ideas para implantar una pmo fase-1
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Ideas de como enfocar un posible proyecto de Implantación de una PMO. Desde el punto de vista más de una PMP (Project Management Profesional) acostumbrada a utilizar metodologías en cascada o tradicionales, pero enamorada y convencida de que el mundo AGILE, existe y hay que compartir y utilizar todo lo bueno.TRANSCRIPT
Fase 1 del Proyecto de Implantación de la PMO (Oficina de Proyectos)
Proyecto: “Tus retos son proyectos, ges2onalos”
Cada proyecto es un mundo, pero podemos simplificarlos y estandarizarlos con algunos procesos, plan>llas, documentos y conceptos en común.
Metro de Bilbao
Metro de Madrid
Pensar Sen2r
Hacer
L. Aprendidas
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Fase 1 : Pensar (el qué y el para qué)
Guía base
FASE 1: Pensar (el qué y el para qué)
§ Paso 1: Obtener el patrocinio del
proyecto. § Paso 2: Qué tenemos? Hacer una foto
inicial. § Paso 3: Qué necesitamos? Propuesta
de requisitos. § Paso 4: Qué podemos llegar a tener?
Aprobación del alcance inicial a implantar
Fase 1 : Pensar (el qué y el para qué)
Paso 1: definir quién va a ser el patrocinador (*) del proyecto. Factor clave de éxito en todos los proyectos y muy especialmente de este.
Paso 1 : Definir quién va a ser el Patrocinador
Obje2vos, ideales, a plantear en este paso:
ü Compromiso a todos los niveles. Generalmente, suele ser un proceso TOP-‐DOWN . No deja de ser un proyecto esencialmente organizacional.
ü Adherencia a los procesos estándares mínimos que se definan. Solo de esta forma podremos ir avanzando y viendo resultados rápidos.
ü Propósito de ir normalizando y u>lizando estándares, siempre que sea posible.
ü Compromiso a nivel presupuesto para la formación y avance en el grado de cultura en ges>ón de proyectos. La implantación debe de ser un proceso de mejora con2nua.
(*) Patrocinador “Un patrocinador es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su éxito. El patrocinador puede ser externo o interno a la organización del director del proyecto. Desde la concepción inicial hasta el cierre del proyecto, el patrocinador promueve el proyecto. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de dirección para reunir el apoyo de la organización y promover los beneficios que aporta el proyecto. El patrocinador guía el proyecto a través de los procesos de inicio hasta que está formalmente autorizado y cumple un rol significa>vo en el desarrollo del alcance inicial y del acta de cons2tución del proyecto.
Paso 1 : Perfil y role del Patrocinador
El patrocinador sirve como vía de escalamiento para los asuntos que están fuera del alcance del director de proyecto. También puede par2cipar en otros asuntos importantes, como la autorización de cambios en el alcance, revisiones de final de fase, y cuando los riesgos son par2cularmente altos, decidir si el proyecto debe de con2nuar o no. E l pat roc inador también garan2za una transferencia eficiente de los entregables del proyecto hacia el negocio de la organización solicitante tras el cierre del proyecto”. PMBOK®
Necesitamos una persona o un grupo de personas que nos facilite recursos y apoyo para el proyecto. Que ejerza de facilitador y nos acompañe y ayude a conseguir su éxito. En este punto, podemos plantearnos si el modelo de proyecto que vamos a seguir es convencional, en cascada, liderado con mentalidad de PMP o un modelo de proyecto AGILE liderado por un Product Owner + Scrum Master o un Coach AGILE.
PMO Esta decisión es muy importante y estará condicionada por la cultura y madurez de la organización. Si queremos ser coherentes con lo que nos traemos entre manos,, debería de ser del mismo modelo que la metodología dominante, de los proyectos que vamos a ir trabajando en la PMO que queremos implantar. Importante, poco a poco. Es un proceso de mejora con>nua. Como siempre, “zapatero a zapatero” por lo que yo voy a seguir con mi perfil y role que más domino, el de PMP, más orientado al modelo en cascada, pero como ya comente si puedo, “me pido un mixto”.
NO!
Paso 1 : Perfil y role del Patrocinador
Paso 2: Que tenemos?. Hacer una foto inicial. Temas a tener en cuenta para sacar esta foto inicial: ü La cultura, el es2lo y estructura de la organización y su nivel de madurez en temas
de ges>ón de proyectos.
ü ¿cuál es la tolerancia al riesgo de la organización? ¿y de las personas que van a par>cipar en el proyecto?.
ü El es2lo de comunicación a u>lizar.
ü Los ac2vos de los procesos de la organización: los planes, los procesos establecidos, las polí>cas y procedimientos, bases de conocimiento formales o informales
ü Los factores ambientales de la empresa, entre otros: la distribución geográfica de instalaciones y recursos, los estándares de la industria o gubernamentales, las infraestructuras
Paso 2 : Foto inicial
Y como punto estrella de este paso tenemos la iden2ficación de los “interesados”. A mi me gusta más u>lizar el termino anglosajón de “stakeholders”.
“Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, ac2vidad o resultado de un proyecto. Los interesados pueden par2cipar ac2vamente en el proyecto o tener intereses a los que puede afectar posi2vamente o nega2vamente la ejecución o la terminación del proyecto. Los diferentes interesados pueden tener expecta2vas contrapuestas suscep>bles de generar conflictos dentro del proyecto. Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y el equipo del proyecto a fin de lograr un conjunto de resultados que sa>sfagan los obje>vos estratégicos del negocio u otras necesidades. La gobernabilidad del proyecto, la alineación del proyecto con las necesidades u obje2vos de los interesados, resulta fundamental para la ges2ón exitosa de la par>cipación de los interesados y para el logro de los obje>vos de la organización.” PMBOK®
Nota: Para todos aquellos que la palabra le parezca dura, podemos u>lizar otro termino: actores, protagonistas …. A mi, stakeholder, a base de usarla me gusta y es un estandar. Lo mejor, adaptarla a la cultura de la organización
Paso 2 : Foto inicial
Paso 3 : Propuesta de requisitos
Paso 3: Que necesitamos? Propuesta de requisitos. Me estoy refiriendo a los requisitos a alto nivel. Una iden2ficación de requisitos, cuando más informal mejor. Toda idea es válida en este paso. Una especie de carta a los “reyes magos”, inicial. Cuando más amplia sea mejor. Herramientas más serias, como el “A3 thinking” yo lo dejaría para pasos más avanzados. Esto no significa que todo requisito, que se proponga en este paso, estará dentro del alcance del proyecto, ya que todavía no hemos filtrado (paso 3, que podemos hacer). Una descripción narra>va del producto o servicio que nos gustaría.
Nota: Se recomienda pensarla y escribirla con mentalidad de niños: cariño, ilusión y fe. Si la firmamos, mucho mejor, no vaya a ser que los regalos no vayan a su des>no final. Y muy, muy importante, recordar quienes son los reyes …
Como posibles herramientas de trabajo podremos u>lizar dis>ntas técnicas:
ü Talleres facilitadores: Sesiones focalizadas que reúnen a par>cipantes claves para iden>ficar y definir requisitos. Ayudan a definir rápidamente los requisitos mul>disciplinares y conciliar diferencias. Son sesiones interac>vas que bien dirigidas desarrollan la confianza, fomentan las relaciones y mejoran las comunicaciones entre los par>cipantes y conllevan a un mayor consenso. Esta técnica ayuda a iden>ficar y resolver problemas rápidamente.
ü Tormenta de ideas: Técnica u>lizada para generar y recopilar múl>ples ideas relacionadas. Esta técnica no incluye votaciones o priorizar las ideas, pero a menudo se incluyen otras técnicas grupales de crea>vidad que si lo hacen
ü Técnicas de grupo nominal: suele complementar a la tormenta de ideas mediante un proceso de votación para jerarquizar las ideas más ú>les o para asignarles prioridades.
ü Mapa conceptual/mental: Es una técnica en la cual las ideas que surgen durante las sesiones de tormentas de ideas individuales se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias , y generar nuevas ideas
ü Diagramas de afinidad : es una técnica que permite clasificar un gran número de ideas en grupos para su revisión y análisis
ü Análisis de decisiones con múl2ples criterios: Es una técnica que u>liza una matriz de decisiones para establecer criterios, tales como niveles de riesgos, incer>dumbre y valoración. Esta nos permite evaluar y clasificar muchas ideas.
ü Otras muchas: Cues>onarios y encuestas, proto>pos, estudios compara>vos,
Paso 3 : Propuesta de requisitos
Paso 2 : Foto inicial
Cualquiera de las herramientas o técnicas a u>lizar, siempre es muy bien complementada con el uso diver>do de la “ Seis sombreros para pensar”
Seis sombreros para pensar. Edward De Bono
Paso 4 : Alcance Inicial
Paso 4: Que podemos llegar a tener? Aprobación de lo que vamos a implantar. En este paso ya nos toca decidir cual va a ser el alcance inicial del proyecto. De todo lo propuesto y analizado en el paso 3, nos toca decidir que podemos llegar a tener al final del proyecto. Es momento de filtrar y bajar a la realidad. Lo principal va a ser la aprobación del alcance inicial. Aquí, vuelvo a ser muy PM, y sin tener en cuanta la metodología a seguir, yo reconozco que soy una enamorada del Acta de Cons2tución, documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto.
“El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto” PMBOK ®
Consultora Artesana. Ges2ón de Proyectos
[email protected] www.arandaconsultora.net 608 098 098