فرایند نویسی

:تھیھ وتنظیمرئیس اموراداري دانشكده بھداشت–فریده جباري

فرآیندü گروهی از وظیفه هاي هم پیوند است که با

.همدیگر نتیجه اي را ایجاد می کنند

فرآیند مجموعه اي مشخص و مرتب شده از فعالیتهاي کاري •در یک محدوده زمـانی و مکانی معین است کـه شروع و

مشخص شده است و با تعریف روشنی از ورودیها و خاتمه آن.ساختاري براي عملکرد ارائه می دهد خروجیها،

رویکرد و زاویه اي که آدمی از روزنه و یا از طریق آن ، به تحلیل پدیده هاي پیرامون خود پرداخته و ارتباطات

. بین خود و آنها را تعیین و برقرار می سازد

را ) ورودیها ( مجموعه فعالیتهایی است که داده ها -1 . تبدیل می کند ) خروجیها ( به ستانده ها

یک فعالیـت که با استفاده از منابـع و بصـورت -2هدایت شده در جهت کسب توانایی براي تبدیل داده ها به ستانده ها عمل می کند را می توان .به عنوان یک فرایند در نظر گرفت

م و واژگانیمفاهندیعنوان فرآ

.م يشناس يند را با آن مياست که فرآ ينام) يديد اقالم توليخر/ ديمحصول جد يطراح(رنده مفهوم باشد يساده و در بر گ: ه يتوص

ندیهدف فرآب يند تعقيفرآ ياست که از اجرا يان کننده مقصود و هدفيب.م يکن يم

) يديتول ياز واحدهاين اقالم مورد نيتام( ا و شفاف باشد يگو: ه يتوص

(Process Title)

(Process Purpose)

ندیدامنه فرآند از کجا شروع و به کجا ختم ینکه فرآیق ایمشخص کننده دق

. شود یز را شامل نمیشود و چه چ یشود، شامل چه م یم)شده در انبار يداریدمان اقالم خریاز ورود درخواست کاال به تدارکات تاچ(ا و شفاف باشد یگو: ه یتوص

(Process Scope)

ندیفرآ يدرونداد هاشوند قابل لمس يل ميتبد يند به خروجيکه در فرآ ييزهايآن چ

(tangible) رقابل لمس باشند يا غي.زات ، اطالعاتيمواد ، تجه: مثال

(Process Inputs)

م و واژگانیمفاه

ندیفرآ يبرونداد هان شده ييش تعياز پ يد با خواسته هايکه با يا محصوليخدمت

ر قابل لمس يا غيتوانند قابل لمس يم. مطابقت داشته باشد .باشند

جاد شده ، سوابقيا يد شده ، داده هايقطعه تول: مثال

يل ميند ، تحمياست که بر فرآ ينظارت و کنترل ندیکنترل فرآ .باشد يا خارجي يتواند داخليم. شود

يداخل يها يزيسازمان ، مم يداخل ي، قانون ، روشها يمشتر: مثال

(Process Outputs)

م و واژگانیمفاه

)Process Effectiveness( اثربخشي فرآيندتوانايي فرآيند در حاصل نمودن نتايج طرح ريزي شده و

.معين

) process Indicator( شاخص هاي فرآيندارزشي كه مي تواند براي تشخيص اثربخشي فرآيند به كار

.برده شود .معيار يك اندازه است . معيار با شاخص متفاوت است : توجه

واژگانم و يمفاه

به كنند، مي استفاده ها خروجي به ها ورودي تبديل براي منابعي از كه فعاليتي هر قالب در را منابع و فعاليتها بايد سازمانها .گردد مي محسوب فرايند يك عنوان

.كنند مديريت هم به مرتبط فرايندهاي ويژه به و سازمان يك در موجود فرايندهاي نظامند مديريت و شناسايي عمل به

.گويند فرايندي نگرش فرايندهايي چنين ميان تعامالت

نگرش فرایند و فرايندي

ورودي تامين نيازمندي ها ارزيابي دوره

نگهداري تجهيزاتصدور گواهي

آموزش

خروجي

:یندي یعنی آنگرش فر

توجه به پدیده هاي اطراف و پیرامون و نگاه به آنها درهـایی که داده ها را قالـب شنـاسایی مجمـوعـه فعالیت

این رویکـرد هم در پی. تبـدیل به ستانده ها می نماید ینـدهاي فرعی وآتبیین ارتباطات داخلی مـوجود بین فر

.ینـدهاي اصلی است آهم تعییـن ارتبـاطات بیـن فر

نگرش فرآیندي

هر فعالیتی که منابعی را به خدمت گرفته و آنرا در جهت تبدیل ورودي به خروجی مدیریت شودنماید ، بعنوان فرآیند در نظر گرفته می

:در نگرش فرآیندي موارد ذیل شدیداً توصیه می گردد شناسایی فرآیندهاي موجود در سیستم =درك ارتباط و تاثیرات میان این فرآیندها =مستندسازي فرآیندها=فرآیندها / کنترل موثر عملکردها =

براي کارکرد موثر یک سازمان ، شناسایی و -1 .ادارة فعالیتهاي به هم وابسته ضروري است

نگرش فرایندي ، به سازمان امکان می دهد تا روي ارتباط -2بیـن تک تک فرایندهاي موجود در مجموعه اي از فرایندها و نیـز

. ترکیب و تعامل آنها ، کنترل مستمر داشته باشد

مزایاي نگرش فرایندي

موارد مهم در نگرش فرایندي سیستم مدیریت کیفیت

درك و تامین نیازمندیها

شناسایی و تشریح فرایندها در قالب واژه هاي ارزش افزوده

تعیین نتایج عملکرد فرایند و اثربخشی آن

بهبود مستمر فرایندها بر اساس اندازه گیریهاي عینی

تمركز بر سازمان تمركز بر فـرآيندüكاركنان منشا مشكالت هستندüاندازه گيري عملكرد كاركنانüتغيير كاركنانüتوان يك فرد بهتر هميشه مي

يافتüافزايش انگيزه كاركنانüكنترل كردن كاركنان

اصالح كردن خطاها

üفرآيند منشا مشكل استüاندازه گيري عملكرد فرآيندüتغيير فرآيندüتوان فرآيند را بهبود هميشه ميدادüاز بين بردن موانعüتوسعه افراد

كاهش انحرافات

نگرش سازمان گرا# نگرش فرآيند گرا

فلو چارت یا نقشھ فرایند •

نگارش انشائی •

نحوه ثبت فرایند

تعریف الگوریتم

ھر دستورالعملی کھ مراحل انجام کاری را با زبانی دقیق و با جزئیات کافی بیان نماید بطوریکھ ترتیب مراحل و

مشخص شده باشد را “ شرط خاتمھ عملیات در آن کامال. الگوریتم گویند

ادامھ تعریف الگوریتم

به همان صورتیکه مورد “ آن است که الگوریتم دقیقا: زبان دقیقمنظور از .نظر نویسنده است اجرا گردد

، آن است که در طول اجراي الگوریتم عملیات جزئیات کافیمنظور از .ناشناخته پیش نیامده و باعث انحراف از مسیر و هدف اصلی نگردد

، آن است که مراحل اجراي الگوریتم قدم به قدم و با ترتیب مراحلمنظور از .رعایت تقدم و تأ خر مشخص شده باشد

، پایان پذیر بودن الگوریتم می باشد و بهر حال الگوریتم باید در شرط خاتمهمنظور از .زمانی دلخواه و تحت شرایط یا شرایط داده شده خاتمه پذیرد

)نمودار جریان)(Flowchart(فلوچارت -

تعداد و هستند ساده که الگوریتم هایی براي جمالت از استفاده ;.است کارآمد و مناسب است، کم دستورالعمل هایشان

شکل، با آن دستورالعمل هاي کردن دنبال و الگوریتم یک درك معموالً ; با را الگوریتم لذا .می باشد متن بصورت آن نوشتن از راحت تر

.می دهند نمایش فلوچارت

الگوریتم تصویريبیان ;

فلوچارتبیان تصویري الگوریتم

مراحل انجام کار با اشکال هندسی نشان داده می .شوند

مراحل انجام کار توسط خطوط به هم وصل می .گردند

چه زمانی به فلوچارت نیاز داریم. براي توسعه درك از چگونگی فرآیند انجام شده است•

. براي مطالعه یک فرآیند براي بهبود است •

براي کمک کردن به دیگران که یک فرآیند چگونه انجام می گیرد؟ •

براي بیان ارتباط بهتر بین افراد درگیر با فرایند •

هنگام برنامه ریزي در مورد پروژه•

مراحل تھیھ الگوریتم

:اي تهیه یک الگوریتم خوب و کارآمد باید مراحل خاصی اجرا شوندبرباید مسئله را تجزیه و تحلیل کرده تا : تعریف دقیق مسئله -1

.کوچکترین ابهامی در فهم آن وجود نداشته باشدمورد نیاز) متغییرهاي(تعیین عوامل اصلی -2)داده ها و اطالعات: (تعیین ورودي و خروجی مسئله -3بررسی راه حل هاي مختلف مسئله -4انتخاب یک راه حل مناسب -5اشکال زدایی -6

:اجزاء سيستم به شرح زير مي باشد Inputsوروديها ١.

Out puts خروجيها٢.

Processفرآيند ٣. Feedbackبازخورد ۴. Environmentمحيط ۵.

فرآیند

محيط

وروديهاخروجيها

باز خورد

(SYSTEM): سیستم

برونداد ها درونداد ها

فرآیند

۱ ۲ ۴۳ ۳ ۱

تصوير فرآيند

ü؟یند چیست آهدف فرüمحصوالت /محصوالت(یند چیست؟آخروجیهاي فر

)ناخواستهüالزامات این مشتري ها و یند کدامندآمشتري هاي فر

چیست؟

پرسش ها

ü یند چیست ؟ آفر) دامنه کاربرد(حدود و ثغورü یند چگونه است؟آی فرکلجریان و گردشüیند درگیر می شوند؟آچه واحدهایی از سازمان در این فرüاطالعات/مستندات/منابع( یندچیست؟آورودیهاي فر(

پرسش ها

üیند جهت اطمینان ازآشاخص هاي پایش فر:ü اجراü اثربخشیüبهبود مداومüروش هاي پایش و تجزیه و تحلیل کدامند؟

پرسش ها

روش تهیه فرایند چه موضوعی را .( تصمیم در مورد اینکه چه می خواهیم بنویسیم -1

می خواهیم در )قالب فرایند بنویسیم

از کجا و چگونه شروع می شود و چگونه و ( تعیین مرز فرایند -2چه زمانی پایان می

)یابد .هر آنچه که به ذهن می رسد را در جایی ثبت کنید -3

.فعالیت ها را در توالی منطقی ترتیب دهید -4

پس از نوشتن تمام مراحل فرایند از صحت آنها و اینکه قسمتی -5از قلم نیفتاده مطمئن شوید

. فرایند را به فرد صاحب نظر جهت تایید آن اعالم کنید -6

انواع فرایندها:فرایندها به چهار دسته اصلی ذیل تقسیم می شوند

n فرایندهاي هسته ايn اصلیفرایندهايn فرایندهاي پشتیبانیn فرایندهاي مدیریتی

فرایندهاي هسته اي این دسته از فرایندها هدف اصلی از تشکیل سازمان می باشند، به

عبارت دیگر این فرایندها مرتبط با محصوالت تولیدي یا خدمات .ارائه شده توسط سازمان هستند

یک سازمان به تعداد محصوالت یا خدمات ارائه شده به مشتریانش، .فرایند هسته اي دارد

سازمان

فرایند ھستھ اي مشتري

فرایندهاي اصلی این دسته از فرایندها باعث تحقق فرایند هسته اي می شوند به

طوریکه اگر این فرایندها وجود نداشته باشند فرایند هسته اي محقق .نمی گردد

سازمان

فرایند ھستھ اي مشتريفرایندهاي اصلی

فرایندهاي پشتیبانی

. این فرایندها باعث اجراي اثربخش فرایندهاي اصلی می گردند

سازمان

فرایند هسته اي مشتري

فرایندهاي اصلی

فرایندهاي پشتیبانی

فرایندهاي مدیریتی مجموعه فرایندهایی را گویند که در حیطه وظایف مدیریت ارشد

.باشدسازمان می

سازمان

فرایند هسته اي مشتري

فرایندهاي اصلی

فرایندهاي پشتیبانی

فرایند مدیریتی

مدیریت فرایندبر اساس تعریف دمینگ مدیریت بر فرایند شامل چهار بخش ذیل

:می باشدPLANطرحریزي -1DOاجراي برنامه -2CHECKبررسی و کنترل -3ACTIONاقدامات -4

چهار مرحله فوق تحت عنوان چرخه دمینگ مطابق شکل روبرو .معروف شد

ACTION

CHECK DO

PLAN

شروع

اقدام/ فعالیت

تصمیم گیری

ثبت

ادامھ

خاتمھ

نقشھ فرآیند

:شماره فرم:گريشماره بازن

شناسنامه فرآینددفتر فنی دانشگاه: سئول فرآیندم ساخت خانه بهداشتفـــرآیــنــد :نام فرآیند

افزایش سطح دسترسی مردم: هدف فرآیندورودي هاي فرآیند شرح فعالیت خروجی هاي فرآیند

نام ورودي نام خروجینیروي انسانی

خدمات پیمانکاريمدارك فنی/اطالعاتتجهیزات

امكان سنجي و انعقاد قراردادطراحي و تھیھ نقشھ ھا و مدارك فني

اجراي پروژهنظارت بر پروژه

آموزش نیروي انساني تامین و

پروژه اجرا شدهنقشه ها و مدارك فنی

خروجينتیجه (

)اولیهورودي ها

For Example خروجي )نتیجھ نھائی(

بازخورد اطالعات و نتایج

نمونه هایی از فرایندهاي بیمارستانی

بیان کمیت قالب در را کیفی خصوصیات که اصولی و مالکها از استفاده¨.گیرد می نام شاخــــص کند، می ارزشیابی و بررسی قابل را آنها و کرده

شاخصها معموالً از نظریه ها، نگرشها و یا موقعیتها سرچشمه می گیرند و ¨مانند عالئمی که مسیر را مشخص می کند، می توانند مورد استفاده قرار

معموالً براي اطمینان از نتیجه گیریها و نشان دادن شرایط و اوضاع . گیرندبیش از یک شاخص را مورد استفاده قرار می دهند تا احتمال بروز خطاها

.برسانند را به حداقل

:براساس شاخصها می توان به تشریح وضعیت سازمانها از لحاظ برنامه ریزي و

یا انجام تحقیقات علمی پرداخت و در روند تغییرات، آنها را بررسی کرد؛

شاخصها معیار مناسبی براي ارزشیابی شمرده می شوند؛

شاخصها براي پیش بینی روند کارها مورد استفاده قرار می گیرند

بھبود فرایندنوع شاخص برای فعالیتھای بھبود فرایند ٣معموال ¨

:مفیداستمتداول ترین آن رضایتمندی مشتریان : شاخصھای پیامد ١.

.استشاخصھای برونداد٢.شاخصھای فرایند٣.