Ifin Sistemi Conservatore Accreditato AgID

Il 13 marzo 2015 Ifin Sistemi ha ottenuto il riconoscimento di Conservatore Accreditato figurando nell'elenco

ufficiale dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Ifin Sistemi si riconferma uno dei principali player nella ristretta

cerchia delle Software House, che operano nell’ambito della conservazione dei documenti informatici. Il tra-

guardo è arrivato dopo un lungo processo di valutazione dei requisiti di sicurezza e qualità di Legal Archive®,

il software di Ifin Sistemi conforme agli standard e alle specifiche tecniche delineati nel DPCM 3 dicembre

2013. AgID ha imposto una serie di caratteristiche molto stringenti relative a organizzazione, procedure e in-

frastruttura tecnologica per poter figurare nell’elenco dei Conservatori Accreditati: Ifin Sistemi ha soddisfatto

tutti i requisiti ottenendo la certificazione dell'alto livello di affidabilità e competenza dell'azienda e della sua

soluzione Legal Archive®.

“Essere un Conservatore Accreditato – spiega Roberto Reccanello, Presidente di Ifin Sistemi – è un riconosci-

mento importante, frutto di oltre 30 anni di esperienza nell’ambito della gestione documentale, un traguardo

che ci siamo impegnati a raggiungere per assicurare che il nostro software di conservazione, Legal Archive®,

già in uso presso molti partner D.S.O. (Document Selected Outsourcer), fosse rispondente a requisiti di sicurez-

za e affidabilità. Un altro aspetto che ci inorgoglisce è il fatto che nell’elenco

delle diciannove aziende accreditate figurano quattro società che utilizzano la

nostra procedura Legal Archive® e sono stati supportati dalla nostra divisione

C o n s u l t i n g n e l p e r c o r s o d i a c c r e d i t a m e n t o .

Ifin Sistemi crede fortemente nel suo

software per la conservazione digitale

Legal Archive®, proposto anche trami-

te i partner D.S.O., che da ora possono

portare ad aziende private e PA un

prodotto fornito di un prezioso

"bollino di qualità".

IfinConsulting News

APRILE 2015

EVENTI

SOMMARIO

Ifin Sistemi Conservatore

Accreditato AgID ................ 1

Fatturazione Elettronica

verso la PA: rivoluzione

digitale in atto ..................... 2

U n S i s t e m a d i

Conservazione Elettronico:

diventare Conservatori

Accreditati ............................. 3

Milano, 16 Aprile

Bologna, 22 Aprile

Con il patrocinio di ANDAF

“Nuove Prospettive per la

Fatturazione Elettronica e la

Digitalizzazione dei Processi”

IfinConsulting News

Fatturazione Eletttronica verso la PA: rivoluzione digitale in atto

Dal 31 marzo scorso si è conclusa la “rivoluzione” riguardo la fatturazione elettronica iniziata con la finanziaria del

2008, che ha stabilito per i fornitori delle PA l’obbligo della trasmissione delle fatture elettroniche attraverso il

Sistema di Interscambio (SdI). Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto del Mini-

stero dell’Economia e delle Finanze (DMEF) del 3 aprile 2013, n. 55.

Il DMEF 55/2013 ha spiegato nel dettaglio il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elet-

tronica e ha fatto intendere come l’introduzione del SdI risulti fondamentale nel processo di fatturazione poiché

consente di effettuare controlli preliminari sulla corretta compilazione delle fatture, che saranno presentate obbli-

gatoriamente in formato xml e firmate elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata.

Per far sì che ci sia comunicazione con lo SdI, le PA registrano i propri uffici presso l’indice delle pubbliche ammi-

nistrazioni (IPA); questo significa che ad ogni ufficio con potere di spesa di una PA è assegnato un codice univoco

che va comunicato dalla PA al fornitore, il quale lo indicherà in seguito all’interno della fattura inviata alla PA.

Con queste normative e soprattutto con il decreto legge 66 di aprile 2014, la fatturazione elettronica è divenuta

obbligatoria dal 6 giugno 2014 per le amministrazioni centrali, Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previ-

denza, e dal 31 marzo scorso per i restanti enti nazionali e le amministrazioni locali. Il decreto 66/2014 ha intro-

dotto anche altre novità importanti: all’articolo 25 c. 2 obbliga ad inserire nelle fatture elettroniche emesse verso

la PA il Codice identificativo di gara (CIG) o il Codice unico di Progetto (CUP) e specifica che le PA non possono

procedere al pagamento in assenza di questi due dati; inoltre all’articolo 42 obbliga le PA a tenere un registro

unico dove entro dieci giorni dal ricevimento sono annotate le fatture; il registro costituisce parte integrante del

sistema informativo contabile ed è un obbligo poiché diventa un unico punto di raccolta di tutte le fatture.

Nel 2014 sono state date ulteriori precisazioni dal DMEF del 17 giugno 2014 riguardo alcuni punti tra cui:

la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, ora da effettuarsi entro tre mesi dalla sca-

denza per la presentazione della dichiarazione dei redditi con l’apposizione sul pacchetto di archiviazione

di un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale); va considerato che, anche se non è citata

nel Decreto del 17 giugno 2014, la firma del Responsabile della conservazione è prevista dalle regole tecni-

che del DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi dell’art. 71 del CAD e di conseguenza è obbligatorio eseguirla co-

munque;

la comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio, che ora non è più necessaria poiché

basterà avvisare nella dichiarazione dei redditi che si è adottata la conservazione elettronica dei documenti

rilevanti ai fini tributari;

il pagamento dell’imposta di bollo sui documen-

ti informatici fiscalmente rilevanti, che avviene

attraverso versamento, in un’unica soluzione,

entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio;

l’apposizione della firma digitale da adottare

anche per la produzione di copie informatiche e

delle copie per immagine.

Il 9 marzo scorso è uscita un’ultima circolare interpre-

tativa (la n. 1/2015) del Mef, che estende l’obbligo di fatturazione elettronica ad ogni singola PA presente sul ter-

ritorio nazionale. In questo modo sia le PA sia i fornitori potranno avere un monitoraggio tempestivo delle spese.

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IfinConsulting News

Un Sistema di Conservazione Elettronico: diventare Conservatori

Accreditati

Con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) operative dall’11 aprile del 2014,

con termine di adeguamento all’11 aprile del 2017; un sistema di conservazione elettronico, dovrà essere rispon-

dente a tutti quei requisiti imposti dalla norma, dagli standard nazionali a quelli internazionali. In più l’Agenzia per

l’Italia digitale ha costituito l’albo dei conservatori accreditati che, in questo modo potrà vigilare sull’affidabilità

e sull’integrità degli archivi digitali. Infatti ,un sistema di conservazione, non è solo un software, ma un processo in

cui si concentrano competenze e conoscenze, dall’archivistica tradizionale all’archivistica informatica,

all’osservanza di regole di sicurezza. Per diventare conservatore accreditato è necessario essere in possesso alcuni

di questi requisiti:

Tecnico-organizzativi, acquisizione, trasformazione ed esibizione di pacchetti informativi secondo gli standard

internazionali (Eac, Ead per gli aspetti descrittivi) Mets per l’impacchettamento, Premis per gli aspetti specifici

della conservazione, Dublin core per i dati identificativi del pacchetto informativo;

Conoscenze archivistiche, condividere con il soggetto produttore (amministrazione pubblica) il piano di

classificazione e il piano di conservazione e questo, per quanto riguarda il periodo di conservazione dei

documenti, la selezione e lo scarto dei documenti o delle unità archivistiche. Agid ha elencato i profili ri-

chiesti per espletare il servizio di conservazione, profili giuridici, archivistici e tecnologici;

Tracciabilità del dato;

Sicurezza degli oggetti digitali conservati;

Reperibilità e possibilità per l’archivista di poter “navigare con la bussola” senza ostacoli all’interno

dell’archivio;

Leggibilità nel tempo degli archivi digitali;

Aggiornamento delle informazioni sulla rappresentazione da parte del responsabile del servizio;

Interoperabilità con altri sistemi.

Il responsabile del servizio di conservazione , ovvero il

responsabile del processo di conservazione, deve crea-

re un “ufficio del responsabile” ciascuno con conoscen-

ze e competenze diverse, ma tutti coinvolti nella realiz-

zazione dell’archivio digitale che dovrà essere in grado

di conservare anche documento a tempo illimitato. Se

per le amministrazioni pubbliche è un obbligo di legge

rivolgersi a conservatori accreditati, per le aziende pri-

vate, anche se non lo sono, hanno tutto l’interesse a

rivolgersi ad un conservatore certificato.

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I SERVIZI DI IFINCONSULTING

Consulenza

Consulenza normativa

Consulenza archivistica e archivistico-informatica

Redazione di documenti (atti di nomina del responsabile della conservazione e del

responsabile del trattamento dei dati personali) di pareri e di contratti

Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit)

Supporto per il conseguimento dell’accreditamento presso AgID

Formazione

Corsi sulla dematerializzazione (ambito privato, pubblico e settore clinico)

Corsi di formazione del responsabile della conservazione sostitutiva

Corsi di aggiornamento normativo

IFIN SISTEMI srl a socio

unico

PADOVA . MILANO . ROMA

PD. Via G. Medici 9/A 35138

Tel. 049.5001500

Fax 049.5001692

www.ifin.it

www.conservazionesostitutiva.it

www.fattura-elettronica.it

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