hoe wendbaar zijn we - bpugseminar.nl · prince2 f/p certificering 1.4.0 organisatie 1.7.6 roadmap/...
TRANSCRIPT
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1
Hoe wendbaar zijn we ?
WENDBAAR heeft te maken met LENIGHEID
LENIGHEID is de basis van VERANDERVERMOGEN
EN TOCH
KAN VERANDEREN BEST LASTIG ZIJN:
http://www.youtube.com/watch?v=wocHu0sR_eU
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
2
VERANDEREN BEGINT
VANDAAG !
We gaan samen met Reynier Pronk kijken naar
de stappen die nodig zijn om beheersbaar te
kunnen veranderen in projecten door gebruik te
maken van Product Based Planning
en
GEWOON DOEN!
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
PRINCE2 Gewoon Doen!
Meetbaar veranderen !
Samenvatting Product Based Planning
Reynier Pronk
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Wat is er zo spannend aan
PRINCE2
• Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht.
• De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest
noodzakelijke projecten worden opgestart.
• Door een scherpe ‘scope’ bepaling worden onnodige extra’s in projecten
vermeden.
• Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke
kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is de
fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel minder
onderhoud / nazorg . • Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt
PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico’s en problemen
eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost.
• Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen daarom
betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen.
• Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer
kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen.
4
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
€
€€
Project Manager Senior User
Senior Supplier
Executive
Project als investering
Investeringscyclus
Bron: van der Molen Project Advies
5
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Product-based planning
‘Hart’ van de methode PRINCE2
• Geeft overzicht
• Scherpe afbakening ‘scope’
• Samenhang
• Transparantie voor alle partijen
• Heldere besluitvorming
• ‘Early Warning’
• Wat is klaar als het ‘klaar’ is?
6
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Project Board samenstelling
samenstellen uitvoerende teams
Business Case
kwaliteitsbepaling en
controle
Configuratiebeheer
totaal- en
detailplanningen
werk delegeren
voortgangscontrole
rapportages en
werkoverleg
wijzigingscontrole &
beheer
overdracht naar de staande
organisatie
probleembeheersing
baten-management
project fasering
acceptatie en decharge
go/no go
beslissingen
‘ownership’
keuze leveranciers
risico’s; kansen /
bedreigingen
verwachtingen-
management
scoping / de-
scoping
project aanpak
interfaces
afhankelijkheden
contracten met
leveranciers
activiteitenplanning
Work-
breakdown
resourceplanning
project/fase budget
budget
uitputtings-plan
Projectmanagement zonder
product-based planning:
7
Stuurgroep ? Beide ? Project Manager ?
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Product-
based
planning
Project Board-samenstelling
samenstellen uitvoerende teams
Business Case
kwaliteitsbepaling en controle
Configuratiebeheer
totaal- en
detailplanningen
werk delegeren
voortgangscontrole
rapportages en werkoverleg
wijzigingscontrole & beheer overdracht naar de staande
organisatie probleembeheersing
baten-management
project fasering
acceptatie en decharge
go/no go beslissingen
‘ownership’
Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project
keuze leveranciers
risico’s; kansen/bedreigingen
verwachtingen-management
scoping/de-scoping
project aanpak
interfaces
afhankelijkheden
contracten met leveranciers
activiteitenplanning
Work breakdown
resourceplanning
project / fase
budget
budget-
uitputtingsplan
Projectmanagement mét
product-based planning:
8
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Dakkapel
1.1Ontwerpproduct
en
1.2
Bouwproducten
1.3
Vergunningen
1.4
Financiële
producten
1.5
Externe
Producten
1.1.1
Specificaties
1.2.1
Bestelde dakkapel
1.1.2
Tekening
Dakkapel
1.1.3 Technische
berekening
1.2.2
Geleverde
dakkapel
1.2.3
Geplaatste
dakkapel
1.2.4
Opengezaagd dak
1.2.5
Afgevoerd vuil
1.3.1
Aangevraagde
bouwvergunning
1.4.3
Betaalde
rekeningen
1.4.1
Aangevraagde lening
1.5.1
Tekening
bestaand huis
1.5.2
Catalogus
dakkapellen
1.5.3
Offerte
1.5.6
Toestemming
buren
1.5.4
Bestaand
dak
1.5.5
Verleende
Bouwvergunning
1.4.2
Verstrekte lening
Product Breakdown
Structure
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Dakkapel
1.1.1
Specificaties
1.2.1
Bestelde dakkapel
1.1.2 Tekening
Dakkapel
1.1.3 Technische
berekening
1.2.2
Geleverde dakkapel
1.2.3
Geplaatste dakkapel
1.2.4
Opengezaagd dak
1.2.5
Afgevoerd vuil
1.3.1
Aangevraagde
bouwvergunning
1.4.3
Betaalde rekeningen
1.4.1
Aangevraagde lening
1.5.1
Tekening
bestaand huis
1.5.2
Catalogus
dakkapellen
1.5.3 Offerte
1.5.6
Toestemming
buren
1.5.4
Bestaand dak
1.5.5
Verleende
Bouwvergunning
1.4.2
Verstrekte lening
Product Flow Diagram
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Operations
Project Management
verbetertraject
1.1
Vakbekwaamheid
1.3.0 Synchronisatie
met
Applicatiegroep
1.5 Support
1.6 Publicaties
1.7 Externe
Producten
1.1.1
Vakbekwame
PM’s
1.2.1 Rapport
Nulmeting
1.1.2
Vakbekwame
PB-leden
1.1.3 Centres
of Competence
1.1.4 Vakpool-
eetsessies
1.2.2 Beleidsnota
1.2.3
Geaccepteerde
definities
1.2.4 Veranderde
werkwijze
1.2.5
Geïmplementeerde
werkwijze
1.2.6 Geborgde
werkwijze
1.5.2 Review
Proces
1.5.3 Project
Support Office
1.5.1
Project Kick-off
Proces
1.6.2 Maandelijks
artikel
1.6.3 Interviews
met PM’s
1.6.1
Introductie op
Intranet
1.7.1 PM’s
geselecteerd
voor de vakpool
1.7.2 Spelregels
Projecten V-1
29/04/10
1.7.3
Eisen IPMA-C
Certificering
1.7.5
Goedgekeurde
Beleidsnota
1.7.4 Eisen
PRINCE2 F/P
Certificering
1.4.0
Organisatie
1.7.6
Roadmap /
Portfolio
Product breakdown
structure
1.2
Processen
5 x collective grouping
6 x external products
18 x products
11
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Operations
Project Management
verbetertraject
1.1.1 Vakbekwame PM’s
1.2.1 Rapport
Nulmeting
1.1.2
Vakbekwame
PB-leden
1.1.3 Centres
of Competence
1.1.4 Vakpool-
eetsessies
1.2.2 Beleidsnota
1.2.3
Geaccepteerde definities
1.2.4
Veranderde
werkwijze
1.2.5
Geïmplementeerde
werkwijze
1.2.6 Geborgde
werkwijze
1.5.2 Review Proces
1.5.3 Project
Support Office
1.5.1
Project Kick-off
Proces
1.6.2 Maandelijks
artikel
1.6.3 Interviews
met PM’s
1.6.1
Introductie op
Intranet
1.7.1 PM’s
geselecteerd
voor de vakpool
1.7.2 Spelregels
Projecten V-1
29/04/10
1.7.3
Eisen IPMA-C
Certificering
1.7.5
Goedgekeurde
Beleidsnota
1.7.4 Eisen
PRINCE2 F/P
Certificering
1.4.0
Organisatie
1.7.6
Roadmap/
Portfolio
1.3.0
Synchronisatie met
Applicatiegroep
Fase 2
Fase 3
12
Product flow diagram +
staging
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Project B Scope Project A
Development
I/F
13 NIET
VERMENIGVULDIGEN
Project C
Managen van afhankelijkheden
en de projectomgeving
Oper/Maint
I/F
Operations
Maintenance
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Scope Project A
Development I/F
14
Analyse producten
Oper/Maint
I/F
Overige producten
Hoofdstroom
Kritieke producten
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
PROGRAMMA
Project 2 Project 3 Project 1
Project opsplitsen ?
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
16
Externe producten
managen
• Wetgeving
• Voorschriften
• Vergunningen
• Bestaand systeem
• Bestaand gebouw
• Oudere versie
• Product ander project
• Referentiemateriaal
• Feedback / Goedkeur
• Wie is de owner?
• Is de owner bewust / akkoord ?
• Is het aan veranderingen onderhevig?
• Moet het worden aangepast?
• Moet het ‘bevroren worden?
• Welke versie nodig?
• Wat te doen als product wijzigt?
• Ook effect op operationele situatie?
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Operations
Project Management
verbetertraject
1.1.1 Vakbekwame
PM’s
1.2.1 Rapport
Nulmeting
1.1.2
Vakbekwame
PB-leden
1.1.3 Centres
of Competence
1.1.4 Vakpool-
eetsessies
1.2.2 Beleidsnota
1.2.3
Geaccepteerde
definities
1.2.4
Veranderde
werkwijze
1.2.5
Geïmplementeerde
werkwijze
1.2.6 Geborgde
werkwijze
1.5.2 Review Proces
1.5.3 Project
Support Office
1.5.1
Project Kick-off
Proces
1.6.2 Maandelijks
artikel
1.6.3 Interviews
met PM’s
1.6.1
Introductie op
Intranet
1.7.1 PM’s
geselecteerd
voor de vakpool
1.7.2 Spelregels
Projecten V-1
29/04/10
1.7.3
Eisen IPMA-C
Certificering
1.7.5
Goedgekeurde
Beleidsnota
1.7.4 Eisen
PRINCE2 F/P
Certificering
1.4.0
Organisatie
1.7.6
Roadmap/
Portfolio
1.3.0
Synchronisatie met
Applicatiegroep
Fase 2
Fase 3 Ter discussie
In scope
17
Product flow diagram en
‘scoping’
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Operations
Project Management
verbetertraject
1.1.1 Vakbekwame
PM’s
1.2.1 Rapport
Nulmeting
1.1.2
Vakbekwame
PB-leden
1.1.3 Centres
of Competence
1.1.4 Vakpool-
eetsessies
1.2.2 Beleidsnota
1.2.3
Geaccepteerde
definities
1.2.4
Veranderde
werkwijze
1.2.5
Geïmplementeerde
werkwijze
1.2.6 Geborgde
werkwijze
1.5.2 Review Proces
1.5.3 Project
Support Office
1.5.1
Project Kick-off
Proces
1.6.2 Maandelijks
artikel
1.6.3 Interviews
met PM’s
1.6.1
Introductie op
Intranet
1.7.1 PM’s
geselecteerd
voor de vakpool
1.7.2 Spelregels
Projecten V-1
29/04/10
1.7.3
Eisen IPMA-C
Certificering
1.7.5
Goedgekeurde
Beleidsnota
1.7.4 Eisen
PRINCE2 F/P
Certificering
1.4.0
Organisatie
1.7.6
Roadmap/
Portfolio
1.3.0
Synchronisatie met
Applicatiegroep
Fase 2
Fase 3
achterstand
onderhanden
probleem
Nog te doen
gereed
18
Product flow diagram en
rapportering
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum: ../../12 opgesteld door: ………
product 1
product 2
product 3
product 4
product 5
product 6
product 7
product 8
product 9
periode 1 2 3 fase-eind
Fase 2 Fase 3
19
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d. ../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d. ../../12 Product 01; Kosten Plan : € 600. Actueel: € 750. Status: opgeleverd
Product 02; Kosten Plan : € 800. Actueel: € 825. Status: opgeleverd
Product 03; Kosten Plan: € 400. Besteed : € 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: € 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: € 2.500. Besteed: € 2.000. Nog te besteden: € 300. Product 09; Kosten Plan: € 4.500. Besteed: € 1.100. Nog te besteden € 3.500. Status: Product buiten ‘het kritieke pad’, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: € 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: € 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: € 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: € 300 in deze fase, en € 500 in fase 3. Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 : € 10.050
Tot nu toe besteed : € 4.925
Verwacht nog te besteden : € 5.300
------------ € 10.225
----------- Verschil : € 175 + = 1,7 % : (< tolerantie van 10%) Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico’s: geen nieuwe risico’s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen.
20
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
1.0 Operations
Project Management
verbetertraject
1.1.1 Vakbekwame
PM’s
1.2.1 Rapport
Nulmeting
1.1.2
Vakbekwame
PB-leden
1.1.3 Centres
of Competence
1.1.4 Vakpool-
eetsessies
1.2.2 Beleidsnota
1.2.3
Geaccepteerde
definities
1.2.4
Veranderde
werkwijze
1.2.5
Geïmplementeerde
werkwijze
1.2.6 Geborgde
werkwijze
1.5.2 Review Proces
1.5.3 Project
Support Office
1.5.1
Project Kick-off
Proces
1.6.2 Maandelijks
artikel
1.6.3 Interviews
met PM’s
1.6.1
Introductie op
Intranet
1.7.1 PM’s
geselecteerd
voor de vakpool
1.7.2 Spelregels
Projecten V-1
29/04/10
1.7.3
Eisen IPMA-C
Certificering
1.7.5
Goedgekeurde
Beleidsnota
1.7.4 Eisen
PRINCE2 F/P
Certificering
1.4.0
Organisatie
1.7.6
Roadmap/
Portfolio
1.3.0
Synchronisatie met
Applicatiegroep
Fase 2
Fase 3 meewijzigen
Niet wijzigen
te wijzigen
21
1.1.5
Getrainde lijnmanagers
Product flow diagram en
‘Change Control’
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht? 7. Zijn er producten die de risico’s van de Business Case (het meest) beïnvloeden? 6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt? 3. Is het eindproduct ‘dekkend’ voor de ‘scope’? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren? 1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op?
Business Case
Waarom(nu)?
baten,
disbenefits,
risico’s
Project Brief
doelstelling(en)
scope /
exclusions
Project Product
Description Eindproduc(ten)
PBS en PFD
Deelproducten
Opdracht/ project mandate
PBP en samenhang
22
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Uitvoeringsfase en overdracht Planfase (IP)
Kick-off 2 PMT
Kick-off 1: Executive & PM
Project Mandate
Project Brief
Goedkeuring
Plan (Project en eerste
fase)
Goedkeuring
tweede fase Goedkeuring
laatste fase Afsluiting
en décharge
Goedkeuring
Exception Plan
PID
Project Governance
1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive
2. Kick-off 1: ‘Project Autoriteit’ met Executive en PM
3. Kick-off 2: ‘Project Autoriteit’ met het voltallige PMT
Als alles ‘BAU’ is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2
23
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Beheersinstrumenten
Project Board
24
Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed.
Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie
en inhoud van de Highlight- rapporteringen.
Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt.
Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een
(namens de Project Board acterende) Change Authority.
Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten
houden door Project Assurance.
Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te
laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers.
Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te
allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen.
Uitvoeringsfase en overdracht Planfase (IP)
Kick-off 2 PMT
Kick-off 1: Executive & PM
Project Mandate
Project Brief
Goedkeuring
Plan (Project en eerste
fase)
Goedkeuring
tweede fase
Goedkeuring
laatste fase
Afsluiting
en décharge Goedkeuring
Exception Plan
PID Project Brief PID
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Work Package
‘Process control’
productie
Product
bouw
25
Product
Description(s)
Product
review / test Product
acceptatie
Configuration
Management
Work
Package
Team (mgr)
Project Support
Acceptant Reviewer
Project Manager Project Manager
Product
eindcheck
Team (mgr)
Controle geborgd in het proces :
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Project Assurance
• Competence Center Project Assurance
• PM als PA in ander project
• Vanaf Kick-off 1
• Assurance op basis van ‘product-based planning’
• Peer-to-peer
• Gate reviews
Uitvoeringsfase en overdracht Planfase (IP)
Kick-off 2 PMT
Kick-off 1: Executive & PM
Project Mandate
Project Brief
Goedkeuring
Plan (Project en eerste
fase)
Goedkeuring
tweede fase
Goedkeuring
laatste fase
Afsluiting
en décharge
Goedkeuring
Exception Plan
PID
26
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Samenvatting
27
Product-based planning vereist vakmanschap !
Indien goed toegepast wordt het voor alle partijen duidelijk wat er wordt opgeleverd
De productie van ‘deliverables’ en hun kwaliteit wordt beheersbaarder
Problemen en risico’s worden vroegtijdig zichtbaar
Governance: Het draagt bij aan een overzichtelijk ‘dashboard’ voor de Project Board
De besluitvorming wordt beter; voorwaarde voor Management by Exception
Producten hangen samen met de scope en de hiermee op te leveren
benefits. Dit project/veranderingstraject wordt daardoor veel beter meetbaar.
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los € 23,50
samen met werkboek totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te
bestellen: emailtje naar : [email protected] 28
PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.
Doelgroep: Project- en Team
Managers en PB-leden die Product
Based Planning in al z’n facetten
willen toepassen: Los € 12,50
samen met ‘PRINCE2 Gewoon
Doen! totaal: € 30,-- inclusief 6%
BTW.
Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen:
emailtje naar : [email protected]
29