indicadores de armando terribili filho
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INDICADORES DE GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP
Armando Terribili Filho, PMP
• Diretor de Projetos da Unisys Brasil há 8 anos
• Black belt com certificação PMP e ITIL
• Atuação setor público e privado, ênfase área financeira
• Mestre em Administração de Empresas – FECAP - São Paulo
• Doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP)
• Professor da Faculdade de Administração, da Faculdade de Computação e Informática e da Pós-graduação da FAAP
• Professor da pós-graduação do SENAC São Paulo
• Autor dos livros “Indicadores de Gerenciamento de Projetos”(2010) e “Gerenciamento de Projetos em 7 Passos: uma abordagem prática” (2011), ambos pela M.Books.
Agenda
• Cenário atual
• Tipos de Indicadores
• CPI / SPI
• Cockpit / Cockpit ampliado
• PMO / Criação de Indicadores
• Conclusão
Status do Projeto A (em andamento)
1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Frases não fazem parte do nosso dia a dia?
Quais seriam as decisões do executivo com base neste cenário?
Qual avaliação geral deste projeto?
Status de Projeto
Status do Projeto B (em andamento)
1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Para reflexão
A avaliação geral do Projeto
B é a mesma do projeto A ?
Indicadores: conceito e tipos
O que é um indicador?
Uma medição
Define um padrão (valor esperado)
Identifica variações
Possibilita identificar necessidade de ações
Área Médica
Temperatura: padrão normalidade (36°C ~ 37°C)
Afirmação 1:
Pacientes A e B: têm febre!
Afirmação 2:
Paciente A está com 40°C e o paciente B com 37,5°C
Temperatura
37,0
38,0
38,538,7
39,0
39,5
40,0
8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30
39,539,2
38,5 38,5
38,037,8
37,5
8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30
Informação pontual é a mais importante, mas histórica mostra tendências !
Indicadores podem medir a saúde dos
projetos?
operacionais
Atividades e Recursos
Tipos de Indicadores
de impacto
Objetivo Geral
de efetividade
Objetivo da Proposta
de desempenho
Resultados
operacio- nais
Fonte: ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos? Guia prático para elaboração de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.
Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index
• Trabalha com Earned Value (EV)
• Fórmula: EV / custos incorridos no projeto
• Indicador de mercado
Atividade PV
(Planned Value)
1 Lixar paredes 80
2 Pintar paredes 200
3 Limpar chão e janelas 50
TOTAL 330
% realização
100%
50%
0%
EV (Earned Value)
80
100
0
180
* = AC
(Actual Costs)
120
90
0
210
O QUE ACONTECEU
CPI
0,67
1,11
-
0,86
• Fórmula: EV / custos incorridos no projeto
Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index
1,00 (target)
- - -
+ + +
Interpretação: quanto de trabalho realizado (em $) para cada $1,00 gasto.
• Permite projeções de custos para finalizar projeto
• Preciso e confiável
Problemas: 1. 34% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo
que apenas 12%, efetivamente). Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil – 2010 (460 organizações participantes)
2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.
Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index
Características:
1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Status do Projeto A
Cálculo do CPI = 0,92 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,92 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 8,7% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$108.700
1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Cálculo do CPI = 0,75 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,75 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 33,3% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$133.333
Status do Projeto B
• Ratings: verde, amarelo e vermelho
• Linguagem universal
• Interpretação imediata
Nota: Faixa de rating “amarelo” é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o CPI.
1,00 (target)
0,00 0,90 +
CPI do A = 0,92
CPI do B = 0,75
Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index
Indicador de Prazo
Análise de cronograma é de difícil quantificação:
• Atividades iniciadas e concluídas
• Atividades iniciadas e ainda não-concluídas
• Atividades ainda não-iniciadas
Atrasos, antecipações e cumprimento de prazos
Indicador de Prazo SPI - Schedule Performance Index
• Indicador de mercado
• Trabalha com Earned Value (EV)
• Fórmula: EV / custos planejados no período
• Exemplo, ao final do Dia 2
Características:
Atividade PV
(Planned Value) Dia 1 Dia 2 Dia 3
1 Lixar paredes 80 60 20 0
2 Pintar paredes 200 50 50 100
3 Limpar chão e janelas 50 0 20 30
TOTAL 330 110 90 130
% realização
100%
75%
20%
EV (Earned Value)
80
150
10
240
SPI
1,00
1,50
0,50
1,20
* =
200
Indicador de Prazo SPI - Schedule Performance Index
1,00 (target)
- - -
+ + +
Interpretação: qual a velocidade que caminha o projeto, em relação à planejada.
SPI Velocidade
0,80 80%
0,85 85%
0,90 90%
0,95 95%
1,00 100%
1,05 105%
1,10 110%
1,15 115%
1,20 120%
(que tal “Speed” Performance Index para SPI?)
• Permite estimar prazo para finalizar projeto.
• Estimativa imprecisa, pois não considera Caminho Crítico e dependência de atividades, porém é um útil balizador.
Problemas: 1. 34% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo
que apenas 12%, efetivamente). Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil – 2010 (460 organizações participantes)
2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.
Indicador de Prazo SPI - Schedule Performance Index
Características:
Ponto positivo: 44% não utiliza, mas pretende utilizar.
1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Cálculo do SPI = 0,95 Leitura: projeto avança a 95% da velocidade planejada Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 5,3% em relação ao planejado Projeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 31 semanas e 3 dias.
Status do Projeto A
1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Cálculo do SPI = 0,85 Leitura: projeto avança a 85% da velocidade planejada Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 17,6% em relação ao planejado Projeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 35 semanas e 5 dias.
Status do Projeto B
• Ratings: verde, amarelo e vermelho
• Linguagem universal
• Interpretação imediata
Nota: Faixa de rating “amarelo” é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o SPI.
1,00 (target)
0,00 0,90 +
SPI do A = 0,95
SPI do B = 0,85
Indicador de Prazo SPI - Schedule Performance Index
Checklist
• Avaliação da Equipe • Avaliação do(s) Gerente(s) do Projeto • Metodologia • Qualidade dos entregáveis
• Patrocinador = usuário final
Indicador de
Satisfação do Patrocinador
Medição periódica (avaliar progresso)
Indicador geral e subindicadores
6,5
8,0
10,0
Cockpit Indicador de Prazo
Indicador de Custos
Indicador de Sat. Patrocinador
Projeto A
Indicador de Custos
Indicador de Prazo
Indicador de Sat. Patrocinador
Projeto B
Rating geral Projetos tinham o mesmo status ????
Item Organizações que
mencionaram o item 1 Não cumprimento dos prazos 60,2%
2 Mudanças de escopo constantes 43,0%
3 Problemas de comunicação 40,1%
4 Escopo não definido adequadamente 39,5%
5 Não cumprimento do orçamento 28,3%
6 Recursos humanos insuficientes 28,3%
7 Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos 27,6%
8 Riscos não avaliados corretamente 22,9%
9 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade 19,8%
10 Problemas com fornecedores 17,7%
11 Estimativas incorretas ou sem fundamento 15,6%
12 Retrabalho em função de falta de qualidade do produto 11,7%
13 Falta de definição de responsabilidades 10,2%
14 Falta de uma metodologia de apoio 7,5%
15 Falta de apoio da alta administração / sponsor (patrocinador) 7,3%
16 Falta de competência para gerenciar projetos 6,9%
17 Falta de uma ferramenta de apoio 6,7%
18 Falta de conhecimento técnico sobre a área de negócio da organização 2,1%
Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização
Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, PMI – Chapters Brasileiros, p. 116
3 PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO 40,1%
Cockpit ampliado Indicador de Comunicação
Checklist
• Plano de Comunicação • Organograma (responsabilidades) • Cronograma • Reuniões de Progresso / Reuniões Executivas (documentação) • Equipe: instruções & feedbacks • Procedimentos administrativos: lançamento de horas, despesas, etc.
? Entendeu?
6,5
8,0
10,0
PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO 3o. lugar entre 18 itens.
Mencionado por 40,1% das organizações participantes do Benchmarking 2010.
Correção do indicador: visão PROJETO e visão ORGANIZAÇÃO
Cockpit ampliado Indicador de Riscos
6,5
8,0
10,0
Checklist - Plano de Gestão de Riscos • atualização • responsabilidades • abordagem para cada risco / ações de contingência • valor de contingência com base nos riscos (vs. 5%, 8% ou 10%)
Revisitando os
Projetos A e B 1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em
outros não
Projeto A
Indicador de Comunicação
Indicador de Riscos
Projeto B
1. Pequeno atraso
2. Custos relativamente dentro do orçamento
3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos
4. Nenhum imprevisto até o momento
5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não
Projeto A
Indicador de Comunicação
Indicador de Riscos
Projeto B Indicador de Custos
Indicador de Prazo
Indicador de Sat. Patrocinador
Rating geral
Revisitando os
Projetos A e B
Ind. de Comunicação
Ind. de Riscos
Ind. de Custos
Ind. de Prazos
Ind. de Sat. Patrocinador
PMO
VISÃO PROJETO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 P R O J E T O #
(Escritório de Projetos)
5. Testar o indicador, ajustar e corrigir
6. Divulgar o indicador: objetivo, aplicação e interpretação de resultados
7. Implantar e revisar continuamente
Etapa 2 - Implantação do Indicador
Criação de indicadores
1. Definir o que se quer medir e o objetivo; nomear o novo indicador
2. Definir as entradas: fontes, formas de coleta, amostra e periodicidade
3. Definir o tratamento dos dados e o formato do indicador (percentual, rating, faixa numérica ou outro)
4. Documentar quais são os níveis de normalidade e os de exceção
Etapa 1 - Definição do Indicador
0,00 + 1,00 0,90
6,5
8,0
10,0
A utilização de indicadores de gerenciamento de projetos é indispensável para o efetivo acompanhamento e tomada de decisões. A não-utilização seria como monitorar a febre de uma pessoa sem utilizar um termômetro, utilizando apenas o contato físico ou a aparência para efetuar a avaliação. Isto pode funcionar (com baixo nível de precisão), mas também pode falhar. Em projetos, a situação é a mesma, utilize os indicadores que julgar mais adequados: aqueles que foram criados na própria empresa ou os disponíveis no mercado, porém gerenciar projetos deixou, há muito, de ser algo intuitivo, pois exige aplicação de gestão do conhecimento, metodologias e profissionalismo.
Conclusão
Referência Indicadores de Gerenciamento de Projetos:
Monitoração Contínua
2010
INDICADORES DE GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP