| 27 november 2014 |

Hoe heeft DIV zich in gemeente ‘s-Hertogenbosch ontwikkeld?

Informatievoorziening is meer dan “van informatie voorzien”

Even voorstellen…

| 27 november 2014 | | 2 |

Mijn naam is Marco Klerks.

Ik woon in Tilburg.

Ik werk bij gemeente ‘s-Hertogenbosch…

… als informatie-architect…

… bij Documentaire Zaken (DIV dus).

Ik ben ook bestuurslid van Stichting

BREED, netwerk voor de innovatieve

informatieprofessional…

www.breednetwerk.nl

Ik wil u iets vertellen over…

Gemeente ‘s-Hertogenbosch

| 27 november 2014 | | 3 |

Maar deze.Niet deze.

#HNW @ gemeente ‘s-Hertogenbosch

• 2003: Bolero

• 2010: Ruimte voor Werk

• Beide aanpakken richten zich op:

| 27 november 2014 | | 4 |

Bricks

(fysieke ruimte)

Bytes

(virtuele ruimte)Behavior

(mentale ruimte)

Beelden over het i-landschap (1)

| 27 november 2014 | | 5 |

Van analoog naar digitaal.

Beelden over het i-landschap (2)

| 27 november 2014 | | 6 |

Inzicht, overzicht en samenhang.

DMS(Filenet)

Share-

point???

Beelden over het i-landschap (3)

| 27 november 2014 | | 7 |

Loslaten vs. control

| 27 november 2014 | | 8 |

… en DZ?

Positie in de organisatie (2010)

| 27 november 2014 | | 9 |

BZ CWS FIB SB SO

College Burgemeester en Wethouders

DZ SA ICTSC

GCC

Taken oude DZ

• Ondersteuning op het gebied van post en digitalisering

• Afhandeling van de fysieke postverwerking

• Dossierbeheer / contentbeheer

• Informatiemanagement (advies, ondersteuning,

documentmanagement, beleid en recordmanagement)

• Bibliotheek en documentatie

| 27 november 2014 | | 10 |

Reorganisatie DZ 2011 / 2012

Ontwikkelingen in de organisatie:

• Verbeteren digitale dienstverlening

• Invoering zaakgericht werken

• Inrichting van het GCC

• Positionering ICT / DZ / IM

• Ontvlechting van de scanwerkzaamheden

• Ontwikkelingen van ICT technologie (web 2.0, cloud, etc.)

• Sterke krimp in papieren post

• Sterke krimp in aanlevering papieren dossiers

| 27 november 2014 | | 11 |

Taken oude DZ

• Ondersteuning op het gebied van post en digitalisering

• Afhandeling van de fysieke postverwerking

• Dossierbeheer / contentbeheer

• Informatiemanagement (advies, ondersteuning,

documentmanagement, beleid en recordmanagement)

• Bibliotheek en documentatie

| 27 november 2014 | Voettekst | 12 |

Gevolgen voor personeel

| 27 november 2014 | Voettekst | 13 |

GCC Nieuwe

DZTja…FZ

Vele kleintjes maken…

| 27 november 2014 | Voettekst | 14 |

DZ FZ

DFZ

Functies nieuwe DZ

• 1 Bureauhoofd

• 1 Beleidsmedewerker

• 3 Documentmanagers

• 4 Functioneel applicatiebeheerders (nieuw)

• 1 Recordmanagers (nieuw)

• 3 DIV-medewerkers zaakgericht werken (nieuw)

• 4 (Allround) medewerkers DIV

• 1 Senior medewerker bibliotheek

• In 2014 toegevoegd:

– 1 Coördinator functioneel applicatiebeheer

– 1 Informatie-architect

| 27 november 2014 | | 15 |

Transitie door…

• Assessment

– Zelf-evaluatie

– Ambities

• Training

– Kennis en kunde

– Communicatieve competenties

• Coaching

• Evalueren en doorpakken

| 27 november 2014 | | 16 |

2014: Onze diensten

• Proces-analyse en advisering zaakgericht werken

• Projectmanagement digitalisering

• Risico assessments (vanuit informatie bezien)

• Auditing (in ontwikkeling)

• Trainingen digitale vaardigheden (o.a. zaaksysteem)

• Werkplek-ondersteuning

• Maar… Hoe zit het met archiefbeheer?

– “Analoge” mensen zitten in een hoekje,

– “Digitaal” zijn we nog zoekende,

– DZ beweegt naar ICT, SA naar Archeologie en Monumentenzorg,

– Maar de pijn begint…

| 27 november 2014 | | 17 |

Mijn boodschap

• Investeer in contacten.

• Zorg niet alleen voor expertise, maar ook account-

management. Dat vraagt om andere competenties!

• Lever eerst meerwaarde, vraag dan om aandacht.

• Ga niet uit van hoe het zou moeten, ga uit van wat is (en

hoe erg is dat nou?).

• Wees open en eerlijk. Ontwapen.

| 27 november 2014 | | 18 |

??? Vragen ???