informe final de auditorÍa, contraloria municipal de...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA, MODALIDAD REGULAR, A LA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “LIBERTADOR SIMÓN BOLIVAR”,

VIGENCIA 2012.

Elaboró: José Antonio Daza Figueredo, Esneider Edgardo Soler Galindo Revisó: Hernando Farfán R. Página 1 de 54

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843


INSTITUCIÓN EDUCATIVA “LIBERTADOR SIMÓN BOLIVAR” DE TUNJA,

VIGENCIA 2012.

Tunja, 23 de agosto de 2013





VIGENCIA 2012.



Dr. JOSE ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO

Auditor Fiscal (C.)

Comisión de Auditoría

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO

Profesional Especializado

ESNEIDER EDGARDO SOLER GALINDO

Contador





VIGENCIA 2012.



TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 5

1. DICTAMEN INTEGRAL ................................................................................................. 6

1.1. Alcance de la auditoría ............................................................................................... 7

1.1.1. Revisión de la Cuenta .......................................................................................... 7

1.1.2. Evaluación Financiera ......................................................................................... 7

1.1.3. Presupuesto .......................................................................................................... 7

1.1.4. Contratación ........................................................................................................ 7

1.1.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. ...................................................... 8

1.1.6. Sistema de Control Interno .................................................................................. 8

1.1.7. Seguimiento al Plan de Mejoramiento................................................................. 8

1.2. Dictamen integral ....................................................................................................... 8

1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables .................................................................. 8

1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados ............................................................. 9

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD ............................................................ 11

2.1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................ 11

2.1.1 MISIÓN .............................................................................................................. 12

2.1.2 VISIÓN ............................................................................................................... 12

2.1.3 PRINCIPIOS GENERALES (Basados en los principios corporativos). ............. 12

2.1.4 ORGANIGRAMA .............................................................................................. 14

3.1. Revisión de la Cuenta ............................................................................................... 17

3.2. Análisis de la Información Financiera ...................................................................... 17

3.2. Análisis de la Información Financiera ................................................................ 17

3.2.1. Verificación Balance General vigencias 2012 y 2011 .............................. 17

3.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental ...... 22

3.3. Evaluación de la Gestión .......................................................................................... 23

3.3.1. Presupuesto vigencia 2012 ............................................................................... 23

3.3.2. Talento Humano: ................................................................................................ 24

3.3.3. Almacén ............................................................................................................. 24

3.3.3. Contratación Administrativa. ............................................................................. 25

4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................... 38





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4.1. Generalidades ........................................................................................................... 38

4.2 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. ............................................................ 40

4.3 Control Interno Contable ............................................................................................ 41

4.3.1 Etapa de Reconocimiento ................................................................................... 41

4.3.2 Etapa de Revelación ............................................................................................ 42

5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................. 43

6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ....................................................................... 52





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INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de su función constitucional y legal, y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria Territorial para el año 2013, practicó Auditoria Gubernamental, Modalidad Regular a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” de la ciudad Tunja, encaminada a realizar una evaluación de los resultados de la gestión administrativa y misional durante las vigencia 2012; en el ejercicio de la auditoria se utilizaron las técnicas y normas de auditoría establecidas en la Guía de Auditoría Territorial, metodología adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013. La selección de las áreas a analizar se efectuó con base en los informes enviados por la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” de la ciudad Tunja, como cuenta anual consolidada de la vigencia 2012, rendida por intermedio del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja –SIRECT, en cumplimiento de lo prescrito en la Resolución No. 020 de 2011, además del análisis de esta información se determinaron aspectos a evaluar como: Ingresos, Gastos Generales y de Inversión (Contratación), Evaluación de la Gestión, Sistema de Control Interno y seguimiento al Plan de Mejoramiento producto de la auditoría de la vigencia 2011. Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en las distintas áreas de la Institución y culminado el proceso de auditoría, se elaboró el presente informe que contiene los resultados de la misma, expresados en la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la vigencia 2012, el concepto sobre la gestión en los diferentes procesos, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y calidad, para finalmente producir un pronunciamiento sobre la cuenta. Los estudios y análisis están debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.





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1. DICTAMEN INTEGRAL

Licenciado FLORIBERTO SÁNCHEZ SALAZAR Rector Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” Tunja La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular, a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, mediante el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo período, los resultados de su gestión, el Sistema de Control Interno y el seguimiento al Plan de Mejoramiento. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. La Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” es responsable de la información proveída y examinada por la Contraloría Municipal de Tunja. El compromiso de la Contraloría consiste en generar un informe integral que revele el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, el dictamen sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión de la administración de la Institución. El representante legal de la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal 2012, dentro de los plazos previstos en la resolución No. 020 del 31 de enero del año 2011, emitida por la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas y con políticas y procedimientos prescritos en la Guía de Auditoría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. La auditoría incluyó el examen con base en pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja.





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1.1. Alcance de la auditoría En la Auditoría realizada a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, podemos dar los siguientes conceptos de las mejoras y alcances: 1.1.1. Revisión de la Cuenta En cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, rindió dentro del término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control que fueron examinados dentro de la etapa de planeación, en la cual se desglosa información que se encuentra en el informe. 1.1.2. Evaluación Financiera Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoria como: análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución. De la misma manera se realizó el estudio de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para establecer si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que son aplicadas a éstos y si están maniobrando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. De acuerdo a la auditoría Financiera, para su análisis se consiguió la siguiente documentación: Ordenes de pago, Comprobantes de Egresos, Libros de contabilidad, Ejecución del presupuesto, conciliaciones bancarias, extractos bancarios, Resoluciones, Estados Financieros.

1.1.3. Presupuesto Para la vigencia 2012 el presupuesto definitivo de gastos fue de $192´346.076 de los cuales se ejecutaron $144´638.485, para un 75.20% de ejecución; con un saldo por ejecutar de $47´707.591 equivalente al 24.80%, cifras que demuestran un presupuesto de gastos con ejecución más alejada del 100% que los ingresos, situación que debe ser ajustada con más elementos de planeación que sirvan acercar el gasto al total de los ingresos dentro del periodo fiscal, mas sabiendo de la escases de recursos de la Institución Educativa. 1.1.4. Contratación La Institución Educativa celebró en la vigencia objeto de estudio un total de dieciséis (16) contratos de los cuales se analizó el 100% de los mismos, por un valor total de $45´410.006. Además se revisaron 41 ordenes de pago de 82 celebradas diferentes ordenes de trabajo, suministros, prestación de servicios entre otras por un valor de $47,707,334 de un total de $78´074.646 De otra parte se analizó la contratación realizada con un mismo contratista como lo exige la Auditoría General de la República, estableciendo que si hay contratistas hasta con





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cinco contratos pero con diferente objeto, determinando que no hay contratación con fraccionamiento de objeto. 1.1.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. La Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” en la vigencia 2012, rindió el consolidado de los cuadros sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios Personales Indirectos; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfono fijo; servicios públicos (agua y luz) y adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento, pero, sin ningún análisis como lo prescribe el Decreto No. 984 de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

1.1.6. Sistema de Control Interno La Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, en materia de control Interno realizó actividades de control en diferentes áreas de la Institución, detectando algunas debilidades que son justificadas por la falta de presupuesto y de personal.

1.1.7. Seguimiento al Plan de Mejoramiento Sobre el documento de concertación del Plan de Mejoramiento se realizó el seguimiento verificando los cumplimientos entregados en los avances del referido plan, determinándose que se han realizado actividades y acciones de mejoramiento y que de acuerdo a los términos en tiempo contemplados, algunas de estas acciones de mejora continúan. 1.2. Dictamen integral

Después de haber realizado las tareas descritas en los párrafos del alcance y basados en la tabla de consolidación de calificación se diagnostica: 1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LIBERTADOR SIMON BOLIVAR

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Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 80.0 0.5 40.0

2. Control de Resultados 80.0 0.3 24.0

3. Control Financiero 99.2 0.2 19.8

Calificación total 1.00 83.8

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE





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Menos de 80 puntos NO FENECE

La Contraloría Municipal de Tunja, revisó el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, el Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y Anexos a los Estados Contables de la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, con corte a 31 de diciembre de 2012, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del Rector y el Contador de la Institución. Se ejecutó la Auditoria por medio de un control de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, utilizando los procedimientos señalados en la Guía de Auditoria Territorial, metodología adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013, incluyó un análisis sobre una base selectiva que respalda las cifras y las Notas Informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas y manuales consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública establecido por la Contaduría General de la Nación. Los Estados Contables para la vigencia 2012 son copia fidedigna de los libros oficiales y auxiliares con las observaciones que se hacen en las notas explicativas. En ésta auditoria a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” se expresa CONCEPTO FAVORABLE, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre del año 2012.

1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LIBERTADOR SIMON BOLIVAR VIGENCIA 2012

Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 69.6 0.30 20.9

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 90.6 0.30 27.2

3. Legalidad 84.9 0.30 25.5

4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 64.5 0.05 3.2

7. Control Fiscal Interno 65.0 0.05 3.3

Calificación total 1.00 80.0

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable





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Para dar un concepto sobre la gestión y resultados se fundamenta en lo dispuesto en la Guía de Auditoría Territorial, tramitando los cuadros o formatos allí contenidos con la información proveniente del trabajo de auditoria ejecutada a cada una de las áreas y actividades del alcance de auditoría y lo ordenado por la Contraloría Municipal de Tunja en el memorando de asignación con el siguiente resultado: Como resultado de la auditoría adelantada a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” en la vigencia fiscal 2012, podemos considerar que la gestión en las áreas y procesos auditados es FAVORABLE, con un puntaje de 80 de 100, encontrándose dentro del rango “Igual o Mayor de 80”, como se observa en las tablas anteriores. Los fundamentos del anterior pronunciamiento se presentan a continuación: Eexaminadas las calificaciones proporcionadas a cada aspecto de la tabla podemos realizar, el puntaje conforme a los factores de ponderación, logrando una calificación final de la gestión de 80.00 Se dio prioridad para obtener la calificación final en su orden a: la Gestión Contractual con una calificación parcial de 69.6%; Rendición y revisión de la cuenta 90.6%, Legalidad 84.9%, Evaluación al Sistema de Control interno con el 65% y Seguimiento al Plan de Mejoramiento 64.5%. Dentro de esta Auditoría no se ponderó ni calificó a la Gestión Ambiental ni las TIC. Por no tener los recursos suficientes para invertir en estos campos, aunque la parte tecnológica está siendo apoyada por el Ministerio de comunicaciones pero en la vigencia 2013. Por todo lo anterior, la comisión de auditoría fundamentada en los resultados de la evaluación a la Gestión y el dictamen a los estados financieros, los cuales superan el tope del 80%, el concepto sobre los mismos es de FENECIMIENTO DE LA CUENTA de la Institución Educativa Libertador Simón Bolívar, vigencia 2012. Tunja, 23 de agosto de 2013.

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)





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2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

2.1. RESEÑA HISTÓRICA La Institución Educativa, Libertador Simón Bolívar, nace el 30 de Septiembre de 2002, mediante acto administrativo de la Secretaría de Educación de Boyacá, para dar cumplimiento a las políticas educativas desarrolladas por el Ministerio de Educación Nacional dentro del Plan de reorganización del Sector Educativo y el cumplimiento de la ley 715 de 2002, Art. 9º., que contempla la fusión de establecimientos, con el fin de ofrecer la continuidad del servicio educativo. La Resolución 02419 del 30 de septiembre de 2002, emitida por la Secretaría de Educación de Boyacá, fusiona a tres establecimientos educativos que funcionaban en cuatro sedes así:

- Colegio de Educación Básica Simón Bolívar, que funciona con dos sedes, la principal en la calle 2ª. Con carrera 14, teléfono 743 78 67 y la sede de la Trinidad en el barrio del mismo nombre.

- Colegio de Educación Básica Los Libertadores ubicado en este mismo barrio, en la Calle 5ª. Con carrera 13, teléfono 7446376.

- Concentración Escolar del Sur ubicada es la más reciente de las sedes, en el Barrio San Francisco de la ciudad de Tunja. Estos tres planteles nacen en momentos diferentes en los respectivos barrios, como respuesta a las necesidades de educación de cada uno de esos sectores de la ciudad de Tunja y bajo el esquema de la Concentración Escolar para estudios de primaria. Juega un papel muy importante en el nacimiento de estas concentraciones escolares, el trabajo de las Juntas de Acción Comunal y las comunidades de los respectivos barrios, relativamente jóvenes en la centenaria historia de la señorial y colonial capital del departamento de Boyacá, fundada en 1539 por Gonzalo Suárez, en el proceso de conquista hispánica, pero existente desde inmemoriables tiempos en la prehistoria nacional y la cultura Muisca. Las concentraciones escolares de los barrios Bolívar y Libertadores inician labores en la década de los años sesenta con dos o tres aulas y un baño y de igual manera lo hace la Concentración Escolar del Barrio San Francisco, solo que esta en forma más reciente en 1995. En todos los casos el fenómeno es parecido: se destina un pequeño lote para que se ubiquen unas pocas aulas, lote que al comienzo parece suficiente y amplio pero que con el transcurrir de los años y ante la necesidad de ampliar el servicio y construir más aulas, estas terminan por ocupar todo el espacio disponible, presentando una ausencia muy notoria de áreas para la recreación y el deporte.





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Los barrios que albergan estas Concentraciones Escolares son de relativa reciente aparición en la ciudad y corresponden a estratos populares de la misma, con escasos recursos económicos. La historia de estas concentraciones escolares convertidas algunas luego en colegios básicos y ahora al fusionarse en el 2002, en Instituciones Educativas, es la historia de la ausencia de planeación del sector educativo, pues debe evaluarse cuál es el impacto negativo que resulta de concentrar una población escolar cada vez más numerosa en un espacio físico cada vez más reducido. Cuál puede ser la calidad de educación que reciben estos niños en condiciones desfavorables en su entorno familiar y escolar.

2.1.1 MISIÓN La Institución Educativa Libertador Simón Bolívar tiene como visión ofrecer a sus estudiantes educación de calidad de acuerdo con los para- metros tecnológicos y competencias enmarcados en la ley adaptándolos a las condiciones socio económicas y culturales del entorno propiciando una formación integral, haciendo énfasis en lecto-escritura, habilidades matemáticas, competencias ciudadanas y desarrollo de proyectos, que constituyan bases solidas para un buen desarrollo humano. Para tal fin en todas las áreas y especialmente en la de humanidades se implemento un proyecto lector, debido a que las actividades económicas del entorno influyen en la violencia y el estrés de los estudiantes, se puso en práctica el dialogo y la concertación como medio de convivencia pacífica.

2.1.2 VISIÓN La institución Educativa como entidad pública de formación social y humana ofrece a su comunidad principios éticos, morales y sociales que permiten crear ambientes de sana convivencia para contribuir en la formación de niños y jóvenes con el propósito de prepararlos para su desempeño futuro. La Institución está desarrollando talleres de capacitación por medio del departamento de psicorientacion con el fin de fortalecer valores individuales y colectivos de la comunidad donde se motiva especialmente a los estudiantes y padres de familia, en la necesidad de fortalecer la proyección de sus hijos en prácticas pedagógicas y laborales, una vez finalicen sus estudios en la Institución Educativa.

2.1.3 PRINCIPIOS GENERALES (Basados en los principios corporativos).

A. PRINCIPIOS DE PARTICIPACION: La Institución Educativa tiene como principios la participación democrática en todos los sectores de Gobierno Escolar. En la primer semana de labores, los docentes eligen a 2 profesores para que los





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represente e integren el Consejo Directivo, así mismo en la tercer semana de actividades académicas se cita a todos los padres de familia para que elijan por grados los representantes al Consejo de padres y entre ellos asignen los 2 integrantes o delegados al Consejo Directivo, así mismo al representante del sector productivo ante el consejo directivo; los estudiantes en el mismo periodo eligen por papeleta al personero estudiantil y por grados escogen a quienes van a integrar el consejo de alumnos y de ellos a su vocero en el Consejo directivo. Las decisiones allí tomadas se dan a conocer a la comunidad y son de consenso de sus integrantes; si las decisiones requieren que la comunidad educativa tome partido, son comunicadas con anticipación para su respectiva concertación.

B. PRINCIPIOS DE AUTORIDAD: Las decisiones que se deban tomar en cuanto a direccionamiento de la Institución Educativa son concertadas pero de estricto cumplimiento con el fin de fortalecer el gobierno escolar, la visión, misión Institucional y los principios que rigen a toda la comunidad educativa.





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2.1.4 ORGANIGRAMA 2.1.5 OBJETIVOS GENERALES.

1. Impartir la educación integral a todos los miembros de la comunidad educativa en especial a los estudiantes.

2. Ofrecer calidad educativa a todos los alumnos. 3. Matricular con prioridad a los estudiantes cuyas familias habiten en el sector

sur de la ciudad.





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4. Identificar las puntualidades y/o dificultades que presenten los estudiantes con el fin de apoyarlos.

5. Cumplir con las normas y leyes que rigen la I. E. como ente gubernamental.

6. Crear mecanismos de participación democrática y permitir su operacionalidad en la I. E.

7. Informar a la SEM, sobre las acciones y mecanismos que la I. E. implementa para el cumplimiento de sus metas.

8. Propiciar espacios que faciliten el intercambio entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa para el fortalecimiento de procesos pedagógicos.

9. Vincula a diferentes organizaciones para que con sus programas contribuyan a disminuir la problemática la problemática en la que está inmersa la Institución.

10. Proyectar nuestra Institución Educativa hacia la comunidad Tunjana mediante la participación en los diferentes eventos, relevando el buen nombre.

INFORMACION ESTADISTICA.

1. POBLACION ESCOLAR. Se proyectó una población universo de 1.650 alumnos, pero se recibieron y matricularon 1.883 estudiantes. 1883/1650=1.14121212121*100=114.121212121% tasa de alumnos matriculados en la vigencia.

2. POBLACION ESCOLAR QUE CULMINO De la población escolar matriculada 1883 terminaron año 1694 alumnos. 1694/1883=0.89962825278*100=89.962825278% tasa de promoción en la vigencia.

3. CAPACITACION DOCENTES La planta de personal Docentes es de 65, los cuales recibieron capacitación durante el año, al igual que se tenía una proyección de 66 Docentes. 65/66=0.9849*100=98.49% tasa de capacitación a Docentes, que fue del 100% en la vigencia

4. INVERSION PLANTA FISICA Se realizó inversión en planta física de las diferentes Sedes por un valor $23.837.200, habiéndose proyectado la suma de $52.730.000. 23.837.200/52.730.000=0.45206144509*100=45.206144509% tasa de inversión de acuerdo con lo proyectado en la vigencia.

5. CALIFICACION DE LA INSTITUCION RESPECTO ICFES





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Se presenta un puntaje promedio similar con respecto al resto del país mejorando ligeramente con relación a los colegios de Tunja y del Departamento.

La calificación de la Institución fue del 42.75% en pruebas de estado.

6. PROMEDIO ESTUDIANTES POR DOCENTE La Institución mantuvo una relación de 25.43 estudiantes por Docente.

7. RELACION DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO La planta de personal de la Institución está compuesta por 1 Rector, 3 Coordinadores, 65 Docentes, 2 Psicoorientadoras y 10 Auxiliares Administrativos.





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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1. Revisión de la Cuenta De acuerdo a lo reglamentado en el articulo 6º de la resolución No. 020 de 2011, la rendición de la cuenta “Es el deber legal que tiene todo funcionario o persona de informar o responder por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos acompañada de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada”, es por esto que la Contraloría Municipal de Tunja debe velar por que sus sujetos de control quienes deben diligenciar y colgar hasta la fecha de cierre la cuenta lo hagan debidamente y en los tiempos establecidos. La Institución Educativa “LIBERTADOR SIMÓN BOLÍVAR” para la vigencia fiscal 2012, rindió la cuenta el día 26 de febrero de 2013 a las 5:51 de la tarde. Se pudo evidenciar que la información rendida en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT, cumplió con los diferentes criterios señalados en la resolución No. 020 mostrando coherencia, entre la rendida en los anexos y la recibida en forma física por parte de la Institución. 3.2. Análisis de la Información Financiera 3.2. Análisis de la Información Financiera Al realizar la auditoría, se revisaron: Balance General, Estados Contables, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Contables; mostrando una variación para la vigencia 2012 con relación a la vigencia 2011.

3.2.1. Verificación Balance General vigencias 2012 y 2011

CONCEPTO 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

Activos 216.268.426 206.254.807 10.013.619 4,85%

Pasivos 6.224.569 5.716.127 508.442 8,89%

Patrimonio 210.043.857 200.538.680 9.505.177 4,74%





VIGENCIA 2012.



Cifras en Pesos

3.2.1.1. Activos: Bienes tangibles o intangibles que posee una empresa o persona natural. Es un sistema construido con bienes y servicios, con capacidades funcionales y operativas que se mantienen durante el desarrollo de cada actividad socioeconómica específica. En sí, es lo que una empresa posee. El Activo total a diciembre 31 de 2012 tiene un valor de $ 216.268.426 presentando un incremento del 4,85% con relación al año 2011, representado principalmente en la Cuenta Propiedad Planta y Equipo, la cual paso de 206.254.807 en 2011, a 216.268.426 para la vigencia del 2012 mostrando una efectividad en el cobro de cartera. Clasificación del Activo: ACTIVO CORRIENTE: Es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Bancos: Se practicó auditoria a las cuentas bancarias mediante la selección

de una muestra correspondiente a los meses de Marzo, Abril, Septiembre y Noviembre para la verificación de las conciliaciones, las cuales se han venido realizando adecuadamente.

Se verifico la existencia de la totalidad de los extractos bancarios de la vigencia

2012, los cuales se toman para la elaboración de las conciliaciones y se archivan adecuadamente junto a dichas conciliaciones y resumen de los movimientos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_(contabilidad)

http://es.wikipedia.org/wiki/Liquidez

http://es.wikipedia.org/wiki/Pasivo_corriente





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Se realizó una comparación entre la información presentada en los libros contables, los extractos de las dos cuentas bancarias que tiene la Institución Educativa Libertador “Simón Bolívar” en el Banco de Bogota y las respectivas conciliaciones mensuales realizadas durante la vigencia 2012, lo cual se evidencia en el siguiente cuadro:

Mes N° de Cuenta Entidad Bancaria

Tipo de Cuenta

Saldo s/g Extracto Bsncario

Saldos s/g Libros

CMT

Saldos Libros

Auxiliares I.E

Diferencia

Enero 585006745

Banco de Bogota

Corriente 18.204.247

18.204.247 18.204.247 0

585006117

Banco de Bogota Corriente 10.855.191

10.855.191 10.855.191 0

Febrero 585006745


16.236.268 16.236.268 0

585006117


119.240.851 119.240.851 0

Marzo 585006745


7.140.545 7.140.545 0

585006117


116.469.327 116.469.327 0

Abril 585006745


3.959.860 3.959.860 0

585006117


103.714.089 103.714.089 0

Mayo 585006745


9.190.309 9.190.309 0

585006117


92.958.127 92.958.127 0

Junio 585006745


6.128.720 6.128.720 0

585006117


86.392.363 86.392.363 0

Julio 585006745


5.506.611 5.506.611 0

585006117


77.316.969 77.316.969 0

Agosto 585006745


3.263.963 3.263.963 0

585006117


66.845.514 66.845.514 0

Septiembre 585006745


9.427.858 9.427.858 0

585006117


47.575.804 47.575.804 0

Octubre 585006745


5.569.424 5.569.424 0

585006117


40.215.293 40.215.293 0

Noviembre 585006745


13.969.590 13.969.590 0

585006117


24.908.572 24.908.572 0





VIGENCIA 2012.



Diciembre 585006745


13.533.990 13.533.990 0

585006117


22.949.565 22.949.565 0

Al comprobar el diligenciamiento de las conciliaciones se pudo probar que se realizaron en forma correcta, pues como se puede ver en el cuadro anterior no hubo diferencia alguna entre los saldos al final del periodo fiscal. ACTIVO NO CORRIENTE: Corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo por una empresa en el año, y permanecen en ella durante más de un ejercicio. Son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa o el año fiscal.

Depreciación: Disminución del valor o precio de algo, con relación al que antes tenía, ya comparándolo con otras cosas de su clase. Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. La institución Educativa Libertador “Simón Bolívar” mostro la siguiente depreciación anual:

ACTIVOS VALOR

UNITARIO VIDA UTIL

DEPREDIACION MENSUAL IE LIBERTADOR

DEPRECIACION MENSUAL CMT

DEPRECIACION ANUAL CMT

AÑO 2012

EQUIPO DE MUSICA

20.174.902 15 112.083 112.083 1.344.993

EQUIPO DE RECRECIÓN Y DEPORTE

12.039.635 15 66.887 66.887 802.642

EQUIPO DE ENSEÑANZA

52.136.268 15 289.646 289.646 3.475.751

HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS

363.950 10 3.033 3.033 36.395

EQUIPO AYUDA AUDIOVISUAL

46.250.577 15 256.948 256.948 3.083.372

EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO

573.223 10 4.777 4.777 57.322

MUEBLES Y ENSERES / EQUIPOS DE OFICINA

119.820.905 10 998.508 998.508 11.982.091

EQUIPO DE COMPUTACION

152.325.148 5 2.538.752 2.538.752 30.465.030

EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA

5.713.075 10 47.609 47.609 571.308





VIGENCIA 2012.



TOTALES 409.397.683 4.318.242 4.318.242 51.818.904

Al confrontar los valores de las depreciaciones efectuadas por parte de la Institución, para la vigencia 2012 fueron realizadas de forma correcta y mensualmente. 3.2.1.2. Pasivos: La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupa las cuentas de deudas o compromisos adquiridos por la Institución.

CONCEPTO 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

ACREEDORES 6.062.569,00 4.044.000,00 2.018.569 50%

RETENCION EN LA FUENTE

1.672.127,00 -1.672.127 -100%

OTROS PASIVOS

162.000,00 162.000 100%

TOTALES 6.224.569 5.716.127 508.442 50%

La cuenta de Acreedores sobretodo en servicios es el más representativo dentro del total del pasivo para la vigencia de 2012 con una participación del 97%, equivalente a $6.062.569, mostrando un incremento con respecto a la vigencia de 2011. 3.2.1.3. Patrimonio: Son de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica. El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona

http://es.wikipedia.org/wiki/Bien_jur%C3%ADdico

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_de_cosas

http://es.wikipedia.org/wiki/Obligaci%C3%B3n_jur%C3%ADdica





VIGENCIA 2012.



una empresa como persona jurídica y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos.

DESCRIPCION 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

CAPITAL FISCAL 250.938.680 218.909.421,11 32.029.259 14,63%

EXCEDENTE DEL EJERCICIO

4.024.809 30.014.097,00 -25.989.288 -86,59%

DEPRECIACION (44.919.632,23) (48.384.837,00) 3.465.205 -7,16%

250.938.680 200.538.681 50.399.999 25,13%

Para la vigencia 2012 el Patrimonio del Instituto fue de $250.938.680 mostrando un incremento de $50.399.999, lo que muestra que el patrimonio ha presentado un aumento significativo para el 2012. 3.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental El Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental reporta los ingresos y gastos reflejando el resultado de la gestión en cumplimiento del objeto de la institución. A continuación se muestra un comparativo de las vigencias 2012 y 2011 mostrando el comportamiento del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental.





VIGENCIA 2012.



DESCRIPCION 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

INGRESOS 134.472.943 191.461.799 -56.988.856 -30%

OTROS INGRESOS

8.403.791,00 10.048.755 -1.644.964 -16%

COSTO Y GASTOS

142.878.746 171.496.457 -28.617.711 -17%

EXCEDENTE O PERDIDA

4.024.809 30.014.097 -25.989.288 -87%

3.3. Evaluación de la Gestión 3.3.1. Presupuesto vigencia 2012

3.3.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

RECAUDADO POR

RECAUDAR %

EJECUTADO

1 INGRESOS

$192´346.076

$175´286.869

$17´059.207

91.13

El presupuesto definitivo de ingresos para el año 2012 fue de $192´346.076 de los cuales se recaudaron $175´286.869, para un porcentaje de recaudo del 91.13%; el saldo por recaudar fue de $17´059.207 equivalente al 8.87%, cifras que demuestran un presupuesto de ingresos aproximado al 100% de la estimación realizada al momento de proyectar el presupuesto.





VIGENCIA 2012.



3.3.1.2. Ejecución presupuestal de egresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

EJECUTADO POR

EJECUTAR %

EJECUTADO

2 GASTOS

$192´346.076

$144´638.485

$47´707.591

75.20%

Para la vigencia 2012 el presupuesto definitivo de gastos fue de $192´346.076 de los cuales se ejecutaron $144´638.485, para un 75.20% de ejecución; con un saldo por ejecutar de $47´707.591 equivalente al 24.80%, cifras que demuestran un presupuesto de gastos con ejecución más alejada del 100% que los ingresos, situación que debe ser ajustada con más elementos de planeación que sirvan acercar el gasto al total de los ingresos dentro del periodo fiscal, mas sabiendo de la escases de recursos de la Institución Educativa. En resumen: El presupuesto de Gastos, si tenemos en cuenta los Ingresos que reportan como recaudados, se encuentra que se dejaron de gastar $30´648.384 que equivalen a un 17.48% del recaudo de la Institución.

Respuesta de la entidad: No se gastó el 100% debido a que se previeron algunos gastos para el comienzo del año 2013, teniendo en cuenta que el Ministerio de Educación Nacional y la Administración Municipal gira los recursos demasiado tarde y se hace necesario prever gastos para la vigencia futura..

Pronunciamiento Contraloría: las necesidades de las Instituciones Educativas en concordancia con sus bajos Ingresos, presume un déficit de recursos para sus soluciones, no se entiende como se sacrifican los recursos de una vigencia para prever gastos de vigencias siguientes, de todas maneras se está incumpliendo con el principio de la Anualidad Presupuestal, del decreto 111 de 1996. Así las cosas se mantiene el hallazgo Administrativo para ser incluido en el Plan de mejoramiento.

3.3.2. Talento Humano:

RELACION DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO

La Institución Educativa Libertador Simón Bolívar cuenta con personal para su funcionamiento de: 1 Rector, 3 Coordinadores, 65 Docentes, 2 Psicoorientadoras y 10 Auxiliares Administrativos

3.3.3. Almacén En el mismo informe de Control Interno manifiestan que: En almacén se detecto que quien realiza las depreciaciones es la señora Contadora y no se tiene sistematizado los inventarios de la Institución y que se hace necesario realizar la depuración de Inventarios.





VIGENCIA 2012.



Por otro lado: Un compromiso concertado en el plan de Mejoramiento de la Auditoría anterior fue: “En relación con los inventarios se presentan las siguientes inconsistencias: no están identificados y debidamente plaqueteados los elementos devolutivos de propiedad de la Institución, no se cuenta con un software de activos fijos que permita el registro sistematizado del movimiento de los elementos que componen la propiedad, planta y equipo, no se tiene un inventario con corte a 31 de Diciembre de 2011; los datos suministrados por almacén no concuerdan con el libro mayor y balance al 31 de Diciembre de 2011”. Estas inconsistencias se siguen presentando en la vigencia 2012, pues no se detectaron acciones significativas en esta materia como lo muestran los avances del plan de mejoramiento. De manera que las inconsistencias antes mencionadas se mantienen como observación administrativa para ser aclarada en la réplica a este informe.

Respuesta de la entidad: Con relación a este numeral la Institución contrato en el primer semestre de la vigencia del 2013 la depuración de los inventarios, quedando pendiente la plaqueteada e implementación del software; gestión que se tendrá en cuenta para la vigencia 2014, con base a los recursos que ingresen, anexamos medio magnético de la depuración.

Pronunciamiento Contraloría: La vigencia auditada corresponde a 2012, aunque hay actuaciones de 2013 sobre lo observado pero faltan acciones de mejoramiento, por lo tanto se mantiene el hallazgo para que sea verificado en la próxima auditoría y en el seguimiento al plan de mejoramiento resultante de esta auditoría, el cual debe contener la observación completa, las mejoras realizadas y lo que falta por realizar.

3.3.3. Contratación Administrativa.

La contratación de la Institución Educativa Libertador Simón Bolívar alcanzó la cifra de $123´484.652 con la celebración de 16 contratos y 82 ordenes de trabajo suministros y prestación de servicios entre otras, de los cuales se revisaron los 16 contratos y 41 pagos de ordenes por valor de $45´410.006 de contratos y $47,707,334.00 de ordenes. 3.3.3.1 Contratación y órdenes celebrados con el mismo contratista Como lo exige la Auditoría General de la República se revisó el total de la contratación por contratista detectando que se celebraron hasta cinco contratos con el mismo contratista pero con objetos diferentes, determinando que no hubo fraccionamiento de los objetos de los contratos, con el siguiente por menor:





VIGENCIA 2012.



ORDENES Y CONTRATOS REALIZADOS CON EL MISMO CONTRATISTA

NOMBRE VALORES

Camacho Patiño José 2,813,000.00

Camacho Patiño José Antonio 930,000.00

TOTAL (2) DOS ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 3,743,000.00

Compucentro Ltda 4,050,822.00


Compucentro Ltda 575,100.00


TOTAL (4) CUATRO ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 7,530,922.00

Grupo Comercial Atlantis 4,166,700.00

Grupo Comercial Atlantis 941,500.00

Grupo comercial Atlantis Ltda 333,800.00

TOTAL (3) TRES ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 5,442,000.00

Mario Diomedes Ríos Cruz 2,200,000.00

Mario Diomedes Ríos Cruz 1,240,000.00


Martínez Riaño Mardoqueo 220,000.00





TOTAL (5) CINCO ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 2,090,000.00

Merchán Chaparro María Inés 375,000.00

Merchán Chaparro María Inés 1,125,200.00


Parra Arias Raul 439,400.00








VIGENCIA 2012.



Piña Rojas Gloria Omaira 2,000,000.00

Piña Rojas Rosa Omaira 115,000.00


Pineda Gutiérrez Jimmy Henry 504,000.00

Pineda Gutiérrez Jimmy Henry 120,000.00

TOTAL (2) DOS ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 624,000.00

Quiroga Barrera Rosa Emma 400,000.00




Ríos Cruz Andrés 774,200.00

Ríos Cruz Andrés Avelino 700,700.00


Ríos Cruz Mario Diomedes 8,110,000.00

Ríos Cruz Mario Diomedes 410,000.00

Ríos Cruz Mario Diomedes 3,188,000.00

Ríos Cruz Mario Diomedes 530,000.00

Ríos cruz Mario Diomedes 2,480,000.00

TOTAL (5) CINCO ORDENES O CONTRATOS POR VALOR DE 14,718,000.00

Soelco 800,982.00

Soelco Ltda 648,907.00


3.3.3.2 Contratos:

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 018 FECHA: 17/08/12

CONTRATISTA: Bandas Marciales y Musicales – Leonar Melo Salamanca

VALOR: $ 2.932.000

NIT: cc 4.298.124 INGRESO ALMACEN:

PAGO: DIRECCIÓN: Bloque 8 apto 203 Florida parque de Tunja PLAZO: 15 días

TELÉFONO: 3204931102 3212514562





VIGENCIA 2012.



OBJETO: Suministro de elementos e instrumentos musicales para la banda marcial

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, Estudios previos de convivencia, Liquidación de Paz y Salvo

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No.017 FECHA: 01/11/12

CONTRATISTA: María Inés Merchán Chaparro VALOR: $ 375.000


PAGO: DIRECCIÓN: Calle 17 Nª 12-37 interior 1 apto 201 Santa Bárbara Real PLAZO: 25

horas TELÉFONO: 3115686200

OBJETO: Contratar un instructor para la formación musical, preparación , conformación y prestación de la tuna, de la Institución Educativa, con estudiantes de la sede Bolívar

OBSERVACIONES:

CONTRATO DE OBRA No. 017 FECHA: 17/08/12

CONTRATISTA: Mario Diomedes Ríos Cruz VALOR: $ 3.188.000

NIT: 7.168.905-1 INGRESO ALMACEN:

PAGO: DIRECCIÓN: Calle 27 Nª 16-98 Barrio El Carmen PLAZO: 6 días

TELÉFONO: 3114477342

OBJETO: Instalación de mallas onduladas con marco en ángulo para ventanas , cajas en lámina y reja en varilla gruesa.

OBSERVACIONES: No tiene estudios previos de convivencia, No tiene recibos de satisfacción, No tiene acta de recibo a Satisfacción.


CONTRATISTA: Papelería Boyacá grupo comercial Atlantis LTDA – Humberto Camacho

VALOR: $ 4.166.700


PAGO: Se pagara de contado a penas reciba satisfactoriamente el objeto

DIRECCIÓN: Carrera 11 Nª 19-86 PLAZO: 3 días

TELÉFONO: 7423906

OBJETO: Suministro de papelería y suministro elementos de oficina.

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, No tiene acta de liquidación de paz y salvo.





VIGENCIA 2012.



CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 015 FECHA: 20/04/12

CONTRATISTA: Rodrigo Alba Suesca VALOR: $ 2.400.000

NIT: 7182296-9 INGRESO ALMACEN:

PAGO: 6 pagos de 400.000 DIRECCIÓN: Cra. 19 Barrio San Francisco

PLAZO: 6 meses TELÉFONO: 3134049322

OBJETO: Formación deportiva en la disciplina de porrismo para estudiantes de la Institución Educativa

OBSERVACIONES: No tiene comprobante de pago de seguridad social, No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 014 FECHA: 20/04/12

CONTRATISTA: Osmar Fernando Arias Sanabria VALOR: $ 2.700.000


PAGO: 6 pagos de 450.000

DIRECCIÓN: Calle 27 Nº 18-24 Barrio Bello Horizonte PLAZO: 6 meses


OBJETO: Conformación banda marcial

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, Rut, No tiene estudios previos o de conveniencia, No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No.013 FECHA: 20/04/12

CONTRATISTA: Miguel Orlando Noy Martínez VALOR:$ 2.400.000


PAGO: 6 pagos de 400.000

DIRECCIÓN: Trasversal 15 Nº 25-71 Barrio San Lázaro PLAZO: 6 meses


OBJETO: Conformación de equipos de futbol de salón

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, Rut, no tiene antecedentes fiscales y disciplinarios.


CONTRATISTA: Carlos Fabio Torres Lancheros VALOR: $ 2.049.000


PAGO: Se compromete a pagar de contado una vez reciba satisfactoriamente el objeto

DIRECCIÓN: trasversal 17 Nº 21-07 PLAZO: 5 días

TELÉFONO: 7409843





VIGENCIA 2012.



OBJETO: Cambio de medidor monofásico a trifásico sede San Francisco

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, No tiene recibo de satisfacción.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES INDEPENDIENTES No. 012

FECHA: 22/02/11

CONTRATISTA: Asesorías Académicas Milton Ochoa VALOR: $ 25.600.000


PAGO: $ 2.500.000 el 16/03/11 $ 10.000.000 el 04/05/11 $ 6.550.000 en agosto /11 $ 6.550.000 el 09/11/11

DIRECCIÓN: (Bucaramanga) calle 9 Nº 21-25

PLAZO: 7 meses

TELÉFONO:

OBJETO: Asesoría Académica en la presentación de pruebas ICFES

OBSERVACIONES: No tiene estudios previos de y de conveniencia, No tiene acta de liquidación.



NIT: 7.168.905-8 INGRESO ALMACEN: PAGO: se compromete a

pagar de contado una vez reciba satisfacción del objeto

DIRECCIÓN: Calle 27 Nº 16-98 Barrio El Carmen PLAZO: 20 días


OBJETO: Construcción de tienda escolar, oficina para archivo, sede Simón Bolívar.

OBSERVACIONES: No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DESUMISTRO No. 010 FECHA: 12/03/12

CONTRATISTA: Estudios Fotográficos Bolaños VALOR: $ 3.400.000

NIT: cc 6.757.343 INGRESO ALMACEN: PAGO: se compromete

a pagar de contado una vez reciba satisfacción del objeto

DIRECCIÓN: Calle 19Nº 8-63 Int. 109 Edificio California PLAZO: 20

días TELÉFONO: 3115578895

OBJETO: Elaboración de carnets estudiantiles con características técnicas especificas para La Institución Educativa Simón Bolívar.

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, No tiene acta de liquidación.


CONTRATISTA: Álvaro Pachón Galvis VALOR: $ 2.880.000


PAGO: Se compromete a pagar de contado una





VIGENCIA 2012.



DIRECCIÓN: Cra 5 Nº 24-25 barrio las nieves PLAZO: 10 días

vez reciba satisfacción del objeto


OBJETO: Construcción e Instalación de mesas para tablero de ajedrez en concreto, sede los libertadores.

OBSERVACIONES: No tiene asignación de interventoría. No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DESUMINISTRO No.008 FECHA: 12/03/12

CONTRATISTA: Multideportes Boyacá VALOR: $ 2.983.160

NIT: 40008490-8 INGRESO ALMACEN: PAGO: Se compromete


DIRECCIÓN: Cra 9 Nº 18-12 Int. 201 PLAZO: 15 días TELÉFONO: 7403250 3143571138

OBJETO: Suministro de elementos deportivos

OBSERVACIONES: Se evidencian dos contratos con el mismo objeto donde su numeral es de 008 los cuales tienen diferente valor uno por 2.983.160 y el otro por valor de 3.150.200


CONTRATISTA: COMPUCENTRO LTDA VALOR: $ 4.050.822

NIT: 800.087.401-6 INGRESO ALMACEN: PAGO: Se compromete


DIRECCIÓN: Av. Colon calle 29 Nº 10-88 PLAZO: 20 días TELÉFONO: 7407777 7449520

OBJETO: Suministro de papelería y útiles de oficina.

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social. No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No.06

FECHA: 16/01/12

CONTRATISTA: Miriam Pilar Mancera Beltrán VALOR: $ 6.398.784

NIT: T.p. 75789-t INGRESO ALMACEN:

PAGO: 12 pagos iguales de 533.232

DIRECCIÓN: calle 25 Nº 11-49 PLAZO: A partir de su perfeccionamiento hasta 31/12/12 TELÉFONO: 7439131 3123498009

OBJETO: Prestación de servicios profesionales como contadora publica en forma independiente y autónoma sin ningún tipo de subordinación laboral. OBSERVACIONES: Los soportes del contrato no están totalmente organizados ya que el contrato se encuentra en una carpeta y los soportes en otra





VIGENCIA 2012.



CONTRATO DE OBRA No.005 FECHA: 18/01/12



PAGO: Se compromete a pagar de contado una vez reciba satisfacción del objeto

DIRECCIÓN: calle 27Nº 16-98 barrio el Carmen PLAZO: 10 días TELÉFONO: 3114477342

OBJETO: Suministro de instalación de puertas metálicas y rejas tipo bancarios , sede los libertadores

OBSERVACIONES: No tiene seguridad social, No tiene estudios previo y de conveniencia, No tiene asignación ni supervisión de interventoría, No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DE CONCESION No. 004 FECHA: 16/01/12

CONTRATISTA: ANA JUDITH ROBLES VALOR: $ 283.500


PAGO: 9 cuotas por valor de 31.500 los 5 primeros días de cada mes

DIRECCIÓN: MZ Y CA 2 Barrio Escandinavo PLAZO: 9 meses TELÉFONO:

OBJETO: Concesión de la tienda escolar de la sede La Trinidad espacio que será destinado para el funcionamiento y explotación para ofrecer el servicios a los estudiantes y docentes

OBSERVACIONES Los soportes correspondientes al contrato no se encuentra en orden ya que cada uno esta con carpeta de cada mes y este está aparte, No tiene disponibilidad, registro presupuestal, No tiene seguridad social, No tiene estudios previos y de conveniencia, No tiene recibo de satisfacción, No hay verificación de pagos, No tiene acta de liquidación.

CONTRATO DE CONSECION No. 003 FECHA: 16/01/12

CONTRATISTA: Maira Teresa Murillo Burgos VALOR: $ 236.000

NIT: 33365926-1 INGRESO ALMACEN: PAGO: 9 cuotas por valor 26.000 los primeros 5 días del mes

DIRECCIÓN: PLAZO: 9 meses

TELÉFONO:

OBJETO: Entrega en calidad de concesión un espacio ubicado en la planta de la sede San Francisco el cual siempre ha utilizado para el funcionamiento de la tienda escolar.

OBSERVACIONES Los soportes correspondientes al contrato no se encuentra en orden ya que cada uno esta con carpeta de cada mes y este está aparte, No tiene disponibilidad, registro presupuestal, No tiene seguridad social, No tiene estudios previos y de conveniencia, No tiene recibo de satisfacción, No tiene supervisión de interventora.

CONTRATO DE CONCESIÓN No. 002 FECHA: 16/01/12

CONTRATISTA: ROSA EMMA QUIROGA BARRERA VALOR: $ 2.467.000

NIT: 40023719-1 INGRESO ALMACEN: PAGO: 9 cuotas por





VIGENCIA 2012.



DIRECCIÓN: Av. oriental 3 Nº 70 IN 2 PLAZO: 9 meses

valor de 274.000 los 5 primeros días de cada mes TELÉFONO:

OBJETO: Entrega en calidad de concesión un espacio ubicado en la planta de la sede Los Libertadores el cual siempre ha utilizado para el funcionamiento de la tienda escolar.

OBSERVACIONES: Los soportes correspondientes al contrato no se encuentra en orden ya que cada uno esta en la carpeta de cada mes y este está aparte, No tiene disponibilidad, registro presupuestal, No tiene seguridad social, No tiene estudios previos y de conveniencia, No tiene recibo de satisfacción, No tiene supervisión de interventora.

CONTRATO DE CONCESION No. 001 FECHA: 16/01/12

CONTRATISTA: NANCY ESPERANZA SORACA VALOR: $ 567.000

NIT: cc 40.031.980 INGRESO ALMACEN: PAGO: 9 cuotas por valor de 63.000

DIRECCIÓN: PLAZO: 9 meses

TELÉFONO:

OBJETO: Entrega en calidad de concesión un espacio ubicado en la planta de la sede Simón Bolívar el cual siempre se ha utilizado para el funcionamiento de la tienda escolar.

OBSERVACIONES: Los soportes correspondientes al contrato no se encuentra en orden ya que cada uno esta en la carpeta de cada mes y este está aparte, No tiene disponibilidad, registro presupuestal, No tiene seguridad social, No tiene estudios previos y de conveniencia, No tiene supervisión de interventora, No tiene recibo de satisfacción, No tiene verificación de pagos.

3.3.3.3. Órdenes de Pago Se tomó como muestra para la revisión de las órdenes de pago del año 2012,

los meses de Marzo, Abril, Septiembre y Noviembre, evidenciándose lo siguiente:

ORDEN

DE PAGO

N°

CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO ANEXA

FACTURA

ANEXA AFILIACION

A SALUD

ANEXA CONSTANCIA

DE CUMPLIMIENTO

013 Pago de Servicio de Internet

202.970 05/03/2012 Colombia Telecomunicaciones

SI SI SI

014 Suministro de elementos de Aseo.

732.600 05/03/2012 Yorly Patricia Reyes Pardo

SI SI SI

015 Suministro de lámparas y Bombillos

648.907 12/03/2012 Soelco Ltda. SI SI SI

016

Servicios Profesionales. Asesoría contable.

533.232 14/03/2012 Myrian Pilar Mancera Beltran

SI SI SI

017 Desembolso Caja Menor

500.000 12/03/2012 Javier Eduardo Lopez Quiroga

SI SI SI





VIGENCIA 2012.



018 Pago de servicios públicos Agua.

896.324 16/03/2012 Proactiva Aguas de Tunja.

SI SI SI

019

Pago de Servicios Públicos Teléfono.


SI SI SI

020

Mantenimiento Mobiliario y correctivo a las Instalaciones de la I.E.

1.240.000 22/03/2012 Mario Diomedes Diaz Cruz

SI SI SI

021 Suministro de Material Didáctico

333.800 22/03/2012 Grupo Comercial Atlantis Ltda.

SI SI SI

022

Mantenimiento de fotocopiadoras Kyocera km 1820, 2810,1635.

371.200 27/03/2012 B.P Servicios Ltda o Francy Natalia Bautista.

SI SI SI

023 Suministro de elementos deportivos.

3.150.200 28/03/2012

Multideportes Boyacá- Gilma Maria Ferrucho Pacheco

SI SI SI

024

Pago de energía sedes Libertador, Bolívar, Trinidad y San Francisco

2.057.360 29/03/2012 Empresa de Energia de Boyacá

SI SI SI

025

Suministro de Papelería y útiles de Escritorio

4.050.822 29/03/2012 Compucentro Ltda. SI SI SI

026

Suministro de vidrios para la Sede Libertador Trinidad

362.500 30/03/2012 Andres Rios Cruz SI SI SI

035 Pago de Servicio Telefónico


SI SI SI

034

Pago de Lavado y Planchado Uniformes de la Banda

518.000 19/04/2012 Lavaseco Parmalatic.

SI SI SI

033 Suministro de Carnet Estudiantil

3.400.000 18/04/2012 Eustorgio Bolaños Salazar

SI SI SI

032



SI SI SI





VIGENCIA 2012.



031

Pago elaboración mesas de ajedrez en concreto

2.880.000 17/04/2012 Alvaro Pachon Galvis

SI SI SI

030 Pago de servicios públicos Agua.

985.265 16/04/2012 Proactiva Aguas de Tunja.

SI SI SI

029

Mantenimiento preventivo y correctivo de canales, tuberías y arreglo de baños.

700.000 13/04/2012 Edgar Fernando Barreto Herrera

SI SI SI

028 Arreglo general de Escritorios de Madera

300.000 13/04/2012 Leidy Johanna Avendaño Gutierrez

SI SI SI

027 Instalación de contador trifásico.

2.049.000 13/04/2012 Carlos Fabio Torres Lancheros

SI SI SI

097 Suministro de Computador y Software


096

Suministro de Papelería y útiles de Escritorio

5.212.500 18/09/2012 Grupo Comercial Atlantis Ltda.

SI SI SI

095

Suministro de materiales y elementos de aseo.

4.743.300 14/09/2012 Lyda Mayerly Perez SI SI SI

094

Suministro de Cable y accesorias para las cámaras.

115.000 12/09/2012 Gloria Omaira Piña Rojas

SI SI SI

093

Mantenimiento de Basculantes, malla, tablero de baloncesto. Sede San Francisco

510.000 12/09/2012 Gilberto Angel Caro Mendez

SI SI SI

092

Suministro de Candados y duplicado de llaves.

350.100 12/09/2012 Raul Parra Arias SI SI SI

091

Suministro de botones Publicitarios para porrismo.

269.000 12/09/2012 Eustorgio Bolaños Salazar

SI SI SI





VIGENCIA 2012.



155 Pago de Servicio Telefónico

249.000 30/11/2012 Movistar SI SI SI

154 Suministro de 200 forros para tabletas

2.000.000 30/11/2012 Martha Rogelina Rubio García.

SI SI SI

153

Servicios de amenización musical, promoción de bachilleres 2012.

150.000 30/11/2012 Carlos Julio Camacho Rivera.

SI SI SI

152

Suministro elementos decorativos ceremonia de Graduación.

150.000 30/11/2012 Maria Elvira Contador Florez

SI SI SI

151

Actualización y Mantenimiento del Software COMPUCOL


150

Alquiler de Auditorio para ceremonia de Graduación.

1.500.000 30/11/2012 Jairo Enrique de Antonio.

SI SI SI

149

Mantenimiento de fotocopiadoras Kyocera km 1820, 2810,1635.

371.200 30/11/2012 B.P Servicios Ltda o Francy Natalia Bautista.

SI SI SI

148

Suministro de tintas y recargas para fotocopiadoras.

941.500 30/11/2012 Grupo Comercial Atlantis Ltda.

SI SI SI

147

Suministro de elementos eléctrico para mantenimiento

275.500 30/11/2012 Raul Parra Arias SI SI SI

146



SI SI SI

145

Mantenimiento físico, software y revisión general de computador.

575.100 30/11/2012 Compucentro Ltda. SI SI SI

Según la tabla anterior se puede decir del muestreo de órdenes de pago

vigencia 2012 se encuentran con los debidos documentos de soporte para efectos de su legalidad.





VIGENCIA 2012.



OBSERVACIÓN GENERAL DE CONTRATACIÓN: 1.- En la gran parte de la contratación de la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” se determinó que existen debilidades en la supervisión de los contratos como la no realización de los informes, en ocasiones ni siquiera se nombra supervisor. 2.- En las carpetas, ni en las órdenes de pago, no anexan los estudios previos, disponibilidades presupuestales, afiliaciones a la seguridad social, actas de inicio y de liquidación, RUT. 3.- Los soportes de la contratación se la anexan a las órdenes de pago y en las carpetas de los contratos solo dejan la minuta dificultando el control a esta por parte de la comisión de auditoría. Las anteriores observaciones con alcance administrativo deben ser incluidas en el plan de mejoramiento.

Respuesta de la entidad: En las respectivas órdenes de pago se encuentra anexa toda la documentación requerida; sin embargo revisaremos minuciosamente la carpetas de egresos, e igualmente a partir de la presente vigencia anexaremos fotocopia de toda la documentación de contratación a cada una las carpetas; por austeridad en papelería no se toman fotocopias para anexar a las carpetas de contratos.

Pronunciamiento Contraloría: El sistema que se utilice es propio de la Institución Educativa, si bien es cierto que el exceso de copias van en contravía de la austeridad en el gasto, se recomienda que en las carpetas de los contratos se indique dónde y en qué folio de los comprobantes se encuentra cada documento que debe hacer parte de la celebración, terminación y pago de los contratos, en cuanto a la supervisión de la contratación no se respondió nada, de manera que la observación se mantiene como hallazgo administrativo para ser tenida en cuenta al momento de construir el plan de mejoramiento.





VIGENCIA 2012.



4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

4.1. Generalidades Con la cuenta anual consolidada como anexo del formato F49_CMT de Control Interno, rinden los siguientes Informes:

INFORME DE EVALUACION CONTROL INTERNO VIGENCIA 2012

1. El proceso de Control Interno lo debe ejercer la Secretaria de Educación, pues la Institución Educativa no tiene la estructura orgánica para tal fin.

2. La institución debe realizar procesos donde el control para entes colegiales debe ser muy preciso: Para los resultados académicos está el consejo académico, para el disciplinario el Consejo Directivo entre otros de tal forma que siempre se da el consenso para los resultados a nivel individual y colectivo.

3. Los planes y programas a desarrollar durante el año lectivo 2012, fueron presentados a la comunidad educativa, quienes los aprobaron por unanimidad y además se participo en los procesos de ejecución.

4. Cada ente Institucional presento y desarrollo sus planes y programas los cuales están inmersos en el plan de mejoramiento, el proceso de planeación y evaluación se realizaron con base en el Cronograma de actividades.

5. La evaluación del cronograma Institucional fue hecho por la comunidad educativa con el fin de socializar sus alcances y planear estrategias para el año lectivo 2013.

6. Uno de los mejores procesos de control interno, quienes se reunieron alternamente con los integrantes del Consejo Directivo; estuvo centrado en las estrategias para el mejoramiento de ambiente escolar, siendo hoy una gran fortaleza.

7. Comprometer a todos los estamentos de la institución para mantener y mejorar el ambiente en la formación de valores, fue planteado como el aspecto a tener siempre encuentra por toda la comunidad educativa, pues se consideró que si existe un buen ambiente escolar, logrando así consolidar con más facilidad las metas propuestas.

8. Los entes institucionales acordaron continuar manteniendo las fortalezas de la evaluación institucional e ir mejorando paulatinamente las debilidades para tal fin, bimensualmente se hará seguimiento a este proceso.





VIGENCIA 2012.



9. Se acordó establecer jornadas especiales de evaluación institucional con el fin de hacer el seguimiento y fortalecimiento al PEI.

10. Se debe realizar un seguimiento permanente a los procesos Institucionales y formular inmediatamente los correctivos posibles.

11. En relación con el área de Tesorería, se hizo el seguimiento a las órdenes de pago con el objetivo de que todas cumplieran con los requisitos de ley.

12. En lo relacionado con presupuesto, se constato el cumplimiento de todos

los pasos y que se anexaran los documentos de Registros y Disponibilidades Presupuestales, así como los estudios previos y demás.

13. En almacén se detecto que quien realiza las depreciaciones es la señora Contadora y no se tiene sistematizado los inventarios de la Institución.

14. En lo relacionado con la parte contable para el año 2013, se debe contratar un Contador para realizar la depuración de Inventarios.

INFORME DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2012

El presente informe se hace siguiendo las directrices de la resolución 016 del 13 de febrero de 2003 en donde traza las pautas para la elaboración del informe del control interno y orienta los diferentes procesos que las entidades de orden Nacional y Territorial deben realizar. El informe cobija a todos los estamentos de la Institución Educativa libertador Simón Bolívar, del Municipio de Tunja, la autoevaluación se realizó durante el año 2012 y se consolido entre el 26 y el 30 de Noviembre de 2012, según consenso que se realizó en la semana de evaluación, la cual se desarrolló teniendo en cuenta los parámetros que para tal fin establece la Ley 715. Este proceso forma parte del Plan de Mejoramiento del año 2013 y que en la semana establecida se ejecutaran los planes y programas específicos a tener como prioritarios en el presente año. La autoevaluación se finiquito con los integrantes de la comunidad educativa, conformando comisiones de trabajo quienes conjuntamente con el grupo de control interno, finalmente elaboraron el consolidado. Después de evaluar cada una de las fases, la comunidad educativa conceptúa que la Institución Educativa Libertador Simón Bolívar, está cumpliendo las diferentes directrices emanadas de los entes educativos nacionales, departamentales y municipales, mostrando avances año por año, tal como lo afirman los resultados generales.

En cuanto al control contable, se aprecia que su funcionamiento ha venido mejorando por cuanto los informes y rendición de cuentas se han realizado de acuerdo al calendario y los parámetros ordenados por la contraloría Municipal. Los indicadores dan cuenta de los resultados en cada una de las áreas de gestión, permitiéndole a la Institución llevar un registro de sus resultados a través del tiempo y analizar el impacto que las estrategias implementadas tienen en los diferentes aspectos de la vida institucional.





VIGENCIA 2012.



Debo resaltar que durante el presente año escolar la comunidad educativa conceptuó que el clima organizacional y escolar mejoro ostensiblemente y debe continuar tomado como una fortaleza.

En estos informes con poco contenido en materia de control Interno respecto al manejo de los recursos de la Institución, es decir que la atención está centrada en la parte misional. En el numeral 1 del primer informe se sigue insistiendo en que el control Interno de la Institución lo debe ejercer la Secretaría de Educación por la falta de estructura orgánica de la institución para este fin, desconociendo que la ley 87 de 1993 no diferencia entidades grandes de las pequeñas en esta materia y el auto control que debe ejercerse personalmente en todos los niveles de las entidades. En el segundo informe se refieren a la Resolución 016 de la Contraloría y no a la 020 de 2011 que es la que está vigente. Sin embargo en uno de los apartes del formato 049 rendido con la cuenta anual consolidada reconocen que: A. No existe manual de procedimientos financieros y presupuestales. B. Falta identificar los riesgos de clasificación de la información y registro de órdenes de pago. C. La Institución no cuenta con un aplicativo que permita el procesamiento integrado de la información y documentación financiera. De manera que por lo anterior, siendo una debilidad el deficiente manejo financiero y presupuestal y de la información de la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”, la comisión de auditoría determina para el Control Interno asignarle una calificación de 65 puntos de 100 posibles en esta materia.

4.2 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. En la vigencia 2012 objeto de estudio por parte de la Contraloría se detectó que las Instituciones Educativas se ven abocadas a unas reducciones significativas en la transferencia de recursos por parte del Municipio como también se reducen sus ingresos propios por la figura de gratuidad en la prestación del servicio educativo, pues se hace referencia a que el Municipio no transfiere a las Instituciones Educativas el total de los recursos que le llegan de la nación por concepto de gratuidad comparándolo con el número de estudiantes bajo esta modalidad atendidos por la Institución. De modo que los gastos de la Institución se deben hacer bajo criterios amplios de austeridad, dejando de satisfacer necesidades urgentes por falta de presupuesto.





VIGENCIA 2012.



En cuanto a la rendición de la información sobre el tema de austeridad en la cuenta anual consolidada por intermedio del Control Interno, en cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que modifica el artículo 22 del decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno sobre restricción de gasto debe presentarse en forma trimestral y no mensual a partir de esa fecha como fue decretado en su artículo primero. En cumplimiento de esta norma la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe hacer un análisis trimestral de los gastos realizados y que tienen restricciones de Austeridad en el Gasto, elaborar un informe sobre su comportamiento y hacer las respectivas recomendaciones o sugerencias, este informe como dice la norma debe ser entregado al representante legal de la entidad y a las entidades de control, pero, en la cuenta rendida se limitaron a colgar en el sistema solo los formatos de los gastos por esos conceptos sin ningún análisis. La observación anterior requiere de justificación y soporte para levantar el alcance a administrativo o de lo contrario que sea incluido en el plan de mejoramiento.

Respuesta de la entidad: EL control interno de gestión lo ejerce en la actualidad el Consejo Directivo en pleno, el informe sobre los gastos públicos se comenzará a ejecutar a partir de la fecha de aprobación del Plan de Mejoramiento, se solicitara a la administración municipal y entes de control, la asesoría para elaborar el Manual de Procedimientos financieros y presupuestales, igualmente se actualizarán los riesgos de clasificación de la información y registro de Órdenes de Pago.

Pronunciamiento Contraloría: No interesa quien ejerza las funciones de Control Interno. Pero no respondieron sobre el cumplimiento del Decreto 0984, responden sobre la intensión que se tiene sobre la construcción de los manuales, asuntos que quedan pendientes para su verificación una vez incluidos en el plan de mejoramiento y posterior desarrollo del mismo, es decir que el hallazgo administrativo se mantiene, aclarando que su incumplimiento por ser reincidente, da mérito para un hallazgo y traslado disciplinario.

4.3 Control Interno Contable Dentro de la información rendida por el Instituto al Sistema Integral de Auditorias también se encontró la evaluación al Control Interno Contable, donde se reconocieron las diferentes debilidades que se tienen en cada una de las etapas que lo conforman así: 4.3.1 Etapa de Reconocimiento Identificación

No hay manual de procesos y procedimientos financieros y contables





VIGENCIA 2012.



No se cuenta con oficina para el área contable por lo tanto no se puede archivar los documentos fuente para dar cumplimiento al tiempo mínimo de conservación de éstos.

Clasificación

No se encuentran identificados los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables.

Registro y ajustes

Falta implementar tablas de retención documental.

No se cuenta con un aplicativo que permita el procesamiento de la información contable.

No se cuenta con un área de sistemas para el apoyo del proceso contable.

4.3.2 Etapa de Revelación

Elaboración y presentación de estados, informes y reportes contables

No se cuenta con un aplicativo que permita el procesamiento de la información contable.

Análisis, interpretación y comunicación de la información

Debido a la limitación en conocimientos y experiencia de los funcionaros de las áreas de tesorería, presupuesto y al almacén, hace que la información generada tenga falencias de tipo presupuestal, contable y tributario, ocasionando traumatismos en el proceso contable.





VIGENCIA 2012.



5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Dentro del resultado de la Auditoría anterior a la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” se establecieron 21 hallazgos administrativos con los cuales se debió conformar y concertar el Plan de Mejoramiento de la Institución, plan que contemplaría unas acciones de mejora a cada una de las observaciones y sobre las cuales se presentarían unos avances cada cuatro meses con fechas de corte Abril, Agosto y Diciembre, revisados los avances presentados encontramos que algunas acciones de mejora fueron cumplidas en su totalidad y otras parcialmente obteniendo el siguiente resultado:

N°

CLASE DE

OBSERVACIÓN

DESCRIPCION AVANCE OBSERVACIONES DE LA

CONTRALORÍA.

CALIFICACIÓN

DE CUMPLIMIENTO

1 ADMINISTRATIVO

En la rendición de la cuenta no se evidencia anexos del formato F2, los formatos F7 y F41 no se diligenciaron de acuerdo con la Resolución 020 de 2011. De igual forma los anexos del formato F49 no concuerda con la relación de egresos presentada por la Institución.

Se revisó la documentación de acuerdo a lo establecido en la resolución 20 de 2011, para ser tenida en cuenta en todos sus art.

En la rendición de la cuenta de 2012 realizada el 26 de febrero de 2013 se evidenció que hubo alguna mejora pero falta mejorar en temas como los anexos de control Interno, precisar la información contractual en cuanto a la clase de contratos y unificar la contratación relacionando las órdenes como contratos.

50%

2 ADMINISTRATIVO

Las órdenes de pago Nos. 126, 131, 132, 134, 135, 145, 152, 158, 159 y 160 Se realizaron sin verificar aportes a seguridad social de los contratistas, de igual forma la No. 126 el contratista esta filiado a salud al régimen subsidiado. La cuenta de cobro de la orden de pago No.

Se reviso cada una de estas órdenes de pago con el objeto de ser corregido estas inconsistencias y tenerla en cuenta para las vigencias futuras

Se ha corregido en parte lo observado pero se siguen presentando estas faltas de documentación en el lleno de requisitos para contratar.

50%





VIGENCIA 2012.



132 no se encuentra firmada por el contratista.

3 ADMINISTRATIVO

Las órdenes de pago Nos. 121 y 159 no se evidencia el recibido a satisfacción, requisito para efectuar el pago.

Las ordenes 121 y 159 se revisaron con el fin de corroborar estas falencias, corregido en un 100%

Se subsanó lo observado 100%

4 ADMINISTRATIVO

La orden de pago No. 122 no evidencia el informe de actividades.

Se revisión la orden 122 con el fin de corregir estos errores y se anexo la documentación faltante.

Se subsanó lo observado 100%

5 ADMINISTRATIVO

Las órdenes de pago Nos. 129 y 131 se encuentran tachonadas y corregidas a lápiz.

Se reviso la cuentas no. 129 y 131 con el fin de tener en cuenta las observaciones para las vigencias futuras

Ha mejorado la elaboración y presentación de la información 70%

6 ADMINISTRATIVO

En la orden de pago No. 146 por valor de $504.000 a nombre de Myriam Pilar Mancera Beltrán la factura corresponde a fecha 14 de Diciembre de 2011 y el pago se efectuó el 02 de Diciembre de 2011, incumpliendo con el estatuto tributario y código de comercio.

Se estudio en el contrato y el pago efectuado; se tendrá en cuenta esta observación

Si existió una falta en la oportunidad de la entrega de documentos pero se ha mejorado para pagos posteriores.

70%

7 ADMINISTRATIVO

Ningún recibo de caja menor se encuentra autorizado por el responsable. En el registro presupuestal no se evidencian los rubros de los cuales se está haciendo el gasto. La resolución de manejo de caja menor no es clara, genera confusión para hacer el estudio. La Institución Educativa no cuenta con caja fuerte por lo tanto está expuesta a cualquier pérdida, ya que el dinero se

Se dio lectura a la resolución de caja menor con el fin de aclarar en las próximas resoluciones de caja menor.

Aún se presentan inconsistencias en los soportes de gastos de Caja Menor y su legalización, por lo tanto se mantiene la observación.

30%





VIGENCIA 2012.



guarda en el escritorio donde se puede abrir con cualquier elemento.

8 ADMINISTRATIVO

En cartera se observa una diferencia de $ 57.000 en lo reportado en el balance y el valor establecido, teniendo en cuenta saldo de 2010 menos recaudos 2011 menos la causación.

Se observó la diferencia presentada en el balance 50%

No es claro lo expresado como avance, pero no se presenta en la diferencia vigencia 2012

100%

9 ADMINISTRATIVO

No hay manuales de procesos y procedimientos financieros contables Falta indicar los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables a entidad no cuenta con un sistema para el procesamiento integrado de la información contable No se revisa la información reportada en propiedad planta y equipo y las cifras presentadas por almacén y presupuesto no se evidencian actas de arqueo de caja menor. No se evidencia mapa de riesgo para el área contable, no se identifican, analizan y no hay un tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente.

Se tendrá establecido un cronograma de actividades para adelantar estos procedimientos y se contrató la depuración de los inventarios de Muebles y Equipos 25%

Se reconoce el avance en un 25%, pero aún se mantiene la deficiencia de procedimientos

25%

10 ADMINISTRATIVO

En el contrato de obra No. 24 del 25 de Noviembre de 2010, a nombre de Jorge Aníbal Gutiérrez Tolosa, por valor de $9.940.000, no se evidencia aportes a seguridad social. Presuntamente se viola el principio de anualidad (ley de presupuesto Decreto 111 de 1996) ya que se contrato con pleno conocimiento que la obra no se terminaría en la vigencia 2010 sino hasta la vigencia

Se corrigió a 100% y se anexo la documentación Faltante

Se mantiene la parte administrativa para los siguientes procesos. 80%





VIGENCIA 2012.



siguiente, pues se inicio el 25 de Noviembre y el plazo era de 45 días, según consta en el acta de inicio. No se evidencia acta de liquidación del contrato, (teniendo en cuenta que la Institución Educativa recibió la obra el 28 de Diciembre de 2011, según consta en el acta de terminación, presentada por la Institución Educativa en la respuesta dada, se levanta el hallazgo Disciplinario pero se mantiene el administrativo).

11 ADMINISTRATIVO

En el contrato de obra No. 26 del 25 de Noviembre de 2010, a nombre de Carlos Fabio Torres Lancheros, por valor de $8.064.000, se evidencia que el contrato fue celebrado en el año 2010, pero se relaciona en la SIA de la vigencia 2011, se pago con presupuesto de la vigencia 2010. No se evidencia acta de inicio. Se observa que el suministro e instalación de materiales eléctricos no tiene nada que ver con contrato de obra; la cuenta de cobro no registra fecha, el concepto de pago no es claro, se debe especificar a qué contrato corresponde el pago. No hay copia de identificación del contratista ni acta de liquidación del contrato, (se acepta el documento que allega la Institución Educativa en cuanto a documento de identificación, acta de inicio y acta de terminación. Teniendo en cuenta que la obra se termino el 26 de diciembre de 2010 y se pago con presupuesto de la misma vigencia, la Contraloría levanta el hallazgo disciplinario y mantiene el administrativo).

Se revisó el contrato, se anexo la documentación faltante, se solucionó de forma definitiva 100%

Se mantiene la parte administrativa para los siguientes procesos. 80%





VIGENCIA 2012.



12 ADMINISTRATIVO

En el contrato 01 del 17 de Enero de 2011, con Myriam Pilar Mancera Beltrán, por concepto de honorarios profesionales como contadora. Por valor de $6´048.000, falta anexar los siguientes documentos: estudios previos, acta de inicio, certificación donde se informe que no existe personal de planta para cumplir con esta labor, hoja de vida, cédula de Ciudadanía, tarjeta profesional, propuesta debidamente firmada, constancia de idoneidad y experiencia, póliza de cumplimiento, informes de supervisión. El certificado de responsabilidad fiscal (contraloría) tiene fecha de 31 de octubre de 2012 cuando el contrato se celebró el 17 de enero de 2011, no se anexa certificado de antecedentes disciplinarios, lo que demuestra que se contrató sin el lleno de requisitos.

Se anexo la documentación Faltante subsanando al 100%.

Como el contrato se viene haciendo con la misma persona año a año, para los nuevos contratos utilizan información de los anteriores, pero siguen faltando actualizaciones, algunos documentos de la observación pueden ser consultados por internet por parte de la Institución educativa, otros son necesarios y deber ser aportados, se mantiene la observación para los siguientes procesos.

50%

13

ADMINISTRATIVO

En el contrato No. 10 del 08 de febrero de 2011, con Pablo Emilio González Cepeda, por valor de $7.144.814, se observa que el certificado de responsabilidad fiscal y antecedentes disciplinarios se encuentran con fecha 31 de octubre de 2011. No se anexa propuesta o cotizaciones acta de recibido a satisfacción por parte del supervisor.

Se subsanaron los errores presentados y se anexo la documentación faltante 100%

Como en el caso anterior hay documentos que se deben consultar por Internet, pero otros deben ser aportados.

50%

14 ADMINISTRATIVO

En el contrato No. 20 del 22 de febrero de 2011, suscrito con Milton Samir Ochoa, por valor de $25.600.000, no se anexa propuesta, acta de inicio, informe de actividades; la póliza de cumplimiento no está aprobada y la fecha de suscripción del contrato se encuentra enmendada.

Se anexo la documentación faltante subsanando este contrato 100%


70%





VIGENCIA 2012.



15 ADMINISTRATIVO

En el contrato de obra No. 14 del 18 de marzo de 2011, suscrito con Mario Diomedes Ríos Cruz, por valor de $7.150.000, falta anexar acta de inicio, constancia de idoneidad y experiencia, informe del supervisor de la obra, afiliación a pensión. En el acta de liquidación se especifica que la obra se inicio el 10 de marzo de 2011 y termino el 25 de marzo del 2011, llama la atención que el contrato se realizo el 18 de marzo de 2011, lo que presume que se inicio sin que existiera contrato. El certificado de antecedentes disciplinarios y el de responsabilidad fiscal se encuentran con fecha 31 de octubre de 2012, lo que indica que se contrato sin que se allegaran estos requisitos.

El contrato No. 14 se le anexo la documentación faltante subsanado al 100%


70%

16 ADMINISTRATIVO

En el contrato No. 18 suscrito con Pablo Emilio González el 20 de junio de 2011, por valor de $4.864.450, no se anexa certificado de antecedentes disciplinarios ni certificado de responsabilidad fiscal.

Se anexo la documentación faltante solucionando a 100%

Estos documentos se deben consultar por Internet. 100%

17 ADMINISTRATIVO

En el contrato No. 21 del 8 de noviembre de 2011 suscrito con Francisco Rubio Gracia, por valor de $6.490.000, en la carpeta del contrato no se encontró afiliación a seguridad social, recibido a satisfacción, acta de terminación del contrato.

Al contrato No. 21 se le anexo la documentación y se subsano al 100%.

La observación hace parte de otras por la falta de los mismos requisitos, para hacer una observación general al respecto.

100%

18 ADMINISTRATIVO

En el contrato de suministro No. 22 suscrito con Yorly Patricia Reyes Pardo el 28 de noviembre de 2011 por valor de $5.804.600, no se anexa certificación de afiliación a salud y/o pagos a seguridad social por parte del contratista.

Se anexo la certificación a Salud y pagos de Seguridad quedando al día el contrato con sus soportes 100%

La observación hace parte de otras por la falta de los mismos requisitos, para hacer una observación general al respecto.

100%





VIGENCIA 2012.



19 ADMINISTRATIVO

En relación con los inventarios se presentan las siguientes inconsistencias: no están identificados y debidamente paqueteados los elementos devolutivos de propiedad de la Institución, no se cuenta con un software de activos fijos que permita el registro sistematizado del movimiento de los elementos que componen la propiedad, planta y equipo, no se tiene un inventario con corte a 31 de Diciembre de 2011; los datos suministrados por almacén no concuerdan con el libro mayor y balance al 31 de Diciembre de 2011.

Se contrató lo depuración de los inventarios de Muebles y Equipos y se llevó la sugerencia del software al consejo Directivo para su adquisición

No hay mejora evidente en el manejo de inventarios y custodia de bienes, la observación se mantiene.

30%

20 ADMINISTRATIVO

En relación con los informes sobre austeridad y eficiencia del gasto público se encuentran las siguientes inconsistencias: los valores de los anexos 9 y 13 que suman $9.621.951 correspondiente a “servicios públicos”, en la ejecución presupuestal se refleja un valor de $23.304.636, presentándose una diferencia de $13.682.685; por el mismo concepto en la relación de egresos se presenta una diferencia de $67.858, lo que indica que no hay coherencia entre lo reportado lo realmente ejecutado. En el anexo 8 correspondiente a mantenimiento, adecuación y mejoras de inmuebles se registro un valor de $39.608.975, en la ejecución presupuestal los mismos rubros 2.2.3 y 2.4.2.2.1 registra un valor de $35.501.062, presentándose una diferencia de $4.107.913.

Se está Analizando los saldos y diferencias para verificar los posibles errores cometidos con estas diferencias 50%

No se aclaran las diferencias presupuestalmente, pero se entiende que no todos los gastos de los rubros presupuestales de estos conceptos son objeto de austeridad en el gasto. Sin embargo sobre este tema falta tener en cuenta para las próximas rendiciones de cuenta el anexo sobre austeridad en el gasto con el formato de control Interno de acuerdo al decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 del Departamento Administrativo de la Función pública.

20%





VIGENCIA 2012.



21 ADMINISTRATIVO

En la evaluación del Sistema de Control Interno se detectaron falencias como se describen a continuación: a. Al revisar el libro de actas se observa que en la vigencia 2011 no se realizo ninguna reunión. b. Aunque existe manual de contratación, en algunas áreas no existe manual de procedimientos y en las que existen no están actualizados a la norma vigente. c. No se ha organizado el archivo de acuerdo a la ley de archivos. d. No se evidencian actas sorpresivas de arqueo de caja menor, ni auditorias por parte del comité de control interno. e. La entidad educativa no cuenta con un software donde integre toda su información, almacén, tesorería, presupuesto y contabilidad. f. Los inventarios no están actualizados y no se establece su valor real. g. No se está cumpliendo con los planes de mejoramiento. h. o se realizan tomas físicas de inventario y conciliación de saldos con contabilidad.

se analiza cada uno de estos procedimientos para tenerlos en cuenta en las vigencia futuras 30%

Manifiestan como avance solo la intención de mejorar al respecto de lo observado en materia de control Interno, pero no hay evidencias de mejoramiento en ninguna de las áreas contenidas en la observación. De manera que en esta materia está todo por hacer.

10%

De manera que sumados todos los porcentajes de cumplimiento y realizado el promedio nos resulta una calificación total del cumplimiento al plan de mejoramiento de 64.53 puntos sobre 100 posibles.

64.53%

Es así como el cuadro de seguimiento muestra que hay seis (6) observaciones con cien 100% de ejecución en sus acciones de mejora, cuatro (4) con el 70%, cuatro (4) con el 50%, dos (2) con el 80%, dos (2) con el 30, una (1) con el 25%, una (1) con el 20% y una (1) con el 10% para un total de veinticinco (25) hallazgos Administrativos del Plan de mejoramiento. Que luego son promediadas, de manera que para este Plan la Calificación total alcanza un 64.53% de cumplimiento, calificación que va a alimentar el consolidado de la evaluación de Gestión de la Institución Educativa.





VIGENCIA 2012.



Para esta Auditoría, el cuidado en la elaboración del Plan de Mejoramiento, la concordancia, claridad y objetividad de las acciones de mejora, junto con la presentación de los respectivos avances hacen parte de las observaciones con alcance administrativo que no alcanzaron el 100% de cumplimiento, deben quedar en el nuevo Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento, pues la reincidencia en estas faltas conllevan a adelantar procesos sancionatorios.

Respuesta de la entidad: Hay algunos hallazgos que no se han cumplido en 100% y de acuerdo con este punto los incluiremos en Plan de Mejoramiento para así lograr la efectividad del mejoramiento total.

Pronunciamiento Contraloría: En la respuesta se reconoce sobre el incumplimiento al 100% del Plan de Mejoramiento de la auditoría anterior, por lo que las acciones de mejora que no se cumplieron al 100%, deben ser incluidas en el nuevo Plan de Mejoramiento para hacerles el seguimiento hasta su terminación, incluyendo los hallazgos administrativos de esta auditoría, así las cosas se mantiene la observación.





VIGENCIA 2012.



6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No HALLAZGO ALCANCE

A D F S

PRESUPUESTO

1.

El presupuesto de Gastos, si tenemos en cuenta los Ingresos que reportan como recaudados, se encuentra que se dejaron de gastar $30´648.384 que equivalen a un 17.48% del recaudo de la Institución.

X

ALMACÉN

2.

No se tiene sistematizado los inventarios de la Institución y se hace necesario realizar la depuración de Inventarios. “En relación con los inventarios se presentan las siguientes inconsistencias: no están identificados y debidamente plaqueteados los elementos devolutivos de propiedad de la Institución, no se cuenta con un software de activos fijos que permita el registro sistematizado del movimiento de los elementos que componen la propiedad, planta y equipo, no se tiene un inventario con corte a 31 de Diciembre de 2012; los datos suministrados por almacén no concuerdan con el libro mayor y balance al 31 de Diciembre de 2012” Falencias que vienen desde el 2011 y se mantienen en la vigencia 2012

X

CONTRATACIÓN

3.

1.- En la gran parte de la contratación de la Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” se determinó que existen debilidades en la supervisión de los contratos como la no realización de los informes, en ocasiones ni siquiera se nombra supervisor. 2.- En las carpetas, ni en las órdenes de pago, no anexan los estudios previos, disponibilidades presupuestales, afiliaciones a la seguridad social, actas de inicio y de liquidación, RUT. 3.- Los soportes de la contratación se la anexan a las órdenes de pago y en las carpetas de los contratos solo dejan la minuta dificultando el control

X





VIGENCIA 2012.



a esta por parte de la comisión de auditoría. Las anteriores observaciones con alcance administrativo deben ser incluidas en el plan de mejoramiento.

CONTROL INTERNO

4.

En cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo

de 2012 del Departamento Administrativo de la

Función Pública, que modifica el artículo 22 del

decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno

sobre restricción del gasto público se debe

presentar en forma trimestral y no mensual a partir

de esa fecha como fue decretado en su artículo

primero. En cumplimiento de esta norma la Oficina

de Control Interno o quien haga sus veces debe

hacer un análisis trimestral de los gastos

realizados, establecer quién tiene restricción en el

gasto, elaborar un informe sobre su

comportamiento y hacer las respectivas

recomendaciones o sugerencias, este informe

como dice la norma debe ser entregado al

representante legal de la entidad y a las entidades

de control, pero en la cuenta rendida se limitaron a

colgar en el sistema solo los formatos de los gastos

por esos conceptos sin ningún análisis.

A. No existe manual de procedimientos financieros y presupuestales. B. Falta identificar los riesgos de clasificación de la información y registro de órdenes de pago.

X

PLANDE MEJORAMIENTO

5.

Para esta Auditoría, el cuidado en la elaboración del Plan de Mejoramiento, la concordancia, claridad y objetividad de las acciones de mejora, junto con la presentación de los respectivos avances hacen parte de las observaciones con alcance administrativo que no alcanzaron el 100% de cumplimiento, deben quedar en el nuevo Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento, pues la reincidencia en estas faltas conllevan a adelantar procesos sancionatorios.

X





VIGENCIA 2012.



A: Hallazgo Administrativo D: Hallazgo Disciplinario F: Hallazgo Fiscal S: Hallazgo Sancionatorio Cordialmente;

Equipo Auditor:

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUERDO Profesional Especializado

ESNEIDER EDGARDO SOLER GALINDO Contador Público

Revisó:

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

informe final de auditorÍa, contraloria municipal de...

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