HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CỦA ĐẠI HỌC HUẾ

Mục lục

1. GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1

2. TÀI KHOẢN, ĐĂNG NHẬP, ĐĂNG KÝ ................................................ 1

2.1. Tài khoản sử dụng và đăng nhập ........................................................... 1

2.2. Cập nhật thông tin cá nhân ...................................................................... 2

3. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ..................................... 3

3.1. Gửi Tin nhắn, Công văn, Tờ trình ................................................ 3

3.2. Quản lý nhóm gửi tin ..................................................................... 6

3.3. Hộp thư đến – đi ............................................................................. 7

3.4. Quản lý file ....................................................................................... 8

4. THÔNG TIN LIÊN HỆ ................................................................................ 9

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 1

1. GIỚI THIỆU

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Đại học Huế về việc xây dựng các phần mềm

dùng chung nhằm hỗ trợ cho công tác điều hành, quản lý, trao đổi thông tin trong nội bộ Đại học

Huế; Trung tâm Công nghệ thông tin Đại học Huế đã tiến hành xây dựng hệ thống Thông tin quản

lý để thay thế cho hệ thống Thông tin lãnh đạo trước đây.

Địa chỉ truy cập của hệ thống: http://qldh.hueuni.edu.vn/

Tiến độ triển khai: Từ tháng 5/2014, hệ thống Thông tin quản lý sẽ chính thức thay thế cho hệ

thống Thông tin lãnh đạo.

Các yêu cầu để sử dụng hệ thống:

- Hệ thống được xây dựng dưới dạng ứng dụng web (website), do đó yêu cầu máy tính

phải có các trình duyệt web. Hiện tại các trình duyệt web phổ biến nhất là Firefox,

Chrome, Internet Explorer.

- Bảng mã sử dụng trong hệ thống là bảng mã Unicode. Hiện tại các bộ gõ tiếng Việt phổ

biến nhất là Unikey và Vietkey.

2. TÀI KHOẢN, ĐĂNG NHẬP, ĐĂNG KÝ

2.1. Tài khoản sử dụng và đăng nhập

Đại học Huế sẽ cung cấp tài khoản cho các thành viên sử dụng hệ thống theo nguyên tắc

giữ nguyên các tài khoản hiện có trong hệ thống Thông tin lãnh đạo (danh sách tài khoản đã được

gửi cho Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường).

Đối với những người trước đây chưa có tài khoản Thông tin lãnh đạo thì có thể đăng ký

mới tài khoản sử dụng hệ thống Thông tin quản lý. Theo quy định của ĐH Huế, các cán bộ có nhu

cầu đăng ký tài khoản sử dụng phải gửi yêu cầu cho Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường (các

đơn vị tập hợp và gửi theo danh sách của từng đơn vị), sau đó Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ liên

hệ với Trung tâm Công nghệ Thông tin - Đại học Huế để tạo tài khoản.

Để sử dụng các chức năng của hệ thống, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập. Sau khi

truy cập vào hệ thống, ta sẽ được chuyển đến trang đăng nhập như sau:

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 2

Trong trường hợp người dùng nhập sai tên truy cập hay mật khẩu, hệ thống sẽ hiển thị

thông báo:

Chú ý: Trong trường hợp không đăng nhập được thì xin hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận

quản trị (xem phần Thông tin liên hệ ở cuối tài liệu này).

Hủy đăng nhập khỏi hệ thống: để hủy đăng nhập, ta nhấn vào tên người sử dụng ở góc trên

bên phải, rồi sau đó chọn vào mục Đăng xuất.

2.2. Cập nhật thông tin cá nhân

Nếu đây là lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị giao diện yêu cầu cập nhập các

thông tin cá nhân. Chúng ta cũng có thể cập nhật thông tin này bất cứ lúc nào bằng cách nhấn vào

tên người sử dụng ở góc trên bên phải, rồi sau đó chọn vào mục Thông tin người dùng, sau đó

chọn vào mục Cập nhật thông tin cá nhân ở trong trang thông tin người dùng.

Chỉnh sửa

các thông

tin cơ bản

Chỉnh sửa chức danh, học hàm,

học vị

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 3

Một số lưu ý:

- Các thông tin phải nhập chính xác là Họ đệm, Tên, Giới tính, Chức vụ.

- Thông tin về Đơn vị công tác chỉ cho phép cập nhật một lần đầu tiên khi đăng nhập hệ

thống lần đầu.

- Thông tin Ảnh sẽ là ảnh đại diện (avatar). Ở mục này ta nhấn đúp (double click) để chọn

file ảnh từ thư mục riêng. Các kỹ thuật và nội dung liên quan đến việc quản lý thư mục

riêng, tải file, chọn file, … sẽ được trình bày trong phần Quản lý tập tin ở sau.

- Đối với các thông tin Chức danh, Học hàm, Học vị, ta phải nhấn vào nút Thêm mới để tạo

thêm một chức danh, học hàm, học vị. Những mục nào thừa thì ta nhấn vào nút Xóa bỏ.

Sau khi cập nhật xong thông tin, ta nhấn vào nút Lưu.

3. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, giao diện chính sẽ như sau:

Sau đây ta chỉ tập trung vào các chức năng chính thường được sử dụng, bao gồm:

3.1. Gửi Tin nhắn, Công văn, Tờ trình

Đây là các chức năng được sử dụng nhiều nhất. Về cơ bản, giao diện phần này gần tương tự

như các phần mềm email thông dụng như Yahoo, Gmail, ….

Về kỹ thuật sử dụng thì tin nhắn, công văn và tờ trình đều hoàn toàn giống nhau, do đó ở

đây ta chỉ xem xét phần tin nhắn, còn công văn và tờ trình thì tương tự.

Giao diện của chức năng gửi tin nhắn như sau:

Số tin nhắn, công văn

chưa xem

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 4

Ở đây, một số mục cần lưu ý là:

a. Người nhận:

Ta có thể lựa chọn người nhận bằng nhiều cách khác nhau:

+ Chọn từng người: nhập họ và tên vào mục Người nhận, hệ thống sẽ hiển thị danh sách Tên

người nhận để ta chọn. Ta có thể không cần gõ họ tên đầy đủ, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và

hiển thị danh sách phù hợp.

Nếu cần gửi cho nhiều người, tiếp tục nhập và thực hiện như bước trên. Trong trường hợp

muốn xóa bớt người nhận thì nhấn chọn vào nút -x- ở trước họ và tên cần xóa.

Nếu không muốn nhập tên người nhận, ta có thể nhấn chọn vào biểu tượng ở phía bên

trái của mục Người nhận để thực hiện chọn theo đơn vị, theo chức vụ hoặc chọn nhóm tự tạo (là

nhóm đã tạo sẵn, sẽ trình bày trong phần Quản lý nhóm gửi tin ở sau).

Lưu dạng bản nháp Hoàn tất, gửi đi

Chọn người nhận

Tải file đính kèm từ máy tính

Thêm file đính kèm khác

Chọn file đính kèm từ thư mục riêng

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 5

+ Chọn theo đơn vị:

Bước 1: Nhấn vào phím mũi tên xổ xuống ở ô Đơn vị.

Bước 2: Nhấn tích chọn vào các đơn vị của người nhận. Ta có thể chọn cùng lúc

nhiều đơn vị khác nhau.

Sau khi chọn xong, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ để đóng ô chọn.

Bước 3: Chọn các người nhận ở danh sách hiển thị tương ứng.

Bước 4: Nhấn vào nút Chọn (ở phía dưới bên trái).

Chú ý: Nếu ở mục Đơn vị mà ta đánh dấu chọn vào ô Trường Đại học Khoa học thì danh

sách sẽ hiển thị tất cả các người nhận thuộc Trường Đại học Khoa học (ở tất cả các

khoa, phòng).

Nhấn vào đây để chọn/bỏ chọn toàn bộ

danh sách

Chọn theo đơn vị Chọn theo chức vụ Chọn theo nhóm

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 6

+ Chọn theo chức vụ: là các nhóm chức vụ đã được định nghĩa sẵn, cách chọn tương tự như

trên.

+ Gửi theo nhóm: trường hợp người dùng đã định nghĩa nhóm gửi tin và muốn gửi tin cho

thành viên ở trong nhóm này thì chọn tên của nhóm ở mục Nhóm gửi tin, sau đó chọn các thành

viên mà ta cần gửi, thực hiện tương tự như trên.

Lưu ý: hệ thống cho phép chọn với nhiều điều kiện, chẳng hạn muốn gửi công văn cho lãnh

đạo các đơn vị trong Trường ĐHKH thì ta chọn 2 điều kiện như sau:

- Ở mục chọn đơn vị ta chọn vào “Trường Đại học Khoa học”;

- Ở mục chọn chức vụ ta chọn vào “Lãnh đạo các phòng, trung tâm thuộc trường, khoa”.

b. File đính kèm:

Ta có thể gửi file đính kèm bằng 2 cách: chọn file từ máy tính, hoặc chọn file từ thư mục

riêng (chi tiết về việc quản lý file trong thư mục riêng xin xem phần Quản lý file sẽ trình bày ở sau).

Chọn file từ thư mục riêng:

Trong giao diện Quản lý tập tin, ta đánh dấu chọn vào file cần đính kèm, sau đó nhấn vào

nút Chọn.

Chú ý: mỗi lần chỉ được đánh dấu chọn vào 1 file.

Trong trường hợp có nhiều file đính kèm thì nhấn chọn vào nút Thêm nữa, và file nào

không cần thiết thì ta nhấn vào nút Xóa ở phía bên phải.

3.2. Quản lý nhóm gửi tin

Chức năng này cho phép người dùng định nghĩa nhóm thành viên mình thường xuyên gửi

Tin nhắn hay Công văn. Ví dụ nhóm Văn thư bao gồm những thành viên là Văn thư của các đơn vị,

nhóm Ban Giám hiệu, … Để sử dụng chức năng này, ta nhấn chọn vào Quản lý nhóm gửi.

Sửa thông tin nhóm Xóa

Chọn file cần đính kèm

Sau đó nhấn vào đây

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 7

Để tạo thêm một nhóm, ta nhấn chọn Thêm mới nhóm gửi tin, sau đó nhập tên nhóm và

chọn danh sách thành viên.

- Tên nhóm: chẳng hạn như nhóm Văn thư, nhóm Trưởng các đơn vị, …

- Danh sách thành viên: chính là các thành viên trong nhóm định nghĩa của người dùng.

Khi gửi tin nhắn hay công văn cho tất cả các thành viên trong nhóm định nghĩa này chỉ cần chọn

Tên nhóm ngay lập hệ thống sẽ hiển thị tất cả các thành viên trong nhóm để ta chọn gửi.

Sau khi đã nhập xong đầy đủ thông tin, ta nhấn nút Lưu để lưu lại.

Để sửa, xóa các nhóm gửi tin đã tạo, ta có thể nhấn vào các biểu tượng xóa, sửa tương ứng ở

trong trang quản lý nhóm gửi tin.

3.3. Hộp thư đến - đi

- Hộp thư đến: quản lý các tin nhắn, công văn, tờ trình đã nhận.

Ở dưới mỗi cột tiêu đề, loại tin, … đều có 1 ô tìm kiếm. Khi ta nhập nội dung vào ô này, hệ

thống sẽ lọc và hiển thị các tin phù hợp với yêu cầu (chẳng hạn tìm theo tiêu đề, theo loại tin là tin

nhắn, công văn hay tờ trình, theo người gửi, …).

- Hộp thư đi: quản lý các tin nhắn, công văn, tờ trình đã gửi đi.

Ở đây cũng tương tự như hộp thư đến. Ngoài ra, trong này có một thông tin quan trọng, đó

là thông tin Xem lúc, khi ta gửi công văn cho một người hoặc nhóm người thì thông tin này sẽ cho

ta biết được người nhận đã xem công văn hay chưa, người nào xem vào thời điểm nào. Nếu công

văn được gửi cho nhiều người thì tại cột này sẽ hiển thị nút Xem, khi nhấn vào đó thì sẽ hiển thị

thông tin chi tiết như sau:

Số lượng tin hiển thị trên mỗi trang

Lọc loại tin cần hiển thị

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 8

- Quản lý các tin đã nhận, đã gửi: để thực hiện các thao tác xử lý như chuyển tiếp, xóa, …

các tin trong hộp thư đến và hộp thư đi, ta đánh dấu chọn vào các tin cần xử lý, sau đó nhấn vào

hình mũi tên ở ô chọn bên cạnh cột Tiêu đề để hiển thị menu chọn thao tác như sau.

3.4. Quản lý file

Mỗi người sử dụng sẽ được cấp một thư mục riêng để chứa các file công văn, biểu mẫu, …

và khi gửi tin nhắn, công văn cần đính kèm file thì có thể chọn file trong thư mục riêng này.

Giao diện Quản lý file cũng tương tự như giao diện chọn file đính kèm khi gửi tin nhắn,

công văn.

Để mở vào một thư mục con, ta nhấn vào biểu tượng thư mục ở trước thư mục con (trong ví

dụ trên, thư mục con là 2013).

Để xóa các thư mục con hay tập tin, ta đánh dấu chọn vào mục cần xóa, sau đó nhấn vào

nút Xóa bỏ (ở phía trên bên phải).

Chọn thư mục

Mởvào thư mục con

Các thao tác quản lý

Nhấn vào đây để hiển thị menu

© 2014 Nguyen Ly Huu Huan Page 9

Để tạo một thư mục con nằm trong thư mục hiện tại, ta nhấn vào nút Tạo thư mục.

Để tải file lên thư mục hiện tại, ta nhấn vào nút Tải lên. Giao diện tải file như sau:

4. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Trong quá trình sử dụng, mọi góp ý hoặc cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ với Trung tâm

Công nghệ thông tin – ĐH Huế bằng các cách sau:

- liên hệ qua số điện thoại: 054 - 3828423;

- hoặc gửi qua account trong hệ thống Thông tin quản lý;

- hoặc liên hệ trực tiếp với cô Đặng Thị Thái Hòa, số điện thoại: 0914.197152, email:

dthoa@hueuni.edu.vn.

Nhấn vào đây để chọn file Sau đó nhấn vào đây