ITC-toimikunta

Ilmoittautuminen netissä Suomen Lions-liiton 67. vuosikokoukseen 13.6.2020

Sisällysluettelo Ilmoittautuminen netissä Suomen Lions-liiton 67. vuosikokoukseen 13.6.2020 .............................................. 1

1. Ketkä voivat tehdä ilmoittautumisia? ....................................................................................................... 2

2. Keitä voidaan ilmoittaa? ............................................................................................................................ 2

3. Mitä tarvitset ilmoittautumista tehdessäsi? ............................................................................................. 2

4. Miten aloitetaan? ...................................................................................................................................... 2

5. Jäsenrekisterin päävalikko ......................................................................................................................... 3

6. Aloita ilmoittautuminen ............................................................................................................................ 3

7. Liitä ilmoittautumiseen mukaan valtakirja ................................................................................................ 5

8. Ilmoittautumisen vahvistaminen ............................................................................................................... 6

9. Jos jotain meni väärin… ............................................................................................................................. 7

ITC-toimikunta

1. Ketkä voivat tehdä ilmoittautumisia?

1.1. Kuluvan kauden klubisihteerit

1.2. Kuluvan kauden piirikuvernööri (DG)

1.3. Entinen ja edellinen piirikuvernööri (PDG, IPDG)

2. Keitä voidaan ilmoittaa?

2.1. Sihteeri ilmoittaa vain klubien valitsemat äänioikeutetut edustajat, joista käytetään

ilmoittautumisjärjestelmässä termiä ”viralliset edustajat”. DG:t ja PDG:t ilmoittavat itse itsensä.

3. Mitä tarvitaan ilmoittautumiseen?

3.1. Sihteerin on syytä tarkistaa kaikkien ilmoitettavien sähköpostiosoitteiden oikeellisuus MyLCI -

järjestelmästä.

3.2. Äänioikeutetun edustajan se puhelinnumero, jota hän käyttää äänestystilanteessa.

3.3. Ilmoittautumisessa tarvitaan klubin allekirjoittama valtakirja (esim. PDF-muodossa), johon on

kirjattu klubin valitsemien äänioikeutettujen edustajien nimet. Valtakirja liitetään jokaiseen

ilmoittautumiseen.

HUOM! Nimeä valtakirjatiedosto siten, että nimi alkaa klubisi nimellä, esim. ”Lions Club

Turku_Linna” (korvaa / -merkki alaviivalla). Valtakirja on pakollinen (myös DG:n ja PDG:n

kohdalla).

4. Miten aloitetaan?

4.1. Ilmoittautuminen tehdään Suomen Lions-liiton kotimaisen jäsenrekisterin kautta.

4.2. Klikkaa hiirellä seuraava linkkiä: https://www.lions.fi/rekisteri/

Vaihtoehtoisesti voit myös kirjoittaa tai kopioida osoitteen suoraan selaimen osoiteriville.

Avautuva sivu:

ITC-toimikunta

4.3. Anna käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Mikäli sinulla ei ole tunnuksia tai et muista niitä, seuraa

sivulla olevaa ohjetta.

4.4. Mikäli sinulla on järjestössä erilaisia tehtävänkuvia liittyen jäsenrekisterin oikeuksiin, valitse

seuraavaksi avautuvalta sivulta tehtävä, joka on klubitasoinen. Sen jälkeen avautuu seuraava sivu:

5. Jäsenrekisterin päävalikko

5.1. Päävalikosta valitse ”Ilmoittautuminen tilaisuuksiin”

6. Aloita ilmoittautuminen

6.1. Ilmoittautuminen aloitetaan avautuvalta sivulta:

6.2. Jos ilmoitat ensimmäistä äänioikeutettua edustajaa, klikkaa linkkiä ”Ilmoita osallistuja”. Avautuu

seuraava sivu:

ITC-toimikunta

6.3. Kohdassa ”Osallistujatunnus” on oletuksena oma nimesi. Jos ilmoitat kokoukseen itsesi, klikkaa

”Jatka”.

6.4. Jos ilmoitat kokoukseen jonkun muun klubisi äänioikeutetun edustajan, avaa alasvetovalikko ja

valitse listasta ilmoitettava henkilö. Avautuu automaattisesti seuraava sivu:

6.5. Äänestystä varten kirjaa kenttään ”Äänestyspuhelinnumero” äänioikeutetun edustajan sen

puhelimen numero, jonka hän ottaa mukaan kokoustilanteeseen (ilman maatunnusta tai

erikoismerkkejä).

ITC-toimikunta

7. Liitä ilmoittautumiseen mukaan valtakirja

7.1. HUOM! Valtakirjan lisääminen liitteeksi on pakollinen, et voi vahvistaa ilmoittautumista, jos

valtakirjaa ei ole liitetty.

7.2. Aloita klikkaamalla ensin ”Talleta” -painiketta ja sen jälkeen lomakkeelle ilmestyvää linkkiä ”Lisää

uusi asiakirja”.

7.3. Avautuu seuraava sivu:

7.4. Valitse liitettävä valtakirja omalta koneeltasi ”Selaa” -painikkeella.

7.5. Kun valtakirjatiedoston nimi on ilmestynyt ”Nimi” -kenttään, klikkaa ”Talleta ja palaa”.

ITC-toimikunta

8. Ilmoittautumisen vahvistaminen

8.1. Kun olet liittänyt valtakirjan ja klikannut ”Talleta ja palaa”, tulet seuraavalle sivulle:

8.2. Tarkista tiedot

8.2.1. Voit vielä korjata puhelinnumeron klikkaamalla ”Muokkaa ilmoittautumisen tietoja”.

8.2.2. Voit poistaa liitteen klikkaamalla ”Poista” -linkkiä.

8.2.3. Voit tarkistaa liitteen klikkaamalla ”Näytä” -linkkiä.

8.2.4. Voit myös perua ilmoittautumisen, jos olet ilmoittanut väärän henkilön tms.

8.3. Jos ne ovat oikein, klikkaa ”Vahvista ilmoittautuminen”. Sen jälkeen et enää voi muokata (ks. kohta

9.) tietoja:

ITC-toimikunta

8.4. Klikkaa ”OK” tai ”Peru” vahvistus. Jos OK, pääset seuraavalle sivulle:

8.5. Vihreästä ”Ilmoita uusi osallistuja” -painikkeesta voi aloittaa seuraavan ilmoittautumisen.

8.6. Kun kaikki ilmoittautumiset on tehty, klikkaa ”Lopetus”

9. Jos jotain meni väärin…

9.1. Jos olet vahvistanut ilmoittautumisen, et siis enää voi muokata tietoja, vaan sinun pitää poistaa

ilmoittautuminen kokonaan ja tehdä uusi ilmoittautuminen oikeilla tiedoilla:

9.1.1. Kirjaudu jäsenrekisteriin uudelleen.

9.1.2. Avautuvalla sivulla valitse ”Muokkaa ilmoittautumisia”

ITC-toimikunta

9.1.3. Avautuvalla sivulla klikkaa korjattavan henkilön edessä olevaa tilaisuuden nimi -linkkiä.

9.1.4. Avautuvalla sivulla klikkaa ”Poista virallinen edustaja”.

ITC-toimikunta

9.1.5. Saat vahvistuksen poistosta:

9.1.6. Klikkaa ”Palaa ilmoittautumisiin” ja anna poistetun henkilön tiedot uudelleen oikeassa

muodossa klikkaamalla ”Ilmoita osallistuja”.

10. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä

10.1. Markku Patrikainen, markku.patrikainen@lions.fi, 0400 280859

10.2. Jari Salonen, jari.salonen@lions.fi, 040 5165960

10.3. Tuomo Romakkaniemi, tuomo.romakkaniemi@lions.fi, 0400 396994

OHJEET GOTOWEBINAR KOKOUKSEEN OSALLISTUMISEEN (päivitetty 12.5.2020) Osallistuminen GoToWebinar nettikokoukseen on lähes samanlaista kuin Lions-liitossa ja piireissä käytössä olevaan GoToMeeting kokouspalveluun. Järjestelmä toimii myös saman ohjelman/sovelluksen kautta (ainakin Windows käyttöjärjestelmissä). Jos olet jo aiemmin osallistunut GoToMeeting ja GoToWebinar kokouksiin, sinun ei pitäisi tarvita ladata ohjelmaa uudelleen. On kuitenkin hyvä tarkistaa asia ohjeiden mukaisesti. Lue ohje ensin kokonaisuudessaan läpi, jotta ymmärrät kokonaisuuden ja vasta sitten aloita toimet ohjeessa annetun linkin kautta. Ohje on jaettu osioihin: OSA 1: GOTOMEETING / GOTOWEBINAR OHJELMAN LATAAMINEN JA ASENNUS OSA 2: REKISTERÖITYMINEN NETTIKOKOUKSEEN OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN sekä liite LIITE 1: ESIMERKKEJÄ ERI SELAINTEN LATAUS JA ASENNUSIKKUNOISTA HUOM! Asennus ja testaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, siis monta päivää ennen varsinaista kokousta, jotta jää aikaa ongelmien ratkaisemiseen. Jos törmäät ongelmiin, kysy ensisijaisesti apua lähipiiristäsi tai klubisi tietoteknisesti taitavimmilta jäseniltä. Kun asennus ja testaus on tehty, niin tärkeintä teknisesti onnistumisen kannalta on muistaa kokouksen aikana hallintapaneelin toiminnot, jotka löytyvät ohjeen loppupuolelta, osiosta OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN

Suosittelemme hankkimaan tietokoneeseesi yhdistämistä varten USB sankakuulokkeet, joilla sekä oma ääni (mikrofoni) että toisten ääni (kuulokkeet) kuuluvat huomattavasti paremmin ilman kaikua yms. Yleensä halvimmat tietokoneet USB-porttiin kytkettävät sankakuulokkeet maksavat alkaen n. 15-20€, niitä löytyy kaikista kodintarvike/elektroniikkaliikkeistä kuten Power, Gigantti, Verkkokauppa.com sekä myös Prismoista ja Citymarketeista. Kysymällä henkilökunnalta USB sankakuulokkeet tai USB Headset löydät ne helpoimmin. Myös kaikki verkkokaupat, jotka myyvät puhelimia ja tietokoneita myyvät oheistuotteita USB sankakuulokkeita/headsettejä.

OSA 1: GOTOMEETING / GOTOWEBINAR OHJELMAN LATAAMINEN JA ASENNUS Aloita varmistamalla, että sinulla on sopiva tietokone ja kokousjärjestelmä valmiina. Klikkaa linkkiä alla, https://support.goto.com/webinar/system-check-attendee?c_prod=g2w&experienceType=CLASSIC

1) Odota, että nettisivu tarkistaa järjestelmäsi. 2) Kun tarkistus on valmis, ruudullesi ilmestyvät alla olevan kuvan mukaiset kuvakkeet, klikkaa kuvaa 2. (”Try

a test session”) ja kokeile liittyä järjestelmän automaattiseen testikokoukseen.

Klikattuasi ”Try a test session” kuvaketta, avautuu sinulle uusi ikkuna/välilehti selaimeesi.

- Jos sinulla on jo GoToMeeting/GoToWebinar ohjelma, sinulle todennäköisesti avautuu pieni ikkuna/ruutu, kuten alla. Silloin ensin valitse 1) GoToOpener ja sen jälkeen valitse 2) Open/Avaa.

- GoToMeeting/GoToWebinar ohjelma voi aueta myös suoraan uuteen ikkunaan. Jos et ole varma onko sinulla jo tarvittava nettikokouksen GoToOpener -ohjelma, voit aina klikata näytöllesi avautuvalla sivulla ”DOWNLOAD THE APP” linkkiä. HUOM! Eri nettiselaimilla näkymä on hieman erilainen.

Mozilla Firefox

Jos klikkasit kohtaa DOWNLOAD THE APP, avautuu sinulle ohjelman lataus ja asennus. HUOM! Katso myös ohjeen lopusta LIITE1, jossa lisää esimerkkejä, miltä asennettava ohjelma näyttää omassa selaimessasi.

Google Chrome

Mozilla Firefox

Internet Explorer

Kun asennat ohjelmaa, seuraa tietokoneesi ohjeita. Koneesi saattaa kysyä varmistuksia, että sallitko ohjelman tekevän muutoksia koneellesi, tai että luotatko asennettavaan ohjelmaan. Vastaa kysymyksiin ”kyllä”. GoToMeeting / GoToWebinar ohjelmisto on turvallinen. Ohjelman asennuksen jälkeen, ohjelma käynnistyy automaattisesti ja vie sinut järjestelmän automaattiseen testikokoukseen. Kun näet tämänkaltaisen ruudun on ohjelman asennus onnistunut.

Klikkaa rataskuvaketta avataksesi äänentoisto asetukset mikrofonille ja kaiuttimille.

1) Valitse haluamasi mikrofoni (tietokoneen oma, kuulokkeiden, tai pöytämikrofoni). Valikossa tulee olla vähintään yksi vaihtoehto, jotta voit mahdollisesti puhua kokouksessa.

2) Kun olet valinnut haluamasi mikrofonin, testaa sitä. Sano jotakin normaalilla äänellä, jolloin vihreän mittarin pitäisi liikkua. Jos vihreä ei liiku, vaikka sanoisit jotakin hieman kovemmallakin äänellä. Kokeile käynnistää tietokone uudelleen, siten että kuulokkeesi/pöytämikrofoni (jos sellaista käytät) on koko ajan yhdistettynä koneeseesi.

3) Valitse äänentoistolle haluamasi kaiutin. 4) Testaa kaiutinta, klikkaamalla (PLAY) kuvaketta. Haluamasi kaiutin toimii, kun kuulet rauhallista ding-

dong-ding musiikkia.

Tämän jälkeen voit sulkea ohjelman.

OSA 2: REKISTERÖITYMINEN NETTIKOKOUKSEEN Kun saat sähköpostiisi kutsun kokoukseen, klikkaa linkkiä (kuten korostettu alla olevassa kuvassa).

Linkki vie sinut nettikokousjärjestelmän rekisteröitymissivulle, jossa tulee täyttää tarvittavat kentät, ja klikkaa REGISTER. (HUOM! GoToWebinar-nettikokousjärjestelmän rekisteröityminen on eri kuin virallinen vuosikokoukseen ilmoittautuminen, mutta nettikokousjärjestelmä vaatii rekisteröitymisen/kirjautumisen, jotta saat osallistumislinkin.)

OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN Sen jälkeen kun olet rekisteröitynyt nettikokousjärjestelmään, saat vahvistusviestin sähköpostiisi, kuten alla. HUOM! Järjestelmä saattaa lähettää sinulle myös pari muistutusviestiä tulevasta kokouksesta esim. 1 päivän ennen sen alkua, sekä 1 tunti ennen alkua, jotta varmasti muistat kokouksen ja sinun on helpompi löytää osallistumislinkki. Hieman ennen kokouksen alkua, klikkaa vahvistus-/muistutussähköpostissa olevaa JOIN WEBINAR linkkiä.

Linkki avaa nettisivun, joka avaa joko automaattisesti GoToWebinar kokousohjelman, tai pyytää lupaa/vahvistusta ohjelman avaamiseen, kuten alla ja aiemmin ohjeissa on näytetty. Tämän jälkeen sinulle aukeaa todennäköisesti pikku ikkuna/ruutu GoTo Opener, kuten alla, kun ohjelma avautuu/latautuu, ja käynnistyy automaattisesti kun etenemistä osoittava palkki on päässyt loppuun asti.

Sovellus avautuu jokseenkin tämän näköisenä riippuen tietokoneesi käyttöjärjestelmästä (esimerkki on Windows). Suosittelemme valitsemaan tietokoneen ääniyhteyden valitsemalla kuulokkeiden kuvan (computer audio).

Saatat joutua odottamaan hetken kokouksen käynnistymistä, mutta pääset alla olevaan ruutuun, joka on järjestelmän perusnäkymä silloin kun järjestäjä/kokouksen vetäjä ei vielä näytä kokousmateriaalia.

Jos tietokoneesi käyttöjärjestelmä ei mahdollista ohjelman lataamista suosittelemme käyttämään Google Chrome selainta, jonka perusnäkymä on kuvassa alla.

HALLINTAPANEELI Kokouksen aikana osallistujan hallintapaneeli voi olla joko pieni (vasen kuva), tai laajennettu (oikea kuva). Hallintapaneelin voi laajentaa klikkaamalla osoitettua nuolta. HUOM! Hallintapaneeli usein pienenee automaattisesti kuvaruudun reunaan, jotta esitettävä materiaali näkyy kokonaan, mutta sen saa aina klikattua takaisin suureksi tarvittaessa.

Mikrofoni on mykistetty, paitsi kun järjestäjä / kokouksen vetäjä sen

avaa. Silloin mikrofonin kuvake näkyy vihreänä

Järjestäjä / kokouksen vetäjä voi pyytää

kädennostoa tarvittaessa. Klikkaa käden kuvaketta

nostaaksesi kätesi.

Jos tietokoneen kautta tuleva ääni on huonolaatuinen, voit

käyttää myös puhelua kuunteluun ja puhumiseen.

Klikattuasi ”PHONE CALL”, saat uuden ruudun ohjeita

tähän kohtaan.

Katso kuva alla. Soita annettuun numeroon ja seuraa ohjeita (englanniksi)

tarkasti, jotta annat sekä ACCESS CODE että AUDIO PIN

oikealla tavalla, koska muuten todennäköisesti

kuulet äänen, mutta et voi itse puhua ellei AUDIO PIN

ole oikein annettu.

Voit olla yhteydessä järjestäjään lähettämällä

kysymyksesi viestinä.

Viestikenttää voidaan käyttää myös järjestäjän / kokouksen vetäjän ohjeistamalla tavalla.

Muista klikata SEND, lähettääksesi viesti.

Muut kuin järjestäjä / kokouksen vetäjä eivät näe

lähetettyjä viestejä.

Voit valita ja varmistaa, että sinulla on oikea mikrofoni käytössäsi. Samalla tavalla kuin

ohjeessa ylempänä on opastettu. Valitse sama mikrofoni, jonka valitsit asennusvaiheessa.

Voit valita ja varmistaa, että sinulla on oikea kaiutin käytössäsi. Toimi samalla tavalla kuin

ohjeessa ylempänä on opastettu. Valitse sama kaiutin, jonka valitsit asennusvaiheessa.

LIITE 1: Esimerkkejä eri selainten lataus ja asennusikkunoista

Mozilla Firefox

Google Chrome

Internet Explorer

Internet Explorer

Google Chrome

Microsoft Edge

Puhelinäänestyksen ohjeet Äänestykset ja vaalit tekstiviesteillä

Vuosikokouksessa äänestäminen tapahtuu tänäkin vuonna tekstiviestillä, mutta aiempaa helpommin. Kun äänestys alkaa, kaikki viralliset edustajat saavat tekstiviestin, jossa näkyy äänestettävä asia ja vaihtoehdot. Äänestys tapahtuu kirjoittamalla tekstiviestiin äänestysvaihtoehdon tunnus eli kirjain A, B, C jne. Viestiin ei saa kirjoittaa mitään muuta. Kirjainkoolla ei ole merkitystä, eli äänestystuloksessa huomioidaan sekä A ja a. Vastattuanne viestiin äänestysjärjestelmä kuittaa sen saapuneeksi viestillä ”Äänesi on rekisteröity”.

Ilmoittautumisen päätyttyä ti 9.6.2020 järjestelmästä lähetetään tervetuloviesti, johon pyydetään vastausta. Tällä varmistetaan kaikkien virallisten edustajien äänestysmahdollisuus.

Mikäli et saa tervetuloviestiä, voit olla yhteydessä

• Matti Heikkilä, matti.heikkila@netikka.fi tai 041 702 8236 • Kari-Pekka Kenakkala, kari-pekka.kenakkala@elisa.fi, 050 506 0590 • Jari Salonen, jarisa@live.fi tai 040 516 5960

Äänestysrutiini kokouksessa

1. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestysvaihtoehtoa tai vaalin henkilöä vastaavan ”koodin”, joka lähetetään teksti viestillä (näytetään myös infonäytöllä). ”Koodit” ovat kirjaimia aakkosten alusta, esim. A, B ja C. Kirjainkoolla ei ole merkitystä.

2. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestykseen alkavaksi, jolloin virallisten edustajien puhelimiin tulee viesti, jossa kerrotaan äänestys ja vaihtoehdot.

3. Heti kun tekstiviesti tulee kännykkään, äänestyksen voi suorittaa.

4. Äänestyksen ollessa menossa järjestelmä vastaa viestiisi: ”Äänesi on rekisteröity”

5. Kun puheenjohtaja on todennut äänestyksen päättyneeksi, viestejä ei oteta huomioon äänestystuloksessa.

6. Järjestelmä estää useampikertaisen äänestykseen osallistumisen. Toisin sanoen vain ensimmäinen äänestyskerta otetaan huomioon eli mielipiteen muutosmahdollisuutta ei ole.

7. Puheenjohtaja ei aloita uutta äänestyskierrosta ennen kuin järjestelmän valvojalta on saatu lupa uuden äänestyksen käynnistämiseen.

8. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestyksen tai vaalin tuloksen välittömästi äänestyksen/äänestysten päätyttyä.