hƯỚng dẪn sỬ dỤng phẦn mỀm hÓa ĐƠn tỰ in e-invoce · dụng phần mềm của...
TRANSCRIPT
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC E-INVOICE
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Địa chỉ : 11, Đặng Thùy Trâm, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel : 04 37545222 Fax: 04 37545223
Email : [email protected]
Website : www.einvoice.com.vn /www.thaison.vn
Hà Nội, tháng 9/2015
MỤC LỤC
A. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC ......................................................................... 3
I. GIỚI THIỆU ............................................................................................................................. 3
II. MÔ HÌNH XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC ......................................... 4
III. HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TRÊN TRANG LẬP HÓA ĐƠN ................... 5
IV. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC ....... 9
1. Các bước thiết lập cấu hình cho phần mềm ......................................................................... 9
1.1. Thiết lập cấu hình kết nối .............................................................................................. 9
1.2. Thiết lập cấu hình thông tin vận chuyển ..................................................................... 10
1.3. Thiết lập cổng ký ......................................................................................................... 11
2. Các bước tạo lập hóa đơn điện tử xác thực bằng phần mềm E-INVOICE ...................... 15
2.1. Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn...................................................................................... 15
2.2. Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quan Thuế trực tiếp quản lý ................... 19
2.3. Bước 3: Lập hóa đơn sử dụng......................................................................................... 22
B. HÓA ĐƠN TỰ IN .................................................................................................................. 49
I. GIỚI THIỆU ........................................................................................................................ 49
II. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ ................................................................................ 50
III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM E-INVOICE CHO HÓA ĐƠN TỰ IN ....... 52
1. Đăng nhập phần mềm ....................................................................................................... 52
2. Giới thiệu chức năng hỗ trợ in hoá đơn trên mẫu đặt in ................................................ 75
3. Giới thiệu chức năng quản lý ........................................................................................... 76
4. Chức năng thiết lập báo cáo ............................................................................................. 78
5. Chức năng Kiểm tra hóa đơn hợp lệ ................................................................................ 79
6. Chức năng Thống kê......................................................................................................... 80
7. Chức năng Danh mục ....................................................................................................... 82
C. THÔNG TIN LIÊN HỆ......................................................................................................... 85
A. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC
I. GIỚI THIỆU
Phần mềm hoá điện tử xác thực E-INVOICE được
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xây dựng tuân thủ
theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và
Quyết định 1445/2015/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về
việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Việc sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại rất nhiều lợi
ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn,
lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Hóa đơn được lập trên máy
tính, ký số sau đó gửi lên cơ quan thuế để xác thực, cơ
quan thuế trả về thông tin hóa đơn điện tử có mã xác thực
cho doanh nghiệp. Sau khi hóa đơn được cơ quan thuế xác
thực doanh nghiệp thực hiện chuyển hóa đơn điện tử đến
khách hàng bằng phương tiện điện tử như: internet, email,
SMS.., hoặc doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử chuyển đổi và gửi cho khách hàng.
Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy
chuẩn của Tổng cục Thuế, thêm nữa, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá
đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Sử dụng phần mềm E-
Invoice, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp, được
chấp nhận ngay trong ngày mà không cần phải lên cơ quan thuế.
Vào giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử xác thực, cơ quan thuế sẽ phối hợp, hỗ trợ doanh
nghiệp giải quyết những vướng mắc trong quá trình sử dụng. Đồng thời các doanh nghiệp sử
dụng phần mềm của Công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất
kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
II. MÔ HÌNH XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC
Hình 1: Mô hình xuất hóa đơn
Hình 2: Mô hình vận chuyển hóa đơn
III. HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TRÊN TRANG LẬP HÓA ĐƠN
Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần
phải đáp ứng đủ điều kiện:
Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động,
Có chứng thư số theo quy định của pháp luật, chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của
DN và đang còn hiệu lực,
Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet
Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần có, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để
đăng ký tài khoản trên website lập hóa đơn của Tổng cục Thuế:
Bạn truy nhập vào địa chỉ website : https://laphoadon.gdt.gov.vn/ , khi màn hình đăng nhập hiện ra
, chọn Chưa có tài khoản?
Trong màn hình mới hiện ra, chọn tiếp Doanh nghiệp
Doanh nghiệp cắm chứng thư số vào máy và chọn chứng thư số hợp lệ của đơn vị mình để đăng ký
tài khoản
Sau đó các thông tin về doanh nghiệp sẽ tự động nhập từ chứng thư số, doanh nghiệp chỉ cần nhập
thông tin còn thiếu và ấn Hoàn tất
Màn hình hiện ra cửa sổ nhập mật khẩu cho chứng thư số, doanh nghiệp nhập mật khẩu và ấn OK,
màn hình sẽ hiện ra như sau:
Doanh nghiệp vui lòng chờ chấp nhận của Tổng cục Thuế cho phép doanh nghiệp tham gia vào hệ
thống hóa đơn điện tử xác thực trong vòng 3 ngày làm việc. Tổng cục Thuế sẽ phê duyệt và gửi
thông tin cho doanh nghiệp thông qua email.
Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo tên đăng nhập và mật khẩu để
truy cập vào tài khoản của doanh nghiệp trên website của Tổng cục Thuế như sau:
Sau khi đã có tên đăng nhập và mật khẩu, doanh nghiệp thực hiện đăng nhập vào trang lập hóa đơn
của Tổng cục Thuế và kiểm tra, cập nhật thông tin của doanh nghiệp mình.
Kèm theo đó, doanh nghiệp sẽ nhận được thêm một email thông báo thông số kết nối đến hệ thống
xác thực của Tổng cục Thuế:
Sau khi nhận được email này, doanh nghiệp mở phần mềm E-Invoice đã được cài đặt, vào menu
Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết lập cấu hình, sau đó doanh nghiệp nhập các thông tin Tổng
cục Thuế cung cấp vào phần Web service và ấn nút Ghi.
Sau khi Ghi thành công là doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để lập hóa đơn và gửi lên Tổng
cục Thuế để nhận về mã xác thực.
IV. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC
THỰC
1. Các bước thiết lập cấu hình cho phần mềm
1.1. Thiết lập cấu hình kết nối
Để thiết lập cấu hình kết nối cho phần mềm, bạn vào menu Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết
lập kết nối, chọn mục Cấu hình kết nối, sau đó bạn nhập thông tin vào ô trống.
Thiết lập web service, bạn nhập thông tin nhận được từ email của Tổng cục Thuế như các bước
hướng dẫn phía trên.
Thiết lập website phát hành hóa đơn của cơ quan thuế, bạn nhập đường dẫn
https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/login, tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu bạn nhập theo
thông tin Tổng cục Thuế trả về cho doanh nghiệp trên email.
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng dịch vụ cổng ký phân tán, bạn sẽ nhập đường dẫn đến cổng ký đó
vào phần địa chỉ cổng ký phân tán.
Sau khi thiết lập xong, bạn ấn nút Ghi để lưu lại thiết lập.
1.2. Thiết lập cấu hình thông tin vận chuyển
Để thiết lập cấu hình thông tin vận chuyển, bạn vào menu Hóa đơn điện tử xác thực, chọn Thiết
lập kết nối, chọn mục Cấu hình thông tin vận chuyển, sau đó bạn nhập các thông tin về email gửi
hóa đơn cho khách hàng và thông tin về dịch vụ SMS gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua tin
nhắn vào ô trống và ấn nút Ghi để lưu lại thiết lập.
1.3. Thiết lập cổng ký
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng dịch vụ cổng ký, thì bạn cần thiết lập cấu hình cổng ký cho phần
mềm, bạn vào menu Hệ thống, chọn mục 14. Thiết lập cổng ký
+ Trường hợp doanh nghiệp bạn không sử dụng cổng ký, và chỉ có một máy đang dùng sử dụng
chứng thư số, thì bạn tích chọn Khác và ấn nút Ghi
+ Trường hợp doanh nghiệp bạn sử dụng dịch vụ cổng ký tập trung:
Nếu bạn là máy chủ cắm chữ ký số, bạn tích vào ô Là máy chủ xử lý ký, sau đó bạn ấn Khởi động
cổng ký và ấn Ghi để những máy khác có thể kết nối đến máy bạn để sử dụng cổng ký. Bạn có thể
tích thêm ô Là máy sử dụng cổng ký để ký như một máy kết nối hoặc Khác để ký trực tiếp bằng
chữ ký số.
Nếu bạn là máy kết nối đến máy chủ cắm chứng thư số, bạn tích chọn Là máy sử dụng cổng ký sau
đó ấn Ghi để lưu lại thiết lập.
+ Trường hợp doanh nghiệp bạn sử dụng dịch vụ cổng ký phân tán:
Nếu bạn là máy chủ cắm chữ ký số, bạn khởi động dịch vụ cổng ký phân tán ở máy mình:
Sau khi bạn kích chuột vào nút Khởi động cổng ký, bạn sẽ chọn chữ ký số bạn sử dụng để ký hóa
đơn và ấn OK
Chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu cho chữ ký số bạn vừa chọn, sau khi nhập xong mật
khẩu, cổng ký sẽ bắt đầu chạy, sau đó bạn nhập đường dẫn (IP) đến dịch vụ cổng ký phân tán ở
phần Thiết lập cấu hình kết nối và ấn Ghi để lưu lại thiết lập.
Khi không cần sử dụng cổng ký, bạn kích chuột vào nút Dừng cổng ký
Nếu bạn là máy kết nối đến dịch vụ cổng ký phân tán, bạn nhập đường dẫn đến máy chủ ở phần
Thiết lập cấu hình kết nối, sau đó, bạn vào phần Thiết lập cổng ký tích chọn ô Là máy sử dụng
cổng ký phân tán và ấn Ghi để lưu lại thiết lập.
2. Các bước tạo lập hóa đơn điện tử xác thực bằng phần mềm E-INVOICE
- Quy trình nghiệp vụ thực hiện hóa đơn điện tử xác thực:
Doanh nghiệp áp dụng phần mềm hóa đơn xác thực E-INVOICE để lập và in
hóa đơn theo các bước nghiệp vụ như sau:
2.1. Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn
Để khởi tạo mẫu hóa đơn bạn kích vào biểu tượng “Khởi tạo mẫu hóa đơn” ngay giữa màn hình
chính của chương trình:
B1. Khởi tạo
mẫu hóa đơn
B2. Thông báo
phát hành hóa
đơn xác thực
B3. Lập và In
hóa đơn
GIẢI THÍCH
- B1. Doanh nghiệp tạo mẫu hóa đơn xác thực phù hợp với đơn
vị mình.
- B2. Doanh nghiệp ký và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến
cơ quan Thuế trực tiếp quản lý.
- B3. Sau khi được cơ quan Thuế trả lời chấp nhận việc phát
hành hóa đơn xác thực theo thông báo phát hành và mẫu hóa
đơn gửi cơ quan Thuế. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để
lập và in hóa đơn.
Hoặc bạn có thể vào menu “Phát hành hóa đơn” chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn mới”:
Các chỉ tiêu thông tin có màu xám được phần mềm tự động lấy vào từ phần đăng ký thông tin lần
đầu chạy chương trình. Bạn nhập các chỉ tiêu :
- Mã mẫu hóa đơn: Mã này do bạn tự đặt và mang tính gợi nhớ để quản lý nội bộ.
- Loại hóa đơn : Chọn loại hóa đơn cần phát hành trong danh sách.
- Ký hiệu mẫu : Chọn ký hiệu hóa đơn, ở ô tiếp theo bạn nhập vào hai số cuối của năm đang
phát hành hóa đơn này, cuối cùng chọn hình thức hóa đơn là “Xác thực”.
- Chọn mẫu hóa đơn: Bạn chọn mẫu hóa đơn có sẵn trong danh sách.
- Bạn có thể xem trước các mẫu hóa đơn có sẵn bằng cách duyệt theo thứ tự các mẫu hóa đơn có
trong danh sách. Để chọn mẫu hóa đơn nào bạn kích vào nút “Chọn mẫu này”
- Để xem lại mẫu hóa đơn bạn kích vào nút “Xem mẫu”
- Chương trình cho phép bạn sửa thông tin mẫu hóa đơn sao cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị
mình. Để sửa mẫu hóa đơn bạn kích chọn “Sửa mẫu”, màn hình cho phép sửa mẫu hóa đơn
xuất hiện như sau:
- Đối với File ảnh nền, bạn thiết kế file ảnh có định dạng *.GIF có kích thước 16cm x 16cm (Lưu
ý: chỉ hỗ trợ file ảnh có định dạng *.GIF)
- Nếu không dùng ảnh nền cho hóa đơn, bạn kích chọn “Không dùng ảnh nền”
- Đối với File ảnh logo, bạn thiết kế file ảnh kích thước là 6cm x 6cm có định dạng là: *.JPG,
.GIF, .BMP
- Nếu không dùng hình ảnh logo cho hóa đơn, bạn kích chọn “Không dùng logo”
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn kiểm tra lại một lần nữa và kích nút “Ghi” để ghi lại và kết
thúc việc khởi tạo mẫu hóa đơn.
2.2. Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quan Thuế trực tiếp quản lý
Để tạo thông báo phát hành hóa đơn bạn kích vào biểu tượng “Phát hành hóa đơn” ngay giữa màn
hình chính của chương trình, hoặc bạn có thể vào menu “Phát hành hóa đơn” chọn “Phát hành
hóa đơn”
- Bạn nhập các thông tin cho thông báo phát hành hóa đơn bao gồm: Mẫu hóa đơn, Ngày lập
phiếu (Ngày nhập thông tin cho thông báo), bạn chọn “Ký hiệu hóa” đơn cho mẫu hóa đơn cần
phát hành, mỗi mã mẫu hóa đơn có thể có ký hiệu hóa đơn khác nhau, nhập Số lượng phát
hành, Ngày bắt đầu sử dụng
- Lưu ý: Bạn nhập số lượng hóa đơn cần phát hành tùy theo nhu cầu sử dụng (Bạn cần phải tính
toán kỹ số lượng hóa đơn sao cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình)
Trường hợp đơn vị bạn là mô hình công ty mẹ công ty con, bạn nhập thông tin Đơn vị chủ quản bao
gồm: Tên đơn vị, Mã số thuế
Đối với mục Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, bạn chọn theo danh mục Mã cơ quan hoặc
danh mục tên cơ quan thuế đã nhập sẵn trong hệ thống
Sau khi thiết lập xong thông tin cho thông báo phát hành hóa đơn, bạn kích nút “Ghi” để hoàn thành
việc nhập
Sau khi đã nhập xong thông báo phát hành, bạn cần phải đăng kí mẫu hóa đơn bạn vừa phát hành
với cơ quan Thuế bằng cách ấn vào nút “Đăng ký trên VAN”, phần mềm sẽ tự động đăng nhập vào
trang lập hóa đơn của Tổng cục Thuế băng tài khoản mà bạn đã đăng ký và thiết lập ở phần trên:
http://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/invoiceTemplateform
Các thông tin về mẫu hóa đơn bạn vừa lập trên phần mềm được tự động đưa vào form đăng ký, bạn
chỉ cần ấn nút “Lưu” để phát hành hóa đơn trên trang của Tổng cục Thuế.
Hệ thống yêu cầu bạn nhập mật khẩu cho chứng thư số để tiến hành ký số, thành công màn hình
thông báo hiện ra như sau:
Lúc này, bạn mở lần phát hành trên phần mềm E-INVOICE và kích vào nút “Thực hiện phát
hành”, chọn “Yes” để hoàn tất việc phát hành hóa đơn.
Lưu ý: Sau khi bạn đã chấp nhận phát hành hóa đơn, danh sách hóa đơn được tạo ra và bạn không
thể chỉnh sửa thông tin về lần phát hành và các mẫu hóa đơn.
Sau khi phát hành hóa đơn thành công, bạn mới có thể lập, in hóa đơn để sử dụng.
2.3. Bước 3: Lập hóa đơn sử dụng
- Chương trình hỗ trợ tạo lập đầy đủ các loại hóa đơn xác thực do cơ quan Thuế quy định như sau:
o Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
o Hóa đơn bán hàng
o Hóa đơn xuất khẩu
o Hóa đơn bán hàng (cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)
o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ
o Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý
Sau đây là hướng dẫn cách thức lập Hóa đơn giá trị gia tăng xác thực mới, đối với các loại hóa
đơn và chứng từ khác, cách thức thực hiện tương tự:
2.3.1. Lập hóa đơn mới
Để lập Hóa đơn giá trị gia tăng mới bạn kích vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”
chọn mục “Lập hóa đơn giá trị gia tăng mới”:
Trước hết bạn nhập thông tin chi tiết cho hóa đơn GTGT, có hai cách nhập:
o Cách thứ nhất: Bạn nhập tuần tự thông tin về người mua hàng như: Mã đơn vị, Mã số
thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Địa chỉ Email, Điện thoại, SĐT nhận hóa đơn (để nhận hóa
đơn bằng SMS),…
o Cách thứ hai: Trường hợp bạn đã có sẵn thông tin về đơn vị mua hàng trong “Danh mục
khách hàng, đối tác”. Bạn chỉ việc kích vào nút sau đó chương trình sẽ hiện ra Danh
mục khách hàng, đối tác để bạn lựa chọn
Đối với mục Mẫu hóa đơn: Bạn chọn trong danh sách đổ xuống bao gồm các mẫu hóa đơn đã được
đăng ký ở bước Phát hành hóa đơn
Nhập thông tin danh sách hàng hóa bao gồm: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá,
Thuế VAT. Chương trình tự động tính tổng giá trị tiền hàng, tổng giá trị thanh toán.
Có hai cách nhập dữ liệu cho danh sách hàng:
o Cách thứ nhất: Nhập trực tiếp vào danh sách hàng theo tuần tự các thông tin về Tên hàng
hóa & dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá
o Cách thứ hai: Nhập từ “Danh mục hàng hóa thường dùng”. Nếu bạn đã có sẵn danh mục
hàng hóa thường phải xuất hóa đơn, bạn nhập sẵn ở phần “Danh mục hàng hóa thường
dùng” (Chức năng Danh mục) thì bạn nhập như sau: “Tại cột Mã hàng hóa & DV” bạn kích
vào danh mục hàng hóa đổ xuống và thực hiện chọn hàng hóa cần đưa vào. Các thông tin về
hàng hóa này sẽ tự động đưa vào, bạn chỉ cần nhập bổ sung thông tin về Số lượng, thuế VAT
chương trình sẽ tính tổng giá trị tiền hàng, tổng giá trị thanh toán.
Sau khi nhập xong, bạn kiểm tra thông tin nhập một lần nữa và kích vào nút “Ghi” để ghi lại.
- Lưu ý: Nếu tổng số tiền cần thanh toán lớn hơn 20 triệu đồng thì chương trình sẽ đưa ra cảnh
báo chuyển khoản, bạn hãy chọn hình thức phù hợp nhất cho hóa đơn.
Để xuất hóa đơn GTGT, bạn kích vào nút “Xuất hóa đơn”, chương trình sẽ hỏi lại bạn một lần nữa
trước khi xuất hóa đơn, bạn chọn “Yes” để xuất hóa đơn và “No” để chỉnh sửa lại.
Sau khi xuất hóa đơn thành công, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn xác thực hóa đơn ngay không,
nếu muốn xác thực ngay bạn chọn “Yes” để xác thực hóa đơn
Sau khi bạn chọn “Yes”, chương trình sẽ hiện ra danh sách chứng thư số mà bạn muốn sử dụng để
xác thực hóa đơn, bạn chọn chứng thư số sẽ dùng và ấn “OK”:
Sau đó bạn nhập mật khẩu cho chứng thư số đã chọn, ấn “Đăng nhập” và chờ kết quả cơ quan thuế
gửi về, nếu xác thực thành công, phần mềm sẽ hiện thông báo như sau:
Bạn ấn vào “OK”, phần mềm sẽ hiển thị thông tin xác thực hóa đơn được trả về từ cơ quan Thuế ở
tab “Thông tin xác thực”
Nếu quá trình xác thực có lỗi, kết quả trả về sẽ như sau:
Bạn cần xem phần “Thông tin lỗi” để kiểm tra xem lỗi ở quy trình nào để sửa lại.
Trường hợp hóa đơn bị sai thông tin, hoặc bạn muốn xử lý hóa đơn thì bạn không xác thực hóa đơn
nữa mà chọn “No”, sau đó giao diện lập hóa đơn sẽ hiện thêm nút “Xử lý hóa đơn”:
Bạn kích vào nút “Xử lý hóa đơn”, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ mới như hình:
Bạn nhập thông tin Ngày xử lý và Lý do xử lý, sau đó kích nút “Ghi” để thực hiện xử lý hóa đơn.
Chương trình sẽ hỏi lại bạn có muốn hủy hóa đơn này không, bạn chọn “Yes” để đồng ý hủy,
chương trình sẽ thông báo hóa đơn đã hủy thành công và trạng thái điều chỉnh của hóa đơn trong
danh sách hóa đơn xác thực sẽ là “Hóa đơn hủy”.
Hóa đơn xác thực thành công sẽ có giao diện như sau:
Nếu bạn muốn gửi Email, bạn ấn vào nút Gửi Email, phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn và thông
tin liên quan vào địa chỉ Email của khách hàng đã nhập khi lập hóa đơn và gửi về thông báo “Gửi
email thông báo thành công”:
Nếu bạn muốn gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua tin nhắn, bạn ấn vào nút Gửi SMS, phần
mềm sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn vào số điện thoại của khách hàng đã nhập khi lập hóa đơn và
gửi về thông báo “Gửi tin nhắn thành công”:
Nếu bạn muốn lưu lại hóa đơn, bạn ấn vào nút “Export hóa đơn xác thực”, bạn lựa chọn nơi bạn
lưu trữ hóa đơn dưới dạng file zip, nhập tên cho file zip rồi ấn “Save” để lưu lại
Sau khi export file zip thành công, chương trình sẽ hiện thông báo thành công và hỏi bạn có muốn
mở file vừa export ra không, nếu không bạn chọn “No”, nếu có bạn chọn “Yes”, tập tin sẽ mở ra và
bạn có thể mở file .xml để xem hóa đơn:
Nếu bạn muốn in thông tin hóa đơn ra giấy và gửi cho khách hàng để khách hàng có thể tra cứu sau,
bạn kích chuột vào nút In thông tin hóa đơn, sau đó bạn chọn in hóa đơn cho khách hàng:
Nếu bạn muốn tra cứu hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế, bạn kích chuột vào nút Xem
trên hệ thống CQT, chương trình tự động chuyển hướng đến trang web của Tổng cục Thuế:
Sau khi bạn nhập mã kiểm tra và ấn nút Tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị lên như sau:
Quy trình lập mới các loại hóa đơn còn lại, bạn làm theo quy trình tương tự như lập mới
hóa đơn giá trị gia tăng.
2.3.2. Lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn xóa bỏ
Trong trường hợp sau khi đã xác thực hóa đơn, bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót, hoặc bạn muốn
chỉnh sửa, xóa bỏ hoặc thay thế bằng hóa đơn khác bạn có thể làm theo quy trình sau:
Để lập hóa đơn mới điều chỉnh cho hóa đơn GTGT cũ, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử
có xác thực”, chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh”, chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn đã
lập trước đây, bạn chọn hóa đơn cần điều chỉnh bằng cách kích chuột hai lần vào hóa đơn hoặc trỏ
chuột vào hóa đơn rồi nhấn nút “Chọn”:
Sau khi chọn xong hóa đơn cần điều chỉnh, các thông tin đối tác và thông tin hóa đơn đã được tự
động nhập từ hóa đơn gốc, lúc này bạn chỉ cần chọn mặt hàng cần điều chỉnh từ danh mục hàng hóa
xổ xuống tại cột “Mã hàng hóa và dịch vụ”, hoặc bạn có thể chọn hàng hóa từ hóa đơn gốc bằng
cách kích chuột vào nút “Chọn hàng từ hóa đơn gốc”
Nếu chọn hàng từ hóa đơn gốc, chương trình sẽ mở ra một danh sách hàng hóa, bạn chỉ cần trỏ
chuột vào mặt hàng mình muốn điều chỉnh tăng hoặc giảm, sau đó ấn nút để đưa từng mặt
hàng sang danh sách cần chỉnh sửa, ấn để đưa tất cả danh sách hàng, ấn để trả về mặt
hàng không cần điều chỉnh, ấn để trả lại tất cả các mặt hàng, sau đó ấn “Đồng ý”.
Sau khi đã chọn xong mặt hàng, bạn nhập số lượng hàng cần điều chỉnh, sau đó bạn ấn nút “Ghi”
để lưu hóa đơn rồi gửi đi xác thực hoặc nếu bạn không muốn sử dụng hóa đơn điều chỉnh này thì
bạn có thể ấn nút “Xóa” để xóa hóa đơn
Để lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu cho hóa đơn GTGT đã lập trước đây, bạn kích chuột vào
menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu”, chọn “Giá trị
gia tăng”, bạn chỉ cần nhập đầy đủ thông tin cần thiết như khi lập hóa đơn mới rồi ấn nút “Ghi” và
gửi đi xác thực
Để lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn GTGT đã lập trước đây, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn
điện tử có xác thực”, chọn “Lập hóa đơn xóa bỏ”, chương trình sẽ hiện ra danh sách hóa đơn, bạn
chọn hóa đơn cần xóa bỏ bằng cách kích chuột hai lần vào hóa đơn hoặc trỏ chuột vào hóa đơn rồi
nhấn nút “Chọn”
Sau khi chọn xong, chương trình sẽ tự động lập một hóa đơn xóa bỏ có đầy đủ thông tin của hóa
đơn mà bạn muốn xóa. Lưu ý: khi lập hóa đơn xóa bỏ các thông tin sẽ được tự động nhập từ hóa
đơn gốc và không thể chỉnh sửa được, nên sau khi chọn xong hóa đơn, bạn chỉ cần kích nút “Xuất
hóa đơn” và gửi đi xác thực như quy trình bình thường.
Để lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn GTGT đã lập trước đây, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn
điện tử có xác thực”, chọn “Lập hóa đơn thay thế”, chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa
đơn đã lập trước đây, bạn chọn hóa đơn cần thay thế bằng cách kích chuột hai lần vào hóa đơn hoặc
trỏ chuột vào hóa đơn rồi nhấn nút “Chọn”
Sau khi chọn xong hóa đơn, các thông tin về đối tác và hóa đơn đã được tự động nhập theo hóa đơn
gốc, bạn chỉ cần nhập mặt hàng cần thay thế sau đó ấn “Ghi” và làm như quy trình bình thường,
hoặc ấn “Xóa” để xóa bỏ hóa đơn.
Đối với các loại hóa đơn còn lại, bạn có thể lập hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ và thay thế như
quy trình của hóa đơn GTGT.
2.3.3. Danh sách hóa đơn xác thực
Để xem lại hóa đơn mà bạn đã lập, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn
“Danh sách hóa đơn xác thực”, sau đó bạn kích đúp chuột vào hóa đơn muốn xem hoặc bạn trỏ
chuột vào hóa đơn rồi ấn nút “Chi tiết”
Để gửi đi xác thực một danh sách các hóa đơn chưa được xác thực, bạn kích chuột vào menu “Hóa
đơn điện tử xác thực”, chọn “Phê duyệt hóa đơn”, sau đó bạn tích chọn những hóa đơn cần gửi đi
xác thực:
Sau đó, bạn ấn nút “Gửi hóa đơn xác thực” một danh sách các hóa đơn cần gửi sẽ hiện ra và bạn
ấn vào nút “Xác thực”, tất cả hóa đơn sẽ được gửi đi xác thực
Kết quả xác thực trả về như sau:
2.3.4. Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng qua email
Để quản lý trạng thái hóa đơn, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn “
Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng”
Trên giao diện này, bạn có thể xem trạng thái cụ thể chi tiết của các hóa đơn đã lập, như hóa đơn
chưa gửi, đã gửi hoặc gửi lỗi. Với những hóa đơn chưa gửi, bạn tích chọn vào những hóa đơn muốn
gửi rồi ấn nút “Gửi mail”.
Với những hóa đơn đã gửi, bạn có thể theo dõi trạng thái đã gửi Email cho khách hàng với từng đơn
hàng với các trạng thái như:
+ Đã gửi email
+ Đã gửi email (Khách hàng chưa xác nhận)
+ Đã gửi email (Khách hàng đã xác nhận)
Bên cạnh đó bạn có thể thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và nhấn vào
nút “Xử lý trạng thái gửi hóa đơn”
Bạn có thể sửa lại email nhận hóa đơn cho chính xác nếu lúc trước bạn nhập sai hoặc thay đổi trạng
thái thực tế của hóa đơn bằng cách tích chọn vào trạng thái hợp lý. Sau đó bạn nhấn nút “Ghi” để
lưu lại.
Bạn có thể xử lý tương tự với danh sách hóa đơn gửi lỗi.
2.3.5. Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng qua SMS
Để quản lý trạng thái hóa đơn, bạn kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn “
Quản lý gửi tin nhắn cho khách hàng”
Trên giao diện này, bạn có thể xem trạng thái cụ thể chi tiết của các hóa đơn đã lập, như hóa đơn
chưa gửi, đã gửi hoặc gửi lỗi. Với những hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng, bạn tích chọn vào
những hóa đơn muốn gửi rồi ấn nút “Gửi tin nhắn”.
Với những hóa đơn đã gửi, bạn có thể theo dõi trạng thái đã gửi SMS cho khách hàng với từng đơn
hàng với các trạng thái như: Đang gửi/Đã gửi
Bên cạnh đó bạn có thể thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và nhấn vào
nút “Xử lý trạng thái gửi hóa đơn”:
Bạn có thể sửa lại số điện thoại nhận hóa đơn cho chính xác nếu lúc trước bạn nhập sai hoặc thay
đổi trạng thái thực tế của hóa đơn bằng cách tích chọn vào trạng thái hợp lý. Sau đó bạn nhấn nút
“Ghi” để lưu lại. Bạn có thể xử lý tương tự với danh sách hóa đơn gửi lỗi.
Ngoài ra ở phần Quản lý tin nhắn còn có thêm phần Danh sách chi tiết tin nhắn cung cấp thông
tin chi tiết về tin nhắn như ngày giờ gửi, số lượng tin đã gửi,…
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE theo quy trình
các bước thực hiện cơ bản dựa theo quy chuẩn nghiệp vụ hóa đơn của Tổng cục Thuế và căn cứ theo
quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 23/06/2015, quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng
cục Thuế ngày 06/08/2015 để thí điểm áp dụng triển khai hóa đơn xác thực cho một số doanh nghiệp
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội.
B. HÓA ĐƠN TỰ IN
I. GIỚI THIỆU
Phần mềm tự in hoá đơn E-INVOICE của Công
ty Thái Sơn đáp ứng được các quy định của
Thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực
hiện nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn tự in,
hóa đơn điện tử, được Tổng cục Thuế kiểm tra
đạt tiêu chuẩn sử dụng. Phần mềm E-INVOICE
giúp doanh nghiệp thực hiện in hoá đơn ngay tại
máy tính của doanh nghiệp mà không cần phải
đặt in hoá đơn từ các nhà in hoặc đợi mua hoá
đơn từ cơ quan Thuế.
Phần mềm hoá đơn tự in E-INVOICE giúp cho
doanh nghiệp quản lý các hoá đơn và in ấn các
hoá đơn một cách nhanh chóng, chính xác, giảm
chí phí. Ngoài ra phần mềm còn cho phép doanh
nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN… giảm
thời gian lập tờ khai thuế.
Phần mềm E-INVOICE hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 06HDXK,
07KPTQ, 03XKNB, 04HGDL và rất nhiều mẫu hoá đơn theo đặc thù của các doanh nghiệp,
ngoài ra còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương
hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của mình. E-INVOICE cung cấp
giải pháp bảo mật chống làm giả hoá đơn nên doanh nghiệp yên tâm trong quá trình sử dụng và
có thể xác thực hoá đơn thật giả nhanh chóng trên website của Công ty Thái Sơn.
Phần mềm E-INVOICE hỗ trợ các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con truyền
nhận dữ liệu cho nhau để tổng hợp số liệu khi cần.
Với kinh nghiệm trên 10 năm triển khai phần mềm khai Thuế và Hải quan cho doanh nghiệp,
chúng tôi hiểu rằng ngoài giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp rất cần dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá
trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp dùng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được sử
dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào.
II. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Các bước tạo lập hóa đơn tự in bằng phần mềm E-INVOICE
- Quy trình nghiệp vụ thực hiện hóa đơn tự in:
B1. Ban
hành quyết
định áp dụng
hóa đơn tự
in
B2. Khởi tạo
mẫu hóa đơn
B3. Thông
báo phát
hành hóa đơn
tự in
B4. Lập và In
hóa đơn
GIẢI THÍCH
- B1. Doanh nghiệp soạn quyết định áp dụng hóa đơn áp
dụng hóa đơn tự in gửi cơ quan Thuế.
- B2. Doanh nghiệp thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với
đơn vị mình.
- B3. Doanh nghiệp ký và gửi thông báo phát hành hóa
đơn đến cơ quan Thuế trực tiếp quản lý.
- B4. Sau khi được cơ quan Thuế trả lời chấp nhận việc
phát hành hóa đơn tự in theo thông báo phát hành và
mẫu hóa đơn gửi cơ quan Thuế. Doanh nghiệp sử dụng
phần mềm để lập và in hóa đơn.
Các chức năng chính của chương trình thể hiện trên màn hình giao diện của phần mềm hóa đơn tự
in E-INVOICE theo các bước nghiệp vụ như sau:
Cụ thể các bước thực hiện chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết ở phần phía dưới đây.
III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM E-INVOICE CHO HÓA ĐƠN TỰ IN
1. Đăng nhập phần mềm
Sau khi cài đặt phần mềm thành công, tại màn hình Desktop của máy tính xuất hiện biểu tượng
của chương trình phần mềm hoá đơn tự in E-INVOICE như sau:
Bạn kích đúp vào biểu tượng trên, cửa sổ đăng nhập vào chương trình xuất hiện như sau:
Bạn nhập vào Tên truy nhập (User name) và Mã truy nhập (Password) để thực hiện đăng nhập
vào chương trình. Lần đăng nhập đầu tiên chương trình mặc định Tên truy nhập là: Root, mã truy
nhập để trống.
Ở chế độ mặc định chương trình tự động thiết lập thông số kết nối dữ liệu, trong trường hợp bạn
cài đặt cơ sở dữ liệu trên một máy tính khác (gọi là máy chủ) thì bạn phải thiết lập lại thông số kết
nối CSDL, để thực hiện bạn làm như sau:
Tại cửa sổ đăng nhập bạn kích vào dòng chữ “(Thiết lập thông số kết nối CSDL)” ngay phía trên
nút “Truy nhập”:
- Bạn nhập vào Tên truy nhập, Mã truy nhập (đây là tài khoản truy nhập vào cơ sở dữ liệu SQL
Server hoặc MSDE mà bạn đã cài ở Bước 1 phần cài đặt, mặc định Tên truy nhập là: sa, Mã
truy nhập để trống như chế độ mặc định).
- Bạn nhập vào Tên CSDL (Mặc định là : EINVOICENET)
- Bạn nhập vào Tên máy chủ (Đây chính là tên máy tính chứa dữ liệu mà bạn đã cài đặt ở Bước
1 phần cài đặt phần mềm).
Sau khi đăng nhập thành công, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin chi tiết về đơn vị sử
dụng phần mềm để tự in hoá đơn.
Để nhập được thông tin tiếng Việt bạn sử dụng bộ mã Unicode Bạn có thể thiết lập từ bộ gõ
VietKey2000 hoặc Unikey như sau:
- Nếu bạn sử dụng bộ gõ Vietkey 2000, bạn kích phải chuột vào biểu tượng ở bên dưới của
thanh Taskbar và chọn: Bảng mã Unicode
- Nếu bạn sử dụng bộ gõ Unikey, bạn kích phải chuột vào biểu tượng ở bên dưới của thanh
Taskbar và chọn Unicode
Nếu là lần đầu đăng nhập, bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự cho các mục thông tin từ mục “Mã
số thuế” đến mục “Tên ngân hàng”. Đối với mục “Mã số thuế” bạn có thể chọn từ danh sách đã
có bằng cách kích vào nút: “Chọn Mã số thuế đã có”
Đối với mục “Chọn cơ quan Thuế” bạn chọn trong danh mục mã cơ quan thuế ở danh sách đổ
xuống
Đối với mỗi tờ hóa đơn chương trình hỗ trợ cho phép đơn vị tự đưa logo công ty mình vào phần
tiêu đề của hóa đơn. Đơn vị tự thiết kế file hình ảnh logo và đưa vào chương trình.
- Để thực hiện bạn kích vào nút “Chọn file Logo” sau đó chọn file hình logo đã được thiết kế
sẵn, kích thước 6cm x 6cm, định dạng : JPG, GIF, BMP
- Nếu bạn không muốn sử dụng logo, bạn kích chọn “Không dùng ảnh logo”
Sau khi nhập chi tiết thông tin đơn vị, bạn kích vào nút “Ghi” để ghi lại, sau đó kích nút “Đóng”
để kết thúc việc nhập
Trong lần đăng nhập đầu tiên, chương trình yêu cầu người dùng đăng ký bản quyền sử dụng phần
mềm với nhà cung cấp
- Nếu máy tính của bạn đã sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích vào nút “Đăng ký” để tiến hành
đăng ký Bản quyền trực tuyến. Nhà cung cấp phần mềm sẽ cấp bản quyền sử dụng phần mềm
cho đơn vị của bạn.
- Nếu máy tính của bạn chưa sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích nút “Thử nghiệm” để dùng tạm
thời trong thời gian chờ kết nối Internet để thực hiện cấp bản quyền.
- Bạn kích vào nút “Hướng dẫn” để được hướng dẫn cách thức đăng ký bản quyền sử dụng
phần mềm với nhà cung cấp.
Sau khi đăng ký thành công, giao diện chính của chương trình xuất hiện như sau:
Hướng dẫn chi tiết quy trình
1.1. Bước 1 - Lập quyết định tự in hóa đơn
Để ban hành quyết định áp dụng hóa đơn tự in bạn kích vào biểu tượng “Quyết định áp dụng
hóa đơn tự in” ngay giữa màn hình chính của chương trình:
Hoặc bạn có thể vào menu “Phát hành hóa đơn” chọn “Quyết định áp dụng hóa đơn tự in”
Nhập thông tin chung của quyết định:
Bạn chỉ phải nhập các ô thông tin để trống như: “Quyết định số”, “Đăng ký kinh doanh số,
Người đề nghị”, “Tại (Địa điểm lập quyết định VD: Hà Nội, TP.HCM …)” …Các ô thông tin
khác chương trình đã điền sẵn thông tin ngầm định, bạn không cần phải nhập nếu không thấy cần
thiết.
Nhập thông tin cho Điều 1:
Thông tin hệ thống thiết bị: Bao gồm các tiêu chí sau :
- Thông tin về máy tính tạo lập hóa đơn như : Tên máy tính, Mã hiệu, Hệ điều hành, Bộ vi xử
lý máy tính (CPU), Bộ nhớ trong (RAM), Yêu cầu (VD ghi là: ‘Yêu cầu dán nhãn “Máy
tính tạo, lập hóa đơn”). Ở chế độ mặc định, chương trình sẽ tự động lấy thông tin của máy
tính và điền vào các ô tiêu chí này giúp bạn. Tuy nhiên nếu muốn thay đổi các thông tin này
bạn có thể nhập lại theo hướng dẫn ở trên.
- Thông tin về máy in phục vụ in hóa đơn như: Tên máy in (VD ghi là: CANON LBP 2900),
Nhà sản xuất máy in (VD ghi là: CANON), Yêu cầu (VD ghi là: ‘Yêu cầu dán nhãn “Máy in
phục vụ in hóa đơn”)
Phần mềm ứng dụng và biện pháp hỗ trợ kỹ thuật: Bao gồm các tiêu chí sau:
- Phần mềm kế toán bán hàng: Nếu đơn vị bạn có sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm
bán hàng bạn ghi rõ tên phần mềm vào ô thông tin này. Nếu không sử dụng phần mềm kế toán
hoặc bán hàng thì bạn có thể bỏ qua.
- Trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật:
o Bên sử dụng phần mềm: Ghi rõ trách nhiệm hỗ trợ, đảm bảo hệ thống ổn định để
phục vụ in hóa đơn
o Bên cung cấp phần mềm: Ghi rõ trách nhiệm hỗ trợ, bảo trì nâng cấp phần mềm đáp
ưng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan Thuế.
Nhập thông tin cho Điều 2:
- Để nhập thông tin Điều 2 bạn kích vào nút “Chọn loại hóa đơn” để chọn trong danh sách
các loại hóa đơn theo quy định của cơ quan Thuế. Tiếp đến bạn kích chọn các loại hóa đơn sẽ
đưa vào áp dụng kèm theo quyết định này.
Nhập thông tin cho Điều 3:
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan: Ghi rõ trách nhiệm của các bộ phận bao
gồm: Bộ phận bán hàng, Bộ phận kế toán, Bộ phận kỹ thuật.
Nhập thông tin cho Điều 4:
- Ghi rõ ngày hiệu lực của quyết định này, các bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện
quyết định này.
- Sau khi nhập xong thông tin cho toàn bộ các tiêu chí của quyết định, bạn nhấn “Ghi” để ghi lại
nội dung của quyết định:
- Kích vào nút “In quyết định” để xem trước khi in quyết định áp dụng hóa đơn tự in:
1.2. Bước 2 - Khởi tạo mẫu hóa đơn
Để khởi tạo mẫu hóa đơn bạn kích vào biểu tượng “Khởi tạo mẫu hóa đơn mới” ngay giữa màn
hình chính của chương trình:
Hoặc bạn có thể vào menu “Phát hành hóa đơn” chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn mới”:
Nhập thông tin cho hóa đơn đang khởi tạo bao gồm :
- Mã mẫu hóa đơn : Mã mẫu hóa đơn là mã do bạn tự đặt mang tính gợi nhớ và quản lý nỗi
bộ.
- Loại hóa đơn: Bạn chọn loại hóa đơn trong danh mục có sẵn như : Hóa đơn giá trị gia tăng,
Hóa đơn bán hàng…Sau đó bạn nhấn “Chọn mẫu” để chọn mẫu hóa đơn tương ứng cho
loại hóa đơn vừa chọn.
- Ký hiệu mẫu: 02 ký hiệu đầu do bạn tự chọn, ô tiếp theo bạn chọn hai số cuối của năm
phát hành, cuối cùng bạn lựa chọn mẫu hóa đơn này là Tự in hay Phát Hành.
- Số liên: Nhập vào số liên hóa đơn sẽ được in ra, mặc định phần mềm để là 03 liên:
+ Liên 1: Lưu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Hạch toán nội bộ
Đối với tiêu chí “Chọn mẫu hóa đơn” bạn có thể chọn trong danh sách đổ xuống hoặc kích vào
nút “Chọn mẫu”, màn hình chọn mẫu hóa đơn xuất hiện như sau:
Bạn có thể xem trước các mẫu hóa đơn có sẵn bằng cách duyệt theo thứ tự các mẫu hóa đơn có
trong danh sách. Để chọn mẫu hóa đơn nào bạn kích vào nút “Chọn mẫu này”, để xem lại mẫu
hóa đơn bạn kích vào nút “Xem mẫu”
Chương trình cho phép bạn sửa thông tin mẫu hóa đơn sao cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị
mình. Để sửa mẫu hóa đơn bạn kích chọn “Sửa mẫu”, màn hình cho phép sửa mẫu hóa đơn xuất
hiện như sau:
- Đối với File ảnh nền, bạn thiết kế file ảnh có định dạng *.GIF có kích thước 16cm x 16cm
(Lưu ý: chỉ hỗ trợ file ảnh có định dạng *.GIF)
- Nếu không dùng hình ảnh nền cho hóa đơn, bạn kích chọn “Không dùng ảnh nền”
- Đối với File ảnh logo, bạn thiết kế file ảnh kích thước là 6cm x 6cm có định dạng là: *.JPG,
.GIF, .BMP
- Nếu không dùng hình ảnh logo cho hóa đơn, bạn kích chọn “Không dùng logo”
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn kiểm tra lại một lần nữa và kích nút “Ghi” để ghi lại và
kết thúc việc khởi tạo mẫu hóa đơn.
Sau khi thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn thành công, bạn click vào nút “In mẫu hóa đơn” để gửi
kèm thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quan Thuế.
1.3. Bước 3 - Thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quan Thuế trực tiếp quản lý
Để tạo thông báo phát hành hóa đơn bạn kích vào biểu tượng “Phát hành hóa đơn” ngay giữa
màn hình chính của chương trình:
Hoặc bạn có thể vào menu “Phát hành hóa đơn” chọn “Phát hành hóa đơn”:
Nhập thông tin phát hành hóa đơn:
- Mẫu hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn mà bạn đã khởi tạo ở phần trước đó.
- Ký hiệu hóa đơn: Tại đây bạn chọn lại ký hiệu hóa đơn để phát hành chính thức.
- Số lượng: Nhập vào số lượng hóa đơn muốn phát cho mẫu này.
Lưu ý:
- Bạn nhập số lượng hóa đơn cần phát hành tùy theo nhu cầu sử dụng (Bạn cần phải tính toán kỹ
số lượng hóa đơn sao cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình).
- Trường hợp đơn vị bạn là mô hình công ty mẹ công ty con, bạn nhập thông tin Đơn vị chủ
quản bao gồm: Tên đơn vị, Mã số thuế.
- Đối với mục Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, bạn chọn theo danh mục Mã cơ quan
hoặc danh mục tên cơ quan thuế đã nhập sẵn trong hệ thống.
- Sau khi thiết lập xong thông tin cho thông báo phát hành hóa đơn, bạn kích nút “Ghi” để hoàn
thành việc nhập.
Để in thông báo phát hành, bạn kích vào nút “In thông báo phát hành”, thông báo phát hành có
thể in được cho nhiều loại hóa đơn được phát hành cùng đợt, để chọn loại hóa đơn được in cùng
trong thông báo phát hành bạn thực hiện theo hình sau:
Sau khi chọn các mẫu hóa đơn để phát hành, bạn nhấn nút “In thông báo phát hành” để thực hiện
in thông báo để gửi tới cơ quan Thuế
Để in mẫu hóa đơn kèm theo thông báo phát hành, bạn kích vào nút “In mẫu hóa đơn”
Sau khi thông báo phát hành hóa đơn của đơn vị gửi đến cơ quan Thuế và được cơ quan Thuế
chấp nhận, bạn mở lần phát hành và kích vào nút “Chấp nhận phát hành”, chọn “Yes” để hoàn
tất việc phát hành hóa đơn
Lưu ý: Sau khi bạn đã chấp nhận phát hành hóa đơn, danh sách hóa đơn được tạo ra và bạn không
thể chỉnh sửa thông tin về lần phát hành và các mẫu hóa đơn.
Sau khi phát hành hóa đơn thành công, bạn mới có thể lập, in hóa đơn để sử dụng.
1.4. Bước 4 - Lập hóa đơn sử dụng:
Chương trình hỗ trợ tạo lập đầy đủ các loại hóa đơn do cơ quan Thuế quy định như sau:
o Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
o Hóa đơn bán hàng
o Hóa đơn xuất khẩu
o Hóa đơn bán hàng (cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)
o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ
o Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
Sau đây là hướng dẫn cách thức lập Hóa đơn giá trị gia tăng mới, đối với các loại hóa đơn và
chứng từ khác, cách thức thực hiện tương tự.
Để lập Hóa đơn giá trị gia tăng mới bạn kích vào biểu tượng “Lập, in hóa đơn” ngay giữa màn
hình chính của chương trình:
Hoặc bạn có thể vào menu “Lập hóa đơn” chọn mục “1. Lập hóa đơn giá trị gia tăng mới”
Nhập thông tin chung cho hóa đơn:
- Mã đơn vị : Nhập mã của khách hàng do bạn quy định trên hóa đơn, nếu là khách hàng thường
xuyên bạn có thể nhấn vào nút có dấu (…) để chọn hoặc thêm mới một khách hàng vào danh
sách. Khi bạn chọn từ danh sách các thông tin khác về khách hàng cũng sẽ tự động được đưa
vào các tiêu chí còn lại như : Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Tài khoản ngân hàng…
- Mẫu hóa đơn: Bạn chọn trong danh sách đổ xuống bao gồm các mẫu hóa đơn đã được đăng ký
ở bước Phát hành hóa đơn.
Hình thức hóa đơn: Bạn chọn hình thức hóa đơn cho 02 trường hợp cụ thể như sau:
Nếu là hóa đơn từ mẫu hóa đơn do công ty phát hành mẫu và sau khi nhập xong hóa
đơn sẽ in ra giấy màu thì bạn chọn hình thức hóa đơn là “Hóa đơn tự in”.
Nếu là hóa đơn từ mẫu hóa đơn do công ty phát hành mẫu nhưng đã đặt in sẵn phôi,
lúc nhập xong hóa đơn bạn đặt phôi vào máy in để in thì bạn chọn hình thức hóa đơn là
“Hóa đơn đặt in”, đồng thời phải tự nhập số hóa đơn vào ô “Số hóa đơn”.
Nhập danh sách hàng cho hóa đơn:
Nhập thông tin danh sách hàng hóa bao gồm: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá,
Thuế VAT. Chương trình tự động tính tổng giá trị tiền hàng, tổng giá trị thanh toán.
Có hai cách nhập dữ liệu cho danh sách hàng:
- Cách thứ nhất: Nhập trực tiếp vào danh sách hàng theo tuần tự các thông tin về “Tên hàng hóa
& dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá”.
- Cách thứ hai: Nhập từ “Danh mục hàng hóa thường dùng”. Nếu bạn đã có sẵn danh mục
hàng hóa thường phải xuất hóa đơn, bạn nhập sẵn ở phần “Danh mục hàng hóa thường
dùng” (Chức năng Danh mục) thì tại cột “Mã hàng hóa & DV” bạn kích vào danh mục hàng
hóa đổ xuống và thực hiện chọn hàng hóa cần đưa vào. Các thông tin về hàng hóa này sẽ tự
động đưa vào, bạn chỉ cần nhập bổ sung thông tin về Số lượng, thuế VAT chương trình sẽ tính
tổng giá trị tiền hàng, tổng giá trị thanh toán.
Sau khi nhập xong, bạn kiểm tra thông tin nhập một lần nữa và kích vào nút “Ghi” để ghi lại. Lưu
ý khi ghi dữ liệu hóa đơn chương trình chưa cấp số hóa đơn bạn có thể sửa thông tin trên hóa đơn
hoặc xóa hóa đơn. Khi bạn chọn nút In chương trình sẽ cấp số hóa đơn cho hóa đơn và lúc này bạn
không thể sửa hoặc xóa thông tin trên hóa đơn. Nếu bạn muốn hủy hóa đơn thì thực hiện theo
nghiệp vụ hủy hóa đơn.
Để thực hiện in hóa đơn GTGT ra giấy, bạn kích vào nút “In” :
Lưu ý: Hóa đơn sau khi thực hiện In ra giấy, bạn không thể chỉnh sửa lại thông tin được, do vậy
bạn cần phải kiểm tra kỹ trước khi thực hiện in ra.
Trường hợp hóa đơn bị sai thông tin hoặc bị hỏng do kẹt giấy máy in, bạn có thể thực hiện xử lý
hóa đơn này. Để thực hiện xử lý hóa đơn bạn kích vào nút “Xử lý”:
Bạn nhập thông tin Ngày xử lý và Lý do xử lý, sau đó kích nút “Đồng ý” để xử lý hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn có nhiều hơn 10 dòng hàng, có hai cách xử lý như sau:
- Cách thứ nhất: Bạn tách ra thành nhiều hóa đơn
- Cách thứ hai: Lập hóa đơn dưới dạng bảng kê, bạn kích chọn “Lập hóa đơn kèm theo bảng
kê” khi đó bạn phải nhập vào mục “Thông tin hàng chung” (VD nếu hàng của bạn là nhiều
loại máy tính bạn ghi “Máy tính các loại”)
Tiếp đó bạn kích vào nút “In” để thực hiện In hóa đơn và kích vào nút “In Bảng kê” để thực hiện
In bảng kê hàng hóa kèm theo.
Bạn có thể tra cứu các hóa đơn đã xuất cho khách hàng, để tra cứu bạn kích vào nút “Tìm kiếm”:
Lưu ý: Lần đầu tiên in khi in hóa đơn nếu thông tin trên hóa đơn in ra không đúng với khổ giấy
trên máy in của bạn, bạn phải cấu hình máy in theo khổ A4 , cách làm như sau:
Chọn máy in mà bạn muốn in bằng cách vào “Start/Devices and Printers” như màn hình dưới
đây:
Sau đó nhấn phải chuột vào máy in ngầm định mà bạn đang chọn để in hóa đơn và chọn mục
“Printing preferences”
Tiếp theo bạn chọn “Page Size” là A4 và “Output Size” là A4 sau đó chọn OK
2. Giới thiệu chức năng hỗ trợ in hoá đơn trên mẫu đặt in
Chương trình Einvoice hỗ trợ in hoá đơn tự in trực tiếp từ máy tính của doanh nghiệp mà không
cần sử dụng hoá đơn đặt in từ các nhà in hoặc mua từ cơ quan thuế, tuy nhiên nếu doanh nghiệp
đã có hoá đơn đặt in từ các nhà in vẫn có thể sử dụng chương trình này để in trên mẫu hoá đơn đã
đặt in mà không cần viết tay.
Để thực hiện bạn làm như sau:
- Trước hết bạn scan mẫu hoá đơn đã đặt in này ra định dạng hình ảnh jpg, gif, bmp
- Bạn vào chức năng hệ thống chọn mục 10. Thiết kế mẫu hoá đơn đặt in để đưa hình ảnh mẫu
hoá đơn đã được scan vào hệ thống.
Bạn kích chuột kéo thả các trường dữ liệu vào các mục hoá đơn tương ứng để đảm bảo dữ liệu sẽ
được in đúng vào vị trí các mục thông tin trên hoá đơn.
Tiếp đó bạn vào chức năng khởi tạo mẫu hoá đơn, bạn tạo ra một mẫu hoá đơn đặt in bằng cách
tích chọn ký hiệu “Phát hành”.
Tiếp đến bạn tạo thông báo phát hành mẫu hoá đơn này, lưu ý bạn không phải thông báo với cơ
quan Thuế vì khi sử dụng hoá đơn đặt in bạn đã thông báo với cơ quan Thuế rồi. Việc phát hành
này chỉ mang tính nội bộ.
Để thực hiện in hoá đơn đặt in, tại bước lập, in hoá đơn sau khi nhập đầy đủ thông tin về hoá đơn
và danh sách hàng, bạn chọn mẫu hoá đơn đặt in đã phát hành, tích chọn “Hoá đơn đặt in” kích
vào nút “In hoá đơn đặt in” để thực hiện in hoá đơn ra tờ hoá đơn đặt in.
3. Giới thiệu chức năng quản lý
Chức năng “Quản lý người sử dụng ”: Chương trình hỗ trợ người quản trị thiết lập tài khoản
người sử dụng và phân quyền sử dụng, có 3 cấp độ về quyền hạn của người sử dụng: Cấp độ C0
(quyền quản trị toàn bộ hệ thống), cấp độ C1 (quyền được in hóa đơn), cấp độ C2 (Chỉ được xem
thông tin).
Người quản trị có thể tạo tài khoản mới, đổi mật khẩu, xóa các tài khoản sử dụng đã tồn tại, phân
lại các quyền sử dụng.
- Chức năng “Kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán”: Chức năng này hỗ trợ xuất dữ liệu hóa
đơn ra định dạng file Excel theo chuẩn để có thể giao tiếp được với hệ thống phần mềm kế
toán. Sử dụng dữ liệu từ phần mềm hóa đơn tự in phục vụ cho công việc kế toán của doanh
nghiệp.
- Chức năng “Sao lưu dữ liệu”: Chức năng này nhắc nhở và thực hiện sao lưu dữ liệu đề phòng
trong trường hợp máy tính doanh nghiệp bị sự cố có thể dẫn tới mất dữ liệu. Khi đó dữ liệu đã
sao lưu có thể được phục hồi lại.
4. Chức năng thiết lập báo cáo
Trong quá trình sử dụng chương trình từ khâu phát hành hóa đơn đến lập hóa đơn, khi bạn cần các
báo cáo theo yêu cầu của cơ quan thuế chương trình sẽ tự động thiết lập các báo cáo cần thiết, khi
cần các báo cáo đó bạn vào các mục sau trong menu “Quản lý sử dụng hóa đơn” và chọn:
- Chức năng “Báo cáo kết quả hủy hóa đơn”: Chức năng này cho phép tự động lấy danh
sách hóa đơn hủy và thực hiện in ra danh sách này phục vụ cho công tác quản lý hóa đơn
của đơn vị.
- Chức năng “Báo cáo mất, cháy hỏng hóa đơn”.
- Chức năng “Báo cáo hóa đơn chuyển đi”.
- Chức năng “Báo cáo chi tiết hóa đơn đến thời điểm quyết toán”
- Chức năng “Danh sách báo cáo hóa đơn hủy, mất, cháy, hỏng, chuyền đi, quyết toán ”
- Chức năng “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn”
- Chức năng “Danh sách báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn”
- Chức năng “Bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra GTGT”
5. Chức năng Kiểm tra hóa đơn hợp lệ
Chức năng này giúp đơn vị kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, chống làm giả hóa đơn, tra cứu mẫu hóa
đơn, kiểm tra hóa đơn hết giá trị sử dụng bao gồm các chức năng sau:
- Chức năng “Xác thực hóa đơn”: Chức năng này giúp đơn vị có thể tự kiểm tra tính xác thực
của hóa đơn, chống làm giả hóa đơn, kiểm tra thông tin về nguồn gốc của hóa đơn, thông tin
bản chính, bản sao, thông tin về máy tính, máy in hóa đơn, nhà cung cấp phần mềm in hóa đơn
…
- Chức năng “Kiểm tra hóa đơn hết giá trị sử dụng ”: Chức năng này kết nối với cổng thông
tin của của Tổng Cục Thuế để thực hiện tra cứu thông tin. Có thể tra cứu theo nhiều tiêu chí
như: Cơ quan Thuế thông báo, Loại thông báo, ngày thông báo …
- Chức năng “Tra cứu mẫu hóa đơn”: Chức năng này kết nối với cổng thông tin của của Tổng
Cục Thuế để thực hiện tra cứu thông tin.
6. Chức năng Thống kê
Chức năng này giúp đơn vị tự động thống kê hàng hóa bán ra được xuất trên các hóa đơn theo
khoảng thời gian đưa ra cụ thể, tình trạng sử dụng hóa đơn, các loại hóa đơn đã lập
- Chức năng “Thống kê hàng hóa bán ra”: Chức năng này giúp doanh nghiệp thống kê các
loại hàng hóa bán ra được xuất trên các hóa đơn nào, có thể thống kê theo khoảng thời gian,
theo các tiêu chí của hàng hóa
Chức năng “Thống kê chi tiết hóa đơn”: Chức năng này giúp doanh nghiệp thống kê tình hình sử
dụng hóa đơn, có thể thống kê theo tình trạng sử dụng, thống kê theo khoảng thời gian, thống kê
theo khách hàng.
Chức năng “Quản lý kho hóa đơn”: Thống kê các loại hóa đơn và số lượng hóa đơn đã sử dụng,
chưa sử dụng, đã hủy trong năm.
7. Chức năng Danh mục
Chức năng này giúp đơn vị doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý các danh mục dữ liệu chuẩn, giúp
cho thao tác nhập dữ liệu cho hóa đơn được thực hiện nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Sau đây là
hướng dẫn sử dụng một số loại danh mục thường dùng sau:
- Danh mục hàng hóa thường dùng: Đối với các loại hàng hóa mà bạn thường xuyên phải
xuất hóa đơn bán ra, bạn nên nhập trước thông tin của các loại hàng hóa này vào Danh mục
hàng hóa thường dùng. Như vậy ở khâu lập hóa đơn khi nhập thông tin hàng hóa bạn chỉ cần
chọn trong danh sách đổ xuống “Mã hàng hóa &DV”, chương trình sẽ tự động lấy các thông
tin của hàng hóa từ danh mục hàng hóa thường dùng. Tiện ích này giúp doanh nghiệp thao tác
nhập dữ liệu nhanh hơn khi lập hóa đơn.
Để nhập danh mục hàng hóa thường dùng, bạn vào chức năng “Danh mục” chọn “Danh mục
hàng hóa thường dùng”. Bạn nhập trực tiếp vào các ô dữ liệu trên bảng dữ liệu và kích nút
“Ghi” để ghi lại.
Để xóa một dòng hàng, bạn kích chuột vào dòng hàng cần xóa và kích vào nút “Xóa ” để thực
hiện
Danh mục loại hàng: Danh mục loại hàng giúp bạn phân loại các mặt hàng khi nhập danh mục
hàng hóa thường dùng. Nếu bạn không sử dụng danh mục này, thì tiêu chí Loại hàng trong danh
mục hàng hóa thường dùng có thể để trống.
- Danh mục đơn vị sử dụng hóa đơn: Sử dụng ở hình thức công ty mẹ, công ty con, công ty có
nhiều chi nhánh sử dụng hóa đơn tập chung.
- Danh mục đối tác, khách hàng: Tiện ích này giúp bạn khi nhập thông tin chi tiết người mua
hàng ở khâu lập hóa đơn, bạn chỉ cần chọn từ danh mục đối tác mà bạn đã nhập sẵn vào trước
đó, thông tin về khách hàng được chọn sẽ tự động điền vào phần thông tin của người mua
hàng.
- Danh mục mẫu hóa đơn
- Danh mục cơ quan Thuế
- Danh mục kho
- Danh mục hình thức thanh toán
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn tự in E-INVOICE theo quy trình các bước
thực hiện cơ bản dựa trên các quy định thực hiện tại thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thi
hành nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và thông tư
13/2011/TT-BTC sửa đổi bổ sung thông tư 153/2010/TT-BTC.
C. THÔNG TIN LIÊN HỆ
Mọi thắc mắc cũng như đóng góp ý kiến về chương trình, xin vui lòng liên hệ:
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở Hà Nội:
Số 11- Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy-Hà Nội.
Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223
Chi nhánh TP.HCM:
33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM.
Điện thoại: 08.35470355. FAX: 08.35470356
Chi nhánh Bình Dương:
B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương.
Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882
Chi nhánh Đồng Nai:
93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai.
Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866
Chi nhánh Đà Nẵng:
36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG .
Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364
Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7)
Miền Bắc: 19004767
Miền Nam – Miền trung: 19004768