Informe de labores Programa Gobierno Digital

Elaborado por Mag. Lidiette Parra Carrillo

03 de febrero, 2014

Información  General  

Dependencia:  Programa  Simplificación  de  Procesos  y  Gobierno  Digital  Responsable:  Lidiette  Parra  Carrillo  Periodo  de  gestión:  2014    Objetivo  general  de   la  dependencia:  Coordinar,  desarrollar  y  dirigir  acciones  y  proyectos  en  materia  de  Gobierno  Digital,  enfocados  a   la   simplificación  y  mejora  de   los   trámites  y  servicios,  utilizando  las  Tecnologías  de  la  Información  y  la  Comunicación.      

Introducción La   Universidad   Estatal   a   Distancia   (UNED)   como   parte   de   la   Política   de   Gobierno   sobre  Simplificación   de   Trámites   y   Gobierno   Digital,   y   en   respuesta   a   la   Ley   de   Protección   al  Ciudadano   del   Exceso   de   Requisitos   y   Trámites   Administrativos,   Ley   No.   8220,   Ley   de  Promoción  de  la  Competencia  y  Defensa  Efectiva  del  Consumidor,  Ley  No.  7472  y  la  Ley  de  Control   Interno,   Ley   No.8292;   a   partir   del   2007   asumió   el   reto   de   implementar   el  Programa  de  Gobierno  Digital  dentro  de  la  Universidad.    Este  es  un  Programa,  que  no  solo  responde  a  la  política  de  Gobierno  Digital  planteada  por  el  Gobierno  Central;  sino  que  también  responde  a  la  estrategia  de  desarrollo  propia  de  la  UNED   y   a   sus   lineamientos   de   política   institucional;   que   tienen   que   ver   con   generar   y  consolidar   un   sistema   de   información   institucional   que   contribuya   al   mejoramiento  continuo  de  la  calidad  de  los  servicios  y  a  la  toma  de  decisiones  estratégicas  y  operativas,  a  mejorar  la  comunicación  educativa  entre  institución  y  los  estudiantes  por  los  diferentes  medios  y  recursos,  al  generar  dinámicas  de  trabajo  tanto  individuales  como  colaborativas,  que  se  enfoca  en  reafirmar  el  compromiso  de  la  universidad  con  la  excelencia  académica  en   todos   los   servicios  que  ofrece  a   la   sociedad,   con  evaluar   la   calidad  de   los  principales  servicios  académicos  de  la  universidad.  

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Lo  que  significa  un  cambio  de  cultura  organizacional,  desde  la  perspectiva  de  la  revisión,  evaluación,  análisis,  mejora  y  cambio  en   los  procesos  e   incorporación  de   las  Tecnologías  de  la  Información  y  la  Comunicación.    Las  actuales  demandas  a  nivel  mundial  y  nacional  de  reducir  los  tiempos  de  respuesta  y  de  minimizar   los   costos  utilizando   las   Tecnologías  de   Información   y  de  Comunicación   (TIC),  nos   exigen   adentrarnos   en   una   cultura   de   cambio   y   de   mejoramiento   continuo   para  brindar  mejores  servicios.  Se  busca  beneficiar  a  los  estudiantes,  quienes  podrán  hacer  uso  de   los  servicios  administrativos  y  académicos  de  manera  más  oportuna  y  eficiente,  a   los  colaboradores  de  la  institución,  ya  que  se  contará  con  mayor  agilidad  y  planificación  en  los  procesos  y  al  público  en  general,  por  cuanto  se  le  brindarán  mejores  servicios.    Para   la   UNED   en   calidad   de   universidad   a   distancia,   es   importante   agilizar   y   hacer  más  accesibles  los  servicios  que  brinda  a  la  población  estudiantil  y  a  los  usuarios  en  general.    El   programa   trabaja   con   metodología   de   proyectos;   específicamente   se   enfoca   al  desarrollo   de   proyectos   de   Gobierno   Digital   (Proyectos   en   TIC),   tanto   de   vinculación  interna   como   externa   y   que   conllevan   a   mejorar   servicios,   a   la   innovación   y   al   uso  intensivo  de  las  Tecnologías  de  la  Información  y  la  Comunicación.    El  programa  está  adscrito  a  la  Rectoría  y  vinculado  con  la  Secretaría  Técnica  de  Gobierno  Digital  de  Costa  Rica.      

A. Logros  concretos  alcanzados  durante  el  año    1. Proyecto  Marco  Normativo  para  el   Sitio  web  de   la  UNED  basado  

en  servicios    

Se  elaboró  el  marco  normativo  para  la  sostenibilidad  del  sitio  web  institucional  de  la  UNED:    

• Política  para  un  Campus  Digital    • Directrices   para   el   desarrollo   e   implementación   de   sitios   web   de   la  

Universidad  Estatal  a  Distancia,  Costa  Rica.  • Funciones  de  las  personas  encargadas  de  dar  mantenimiento  a  un  sitio  

web,  de  la  Universidad  Estatal  a  Distancia  de  Costa  Rica.  • Manual  de  estándares  de  desarrollo  web-­‐  Sitio  web  institucional  • Netiquetas   para   uso   de   Redes   Sociales   de   la   Universidad   Estatal   a  

Distancia  de  Costa  Rica.    • Establecimiento   de   reglas   básicas   para   usuarios   de   perfiles   de   Redes  

Sociales  de  la  Universidad  Estatal  a  Distancia.  

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Equipo  de  Trabajo  

Katya  Calderón  Herrera  Lidiette  Parra  Carrillo    Katya  Torres  Chinchilla  Paola  Arias  Ching  Luis  Fdo.  Barboza  Blanco    Laura  Rebeca  Ruíz  Fuentes  Ingrid  Chaves  Mata  Jennifer  Guzmán  Sandí  Andrés  Segura  Castillo  

María  Gabriela  Ortega  Morgan  Oscar  Alvarado  Rodriguez  Francisco  Durán  Montoya  Andrés  Zeledón  Víquez  Eduardo  Cordero  Cantillo  Grettel  Quirós  Quesada  Israel  Azofeifa  Retana  Yorleny  Fonseca  Marín  

 

2. Blogs  Centros  Universitarios     Se  concluyó  el  trabajo  de  restructuración  y  estandarización  de  los  Blogs  de  los  Centros  Universitarios.  

Este   trabajo   fue   realizado   por   la   Dirección   de   Tecnología   en   conjunto   con   el  Programa   de   Gobierno   Digital,   la   Dirección   de   Centros   Universitarios   y   los  Encargados  (as)  de  los  Blogs  en  cada  uno  de  estos  Centros.    

Blog del Centro Universitario de Alajuela

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3. Proyecto  mejora  del  Sistema  de  notas  parciales  

Se   realizó   la  migración   del   sistema   de   notas   parciales   a   una   plataforma  más  moderna  (.NET)  con  el  objetivo  de  facilitar  el  servicio  de  inclusión  por  parte  los  Encargados  de  Cátedra;  así   como   la   consulta  por  parte  de   los  Estudiantes.  Se  incluyó  el  modelo  de  evaluación  “multimodelo”,  dado   las  nuevas  necesidades  de  la  Academia.    Se  desarrolló  una  interface  para  que  los  Tutores  (as),  puedan  digitar   la  nota  a  través  de  la  página  web.  

 Equipo  de  Trabajo    

Katya  Calderón  Herrera  Alvaro  García  Otárola    Edwin  Matarrita  Peña    

Lidiette  Parra  Carrillo    Randall  Gutiérrez  López  Alejandro  Olivares  Salazar    

 

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4. Proyecto  Solicitud  y  pago  en  línea  de  prueba  escrita  de  reposición      

Se  puso  a  disposición  de  los  Estudiantes  el  servicio  de  solicitud  y  pago  en  línea  de  prueba  escrita,  con  el  objetivo  de  facilitar  a  los  estudiantes  la  realización  de  este   trámite;   así   como   minimizar   los   costos   operativos   en   el   Centro   de  Operaciones   Académicas   y   en   los   Centros   Universitarios.   Este   servicio   se  encuentra  disponible  en  el  Entorno  de  Estudiantes.    

Equipo  de  Trabajo  

Katya  Calderón  Herrera  Alvaro  García  Otárola    Edwin  Matarrita  Peña    Lidiette  Parra  Carrillo    

Magaly  Moya  Lacayo    Milena  Bejarano  Jimenez    Maria  Luisa  Molina  Mendez    Jairo  Matamoros  Segura    

 

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 5. Proyecto  Solicitud  en  línea,  de  traslado  de  prueba  escrita    

Se   puso   a   disposición   de   los   Estudiantes   el   servicio   de   solicitud   en   línea   de  traslado   de   prueba   escrita,   con   el   objetivo   de   facilitar   a   los   estudiantes   la  realización   de   este   trámite;   así   como   minimizar   los   costos   operativos   en   el  Centro   de   Operaciones   Académicas   y   en   los   Centros   Universitarios.   Este  servicio  se  encuentra  disponible  en  el  Entorno  de  Estudiantes.    

Equipo  de  Trabajo    

Katya  Calderón  Herrera  Edwin  Matarrita    Peña  Alvaro  García  Otárola  Lidiette  Parra  Carrillo    Roger  Jiménez  Morales  

Magaly  Moya  Lacayo    Milena  Bejarano  Jimenez    Maria  Luisa  Molina  Mendez    Sergio  Calvo  Mata    

 

 

 

 

 

         

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6. Proyecto   Sistema   de   Administración   de   Planes   de   Estudio   y  Sistema  de  Admisión  y  Empadronamiento    

Se   ingresaron   todos   los   planes   de   Estudio   al   Sistema   de   Administración   de  Planes   de   Estudio;   este   insumo   es   importante   para   poder   ofrecer   a     los  Estudiantes  el  servicio  de  gestión  y  administración  de  su  plan  de  estudio  de  la  carrera  que  cursa  en  la  Universidad.  Se  desarrolló  una  aplicación  que  permite  a  los   Estudiantes   de   primer   ingreso   realizar   admisión   y   empadronamiento   a  través  del  Entorno  de  Estudiantes.      

 Equipo  de  Trabajo    

Katya  Calderón  Herrera  Lidiette  Parra  Carrillo  Luis  Fdo.  Barboza  Blanco  Randall  Gutiérrez  López    Luis  Gerardo  Gonzalez  Pérez  

Susana  Saborío  Alvarez  Cynthia  Fallas  Hernández    Tatyana  Bermúdez  Vargas    Jacqueline  Garita  Segura  

 

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7. Restructuración  del  Menú  del  Entorno  de  Estudiantes    

Se  realizó  una  restructuración  al  Entorno  de  Estudiantes,  de  forma  que  permita  cumplir  con  los  estándares  de  usabilidad;  así  como  incorporar  nuevos  trámites  y  servicios  para  los  estudiantes.      

Equipo  de  Trabajo    

Lidiette  Parra  Carrillo  Katya  Torres  Chinchilla  Randall  Gutiérrez  López    Luis  Gerardo  Gonzalez  Pérez    

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8. Proyecto  Sistema  de  Mensajería  de  texto  para  celular  (SCM)  

 Se   desarrolló   el   Sistema   de   Mensajería   de   Texto   para   celular,   facilitando   el  envío  de  mensajes  masivos  a  los  estudiantes,  dando  como  resultado  una  mejor  comunicación  y  servicio.    Se  logró  mejorar  los  tiempos  en  la  entrega  de  información  importante  para  los  Estudiantes  desde  la  academia.  

 Se  logró  reducir   los  tiempos  y  costos;  facilitando  la  comunicación  y   la  agilidad  en  la  entrega  de  la  comunicación  de  los  Centros  Universitarios  con  estudiantes.  

 

Equipo  de  Trabajo    

Katya  Calderón  Herrera    Luis  Fernando  Barboza  Blanco  Alvaro  García  Otarola  Edwin  Matarrita  Peña  

Lidiette  Parra  Carrillo  Randall  Gutiérrez  López  Fernando  Lara  Campos    Minor  Quesada  Grosso  

 

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9. Portal  de  Revistas  electrónicas  de  la  UNED    

Se  desarrolló   el   sitio  web   y   se  pasaron   todas   las   revistas  de   la  UNED  a     formato  digital,   de   forma   que   permita   a   la   Universidad   hacer   visible   el   trabajo   de  investigación  y  divulgación  científica.  

 

Equipo  de  Trabajo    

Lizette  Brenes  Bonilla  Andrés  Segura  Castillo    Lidiette  Parra    Carrillo    Katya  Torres  Chinchilla    Fiorella  Donato  Calderón    Ariana  Acón  Matamoros    Julián  Monge  Nájera    

Silvia  Méndez  Anchia    Manuel  Chacón  Ortiz    Milagro  Castro  Solano    Gioconda  Vargas  Morúa    Adrián  Ruiz  Rodríguez    Orlando  Amarís  Cervantes  

 

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10. Proyecto  Sistema  de  Gestión  y  Desarrollo  de  Personal  (SGDP)    Se   elaboró   el   Estudio   de   Factibilidad   del   Sistema   de   Gestión   y   Desarrollo   de  Personal.    Equipo  de  trabajo    Lidiette  Parra  Carrillo    Donaval  Neil  Thompson    Se   desarrolló   los   prototipos   para   la   implementación   de   los   servicios   en   línea  dirigido  a  Funcionarios  de:    

• Declaración  de  Jornada  en  línea    • Vacaciones  en  línea  para  todos  los  tipos  de  contratación    • Reclutamiento  en  línea    • Programación  del  proceso  de  incremento  de  Jornada  

Equipo  de  trabajo    

Ana  Cristina  Pereira  Gamboa       Liliana  Picado  Alvarado  Roger  Jiménez  Morales       Heiner  Guido  Cambronero  Lidiette  Parra  Carrillo           Hagel  Solis  Gardela  Donaval  Neil  Thompson         Johnny  Saborío  Alvarez      Rosa  María  Vindas  Chávez         Gonzálo  Rodríguez  Benavides  Ana  Lorena  Carvajal  Pérez        Evelyn  Charpentier  Mora    Juan  Carlos  Aguilar  Rodríguez        

Copia en digital: Mag. Luis Guillermo Carpio Malavasi, Jefe directo y Rector Archivo/PSPGD