implementação do módulo gestão de processos e workflow do ...£o de... · workflow...
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Universidade de Cabo Verde
Departamento Ciência e Tecnologia-DCT
Licenciatura em Engenharia Informática e de Computador- EIC
Implementação do Módulo Gestão de Processos e Workflow do
SIIUNICV
Relatório do Projeto Curricular da Licenciatura em Engenharia informática de
Computador <2012/2013>
Gilson Carlos Cabral Martins
Orientador: Mestre Hernâni Chantre
<Janeiro> de <2014>
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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Termo de Responsabilidade
Asseguro que sou o autor original deste trabalho e que não foi consultado nenhuma
fonte de informação além das aqui devidamente referenciadas. Este projeto é
propriedade da Universidade de Cabo Verde podendo a mesma na qualidade de
Instituição de Ensino Superior Idónea utiliza-lo para quaisquer finalidades que se
considerarem pertinentes.
O Estudante
O Orientador
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O trabalho de Fim de Curso defendida e aprovada pela banca examinadora composta
pelos membros do Júri:
Trabalho de Fim de Curso aprovado no dia ____ / ____ / ____ pelo Departamento de
Ciências e Tecnologia da Universidade de Cabo Verde.
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Dedicatória
Dedico este trabalho a minha mãe Maria de
Fátima, que, no decorrer da minha vida
proporcionou-me, além de extenso carinho e amor,
os conhecimentos da integridade, da perseverança
e de procurar sempre em Deus à força maior para o
meu desenvolvimento como ser humano. Por essa
razão, gostaria de dedicar e reconhecer ao você,
minha imensa gratidão e sempre amor.
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RESUMO Este projeto visa desenhar e implementar o Módulo Gestão de Processos e Workflow
(MGPW) a ser integrado no Sistema de Informação Integrado da Universidade de Cabo
Verde (SIIUNICV). O MGPW compreende no sistema de gestão de processos e
workflow (circulação) de informação na universidade. O Módulo contribuirá para
celeridade de seus processos, aumento da produtividade, maior transparência e
agregação de valor.
Carecendo a Uni-CV de um sistema capaz de gerir o fluxo de processos internos, bem
como a circulação de informação entre as unidades orgânicas e serviços. Traçou-se
como objetivo o desenvolver o MGPW, que visa: Desmaterialização de informações
propostas; Padronizar a entrada dos processos na Universidade; Garantir a
confidencialidade das informações suportando diferentes níveis de acesso; Diminuição
da circulação de documentos em papel; Possibilidade de acesso remoto; Rapidez na
pesquisa de informações armazenadas; Conhecimento do status dos processos em
tempo real possibilitando saber quais participantes estão atuando, quais os próximos a
atuar e quando; Coordenação da execução de atividades de forma automática; Eficiência
melhorada; Flexibilidade e Melhoria no processo de negócio.
Palavras-chaves: workflow, gestão documental, gestão de processos, POO, MVC.
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Lista de abreviatura e siglas. Tabela 1: Abreviaturas e Siglas
Siglas Significados
CSS Cascading Style Sheets
DCT Departamento Ciências e Tecnologia
ECM Enterprise Content Management
FTP File Transfer Protocol
GD Gestão Documental
HTML HyperText Markup Language
IP Informações propostas
JPEG Joint Photographic Experts Group
LDAP Lightweight Directory Access Protocol
MGPW Modulo Gestão de processos e Workflow
MVC Model View Control
PDF Portable Document Format
PHP Personal Home Page
POO Programação Orientado a Objectos
SIIUNICV Sistema de Informação Integrado da
Universidade de Cabo verde
SMB/CIFS Server Message Block/Common Internet File
System
SOLIS Cooperativa de Soluções Livres
UML Unified Modeling Language
Uni-CV Universidade de Cabo Verde
UO Unidade Orgânica
WebDAV Web Distributed Authoring and Versioning
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Índice
Dedicatória ............................................................................................... iii
RESUMO ................................................................................................. iv
Lista de abreviatura e siglas. ................................................................... v
Índice ....................................................................................................... vi
Índice da figura ...................................................................................... viii
Índice das Tabelas ................................................................................... ix
1. Introdução ....................................................................................... 1
1.1 Contexto ...................................................................................... 1
1.2 Justificativa .................................................................................. 2
1.3 Objetivos ..................................................................................... 2
1.3.1 Objetivo Geral ........................................................................ 2
1.3.2 Objetivo Específico ................................................................ 2
2. Fundamentação Teórica ................................................................. 4
2.1 Sistema de Gestão Documental .................................................. 4
2.2 Sistemas de Workflow ................................................................. 8
2.2.1 Workflow Administrativo ........................................................ 9
2.3 Escolha das Ferramentas .......................................................... 10
3. Modelação e Arquitetura do MGPW ................................................ 12
3.1 Funcionamento do MGPW ........................................................ 12
3.1.1 Requisitos do MGPW ........................................................... 13
3.1.2 Requisitos Funcionais .......................................................... 13
3.1.3 Requisitos Não Funcionais do MGPW ................................. 15
3.2 Modelação do MGPW ............................................................... 15
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3.2.1 Diagrama de Casos de Uso ................................................. 16
3.2.2 Diagrama de Atividade ......................................................... 17
3.2.3 Diagrama de sequência........................................................ 19
3.2.4 Diagrama de Classe ............................................................. 20
3.3 Arquitetura do MGPW ............................................................... 22
3.3.1. Implementação das camadas ............................................... 23
3.3.1.1. Camada de negócios ......................................................... 23
3.3.1.2. Camada de integração ....................................................... 26
3.3.1.3. Camada de recursos .......................................................... 27
3.3.1.4. Camada de apresentação .................................................. 28
4. Conclusão e Recomendações Para Trabalhos Futuros ................... 35
4.1. Conclusão ................................................................................... 35
4.2. Recomendações Para Trabalhos futuro ...................................... 36
Referências ............................................................................................ 37
Anexo ..................................................................................................... 39
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Índice da figura Figura 1: Workflow Administrativo ................................................................................. 9
Figura 2: Diagrama Caso de Uso ................................................................................ 16
Figura 3: Caso de Uso Dar Parecer ............................................................................ 17
Figura 4: Diagrama de Atividade - Processo pedido de Licença do trabalho sem
vencimento.......................................................................................................... 18
Figura 5: Diagrama de Sequencia - Fazer Solicitação do Processo ............................ 19
Figura 6: Diagrama de Classe MGPW ........................................................................ 20
Figura 7: Diagrama de classe - Fazer Solicitação do processo ................................... 21
Figura 8: Camadas ..................................................................................................... 23
Figura 9: Classe business da solicitação .................................................................... 24
Figura 10: Função da classe de negócio para inserir solicitação ................................ 25
Figura 11: Handler da solicitação ................................................................................ 26
Figura 12: Trecho código class agatapdf .................................................................... 27
Figura 13: Classe Theme ............................................................................................ 28
Figura 14: Pagina Principal ......................................................................................... 29
Figura 15: Registro de processo ................................................................................. 30
Figura 16: Registro de processo passo 2 .................................................................... 30
Figura 17: Relatório de Solicitações ............................................................................ 31
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Figura 18: Solicitação ................................................................................................. 31
Figura 19: Solicitação passo 2 .................................................................................... 32
Figura 20: Consulta de Entrada .................................................................................. 32
Figura 21: Parecer ...................................................................................................... 33
Figura 22: Segmento de Parecer ................................................................................ 33
Figura 23: Consulta diversas ...................................................................................... 34
Figura 24: Consulta solicitaçao detalhes ..................................................................... 34
Índice das Tabelas Tabela 1: Abreviaturas e Siglas .................................................................................... v
Tabela 2: Ferramentas GD ........................................................................................... 6
Tabela 3: Descrição das entidades ............................................................................. 39
Tabela 4: Tabela Entidade Subject ............................................................................. 39
Tabela 5: Tabela Entidade Subjectsector .................................................................... 40
Tabela 6: Tabela Entidade Document ......................................................................... 41
Tabela 7: Tabela Entidade Requereddocument .......................................................... 41
Tabela 8: Tabela Entidade Request ............................................................................ 42
Tabela 9: Tabela Entidade Dispatch ........................................................................... 43
Tabela 10: Tabela Entidade Requeststatus ................................................................ 43
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Módulo Gestão de Processos e Workflow
Universidade de cabo Verde - DCT Página 1
Implementação Modulo Gestão De Processo E Workflow Do
SIIUNICV
1. Introdução
1.1 Contexto
Os processos existentes em um sistema organizacional estabelecem um conjunto
de atividades, fluxo de informações e sequência de execução como forma de garantir a
estabilidade organizacional, eficiência e eficácia. Nesta perspetiva, uma série de aspetos
devem ser observados e cuidadosamente geridos, incluindo o workflow focando na
importância estratégica para consecução dos objetivos da organização (Chemello,
2009).
Os sistemas de workflow dão-nos uma visão completa do processo, à medida que
acabam conscientizando sobre a importância do papel e a responsabilidade de cada
indivíduo no bom funcionamento do mesmo, além de enfatizar a importância dos
métodos e modelos de gestão voltados à integração e interação dos agentes, como forma
de garantir o adequado fluxo e evitando interrupções. (Chemello, 2009)
Carecendo a UNICV de um sistema capaz de gerir o fluxo de processos internos, bem
como a circulação de informação entre as Unidades Orgânicas e serviços. Torna-se
urgente alterar algumas práticas na circulação de informação sensíveis (IP, despachos,
etc.) como:
Demasiada circulação de documentos em papel;
Formato do IP e despachos não padronizados;
Demora nos procedimentos de tomada de decisão em relação aos processos;
Métodos de trabalho sem segurança dos dados e não automatizados;
Sem uma única aplicação de registo de “entrada” de documentos;
Prazos de resposta prolongados;
Custos altos.
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Praticas estas que não permite uma maior segurança e confiabilidade dos
documentos e diante da infinidade de rotinas e fluxos em ambientes de trabalho
complexos. Baseado nestas práticas, faz-se necessário a especificação e implementação
de um sistema de workflow voltado à gestão de processos que proverá melhor
acompanhamento no andamento dos processos.
1.2 Justificativa
Este projeto visa desenhar e implementar o Módulo Gestão de Processo e
Workflow (MGPW) a ser integrado no Sistema de Informação Integrado da Uni-CV
(SIIUNICV). Com este Módulo pretende melhorar o Workflow das informações
propostas (IP), despachos, e pareceres na Uni-CV, bem como integrar a solicitação dos
documentos, garantindo uma maior eficiência, maior segurança, integridade
confiabilidade no fluxo dos processos. Toda a comunidade académica terá acesso ao
Módulo consoante o nível de acesso de cada perfil dos atores a interagir com o Módulo.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo Geral
Com este projeto pretende-se automatizar o workflow das solicitações de
processos, agilizando seu processamento e facilitando a sua visualização dentro da Uni-
CV.
1.3.2 Objetivo Específico
Especificar um sistema de informação para gestão de processos;
Desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatizados;
Reduzir progressivamente a circulação de documentos em papel.
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1.4 Estrutura do Trabalho
O trabalho está estruturado em quatro capítulos, divididos como segue abaixo:
O primeiro capítulo introdução, contextualiza o cenário da Uni-CV perante usos de
ferramentas de gestão de processo; apresenta a justificação, os objetivos gerais e
específicos do projeto.
O segundo capítulo, aborda a metodologia do trabalho apresentando conceitos e estudos
das ferramentas de gestão de processo que serviram de apoio para o projeto.
O terceiro capítulo, apresenta a Arquitetura e Modelação do MGPW proposto.
No último capítulo, é apresentado a conclusão e recomendações para trabalhos futuros.
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2. Fundamentação Teórica
2.1 Sistema de Gestão Documental
Inicialmente, associava-se a gestão documental (GD) ao processo de
desmaterialização de documentos em papel mas, atualmente este conceito evoluiu de
modo que a gestão documental é considerada mais do que a simples captura,
digitalização, e posterior consulta de documentos. Agora este conceito traduz a gestão
do ciclo de vida da informação (o conteúdo dos documentos), independentemente do
formato em que este foi originalmente criado (papel, PDF, Word, Excel, JPEG, HTML
e, entre outros), do número de vezes que sofreu alterações ou das plataformas ou
aplicações em que foi disponibilizada, permitindo a análise de fluxos de informação
não estruturada e a criação de rotinas e métodos de trabalho no dia-a-dia das
organizações, agilizando processos de negócios e melhorando o desempenho das
empresas (Ferreira, 2010).
A gestão documental é essencial ao bom funcionamento da empresa, pela sua
eficácia na desmaterialização e organização de todo o volume de documentos. Assume
igualmente papel importante na coordenação e controle da informação e contribui para a
solução de problemas com a gestão do arquivo e melhorias ao nível da gestão do
negócio da empresa através de uma organização por processos.
A gestão documental implementa assim os seguintes conceitos (WEBUILD, 2013):
Desmaterialização:
Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos
que são classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.
Normalização:
A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da
empresa, das entidades interna e externas e uniformização de processos utilizando
sempre os mesmos procedimentos.
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Indexação:
Catalogação e classificação dos documentos eletrónicos. Esta fase é em tudo
equivalente ao processo de arquivo físico, retirando os benefícios dos sistemas de
informação de forma a garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico.
Workflow:
Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação,
aprovação, distribuição e circulação ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de
circulação de documentos.
Pesquisa:
Implementação de um motor de busca sobre os documentos digitalizados, permitindo
localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessário em qualquer
lugar.
Redução de Custos:
Com a utilização de uma solução de gestão documental advém a redução do custo de
cópias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e
redução do espaço de arquivo.
O sistema de Gestão Documental apresenta seguintes Vantagens (WEBUILD,
2013):
Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação
associados;
Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos
e processos);
Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente
redução de custos operacionais;
Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com
fotocópias e impressões;
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Possibilidade de medir a eficiência de recursos.
Estes fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.
A tabela seguinte ilustra um conjunto das ferramentas estudadas para a realização
desse trabalho.
Tabela 2: Ferramentas GD
Lista de Ferramentas URL
Agorum Core <http://www.agorum.com>. Acesso em: 06 out. 2013
Alfresco <http://www.alfresco.com>. Acesso em: 03 out. 2013
ArchivistaBox <http://www.archivista.ch/en>. Acesso em: 07 out. 2013
GesDoc <https://gesdoc.uevora.pt>. Acesso em: 11 out. 2013
KnowledgeTree <http://www.knowledgetree.com>. Acesso em: 11 out. 2013
LetoDMS <http://www.letodms.com>. Acesso em: 11 out. 2013
LogicalDOC <http://www.logicaldoc.com/pt.html >. Acesso em: 05 out. 2013
Owl Intranet <http://www.owl.anytimecomm.com>. Acesso em: 05 out. 2013
Dentre a lista de ferramentas passamos a descrever dois que serviram de maior
referência:
1-Alfresco
Alfresco1 é um sistema de Gestão de Documentos físicos/digital empresarial
(ECM “Enterprise Content Management”) multiplataforma (Windows e Unix/Linux) de
Código Aberto, desenvolvido em Java.
O Alfresco não é a única plataforma de ECM open source, mas para a gestão de
documentos, colaboração e repositório documental, é um dois mais utilizados no
mercado atualmente, implementando alta usabilidade e um modelo open source a 100%.
São cerca de 7 milhões de usuários, 4000 milhões de documentos ger, e mais de
3.000 empresas em 180 países utilizando o Alfresco.
Principais Funcionalidades do Alfresco:
Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS)
Gestão integrada e inteligente de documentos
Pesquisa de documentos compatível com o Google
1 http://www.dhionhedlund.com.br/2013/02/conheca-o-alfresco-software-livre-para.html
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Histórico de Versões de Documentos
Automatização de Ações sobre o Documento: Conversão para outro formato;
Envio de e-mails de notificação; Contadores automáticos
Configuração de Regras e Workflow;
Definição de templates com estrutura e regras;
Integração com diversos motores de base de dados: PostgreSQL, MySQL,
Oracle, MS SQL, etc;
Integração com diversos sistemas de autenticação: LDAP, Active Directory ou
utilização de segurança interna;
Etc.
2-Sistema de Gestão Documental e Workflow (GesDoc)
O GESDOC é um sistema da Universidade de Évora (disponível em
https://gesdoc.uevora.pt/ ) que faz à gestão e circulação de informação (em formato de
documento digital) na Universidade.
Tem como objetivos:
Representação em formato eletrónico de informação de carácter administrativo e
institucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação
interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo (s)
digital (is);
Implementação de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos
como sejam a delegação, para procedimento, encaminhamentos, etc.;
Garantir a confidencialidade dos dados suportando diferentes níveis de acesso à
aplicação.
A Universidade de Évora pretendeu-se com o gradual desenvolvimento e
implementação da aplicação GESDOC:
Que a circulação de documentos em papel seja progressivamente reduzida;
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Ter uma única aplicação de registo de “entrada” de documentos, em detrimento
de uma multiplicidade de registos de entrada, disseminados por várias bases de
dados, espalhadas por várias unidades orgânicas da Universidade de Évora;
Simplificar os procedimentos e os processos de tomada de decisão;
Desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatizados;
Reduzir prazos de resposta;
Reduzir custos.
2.2 Sistemas de Workflow
Segundo o Modelo de referência de Workflow da Workflow Management
Coalition - WfMC conceitua o workflow como automação de um processo de negócios,
por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações, e atividades são
passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando
um conjunto de regras e procedimentos (WMfC, 1993).
Considerando as definições e conceitos comuns em toda na literatura pesquisada,
entendemos que um workflow pode ser definido como um conjunto de atividades
organizadas para realizar um processo, quase sempre de negócio com o fim de alcançar
o mesmo objetivo.
Os sistemas de workflow são classificados em três categorias (S. McCready, 1992):
Workflow Ad Hoc (Ad Hoc Workflow): no qual as regras de procedimentos
podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.
Workflow de Produção (Production Workflow): no qual a maioria das regras de
procedimentos está definida
Workflow Administrativo (Administrative Workflow): E um meio-termo entre
um workflow "Ad hoc" e um de "produção
Dentro das categorias listadas, o sistema proposto neste trabalho pode ser
enquadrado como um Sistema de workflow administrativo.
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2.2.1 Workflow Administrativo
Os sistemas de workflow administrativo são adequados para processos simples e
estruturados. Geralmente são processos burocráticos, repetitivos, com regras bem
definidas para a coordenação de suas atividades, que são do conhecimento de todos os
participantes do fluxo (G, AGRAWAL, ABBADI, & C, 1997) (GEORGAKOPOULOS,
95).
O processo de solicitação de licença é um bom exemplo deste tipo de workflow.
O funcionário solicita a licença, é encaminhando para o serviço encarregado. O
funcionário, ao receber a solicitação, confirma com a administração a possibilidade de
licença. Se houver autorização, o serviço competente envia resposta de licença de
acordo com as necessidades do solicitante.
Figura 1: Workflow Administrativo
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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Vantagens de implantação de sistemas de workflow:
Diminuição da circulação de documentos em papel;
Possibilidade de acesso remoto;
Simplificação de atividades de arquivamento e recuperação de informações;
Rapidez na pesquisa de informações armazenadas;
Informações são mantidas sempre atualizadas;
Conhecimento do status dos processos em tempo real, possibilitando saber quais
participantes estão atuando, quais os próximos a atuar e quando;
Coordenação da execução de atividades de forma automática;
Eficiência melhorada;
Flexibilidade;
Melhoria no processo de negócio.
2.3 Escolha das Ferramentas
Em cada organização os processos de negócio apresentam características
próprias. Baseando nesta premissa, como forma de automatizar a execução dos
processos da Uni-CV propôs-se neste trabalho a implementação de um sistema de
workflow voltado à gestão de processos que proverá melhor acompanhamento do
andamento dos processos. Este Sistema será o Modulo gestão de processos e workflow
integrado ao Sistema de Informação Integrado da Uni-CV (SIIUNICV).
O SIIUNICV é um sistema constituído em módulos que funcionam em
ambientes independentes e oferece aos seus utilizadores um conjunto de ferramentas
que integram e otimizam processos e os trabalhos dos diferentes serviços da instituição.
O SIIUNICV foi customizado a partir do SAGU 3.02, personalizada e redesenhada de
acordo com o modelo de negócio da Uni-CV.
Por ser um sistema modular, o SIIUNICV abrange várias áreas da instituição,
onde cada módulo atua no sistema de forma independente dos demais. Esta forma de
2 O Sagu é uma solução criada para auxiliar no gerenciamento de instituições de Ensino
Fundamental, Médio, Superior e Pós. Trabalha através de módulos independentes, oferecendo aos seus
usuários um conjunto de ferramentas que integra e otimiza os processos dos diferentes setores da
instituição. (SOLIS, 2010)
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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desenvolvimento possibilita à instituição habilitar apenas os módulos com os quais
deseja trabalhar.
Para a realização desse trabalho fez-se estudos de um conjunto das ferramentas,
documentos e encontro com funcionários da Uni-CV que trabalham diariamente com os
processos. Este estudo permitiu desenhar e personalizar o MGPW.
A Uni-CV conseguindo gerir bem seus principais processos de negócio,
conseguirão obter diversos benefícios, sendo que alguns serão vistos a seguir:
Com o MGPW pode-se aumentar a produtividade da instituição, através da
redução de tempo e esforço associado à realização de uma determinada tarefa;
O utilizador recebe todas as tarefas de forma eletrônica, podendo visualizar
informações e maiores detalhes acedendo-as via Web, isto reduz o fluxo de
papéis e o custo nas empresas que utilizam este tipo de automação de
processos;
Tem-se uma maior agilidade na localização das informações;
Consegue-se integrar grande parte dos processos existentes nas organizações;
Existe também a garantia de integridade dos processos, pois nenhuma etapa
pode deixar de ser executada ou substituída, o que pode acontecer se o mesmo
for executado manualmente;
Ocorre a diminuição e eliminação, em alguns casos, do tempo de espera entre
as atividades.
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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3. Modelação e Arquitetura do MGPW
Este capítulo apresenta os processos envolvidos no desenvolvimento do MGPW,
fornecendo uma visão geral do funcionamento do sistema. Serão apresentados os
requisitos funcionais e não funcionais do MGPW. Com foco nesses requisitos foram
modelados alguns Diagramas da UML que fornecem uma visão mais detalhada do
MGPW, sendo eles: diagrama de Caso de Uso, diagrama de Classes, diagrama de
Atividades e diagrama de Sequência. Também será apresentado a arquitetura do
MGPW.
3.1 Funcionamento do MGPW
MGPW tem como objetivo gerir os processos automatizando o Workflow, de
forma a agilizar e simplificar os processos na Uni-CV, garantindo uma maior eficiência,
maior segurança, integridade e confiabilidade no fluxo dos processos. O MGPW aqui
apresentado foi desenvolvido de acordo com o modelo de negócio da Uni-CV
Registar processos;
Localizar processos;
Relatório dos processos;
Relatório de solicitações dos processos;
Parecer sobre processos;
Seguimento dos processos;
Encaminhamento de processos;
Solicitação dos processos registados;
Consulta solicitação dos processos.
O MGPW baseia-se em perfis de utilização, cada utilizador é associado um
perfil com responsabilidades específicas de acordo com as suas funções.
O perfil administrador permite ao utilizador efetuar a gestão do módulo, onde o
mesmo consegue gerir todos os utilizadores e atribui-los o perfil pretendido.
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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O perfil funcionário nível 1 permite efetuar e consultar solicitação dum processo
e também gerar lista de todos os assuntos registados.
O perfil funcionário nível 2 permite ter acesso as funcionalidades do perfil
funcionário nível 1 e também é atribuído responsabilidade de acordo com as
necessidades, como, registrar processo, dar parecer e também posterior seguimento do
processo e gerar relatório das solicitações.
3.1.1 Requisitos do MGPW
Um requisito é definido como “uma condição ou uma capacidade com a qual o
sistema deve estar de acordo” (Amaral, 2010) ,estes se classifiquem entre funcionais e
não funcionais.
Os Requisitos Funcionais descrevem as ações realizadas pelo Sistema. Os
Requisitos Não Funcionais são as características mínimas do sistema para que o seu
funcionamento seja com qualidade (Amaral, 2010).
3.1.2 Requisitos Funcionais do MGPW
Os requisitos funcionais do MGPW aqui apresentados foram levantados de
acordo com o modelo de negócio da Uni-CV. Estes servem de base para descrição do
ciclo de vida dos processos
Registar Processos
O sistema deverá permitir a inserção dos processos, encaminhando-o para
serviço de origem e solicitar ou não documentos necessários.
Localizar Processos
O sistema permite a localização, edição e remoção do processo. No caso da
remoção do processo o sistema deve pedir a confirmação do mesmo. Também o sistema
permite a edição do processo.
Módulo Gestão de Processos e Workflow
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Relatório processos
O sistema gera lista de todos os processos registado, de forma organizada.
Relatório de Solicitação dos processos
O sistema gera relatório das solicitações permitindo visualização de todas as
informações das solicitações feitas no sistema. A informação poderá ser gerada em
vários formatos como, PDF, WORD, CSS E HTML com dados de forma organizadas.
Solicitação dos processos
O sistema permite o utilizador fazer solicitações dos processos. O funcionário
preenche formulários com os dados necessários para a solicitação.
Parecer sobre processos
o Registar pareceres relativamente aos processos
o Reencaminhar processos
o Anexar documentos ao parecer
Seguimento dos processos
o Acompanhamento de processos de acordo com as permissões do
ator
Encaminhamento de processos
O sistema permite encaminhar o processo para um funcionário ou serviço
Consulta Solicitação dos processos
O sistema permite a consulta de todas as solicitações feitas, filtrando os dados
necessários.
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3.1.3 Requisitos Não Funcionais do MGPW
Segue a lista de todos os requisitos não funcionais identificados no sistema em
estudo.
O Utilizador deve estar brevemente registado;
O Serviço deve estar brevemente registado;
Todas as informações geradas pelo sistema e pela interação com os utilizadores
devem estar corretas.
Deve permitir armazenar os dados de forma sigilosa. Para ter acesso a essas
informações, deve-se estar registado no sistema pelo administrador.
O sistema deverá realizar todas as funcionalidades de inserção, localização, entre
outros num tempo considerado aceitável, para evitar esperas pelo lado do
utilizador.
O sistema deverá ser extensível em nível das funcionalidades.
O sistema deverá ser compatível com a maioria dos navegadores mais utilizados
pelos utilizadores.
O sistema deverá estar integrado com a base de dados PostgreSQL.
3.2 Modelação do MGPW
A Modelação é a arte e ciência que permite criar os vários modelos de sistemas.
Permite a partilha de conhecimento entre diferentes grupos de atores do sistema,
facilitando e promovendo a comunicação (Barrito, 2011).
MGPW foi modelada com UML linguagem que permite (Barrito, 2011):
Visualização do sistema;
Especificar a estrutura, a arquitetura e o comportamento do sistema;
Conduzir e controlar o processo de construção do sistema;
Documentar as decisões tomadas ao longo do desenvolvimento do MGPW.
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3.2.1 Diagrama de Casos de Uso
O Diagrama de caso de uso foi usado para descrever os requisitos
funcionais (alínea 3.1.3) do MGPW.
Figura 2: Diagrama Caso de Uso
De acordo com a figura 2 notamos a presença do utilizador administrador,
funcionário nível 1 e funcionário nível 2.
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A figura 3 mostra uma visão micro do caso de uso fazer solicitação.
Figura 3: Caso de Uso Dar Parecer
Neste caso de uso existe uma relação importante nesse diagrama que é extend.
Um extend mostra todos os comportamentos opcionais do MGPW, ou seja,
funcionalidades que caso não sejam efetuados não afeta no bom funcionamento do
sistema.
Esse caso de uso permite o funcionário dar parecer sobre os processos, as
relações de extend da possibilidade de anexar documento e encaminhar processos.
3.2.2 Diagrama de Atividade
A figura 4 apresenta diagrama de atividade utilizado para capturar os trabalhos
que serão executados quando uma operação é disparada (ações), a figura exemplifica
um processo de pedido de licença do trabalho sem vencimento.
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Figura 4: Diagrama de Atividade - Processo pedido de Licença do trabalho sem vencimento
A atividade inicia-se com o solicitante a fazer solicitação de um processo que
será enviado para o serviço de origem que dará o seu devido tratamento de acordo com
as regras de negócio.
Este processo poderá ainda ser encaminhado para qualquer outro serviço da
instituição ou funcionário, mais o processo voltara sempre ao serviço de origem antes
ser finalizado.
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3.2.3 Diagrama de sequência
Para entender os passos de como é feito a Solicitação de um processo, é
apresentado no diagrama de sequência, que mostra a colaboração dinâmica entre os
vários objetos de um sistema.
Figura 5: Diagrama de Sequencia - Fazer Solicitação do Processo
O utilizador ao interagir com a interface do sistema através dos formulários que
serão enviados para os componentes que fazem parte da sequência de passos que serão
necessários para executar este processo.
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3.2.4 Diagrama de Classe
O diagrama de classes demonstra a estrutura estática das classes do MGPW onde
estas representam as "coisas" que são geridas pela aplicação.
A figura apresenta o diagrama de classe elaborado para esse sistema, composto
por 7 classes, mostra os seus atributos e seus relacionamentos.
Figura 6: Diagrama de Classe MGPW
Este diagrama define todas as classes utilizadas pelo MGPW, mostrando as
relações que cada um está sujeita.
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A Figura 7 mostra o relacionamento projetada para fazer solicitação. Podemos
identificar 4 classes importantes, sendo elas de request, requeststatus, document,
subject.
Figura 7: Diagrama de classe - Fazer Solicitação do processo
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3.3 Arquitetura do MGPW
Para o desenvolvimento do MGPW foi utilizado o framework MIOLO 2.5,
escrito em PHP utilizando apenas conceitos de POO e que oferece uma grande gama de
funções para otimizar e agilizar o processo de criação de sistemas (SOLIS, 2010).
O MGPW adota a arquitetura em camadas (figura 8), implementando o padrão
MVC (Model-View-Controller) herdada do framework MIOLO 2.5 de desenvolvimento
do sistema.
MVC é um padrão de arquitetura de software que separa a informação (e as suas regras
de negócio) da interface com a qual o usuário interage (PC-Notes, 2013).
Algumas das principais funções implementadas pelo framework Miolo 2.5
(SOLIS, 2010) são:
Controles de interface com o usuário, escritos em PHP e renderizados em
HTML
Autenticação de usuários
Controle de permissão de acesso
Camada de abstração para acesso a bancos de dados
Validação de entrada em formulários
Customização de layout e temas, usando CSS
Geração de arquivos PDF
Para disponibilizar o MGPW criou-se um ambiente de desenvolvimento assente
num servidor Apache instalado no sistema operativo Ubuntu 12.04.3 LTS. Também foi
utilizado o sistema de gestão de dados relacional pgAdmin III 1.12 para criar a base de
dados responsável por guardar todas as informações do sistema.
A arquitetura proposta é uma implementação bastante vantajosa, porque permite
o desenvolvimento da aplicação de forma rápida e simples, o reaproveitamento de
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regras de negócios, a diminuição de sobrecarga no cliente, camada de acesso a dados
pode ser atualizada em um único local centralizado.
Fonte: https://svn.solis.coop.br/miolo/trunk/docs/miolo25_fundamentals.odt
Figura 8: Camadas
3.3.1. Implementação das camadas
3.3.1.1. Camada de negócios
Esta camada é responsável pela representação das regras de negócio, são
representadas pelas classes business.
As classes business são utilizadas pela camada de apresentação e integração para
aceder a base de dados através da camada recursos. As classes business dessa camada
foram implementadas utilizando a linguagem PHP.
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Figura 9: Classe business da solicitação
Na classe BusinessprotocoloBusRequest ficam as funções e regras do Request, permitindo
aceder a base de dados através da camada recursos.
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A seguir apresentamos a função da classe de negócio que representa a inserção
da solicitação do processo.
Figura 10: Função da classe de negócio para inserir solicitação
A função insertRequest permite inserir na base de dados as solicitações que são
feitas no sistema. Esses dados são guardados para que os utilizadores possam consultaf
ou não solicitações dos processos.
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3.3.1.2. Camada de integração
Esta camada usa classes expondo métodos, que fazem a integração entre as
diversas camadas. São as classes que representam a parte funcional da aplicação, fazem
o tratamento dos dados enviados pelo cliente. Acede a camada de negócios para
desempenhar suas funções e usa a camada de apresentação para definir a saída para o
cliente. Estão localizadas no diretório handlers do MGPW.
A figura 10 mostra o handler da solicitação.
Figura 11: Handler da solicitação
Definir a saída de apresentação do formulário da solicitação para o utilizador.
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3.3.1.3. Camada de recursos
A camada de recursos é representada através de classes do framework
responsáveis por abstrair o acesso às bases de dados, tornando as classes da camada
Business independentes do SGBD usado. São responsáveis por oferecer recursos e
funcionalidades necessárias, encapsulando o acesso a recursos da linguagem ou do
sistema operacional.
Exemplos das classes da camada de recursos:
Classes/security – classes relacionadas às tarefas de segurança (autenticação,
autorização, criptografia, etc.).
Classes/service – classes utilitárias e de serviços gerais.
Classes/util – classes utilitárias.
A figura 12, mostra uma das classes da camada de recursos.
Figura 12: Trecho código class agatapdf
A classe agatapdf define as propriedades de texto dos arquivos gerados em
formatos PDF, com os dados provenientes do relatório.
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3.3.1.4. Camada de apresentação
Camada de apresentação é representada através de classes responsáveis por
adicionar os componentes visuais, com base no tema em uso. Engloba também as
classes criadas pelos utilizadores para definir a interface da aplicação, responsáveis pela
geração de arquivos, criador dos controlos HTML, da criação dos scripts javascript e
CSS.
A figura 13, mostra uma das classes da camada da apresentação.
Figura 13: Classe Theme
A classe Theme é uma das classes relacionadas à interface com o usuário nesse
caso faz a renderização para html para obter o interface final que será apresentado ao
utilizador.
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1. Página principal.
Ao aceder o sistema, será apresentada a página principal onde podemos encontrar as
seguintes opções:
O logo está associado ao menu onde pode-se ter acesso aos módulos do
sistema. Selecionando a opção (home da pagina) o utilizador é
redirecionado a página principal.
O link “personalizar esta pagina” permite-nos personalizar disposição para cima,
baixo, direita ou esquerda) do “widgets Processos Pendentes”, a janela
“Processos pendentes” informe ao utilizador de processos pendentes do serviço
ou individuais que lhes foram enviados.
No StatusBar encontra-mos a opção Favoritos, Mais Acessados, o
utilizador logado, hora de entrada, data e versão do sistema.
Figura 14: Pagina Principal
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2. Área do registro do processo
As figuras 15 e 16 ilustram os formularios que permite o utilizador fazer registro
dos processos, atribuindo a descriçao (nome) do processo, definindo o sector de origem,
escolher a opção activo (sim ou não) e documento caso necessario.
Figura 15: Registro de processo
Figura 16: Registro de processo passo 2
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3. Área do relatório de solicitação
A figura 17 permite ao utilizador gerar relatorio dos processos solicitados
atraves do gerador do relatorio jasper report que e permite exportar os relatórios em
vários formatos, nesse caso HTML, OpenOffice (editavel), PDF ou CSV (Excel).
Figura 17: Relatório de Solicitações
4. Área fazer solicitação do processo
A figura 18 e 19 ilustram os formularios de solicitaçao do processo, o solicitante
escolhe processo fazendo a descriçao do mesmo e anexar ou não os documento.
Figura 18: Solicitação
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Figura 19: Solicitação passo 2
5. Área Consulta de Entradas
A figura 20 ilustra o formulário onde pode-se visualizar as solicitações dos
processos feitas ao nosso serviço como também os processos que foram encaminhados
ao funcionário logado.
Figura 20: Consulta de Entrada
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6. Área Parecer
A figura 21 permite dar parecer sobre determinado processo, encaminhar
processo para um serviço ou funcionário também pode-se anexar ficheiro caso seja
necessário
Figura 21: Parecer
7. Área seguimento
A figura 22 permite o utilizador seguir os processos que foram encaminhados
para o seu serviço.
Figura 22: Segmento de Parecer
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8. Área consulta solicitação
O formulario da figura 23 permite fazer consulta das solicitaçoes, filtrando de acordo
com dados submetidos.
Figura 23: consulta diversas
9. Área detalhes do processo consultado
A figura 24 permite o utilizador ver os detalhes do processo.
Figura 24: Consulta solicitaçao detalhes
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4. Conclusão e Recomendações Para Trabalhos Futuros
4.1. Conclusão
Concluímos que as vantagens da adoção de um Sistema de Workflow acabam
despertando sobre a importância da utilização e de investimento em tecnologias de
informação para melhorar os processos internos, eficiência e eficácia operacional. Os
benefícios dessa adoção causam impactos diretos nos aspetos humanos, como a
produtividade dos indivíduos, além de proporcionar maior transparência.
A implementação do MGPW conduzira a um aumento da produtividade da
instituição, reduzindo o tempo e esforço associado à realização de uma determinada
tarefa. Proporcionara uma maior rapidez na pesquisa de informações, permitindo o
conhecer o status dos processos em tempo real, possibilitando saber quais participantes
estão atuando, quais os próximos a atuar e quando;
Outro ganho do MGPW, é que este possibilita gradualmente a diminuição de circulação
de documentos em formato papel.
O MGPW proporcionará uma melhoria na comunicação entre as unidades
orgânicas.
De forma geral acredita-se na eficácia do MGPW para agregar valor a
organização e atribuir maior celeridade e transparência na execução dos seus processos
internos.
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4.2. Recomendações Para Trabalhos futuro
Este trabalho delineia como propostas para trabalhos futuros a realização de um
estudo mais aprofundado quanto aos impactos positivos que os sistemas de gestão
eletrónica de documentos causam para a instituição.
A Gestão de Processos terá também o intuito de auxiliar nesta tarefa, no sentido
também de diminuir os impactos causados ao meio ambiente através de redução de
custo e circulação de papel.
Uma das propostas de trabalho futuro é reaproveitar a arquitetura do MGPW para
implementação de um sistema de solicitação de declarações, certificados. Permitindo ao
estudante solicitar documentos através do portal do aluno.
Pretende-se ainda integrar o MGPW com o repositório digital interno da Uni-CV.
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Referências
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Anexo A tabela a seguir apresentada as entidades do diagrama de classes do sistema.
Tabela 3: Descrição das entidades
Entidade Descrição
Subject Armazena os processos registados no sistema
Subjectsector Armazena os encaminhamentos feitos dos
processos
Document Armazena informações do documento
anexado.
Requereddocument Armazena as informações do documento
requerido para a solicitação
Request Armazena as informações das solicitações
feitas no sistema.
Dispatch Armazena as informações dos pareceres
sobre solicitações.
Requeststatus Armazena as informações dos estados
A seguir será apresentada o dicionário de dados do MGPW. Nestas tabelas estão
apresentadas os atributos, suas descrições, o tipo e se é ou não chave.
Tabela 4: Tabela Entidade Subject
Subject
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Text
datetime Data do registo do
processo
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
subjectid Identificação do
processo
Integer Primaria
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sectorid Identificação do
serviço
Integer Estrangeira
description Descrição do
processo
Texto
taxvalue Valor do processo Numeric
Isactive Ativação do processo boolean
term Prazo do processo Integer
Tabela 5: Tabela Entidade Subjectsector
Subjectsector
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Text
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
subjectid Identificação do
assunto
Integer Primaria
sectorid Identificação do
sector
Integer Primaria
Level Nível do
encaminhamento
Integer Primaria
Maxdays Máximo dia no
serviço
encaminhamento
Integer
maxtime Hora do término no
serviço encaminhado
Datetime
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Tabela 6: Tabela Entidade Document
Document
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Text
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
documentid Identificação do
documento
integer Primaria
requestid Identificação da
Solicitação
integer Estrangeira
description Descrição do
documento
Integer
fileid Identificação do
ficheiro
integer Estrangeira
Tabela 7: Tabela Entidade Requereddocument
Requereddocument
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Text
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
Requereddocumentid Identificação do
documento requerido
integer Primaria
subjectid Identificação do
assunto
integer Estrangeira
description Descrição do
documento requerido
integer
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Tabela 8: Tabela Entidade Request
Request
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Texto
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
requestid Identificação da
solicitação
integer Primaria
personid Identificação do
solicitante
integer Estrangeira
subjectid Identificação do
assunto
integer Estrangeira
statusid Identificador do
estado
integer Estrangeira
currentsubjectid Identificação do
assunto actual
integer Estrangeira
currentsectorid Identificação do
serviço actual
integer Estrangeira
currentlevel Identificação do level integer Estrangeira
number Numero da
solicitaçao
integer
description Descrição da
solicitação
Text
starttime Horário do início da
solicitação
Datetime
endtime Horário do fim da
solicitação
Datetime
sectorid Identificação do
serviço
integer Estrangeiro
invoiceid Identificação da
fatura
integer Estrangeiro
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Tabela 9: Tabela Entidade Dispatch
Dispatch
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Texto
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
dispatchdatetime Horário do parecer Datetime Primaria
requestid Identificação da
solicitação
integer Primaria
subjectid Identificação do
assunto
integer
sectorid Identificador do
serviço
Integer
level Nível da solicitação Integer
forwardedsubjectid Identificação do
assunto
Integer
forwardedsectorid Identificação do
sector
Integer
forwardlevel Identificação do
Nível
Integer
description Descrição do parecer Text
Tabela 10: Tabela Entidade Requeststatus
Requeststatus
Atributos Descrição Tipo Chave
username Nome do utilizador Text
datetime Data do registo do
assunto
Datetime
ipadress IP do computador do
utilizador
Integer
requeststatusid Identificador do
estado da solicitação
integer Primaria
description Descrição do estados Text
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