lood uue andmebaasi, kuna olemasolev sai mingilpõhjusel kahjustada või lähed üle Hansa uuemale versioonile), märgiimporditav tekstikoopiafail ja osuta [OK]. Lähemalt loe palun lõigust‘Andmebaasi taastamine tekstikoopiast’ käesoleva peatüki lõpus.

Töölaud

Ükskõik kas importisid tekstikoopiafaili või mitte, nüüd avaneb Hansatöölaud, mida on lähemalt kirjeldatud järgmises peatükis.

Kaustad

Põhiaken

Registrid

MenüükäsklusedMenüü

Ikoonid

‘Aseta’ funktsioon


33

Seadistused

Igas moodulis on seadistused, millega määratakse, kuidas antud moodultoimib. Vali File-menüüst ‘Seadistused’ või ava kaust [Seadistused]Põhiaknas. Enne iga mooduliga tööle hakkamist pead kontrollima selleseadistusi kuna neist sõltub mooduli funktsioneerimine.

Paljudes seadistustes tuleb märkida mingid valikud. Teistesse, nagu ntEttevõtte andmete seadistusse, tuleb sisestada teatud informatsioon.

Ettevõtte nime muutmine

Üldises moodulis pannakse paika kogu süsteemis kasutatavad seadistused.Siin sisestatakse ka Ettevõtte nimi, aadress jm informatsioon, midakasutatakse aruannetes ja dokumentidel. Mine Üldisesse moodulisse.

Ekraani paremas ülanurgas näed aktiivse mooduli nimetust ja Ettevõtte nime.

Hansa Financials

34

Ettevõtte nime muutmiseks vali ‘Seadistused’ File-menüüst või ava kaust[Seadistused] Põhiaknas—

Avanenud aknas tee topeltklõps real ‘Ettevõtte andmed’. Avaneb aken‘Ettevõtte andmed: Vaata’.

Sisesta Ettevõtte nimi, aadress jm andmed.

Väljadel ‘Sisestusfont’ ja ‘Aruandefont’ saad valida erinevaid fonteekraanipiltide ja aruannete jaoks. Kui need väljad on tühjad, kasutatakse


35

Hansa standardfonte, mis on valitud lähtuvalt maksimaalsest loetavusest ningmida ei ole üldjuhul soovitav muuta.

KM seadistuse number tagab, et Hansa toimib kooskõlas Sinu maa kohaliketavadega. Eestis on selleks numbriks ‘27’.

Kui oled Ettevõtte andmed sisestanud, osuta [OK] seadistuse salvestamiseksja sule aken. Nüüd näed ekraani paremas ülanurgas Ettevõtte nime, milleantud seadistusse sisestasid.

Hansa Financials

36

Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted

Järgmiseks kontrolli, kas Sul on juurdepääs vajalikele moodulitele ningregistreeritud Kasutajate ja Ettevõtete arvu. Vali ‘Seadistused’ File-menüüstvõi ava kaust [Seadistused] Põhiaknas. Tee topeltklõps real ‘Süsteemikasutamine’. Avaneb aken ‘Süsteemi kasutamine: Vaata’—

Kui soovid kasutada enam kui ühte Ettevõtet, sisesta vastav arv väljale‘Ettevõtteid’. Kontrolli ka registreeritud Kasutajate arvu (see peab olemavähemalt 1).

Osakonnad või tütarettevõtted registreeritakse Hansas eraldi Ettevõtetena.Hansa Ettevõtted on üksteisest täiesti eraldiseisvad: puudub igasugune ühineinformatsioon ehkki andmeid on võimalik Ettevõtete vahel eksportida jaimportida või lihtsalt ühest Ettevõttest teise vedada kasutades Hansa drag &drop funktsiooni. Igal Ettevõttel on oma raamatupidamine ningtekstikoopiaid saad teha kas igast Ettevõttest eraldi või kogu andmebaasist.

Eraldi Ettevõtted on mõttekas luua, kui igal osakonnal on omaraamatupidamine. Kui raamatupidamine on ühine, on vajalik luua vaid üksEttevõte.

Märgi linnukestega kõik moodulid, mida hakkad kasutama. Osuta [OK].Nüüd näed Moodulite menüüs kõiki märgitud mooduleid. See seadistus peabolema täidetud enne andmebaasivõtme küsimist.

Uute Ettevõtete lisamine

Kui soovid töötada enam kui ühe Ettevõttega, sisesta nüüd ka ülejäänudEttevõtted. Vali ‘Ettevõtted’ File-menüüst või ava kaust [Ettevõtted].


37

Avaneb aken ‘Ettevõtted: Vaata’, millest oli juttu ka eespool.

Vii kursor esimese vaba rea Koodi väljale ja sisesta informatsioon Ettevõttekohta nagu kirjeldatud eespool.

Uue Ettevõtte loomisel peab Hansa programmikataloogis leiduma fail nimega“Default.txt”. Hansa kasutab seda faili teatud baasseadistuste importimiseluude Ettevõttesse.

Sisesta kõik Ettevõtted, mida vajad enne andmebaasivõtme küsimist.Kontoplaani jm põhiseadistused pead paika panema vaid ühes Ettevõttes,kust saad need teistesse Ettevõtetesse eksportida (või vedada kasutades Hansadrag & drop funktsiooni).

Osuta [OK] akna salvestamiseks.

Ettevõtete registri muutmisel sulgub Hansa turvalisuse põhjustelautomaatselt. Töö jätkamiseks käivita programm uuesti.Seadista kõik

Hansa Financials

38

Ettevõtted nagu kirjeldatud lõikudes ‘Ettevõtte nime muutmine’ ja‘Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted’. Ettevõtete vahel liikumiseks vali File-menüüst käsklus ‘Ettevõte’ ning vali uus Ettevõte. Ettevõtted pead sisestamaenne andmebaasivõtme küsimist.

Andmebaasivõti

Järgmiseks pead sisestama andmebaasivõtme.

Hansa litsentsiga saad õiguse kasutada ühte andmebaasi. Igal andmebaasil onoma võti, mille saad oma kohalikult Hansa esindajalt. Ostes programmilandmebaasivõti puudub, kuid see on täielikult kasutatav 30 päeva jooksulinstalleerimisest, mis võimaldab süsteemi seadistada. Kui 30 päeva jooksul eiole andmebaasivõtit sisestatud, läheb programm automaatselt demo seisu:süsteem jääb endiselt funktsioneerima, kuid sellest ei ole võimalik midagivälja trükkida. Andmebaasivõtme võid küsida igal ajal (enne või pärast 30päeva täitumist). Enne võtme küsimist veendu, et oled sisestanud süsteemikõik vajalikud Ettevõtted, andnud neile nimed Ettevõtte andmete seadistuses,seadistanud juurdepääsu vajalikele moodulitele ning sisestanud programmiKasutajate arvu Üldise mooduli seadistuses ‘Süsteemi kasutamine’ (vteespool).

Süsteemi kasutamise seadistuse salvestamisel arvutab Hansa Kontrollkood 1vastavalt märgitud moodulitele ning Kasutajate ja Ettevõtete arvule. Sedakoodi näed nii Süsteemi kasutamise seadistuses kui Andmebaasivõtmeseadistuses, kus selle põhjal arvutatakse Kontrollkood 2, kaheksakohalinenumber.

Programmi täielikuks kasutamiseks pead sisestama andmebaasivõtme.Selleks toimi järgmiselt—

1. Mine Üldisesse moodulisse ja vali ‘Seadistused’ File-menüüst. Teetopeltklõps real ‘Andmebaasivõti’. Avaneb aken ‘Andmebaasivõti:Vaata’.


39

2. Sisesta Hansa arendus- ja hoolduslepingu lõpukuupäev väljale‘Andmebaasivõti kehtib kuni’ ja osuta [OK].

3. Võta ühendust oma Hansa esindajaga ning esita Ettevõtte andmetearuanne: selle leiad Üldise mooduli Aruannete registrist. Seejärelväljastatakse Sulle andmebaasivõti

4. Sisesta võti ja osuta [OK]. Nüüd oled Hansa täieõiguslik kasutaja.

Kui teed Süsteemi kasutamise seadistuses muudatusi, läheb Hansa uuestidemo seisu. Seadistuse taastamisega väljub ka programm demo seisust.

Kui lisad andmebaasi uue Ettevõtte, muudad andmebaasivõtmekehtivuskuupäeva Andmebaasivõtme seadistuses või Ettevõtte nime Ettevõtteandmete seadistuses, läheb programm demo seisu. Sel juhul pead küsima uuevõtme.

Kui lood tekstikoopiast uue andmebaasi Hansa versiooni vahetamata, onolemasolev võti endiselt kasutatav.

Sisesta kõik Ettevõtted ja seadistaSüsteemi kasutamise ja Ettevõtteandmete seadistused igas Ettevõttesenne andmebaasivõtme küsimist.

Kui “DBDef.txt” fail puudub

Kui üritad luua uut andmebaasi nagu kirjeldatud lõigus ‘Uue andmebaasiloomine’, kuid programmikataloogis ei leidu faili nimega “DBDef.txt”,luuakse küll uus andmebaas, kuid—

1. Sa ei näe nimekirja võimalikest imporditavatest tekstikoopiafailidest.

2. Sul on juurdepääs vaid üldisele moodulile.

Võid alustada uuesti või jätkata tühja andmebaasiga. Soovitav on siiski uuestialustada. Toimi järgmiselt—

1. Välju Hansast valides File-menüüst käskluse ‘Lõpeta’.

2. Kustuta andmebaasifail “Hansa.hdb”.

3. Otsi üles “DBDef.txt” fail ja kopeeri see Hansa programmikataloogi.Jälgi, et samas kataloogis leiduks ka “Default.txt” fail.

4. Käivita Hansa uuesti ja toimi nagu kirjeldatud lõigus ‘Uue andmebaasiloomine’.

!

Hansa Financials

40

Kui otsustad jätkata tühja andmebaasiga, toimi järgmiselt—

1. Jälgi, et “Default.txt” fail oleks Hansa programmikataloogis ning sisestaEttevõtete registrisse üks Ettevõte. Akna ‘Ettevõtted: Vaata’ kohta loepalun lõigust ‘Uue Ettevõtte loomine’ eespool. Osuta [OK].

2. Akna sulgemisel avaneb aken ‘Vali ettevõte’. Tee Ettevõtte nimeltopeltklõps.

3. Moodulitest on nähtav ainult Üldine moodul. Mine Üldisesse moodulisseja vali File-menüüst ‘Impordid’. Vali ‘Import, faili otsimisega’. Otsi üles“DBDef.txt” fail ning impordi see. Nüüd näed kõiki mooduleid.

4. Pöördu tagasi lõigu ‘Uue andmebaasi loomine’ juurde ning jätkaseadistustega.

Hansa standardseadistused

Hansaga on kaasas standardseadistused, mille võid võtta aluseks programmiseadistamisel vastavalt oma vajadustele. Need sisaldavad KM koode,Arvestusaastaid, Kontoplaani, aruannete kirjeldusi jne.

Kui Sa ei importinud standardseadistusi andmebaasi loomisel (nagukirjeldatud lõigus ‘Uue andmebaasi loomine’ eespool), võid seda hiljem teha.Selleks mine Üldisesse moodulisse ja vali File-menüüst ‘Impordid’. Avanebjärgmine aken—

Vali ‘Automaatne’ ja osuta [OK]. Avaneb aken, milles näed imporditavaidfaile kataloogidest “Backup” ja “Setup”, mis asuvad Hansaprogrammikataloogis. Impordi “Eststand.txt” , “Estnumb.txt” ja “Dok.txt”.

Ekraanil näed impordi edenemist.

Kui import on lõppenud, sule aken sulgemisruudust.

Nüüd on Hansa andmebaas kasutamiseks valmis. Kontoplaanis võid omavajadustele vastavaid muudatusi sisse viia, kuid pea meeles, et mõnedstandardseadistused eeldavad, et kasutatakse standardkontoplaani. Kui


41

muudad standardkontoplaani, pead muutma ka kõiki vastavaidstandardseadistusi.

Kui Sa ei soovi standardseadistusi kasutada …

Võid ka Hansa standardseadistused kõrvale jätta ja seadistada programmioma vajadustele vastavalt. Kui otsustad selle variandi kasuks, vaatakõigepealt peatükki ‘Hansa ja Sinu ettevõte’. Seejärel pead vastavaltkäesolevale juhendile määrama Finantsis KM koodid (vt. 2. raamat) enne kuilood oma Kontoplaani ja kirjeldad Arvestusaastad Üldises moodulis (vt. 1.raamat). Müügi- ja Ostureskontrot käsitlevate peatükkide abiga kontrolli, kasseadistustes Lausendamine M/R ja O/R on kirjeldatud õiged kontod.Kontrolli ka Artikliklasse ja Tasumisviiside seadistust. Lõpuks kirjeldaBilanss, Finantsnäitajate aruanne, Kasumiaruanne ja KM aruanne nagunäidatud Finantsi peatükis juhendi 2. raamatus.

Omakirjeldatud Kontoplaani importimine

Kui lähed Hansale üle mingilt teiselt raamatupidamisprogrammilt, võib ollavõimalik Kontoplaan teisest programmist importida. Sellel meetodil on kolmeelist: import toimub küllaltki kiiresti (võrreldes kontode käsitsisisestamisega), vähendatud on vigade tekkimise võimalus andmetesisestamisel ning saad kohe tööd alustada juba tuttava Kontoplaaniga.

Kui otsustad selle valiku kasuks, vaata tekstifaili importimise juhendit lõigus‘Hansa standardseadistused’. Täpsema informatsiooni saamiseks tekstifailidestruktuuri kohta pöördu palun oma Hansa esindaja poole.

Andmete ja algsaldode sisestamine

Nüüd võid oma andmebaasi sisestada andmed ja algsaldod. Vastava juhendileiad peatükist ‘Töö alustamine’. Eelnevalt on siiski soovitav lugedakäesoleva juhendi järgmisi peatükke: ‘Hansa töölaud’ tutvustab Hansatöövahendeid- ja meetodeid ning aknaid. Peatükis ‘Hansa ja Sinu ettevõte’kirjeldatakse mõningaid Hansa arvestuspõhimõtteid.

Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem

Uue mitmekasutaja andmebaasi loomiseks pead toimima samuti nagu eespoolkirjeldasime. Mine serverisse, veendu, et Hansa programmikataloogis ei oleandmebaasifaili “Hansa.hdb” ja käivita programm. Jälgi, et failid“DBDef.txt” ja “Default.txt” oleksid olemas. Luuakse uus andmebaas.

Nagu ka ühekasutaja süsteemi puhul, loo esimene Ettevõte nagu kirjeldatudlõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’. Jälgi, et “Default.txt” fail oleks olemas.Väljad ‘TCP/IP’ ja ‘Port’ jäävad tühjaks.

Hansa Financials

42

Kogu suhtlemine klientide ja serveri vahel toimub krüpteeritudandmevahetusena, milleks kasutatakse Hansa oma Krüpteerimise võtit. Kuisoovid kasutada oma Krüpteerimise võtit, mine akna B osale ja sisestasoovitud võti. Sama võti tuleb sisestada nii serverisse kuiklientprogrammidesse.

Osuta [OK]. Järgmiseks vali Ettevõte aknas ‘Vali ettevõte’.

Serveri seadistamine

Enne andmebaasivõtme küsimist märgi Serveris kõik moodulid ning lubatudKasutajate ja Ettevõtete arv. Mine Üldisesse moodulisse. Vali SeadistusedFile-menüüst ning ava Süsteemi kasutamise seadistus. Avaneb aken‘Süsteemi kasutamine: Vaata’.

Märgi linnukesega Serveri moodul ja kõik teised ostetud moodulid. Määra kalubatud Kasutajate, Piiratud kasutajate ja Ettevõtete arv ning osuta [OK].Piiratud kasutaja on selline Kasutaja, kellel on juurdepääs ainult ühelemoodulile. Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks.

Nüüd sisesta Ettevõtte nimi, aadress ja muu info seadistuses ‘Ettevõtteandmed’. Sellest seadistusest oli lähemalt juttu juhendi osas ‘Ettevõtte nimemuutmine’ eespool. Kui soovid sisestada rohkem Ettevõtteid, tee seda nüüdnagu kirjeldatud lõigus ‘Uute Ettevõtete lisamine’ eespool. Täida igasEttevõttes seadistused ‘Ettevõtte andmed’ ja ‘Süsteemi kasutamine’ enneandmebaasivõtme küsimist (vt lõiku ‘Andmebaasivõti’). Andmebaasivõtmepead sisestama ainult serverisse: klientarvutitesse kopeeritakse seeautomaatselt.

Kui oled serveris kõik Ettevõtted sisestanud, on neile juurdepääs olemas kakõigist klientarvutitest.

Sisesta Ettevõtted ja kirjelda Süsteemikasutamise ja Ettevõtte andmeteseadistused kõigis Ettevõtetes enneandmebaasivõtme küsimist.

Programmiseadistuste register

Järgmiseks tuleb andmebaas ka ülejäänud võrgule kättesaadavaks teha. MineTehnika moodulisse ja vali ‘Programmiseadised’ File-menüüst või ava kaust[Prog. seadistus].

!


43

Täida väljad järgmiselt—

Päis

Programmi nimi Kui kasutad Hansat Windows keskkonnas, saad siinmäärata akna nime, mida näed ka ekraani allservas(Windows 95/98/2000).

Osa 1

Serveri port See väli on vajalik TCP/IP kommunikatsiooniks Hansaserveri ja klientide vahel. Sisesta vabalt valitudneljakohaline number, mille abil klientarvutid tunnevadära Hansa andmebaasi. Kui Sul on mitu Hansaserverarvutit või jookseb samas masinas mitu Hansaserverprogrammi (ei ole soovitav), pead igale neistmäärama erineva Serveri pordi.

Kui muudad Serveri porti, pead tegema Hansale restardi.

Vaikimisi ettevõte Kui soovid, et Hansa käivitamisel avataks mingi kindelEttevõte, määra see siin. Järgmisel Hansa käivitamiselavatakse siin määratud Ettevõte automaatselt ning akent‘Vali ettevõte’ ei avata.

See on antud registri ainuke väli, mis on kasutatav kaühekasutaja süsteemi puhul. Eriti mõttekas on sedafunktsiooni kasutada, kui andmebaasis on ainult üks

Hansa Financials

44

Ettevõte: nii ei pea seda programmi käivitamisel alatikäsitsi valima.

Käivitamisel server

Märgi see valik, kui soovid, et Hansa läheks käivitamiselautomaatselt server-rezhiimi.

Serveri sulgemiseks on kaks võimalust: valides File-menüüst ‘Lõpeta’, läheb Hansa järgmisel käivitamiselautomaatselt serverina tööle; valides ‘Lõpeta, väljuserver-rezhiimist’, ei lähe Hansa järgmisel käivitamiselautomaatselt server-rezhiimi, mis võimaldab programmisvabalt liikuda.

Osad 2, 3, 4 ja 5

Selle registri ülejäänud väljasid kasutatakse WebShopi, FTP serveri,Printserveri ja Faksiserveri seadistamiseks ning avatud TCP/IP ühenduseloomiseks Hansaga. Andmeserveri puhul jäävad need täitmata.

FTP serveri seadistamise kohta loe palun lõigust ‘FTP serveri seadistamine’edaspidi. Printserveri ja Faksiserveri seadistamise kohta loe palun Üldisemooduli Printerite seadistust käsitlevast lõigust Üldise mooduli peatükiskäesoleva raamatu lõpus. WebShopi ja avatud TCP/IP ühenduse seadistamisekohta küsi palun oma Hansa esindajalt.Osuta [OK] seadistustesalvestamiseks. Kui sisestasid Serveri pordi esmakordselt (või muutsidolemasolevat), välju Hansast ja tee programmile restart.

Kirjelda Programmiseadistused enneandmebaasivõtme küsimist.

Lõpuks vali Moodulite menüüst Server. Avaneb ‘Server status’ aken. Sellesaknas saad võrgus toimuvaid operatsioone jälgida.

Rohkem ei ole serveris vaja midagi seadistada.

Sisselogimine klientprogrammist

Igas klientarvutis tuleb luua uus andmebaas. Selle andmebaasi ainsaksülesandeks on võimaldada juurdepääs serverile: klientarvutites on väga väheinformatsiooni. Uue andmebaasi loomisel veendu kõigepealt, etprogrammikataloogis ei ole andmebaasifaili “Hansa.hdb” ning käivitaprogramm. Jälgi, et failid “DBDef.txt” ja “Default.txt” oleksid olemas.Luuakse uus andmebaasifail “Hansa.hdb”.

!


45

Kõigepealt sisesta Ettevõtted. Selleks kasuta Ettevõtete registrit nagukirjeldatud lõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’ käesolevas peatükis eespool. Jälgi,et fail “Default.txt” oleks programmikataloogis olemas, kui lood uusiEttevõtteid. Sisesta klientprogrammi samad Ettevõtted, mille sisestasidserverisse.

Koodi väljale sisesta samad koodid, mille sisestasid serverisse. Nüüd tulebtäita ka TCP/IP ja Pordi väljad. TCP/IP väljale sisesta serverarvuti IP aadress.TCP/IP aadressi abil leiab klientarvuti võrgus õige serveri, millega ühendustvõtta. Pordi väljale sisesta sama Serveri port, mille sisestasid serverarvutiProgrammiseadistuste registrisse. Pordi abil leiab Hansa klientprogrammserverarvutis õige Hansa serverprogrammi, millega ühendust võtta.

Kui sisestasid serverisse Ettevõttele Krüpteerimise võtme, pead sellesisestama ka klientprogrammi.

Kui kõik Ettevõtted on sisestatud, osuta [OK].

Avaneb aken ‘Vali ettevõte’, kus saad valida Ettevõtte, millega tööle hakkad.Kui Hansa annab nüüd veateate ‘Serveri lubatud kasutajate arv on täis’ ningSa oled kindel, et see tegelikult nii ei ole, on põhjuseks ilmselt see, et valitudEttevõtte Kood (Ettevõtete registris) ei ole vastavuses serverisse sisestatudKoodiga.

Mitmekasutaja süsteemi puhul pead järgmiseks sisestama Hansasse kõiktöötajad, kes hakkavad programmi kasutama. Igale kasutajale saad andajuurdepääsu vaid temale vajalikele programmi osadele ning turvalisusetagamiseks ka salasõna. Selleks mine Üldise mooduli Isikute registrisse:lähemalt loe palun Üldist moodulit käsitlevast peatükist käesoleva raamatulõpus.

Kui isikud on sisestatud, pöördu tagasi lõigu ‘Hansa standardseadistused’juurde. Süsteem on soovitav seadistada serverprogrammist või ühestklientprogrammist. Teised kliendid ei tohi süsteemi enne sisse logida, kuiseadistamine on lõpetatud.

FTP serveri seadistamine

FTP (File Transfer Protocol) on vahend failide liigutamiseks omavahelühenduses olevate arvutite vahel. Üks arvuti seadistatakse FTP serveriks ningteine võtab sellega kliendina ühendust. Klientarvutist on võimalik faileserverisse üles ja maha laadida. Suuremate installatsioonide puhul on mugavhoida FTP server koguaeg käimas. See võib olla kohaks, kuhu kõik töötajadsaavad kopeerida oma olulisi faile.

Võid kasutada Hansat oma FTP serverina. Kui süsteem on vastavaltseadistatud, saavad töötajad (registreeritakse Hansas Isikutena) FTP

Hansa Financials

46

serverisse sisse logida kasutades ükskõik millist FTP klienttarkvara (nt Fetchvõi Transmit). Võid ka Klientidele anda juurdepääsu oma FTP serverile.

Kui kasutad juba Hansa mitmekasutaja süsteemi, võid oma Andmeserverithakata kasutama ka FTP serverina. Kui aga FTP kasutus on väga laialdane,on soovitav eraldada FTP serverile omaette masin. Sellisel juhul on seeeraldiseisev andmebaas, kuhu tuleb sisestada kõik Isikud ja Kliendid, kesFTP-d kasutama hakkavad.

Hansa FTP serveri seadistamiseks omaette arvutis järgi kõiki alltoodudpunkte. Kui oled juba seadistanud Hansa andmeserveri, mida soovid hakatakasutama ka FTP serverina, mine selle masina taha ja alusta punktist 2.

1. Loo uus andmebaas, mis saab Sinu FTP serveriks järgides juhenditlõigus ‘Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem’ eespool.Vajalik on ainult üks Ettevõte.

2. Mine Üldise mooduli seadistusse ‘Süsteemi kasutamine’ ja märgi valik‘Server’. Seejärel mine seadistuse 5. osale ning märgi valik ‘FTPServer’. Osuta [OK] seadistuse salvestamiseks. Vajadusel küsi uusandmebaasivõti.

3. Mine Tehnika moodulisse ja vali ‘Programmiseadised’ File-menüüst võiava kaust [Prog. seadistus].

Eraldiseisva FTP serveri puhul tuleb täita vaid väljad Osal 3, nagunäidatud pildil. Kui FTP server toimib samas ka Andmeserverina, tulebtäita ka väljad Osal 1, nagu kirjeldasime käesolevas peatükis eespool.


47

FTP port Sisesta vabalt valitud number. FTP port peab olemaerinev Serveri pordist ja Veebi pordist. Sisselogimisellisavad Kliendid ja Kasutajad selle pordi serveri IPaadressile järgmises formaadis: IP aadress:Pordinumber).

Enimkasutatud FTP port on 21 ning teatud FTPklientprogrammidel võib esineda probleeme ühenduseloomisel, kui kasutatakse mõnd teist numbrit.

FTP pordi muutmisel pead Hansale restarti tegema.

Maks. FTP kasutajate arv

Sisesta siia maksimaalne arv kasutajaid, kes saavadkorraga Hansa FTP serverisse sisse logida.

FTP jagatud kataloog

Sisesta siia kataloogi nimi, mis saab Hansa FTPkasutajate jaoks juurkataloogiks. Sellesse kataloogisatuvad failid, mida FTP serverist või serverissekopeeritakse. FTP kasutajatel on juurdepääs ka kõigileselle kataloogi sees olevatele kataloogidele.

Järgmises näites on jagatud kataloogi nimeks “Share”ning see asub kõvakettal FTP kataloogis “FTP”.Windowsis on kataloogide nimed eraldatudkaldkriipsuga, Macintoshis kooloniga.

Windows c:\FTP\share

Mac hard disk:FTP:share

Kui kataloog “Share” asub Hansa programmikataloogis,ei ole vaja kogu teekonda näidata. Kui see väli ontäitmata, ei saa FTP kasutajad serverisse sisse logida.Jälgi, et sisestad teekonna korrektselt (ja kontrolli, etselline kataloog ka tegelikult kõvakettal olemas on),vastasel juhul võid anda FTP kasutajatele juurdepääsuenamatele failidele kui Sa sooviksid.

Luba anonüümseid FTP kasutajaid

Märgi see valik, kui soovid, et FTP kasutajad saaksidSinu serverisse ilma kasutajanime ja salasõnata sisselogida.

Kui see valik on märkimata, saad juurdepääsu FTPserverile määrata iga Kliendi ja Isiku kaardil eraldi

Hansa Financials

48

märkides valiku ‘FTP lubatud’. Isikud (st töötajad, keson registreeritud Isikute registris) kasutavadsisselogimisel kasutajanimena oma initsiaale ja tavalistHansa salasõna. Kliendid kasutavad kasutajanimena omaKliendikoodi. Klientidele võid anda ka salasõnadkasutades funktsiooni ‘Muuda salasõna’ akna ‘Kliendid:Sirvi’ Spetsiaal-menüüs. Sama salasõna kehtib nii FTPserverisse kui WebShopi sisselogimisel. Klientide kohtaloe palun lähemalt Klientide peatükist, Isikute kohta agaÜldise mooduli peatükist.

Isikud, kellele on lubatud juurdepääs FTP serverile,saavad alati sisse logida. Kui soovid anda juurdepääsu kaKlientidele, pead kasutama Piiratud kasutuse moodulit.Selle saad märkida Üldise mooduli seadistuses‘Süsteemi kasutamine’. Vajadusel küsi uusandmebaasivõti.

4 . Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks. Kui sisestasid FTP pordiesmakordselt (või muutsid olemasolevat), välju Hansast ja teeprogrammile restart.

5. Kui Sinu FTP server on Andmeserverist eraldi seisev, pead nüüdsisestama Isikud ja Kliendid, kes FTP-d kasutama hakkavad.

6. Lõpuks vali Moodulite menüüst Server. Avaneb ‘Server status’ aken.Nüüd on FTP klientidel juurdepääs Sinu serverile.

7. Kui soovid võimaldada kasutajatele juurdepääsu oma FTP serverile läbimodemühenduse, ära unusta tegemast vajalikke seadistusi omatulemüüris.

Programmi sulgemine

Enne programmi sulgemist tee tekstikoopia. Tekstikoopiatest on juttujärgmises lõigus.

Ühekasutaja süsteem

Hansa sulgemiseks vali File-menüüst käsklus ‘Lõpeta’. Võid kasutada kaklahvikombinatsiooni Alt-F4 (Windows) või -Q (Macintosh). Kõik avatudaknad suletakse ning programm küsib, kas soovid salvestada tehtudmuudatused.


49


Hansa kliendid suletakse samamoodi nagu ühekasutaja süsteemi puhul:valides File-menüüst käskluse ‘Lõpeta’.

Serveri sulgemiseks on kaks võimalust —

1. Valides File-menüüst ‘Lõpeta’, läheb Hansa järgmisel käivitamiselautomaatselt serverina tööle.

2. Valides File-menüüst ‘Lõpeta, välju server-rezhiimist’, ei lähe Hansajärgmisel käivitamisel automaatselt server-rezhiimi, mis võimaldabprogrammis vabalt liikuda.

Kui pead serveri sulgema, kuid võrgus töötavad teised kasutajad, saad neilesaata hoiatuse. Selleks pead sisenema Hansa kliendina ning omamajuurdepääsu Tehnika moodulile (vt Kasutajagruppe käsitlevat lõiku Üldisemooduli peatükis käesoleva raamatu lõpus). Toimi järgmiselt—

1. Mine Tehnika moodulisse.

2. Ava kaust [Hooldused] Põhiaknas või vali ‘Hooldused’ File-menüüst.

3. Tee topeltklõps real ‘Süsteemiteade’. Avaneb järgmine aken—

Täida väljad järgmiselt—

Teade Sisesta teade, mille soovid saata.

Kellelt Teate saatja: seda näevad samuti kõik kasutajad.Vaikimisi sisestub siia kasutaja nimi, kes teadet saadab.

Hansa Financials

50

Aega programmi sulgemiseni (min.)

Sisesta siia minutite arv serveri sulgemiseni. Aeg peabolema piisavalt pikk, et teised kasutajad jõuaksid omatöö lõpetada ning programmist väljuda.

Kui sellele väljale on minutite arv sisestatud, sulgubHansa server määratud aja pärast automaatselt. Kui seeväli on tühi, ei sulgu server automaatselt. Seega võidseda funktsiooni ka muude teadete saatmiseks kasutada.

Sulgemine eemaldab ‘Käivitamisel server’

Kui oled väljale ‘Aega programmi sulgemiseni’sisestanud minutite arvu, sulgub server määratud ajapärast automaatselt. Märgi see valik, kui soovid, etserver sulguks samuti nagu valides käskluse ‘Lõpeta,välju server-rezhiimist’ File-menüüst. Jäta antud valikmärkimata, kui soovid et Hansa läheks järgmiselkäivitamisel automaatselt server-rezhiimi.

Ära luba sisse logida

Märgi see valik, kui soovid, et uued kasutajad ei saakssisse logida ajavahemikul süsteemiteatest serverisulgumiseni.

4. Osuta [OK]. Teade saadetakse kõigile kasutajatele, kes hetkel võrgus on.

5. Sule oma Hansa klient.

Server sulgub automaatselt määratud aja pärast.

Sissejuhatus ja installeerimine - Tekstikoopia

51

TekstikoopiaKui päevatöö Hansaga on valmis, on soovitav teha tekstikoopia. Selle võibomakorda salvestada disketile. Võib näida mõttetu teha tekstikoopiat igapäev, kuid see väike ajakulu tasub end ära, kui arvuti kõvakettaga midagijuhtub.

Andmetest turvakoopia tegemine on eriti oluline, kui on tegemist firmafinantsandmetega nagu see ka Hansa andmebaasi puhul on. Kui kõik needandmed peaksid ühel hetkel kaduma, oled väga täbaras olukorras – ei ühtkiarvet, laekumist ega aruannet. Nimeta tekstikoopiad kuupäevade järgi, millalneed tegid, nii leiad vajadusel vajalikud andmed kiiresti üles.

Kui avastad oma arvutis viiruse, püüa kõigepealt välja selgitada kuupäev,millal viirus arvutisse ilmus. Sellisel juhul pead oma andmed taastamatekstikoopiast, mis on tehtud enne viirusesse nakatumist. Muidu jääbvõimalus, et Sa ise nakatad oma arvuti uuesti.

Tekstikoopia tegemine Hansaga on kiire ja lihtne. Andmed salvestataksefailina, mis võtab minimaalselt ruumi (võid terve aasta raamatupidamiseühele disketile kopeerida). Tekstikoopia failid on sõltumatud programmiversioonidest. Loomulikult on võimalik ka lihtsalt andmebaasi failistkoopiaid teha, aga see meetod ei ole ruumi võtmise seisukohalt ökonoomnening samuti ei pruugi andmete taastamine õnnestuda, kui vahepeal onmuutunud programmi versioon.

Tee regulaarselt tekstikoopiaid, etsaaksid vajadusel andmed lihtsalttaastada.

Tekstikoopia tegemiseks toimi järgmiselt—

1. Mine Üldisesse moodulisse.

!

Hansa Financials

52

2. Vali File-menüüst ‘Ekspordid’ või ava kaust [Ekspordid] Põhiaknas.Avaneb järgmine aken—

3. Vali ‘Tekstikoopia, ettevõte’ (kui soovid teha tekstikoopia vaid selleEttevõtte andmetest, millega hetkel töötad) või ‘Tekstikoopia,andmebaas’ (kui soovid teha tekstikoopia kogu andmebaasist) ja osuta[OK].

Üldjuhul on soovitav kasutada valikut ‘Tekstikoopia, andmebaas’.Teatud registrid ja seadistused (nt Süsteemi kasutamine, Postkastid jaKonverentsid) salvestatakse andmebaasi, mitte Ettevõtte tasandil.Valikuga ‘Tekstikoopia, ettevõte’ neid ei ekspordita, isegi kuiandmebaasis on ainult üks Ettevõte. Valikut ‘Tekstikoopia, ettevõte’kasutatakse teatud Ettevõtte andmete viimiseks ühest andmebaasist teise.

4. Avaneb aken ‘Määra tekstikoopia’. Eksporditavale tekstikoopiafaililesaad lisada kuni 40 tähemärgist koosneva kommentaari, mida näedhiljem imporditavate failide nimekirjas .

Osuta [OK].

5. Kui soovid teha tekstikoopia kogu andmebaasist ning andmebaasis onenam kui üks Ettevõte, palub Hansa Sul nüüd sisse logida neisseEttevõtetesse, mida Sa antud töösessiooni jooksul kasutanud ei ole. KuiSa mingil põhjusel ei saa kõigisse Ettevõtetesse sisse logida, peatataksetekstikoopia tegemine turvalisuse põhjustel.


53

6. Hansa avab dialoogiakna, milles saad eksporditavale failile nime andaning määrata kataloogi, kuhu fail salvestatakse. Faili nimi kirjuta väljale‘File name’ ning vali vastav kataloog faili salvestamiseks.Tekstikoopiafaili nimi peaks kindlasti sisaldama kuupäeva, millal koopiatehti. Kui kasutad Windows NT versiooni 3, saad kirjutada ainultkaheksakohalise failinime. Osuta [Save].

Tekstikoopiafail on soovitav salvestada “Backup” kataloogi, mis peabasuma Hansa programmikataloogis. Kõiki selles kataloogis olevaidtekstikoopiafaile näed imporditavate failide aknas, kui kasutadimpordifunktsiooni ‘Automaatne’.

Ekraanil näed ekspordi edenemist.

Kui eksport on lõppenud, sule Eksportide aken sulgemisruudust.

Tekstikoopiafaili ei tohi mingil juhulühegi teise programmiga muuta.

Automaatne ajastatud tekstikoopia

Regulaarselt tekstikoopiate tegemise olulisust ei ole võimalik üle tähtsustada.Hansa – nagu kõik finantssüsteemid – töötab andmebaasifailiga, mis sisaldabkogu informatsiooni Sinu klientide, arvete, kannete jm kohta. Kui selle failikaotad, ei ole Sa kaotanud mitte ainult ühe dokumendi vaid kõik omaraamatupidamisandmed.

Tekstikoopia tegemise lihtsustamiseks on Hansas Ajastatud tekstikoopiafunktsioon, mis koostab tekstikoopia iseseisvalt iga päev. Pead vaidmäärama, millal tekstikoopia tehakse ning kuhu saadud fail salvestatakse.Toimi järgmiselt (mitmekasutaja süsteemi puhul tee vastavad seadistusedserverarvutis)—

1. Mine Tehnika moodulisse. Mitmekasutaja süsteemi puhul tee sedaserverarvutis ning palu teistel kasutajatel süsteemist väljuda. Moodulitemenüüsse pääsemiseks vali File-menüüst käsklus ‘Lõpeta, välju server-rezhiimist’ ning käivita Hansa uuesti.

Kui Sa Moodulite menüüs Tehnika moodulit ei näe, ei ole Sa võib-ollaserverarvuti taga või ei ole Süsteemi kasutamise seadistuses Serverimoodulit valitud (ühekasutaja süsteemi puhul).

!

Hansa Financials

54

2. Vali File-menüüst ‘Seadistused’. Tee topeltklõps real ‘Ajastatudtegevused’. Avaneb järgmine aken—

3. Määra tekstikoopia tegemise ajaks selline kellaaeg, mil keegi tõenäoliseltHansat ei kasuta. Kasuta 24-tunni süsteemi ning eralda tunnid ja minutidkooloniga (23:00). Tekstikoopia tehakse määratud ajal ka siis, kui keegiprogrammi samal ajal kasutab. Süsteemi kiirus langeb ekspordi ajaloluliselt, mistõttu on soovitav seda mitte teha töötundide ajal.

4. Määra teekond, kuhu tekstikoopiafailid kõvakettal salvestatakse. Kui seeväli on täitmata, salvestatakse tekstikoopiafailid Hansaprogrammikataloogi.

Järgmises näites salvestatakse tekstikoopiafailid kataloogi nimega“Backup” ning see asub kõvakettal “Hansa” kataloogis. Windowsis onkataloogide nimed eraldatud kaldkriipsuga, Macintoshis kooloniga. Panetähele, et see eraldaja tuleb märkida ka teekonna lõppu.

Windows c:\hansa\backup\

Mac hard disk:hansa:backup:

Kui teekonna märkimisel on tehtud viga (või ei ole määratud kataloogikõvakettal), on oht, et tekstikoopiafaili ei koostata.

5. Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks.

Kui oled Ajastatud tekstikoopia funktsiooni seadistanud, tehakse Sinuandmebaasist iga päev samal ajal automaatselt tekstikoopia. Failile antaksenimeks “TBAAKKPP.TXT”, kus “AAKKPP” tähistab hetke kuupäeva.Failile lisatakse kommentaar selle kohta, et see koostati Ajastatudtekstikoopia funktsiooniga ning faili koostamise kuupäev ja kellaaeg.


55

Turvakoopiate tegemine spetsiaalse tarkvaraga

Soovitame kindlasti kasutada turvakoopiate tegemiseks Hansa endatekstikoopia funktsiooni. Tekstikoopia võtab kõvakettal vähem ruumi ningseda on võimalik sisse lugeda Hansa erinevatesse versioonidesse.

Mõned kasutajad eelistavad siiski kasutada turvakoopiate tegemiseksspetsiaalset tarkvara nagu nt Retrospect. Sellise tarkvara kasutamisel võibtekkida probleeme, kuna turvakoopia tegemine võib ebaõnnestuda, kuikopeeritavad failid on mingil põhjusel kasutuses. Nt on kasutaja unustanudtööpäeva lõpus programmist välja logida või on süsteem jäetud aruannetkoostama.

Hansas toimi selliste ebaõnnestumiste vältimiseks järgmiselt (mitmekasutajasüsteemi puhul tee seda serverarvutis)—

1. Mine Tehnika moodulisse ja vali File-menüüst ‘Seadistused’.

2. Tee topeltklõps real ‘Ajastatud tegevused’. Avaneb järgmine aken—

3. Määra andmebaasi sulgemise kellaajaks mõni minut enne turvakoopiatarkvara käivitumist. Kasuta 24-tunni süsteemi eraldades tunnid jaminutid kooloniga (23:15).

4. Määra andmebaasi avamise kellaajaks mõni minut peale turvakoopiavalmimist.

5. Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks.

Andmebaasi taastamine tekstikoopiast

Andmebaasi taastamiseks tekstikoopiast pead kõigepealt looma uueandmebaasi. Seejärel impordi tekstikoopiafail kasutades Üldise mooduliImpordifunktsiooni.

Hansa Financials

56

Ühte ja sama tekstikoopiafaili saad kasutada korduvalt – andmebaasisisselugemisel see viga ei saa.

Kiiruse mõttes on mitmekasutaja süsteemi puhul soovitav tekstikoopiaimportida serverarvutist. Kui see ei ole mingil põhjusel võimalik, tuleb sedateha ühest klientarvutist olles eelnevalt palunud teistel kasutajatel süsteemistväljuda. Kui Sul on eraldi tekstikoopiad igast Ettevõttest, pead needühekaupa importima. Kindlasti ei tohi importida erinevaid faile samaaegselterinevatest klientarvutitest.

Andmebaasi taastamiseks tekstikoopiast toimi järgmiselt—

1. Kopeeri vana andmebaasifail “Hansa.hdb” mõnda teise kataloogi, etvältida andmete segiminekut. Anna failile uus nimi, mis aitaks hiljemmõista, mida see sisaldab.

2. Kustuta “Hansa.hdb” fail programmikataloogist. Kui Sa nüüd programmikäivitad, luuakse automaatselt uus tühi andmebaas.

Tähtis on, et andmed taastataksuude tühja andmebassi. Nii hoiadära uute andmete segimineku vanakahjustunud andmebaasiga.

Failid “DBDef.txt” ja “Default.txt” peavad alati olema Hansaprogrammifailiga samas kataloogis. Need failid sisaldavad olulistinformatsiooni, mida kasutatakse uue andmebaasi ja uute Ettevõteteloomisel. Kui üks neist failidest puudub, ei tarvitse Hansa korrektselttöötada.

3. Uue andmebaasi loomisel näed imporditavate tekstikoopiafailidenimekirja. Et fail selles nimekirjas kajastuks, peab ta olema salvestatud“Backup” või “Setup” kataloogi, mis omakorda peab asuma Hansaprogrammifailiga samas kataloogis.

Nimekirjas järgneb igale failinimele selle salvestamise kuupäev jakoostamisel lisatud kommentaar (vt eelmine lõik, punkt 4).

!


57

4. Märgi fail, mida soovid importida (tekstikoopia, mille seisuga soovidandmebaasi taastada) ja osuta [OK] (või tee soovitud failinimeltopeltklõps). Tekstikoopia imporditakse. Ekraanil näed impordiedenemist. Turvalisuse põhjustel sulgub Hansa peale impordi lõppuautomaatselt, kui tekstikoopiafailis leidus Isikute registrit puudutavatinformatsiooni. Käivita programm uuesti ja sisesta andmebaasivõti: nüüdon programm tööks valmis.

Teatud juhtudel võib imporditavate failide nimekirjas leiduvate failideimportimine ebaõnnestuda. See võib juhtuda nii Macintosh kui Windowskeskkonnas, kui failinimi ei ole kooskõlas DOSi tavadega (st failinimi võibkoosneda maksimaalselt kaheksast tähemärgist, millele järgnebkolmekohaline laiend). Kui tekstikoopiafaili nimi neile reeglitele ei vasta (võiei näe Sa seda imporditavate failide nimekirjas, kuna see ei ole salvestatud“Backup” või “Setup” kataloogi), toimi järgmiselt—

5. Sule imporditavate failide nimekiri.

6. Mine Üldisesse moodulisse ja vali File-menüüst ‘Impordid’. Avanebjärgmine aken—

Hansa Financials

58

7. Vali ‘Import, faili otsimisega’ ja osuta [OK] (või tee topeltklõps real‘Import, faili otsimisega’).

Avaneb dialoogiaken, kus saad otsida kõvakettalt soovitud imporditavafaili.

8. Kui fail on leitud (tekstikoopia, mille seisuga soovid oma andmedtaastada), märgi see ja osuta [Open] (või tee failinimel topeltklõps).

Ekraanil näed impordi edenemist.

Turvalisuse põhjustel sulgub Hansa peale impordi lõppu automaatselt, kuitekstikoopiafailis leidus Isikute registrit puudutavat informatsiooni. Käivitaprogramm uuesti ja sisesta andmebaasivõti: nüüd on programm tööks valmis.

Üleminek Hansa uuemale versioonile

Hansa viimase versiooni leiad alati Hansa kodulehelt aadressil:www.hansaworld.com. Hansa kodulehele jõudmiseks osuta ikoonile[Hansaworld.com] Põhiaknas.

Sissejuhatus ja insta

hansa financials - bautman · 2007. 11. 27. · klientide ja artiklite kohta on liiga suur töö,...

Documents