hrwijs inspiratiesessie gesprekken voeren 17 09 2015 hasselt
TRANSCRIPT
Gesprekken voeren met medewerkers
HRwijs inspiratiesessie, 17 september 2015
Lisa Coppin, Groeiinzicht Comm.V.
‘Gesprekken met medewerkers voeren...’
• Doen we meerdere keren per dag • Kunnen we allemaal Terug naar huis? Vragen en verwachtingen?
Onze focus vandaag: • Formele gesprekken met medewerkers gericht op
verbetering van de samenwerking • Gespreksvaardigheden: ervaren en doen
Welke gesprekken bestaan er?
• Sollicitatiegesprek • Functioneringsgesprek (groei- of ontwikkelgesprek,
samenwerkingsgesprek,...) • POP gesprek (persoonlijk ontwikkelingsplan) • Evaluatiegesprek • Loopbaangesprek • Feedbackgesprek / bijsturingsgesprek • Exitgesprek • Verzuimgesprek • Talentgesprek • ...
Agenda
• Stellingenspel • Functionerings-, ontwikkel- of groeigesprek:
– Definitie – Verschil met evaluatiegesprek – Tips & tricks – Opbouw en inhoud
• Ingrediënten van een goed gesprek • Heet hangijzer: feedback geven Ervaren en oefenen!
Stellingen
• Een functioneringsgesprek is gewoon een goede babbel. Als je dat al een paar keer hebt gedaan, hoef je het niet meer voor te bereiden.
• Een evaluatiegesprek heeft enkel zin als je medewerkers ook financieel kan belonen.
• Feedback spaar je best op om te geven op een geschikt moment, bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek.
• In de ideale organisatie zijn formele gesprekken met medewerkers overbodig.
Functionerings- of groeigesprek Wat? Dialoog (tweezijdig en open gesprek) over het functioneren van de medewerker én de leidinggevende. Ook de samenwerking in het team en het organisatiebeleid kan aan bod komen.
Doel? medewerker motiveren en tot verbetering komen van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, werkvreugde en samenwerking met de medewerker.
Nagaan of de ontwikkeling van de medewerker parallel loopt met de ontwikkelingen van het werk.
Wie? Direct leidinggevende en medewerker
Wanneer? Jaarlijks
Functionerings- versus evaluatiegesprek Functioneringsgesprek Evaluatiegesprek
Gericht op verbeteren van functioneren, motivatie en samenwerking
Bekrachtigen of bijsturen van gedrag
Gaat over het heden en de nabije toekomst Blikt terug naar het verleden
Gaat over het functioneren en samenwerking van medewerker, team en leidinggevende
Beoordeelt het functioneren en evalueert het behalen van doelstellingen eigen aan de
functie
Tweezijdig: dialoog tussen medewerker en leidinggevende
Eenrichtingsverkeer van leidinggevende naar medewerker
Medewerker heeft actieve inbreng, stelt zich kwetsbaar op, geeft aan wat eigen
ontwikkeldoelen zijn
Medewerker ‘ondergaat’, kan uiteraard reageren en verduidelijking geven maar neemt
zelf geen actie
Gelijkwaardigheid van de gesprekspartners Machtsverhouding
Samen exploreren van nieuwe mogelijkheden Leidinggevende stelt oplossingen voor, doet
suggesties
Wat met evaluatiegesprekken?
Afschaffen die handel!? Hoe dan bijsturen?
Alle dagen op de werkvloer...
Wat met cyclus planning – opvolging – evaluatiegesprek?
Doelstellingen? Individueel of op team- of afdelingsniveau
Ingrediënten van een goed gesprek
• Wat zijn de ingrediënten van een goed gesprek tussen leidinggevende en medewerker?
• Verken dit samen met je buurman/vrouw
Regels voor het gesprek
• Het is geen dialoog; je praat en luistert om beurt.
• Luisteraars kunnen wel vragen stellen:
– Wees een OEN (Open, Eerlijk en Nieuwsgierig)
– Doe aan LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen)
– Laat OMA thuis (Oordelen, meningen, advies)
• Op het einde van elke ronde vat de luisteraar samen welke ingrediënten in het verhaal zaten.
• Geluidssignaal geeft aan wanneer er gewisseld wordt (2x 8 min + 2 min).
Opbouw van een ontwikkelgesprek
• Voorbereiding: medewerker én leidinggevende
• Inleiding: doelstellingen
• Kern: – Wederzijdse feedback
– Ontwikkelmogelijk-
heden
• Afsluiting: afspraken,
verslag, opvolging
Voorbeeld eenvoudig POP
Ontwikkelingsdoel Ontwikkelingsactiviteit Gewenst resultaat Planning Nodige ondersteuningOpvolging
1. Klantgericht werken Zes keer een donderdagmiddag
meewerken op de servicebalie
onder supervisie van Marina.
. Inzicht: welke benadering levert
tevreden klanten op?
. Ervaring: hoe doe je dat?
15 maart tot 1 mei 24 werkuren supervisie van
Marina
evaluatiegesprek met
Marina en
terugkoppeling
2. Excel Cursus volgen om het programma
excel onder de knie te krijgen.
Voldoende beheersing van het
programma om de voorkomende
werkzaamheden zelfstandig te
verrichten.
Voor 31 december afgerond Externe cursus van 10 lessen,
onder werktijd te volgen.
3. Leidinggeven als teamleider Zelfstudiepakket Praktisch
Management doorlopen.
. Basiskennis en elementaire
vaardigheden op het gebied van
leidinggeven.
. In staat om operationeel leiding
te geven aan een team van 5
medewerkers op MBO-niveau.
Dit jaar zelfstudie. Volgend jaar
een stage-opdracht en
praktijkervaring.
. Zelfstudiepakket Praktisch
Management.
. Stage-opdracht met
tweewekelijks een uur
begeleiding van Harrie.
4. … … … … …
Ondertekening
medewerker: Leidinggevende: Datum:
Tips & Tricks • Een goede voorbereiding is het halve werk
• De opvolging is de andere helft
• Neem het competentieprofiel erbij (als er één is)
• Heb voldoende aandacht voor positieve zaken en kansen en maak ook die concreet
• Trek conclusies uit terugkerende antwoorden
• Deel je bevindingen met je medewerkers
• Overweeg ook alternatieven: bv. groepsgesprek
Inhoud: een voorbeeld
Stel vragen en geef feedback over elke verdieping Nu en in de nabije toekomst... Maak afspraken over acties
Heet hangijzer: feedback geven
Communicatie voor beginners
6 V’s vermijden
• Verzet
• Verdediging
• Vechten
• Vluchten: letterlijk of in zichzelf (Verstijven)
• Verdriet
Feedback geven: hoe?
Waarneming, feiten : ik stel vast,
mijn indruk van de realiteit is, ik
heb gemerkt dat…
Effect : op mij , de persoon,
de situatie…
gevolg/gevoel/gedacht
Behoefte : wat ik nodig heb
of wat dat de situatie nodig
heeft (is geen oplossing)
Mijn verzoek : wat kunnen
we afspreken?
(Vooraf : wat is mijn intentie? Waarom
geef ik de feedback?)
Bedankt! Lisa Coppin Groeiinzicht Comm. V. [email protected] 0486/48 38 27 www.groeiinzicht.be