identificación de un problema
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Identificación de un Problema
La identificación y argumentación de la oportunidad o del problema cuya solución requiere de la elaboración de un
proyecto, se realiza en el proceso de conformación del plan estratégico y su fuente son los resultados a que se llegó en el
análisis estratégico.
La tarea de identificar de forma objetiva los problemas a resolver a través de un proyecto es generalmente mucho más compleja de lo que pudiera parecer ya que encierra una fuerte carga de subjetividad de cada uno de los actores y participantes en el
proyecto, lo que conduce a cometer muchos errores.
La identificación de un problema lleva implícito un profundo y rigurosos análisis dirigido a:
1. Identificar y analizar los aspectos involucrados a saber:
Qué elementos intervienen.Qué parámetros los caracterizan.Qué hechos y circunstancias rodean el problema.
2. Estudiar las interrelaciones entre ellos para ayudar en la determinación de las relaciones de causalidad que permiten explicar en esencia el problema.
La bondad de las metodologías para la identificación de problemas con base en la Matriz de Vester y la construcción del árbol de problemas, radica en aportar los elementos suficientes para establecer relaciones de causa-efecto entre los factores y problemas bajo análisis y llegar a la detección de problemas críticos y de sus respectivas consecuencias.
El desarrollo final del árbol de objetivos y del árbol de alternativas, facilita al administrador de proyectos y a los grupos de trabajo una visión clara de manejo administrativo y una obvia reducción del riesgo en los procesos de toma de decisiones y de asignación de recursos en el desarrollo de cualquier proyecto.
Para el proceso de identificación del problema se han desarrollado diversas técnicas, tales como:
La espina de pescado desarrollada por Ishikawa.El método de planificación ZOPP.Árbol de problemas.Cuadro diagnostico.Matriz de Vester.Diagnostico rápidoOtros
Ésta técnica nos permite analizar problemas y ver las relaciones entre causas y efectos que existen para que el problema analizado ocurra.
Espina de Pescado
Se usa para:
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones.
Analizar procesos en búsqueda de mejoras.Conduce a modificar procedimientos , métodos, costumbres,
actitudes o hábitos, con soluciones – muchas veces – sencillas y baratas.
Educa sobre la comprensión de un problema.Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la
empresa sobre un determinado problema.Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final,
sino durante cada etapa del proceso.
El método de planificación ZOPP
Z O P P "Ziel Orientierte Projekt Planung" Planificación de Proyectos orientada a Objetivos
Con la aplicación de ZOPP se puede:
Lograr una definición realista y clara de los Objetivos en una perspectiva a mediano y largo plazo. Mejorar la comunicación y cooperación entre los participantes a través de la planificación conjunta; utilizando documentos precisos y definiciones claras. Definir las áreas de trabajo como base del Plan Operativo Establecer la base para el Monitoreo y la Evaluación del Proyecto.
Aplicación de ZOOPZOPP es uno de varios métodos de planificación ZOPP ofrece un procedimiento flexible ZOPP sólo puede ser tan eficiente como el grupo que aplica el
método ZOPP facilita lograr un consenso de opiniones en el proceso de
la planificación ZOPP requiere una aplicación realista
CARACTERISTICAS DE ZOPP
Procedimiento de planificación por pasos sucesivos Visualización y documentación permanente de los pasos Enfoque de trabajar en equipo
Árbol de problemas El análisis del árbol de problemas, llamado también análisis
situacional o simplemente análisis de problemas, ayuda a encontrar soluciones a través del mapeo del problema. Identifica en la
vertiente superior, las causas o determinantes y el la vertiente inferior las consecuencias o efectos.
Este método tiene las siguientes ventajas:
Está relacionado e identifica problemas reales y presentes más que problemas aparentes, futuros o pasados;El problema se puede desglosar en proporciones más manejables y definibles. Esto permite, priorizar más claramente en relación a que problema o tema es más importante y esto a su vez, permite enfocar los objetivos haciendo más efectiva su influencia;
PropósitoContar con una herramienta visual multipropósito para identificar y priorizar problemas, objetivos o decisiones. El problema principal es representado como el tronco de un árbol y los factores relevantes, influencias y resultados se reflejan como raíces y ramas.Un árbol de decisiones puede usarse para ilustrar los costos y beneficios asociados con decisiones;Un árbol de problemas ilustra las variables dependientes e independientes que afectan un problema en particular y es muy útil para entender las causas subyacentes de problemas complejos.Un árbol de objetivos puede ser usado para discernir necesidades prioritarias. Los árboles de problemas y objetivos – por lo general- se elaboran en tándem.
Matriz de Vester
La herramienta que facilita la identificación y la determinación de las causas y consecuencias en una situación problemática es la "Matriz de Vester". Técnica que fue desarrollada por el alemán Frederic Vester y aplicada con éxito en diversos campos.
En términos generales una matriz es un arreglo de filas (o hileras) y columnas, que por convención toma a las primeras, a nivel horizontal y las segundas, lógicamente a nivel vertical. En la matriz se ubican los problemas detectados tanto por filas como por columnas en un mismo orden previamente identificado, quedando como se ilustra en la siguiente figura.
La ubicación espacial de los problemas en la figura correspondiente facilita la siguiente clasificación:
Cuadrante I (superior derecho) Problemas críticos.Cuadrante II (superior izquierdo) Problemas pasivos.Cuadrante III (inferior izquierdo) Problemas indiferentes.Cuadrante IV (inferior derecho) Problemas activos.
Interpretación de cada cuadrante.
