Helder zicht op KETENPROGRAMMA

’S met QUALITY

ASSURANCE volgens MSP

Hoe Quality Assurance in het programma Keteninformatisering helpt

het resultaat te bereiken

Workshop 28 op de Dag van de Keteninformatisering

22 mei 2014 Amersfoort

|

Voorwaarden voor succes in programma’s en projecten

­ Betrokkenen bij het project of programma (stakeholders) praten gezamenlijk over hun risico’s en handelen daarnaar;

­ Betrokkenen voeren het juiste gesprek in de juiste samenstelling en op het juiste niveau;

­ Bouwen aan zekerheden doen betrokkenen samen.

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Programma

­ Een programma is een tijdelijke, flexibele organisatie die de implementatie van de uitkomsten van een set projecten en activiteiten overziet, coordineert en stuurt. De uitkomsten vertalen zich in benefits die bijdragen aan strategische doelen. Programma’s beslaan enkele jaren.

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Lijn- en programmaorganisatie

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

Business Change Management

Business Change Management

|

Verschillen in besturing

­ Programma’s worden bestuurd

­ Programmasturing vanuit visie en te behalen benefits

­ Business Change Management maakt onderdeel uit van programma’s (in ketens betreft dit ook de ketenpartners)

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

­ Projecten worden geleid

­ Projectsturing vanuit doelstellingen en randvoorwaarden

­ Projecten leveren producten op

|

Werken met Programma’s

­ Duidelijk opdrachtgeverschap­ Programmamanager en BCM zijn professionele

opdrachtnemers­ Grenzen en afhankelijkheden zijn helder­ Gezamenlijk gebruik van programmabureau­ Weinig overhead­ Opdrachtgeverschap beter ingevuld

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

De Kern van MSP

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

7 principes7 principes

Leading change Envisioning and communicating a better future Focusing on benefits and threats tot hem Adding value Designing and delivering a coherent capability Learning from experience Remaining aligned with corporate strategy

7 besturingsthema’s7 besturingsthema’s

Roles and responsibilitiesVision and leadershipStakeholders and Change controlBlueprint, benefits and Business CasePlanning and ControlRisk- and IssuemanagementQuality and Assurance Management

|

Sturing op benefits

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Quality Assurance volgens MSP in de Vreemdelingenketen­ Programma digitalisering in de Vreemdelingenketen

werkt met MSP en wil QA­ PBLQ voert 2 jaar QA uit, rapportage aan programma

manager­ 3 reviewrondes:

­ Programmabesturing, ­ Follow up van aanbevelingen en BCM en ­ Resultaat meting eerste tranche

­ Pragmatisch en doelgericht ingestoken­ Maandelijks betrokken bij verantwoordingsgesprekken

projectmanagers met Programmamanager

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Beoordelingsformulier voor MSP besturingsthema in de Vreemdelingenketen

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

MSP Assurance werkblad Health Check

1. Rollen en verantwoordelijkheden

Functie / Orgaan Ingevuld door:Bezetting OK

Opdracht OK

Verantw. OK

Werkwijze OK Geconstateerd gebrek Vermoedelijke impact

Gebrek reparabel Voorgestelde actie Actiehouder

Behalen van Benefits

Sturing van Programma

Voldoen aan (wettelijke) eisen

J /N / Deels J /N / DeelsJ / N / Deels J /N / Deels Tekst Tekst J /N / Deels Tekst Tekst J /N / Deels J /N / Deels J /N / Deels

Sponsorgroup

SRO

Programma manager

Business change manager

Programma Board

BCM-teams

Programma bureau

Projectmanagers

Stuurgroep(en)

Reparatie draagt bij aan

Programma informatievoorziening Vreemdelingenketen

Bespreken met ( ) SRO ( ) _____________ ( )PM / BCM ( ) _____________ ( )PO ( ) ____________

|

Pragmatische wijze van beoordelen gericht op resultaat en succes

Besturingsproces:

Bezetting OK J/N/Deels

Opdracht OK J/N/Deels

Verantwoordelijkheden OK J/N/Deels

Werkwijze OK J/N/Deels

 

Geconstateerd gebrek:

Vermoedelijke impact:

Gebrek reparabel:

Voorgestelde actie:

Actiehouder:

 

Reparatie draagt bij aan:­Behalen van Benefits J/N/Deels­Sturing van Programma J/N/Deels­Voldoen aan (wettelijke) eisen J/N/Deels

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Effectieve samenwerking

­ Open gesprekken­ Compacte rapportages­ Doelgerichte rapportagevormen­ Hoofdzaken­ Samen doorspreken en in actie zetten­ Afspraken nakomen en niet zeuren

Vereist­ Vertrouwen en een beetje lef!

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Tot slot risico management en succes

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Traditioneel risico management

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Volgens PBLQ

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

|

Succes

­ Succes is geen feit, maar een uitkomst van een proces waarin wensen en eisen worden verwoord en verwachtingen worden (bij)gesteld. Dit vindt vaak plaats in de vorm van veranderingsprogramma’s, waarbij succes een aantal verschijningsvormen heeft,zoals persoonlijk succes, systeemsucces, organisatiesucces, ketensuccesen beleidssucces.

­ Succes moet in op tijd “geïncasseerd” worden door het bereikte resultaat te benoemen, te documenteren, te beklinken en te communiceren. Veranderende omstandigheden of politieke visies kunnen bereikte overeenstemmingen immers snel doen verdampen.

04/20/23Helder zicht op KETENPROGRAMMA’S met QUALITY ASSURANCE volgens MSP

| 04/20/23ICT Topseminar EindhovenModule 3 18-11-2013