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Informe Práctica Profesional 1
Juliana Franco Baena
Informe Final Práctica Profesional
Intervención de la comunicación interna para fortalecer la
cultura organizacional de la empresa Colombina S.A.
Juliana Franco Baena
Sandra Milena Betancur Quintero
Comunicadora Social y Periodista
Universidad Católica Popular del Risaralda
Programa de Comunicación Social y Periodismo
Prácticas Profesionales
Pereira
2010
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Dedicatoria
Este trabajo va dedicado a mi madre y hermano quienes
estuvieron ahí en este maravilloso proceso. Gracias por el
apoyo y la fuerza que cada día me daban para ser mejor en mi
trabajo y realizarlo siempre de la mejor manera. Gracias por
la compañía durante este caminar, un caminar lleno de sueños,
experiencias, realidades, tropiezos y aprendizajes.
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Agradecimientos
Agradezco a Dios por esta oportunidad que me permitió vivir,
a la empresa Colombina S.A. por haber permitido el desarrollo
de mi práctica profesional.
A mis jefes el Ingeniero Jaime Alberto Cortés y la Doctora
Nohra Cecilia Andrade, gracias por permitirme aprender tantas
cosas, adquirir experiencia en diferentes campo laborales,
gracias por darme la oportunidad de aprender que es la vida
laboral.
También agradezco a mis compañeros de trabajo, por su
apoyo y ayuda incondicional en mi proceso como practicante.
A mi tutora Sandra Milena Betancur por su paciencia, su
conocimiento y colaboración para que esto fuera una realidad.
A todos gracias, sin la compañía y el apoyo de ustedes no
hubiera sido igual.
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Contenido
1. Presentación de la Organización 15
1.1 Análisis del Microambiente 15
1.1.1 Historia 15
1.1.2 Valores corporativos 17
1.1.3 Estructura de gobierno 17
1.2 Análisis del Macroambiente de la Organización 20
1.2.1 Entorno Geográfico 20
1.2.2 Entorno Jurídico 20
1.2.3 Entorno Económico 22
1.2.4 Entorno Político 24
2. Papel del Comunicador 26
3. Diagnóstico del área de intervención o identificación de
las necesidades 29
4. Ejes de Intervención 31
5. Justificación de los ejes de intervención 32
6. Objetivos 33
6.1 Objetivo General 33
6.2 Objetivos Específicos 33
7. Marco Teórico 34
8. Cronograma de Actividades Programadas 41
9. Presentación y análisis de resultados 42
9.1 Metodología para desarrollo del eje de intervención 42
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9.2 Desarrollo del eje de intervención 42
9.3 Plan estratégico y comunicativo de comunicación 55
Conclusiones 57
Recomendaciones 58
Apéndices 60
Anexos 67
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Lista de Tablas
Tabla 1.Cronograma Actividades Programadas Empresa Colombina
S.A. 41
Tabla 2. Plan estratégico y comunicativo de comunicación 55
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Lista de Gráficos
Gráfico 1. Medios de comunicación que conoce de Colombina
S.A. 43
Gráfico 2. Cómo considera el uso de la comunicación en la
empresa. 44
Gráfico 3. Cada cuanto usted utiliza los medios de
comunicación. 45
Gráfico 4. Cómo son los mensajes de los medios de
comunicación. 46
Gráfico 5. Cómo se reciben los mensajes 47
Gráfico 6. Medios de comunicación más efectivo para
informarse. 48
Gráfico 7. Seleccione dos medios de comunicación que usted
utiliza más para informarse 49
Gráfico 8. Medios de comunicación con mayor claridad,
oportunidad y eficiencia. 50
Gráfico 9. Considera que la empresa actualiza y mejora los
medios de comunicación. 51
Gráfico 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador para el
diseño y mejora de sus medios de comunicación. 52
Gráfico 11. Cuáles de los siguientes medios de comunicación
le gustaría que tuviera la empresa. 53
Gráfico 12. Sabe a quién dirigirse cuando requiere
información adicional sobre las publicaciones o
tiene alguna información que cree es pertinente
publicar. 54
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Lista de Ilustraciones
Ilustración 1. Cartelera Hall Principal. Interés General. 62
Ilustración 2. Cartelera Hall Principal. Actividades
Colombina. 62
Ilustración 3. Cartelera Pasillo Chocolatería 63
Ilustración 4. Cartelera Pasillo Etiquetas (General) 63
Ilustración 5. Cartelera Pasillo Cocimiento General 64
Ilustración 6. Cartelera Pasillo Millows General. 64
Ilustración 7. Cartelera Pasillo Chicles. General 65
Ilustración 8. Cartelera Área Makat I. (General) 65
Ilustración 9. Cartelera área Makat II. General 66
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Lista de Apéndices
Apéndice1A. Encuesta de Comunicación Interna. 60
Apéndice2B. Ilustraciones de la Práctica Profesional en la
Empresa Colombina S.A. 62
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Lista de Anexos
Anexo A. Política de ética de negocios 67
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Resumen
El presente trabajo muestra el proceso de la Práctica
Profesional en comunicación organizacional interna, realizada
por la estudiante de Comunicación.
Este proceso fue realizado en la empresa de dulces
Colombina S.A. Planta 1 La Paila, con el fin de mejorar la
cultura organizacional. En este trabajo se podrá encontrar la
presentación de la organización, un análisis de lo que se
desarrollo en la práctica y propuestas para implementar
dentro de la empresa.
Palabras clave: intervención, comunicación, organización,
práctica.
Abstract
This paper shows the process of professional practice in
internal organizational communication, conducted by student
media.
This process was performed at the candy company Colombina
SA Planta 1 La Paila, in order to improve organizational
culture. In this work we will find the presentation of the
organization, an analysis of what is developing in practice
and proposals for implementation within the company.
Keywords: intervention, communication, organization,
practice.
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Título
Intervención de la comunicación interna para fortalecer la
cultura organizacional de la empresa Colombina S.A.
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Introducción
El propósito de la practicante en Comunicación Organizacional
en este trabajo es el de implementar estrategias de
comunicación interna que generen soluciones para mejorar la
comunicación interna de Colombina Planta 1, las que permitan
fortalecer el ambiente laboral y la cultura organizacional en
la empresa.
Este propósito se logrará a partir de la elaboración de un
plan estratégico interno, con estrategias, tácticas y
actividades puntuales que se describirán a lo largo del
presenta trabajo.
El proceso de comunicación es guiado por la practicante,
quien optimizará y velara por el buen funcionamiento de la
comunicación interna y el fortalecimiento de la cultura en
el interior de la empresa.
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter
jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de
políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la
importancia de la relación individual frente a las relaciones
colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y
trabajadores.
La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende
plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues,
la comunicación organizacional “estudia las formas más
eficientes dentro de una organización para alcanzar los
objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial
al público externo”.
(http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%3_organizacional)
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Esto permite evidenciar como las empresas que van a la
vanguardia, evolucionando en todos los campos, tienen en su
organización un área de comunicaciones para mejorar
constantemente relaciones interpersonales, el sentido de
pertenecía por parte de los colaboradores de la compañía, el
posicionamiento, etc.
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1. Presentación de la Organización
1.1 Análisis del Microambiente
1.1.1 Historia. La historia de la empresa fue consultada de
la carpeta de Colombina, elaborada por la compañía para los
colaboradores que van a ingresar a la compañía. En 1978,
Hernando Caicedo, un hombre visionario del Valle del Cauca,
empezó a moler caña para la producción de panela en un
trapiche halado por bueyes.
El señor Hernando Caicedo trabajó hasta convertir su
pequeño predio en un ingenio azucarero. En modernos equipos
se comenzaron a producir toda clase de dulces y confites.
Poco a poco, novedosos productos con sabores a frutas
tropicales, lograron conquistar a generaciones de
consumidores. Esta es la historia de Colombina una empresa
que aprovechó la riqueza natural y agrícola del Valle del
Cauca; sus cálidas temperaturas, la calidad y fertilidad de
sus suelos, para convertirse en una de las productoras más
grandes de dulces de Colombia.
En 1928 Hernando Caicedo inauguró su propio ingenio
azucarero con equipos importados de Estados Unidos, el cual
bautizó como “Riopaila”. Al mismo tiempo Hernando vió la
oportunidad de darle valor agregado al azúcar que producía el
ingenio, por lo que decidió constituir una nueva empresa.
Colombina S.A., nació con el objeto de transformar el azúcar
para producir todo tipo de dulces, que llegaron para competir
con la dulcería doméstica.
En 1935, Colombina lanzó al mercado nuevas variedades de
dulces, sus bombones tuvieron un éxito rotundo y
popularizaron con el nombre de “colombinas”. Mientras la
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producción de azúcar de “Riopaila” aumentaba, los dulces de
Colombina comenzaron a desplazar el mercado del dulce casero.
Muy pronto, Colombina se vería beneficiada con la visión
empresarial de quien llevaría a convertirse en una de las
empresas más importantes del continente.
En 1946 Jaime H. Caicedo, hijo de Don Hernando, asumió la
gerencia y el liderazgo de Colombina. Las nuevas estrategias
corporativas aplicadas por Jaime H, llevaron a la
organización a evolucionar rápidamente en mercados nacionales
e internacionales. Hasta el momento, su visión empresarial
continua siendo parte de la compañía.
Para 1960 se había incorporado a la fábrica técnicas
europeas con las que comenzaron a fabricar rellenos y
mermeladas con sabores naturales de frutos propios de la
región, reemplazando las esencias artificiales. La nueva
ampliación permitió aumentar la producción a 15.000 libras
diarias.
Colombina S.A. emprendió sus exportaciones a los Estados
Unidos en 1965. Esto la llevó a convertirse en la primera
fábrica Suramericana que llegó a competir con la dulcería
europea en el mercado de dulces más grande del mundo.
En 1968 se construyó una nueva fábrica en La Paila, con el
fin de atender la creciente demanda internacional. Para 1970,
Colombina dotada con un equipo para producir confites,
chocolates y conservas de fruta, producía 25 millones de
libras anuales. Ese mismo año, la fábrica lanzó un producto
que revolucionaria el mercado de dulces en Colombia y
triplicaría las ventas de la empresa en tan solo un año.
El nuevo producto bautizado como “Bon Bon Bum”, causó gran
impacto entre los consumidores. Con su novedoso sabor a fresa
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y el suave chicle en su interior. El bombom, rápidamente se
convirtió en el producto estrella de Colombina y en el
favorito entre consumidores de todas las edades.
1.1.2 Valores corporativos. La empresa maneja estos valores:
Participa y colabora con entusiasmo en cada uno de los
procesos; buscando con el trabajo individual y colectivo la
sinergia del equipo para lograr mejores resultados.
Están comprometidos con esmero a participar activamente en
el desarrollo de los objetivos individuales y
organizacionales con honestidad y lealtad en todo momento y
en todo lugar.
La empresa se orienta decididamente a conocer las
necesidades y deseos de los clientes internos y externos
para satisfacer sus expectativas, donde se les proporcionan
los mejores productos y servicio.
Respeta y reconoce las iniciativas de cada uno; dando un
trato digno, franco y tolerante donde se acepta la crítica
para seguir creciendo y desempeñando un papel importante en
el logro de las meta.
1.1.3 Estructura de gobierno. El grupo empresarial Colombina
establece su estructura de Gobierno de la siguiente manera:
Asamblea de Accionistas: debe reunirse al menos una vez por
año.
Junta Directiva: está compuesta por 7 miembros con sus
respectivos suplentes. Se reúnen de manera mensual.
Presidente Ejecutivo.
Esto permite ejercer el liderazgo de los negocios de
manera apropiada y ajustada a las estrategias, garantizando
así un valor agregado para accionistas y los demás grupos de
interés. Así mismo la organización tiene una estructura
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matricial dividida en Unidades Estratégicas de Negocio y
Unidades de Gestión Corporativa, lo cual permite lograr una
sinergia permanente entre los equipos de trabajo.
Miembros de la Junta Directiva
Principales Suplentes
Hernando Caicedo Toro Sebastián Álvarez Caicedo
Belisario Caicedo Capurro Mauricio Caicedo Aristizábal
Jacobo Tovar Delgado Alfonso de la Espriella
Arturo Gómez Gómez Alejandro Tovar Caicedo
Marco A. Caicedo Jaramillo Patricia Caicedo Jaramillo
Carlos Andrés Ospina Caicedo María Clara Caicedo Capurro
Eduardo Salazar Vallecilla Hernando Caicedo Rezic
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1.1.4 Organigrama
Figura 1. Organigrama de la Empresa Colombina S.A.
F03 – VICEPRESIDENTE U.E.N. Dulcería y
Chocolatería Jacobo Tovar
Caicedo
R13 - Asistente
Administrativa
Julieta Duque
I06 -
GERENTE DE
LOGISTICA
Jorge
Sánchez
H7 -
GERENTE
DE
PLANTA Carlos
Pabon
H04 -
GERENTE DE
DULCERÍA Y
PASABOCAS Doris Vilma
Herrera
H02 -
GERENTE DE
MERCADEO/
VENTAS
BOMBONES Marta Salcedo
L02 -
DIRECCIÓN
DE
ALMACENA
MIENTO
Héctor
Cadavid
I25 -
DIRECCIÓN
DESARROLLO
E
INNOVACIÓN
Jhon Jairo Lenis
I18 -
DIRECCIÓN
DE GESTIÓN
HUMANA
Jaime A. Cortés
H19 -
DIRECCIÓN
DE
PRODUCCION
Julián Velásquez
I11 -
DIRECCIÓN
DE
CALIDAD
Guillermo
Maldonado
I05 -
DIRECCIÓN
DE MANTENI
MIENTO
M. Rueda, J.
Jaramillo
I03 - DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
Alfonso Santacoloma
Área de
Comunicaciones
H23 -
GERENTE
MERCADEO/
VENTAS
DULCERÍA/
CHICLES
H. Navarrete
Fuente: Gestión Humana Colombina
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1.2 Análisis del Macroambiente de la Organización
1.2.1 Entorno Geográfico. Colombina Planta 1 se encuentra
ubicada en el Norte del Valle, en la carretera central Km 1
La Paila, municipio de Zarzal. El Valle del Cauca es una zona
plana y con un clima caluroso el cual ha permitido que sus
cultivos sean fértiles y abundantes especialmente la Caña de
Azúcar producto líder en todo el Valle.
Es claro que para la empresa han sido indispensables los
cultivos de caña, pues es por medio de estas siembras que se
han creado la variedad de dulces que produce Colombina a
nivel mundial. La compañía geográficamente se encuentra en
una ubicación privilegiada, pues es un beneficio el poder
producir en sus tierras los cultivos que permiten dar
creación a la variedad de productos creados en la misma.
Sin embargo, por ser un terreno plano esta es una zona que
se ve afectada en épocas invernales por las inundaciones,
debido a que los desagües se tapan y no permiten el paso del
agua, lo que de no ser tratado este problema a tiempo se
pueden producir aguas estancadas que causan mosquitos
peligrosos para la población y los productos.
1.2.2 Entorno Jurídico. Colombina es una sociedad anónima
(S.A.) que cumple con unas políticas de calidad, que
satisface “las expectativas del mercado nacional e
internacional de manera permanente, elaborando productos
innovadores, inocuos y de excelente calidad. Orienta sus
actividades hacia la prevención de la contaminación, la
preservación del medio ambiente, dando cumplimiento a las
regulaciones establecidas y así se previene todo riesgo de
seguridad, que pueda afectar la integridad de la empresa; se
mejora continuamente la satisfacción y las necesidades de
todos sus clientes a nivel global”.
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http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=52&)
La empresa tiene los siguientes sistemas de certificación:
ISO 9001: 2008
HACCP
ISO 22000: 2005
ISO 14001: 2004
OHSAS 18001
BASC
BRC Food
ISO 9001: 2000
Programas de Responsabilidad Social: Para Colombina es
fundamental la responsabilidad social, esto se ve reflejado
en la creación de su fundación en el año 2006, cuando nace la
Fundación Colombina, la cual orienta sus programas al
bienestar y desarrollo de las comunidades donde la compañía
realiza sus negocios. “Colombina concentra sus líneas de
acción en la educación de los hijos de sus colaboradores, en
la recuperación y sostenimiento de las zonas verdes
circundantes y en la implementación de programas que
beneficien directamente a las comunidades de Cali, La Paila y
Santander de Quilichao”-
(http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=129&).
Se evidencia como la compañía siempre tiene un aporte a la
sociedad, educando a muchas personas y comunidades que no
tienen las necesidades básicas para vivir honorablemente.
Colombina tiene un gran mercado a nivel mundial, llevan 45
años exportando sus productos a diferentes países del mundo,
ocupando un puesto entre los 15 primeros exportadores de
Colombia.
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Actualmente Colombina exporta a más de 45 países, entre
ellos:
Estados Unidos
Centro América
El Caribe
Australia
España
Inglaterra
1.2.3 Entorno Económico. El mundo vive una dinámica llena de
cambios permanentes y muchas veces no esperados que afectan
la forma de planificar y llevar a cabo los negocios. Se ven
cambios en mercados nacionales e internacionales, en
legislaciones arancelarias, en la variación de los insumos y
materias primas, en la inestabilidad de las monedas en la que
se negocia una serie de elementos que no se pueden controlar,
por lo que se debe actuar rápido y acertadamente para
mantener el negocio.
En este caso Colombina Planta 1 que exporta una gran parte
de su producción, no ha estado exenta de esta realidad que se
vive día a día es por eso que la planta ha buscado
permanentemente administrar de la mejor manera otras
variables que permitan tener un negocio competitivo. La
empresa vallecaucana de alguna u otra manera ha sido afectada
por la situación económica del país, ya que se tuvieron que
reducir gastos y al mismo tiempo personal, sin embargo, no
fue motivo de pérdida sino de oportunidades para generar
nuevas ideas dentro de la organización, la cual está enfocada
a cautivar el consumidor con alimentos prácticos y
gratificantes, que se fundamentan en el desarrollo de marcas
sólidas, con productos innovadores de alto valor percibido,
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dirigidos a la base del consumo a través de una
comercialización eficaz. Los canales de distribución de
Colombina S.A. son 36.
Los nacionales son:
La Paila
Santander de Quilichao
Bogotá
Medellín
Cali
Pereira
Barranquilla
Ibagué
Bucaramanga
Cereté
Cartagena
Los canales de distribución internacionales son:
Escuintla
Xela
Ciudad de Guatemala
Panamá
El Salvador
Costa Rica
Venezuela
Ecuador
Chile
Perú
Puerto Rico
Estados Unidos
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Colombina tiene objetivos específicos que se agrupan en 4
perspectivas, centradas en fortalecer la gestión y continuar
garantizando el éxito organizacional. Son revisados
anualmente en conjunto con la Alta Gerencia, estos son:
Perspectiva Financiera: Crear valor de largo plazo para los
accionistas, mediante un crecimiento constante y eficiencia
económica.
Perspectiva de Mercado: Cautivar a los consumidores.
Construir la fidelidad de los canales ofreciendo alta
cobertura y penetración con precios razonables.
Perspectiva de procesos Internos: Enfocados en los
procesos operativos, administración del cliente, en la
innovación y en el mercado.
Perspectiva del Capital Estratégico: Enfocados en el
capital humano, capital organizacional y capital
tecnológico.
1.2.4 Entorno Político. Este punto es fundamental para las
empresas, ya que el gobierno afecta en todos los aspectos a
las organizaciones y mucho más cuando la empresa exporta
productos a varios lugares del mundo como Venezuela, Estados
Unidos, Ecuador, Chile, Puerto Rico, Jamaica, Perú, Haití,
República Dominicana, Guatemala, Panamá, Emiratos Árabes
Unidos y algunos más. El entorno político desempeña un papel
importante, como fomentar o limitar la empresa. Así mismo, se
puede ver como un cliente potencial, que compra bienes y
servicios. Al mismo tiempo que el gobierno restringe y regula
los negocios, las compañías deben llevar y cumplir unas leyes
que son las que permiten que la organización crezca y pueda
posicionarse en el mundo. Es fundamental que el gerente de
la empresa tenga presente las leyes y normas que el estado
infunde en las organizaciones y para cualquier negocio.
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1.2.5 Entorno Sociocultural. El entorno sociocultural tiene
varios componentes como las actitudes, formas de ser,
expectativas, grados de inteligencia, educación, creencias y
costumbres de cada uno de los empleados que hacen parte de
Colombina Planta 1.
La organización ofrece a sus colaboradores actividades
adecuadas que les permite una mejor calidad de vida a nivel
laboral, social y familiar.
Las empresas actualmente están instalando diferentes
medios para ofrecer servicios que ayuden a los colaboradores
y sus familias, esto permite que los empleados puedan llevar
una vida más amena y tranquila ya que estarán respaldados de
alguna u otra manera por la empresa.
Colombina tiene siempre presente la responsabilidad
social, evidencia de esto son las fundaciones que hacen parte
de la empresa, así mismo el apoyo hacia sus colaboradores por
medio de capacitaciones y talleres que involucran a sus
familias. Algunos de estos son:
Operario Líder
Cuidando al Cuidador
Nuestra Economía como Eje de Desarrollo
Capacitaciones PHVA
Esto ha permitido un mejor desempeño en cada uno de los
empleados, lo cual ayuda a que el trabajo sea más eficiente y
tranquilo.
Colombina es una compañía que se preocupa por la
responsabilidad social empresarial, esto se evidencia en sus
diferentes programas y actividades que al paso de los años ha
realizado. Colombina con su fundación ha generado educación a
muchos hijos de colaboradores de la empresa, de diferentes
lugares como Cali, La Paila y Santander de Quilichao.
Informe Práctica Profesional 26
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2. Papel del Comunicador
En la actualidad se evidencia como la comunicación ha sufrido
varias transformaciones, sin embargo, todavía hay lugares
donde la comunicación es poco utilizada.
En este caso se hablará de la comunicación organizacional
la cual se identifica como la comunicación que surge y tiene
lugar dentro de una organización. Al mismo tiempo es la que
transmite mensajes y comparte información, la cual se
evidencia en los colaboradores de la empresa ya que la
comunicación en mayor o menor medida afecta sus sentimientos,
sus relaciones y sus habilidades, lo cual puede influenciar
en su entorno laboral y personal.
“La función del comunicador organizacional mantiene tras
de sí la tarea elemental de de alcanzar equilibrios internos
para a partir de ello exteriorizar una imagen sana,
competitiva, capaz de mantener interesados a clientes,
proveedores; generadora de buenas relaciones con su entorno”
(http://www.mercadeo.com/67_comunicador_CAR.htm).
Al pertenecer a una empresa el comunicador debe generar
estrategias que permitan mejorar todos los aspectos
comunicativos que requiera la organización.
La comunicación organizacional en Colombina Planta 1 hasta
ahora se está estructurando. Siempre se ha manejado una
comunicación generalizada de la planta y en la actualidad se
quiere formar una comunicación organizacional interna. Esta
área se compone de una practicante de comunicación
organizacional, sus funciones son las siguientes:
Recopilar información de las diferentes áreas para
realizar las noticias para el boletín “Planta 1 al día”
“Entérate de la dulce gestión”.
Informe Práctica Profesional 27
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Realizar videos por medio de fotografías y entrevistas de
las diferentes actividades, como capacitaciones, talleres,
etc. que realiza Colombina y así mostrar a todos los
colaboradores las diferentes actividades que la compañía
ofrece.
Recopilar información relevante con las diferentes áreas
de la planta que sirva de apoyo para realizar el boletín
de Planta 1.
Recopilar información con las diferentes áreas de la
planta y enviarla a la oficina central en Cali.
Apoyar con los conocimientos teóricos para la creación de
piezas o campaña de comunicación.
Organizar y actualizar las carteleras ubicadas en el hall
central de la planta para que el personal mantenga
informado de los eventos, actividades y demás que se
realizan en la empresa.
Elaboración y publicación de la lista de cumpleaños del
personal tanto administrativo en carteleras.
Enviar información mensual a oficina central del personal
que se ha retirado de la empresa, personal que ingresa a
la empresa, personal que se gradúa y personal que es
promocionado internamente.
Apoyar la entrega de revistas o cualquier elemento que
deban tener todos los colaboradores de Colombina Planta 1.
Apoyar con la información de planta para el informe de
sostenibilidad de la compañía, solicitando la información
correspondiente a las diferentes áreas.
Presentar y moderar los eventos de la planta cuando sea
necesario.
Informe Práctica Profesional 28
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Apoyar el mantenimiento de los programas Buena esa
Colombino y Buzón Cuéntamelo todo, a través de campañas u
otras estrategias que motivan el personal para participar.
Respecto a la comunicación interna, la cual será
implementada en la planta, busca mejorar los canales de
comunicación en todo el entorno, el ambiente laboral e
inculcar una cultura organizacional que permita un mejor
desarrollo y utilización de la comunicación dentro de la
empresa. El comunicador será quien facilite la comunicación
al mismo tiempo fortalezca las buenas relaciones entre
empleados y operarios mediante diversos métodos comunicativos
que sean oportunos, eficaces, rápidos y a tiempo. Como las
carteleras, el boletín, el internet, etc.
La emisión y recepción del mensaje son de suma importancia
en el momento de transmitirlo por eso la comunicadora debe
generar a través de diferentes medios como carteleras,
boletín y comunicados las cuales son características que
logren una retroalimentación.
En Colombina Planta 1 hasta ahora se está estructurando el
área sin embargo, en la empresa siempre se ha manejado las
carteleras como sistema de comunicación para todo el
personal, intranet para información más laboral y personal y
este año se implemento el boletín el cual lleva 2 ediciones
que se han publicado .
Es importante tener en cuenta que cada público de interés
para la empresa requiere un tipo de comunicación y
relacionamiento diferente. Es por esto que la comunicadora
organizacional debe generar información clara y oportuna para
que el mensaje pueda llegar a tiempo y logre su objetivo. El
cual es informar y mantener a todos al tanto de lo que ocurre
dentro de la organización.
Informe Práctica Profesional 29
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3. Diagnóstico del área de intervención o identificación de
las necesidades
El área de comunicación de Colombina Planta 1 hace parte del
área de Gestión Humana, lleva poco tiempo creada así que no
hay un jefe de comunicaciones sino que el jefe directo es del
área de capacitación y desarrollo.
Actualmente en la organización la comunicación que se ha
dado es formal e informal. La primera se da entre
administrativos por medio de la intranet, donde se envían
comunicados las carteleras, memorandos, boletín, comités,
junta directiva, capacitaciones, etc.
La segunda es un canal de información que no está
planificado y emerge usualmente de la interacción social
natural entre los miembros de la organización. Normalmente
este tipo de comunicación informal es aquella que a pesar de
ser aspectos laborales, utiliza canales no oficiales como la
reunión en los pasillos. Este tipo de comunicación es más
rápida que la formal. Esto es uno de los aspectos que se
deben mejorar, para actuar de una manera estratégica para
encontrar soluciones.
Se pretende intensificar el buen manejo de la comunicación
interna, por medio de canales comunicacionales y elementos
que permitan a los empleados estar enterados e informados de
lo que pasa y de todo lo importante y necesario que Colombina
Planta 1 necesita informar.
Así mismo, por medio del área de comunicación, intervenir
la cultura organizacional en cada una de las dependencias de
la empresa. Con el fin de crear en cada uno de los
colaboradores sentido de pertenencia, conocimiento de los
medios de comunicación manejados en la Planta y generar una
cultura para la utilización de los mismos.
Informe Práctica Profesional 30
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Para dar buenos resultados al área de comunicación de
Colombina Planta 1 se tendrá en cuenta primordialmente la
matriz DOFA que significa Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas, donde se analizará cada una de estas
características teniendo en cuenta la comunicación interna y
la externa, haciendo énfasis en la primera.
Esto permitirá analizar con más precisión las necesidades
de la organización con relación a la comunicación. Para dar
más claridad a toda la investigación también se llevará a
cabo una encuesta para tener exactitud en lo que se tiene que
trabajar a corto, mediano y largo plazo.
También se tendrá el diario de campo que es una
herramienta que sirve como sustento para todo el proceso que
se realice en la empresa.
Informe Práctica Profesional 31
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4. Ejes de Intervención
En el área de comunicaciones se deben implementar diferentes
estrategias que permitan consolidar la comunicación en
Colombina Planta 1, permitiendo así generar en la
organización una comunicación adecuada y satisfactoria. Se
tienen claro que la organización debe mejorar la cultura
organizacional, la cual permite que los colaboradores tengan
sentido de pertenecía por su organización. La cultura de una
organización está constituida por una red de símbolos o
costumbres que guían y modulan, en distinto grado, los
comportamientos de quienes trabajan en ella y, sobre todo, de
las personas que se van incorporando.
“Estos elementos simbólicos se manifiestan en todos los
niveles y departamentos de la organización, desde las
relaciones personales y sociales hasta las normas de
contabilización” (Harzing y Sorge, 2003). Mediante los
elementos simbólicos de la cultura, la organización y sus
miembros se establecen procesos de identidad y exclusión.
Informe Práctica Profesional 32
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5. Justificación de los ejes de intervención
En Colombina Planta 1 desde el año 2009 se vio la necesidad
de crear un área dedicada a la comunicación interna de la
organización donde se pudiera dar un buen manejo de la
comunicación dentro de la organización y así mejorar la
cultura organizacional, los flujos de comunicación, el
sentido de pertenecía y en general la comunicación interna.
En la comunicación interna es de gran importancia el papel
que desempeña el transmisor y el emisor, pues los dos hacen
parte de la misma empresa y de esta manera se facilitan los
procesos comunicativos tanto de ida como de llegada y es así
como los comunicadores deben identificar esta relación que
afianza tanto las estrategias y tácticas como los mensajes
que deben circular dentro de la organización.
Las propuestas que la practicante da son para fomentar la
cultura organizacional, la cual permitirá tomar conciencia
tanto en operarios como en empleados de la importancia de la
comunicación dentro de la Planta, así mismo dar un buen
manejo a los diferentes medios utilizados por la
organización.
Informe Práctica Profesional 33
Juliana Franco Baena
6. Objetivos
6.1 Objetivo General
Para enero del 2011 se habrá intervenido la comunicación
interna de Colombina S.A. para fortalecer la cultura
organizacional.
6.2 Objetivos Específicos
Para diciembre del año 2010 Colombina S.A. Planta 1 habrá
creado un medio por el cual informe las diferentes
actividades que la empresa realiza y ofrece a sus
colaboradores.
Para diciembre de 2010 se habrán creado medios de
comunicación alternativos para la información de los
colaboradores de Colombina S.A Planta 1.
Fortalecer e implementar medios de comunicación internos
Para diciembre de 2010 se habrá posicionado el
conocimiento colaboradores respecto a las actividades de
cada área.
Para diciembre de 2010 se habrá creado una estrategia que
permita llevar un orden en la publicación de carteleras.
Informe Práctica Profesional 34
Juliana Franco Baena
7. Marco Teórico
Para tener más claro los conceptos teóricos de la
comunicación, dentro de las organizaciones, hay que dar
claridad al concepto de comunicación, pues esto permitirá que
dentro de la empresa se pueda estructurar mucho más el área,
para tal fin se hará referencia al concepto que da Carlos
Collado “La comunicación se refiere a un tipo especifico de
patrones informativos: los que se expresan de forma
simbólica” (Collado, 1991, p.21). Lo anterior muestra como
se debe comunicar de alguna u otra manera a las personas de
la organización, se debe tener claridad, debido a que la
información no llegará a todos del mismo modo, lo cual
evidencia la importancia del mensaje dentro de este estudio,
esto abre otro campo para estudiar dentro de este trabajo y
es el mensaje.
En el momento de comunicar se está transmitiendo un
mensaje, lo cual se considera importante para la divulgación
de la información “el mensaje es el estímulo que la fuente
transmite al receptor; es la idea o sentimiento que se
comunica” (Collado, 1991, p.21), por medio de este se
pretende mantener informada a la población de Colombina
Planta 1, transmitiendo el mensaje indicado y teniendo a
todos los colaboradores al tanto de lo que pasa en la
empresa.
Es así como la comunicación permitirá dentro de la
organización que se cumpla con efectivos y eficientes
procesos de producción, innovación y mantenimiento en todos
los aspectos, tanto comunicativos como de cultura
organizacional.
Informe Práctica Profesional 35
Juliana Franco Baena
La comunicación va de la mano de la comunicación
organizacional la cual tiene un propósito “el propósito de
enviar mensajes dentro de la organización hace referencia al
porque son enviados y a que funciones especificas sirven”
(Goldhaber, 1977, p. 126). Esto permite tener más claridad de
lo que hace realmente la comunicación dentro de las
organizaciones y así mismo darle un buen uso a todos los
elementos comunicativos necesarios dentro de la empresa.
La empresa ha comprendido la importancia de la
comunicación organizacional dentro de la compañía y el papel
que debe realizar un comunicador dentro de la organización.
Para entender estos conceptos que viene desarrollando
Colombina Planta 1 se deben definir para la realización de
estrategias claras e implementación de nuevos temas
comunicacionales dentro de La Planta.
La comunicación organizacional “se entiende como un
conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y
agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros
de la organización, o entre la organización y su medio; o
bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de
los públicos internos y externos de la organización, todo
ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más
rápidamente con sus objetivo” (Collado, 1991, p.31). A partir
de la comunicación organizacional se desprenden varias ramas
como la comunicación interna que es el patrón de mensajes
compartidos por los miembros de la organización; es la
interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y
entre los miembros de la misma.
“El estudio de la comunicación interna centra su interés
en los procesos y subprocesos por medio de lo que se procura
que los miembros de la organización cumplan las tareas
Informe Práctica Profesional 36
Juliana Franco Baena
encomendadas y cómo los canales de información los canales de
información la facilitan, de acuerdo con los objetivos
propuestos para el grupo” (Múnera, 2003, p. 212), la cual
permite buenas relaciones entre los colaboradores, esto se da
a través de una optima información, la que se suministra por
canales y medios de información oficiales de la organización.
En este caso se encuentra en Colombina Planta 1 los
siguientes canales de información:
Carteleras
Boletín
Intranet
Volantes
El canal de comunicación “es el vehículo que transporta
los mensajes de la fuente al receptor” (Collado, 1991, p.22)
los canales que se pueden encontrar son muchos pero son
escogidos en las organizaciones dependiendo de la necesidad,
el número de personas y la eficiencia que pueda tener ese
medio por el cual se va a informar y también esto involucra
el presupuesto y los demás recursos como humano, físico,
económico que se van a utilizar.
“La comunicación interna es el conjunto de actividades
efectuadas por cualquier organización para la creación y
mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros,
a través del uso de diferentes medios de comunicación que los
mantengan informados, integrados y motivados para contribuir
con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”
(Collado, 1991, p.32.)
Esta es fundamental en la empresa ya que permite el logro
de los objetivos, un buen funcionamiento operativo, es un
elemento formador de la identidad y al mismo tiempo tiene la
utilidad de motivar a sus empleados para mantenerlos al tanto
Informe Práctica Profesional 37
Juliana Franco Baena
de los éxitos y el fracaso de la organización así como
asegurar que las metas y objetivos sean comprendidos por los
colaboradores de la compañía. Para que de un buen resultado
las estrategias que se implementen en la organización y que
los colabores sean receptivos se debe tener en cuenta la
metodología que se tiene para informarles.
Es importante tener en cuenta que lo que la empresa
comunica es lo que la empresa es, por eso la comunicación
interna también colabora a crear compromisos de parte de sus
integrantes y la cohesión de los valores que forman parte de
la cultura. Para que esto se dé es importante poner a
disposición de los empleados información que puede ser útil
para la participación y gestión en el momento de informar.
El manejo que la empresa le dé a todo el tema de la
comunicación interna es la principal estrategia para que
tenga un reconocimiento a nivel interno y externo como indica
Alejandra Di Fonzo indica que “las empresas con mejores
estándares de servicio otorgan a la comunicación una
importancia estratégica. La comunicación es una función
estratégica y apoya estructuralmente el proyecto empresarial,
en tanto que se convierte en un instrumento para la
calidad”(www.gestiopolis.com), este instrumento es
fundamental en el mejoramiento y evolución de las empresas,
Colombina Planta 1 tiene altos estándares de calidad que le
han permitido posicionarse a nivel nacional e internacional
así mismo se puede ver como la comunicación en la empresa es
una herramienta estratégica para el buen desempeño de la
organización y lo que ella requiere mostrar hacia sus
clientes y demás grupos de interés.
Los stakeholders, son grupos de interés que afectan de una
manera directa e indirecta a la compañía, ya que va desde sus
Informe Práctica Profesional 38
Juliana Franco Baena
trabajadores hasta los medios de comunicación, es por eso que
se debe considerar como un elemento esencial en la
planificación estratégica de negocios para que en la menor
medida se vea afectado los diferentes grupos de interés.
Los grupos de interés que se denominan son:
Intereses Directos o niveles internos
Propietarios
Directivos
Trabajadores
Proveedores
Clientes
Intereses indirectos o niveles externos
Administración Pública
Competidores
Defensores de los clientes
Ecologistas
Comunidad local
Sociedad en general
Medios de comunicación
Todos estos conceptos hacen parte de la comunicación
organizacional la cual es “el conjunto total de mensajes que
se intercambian entre los integrantes de una organización, y
entre ésta y los diferentes públicos que tiene en su entorno”
(Múnera, 2003, p. 212), estos mensajes circulan en varios
niveles y a través de diversos canales que pueden ser
verbales o no, además pueden fluir por medio de la estructura
verbal de la empresa, de una manera horizontal, descendente,
ascendente o cruzada. Todo el conjunto de estas variables
determinan la comunicación organizacional como un fenómeno
Informe Práctica Profesional 39
Juliana Franco Baena
indispensable para el desarrollo de la empresa, que conlleva
al manejo del ambiente interno y externo.
Comunicación Interna: Definida como “el conjunto de
actividades efectuadas por cualquier organización para la
creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus
miembros, a través del uso de diferentes medios de
comunicación que los mantengan informados, integrados y
motivados para contribuir con su trabajo al logro de los
objetivos organizacionales”(Collado, 2002, p.12) a partir de
esto se evidencia como una empresa que quiera competir
eficiente y eficazmente en los mercados, se debe concientizar
de la importancia de manejar estratégicamente la comunicación
para el cumplimiento de sus objetivos, metas, mejoramiento de
clima, desarrollo y cultura organizacional.
Por ello resulta fundamental saber qué tipo de
comunicación existe dentro de la empresa, ya que a través de
estos es que se estructura la gestión administrativa,
comercial, publicitaria y cultural de cualquier entidad.
Colombina Planta 1, pretende planear a mediano plazo la
estructuración de la oficina de comunicación y mejoramiento
de la comunicación interna, identificando los flujos y medios
comunicativos existentes y la cultura organizacional. Se ha
de entender como flujos de comunicación todas aquellas
direcciones en las que puede fluir la comunicación:
Estrategia de Comunicación: Planificación de la gestión de
flujos comunicativos de la organización, acorde a los
objetivos y valores de la misma.
Diagnóstico: Descripción de la situación de una
organización con base en la recolección, sistematización e
interpretación de la información respecto a ella.
Informe Práctica Profesional 40
Juliana Franco Baena
Flujos de información: Son la transmisión de datos entre
los públicos de la organización (tanto internos como
externos) y son el fomento de la comunicación para el
desarrollo.
Planeación: Determinación de la finalidad de la
organización y proyección de la distribución de
responsabilidades y esfuerzos para llegar a ella. Su fin es
proporcionar dirección y ventajas competitivas a la
organización.
Cultura organizacional: “Es la esencia de la actividad
organizada y el proceso básico del que otras funciones
derivan” (Marín, 1997, p.103).
Comunicación Horizontal: según Lucas Marín esta
comunicación es “la que se da entre personas consideradas
iguales en la jerarquía de la organización” (Marín, 1997,
p.175). Esta comunicación es generada por los directivos.
Comunicación Descendente: “Es la que va desde la dirección
a los demás miembros de la organización siguiendo la línea
jerárquica” (Marín, 1997, p.176)
Comunicación Ascendente: Fluye desde los miembros de más
bajo nivel hacia los demás alto nivel (a menudo directivo).
Este tipo de comunicación suele generar dificultades dentro
de una organización, ya que en el momento de transmitirse
suele ir acompañada de dificultades que puede generar una
mala comunicación o quizás una comunicación no precisa.
Esto permite observar cómo llevar a cabo un plan
estratégico y una estructuración en el área de comunicación
de Colombina Planta 1 se debe tener en cuenta cada uno de los
elementos a trabajar durante el tiempo de la practicante.
Informe Práctica Profesional 41
Juliana Franco Baena
8. Cronograma de Actividades Programadas
Tabla 1. Cronograma de Actividades Programadas Empresa Colombina S.A.
Fuente: Elaboración propia.
Actividades Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º
Presentaciones
Audiovisuales
(Planeadas)
Presentaciones
Audiovisuales
(Ejecutadas)
Boletín
(Planeadas)
Boletín
(Ejecutadas)
Carteleras
(Planeadas)
Carteleras
(Ejecutadas)
42
9. Presentación y análisis de resultados
9.1 Metodología para el desarrollo del eje de intervención
La realización de un diagnóstico es de gran importancia, ya
que permite identificar, medir y establecer el estado de las
diferentes áreas en las que la comunicación se puede
encontrar.
La muestra a investigar en este trabajo es un grupo
representativo de colaboradores internos de Colombina Planta
1, el cual está constituido por empleados y administrativos
de cada una de las diferentes áreas de la organización. Para
la construcción de la encuesta se conformo una muestra de 100
colaboradores, correspondiente al 10% del total de la
población.
La metodología que será empleada es de carácter
cuantitativo y cualitativo, que permitirá medir por medio de
porcentajes y al mismo tiempo de una manera analítica frente
a los resultados que arrojan los diferentes métodos de
medición.
Se realizarán encuestas las cuales serán primordiales en
este proceso ya que son las que permitirán una medición más
exacta respecto al tema de la comunicación y la cultura
organizacional. El diario de campo permite evidenciar lo que
día a día se percibe en la empresa respecto a los medios
comunicacionales.
9.2 Desarrollo del eje de intervención
Resultados de las encuestas
Informe Práctica Profesional 43
Juliana Franco Baena
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
Carteleras Boletin Folletos Internet Otros
55%
2%5%
11%
27%
Po
rce
nta
je
Opciones de respuestas
¿Qué medios de comunicación conoce de Colombina S.A.?
Series1
Series2
Pregunta 1. ¿Qué medios de comunicación conoce de
Colombina S.A.?
Gráfico 1. Medios de comunicación que conoce de Colombina
S.A.
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: Del 100% de los colaboradores encuestados en
Colombina S.A. Planta 1, el 55% dice que el medio de
comunicación más conocido en la Planta es la cartelera,
seguido de la opción otros con un 27% donde definieron este
punto como medios de comunicación verbales, no conocían solo
uno si no que tenían conocimiento de todos, el teléfono
también fue una opción encontrada en la tabulación, el
internet tuvo un 11% evidenciándose así que este medio no
tiene acceso todos los colaboradores, el 5% eligió el folleto
y finalmente el 2% escogió el boletín como el medio conocido
Pregunta Carteleras Boletín Folletos Internet Otros
1 55% 2% 5% 11% 27%
Informe Práctica Profesional 44
Juliana Franco Baena
en la Planta. Se puede inferir que el medio más conocido en
Colombina S.A. Planta 1 es la cartelera, la que tiene un
acceso fácil y rápido, la opción menos favorecida fue el
boletín el cual solo se ha publicado 2 ejemplares en el 2010
y es una propuesta con poca recordación ya que su periodo de
publicación ha sido corto y es un tema nuevo dentro de la
organización.
Pregunta 2. Usted considera que el uso de la comunicación
de la empresa es: oportuna, completa, retrasada, incompleta,
otros.
Gráfico 2. Cómo considera el uso de la comunicación en la
empresa.
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: Para los colaboradores de Colombina S.A. Planta
1, el 52% de las personas encuestadas considera que el uso de
la comunicación en la empresa es oportuno, el 38% define la
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
Oportuna Completa Restrasada Incompleta Otros
52%
38%
2%6%
2%
Po
rce
nta
je
Opciones de respuesta
Usted Considera que el uso de la comunicación de la empresa es:
Series1
Series2
Pregunta Oportuna Completa Retrasada Incompleta Otros
2 52% 38% 2% 6% 2%
Informe Práctica Profesional 45
Juliana Franco Baena
comunicación de la empresa como completa, el 6% de los
encuestados consideran que el uso de la comunicación es
incompleta, el 2% escogió retrasada y por último el 2% eligió
otra dando así diferentes alternativas como precisa, no es
clara. Se concluye que el uso de la comunicación en Colombina
Planta 1 es oportuno lo cual significa que la información es
clara y está siendo entendida por los colaboradores de la
empresa y también es completa ya que estas dos opciones
fueron las más altas en la calificación, sin embargo hay un
pequeño porcentaje que la califica como incompleta, la cual
debe ser reforzada a tiempo para satisfacer las necesidades
de los colaboradores.
Pregunta 3. ¿Cada cuanto usted utiliza los medios de
comunicación?
Gráfico 3. Cada cuanto usted utiliza los medios de
comunicación.
Pregunta Una vez por
semana
Dos veces
por semana
Una vez al mes Nunca Otros
3 45% 40% 2% 3% 10%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
00,05
0,10,15
0,20,25
0,30,35
0,40,45
Una vez por semana
Dos veces por semana
Una vez al mes
Nunca Otros
45%40%
2% 3%
10%
Po
rce
nta
jes
Alternativas de respuesta
¿Cada cuanto usted utiliza los medios de comunicación?
Series1
Series2
Informe Práctica Profesional 46
Juliana Franco Baena
Análisis: Del 100% de las personas encuestadas el 45%
utiliza los medios de comunicación una vez por semana, dos
veces por semana son utilizados los medios por un 40% de
colaboradores de la Planta, el 10% considero la opción otros
como su alternativa de respuesta donde se encontró con que
utilizaban los medios toda la semana, más de dos veces por
semana, le sigue el 3% con la respuesta nunca y finalmente el
2% una vez al mes. Los colaboradores de Colombina S.A. Planta
1 utilizan los medios de comunicación que ofrece la empresa
con frecuencia y el porcentaje más bajo es una vez al mes.
Pregunta 4. Los mensajes de los medios de comunicación
son: claros, completos, confusos, incompletos, otros,
Gráfico 4. Cómo son los mensajes de los medios de
comunicación.
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
Claros Completos Confusos Incompletos Otros
61%
29%
5% 5%0%
Po
rce
nta
jes
Opciones de respuestas
Los mensajes de los medios de comunicación son:
Series1
Series2
Pregunta Claros Completos Confusos Incompletos Otros
4 61% 29% 5% 5% 0%
Informe Práctica Profesional 47
Juliana Franco Baena
Análisis: De las personas encuestadas el 61% consideran
que los mensajes de los medios que se utilizan en la Planta
son claros, el 29% de los colaboradores dicen que son
completos, hay una igualdad en confusos e incompletos de un
5% y otros con una cantidad del o%. Esto permite ver que la
información que se está transmitiendo se está realizando de
una buena manera ya que los colaboradores tienen claro el
mensaje. Se debe seguir haciendo seguimiento ya que todavía
hay un pequeño porcentaje al cual no les queda claro y no es
completa la información.
Pregunta 5. Los mensajes recibidos los responde: según
procedimiento establecido, verbalmente, no responde, no hay
procedimiento establecido, otros.
Gráfico 5. Cómo se reciben los mensajes
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
Según procedimiento
establecido
Responde verbalmente
No responde No hay procedimiento
establecido
Otros
54%
20%14%
6% 6%
Po
rce
nta
je
Respuestas
Los mensajes recibidos los responde
Series1
Series2
Pregunta Según
procedimiento
establecido
Responde
verbalmente
No responde No hay
procedimiento
establecido
Otros
5 54% 20% 14% 6% 6%
Informe Práctica Profesional 48
Juliana Franco Baena
Análisis: Del 100% de personas encuestadas el 54%
consideran que los mensajes recibidos son según procedimiento
establecido esto quiere decir que la mayoría de los
colaboradores de la Planta tienen presente las normas
establecidas por la organización. El 20% responde
verbalmente. El 14% no responde, el 6% considera que no hay
procedimiento establecido y finalmente el otro 6% tienen como
opción otra, donde se encuentra los intereses de las personas
y dependiendo de la información.
Pregunta 6. De los siguientes medios de comunicación cual
le parece el más efectivo para informarse: carteleras,
boletines, revistas, otros.
Gráfico 6. Medios de comunicación más efectivo para
informarse.
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
Carteleras Boletines Revistas Otros
50%
11%
5%
33%
1%
Po
rce
nta
jes
Respuestas
De los siguientes medios cuales le parece màs efectivos para informarse
Series1
Series2
Pregunta Carteleras Boletines Revistas correo
electrónico
Otros
6 50% 11% 5% 33% 1%
Informe Práctica Profesional 49
Juliana Franco Baena
Análisis: el 50% de las personas encuestadas dijeron que
el medio más efectivo para informarse son las carteleras,
esto es evidente ya que es un medio que se ha utilizado por
años dentro de la empresa. El 33% eligió el correo
electrónico, generalmente este medio es utilizado por
administrativos o personas que tienen acceso a computadores
dentro de la empresa. Un 11% considera el boletín el medio
más efectivo, el 5% dijo que la revista y el 1% otros el cual
fue teléfono que es utilizado por medio de extensiones.
Pregunta 7. Seleccione dos medios de comunicación que
usted utiliza más para informarse.
Gráfico 7. Seleccione dos medios de comunicación que usted
utiliza más para informarse
Pregunta Compañeros Jefe
inmediato
carteleras correo
electrónico
Otros
7 50% 31% 73% 45% 1%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
0
0,2
0,4
0,6
0,8
Compañeros Jefe inmediato
carteleras correo electronico
Otros
50%
31%
73%
45%
1%
Po
rce
nta
je
Alternativas de respuesta
Medios de Comunicación que utiliza más para informarse
Series1
Series2
Informe Práctica Profesional 50
Juliana Franco Baena
Análisis: El medios de comunicación más utilizado dentro
de Colombina S.A. Planta 1 son las carteleras con un 73%,
seguido de los compañeros con un 50%, el 45% de los
encuestados consideró el correo electrónico como el medio que
utiliza más, el 31% se comunica más con el jefe inmediato y
un 1% eligió otros.
Pregunta 8. De los siguientes medios de comunicación cual
es para usted el que tiene mayor claridad, oportunidad y
eficiencia.
Gráfico 8. Medios de comunicación con mayor claridad,
oportunidad y eficiencia.
Pregunta Carteleras Boletines Revistas correo
electrónico
Otros
8 63% 17% 8% 12% 0%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: Del 100% de las personas encuestadas el 63%
considera que el medio de comunicación con mayor claridad,
oportunidad y eficiencia son las carteleras, el 17% eligió
los boletines, el 12% el correo electrónico, el 8% revistas y
0
0,2
0,4
0,6
0,8
Carteleras Boletines Revistas correo electronico
Otros
63%
17%8% 12%
0%
Po
rce
nta
je
Respuestas
Los siguientes medio de comunicación cuales tiene mayor claridad, oportunidad y
eficiencia
Series1
Series2
Informe Práctica Profesional 51
Juliana Franco Baena
0% otros. Es evidente como las carteleras son consideradas un
medio claro, oportuno y eficiente.
Pregunta 9. Considera que la empresa actualiza y mejora
los medios de comunicación.
Gráfico 9. Considera que la empresa actualiza y mejora los
medios de comunicación.
Pregunta Siempre Casi
siempre
Casi Nunca Nunca Otros
9 48% 40% 8% 4% 0%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: El 48% de las personas encuestadas consideran
que la empresa actualiza y mejora los medios de comunicación
siempre, el 40% dice que casi siempre se actualiza y mejor
los medios de comunicación, el 8% dice que casi nunca, el 4%
eligió nunca actualiza y mejora los medios de comunicación y
otras opciones obtuvo un 0%.
Pregunta 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador
para el diseño y mejora de sus medios de comunicación.
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
Siempre Casi siempre Casi Nunca Nunca Otros
48%40%
8%4%
0%
Po
rce
nta
je
Opciones de respuestas
Considera que la empresa actualiza y mejora los medios de comunicación
Series1
Series2
Informe Práctica Profesional 52
Juliana Franco Baena
0
0,1
0,2
0,3
0,4
Siempre Casi siempre
Casi Nunca Nunca Otros
35%30%
25%
5% 5%Po
rce
nta
je
Alternativas de respuesta
La empresa tiene en cuenta al colaborador para el diseño y mejora de los medios
Series1
Series2
Gráfico 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador para el
diseño y mejora de sus medios de comunicación.
Pregunta Siempre Casi
siempre
Casi Nunca Nunca Otros
10 35% 30% 25% 5% 5%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: De un 100% de las personas encuestadas el 35%
dijo que la empresa los tiene en cuenta para el diseño y
mejora de los medios, el 30% eligió la opción casi siempre,
el 25% considera que la empresa casi nunca los tiene en
cuenta para el diseño y mejora de los medios, las opciones
nunca y otros quedaron con el mismo porcentaje, cada uno con
un 5%. Esto permite tener claridad para la realización de
estrategias que permitan generar cambios organizacionales y
de cultura internamente.
Pregunta 11. Cuáles de los siguientes medios de
comunicación le gustaría que tuviera la empresa.
Informe Práctica Profesional 53
Juliana Franco Baena
Gráfico 11. Cuáles de los siguientes medios de comunicación
le gustaría que tuviera la empresa.
Pregunta Radio Televisión
informativa
Foros Magazín Otros
11 14% 52% 13% 15% 6%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: Al 52% de las personas encuestadas les gustaría
tener en la Planta televisión informativa, el 15% eligió el
boletín, el 14% la radio, y el 6% otra opción, donde 1
persona prefiere no tener ningún medio, mejorar los actuales.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Radio Televisión informativa
Foros Magazin Otros
Po
rce
nta
je
Respuestas
Cual de los siguientes medio de comunicación le gustaria que tuviera la empresa
Series1
Informe Práctica Profesional 54
Juliana Franco Baena
Pregunta 12. Cuando usted requiere información adicional
sobre las publicaciones o tiene alguna información que cree
es pertinente publicar, sabe a quién dirigirse.
Gráfico 12. Sabe a quién dirigirse cuando requiere
información adicional sobre las publicaciones o tiene alguna
información que cree es pertinente publicar.
Pregunta Gestión
Humana
Gerencia Producción Acciones y
Servicios
Otros
12 75% 2% 11% 5% 7%
Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A
Planta 1.
Análisis: El mayor porcentaje fue la opción de Gestión
Humana con un 75%, esto demuestra que los colaboradores de la
planta saben a dónde dirigirse cuando necesitan información
adicional de carteleras o publicar algo, el 11% dijo que en
producción, el 7% otras opciones, el 5% Acciones y servicios
y el 2% gerencia.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Gestión Humana
Gerencia Producción Acciones y Servicios
Otros
75%
2%11%
5% 7%
Po
rcen
taje
Respuestas
Sabe a quien dirigirse cuando requiere información adicional socbre las
publicaciones o tiene información que es pertinente publicar
Series1
55
9.3 Plan estratégico y comunicativo de comunicación
Tabla 2. Plan estratégico y comunicativo de comunicación.
TÁCTICA O
ACTIVIDAD
INDICA
DOR DE
GESTIÓN
CRONOGRAMA
RESPONSA
BLE
PRESUPUESTO
OBSERVA
CIONES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
Recursos
Humanos
Recursos
Físicos o
Materiales
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TÍTULO DE LA PROPUESTA: Fortalecer y mejorar la cultura organizacional dentro de la empresa
Colombina S..
DIRIGIDO A: Operarios y empleados de colombina planta 1.
ÁREA DE IMPACTO: Comunicación organizacional
OBJETIVO: Para enero del 2011 Colombina S.A. habrá cumplido con el fortalecimiento del área
de comunicaciones por medio de la cultura organizacional.
Informe Práctica Profesional 56
Juliana Franco Baena
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57
10. Conclusiones
El trabajo realizado dentro de la empresa de dulces Colombina
S.A. Planta 1, permitió evidenciar el grado de importancia de
la comunicación organizacional dentro de la empresa,
permitiendo así el mejoramiento de estrategias comunicativas.
El desarrollo de la práctica permitió abrir nuevos campos en
conocimiento y experiencia así mismo crecer profesionalmente.
Informe Práctica Profesional 58
Juliana Franco Baena
11. Recomendaciones
Para la Universidad: es importante tener claro cuánto tiempo
va a estar la practicante en la organización.
Tener tutor a tiempo facilitará un mejor desarrollo del
trabajo de práctica y la entrega a tiempo de los diferentes
informes.
Informe Práctica Profesional 59
Juliana Franco Baena
Referencias
Collado, C. (1999). La Comunicación en las Organizaciones.
Mexico D.F. Editorial Trillas.
Colombina S.A. Extraído el 28 de Julio de 2010.
http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=52&
El canal y el mensaje. Extraído el 23 de septiembre de 2010.
www.gestiopolis.com
El Mercadeo y la Comunicación. Extraído el 10 de Agosto de
2010. http://www.mercadeo.com/67_comunicador_CAR.htm.
Harzing y Sorge, (2003.)
La comunicación organizacional. Extraido Septiembre 3, 2010.
http:es.wikipedia.org/wiki/Comunicacionorganizacional
Marín, L. (1997). La Comunicación en la Empresa y las
Organizaciones. Barcelona: Editorial Bosch.
60
12. Apéndices
Apéndice1A. Encuesta de Comunicación Interna.
ENCUESTA DE COMUNICACIÓN INTERNA
El siguiente cuestionario nos permite evaluar el estado de los medios de comunicación internos
utilizados por la empresa
1. Lea cada una de las preguntas y seleccione una única respuesta
2. Recuerde que no existen respuestas correctas o incorrectas todas las respuestas son válidas.
1. ¿Qué medios de
comunicación conoce en
Colombina S.A?
Carteleras Boletín Folletos Internet Otros
cuales
2. Usted considera que el
uso de la comunicación de
la empresa es:
Oportuna Completa Retrasada Incompleta Otros
cuales
3. ¿Cada cuánto usted
utiliza los medios de
comunicación?
Una vez por
semana
Dos veces
por semana
Una vez al
mes Nunca Otros
cuales
4. Los mensajes de los
medios de comunicación son Claros Completos Confusos Incompletos Otros
cuales
5. Los mensajes recibidos
los responde
Según
procedimiento
establecido
Responde
verbalmente
No
responde
No hay
procedimiento
establecido
Otros
cuales
6. De los siguientes
medios de comunicación
cual le parecen más
efectivo para informarse
Carteleras Boletines Revistas correo
electrónico Otros
cuales
Informe Práctica Profesional 61
Juliana Franco Baena
7. Seleccione dos medios
de comunicación que usted
utiliza más para
informarse
Compañeros Jefe
inmediato carteleras
correo
electrónico Otros
cuales
8. De los siguientes
medios de comunicación
cual o cueles son para
usted los que tienen
mayor claridad,
oportunidad y eficiencia
Carteleras Boletines Revistas correo
electrónico Otros
cuales
9. Considera que la
empresa actualiza y mejora
los medios de comunicación
Siempre Casi
siempre Casi Nunca Nunca Otros
cuales
10. La empresa tiene en
cuenta al colaborador para
el diseño y mejora de sus
medio de comunicación
Siempre Casi
siempre Casi Nunca Nunca Otros
cuales
35 30 25 5
11. ¿Cuáles de los
siguientes medios de
comunicación le gustaría
que tuviera la empresa?
Radio Televisión
informativa Foros Magazín
Otros
cuales
12. Cuando usted requiera
información adicional
sobre las publicaciones o
tiene alguna información
que cree es pertinente
publicar, ¿sabe a quién
dirigirse?
Gestión
Humana Gerencia Producción
Acciones y
Servicios
Otros
cuales
62
Apéndice2B. Ilustraciones de la Práctica Profesional en la
Empresa Colombina S.A.
Ilustración 1. Cartelera Hall Principal. Interés General.
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Ilustración 2. Cartelera Hall Principal. Actividades
Colombina.
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
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Juliana Franco Baena
Ilustración 3. Cartelera Pasillo Chocolatería
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Ilustración 4. Cartelera Pasillo Etiquetas (General)
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Informe Práctica Profesional 64
Juliana Franco Baena
Ilustración 5. Cartelera Pasillo Cocimiento General
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Ilustración 6. Cartelera Pasillo Millows General.
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Informe Práctica Profesional 65
Juliana Franco Baena
Ilustración 7. Cartelera Pasillo Chicles. General
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Ilustración 8. Cartelera Área Makat I. (General)
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Informe Práctica Profesional 66
Juliana Franco Baena
Ilustración 9. Cartelera área Makat II. General
Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.
Informe Práctica Profesional 67
Juliana Franco Baena
13. Anexos
Anexo A. Política de ética de negocios.
Definición de Negocio
Todos los colaboradores del Grupo Empresarial contribuirán
desde sus procesos, al cumplimiento de la Definición de
Negocio:
“Somos una Compañía Global enfocada a cautivar al consumidor
con alimentos prácticos y gratificantes fundamentada en un
modelo sostenible, en el bienestar y compromiso de su capital
humano y su entorno; en el desarrollo de marcas líderes y
productos innovadores de alto valor percibido dirigidos a la
base de consumo, a través de una comercialización eficaz”
Políticas de ética
El Grupo Empresarial manifiesta expresamente su indeclinable
propósito de cumplir estrictamente con las normas legales que
regulan las actividades relacionadas con el giro de sus
negocios.
Todos los colaboradores están obligados a cumplir la leyes,
las disposiciones y reglamentaciones que expidan las
autoridades, al igual que las políticas y procedimientos
establecidas por el Grupo Empresarial.
Es política del Grupo Empresarial la plena colaboración con
todas las autoridades. En particular, todos los colaboradores
deben observar transparencia y principios éticos en las
relaciones con los clientes e inversionistas, conocimiento
del mercado, reporte de operaciones sospechosas, conservación
de documentos y atención oportuna de los requerimientos de
autoridades, contenidos en las normas sobre prevención y
control de lavado de activos, emitidos por la
Informe Práctica Profesional 68
Juliana Franco Baena
Superintendencia Financiera, la DIAN y otros organismos
competentes.
Relación con los Colaboradores
El Grupo Empresarial mantiene con sus colaboradores una
relación justa y equitativa dándoles la oportunidad de un
desarrollo integral a sus habilidades personales y
profesionales y ofreciendo estabilidad económica y personal a
través de políticas y procedimientos que proporcionen la
remuneración, la motivación el desarrollo, la seguridad
social, el bienestar y la salud ocupacional del personal, en
función de los objetivos y metas de la Empresa, dentro de un
clima permanente de mutuo respeto y compromiso.
Los colaboradores de todo nivel de dirección mantendrán un
clima laboral que permitan la ejecución de esta política a
través de mecanismos de comunicación, motivación, enseñanza,
liderazgo y trabajo en equipo con el personal a su cargo,
compañeros y supervisores.
De los colaboradores se espera que actúen con fidelidad y
lealtad, dedicación exclusiva de su tiempo y calidad en el
desempeño de sus funciones, actitud de permanente
colaboración y apoyo, fortalecimiento del trabajo en equipo,
cumplimiento de los valores corporativos, todo ello en aras
de lograr los objetivos del Grupo Empresarial.
Lealtad
Los colaboradores no podrán celebrar o ejecutar, directa o
indirectamente; esto es, por sí mismo o por interpuestas
personas, negocios que, conformen a las buenas costumbres
comerciales, sean antagónicas con los interese del Grupo
Empresarial. Deberán obrar atendiendo siempre al buen éxito
de las actividades y negocios de éste, absteniéndose de
participar por sí o por interpuesta persona en interés
Informe Práctica Profesional 69
Juliana Franco Baena
personal o de terceros, en actividades que impliquen
competencia con el Grupo Empresarial; evitando todo conflicto
con sus intereses personales, en beneficio propio o de
terceros.
Los colaboradores obrarán con lealtad y buena fe con la
diligencia de un buen hombre de negocios anteponiendo los
intereses de la Empresa a los personales.
Conflicto de interés
Existe conflicto de interés cuando no es posible la
satisfacción simultánea de dos intereses a saber, el radicado
en cabeza del colaborador de la Empresa y el de la Empresa
como sociedad, bien porque el interés sea del trabajador o de
un tercero que le beneficie.
El Grupo Empresarial demanda de su personal los más altos
estándares de ética en las relaciones y negociaciones con
proveedores y clientes por lo cual está prohibido recibir y
otorgar beneficios y/o prebendas, para su familia o terceros.
Los colaboradores, cónyuges, hijos, padres o hermanos no
pueden ser beneficiarios de bienes y/o servicios de la
Empresa, en forma directa o a través de terceros y/o empresas
en las cuales el Grupo Empresarial tengan participación
accionaria, dirección o control de mando, salvo autorización
previa y expresa de la Presidencia Ejecutiva, quien proveerá
por escrito los mecanismos para mantener una absoluta
transparencia en la relación, con independencia del contrato
laboral.
El colaborador debe revelar la mera posibilidad de existencia
de cualquier eventual conflicto de interés, y el VP Jurídico
y de Asuntos Corporativos, el VP de Gestión Humana y la
Revisoría Fiscal, serán quienes decidan sobre la existencia
real del conflicto. En caso afirmativo, debe abstenerse de
Informe Práctica Profesional 70
Juliana Franco Baena
actuar, y si ya existe dicha relación, deberá informarlo
inmediatamente a la Presidencia Ejecutiva, con copia a la VP
de Gestión Humana y a la Revisoría Fiscal.
La duda respecto a la configuración de conflicto de interés,
no exime al colaborador de la obligación de abstenerse de
participar en las actividades respectivas debiendo informarlo
en la forma indicada.
Por lo menos una vez al año el Presidente Ejecutivo informará
a la Junta Directiva los conflictos de interés que afecten a
los miembros del Comité de Presidencia, si hubiere dichos
conflictos; y los que por su naturaleza o cuantía considere
apropiado. Igualmente los correctivos o autorizaciones del
caso.
Cero tolerancia frente al fraude
Significa que toda personal natural o jurídica que cometa un
fraude contra alguna de las compañías del grupo empresarial
será denunciada penalmente.
Todo colaborador que participe en un fraude contra el Grupo
Empresarial será despedido con justa causa, sin pago de
indemnización. No es aceptable el simpe llamado de atención.
En casos de fraudes, por ejemplo, jineteo de recaudos de los
clientes o inclusive demoras en su consignación, las
decisiones disciplinarias, tales como separación temporal o
definitiva del cargo, dejan de ser responsabilidad de la VP a
la cual pertenece el colaborador y pasan a ser
responsabilidad de la VP de Gestión Humana.
Relación con consumidores
Es una compañía de productos alimenticios de consumo masivo
como Colombina, los consumidores juegan un papel protagónico.
La buena relación y la imagen que tengan de la compañía y de
sus productos son fundamentales para su buen desempeño y su
Informe Práctica Profesional 71
Juliana Franco Baena
crecimiento. Por ello, el Grupo Empresarial busca mantener
una relación de profundo respeto con los consumidores,
brindándoles productos de alta calidad, que satisfagan sus
expectativas y dando cumplimiento a las regulaciones
establecidas.
Dada esta importancia, es vital que las comunicaciones con
los consumidores se manejen con la máxima prudencia y
respeto. Por esta razón, los colaboradores deben abstenerse
de dar declaraciones, admitir, aceptar o reconocer que uno o
varios de los productos que produce o distribuye el Grupo
Empresarial no cumple con las especificaciones ofrecidas por
la empresa. En caso de una reclamación por parte de un
consumidor o cliente debe remitirse al VP de Mercadeo
Corporativo.
Relación con clientes
El Grupo Empresarial mantiene relaciones comerciales de
sobresaliente servicio, calidad, oportunidad y respeto con
sus clientes.
Los colaboradores deben cumplir con las políticas y
procedimientos establecidos para las relaciones y
transacciones comerciales de ventas, créditos, cobros y
servicio al cliente, que garantice la estabilidad,
permanencia y satisfacción de los clientes.
Nuestros clientes son nuestros mejores aliados para el buen
éxito de nuestros negocios.
Relación con proveedores
El Grupo Empresarial mantiene con sus proveedores una
relación de mutuo respeto buscando un abastecimiento continuo
y estable en calidad y oportunidad dentro de un equilibrio
entre las negociaciones. Nuestros proveedores también son
Informe Práctica Profesional 72
Juliana Franco Baena
nuestros mejores aliados para el buen éxito de nuestros
negocios.
Está prohibido dar y/o recibir prebendas, préstamos y
regalos, cualquiera que sea su modalidad, denominación y
origen. Se permite, y sólo a los colaboradores autorizados,
aquellas atenciones de tipo social que forman parte de la
costumbre comercial de las negociaciones.
Se prohíbe a los colaboradores obtener para sí mismos, su
familia o terceros, beneficios derivados de esta relación
comercial, incluidos regalos o invitaciones que comprometan
su independencia.
Se exceptúan:
a. Regalos de valor simbólico, con un máximo del equivalente
a US $30, tales como calendarios, agendas, bolígrafos
promocionles, etc.
b. Invitaciones y atenciones que no superen montones
razonables.
c. Descuentos y tarifas especiales que sea ofrecidos a todos
los colaboradores, por ejemplo, el aprovechamiento de las
tarifas corporativas de hoteles, aerolíneas y empresas de
alquiler de vehículos.
Las Áreas Corporativas de Suministros y Comercio Exterior
advertirán de esta prohibición a los proveedores de bienes y
servicios, incluidos contratistas, entidades financieras,
consultores y asesores de cualquier índole.
Si pese a lo anterior, se recibe algún regalo que no se
ajuste a lo indicado, se entregará a Gestión Humana, quien
dispondrá de él para alguna actividad interna o para
propósitos de beneficencia.
La información comercial, técnica y especificaciones
entregadas o recibidas de los proveedores debe ser utilizada
Informe Práctica Profesional 73
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exclusivamente en el negocio y queda prohibido suministrarla
a terceros.
Relación con terceros
No se harán transacciones de compra o venta de productos o
servicios con personas jurídicas o naturales que tengan
negocios ilícitos, dudoso comportamiento social o comercial,
que hayan tenido o tengan asuntos pendientes con la justicia
o que de alguna forma tengan indicios o se presuma que estén
o hayan estado involucrados en actividades ilícitas.
No se utilizarán recursos del Grupo Empresarial para pagar,
directa o indirectamente, o representantes de entidades
públicas, privadas o mixtas, con el fin de lograr negocios o
favores especiales. Ningún colaborador puede dar sobornos,
pagos o dádivas a terceros, ya sea que haya o no intención de
influenciarlos.
En el ejercicio de su cargo, los colaboradores deberán dar a
los terceros un trato justo, leal y en igualdad de
condiciones, con el fin que las relaciones de estos con el
Grupo Empresarial, no originen un trato especial ni ventajoso
para los uno o para los otros, ni induzcan al tercero a
sentirse obligado a tener consideraciones especiales con un
colaborador determinado.
Comunicaciones al público
Cualquier información de las empresas que conforman el Grupo
Empresarial a los medios de comunicación sobre resultados,
negocios, políticas y la administración de la Empresa, será
de exclusivo manejo de la Presidencia Ejecutiva y será
proporcionada de acuerdo al procedimiento establecido por la
Compañía para este propósito.
La información comercial, técnica y especificaciones
entregadas o recibidas de los proveedores debe ser utilizada
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exclusivamente en el negocio y queda prohibida suministrarla
a terceros.
Para divulgar, publicar y/o circular información del Grupo
Empresarial a los medios de comunicación, con boletines de
prensa, free press, o cualquier otro documento, se deberá
solicitar el apoyo de la VP de Mercadeo Corporativo, quien
procederá de acuerdo con la Política de Comunicaciones y, de
ser necesario, obtendrá aprobación o negación por parte de la
Presidencia Ejecutiva. De la misma forma, si los diferentes
medios de comunicación necesitan información del Grupo
Empresarial, deberán solicitar el soporte a la VP de Mercadeo
Corporativo, quien preparará las respuestas en conjunto con
la oficina de Comunicaciones en Gestión Humana, la agencia de
relaciones públicas y la VP Jurídica y de Asuntos
Corporativos, en los temas que pueden tener repercusiones de
índole legal.
Ningún colaborador está autorizado a aceptar
responsabilidades en cabeza del Grupo Empresarial por eventos
relacionados con nuestras actividades o negocios, cualquiera
sea el medio empleado, y ni aun verbalmente.
Manejo de conflictos ante los medios de comunicación
En caso de algún siniestro o calamidad, está totalmente
prohibido informar y/o divulgar a los medios de comunicación
o terceros cualquier suceso que haya ocurrido y que coloque
en peligro la integridad o el buen nombre de la Empresa.
Únicamente el Presidente Ejecutivo o el VP de Mercadeo
Corporativo podrán dar respuesta a comentarios sobre las
situaciones que se presenten.