Hva arbeides det med i KS-Arkivgruppe

med hensyn til elektroniske arkiv og depot?

Kari Remseth, IKA Trøndelag iks

eK

om

mu

ne

20

12

1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet

2. Tjenester på nett

3. IKT i helse og omsorg

4. NAV-reformen og IKT

5. IKT i grunnopplæringen

6. Geografisk informasjon

7. E-handel

8. Arkivering og saksbehandling

9. Informasjonssikkerhet

10. IKT-arkitektur

11. Åpne standarder

12. Fri programvare

13. Grønn IT

14. Bredbånd

15. Interkommunalt IKT-samarbeid

16. Strategisk IKT-ledelse

17. Kompetanseutvikling

Fokusområder i eKommune 2012

KS faggruppe for dokumentasjon

og arkiv

• Medlemmene i gruppen:

– Harriet Terjesen, Vestfold fylkeskommune

(leder)

– Tore Somdahl-Åmodt, Oslo kommune

– Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal

– Jan Tore Helle,Bergen kommune, Byarkivet

– Laila Risdal, Lillesand kommune

– Wenche Stinessen, Trondheim kommune

– Kari Remseth, IKA Trøndelag

Mandat

Mål og arbeidsområde

• Faggruppen er et rådgivende organ for KS, og skal bl.a. bidra til å realisere mål i eKommune knyttet til saksbehandling, arkivdanning og arkivbevaring

• Faggruppen skal:

ivareta interesser og behov knyttet til faglige standarder, spesifikasjoner og til bestemmelser i lov og forskrift for arkiv og dokumenthåndtering i kommunesektoren

i tillegg bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål innenfor sitt fagområde på dagsorden

bistå KS i høringssaker

bidra til å etablere og påvirke KS sin arkivpolitikk

Fra eKommune 2012

Strategi - hovedtemaer

1. Arkivpolitikk

2. Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling

3. Arkivfunksjonalitet i ulike systemer

4. Kommunens arkivkrav til organ som løser

oppgaver på vegne av kommunene og

fylkeskommunene

Arkivpolitikk Effektmål

• Økt bevissthet hos politikere og administrative

ledere om betydningen av arkivets funksjon i

organisasjonen

Resultatmål

• Politikere og administrative ledere har relevant

kunnskap om arkivproblematikk i egen

organisasjon

• Nasjonale og regionale konferanser omhandler

relevante temaer innenfor arkivområdet

• Kommunene har oppdaterte arkivplaner

• Større andel av nasjonale finansieringsordninger

må komme kommunal sektor til gode

Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling

Effektmål

• Kommuner og fylkeskommuner gjennomfører gode

prosesser og tar ut gevinster ved overgangen til

elektronisk arkiv

Resultatmål

• Alle kommuner og fylkeskommuner har

gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og

gjenfinning av alle typer henvendelser (eKommune-

mål)

• Arkivledere har tilstrekkelig kompetanse til å

bevisstgjøre og påvirke arbeidsprosesser og

organisatoriske endringer knyttet til

dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering

• Alle kommuner og fylkeskommuner tilbyr

kompetansetiltak innenfor dokumentasjon og arkiv

Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Effektmål

• Sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig

dokumenthåndtering innenfor alle fagområder i

kommunen.

Resultatmål

• Alle fagsystem for kommunespesifikk oppgaveløsning

(lovpålagte tjenester) har funksjonalitet for elektronisk

saksbehandling, journalføring, arkivering og avlevering.

• Alle kommuner og fylkeskommuner har etablert digitalt

saksarkiv, basert på gjeldende standarder og rutiner for

avlevering til digitalt deponi (eKommune-mål)

• Alle kommuner og fylkeskommuner har utarbeidet en plan for

integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og

datafangstsystemer (eKommune-mål)

Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver

på vegne av kommunene/fylkeskommunene

Effektmål

• Sikre tilgjengelighet og bevaring av

rettighetsdokumentasjon skapt organer når disse

løser oppgaver på vegne av kommunal forvaltning

Resultatmål

• Kommunesektoren stiller krav til at organer som

utfører tjenester for kommunen skal avlevere

bevaringsverdig arkivmateriale til kommunens

arkivdepot

• Organet som løser oppgaver på vegne av

kommunal sektor, utfører sine oppgaver i henhold

til offentlig lovverk sine dokumentasjonskrav

• eKommune 2008-2012 var

svært konkret, på mange

måter på

handlingsplannivå.

• 2012 - 2016 vil det

fokuseres mer på et

overordnet, strategisk nivå.

• Det utarbeides en strategi

som staker ut felles kurs og

sørger for at alle impliserte

får en felles forståelse av

hva man ønsker å oppnå

med bruk av IKT.

Det nasjonale bakteppet

• Bedre tjenester for

innbyggere og næringsliv

• En mer effektiv offentlig

forvaltning

Fornyings-,

administrasjons- og

kirkedepartementet

29.11.2012 Sikkerhet , robusthet og personvern

KS tar grep

• Etablering av program for IKT-samordning i

kommunesektoren (KommIT) fra høsten 2012

• Initiativ til et felles råd for offentlig sektor, for å bedre

koordineringen på IKT-området

• Utvikling av en ny digitaliseringsstrategi for kommunal

sektor for perioden 2013-2016

Vedtak i KS’ hovedstyre 23. mai 2012

• KS etablerer et Program for IKT-samordning i

kommunesektoren (KommIT).

• Programmet skal i første omgang gå ut 2015, og skal i

siste fase evalueres og komme fram til egnet

organisasjons- og finansieringsform fra 2016.

• KommIT eies av KS og styres av et programstyre

bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS. FAD

og KRD bør være observatører.

• KS forventer at det gjøres en innsats for samordning

mellom statlige aktører, og mer samordning av IKT-

utviklingen i offentlig sektor som helhet.

• KS vil ta initiativ til at det etableres et felles råd for

offentlig sektor

Vedtak forts. • Det skal brukes ressurser og kompetanse fra eksisterende

fagmiljøer og samarbeid i kommunesektoren.

• KommIT skal gjennomføre forvaltnings- og utviklingsoppgaver allerede fra oppstarten, slik at sektoren på relativt kort sikt kan se gevinster ved samordningen.

• KS vil fortsatt ha det interessepolitiske ansvaret på vegne av kommunesektoren, for IKT-utviklingen i sektoren.

• KS vil ha en pådriverrolle og være premissgiver og bestiller for en koordinert IKT-utvikling.

• Det oppnevnes et programstyre for KommIT

Programstyret for KommIT består av

følgende personer:

Arild Sundberg, Kommunaldirektør Oslo kommune (leder)

Inger Østensjø, Rådmann Stavanger kommune

Evy-Anni Evensen, Fylkesrådmann Telemark fylkeskommune

Harald Danielsen, Rådmann Arendal kommune

Marit Elisabeth Larsen, Rådmann Gloppen kommune

Ole Magnus Stensrud, Rådmann Kragerø kommune

Helge Eide, Områdedirektør KS

Magne Nicolaisen, Regiondirektør KS

Utkast til effektmål for KommIT

Når programmet kommer til utgangen av 2015

skal det ha

• sørget for samordning i kommunesektoren

• sørget for samordning stat/kommune

• økt den kommunale IKT-kompetansen

• utredet framtidens utviklings- og

forvaltningsenhet og forberede et vedtak om

dette

Utkast til resultatmål 1 for KommIT

• KommIT som utvikler av felles IKT-arkitektur skal ved utgangen av 2015 ha:

– Utviklet governancekonsept av arkitektur

– Utredet forvaltningsmodell for IKT-utvikling i kommunal sektor

– Forvaltet og utviklet de standardene som allerede eksisterer

– Videreført arbeid med felles kommunal IKT-arkitektur

– Spredd kunnskap om standardene i sektoren

– Stilt krav til leverandørene om bruk av standarder

– Hatt kontinuerlig oppmerksomhet på informasjonssikkerhet

Utkast til resultatmål 2 for KommIT

• KommIT som kompetanseutviklingsorgan skal ved utgangen av 2015 ha:

– Tilbudt kommunene nettverk for rådmenn i strategisk ledelse og IKT

– Etablert bestillernettverk for å gjøre kommunene sterkere i møte med leverandører

– Arbeidet for generell digital kompetanseheving i sektoren

Utkast til resultatmål 3 for KommIT

• KommIT som nasjonal aktør for digital samordning i offentlig sektor skal ved utgangen av 2015 ha:

– Hatt en tydelig stemme inn mot sentrale nasjonale myndigheters satsninger, prosesser og prosjekter sammen med KS

– Slike satsninger kan for eksempel være innen eHelse, NAV, Skatteetaten, Altinn

Hvorfor skal kommunene være med på

dette?

• Det er mellom 180 og 200 IKT-systemer i en kommune

• For å levere gode tjenester til innbyggerne må informasjon og dokumentasjon kunne brukes på tvers i organisasjonen

• For at IKT-systemer skal kunne «snakke sammen» trengs noen byggeklosser som kalles arkitektur

• Å utvikle denne arkitekturen er teknisk komplisert og dyrt

• Å tilpasse den IKT-systemet etter at systemet er anskaffet er enda dyrere

• KommIT vil ta utviklerjobben på vegne av kommunene!

• KommIT vil vise hvilke standarder og prinsipper kommunene skal stille krav om overfor leverandørene

• KommIT vil være kommunes representant inn i de faglige endringsprosessene som skjer nasjonalt, slik at disse endringene blir gode også for kommunal sektor

Finansiering

• Drift av programmet finansieres av sektoren selv

• 2013: 20 mill

• Kommunene: 1 kroner per innbygger i 2013 – ca. 10 millioner. Økning fra 2014

• 10 millioner fra KRD på statsbudsjettet i 2013

• Staten støtter aktivitet knyttet til prosjekter

• Søknader sendes evt i tillegg andre departementer

Hva gjør KS i dag? – Organisering av IKT-

området i kommunal sektor

– Jevnlige møter KRD, FAD, HOD, Difi, Hdir om «alle» tema på «alle» nivå

– Arkitektur og standarder

– Utvikling av felleskomponenter

– Modernisering av folkeregisteret

– Tilgang til nasjonale felleskomponenter

– Bredbånd

– Digitaliseringsstrategi

– eKommunekonferansen

– NOKIOS

– Arkiv

– Informasjonssikkerhet

– GeoIntegrasjon

– Sosiale medier

– KS IKT Forum (faggrupper)

– Samarbeid med K10

– eHelse

– NAV

– Grunnopplæringen

– Forsknings- og utviklingsprosjekter

– CEMR/Elanet

– Rådmannsnettverk

– Velferdsteknologi

…..med mer…..

KommIT - Utviklings- og forvaltningsoppgaver

1. Felles IKT-arkitektur, verktøy og veiledninger

• KS har gjennom flere år utviklet tekniske standarder, verktøy og

veiledninger osv. Forvaltning og videreutvikling av disse kan være aktuelt for KommIT å overta umiddelbart

– Noark 4 WS, KS Resultat XML barnehage og SFO, GeoIntegrasjon

– Sjekklister (f.eks. anskaffelse sak/arkiv-system)

– Veiledere (f.eks. veiledere for informasjonssikkerhet og personvern ved etablering av digitale tjenester

• I tillegg vil det være aktuelt for KommIT å overta utviklingsprosjekter som er i gang og iverksette planlagte, ikke påbegynte aktiviteter.

– Videreutvikle og forvalte SvarUt-komponenten

– Rendyrke Noark 5 WS

– Flere tjenester over på KS Resultat XML • Utvikling av felles arkitektur og løsninger

– Videreføre arbeidet fra FAKS-prosjektet

KommIT – utviklings- og forvaltningsoppgaver

2. Kompetanseheving i kommunal sektor

• KommIT vil ha oppgaver knyttet til kompetanseheving i

kommunal sektor

– Kompetansenettverk i strategisk ledelse og IKT

– Kompetansenettverk bestillerfunksjon og kravsetting

overfor leverandører

– Digital kompetanse for ansatte og brukere

Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT

3. Nasjonale satsinger

• KommIT vil ha en rolle i nasjonale felles prosjekter,

sammen med store statlige etater, for å sikre at offentlig

sektor samlet prioriterer de rette prosjektene og ta

veivalg som er gode for hele offentlig sektor samlet

– Eks. modernisering av folkeregisteret

– Standarder og løsninger for efaktura

Aktiviteter i KommIT akkurat nå

• Ansetter i disse dager leder i KommIT

• Ferdigstiller styringsdokument for KommIT

• Forberedelse av strategi/plan for KommIT

• Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT

– FAKS, standarder og felleskomponenter • Forvaltning av eksisterende standarder, verktøy og veiledninger

• Overta prosjekter som er i gang - og overta planlagte. ikke iverksatte

– Kompetanseutvikling • Nettverk for strategisk ledelse og IKT, bestillerkompetanse og

kravstilling overfor leverandører og digital kompetanse for ansatte og brukere

– Nasjonale felles prosjekter

• Utarbeider modell for finansiering

• Informasjonsarbeid

Strategien for 2013-2016 deles i to deler:

• En strategi som setter visjon og mål for kommunene på

digitaliseringsområdet (Lokal Digital Agenda)

• En interessepolitisk strategi som setter visjon og mål for

hvordan kommunesektoren skal gjennomføre det

interessepolitiske arbeidet i forhold til staten

En handlingsplan lages i elektronisk form, som en portal med

foreslåtte tiltak og linker til aktuelle eksempler. På denne måten

velger kommunene selv hvilke tiltak de prioriterer, og strategien

binder ikke KS eller kommunene økonomisk.

Bred deltakelse i prosessen

Dette arbeidet har KS invitert til bred deltakelse i: kommuner og

fylkeskommuner, samarbeidspartnere, leverandører og

akademia er invitert inn i en utvidet arbeidsgruppe.

Eks på deltakere i utvidet arbeidsgruppe:

KS IKT-forum, KS Fagråd Helse, KS Fagråd IKT i utdanningen,

Faggruppe Arkiv, K10, Leverandør-representanter, FAD, DIFI,

KRD, IKT-Norge, IKT-senteret, Fylkeskommunalt IT-forum,

HOD, HDIR, NHN, Gartner, Akademia

Arbeidet skal være ferdig innen utgangen av 2012.

Programstyret i KommIT bør involveres før KS’ hovedstyre får

strategien til vedtak.

Inndeling • Sammendrag

• 3 overordnede prinsipper:

– Innbyggeren i sentrum

– Strategisk ledelse

– Digital samhandling

• 5 tverrgående satsningsområder:

– Den digitale kommunen

– En ny måte å jobbe på

– Kompetanse

– Dokumentasjon og arkiv

– Informasjonssikkerhet og personvern

• 3 sektorielle satsningsområder:

– Helse og velferd

– Oppvekst og utdanning

– Teknikk og miljø

• Beskrivelse av prosessen med strategien. Deltakere / forankring.

Dokumentasjon og arkiv

- Hovedmål og innledende tekst

• Arkiv- og dokumentbehandling i kommunal

sektor skal

– sikre gode tjenester for innbyggere og

næringsliv

– støtte effektiv saksbehandling

– ivareta lovpålagte oppgaver

– ivareta juridiske rettigheter og forpliktelser

Effektmål (mål for hver

kommune/fylkeskommune):

Kommuner og fylkeskommuner skal:

• gjennomføre gode prosesser og ta ut gevinster ved bruk av digitale arkiv, fagsystem og tjenester

• sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunen selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunene.

• sørge for sikker dokument- og arkivhåndtering ved implementering av nye digitale løsninger og tjenester

Faggruppens strategi revideres • Flere av utviklingstiltakene fra dagens strategi foreslås

flyttet til KommIT

– Utvikling av åpen Noark 5 kjerne

– Prosjekt. Informasjonsforvaltning i samhandlingstjenester mellom flere forvaltningsnivå

– Utvikling og forvaltning av standarder for integrasjon mellom systemene

– Utvikling av veiledere og informasjon knyttet til anskaffelser, videreutvikling og integrasjoner

• Faggruppen bidrar interessepolitisk

• Faggruppen bidrar strategisk

• Faggruppen gir KS og KommIT råd