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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
Informe de Auditoría Interna
Estado de la Nación
Valoración del Ambiente de Control del Programa
Estado de la Nación.
INF-018 (11-2008)
Noviembre 2008
CONTENIDO
1. INTRODUCCION ....................................................................................................................... 1
1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO ...................................................................................................... 1
1.2 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 1
1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO. ................................................................................................. 1
1.4 CONSIDERACIONES GENERALES. ................................................................................. 2
2. RESUMEN DE HALLAZGOS ................................................................................................... 3
3. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS .................................................................................... 4
4. CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 10
5. ANEXOS. ................................................................................................................................... 12
6. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN .............................................................. 16
Descripción del estudio realizado - Metodología
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
INF-018 (11-2008) 1
1. INTRODUCCION
1.1 Origen del estudio
El presente estudio se desarrolló de conformidad con lo planteado en el Plan Anual Operativo de
la Auditoría de CONARE, para el presente período y de acuerdo al “Manual de Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público” la podemos calificar como una auditoría de tipo
operativa; programada y desarrollada con total independencia y objetividad.
1.2 Objetivo General
Evaluar el ambiente de control del Programa Estado de la Nación de conformidad con lo
establecido en la Ley General de Control Interno 8292.
1.3 Alcance del Estudio.
El estudio comprendió el análisis de las actividades y acciones del jerarca, los titulares
subordinados y demás funcionarios del programa Estado de la Nación para mejorar los controles
y la gestión en torno al ambiente de control. Analizamos sus valores éticos y el ambiente en el
que desarrollan sus actividades dentro del CONARE y evaluamos que dichas acciones sirvan de
complemento para la exitosa gestión de los demás componentes y en si del sistema como un todo.
En detalle evaluamos la existencia de los siguientes elementos del ambiente de control:
La existencia de un ambiente propicio para el control
Adecuada actitud de apoyo al superior
Valores de integridad y ética
La estructura organizativa
La delegación de autoridad
La coordinación de acciones organizacionales
La adhesión a las políticas institucionales
La atmósfera de confianza.
El estudio comprendió el período entre el 01 de Enero del 2008 y el l 31 de octubre de 2008.
Descripción del estudio realizado - Metodología
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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1.4 Consideraciones generales.
De conformidad con la creación del Convenio Marco de Cooperación para el Funcionamiento del
Programa Estado de la Nación (COS/94/003), y bajo las disposiciones constitucionales, leyes,
decretos y convenios referentes a la Educación Superior Pública Estatal, es como se crea un
programa dentro de la estructura organizacional del CONARE llamado Programa Estado de la
Nación
El Estado de la Nación es un programa de investigación y formación sobre desarrollo humano
sostenible creado, en 1994, con el propósito de dotar a la sociedad de instrumentos de fácil
acceso para conocer su evolución, desarrollar instancias de rendición de cuentas, fortalecer
mecanismos de participación y negociación y contribuir a la formación de consensos nacionales,
tan necesarios en épocas de profundas reformas
A partir del año 2003, el Informe se presenta bajo un marco institucional estrictamente nacional:
el Consejo Nacional de Rectores, CONARE, creó el Programa Estado de la Nación, propiciando
así el marco adecuado para el apoyo sostenido a esta relevante iniciativa por parte de las cuatro
instituciones de educación superior universitaria estatal (Universidad de Costa Rica, Instituto
Tecnológico de Costa Rica, Universidad Nacional y Universidad Estatal a Distancia) y la
Defensoría de los Habitantes de la República. Al concretarse un convenio para su operación, se
garantiza la continuidad de este esfuerzo y se define una base permanente para resguardar la
independencia del enfoque del Informe sobre los mejores principios de funcionamiento que lo
han hecho posible en el pasado.
.
Asimismo, el enunciado VI. “De los procedimientos de Fiscalización”, de dicho convenio le
asigna la fiscalización del uso de los recursos a la Auditoría Interna del CONARE.
2. Resumen de hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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2. RESUMEN DE HALLAZGOS
Núm Hallazgo Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
1. Carencia de un código de ética X
2. Ausencia de un programa de capacitación continúa. X
3. Inobservancia de la política de rendición de cuentas para el
pago de incentivos salariales por gestión y ejecución de
proyectos de vinculación universitarios. X
4. Ausencia de procedimientos formales para la evaluación del
desempeño. X
5. Resultados de la verificación de las guías de Autoevaluación
de Control Interno X
3. Descripción de los hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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3. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS
Dependencia Programa Estado de la Nación (PEN)
Proceso Valoración del Ambiente de Control
Hallazgo Nº 1 Carencia de un código de ética
Objetivo de
control Operativo Financiero Cumplimiento
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo X X
Descripción del Hallazgo
No se obtuvo evidencia de la existencia de un código de ética, que fomente los valores éticos y de
integridad, aplicables en el desarrollo de las labores cotidianas del personal del PEN.
Es importante mencionar que el Manual de normas generales de control interno (M-1-2002-CO-
DDI), señala en la norma 2.3 que:
En vista de lo anterior podemos decir que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados
identificar cuáles son las cualidades éticas y morales necesarias en el personal del Programa Estado
de la Nación para impulsar y promocionar un adecuado ambiente organizacional; de tal manera que
los funcionarios no se vean influenciados por factores negativos tanto internos como externos.
2.3. Valores de integridad y ética
Los responsables del control interno deberán determinar y
fomentar los valores de integridad y ética de aplicación
deseable para beneficiar el desarrollo de los procesos y
actividades institucionales, así como establecer mecanismos
que promuevan la adhesión del personal a esos valores.
Causa
Falta de un código de ética y de políticas de valores de integridad.
Efecto
La ausencia de un código de ética y de políticas de valores de integridad podría hacer obviar en
algunos casos las implicaciones y alcances de estos valores en el desarrollo de los procesos y
actividades; lo que puede inducir al funcionario a cometer faltas sancionables y contrarias a los
objetivos del programa.
Recomendación o Actividad de Control por Implementar
Se recomienda a la administración del PEN establecer un código de ética disponible en el Programa
para divulgar y fomentar la adhesión permanente del personal a estas escalas de valores éticos.
Además se recomienda documentar las dinámicas que se establezcan para fomentar los valores
éticos para el desarrollo del trabajo en grupo.
Comentarios del Auditado: Ver anexo 3
3. Descripción de los hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Dependencia Programa Estado de la Nación (PEN)
Proceso Valoración del Ambiente de Control.
Hallazgo Nº 2 Ausencia de un programa de capacitación continúa.
Objetivo de
control
Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
X
X
Descripción del Hallazgo
De acuerdo al resultado de las encuestas efectuadas al personal del Programa Estado de la Nación
se pudo observar que el programa no cuenta con un cronograma de capacitación continua para los
funcionarios; lo que podría limitar al personal para la obtención y perfeccionamiento sus destrezas y
conocimientos. Tal como lo indica la normativa:
2.4. Administración eficaz del potencial humano
El control interno debe incluir las políticas y los procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración del potencial humano de
la institución, de manera que se asegure desde el reclutamiento y hasta el mantenimiento al servicio de la institución, de funcionarios que reúnan competencias
(habilidades, actitudes y conocimientos) idóneas para el desempeño de cada puesto
Causa
Ausencia de criterios y políticas en materia de capacitación de personal.
Efecto
Limita al personal para la obtención de nuevas destrezas y habilidades.
Personal no capacitado oportunamente para realizar las funciones encomendadas.
Recomendación o Actividad de Control por Implementar
Se recomienda implementar un cronograma de capacitación interna o externa para el personal en
general, aunado a la necesidad de establecer nuevos criterios y políticas en materia de capacitación,
con el fin de que el personal pueda tener un perfil adecuado para el desarrollo de las actividades.
Comentarios del auditado: Ver anexo 3
3. Descripción de los hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Dependencia Programa Estado de la Nación (PEN)
Proceso Valoración del ambiente de control interno
Hallazgo Nº 3 Carencia de actividades de control que aseguren el cumplimiento de lo indicado en
la política de incentivos salariales.
Objetivo de
control
Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
X
X X
Descripción del Hallazgo
De conformidad con las competencias otorgadas a la unidad de auditoría del CONARE mediante el
artículo número 8 de la Política de incentivos salariales por gestión y ejecución de proyectos de
vinculación universitarios, aprobado en la sesión 35-04 del CONARE del 16 de noviembre del 2004,
se transcribe de seguido que:
“Artículo 8- Supervisión del beneficio de incentivos por vinculación:
Los fondos que la Institución reciba para el pago de este reconocimiento se
manejarán en una cuenta separada cuya administración podrá ser revisada
por la unidad de Auditoría Interna en cualquier tiempo. A esta unidad se
remitirán también copia de todas las liquidaciones del presupuesto de cada
proyecto de vinculación ya ejecutado.
La unidad de auditoría Interna dictará además las medidas necesarias para
que la ejecución de los fondos aplicados a cada proyecto sean consistentes
con los sistemas financieros contables vigentes de la institución.”
Al 31 de octubre del 2008, el Programa del Estado de la Nación no le remitió a la unidad de
auditoría interna la información de las liquidaciones del presupuesto de cada proyecto, con relación
al pago de incentivos, como lo indica el artículo no. 8.
Además no se obtuvo evidencia de que los funcionarios sujetos al pago del incentivo, cumplieran a
cabalidad con lo indicado en el artículo número 6, en cuanto a la presentación de declaraciones
juradas y a la existencia de un contrato que estipule las obligaciones del funcionario.
Causa
Falta de una adecuada divulgación de la política de incentivos salariales.
Efecto
La transparencia en el pago de los incentivos puede ser objetada por el ente regulador.
3. Descripción de los hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Recomendación o Actividad de Control por Implementar
Tomar las medidas necesarias para divulgar el reglamento de incentivos a los funcionarios del
Programa Estado de la Nación.
Establecer las medidas necesarias a fin de que se cumpla con lo indicado en la política de incentivos
salariales, aprobado en la sesión 35-04 del CONARE del 16 de noviembre del 2004, velando por el
principio de transparencia y rendición de cuentas, en apego de lo indicado por la Contraloría General
de la República.
Comentarios del auditado: Ver anexo 3
3. Descripción de los hallazgos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Dependencia Programa Estado de la Nación (PEN)
Proceso Valoración del ambiente de control.
Hallazgo Nº 4 Ausencia de Procedimientos formales para la evaluación del desempeño.
Objetivo de
control
Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo X
X
Descripción del Hallazgo
Se observó que el Programa Estado de la Nación (PEN) no cuenta con procedimientos formales o
metodologías para la evaluación del desempeño laboral de su personal; aunque los funcionarios en
algunas ocasiones presentan reportes de las actividades realizadas dentro de su gestión laboral, estos
no cuentan con las características necesarias para considerarse como un control interno formal.
Causa
No se ha establecido un modelo de evaluación formal del desempeño de los funcionarios del PEN.
Efecto
Desconocimiento de las necesidades de capacitación de los funcionarios.
Incapacidad de la administración para identificar los puntos fuertes y débiles de la unidad.
Ausencia de criterio para la distribución equitativa de incentivos.
No contar con información oportuna para efectuar comparaciones sistemáticas y periódicas del
desempeño de los funcionarios.
Recomendación o Actividad de Control por Implementar
Se recomienda elaborar un procedimiento para la evaluación sistemática y periódica del desempeño
del personal, que permita vincular y analizar las actitudes y conductas ejecutadas por el personal en
cumplimiento de los objetivos del Estado de la Nación.
Comentarios del auditado: Ver anexo 3
3. Descripción de los hallazgos
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Dependencia Programa Estado de la Nación (PEN)
Proceso Valoración del ambiente de control.
Hallazgo Nº 5 Resultados de la verificación de las guías de Autoevaluación de Control Interno
Objetivo de
control
Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
X
X
Descripción del Hallazgo
De la verificación realizada sobre el cumplimiento de las guías de autoevaluación de control interno
del Estado de la Nación, se pudo obtener las siguientes condiciones:
Ausencia de una metodología de identificación y valoración de riesgos.
Ausencia de manuales de procedimientos formales.
Para un mejor entendimiento del hallazgo (ver Cuadro 1.)
Causa
Ausencia de mecanismos que aseguren el control interno.
Efecto
Omisión de actividades críticas a falta de procedimientos formales.
Incurrir en riesgos no identificados oportunamente.
Riesgo de imagen.
Recomendación o Actividad de Control por Implementar
Se recomienda tomar las medidas necesarias para mejorar el nivel de cumplimiento del Manual de
normas generales de Control Interno como lo sugiere la CGR (M-1-2002-CO-DDI )
Comentarios del auditado: Ver anexo 3
4 Conclusiones
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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4. CONCLUSIONES
Siendo que nuestro objetivo principal en este estudio fue el de evaluar el ambiente de control que
impera en el Programa el Estado de la Nación, nos basamos en lo que se indica en la Ley General
de control interno 8292 en el artículo número trece:
“En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados,
entre otros, los siguientes:
a) Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y
obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el
resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás
funcionarios.
b) Desarrollar y mantener una filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un
nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del
desempeño, y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que
mejoren el sistema de control interno.
c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las
medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de
conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y
responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de
comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
e) Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas,
principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación,
promoción y acciones disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y
técnico aplicable “
Como resultado de la evaluación del Ambiente de Control, se determinó que un 43% se cumple,
lo que consideramos un nivel de aplicación muy bajo y que debe fortalecerse. Es importante
resaltar que a pesar de que la administración del Estado de la Nación no cuenta con herramientas
y procedimientos formales, ha podido llevar el control interno en forma implícita en sus
actividades.
Por lo anterior, creemos necesario que se documente formalmente lo relacionado a la integridad
y valores éticos en la conducción y operación de sus actividades, así como las funciones que se
realizan dentro del Programa.
Es necesario mencionar la importancia de una adecuada autoevaluación que asegure la
calificación y competencia de todos los funcionarios, aportando un ambiente de control adecuado
y de absoluta confianza, para consolidar el flujo de información entre los funcionarios y su
desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la entidad.
4 Conclusiones
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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La asignación de autoridad y responsabilidad del Estado de la Nación debe complementarse con
un manual de organización y funciones, en el cual debe asignarse la responsabilidad, las acciones
y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada
uno de estos.
Hacemos hincapié en que el personal es el activo más valioso que posee cualquier entidad y se
debe tratar y conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento, para ello la
creación de condiciones laborales idóneas y una capacitación adecuada son hechos que lo
fortalecen.
5. Anexos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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5. ANEXOS.
Anexo 1.
El total de los activos de las instituciones se la puede comparar con un iceberg. Del 100%
existente, sólo se puede visualizar un 10%, que comprende al Capital Financiero, el 90% restante
que se encuentra oculto, es el Capital Intelectual de la Institución puede visualizar un 10%, que
comprende al Capital Financiero, el 90% restante que se encuentra oculto, es el Capital Intelectual
de la Institución.
Figura No. 1: Capital Total de la Institución
5. Anexos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Anexo 2
Matriz Resumen de Cumplimiento de La Normativa de CI
CONARE Auditoria Interna
AUDITORIA DE AMBIENTE DE CONTROL
Período 2008
Cumplimiento
Normativa Capítulo No Cumple Medio Cumple N/A
Normas Generales Relativas al Ambiente de Control
II 13% 41% 43% 3%
Normas Generales Relativas a la Valoración del Riesgo
III 25% 16% 59%
Normas Generales Relativas a las Actividades de Control
IV 24% 21% 46% 9%
Normas Generales Relativas a Sistemas de Información
V 100%
Normas Generales Relativas al Seguimiento VI 41% 59%
Normativa General de Control Interno Total 13% 24% 61% 2%
Fuente: Estado de la Nación
5. Anexos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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Anexo 3
5. Anexos
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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6. Seguimiento y plan de implementación
Valoración del Ambiente de Control Programa Estado de la Nación
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6. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
Nº Hallazgo Riesgo Comentarios de la
Administración
Plan de
Implementación Responsable
Fecha Estimada de
Implementación 1. Carencia de un código de ética Medio
2. Ausencia de un programa de
capacitación continúa. Bajo
3. Carencia de actividades de control que
aseguren el cumplimiento de lo indicado
en la política de incentivos salariales.
Medio
4. Ausencia de Procedimientos formales
para la evaluación del desempeño. Bajo
5. Resultados de la verificación de las guías
de Autoevaluación de Control Interno Medio