informe final práctica profesional intervención de la

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Informe Práctica Profesional 1 Juliana Franco Baena Informe Final Práctica Profesional Intervención de la comunicación interna para fortalecer la cultura organizacional de la empresa Colombina S.A. Juliana Franco Baena Sandra Milena Betancur Quintero Comunicadora Social y Periodista Universidad Católica Popular del Risaralda Programa de Comunicación Social y Periodismo Prácticas Profesionales Pereira 2010

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Page 1: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 1

Juliana Franco Baena

Informe Final Práctica Profesional

Intervención de la comunicación interna para fortalecer la

cultura organizacional de la empresa Colombina S.A.

Juliana Franco Baena

Sandra Milena Betancur Quintero

Comunicadora Social y Periodista

Universidad Católica Popular del Risaralda

Programa de Comunicación Social y Periodismo

Prácticas Profesionales

Pereira

2010

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Informe Práctica Profesional 2

Juliana Franco Baena

Dedicatoria

Este trabajo va dedicado a mi madre y hermano quienes

estuvieron ahí en este maravilloso proceso. Gracias por el

apoyo y la fuerza que cada día me daban para ser mejor en mi

trabajo y realizarlo siempre de la mejor manera. Gracias por

la compañía durante este caminar, un caminar lleno de sueños,

experiencias, realidades, tropiezos y aprendizajes.

Page 3: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 3

Juliana Franco Baena

Agradecimientos

Agradezco a Dios por esta oportunidad que me permitió vivir,

a la empresa Colombina S.A. por haber permitido el desarrollo

de mi práctica profesional.

A mis jefes el Ingeniero Jaime Alberto Cortés y la Doctora

Nohra Cecilia Andrade, gracias por permitirme aprender tantas

cosas, adquirir experiencia en diferentes campo laborales,

gracias por darme la oportunidad de aprender que es la vida

laboral.

También agradezco a mis compañeros de trabajo, por su

apoyo y ayuda incondicional en mi proceso como practicante.

A mi tutora Sandra Milena Betancur por su paciencia, su

conocimiento y colaboración para que esto fuera una realidad.

A todos gracias, sin la compañía y el apoyo de ustedes no

hubiera sido igual.

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Informe Práctica Profesional 4

Juliana Franco Baena

Contenido

1. Presentación de la Organización 15

1.1 Análisis del Microambiente 15

1.1.1 Historia 15

1.1.2 Valores corporativos 17

1.1.3 Estructura de gobierno 17

1.2 Análisis del Macroambiente de la Organización 20

1.2.1 Entorno Geográfico 20

1.2.2 Entorno Jurídico 20

1.2.3 Entorno Económico 22

1.2.4 Entorno Político 24

2. Papel del Comunicador 26

3. Diagnóstico del área de intervención o identificación de

las necesidades 29

4. Ejes de Intervención 31

5. Justificación de los ejes de intervención 32

6. Objetivos 33

6.1 Objetivo General 33

6.2 Objetivos Específicos 33

7. Marco Teórico 34

8. Cronograma de Actividades Programadas 41

9. Presentación y análisis de resultados 42

9.1 Metodología para desarrollo del eje de intervención 42

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Informe Práctica Profesional 5

Juliana Franco Baena

9.2 Desarrollo del eje de intervención 42

9.3 Plan estratégico y comunicativo de comunicación 55

Conclusiones 57

Recomendaciones 58

Apéndices 60

Anexos 67

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Informe Práctica Profesional 6

Juliana Franco Baena

Lista de Tablas

Tabla 1.Cronograma Actividades Programadas Empresa Colombina

S.A. 41

Tabla 2. Plan estratégico y comunicativo de comunicación 55

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Informe Práctica Profesional 7

Juliana Franco Baena

Lista de Gráficos

Gráfico 1. Medios de comunicación que conoce de Colombina

S.A. 43

Gráfico 2. Cómo considera el uso de la comunicación en la

empresa. 44

Gráfico 3. Cada cuanto usted utiliza los medios de

comunicación. 45

Gráfico 4. Cómo son los mensajes de los medios de

comunicación. 46

Gráfico 5. Cómo se reciben los mensajes 47

Gráfico 6. Medios de comunicación más efectivo para

informarse. 48

Gráfico 7. Seleccione dos medios de comunicación que usted

utiliza más para informarse 49

Gráfico 8. Medios de comunicación con mayor claridad,

oportunidad y eficiencia. 50

Gráfico 9. Considera que la empresa actualiza y mejora los

medios de comunicación. 51

Gráfico 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador para el

diseño y mejora de sus medios de comunicación. 52

Gráfico 11. Cuáles de los siguientes medios de comunicación

le gustaría que tuviera la empresa. 53

Gráfico 12. Sabe a quién dirigirse cuando requiere

información adicional sobre las publicaciones o

tiene alguna información que cree es pertinente

publicar. 54

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Informe Práctica Profesional 8

Juliana Franco Baena

Lista de Ilustraciones

Ilustración 1. Cartelera Hall Principal. Interés General. 62

Ilustración 2. Cartelera Hall Principal. Actividades

Colombina. 62

Ilustración 3. Cartelera Pasillo Chocolatería 63

Ilustración 4. Cartelera Pasillo Etiquetas (General) 63

Ilustración 5. Cartelera Pasillo Cocimiento General 64

Ilustración 6. Cartelera Pasillo Millows General. 64

Ilustración 7. Cartelera Pasillo Chicles. General 65

Ilustración 8. Cartelera Área Makat I. (General) 65

Ilustración 9. Cartelera área Makat II. General 66

Page 9: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 9

Juliana Franco Baena

Lista de Apéndices

Apéndice1A. Encuesta de Comunicación Interna. 60

Apéndice2B. Ilustraciones de la Práctica Profesional en la

Empresa Colombina S.A. 62

Page 10: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 10

Juliana Franco Baena

Lista de Anexos

Anexo A. Política de ética de negocios 67

Page 11: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 11

Juliana Franco Baena

Resumen

El presente trabajo muestra el proceso de la Práctica

Profesional en comunicación organizacional interna, realizada

por la estudiante de Comunicación.

Este proceso fue realizado en la empresa de dulces

Colombina S.A. Planta 1 La Paila, con el fin de mejorar la

cultura organizacional. En este trabajo se podrá encontrar la

presentación de la organización, un análisis de lo que se

desarrollo en la práctica y propuestas para implementar

dentro de la empresa.

Palabras clave: intervención, comunicación, organización,

práctica.

Abstract

This paper shows the process of professional practice in

internal organizational communication, conducted by student

media.

This process was performed at the candy company Colombina

SA Planta 1 La Paila, in order to improve organizational

culture. In this work we will find the presentation of the

organization, an analysis of what is developing in practice

and proposals for implementation within the company.

Keywords: intervention, communication, organization,

practice.

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Informe Práctica Profesional 12

Juliana Franco Baena

Título

Intervención de la comunicación interna para fortalecer la

cultura organizacional de la empresa Colombina S.A.

Page 13: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 13

Juliana Franco Baena

Introducción

El propósito de la practicante en Comunicación Organizacional

en este trabajo es el de implementar estrategias de

comunicación interna que generen soluciones para mejorar la

comunicación interna de Colombina Planta 1, las que permitan

fortalecer el ambiente laboral y la cultura organizacional en

la empresa.

Este propósito se logrará a partir de la elaboración de un

plan estratégico interno, con estrategias, tácticas y

actividades puntuales que se describirán a lo largo del

presenta trabajo.

El proceso de comunicación es guiado por la practicante,

quien optimizará y velara por el buen funcionamiento de la

comunicación interna y el fortalecimiento de la cultura en

el interior de la empresa.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter

jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de

políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la

importancia de la relación individual frente a las relaciones

colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y

trabajadores.

La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende

plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues,

la comunicación organizacional “estudia las formas más

eficientes dentro de una organización para alcanzar los

objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial

al público externo”.

(http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%3_organizacional)

Page 14: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 14

Juliana Franco Baena

Esto permite evidenciar como las empresas que van a la

vanguardia, evolucionando en todos los campos, tienen en su

organización un área de comunicaciones para mejorar

constantemente relaciones interpersonales, el sentido de

pertenecía por parte de los colaboradores de la compañía, el

posicionamiento, etc.

Page 15: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 15

Juliana Franco Baena

1. Presentación de la Organización

1.1 Análisis del Microambiente

1.1.1 Historia. La historia de la empresa fue consultada de

la carpeta de Colombina, elaborada por la compañía para los

colaboradores que van a ingresar a la compañía. En 1978,

Hernando Caicedo, un hombre visionario del Valle del Cauca,

empezó a moler caña para la producción de panela en un

trapiche halado por bueyes.

El señor Hernando Caicedo trabajó hasta convertir su

pequeño predio en un ingenio azucarero. En modernos equipos

se comenzaron a producir toda clase de dulces y confites.

Poco a poco, novedosos productos con sabores a frutas

tropicales, lograron conquistar a generaciones de

consumidores. Esta es la historia de Colombina una empresa

que aprovechó la riqueza natural y agrícola del Valle del

Cauca; sus cálidas temperaturas, la calidad y fertilidad de

sus suelos, para convertirse en una de las productoras más

grandes de dulces de Colombia.

En 1928 Hernando Caicedo inauguró su propio ingenio

azucarero con equipos importados de Estados Unidos, el cual

bautizó como “Riopaila”. Al mismo tiempo Hernando vió la

oportunidad de darle valor agregado al azúcar que producía el

ingenio, por lo que decidió constituir una nueva empresa.

Colombina S.A., nació con el objeto de transformar el azúcar

para producir todo tipo de dulces, que llegaron para competir

con la dulcería doméstica.

En 1935, Colombina lanzó al mercado nuevas variedades de

dulces, sus bombones tuvieron un éxito rotundo y

popularizaron con el nombre de “colombinas”. Mientras la

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Informe Práctica Profesional 16

Juliana Franco Baena

producción de azúcar de “Riopaila” aumentaba, los dulces de

Colombina comenzaron a desplazar el mercado del dulce casero.

Muy pronto, Colombina se vería beneficiada con la visión

empresarial de quien llevaría a convertirse en una de las

empresas más importantes del continente.

En 1946 Jaime H. Caicedo, hijo de Don Hernando, asumió la

gerencia y el liderazgo de Colombina. Las nuevas estrategias

corporativas aplicadas por Jaime H, llevaron a la

organización a evolucionar rápidamente en mercados nacionales

e internacionales. Hasta el momento, su visión empresarial

continua siendo parte de la compañía.

Para 1960 se había incorporado a la fábrica técnicas

europeas con las que comenzaron a fabricar rellenos y

mermeladas con sabores naturales de frutos propios de la

región, reemplazando las esencias artificiales. La nueva

ampliación permitió aumentar la producción a 15.000 libras

diarias.

Colombina S.A. emprendió sus exportaciones a los Estados

Unidos en 1965. Esto la llevó a convertirse en la primera

fábrica Suramericana que llegó a competir con la dulcería

europea en el mercado de dulces más grande del mundo.

En 1968 se construyó una nueva fábrica en La Paila, con el

fin de atender la creciente demanda internacional. Para 1970,

Colombina dotada con un equipo para producir confites,

chocolates y conservas de fruta, producía 25 millones de

libras anuales. Ese mismo año, la fábrica lanzó un producto

que revolucionaria el mercado de dulces en Colombia y

triplicaría las ventas de la empresa en tan solo un año.

El nuevo producto bautizado como “Bon Bon Bum”, causó gran

impacto entre los consumidores. Con su novedoso sabor a fresa

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Informe Práctica Profesional 17

Juliana Franco Baena

y el suave chicle en su interior. El bombom, rápidamente se

convirtió en el producto estrella de Colombina y en el

favorito entre consumidores de todas las edades.

1.1.2 Valores corporativos. La empresa maneja estos valores:

Participa y colabora con entusiasmo en cada uno de los

procesos; buscando con el trabajo individual y colectivo la

sinergia del equipo para lograr mejores resultados.

Están comprometidos con esmero a participar activamente en

el desarrollo de los objetivos individuales y

organizacionales con honestidad y lealtad en todo momento y

en todo lugar.

La empresa se orienta decididamente a conocer las

necesidades y deseos de los clientes internos y externos

para satisfacer sus expectativas, donde se les proporcionan

los mejores productos y servicio.

Respeta y reconoce las iniciativas de cada uno; dando un

trato digno, franco y tolerante donde se acepta la crítica

para seguir creciendo y desempeñando un papel importante en

el logro de las meta.

1.1.3 Estructura de gobierno. El grupo empresarial Colombina

establece su estructura de Gobierno de la siguiente manera:

Asamblea de Accionistas: debe reunirse al menos una vez por

año.

Junta Directiva: está compuesta por 7 miembros con sus

respectivos suplentes. Se reúnen de manera mensual.

Presidente Ejecutivo.

Esto permite ejercer el liderazgo de los negocios de

manera apropiada y ajustada a las estrategias, garantizando

así un valor agregado para accionistas y los demás grupos de

interés. Así mismo la organización tiene una estructura

Page 18: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 18

Juliana Franco Baena

matricial dividida en Unidades Estratégicas de Negocio y

Unidades de Gestión Corporativa, lo cual permite lograr una

sinergia permanente entre los equipos de trabajo.

Miembros de la Junta Directiva

Principales Suplentes

Hernando Caicedo Toro Sebastián Álvarez Caicedo

Belisario Caicedo Capurro Mauricio Caicedo Aristizábal

Jacobo Tovar Delgado Alfonso de la Espriella

Arturo Gómez Gómez Alejandro Tovar Caicedo

Marco A. Caicedo Jaramillo Patricia Caicedo Jaramillo

Carlos Andrés Ospina Caicedo María Clara Caicedo Capurro

Eduardo Salazar Vallecilla Hernando Caicedo Rezic

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Informe Práctica Profesional 19

Juliana Franco Baena

1.1.4 Organigrama

Figura 1. Organigrama de la Empresa Colombina S.A.

F03 – VICEPRESIDENTE U.E.N. Dulcería y

Chocolatería Jacobo Tovar

Caicedo

R13 - Asistente

Administrativa

Julieta Duque

I06 -

GERENTE DE

LOGISTICA

Jorge

Sánchez

H7 -

GERENTE

DE

PLANTA Carlos

Pabon

H04 -

GERENTE DE

DULCERÍA Y

PASABOCAS Doris Vilma

Herrera

H02 -

GERENTE DE

MERCADEO/

VENTAS

BOMBONES Marta Salcedo

L02 -

DIRECCIÓN

DE

ALMACENA

MIENTO

Héctor

Cadavid

I25 -

DIRECCIÓN

DESARROLLO

E

INNOVACIÓN

Jhon Jairo Lenis

I18 -

DIRECCIÓN

DE GESTIÓN

HUMANA

Jaime A. Cortés

H19 -

DIRECCIÓN

DE

PRODUCCION

Julián Velásquez

I11 -

DIRECCIÓN

DE

CALIDAD

Guillermo

Maldonado

I05 -

DIRECCIÓN

DE MANTENI

MIENTO

M. Rueda, J.

Jaramillo

I03 - DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO

Alfonso Santacoloma

Área de

Comunicaciones

H23 -

GERENTE

MERCADEO/

VENTAS

DULCERÍA/

CHICLES

H. Navarrete

Fuente: Gestión Humana Colombina

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Informe Práctica Profesional 20

Juliana Franco Baena

1.2 Análisis del Macroambiente de la Organización

1.2.1 Entorno Geográfico. Colombina Planta 1 se encuentra

ubicada en el Norte del Valle, en la carretera central Km 1

La Paila, municipio de Zarzal. El Valle del Cauca es una zona

plana y con un clima caluroso el cual ha permitido que sus

cultivos sean fértiles y abundantes especialmente la Caña de

Azúcar producto líder en todo el Valle.

Es claro que para la empresa han sido indispensables los

cultivos de caña, pues es por medio de estas siembras que se

han creado la variedad de dulces que produce Colombina a

nivel mundial. La compañía geográficamente se encuentra en

una ubicación privilegiada, pues es un beneficio el poder

producir en sus tierras los cultivos que permiten dar

creación a la variedad de productos creados en la misma.

Sin embargo, por ser un terreno plano esta es una zona que

se ve afectada en épocas invernales por las inundaciones,

debido a que los desagües se tapan y no permiten el paso del

agua, lo que de no ser tratado este problema a tiempo se

pueden producir aguas estancadas que causan mosquitos

peligrosos para la población y los productos.

1.2.2 Entorno Jurídico. Colombina es una sociedad anónima

(S.A.) que cumple con unas políticas de calidad, que

satisface “las expectativas del mercado nacional e

internacional de manera permanente, elaborando productos

innovadores, inocuos y de excelente calidad. Orienta sus

actividades hacia la prevención de la contaminación, la

preservación del medio ambiente, dando cumplimiento a las

regulaciones establecidas y así se previene todo riesgo de

seguridad, que pueda afectar la integridad de la empresa; se

mejora continuamente la satisfacción y las necesidades de

todos sus clientes a nivel global”.

Page 21: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 21

Juliana Franco Baena

http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=52&)

La empresa tiene los siguientes sistemas de certificación:

ISO 9001: 2008

HACCP

ISO 22000: 2005

ISO 14001: 2004

OHSAS 18001

BASC

BRC Food

ISO 9001: 2000

Programas de Responsabilidad Social: Para Colombina es

fundamental la responsabilidad social, esto se ve reflejado

en la creación de su fundación en el año 2006, cuando nace la

Fundación Colombina, la cual orienta sus programas al

bienestar y desarrollo de las comunidades donde la compañía

realiza sus negocios. “Colombina concentra sus líneas de

acción en la educación de los hijos de sus colaboradores, en

la recuperación y sostenimiento de las zonas verdes

circundantes y en la implementación de programas que

beneficien directamente a las comunidades de Cali, La Paila y

Santander de Quilichao”-

(http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=129&).

Se evidencia como la compañía siempre tiene un aporte a la

sociedad, educando a muchas personas y comunidades que no

tienen las necesidades básicas para vivir honorablemente.

Colombina tiene un gran mercado a nivel mundial, llevan 45

años exportando sus productos a diferentes países del mundo,

ocupando un puesto entre los 15 primeros exportadores de

Colombia.

Page 22: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 22

Juliana Franco Baena

Actualmente Colombina exporta a más de 45 países, entre

ellos:

Estados Unidos

Centro América

El Caribe

Australia

España

Inglaterra

1.2.3 Entorno Económico. El mundo vive una dinámica llena de

cambios permanentes y muchas veces no esperados que afectan

la forma de planificar y llevar a cabo los negocios. Se ven

cambios en mercados nacionales e internacionales, en

legislaciones arancelarias, en la variación de los insumos y

materias primas, en la inestabilidad de las monedas en la que

se negocia una serie de elementos que no se pueden controlar,

por lo que se debe actuar rápido y acertadamente para

mantener el negocio.

En este caso Colombina Planta 1 que exporta una gran parte

de su producción, no ha estado exenta de esta realidad que se

vive día a día es por eso que la planta ha buscado

permanentemente administrar de la mejor manera otras

variables que permitan tener un negocio competitivo. La

empresa vallecaucana de alguna u otra manera ha sido afectada

por la situación económica del país, ya que se tuvieron que

reducir gastos y al mismo tiempo personal, sin embargo, no

fue motivo de pérdida sino de oportunidades para generar

nuevas ideas dentro de la organización, la cual está enfocada

a cautivar el consumidor con alimentos prácticos y

gratificantes, que se fundamentan en el desarrollo de marcas

sólidas, con productos innovadores de alto valor percibido,

Page 23: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 23

Juliana Franco Baena

dirigidos a la base del consumo a través de una

comercialización eficaz. Los canales de distribución de

Colombina S.A. son 36.

Los nacionales son:

La Paila

Santander de Quilichao

Bogotá

Medellín

Cali

Pereira

Barranquilla

Ibagué

Bucaramanga

Cereté

Cartagena

Los canales de distribución internacionales son:

Escuintla

Xela

Ciudad de Guatemala

Panamá

El Salvador

Costa Rica

Venezuela

Ecuador

Chile

Perú

Puerto Rico

Estados Unidos

Page 24: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 24

Juliana Franco Baena

Colombina tiene objetivos específicos que se agrupan en 4

perspectivas, centradas en fortalecer la gestión y continuar

garantizando el éxito organizacional. Son revisados

anualmente en conjunto con la Alta Gerencia, estos son:

Perspectiva Financiera: Crear valor de largo plazo para los

accionistas, mediante un crecimiento constante y eficiencia

económica.

Perspectiva de Mercado: Cautivar a los consumidores.

Construir la fidelidad de los canales ofreciendo alta

cobertura y penetración con precios razonables.

Perspectiva de procesos Internos: Enfocados en los

procesos operativos, administración del cliente, en la

innovación y en el mercado.

Perspectiva del Capital Estratégico: Enfocados en el

capital humano, capital organizacional y capital

tecnológico.

1.2.4 Entorno Político. Este punto es fundamental para las

empresas, ya que el gobierno afecta en todos los aspectos a

las organizaciones y mucho más cuando la empresa exporta

productos a varios lugares del mundo como Venezuela, Estados

Unidos, Ecuador, Chile, Puerto Rico, Jamaica, Perú, Haití,

República Dominicana, Guatemala, Panamá, Emiratos Árabes

Unidos y algunos más. El entorno político desempeña un papel

importante, como fomentar o limitar la empresa. Así mismo, se

puede ver como un cliente potencial, que compra bienes y

servicios. Al mismo tiempo que el gobierno restringe y regula

los negocios, las compañías deben llevar y cumplir unas leyes

que son las que permiten que la organización crezca y pueda

posicionarse en el mundo. Es fundamental que el gerente de

la empresa tenga presente las leyes y normas que el estado

infunde en las organizaciones y para cualquier negocio.

Page 25: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 25

Juliana Franco Baena

1.2.5 Entorno Sociocultural. El entorno sociocultural tiene

varios componentes como las actitudes, formas de ser,

expectativas, grados de inteligencia, educación, creencias y

costumbres de cada uno de los empleados que hacen parte de

Colombina Planta 1.

La organización ofrece a sus colaboradores actividades

adecuadas que les permite una mejor calidad de vida a nivel

laboral, social y familiar.

Las empresas actualmente están instalando diferentes

medios para ofrecer servicios que ayuden a los colaboradores

y sus familias, esto permite que los empleados puedan llevar

una vida más amena y tranquila ya que estarán respaldados de

alguna u otra manera por la empresa.

Colombina tiene siempre presente la responsabilidad

social, evidencia de esto son las fundaciones que hacen parte

de la empresa, así mismo el apoyo hacia sus colaboradores por

medio de capacitaciones y talleres que involucran a sus

familias. Algunos de estos son:

Operario Líder

Cuidando al Cuidador

Nuestra Economía como Eje de Desarrollo

Capacitaciones PHVA

Esto ha permitido un mejor desempeño en cada uno de los

empleados, lo cual ayuda a que el trabajo sea más eficiente y

tranquilo.

Colombina es una compañía que se preocupa por la

responsabilidad social empresarial, esto se evidencia en sus

diferentes programas y actividades que al paso de los años ha

realizado. Colombina con su fundación ha generado educación a

muchos hijos de colaboradores de la empresa, de diferentes

lugares como Cali, La Paila y Santander de Quilichao.

Page 26: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 26

Juliana Franco Baena

2. Papel del Comunicador

En la actualidad se evidencia como la comunicación ha sufrido

varias transformaciones, sin embargo, todavía hay lugares

donde la comunicación es poco utilizada.

En este caso se hablará de la comunicación organizacional

la cual se identifica como la comunicación que surge y tiene

lugar dentro de una organización. Al mismo tiempo es la que

transmite mensajes y comparte información, la cual se

evidencia en los colaboradores de la empresa ya que la

comunicación en mayor o menor medida afecta sus sentimientos,

sus relaciones y sus habilidades, lo cual puede influenciar

en su entorno laboral y personal.

“La función del comunicador organizacional mantiene tras

de sí la tarea elemental de de alcanzar equilibrios internos

para a partir de ello exteriorizar una imagen sana,

competitiva, capaz de mantener interesados a clientes,

proveedores; generadora de buenas relaciones con su entorno”

(http://www.mercadeo.com/67_comunicador_CAR.htm).

Al pertenecer a una empresa el comunicador debe generar

estrategias que permitan mejorar todos los aspectos

comunicativos que requiera la organización.

La comunicación organizacional en Colombina Planta 1 hasta

ahora se está estructurando. Siempre se ha manejado una

comunicación generalizada de la planta y en la actualidad se

quiere formar una comunicación organizacional interna. Esta

área se compone de una practicante de comunicación

organizacional, sus funciones son las siguientes:

Recopilar información de las diferentes áreas para

realizar las noticias para el boletín “Planta 1 al día”

“Entérate de la dulce gestión”.

Page 27: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 27

Juliana Franco Baena

Realizar videos por medio de fotografías y entrevistas de

las diferentes actividades, como capacitaciones, talleres,

etc. que realiza Colombina y así mostrar a todos los

colaboradores las diferentes actividades que la compañía

ofrece.

Recopilar información relevante con las diferentes áreas

de la planta que sirva de apoyo para realizar el boletín

de Planta 1.

Recopilar información con las diferentes áreas de la

planta y enviarla a la oficina central en Cali.

Apoyar con los conocimientos teóricos para la creación de

piezas o campaña de comunicación.

Organizar y actualizar las carteleras ubicadas en el hall

central de la planta para que el personal mantenga

informado de los eventos, actividades y demás que se

realizan en la empresa.

Elaboración y publicación de la lista de cumpleaños del

personal tanto administrativo en carteleras.

Enviar información mensual a oficina central del personal

que se ha retirado de la empresa, personal que ingresa a

la empresa, personal que se gradúa y personal que es

promocionado internamente.

Apoyar la entrega de revistas o cualquier elemento que

deban tener todos los colaboradores de Colombina Planta 1.

Apoyar con la información de planta para el informe de

sostenibilidad de la compañía, solicitando la información

correspondiente a las diferentes áreas.

Presentar y moderar los eventos de la planta cuando sea

necesario.

Page 28: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 28

Juliana Franco Baena

Apoyar el mantenimiento de los programas Buena esa

Colombino y Buzón Cuéntamelo todo, a través de campañas u

otras estrategias que motivan el personal para participar.

Respecto a la comunicación interna, la cual será

implementada en la planta, busca mejorar los canales de

comunicación en todo el entorno, el ambiente laboral e

inculcar una cultura organizacional que permita un mejor

desarrollo y utilización de la comunicación dentro de la

empresa. El comunicador será quien facilite la comunicación

al mismo tiempo fortalezca las buenas relaciones entre

empleados y operarios mediante diversos métodos comunicativos

que sean oportunos, eficaces, rápidos y a tiempo. Como las

carteleras, el boletín, el internet, etc.

La emisión y recepción del mensaje son de suma importancia

en el momento de transmitirlo por eso la comunicadora debe

generar a través de diferentes medios como carteleras,

boletín y comunicados las cuales son características que

logren una retroalimentación.

En Colombina Planta 1 hasta ahora se está estructurando el

área sin embargo, en la empresa siempre se ha manejado las

carteleras como sistema de comunicación para todo el

personal, intranet para información más laboral y personal y

este año se implemento el boletín el cual lleva 2 ediciones

que se han publicado .

Es importante tener en cuenta que cada público de interés

para la empresa requiere un tipo de comunicación y

relacionamiento diferente. Es por esto que la comunicadora

organizacional debe generar información clara y oportuna para

que el mensaje pueda llegar a tiempo y logre su objetivo. El

cual es informar y mantener a todos al tanto de lo que ocurre

dentro de la organización.

Page 29: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 29

Juliana Franco Baena

3. Diagnóstico del área de intervención o identificación de

las necesidades

El área de comunicación de Colombina Planta 1 hace parte del

área de Gestión Humana, lleva poco tiempo creada así que no

hay un jefe de comunicaciones sino que el jefe directo es del

área de capacitación y desarrollo.

Actualmente en la organización la comunicación que se ha

dado es formal e informal. La primera se da entre

administrativos por medio de la intranet, donde se envían

comunicados las carteleras, memorandos, boletín, comités,

junta directiva, capacitaciones, etc.

La segunda es un canal de información que no está

planificado y emerge usualmente de la interacción social

natural entre los miembros de la organización. Normalmente

este tipo de comunicación informal es aquella que a pesar de

ser aspectos laborales, utiliza canales no oficiales como la

reunión en los pasillos. Este tipo de comunicación es más

rápida que la formal. Esto es uno de los aspectos que se

deben mejorar, para actuar de una manera estratégica para

encontrar soluciones.

Se pretende intensificar el buen manejo de la comunicación

interna, por medio de canales comunicacionales y elementos

que permitan a los empleados estar enterados e informados de

lo que pasa y de todo lo importante y necesario que Colombina

Planta 1 necesita informar.

Así mismo, por medio del área de comunicación, intervenir

la cultura organizacional en cada una de las dependencias de

la empresa. Con el fin de crear en cada uno de los

colaboradores sentido de pertenencia, conocimiento de los

medios de comunicación manejados en la Planta y generar una

cultura para la utilización de los mismos.

Page 30: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 30

Juliana Franco Baena

Para dar buenos resultados al área de comunicación de

Colombina Planta 1 se tendrá en cuenta primordialmente la

matriz DOFA que significa Debilidades, Oportunidades,

Fortalezas y Amenazas, donde se analizará cada una de estas

características teniendo en cuenta la comunicación interna y

la externa, haciendo énfasis en la primera.

Esto permitirá analizar con más precisión las necesidades

de la organización con relación a la comunicación. Para dar

más claridad a toda la investigación también se llevará a

cabo una encuesta para tener exactitud en lo que se tiene que

trabajar a corto, mediano y largo plazo.

También se tendrá el diario de campo que es una

herramienta que sirve como sustento para todo el proceso que

se realice en la empresa.

Page 31: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 31

Juliana Franco Baena

4. Ejes de Intervención

En el área de comunicaciones se deben implementar diferentes

estrategias que permitan consolidar la comunicación en

Colombina Planta 1, permitiendo así generar en la

organización una comunicación adecuada y satisfactoria. Se

tienen claro que la organización debe mejorar la cultura

organizacional, la cual permite que los colaboradores tengan

sentido de pertenecía por su organización. La cultura de una

organización está constituida por una red de símbolos o

costumbres que guían y modulan, en distinto grado, los

comportamientos de quienes trabajan en ella y, sobre todo, de

las personas que se van incorporando.

“Estos elementos simbólicos se manifiestan en todos los

niveles y departamentos de la organización, desde las

relaciones personales y sociales hasta las normas de

contabilización” (Harzing y Sorge, 2003). Mediante los

elementos simbólicos de la cultura, la organización y sus

miembros se establecen procesos de identidad y exclusión.

Page 32: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 32

Juliana Franco Baena

5. Justificación de los ejes de intervención

En Colombina Planta 1 desde el año 2009 se vio la necesidad

de crear un área dedicada a la comunicación interna de la

organización donde se pudiera dar un buen manejo de la

comunicación dentro de la organización y así mejorar la

cultura organizacional, los flujos de comunicación, el

sentido de pertenecía y en general la comunicación interna.

En la comunicación interna es de gran importancia el papel

que desempeña el transmisor y el emisor, pues los dos hacen

parte de la misma empresa y de esta manera se facilitan los

procesos comunicativos tanto de ida como de llegada y es así

como los comunicadores deben identificar esta relación que

afianza tanto las estrategias y tácticas como los mensajes

que deben circular dentro de la organización.

Las propuestas que la practicante da son para fomentar la

cultura organizacional, la cual permitirá tomar conciencia

tanto en operarios como en empleados de la importancia de la

comunicación dentro de la Planta, así mismo dar un buen

manejo a los diferentes medios utilizados por la

organización.

Page 33: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 33

Juliana Franco Baena

6. Objetivos

6.1 Objetivo General

Para enero del 2011 se habrá intervenido la comunicación

interna de Colombina S.A. para fortalecer la cultura

organizacional.

6.2 Objetivos Específicos

Para diciembre del año 2010 Colombina S.A. Planta 1 habrá

creado un medio por el cual informe las diferentes

actividades que la empresa realiza y ofrece a sus

colaboradores.

Para diciembre de 2010 se habrán creado medios de

comunicación alternativos para la información de los

colaboradores de Colombina S.A Planta 1.

Fortalecer e implementar medios de comunicación internos

Para diciembre de 2010 se habrá posicionado el

conocimiento colaboradores respecto a las actividades de

cada área.

Para diciembre de 2010 se habrá creado una estrategia que

permita llevar un orden en la publicación de carteleras.

Page 34: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 34

Juliana Franco Baena

7. Marco Teórico

Para tener más claro los conceptos teóricos de la

comunicación, dentro de las organizaciones, hay que dar

claridad al concepto de comunicación, pues esto permitirá que

dentro de la empresa se pueda estructurar mucho más el área,

para tal fin se hará referencia al concepto que da Carlos

Collado “La comunicación se refiere a un tipo especifico de

patrones informativos: los que se expresan de forma

simbólica” (Collado, 1991, p.21). Lo anterior muestra como

se debe comunicar de alguna u otra manera a las personas de

la organización, se debe tener claridad, debido a que la

información no llegará a todos del mismo modo, lo cual

evidencia la importancia del mensaje dentro de este estudio,

esto abre otro campo para estudiar dentro de este trabajo y

es el mensaje.

En el momento de comunicar se está transmitiendo un

mensaje, lo cual se considera importante para la divulgación

de la información “el mensaje es el estímulo que la fuente

transmite al receptor; es la idea o sentimiento que se

comunica” (Collado, 1991, p.21), por medio de este se

pretende mantener informada a la población de Colombina

Planta 1, transmitiendo el mensaje indicado y teniendo a

todos los colaboradores al tanto de lo que pasa en la

empresa.

Es así como la comunicación permitirá dentro de la

organización que se cumpla con efectivos y eficientes

procesos de producción, innovación y mantenimiento en todos

los aspectos, tanto comunicativos como de cultura

organizacional.

Page 35: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 35

Juliana Franco Baena

La comunicación va de la mano de la comunicación

organizacional la cual tiene un propósito “el propósito de

enviar mensajes dentro de la organización hace referencia al

porque son enviados y a que funciones especificas sirven”

(Goldhaber, 1977, p. 126). Esto permite tener más claridad de

lo que hace realmente la comunicación dentro de las

organizaciones y así mismo darle un buen uso a todos los

elementos comunicativos necesarios dentro de la empresa.

La empresa ha comprendido la importancia de la

comunicación organizacional dentro de la compañía y el papel

que debe realizar un comunicador dentro de la organización.

Para entender estos conceptos que viene desarrollando

Colombina Planta 1 se deben definir para la realización de

estrategias claras e implementación de nuevos temas

comunicacionales dentro de La Planta.

La comunicación organizacional “se entiende como un

conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y

agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros

de la organización, o entre la organización y su medio; o

bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de

los públicos internos y externos de la organización, todo

ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más

rápidamente con sus objetivo” (Collado, 1991, p.31). A partir

de la comunicación organizacional se desprenden varias ramas

como la comunicación interna que es el patrón de mensajes

compartidos por los miembros de la organización; es la

interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y

entre los miembros de la misma.

“El estudio de la comunicación interna centra su interés

en los procesos y subprocesos por medio de lo que se procura

que los miembros de la organización cumplan las tareas

Page 36: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 36

Juliana Franco Baena

encomendadas y cómo los canales de información los canales de

información la facilitan, de acuerdo con los objetivos

propuestos para el grupo” (Múnera, 2003, p. 212), la cual

permite buenas relaciones entre los colaboradores, esto se da

a través de una optima información, la que se suministra por

canales y medios de información oficiales de la organización.

En este caso se encuentra en Colombina Planta 1 los

siguientes canales de información:

Carteleras

Boletín

Intranet

Volantes

El canal de comunicación “es el vehículo que transporta

los mensajes de la fuente al receptor” (Collado, 1991, p.22)

los canales que se pueden encontrar son muchos pero son

escogidos en las organizaciones dependiendo de la necesidad,

el número de personas y la eficiencia que pueda tener ese

medio por el cual se va a informar y también esto involucra

el presupuesto y los demás recursos como humano, físico,

económico que se van a utilizar.

“La comunicación interna es el conjunto de actividades

efectuadas por cualquier organización para la creación y

mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros,

a través del uso de diferentes medios de comunicación que los

mantengan informados, integrados y motivados para contribuir

con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”

(Collado, 1991, p.32.)

Esta es fundamental en la empresa ya que permite el logro

de los objetivos, un buen funcionamiento operativo, es un

elemento formador de la identidad y al mismo tiempo tiene la

utilidad de motivar a sus empleados para mantenerlos al tanto

Page 37: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 37

Juliana Franco Baena

de los éxitos y el fracaso de la organización así como

asegurar que las metas y objetivos sean comprendidos por los

colaboradores de la compañía. Para que de un buen resultado

las estrategias que se implementen en la organización y que

los colabores sean receptivos se debe tener en cuenta la

metodología que se tiene para informarles.

Es importante tener en cuenta que lo que la empresa

comunica es lo que la empresa es, por eso la comunicación

interna también colabora a crear compromisos de parte de sus

integrantes y la cohesión de los valores que forman parte de

la cultura. Para que esto se dé es importante poner a

disposición de los empleados información que puede ser útil

para la participación y gestión en el momento de informar.

El manejo que la empresa le dé a todo el tema de la

comunicación interna es la principal estrategia para que

tenga un reconocimiento a nivel interno y externo como indica

Alejandra Di Fonzo indica que “las empresas con mejores

estándares de servicio otorgan a la comunicación una

importancia estratégica. La comunicación es una función

estratégica y apoya estructuralmente el proyecto empresarial,

en tanto que se convierte en un instrumento para la

calidad”(www.gestiopolis.com), este instrumento es

fundamental en el mejoramiento y evolución de las empresas,

Colombina Planta 1 tiene altos estándares de calidad que le

han permitido posicionarse a nivel nacional e internacional

así mismo se puede ver como la comunicación en la empresa es

una herramienta estratégica para el buen desempeño de la

organización y lo que ella requiere mostrar hacia sus

clientes y demás grupos de interés.

Los stakeholders, son grupos de interés que afectan de una

manera directa e indirecta a la compañía, ya que va desde sus

Page 38: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 38

Juliana Franco Baena

trabajadores hasta los medios de comunicación, es por eso que

se debe considerar como un elemento esencial en la

planificación estratégica de negocios para que en la menor

medida se vea afectado los diferentes grupos de interés.

Los grupos de interés que se denominan son:

Intereses Directos o niveles internos

Propietarios

Directivos

Trabajadores

Proveedores

Clientes

Intereses indirectos o niveles externos

Administración Pública

Competidores

Defensores de los clientes

Ecologistas

Comunidad local

Sociedad en general

Medios de comunicación

Todos estos conceptos hacen parte de la comunicación

organizacional la cual es “el conjunto total de mensajes que

se intercambian entre los integrantes de una organización, y

entre ésta y los diferentes públicos que tiene en su entorno”

(Múnera, 2003, p. 212), estos mensajes circulan en varios

niveles y a través de diversos canales que pueden ser

verbales o no, además pueden fluir por medio de la estructura

verbal de la empresa, de una manera horizontal, descendente,

ascendente o cruzada. Todo el conjunto de estas variables

determinan la comunicación organizacional como un fenómeno

Page 39: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 39

Juliana Franco Baena

indispensable para el desarrollo de la empresa, que conlleva

al manejo del ambiente interno y externo.

Comunicación Interna: Definida como “el conjunto de

actividades efectuadas por cualquier organización para la

creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus

miembros, a través del uso de diferentes medios de

comunicación que los mantengan informados, integrados y

motivados para contribuir con su trabajo al logro de los

objetivos organizacionales”(Collado, 2002, p.12) a partir de

esto se evidencia como una empresa que quiera competir

eficiente y eficazmente en los mercados, se debe concientizar

de la importancia de manejar estratégicamente la comunicación

para el cumplimiento de sus objetivos, metas, mejoramiento de

clima, desarrollo y cultura organizacional.

Por ello resulta fundamental saber qué tipo de

comunicación existe dentro de la empresa, ya que a través de

estos es que se estructura la gestión administrativa,

comercial, publicitaria y cultural de cualquier entidad.

Colombina Planta 1, pretende planear a mediano plazo la

estructuración de la oficina de comunicación y mejoramiento

de la comunicación interna, identificando los flujos y medios

comunicativos existentes y la cultura organizacional. Se ha

de entender como flujos de comunicación todas aquellas

direcciones en las que puede fluir la comunicación:

Estrategia de Comunicación: Planificación de la gestión de

flujos comunicativos de la organización, acorde a los

objetivos y valores de la misma.

Diagnóstico: Descripción de la situación de una

organización con base en la recolección, sistematización e

interpretación de la información respecto a ella.

Page 40: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 40

Juliana Franco Baena

Flujos de información: Son la transmisión de datos entre

los públicos de la organización (tanto internos como

externos) y son el fomento de la comunicación para el

desarrollo.

Planeación: Determinación de la finalidad de la

organización y proyección de la distribución de

responsabilidades y esfuerzos para llegar a ella. Su fin es

proporcionar dirección y ventajas competitivas a la

organización.

Cultura organizacional: “Es la esencia de la actividad

organizada y el proceso básico del que otras funciones

derivan” (Marín, 1997, p.103).

Comunicación Horizontal: según Lucas Marín esta

comunicación es “la que se da entre personas consideradas

iguales en la jerarquía de la organización” (Marín, 1997,

p.175). Esta comunicación es generada por los directivos.

Comunicación Descendente: “Es la que va desde la dirección

a los demás miembros de la organización siguiendo la línea

jerárquica” (Marín, 1997, p.176)

Comunicación Ascendente: Fluye desde los miembros de más

bajo nivel hacia los demás alto nivel (a menudo directivo).

Este tipo de comunicación suele generar dificultades dentro

de una organización, ya que en el momento de transmitirse

suele ir acompañada de dificultades que puede generar una

mala comunicación o quizás una comunicación no precisa.

Esto permite observar cómo llevar a cabo un plan

estratégico y una estructuración en el área de comunicación

de Colombina Planta 1 se debe tener en cuenta cada uno de los

elementos a trabajar durante el tiempo de la practicante.

Page 41: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 41

Juliana Franco Baena

8. Cronograma de Actividades Programadas

Tabla 1. Cronograma de Actividades Programadas Empresa Colombina S.A.

Fuente: Elaboración propia.

Actividades Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º

Presentaciones

Audiovisuales

(Planeadas)

Presentaciones

Audiovisuales

(Ejecutadas)

Boletín

(Planeadas)

Boletín

(Ejecutadas)

Carteleras

(Planeadas)

Carteleras

(Ejecutadas)

Page 42: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

42

9. Presentación y análisis de resultados

9.1 Metodología para el desarrollo del eje de intervención

La realización de un diagnóstico es de gran importancia, ya

que permite identificar, medir y establecer el estado de las

diferentes áreas en las que la comunicación se puede

encontrar.

La muestra a investigar en este trabajo es un grupo

representativo de colaboradores internos de Colombina Planta

1, el cual está constituido por empleados y administrativos

de cada una de las diferentes áreas de la organización. Para

la construcción de la encuesta se conformo una muestra de 100

colaboradores, correspondiente al 10% del total de la

población.

La metodología que será empleada es de carácter

cuantitativo y cualitativo, que permitirá medir por medio de

porcentajes y al mismo tiempo de una manera analítica frente

a los resultados que arrojan los diferentes métodos de

medición.

Se realizarán encuestas las cuales serán primordiales en

este proceso ya que son las que permitirán una medición más

exacta respecto al tema de la comunicación y la cultura

organizacional. El diario de campo permite evidenciar lo que

día a día se percibe en la empresa respecto a los medios

comunicacionales.

9.2 Desarrollo del eje de intervención

Resultados de las encuestas

Page 43: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 43

Juliana Franco Baena

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

Carteleras Boletin Folletos Internet Otros

55%

2%5%

11%

27%

Po

rce

nta

je

Opciones de respuestas

¿Qué medios de comunicación conoce de Colombina S.A.?

Series1

Series2

Pregunta 1. ¿Qué medios de comunicación conoce de

Colombina S.A.?

Gráfico 1. Medios de comunicación que conoce de Colombina

S.A.

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: Del 100% de los colaboradores encuestados en

Colombina S.A. Planta 1, el 55% dice que el medio de

comunicación más conocido en la Planta es la cartelera,

seguido de la opción otros con un 27% donde definieron este

punto como medios de comunicación verbales, no conocían solo

uno si no que tenían conocimiento de todos, el teléfono

también fue una opción encontrada en la tabulación, el

internet tuvo un 11% evidenciándose así que este medio no

tiene acceso todos los colaboradores, el 5% eligió el folleto

y finalmente el 2% escogió el boletín como el medio conocido

Pregunta Carteleras Boletín Folletos Internet Otros

1 55% 2% 5% 11% 27%

Page 44: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 44

Juliana Franco Baena

en la Planta. Se puede inferir que el medio más conocido en

Colombina S.A. Planta 1 es la cartelera, la que tiene un

acceso fácil y rápido, la opción menos favorecida fue el

boletín el cual solo se ha publicado 2 ejemplares en el 2010

y es una propuesta con poca recordación ya que su periodo de

publicación ha sido corto y es un tema nuevo dentro de la

organización.

Pregunta 2. Usted considera que el uso de la comunicación

de la empresa es: oportuna, completa, retrasada, incompleta,

otros.

Gráfico 2. Cómo considera el uso de la comunicación en la

empresa.

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: Para los colaboradores de Colombina S.A. Planta

1, el 52% de las personas encuestadas considera que el uso de

la comunicación en la empresa es oportuno, el 38% define la

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

Oportuna Completa Restrasada Incompleta Otros

52%

38%

2%6%

2%

Po

rce

nta

je

Opciones de respuesta

Usted Considera que el uso de la comunicación de la empresa es:

Series1

Series2

Pregunta Oportuna Completa Retrasada Incompleta Otros

2 52% 38% 2% 6% 2%

Page 45: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 45

Juliana Franco Baena

comunicación de la empresa como completa, el 6% de los

encuestados consideran que el uso de la comunicación es

incompleta, el 2% escogió retrasada y por último el 2% eligió

otra dando así diferentes alternativas como precisa, no es

clara. Se concluye que el uso de la comunicación en Colombina

Planta 1 es oportuno lo cual significa que la información es

clara y está siendo entendida por los colaboradores de la

empresa y también es completa ya que estas dos opciones

fueron las más altas en la calificación, sin embargo hay un

pequeño porcentaje que la califica como incompleta, la cual

debe ser reforzada a tiempo para satisfacer las necesidades

de los colaboradores.

Pregunta 3. ¿Cada cuanto usted utiliza los medios de

comunicación?

Gráfico 3. Cada cuanto usted utiliza los medios de

comunicación.

Pregunta Una vez por

semana

Dos veces

por semana

Una vez al mes Nunca Otros

3 45% 40% 2% 3% 10%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

00,05

0,10,15

0,20,25

0,30,35

0,40,45

Una vez por semana

Dos veces por semana

Una vez al mes

Nunca Otros

45%40%

2% 3%

10%

Po

rce

nta

jes

Alternativas de respuesta

¿Cada cuanto usted utiliza los medios de comunicación?

Series1

Series2

Page 46: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 46

Juliana Franco Baena

Análisis: Del 100% de las personas encuestadas el 45%

utiliza los medios de comunicación una vez por semana, dos

veces por semana son utilizados los medios por un 40% de

colaboradores de la Planta, el 10% considero la opción otros

como su alternativa de respuesta donde se encontró con que

utilizaban los medios toda la semana, más de dos veces por

semana, le sigue el 3% con la respuesta nunca y finalmente el

2% una vez al mes. Los colaboradores de Colombina S.A. Planta

1 utilizan los medios de comunicación que ofrece la empresa

con frecuencia y el porcentaje más bajo es una vez al mes.

Pregunta 4. Los mensajes de los medios de comunicación

son: claros, completos, confusos, incompletos, otros,

Gráfico 4. Cómo son los mensajes de los medios de

comunicación.

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

Claros Completos Confusos Incompletos Otros

61%

29%

5% 5%0%

Po

rce

nta

jes

Opciones de respuestas

Los mensajes de los medios de comunicación son:

Series1

Series2

Pregunta Claros Completos Confusos Incompletos Otros

4 61% 29% 5% 5% 0%

Page 47: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 47

Juliana Franco Baena

Análisis: De las personas encuestadas el 61% consideran

que los mensajes de los medios que se utilizan en la Planta

son claros, el 29% de los colaboradores dicen que son

completos, hay una igualdad en confusos e incompletos de un

5% y otros con una cantidad del o%. Esto permite ver que la

información que se está transmitiendo se está realizando de

una buena manera ya que los colaboradores tienen claro el

mensaje. Se debe seguir haciendo seguimiento ya que todavía

hay un pequeño porcentaje al cual no les queda claro y no es

completa la información.

Pregunta 5. Los mensajes recibidos los responde: según

procedimiento establecido, verbalmente, no responde, no hay

procedimiento establecido, otros.

Gráfico 5. Cómo se reciben los mensajes

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

Según procedimiento

establecido

Responde verbalmente

No responde No hay procedimiento

establecido

Otros

54%

20%14%

6% 6%

Po

rce

nta

je

Respuestas

Los mensajes recibidos los responde

Series1

Series2

Pregunta Según

procedimiento

establecido

Responde

verbalmente

No responde No hay

procedimiento

establecido

Otros

5 54% 20% 14% 6% 6%

Page 48: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 48

Juliana Franco Baena

Análisis: Del 100% de personas encuestadas el 54%

consideran que los mensajes recibidos son según procedimiento

establecido esto quiere decir que la mayoría de los

colaboradores de la Planta tienen presente las normas

establecidas por la organización. El 20% responde

verbalmente. El 14% no responde, el 6% considera que no hay

procedimiento establecido y finalmente el otro 6% tienen como

opción otra, donde se encuentra los intereses de las personas

y dependiendo de la información.

Pregunta 6. De los siguientes medios de comunicación cual

le parece el más efectivo para informarse: carteleras,

boletines, revistas, otros.

Gráfico 6. Medios de comunicación más efectivo para

informarse.

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

Carteleras Boletines Revistas Otros

50%

11%

5%

33%

1%

Po

rce

nta

jes

Respuestas

De los siguientes medios cuales le parece màs efectivos para informarse

Series1

Series2

Pregunta Carteleras Boletines Revistas correo

electrónico

Otros

6 50% 11% 5% 33% 1%

Page 49: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 49

Juliana Franco Baena

Análisis: el 50% de las personas encuestadas dijeron que

el medio más efectivo para informarse son las carteleras,

esto es evidente ya que es un medio que se ha utilizado por

años dentro de la empresa. El 33% eligió el correo

electrónico, generalmente este medio es utilizado por

administrativos o personas que tienen acceso a computadores

dentro de la empresa. Un 11% considera el boletín el medio

más efectivo, el 5% dijo que la revista y el 1% otros el cual

fue teléfono que es utilizado por medio de extensiones.

Pregunta 7. Seleccione dos medios de comunicación que

usted utiliza más para informarse.

Gráfico 7. Seleccione dos medios de comunicación que usted

utiliza más para informarse

Pregunta Compañeros Jefe

inmediato

carteleras correo

electrónico

Otros

7 50% 31% 73% 45% 1%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

0

0,2

0,4

0,6

0,8

Compañeros Jefe inmediato

carteleras correo electronico

Otros

50%

31%

73%

45%

1%

Po

rce

nta

je

Alternativas de respuesta

Medios de Comunicación que utiliza más para informarse

Series1

Series2

Page 50: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 50

Juliana Franco Baena

Análisis: El medios de comunicación más utilizado dentro

de Colombina S.A. Planta 1 son las carteleras con un 73%,

seguido de los compañeros con un 50%, el 45% de los

encuestados consideró el correo electrónico como el medio que

utiliza más, el 31% se comunica más con el jefe inmediato y

un 1% eligió otros.

Pregunta 8. De los siguientes medios de comunicación cual

es para usted el que tiene mayor claridad, oportunidad y

eficiencia.

Gráfico 8. Medios de comunicación con mayor claridad,

oportunidad y eficiencia.

Pregunta Carteleras Boletines Revistas correo

electrónico

Otros

8 63% 17% 8% 12% 0%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: Del 100% de las personas encuestadas el 63%

considera que el medio de comunicación con mayor claridad,

oportunidad y eficiencia son las carteleras, el 17% eligió

los boletines, el 12% el correo electrónico, el 8% revistas y

0

0,2

0,4

0,6

0,8

Carteleras Boletines Revistas correo electronico

Otros

63%

17%8% 12%

0%

Po

rce

nta

je

Respuestas

Los siguientes medio de comunicación cuales tiene mayor claridad, oportunidad y

eficiencia

Series1

Series2

Page 51: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 51

Juliana Franco Baena

0% otros. Es evidente como las carteleras son consideradas un

medio claro, oportuno y eficiente.

Pregunta 9. Considera que la empresa actualiza y mejora

los medios de comunicación.

Gráfico 9. Considera que la empresa actualiza y mejora los

medios de comunicación.

Pregunta Siempre Casi

siempre

Casi Nunca Nunca Otros

9 48% 40% 8% 4% 0%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: El 48% de las personas encuestadas consideran

que la empresa actualiza y mejora los medios de comunicación

siempre, el 40% dice que casi siempre se actualiza y mejor

los medios de comunicación, el 8% dice que casi nunca, el 4%

eligió nunca actualiza y mejora los medios de comunicación y

otras opciones obtuvo un 0%.

Pregunta 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador

para el diseño y mejora de sus medios de comunicación.

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

Siempre Casi siempre Casi Nunca Nunca Otros

48%40%

8%4%

0%

Po

rce

nta

je

Opciones de respuestas

Considera que la empresa actualiza y mejora los medios de comunicación

Series1

Series2

Page 52: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 52

Juliana Franco Baena

0

0,1

0,2

0,3

0,4

Siempre Casi siempre

Casi Nunca Nunca Otros

35%30%

25%

5% 5%Po

rce

nta

je

Alternativas de respuesta

La empresa tiene en cuenta al colaborador para el diseño y mejora de los medios

Series1

Series2

Gráfico 10. La empresa tiene en cuenta al colaborador para el

diseño y mejora de sus medios de comunicación.

Pregunta Siempre Casi

siempre

Casi Nunca Nunca Otros

10 35% 30% 25% 5% 5%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: De un 100% de las personas encuestadas el 35%

dijo que la empresa los tiene en cuenta para el diseño y

mejora de los medios, el 30% eligió la opción casi siempre,

el 25% considera que la empresa casi nunca los tiene en

cuenta para el diseño y mejora de los medios, las opciones

nunca y otros quedaron con el mismo porcentaje, cada uno con

un 5%. Esto permite tener claridad para la realización de

estrategias que permitan generar cambios organizacionales y

de cultura internamente.

Pregunta 11. Cuáles de los siguientes medios de

comunicación le gustaría que tuviera la empresa.

Page 53: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 53

Juliana Franco Baena

Gráfico 11. Cuáles de los siguientes medios de comunicación

le gustaría que tuviera la empresa.

Pregunta Radio Televisión

informativa

Foros Magazín Otros

11 14% 52% 13% 15% 6%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: Al 52% de las personas encuestadas les gustaría

tener en la Planta televisión informativa, el 15% eligió el

boletín, el 14% la radio, y el 6% otra opción, donde 1

persona prefiere no tener ningún medio, mejorar los actuales.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Radio Televisión informativa

Foros Magazin Otros

Po

rce

nta

je

Respuestas

Cual de los siguientes medio de comunicación le gustaria que tuviera la empresa

Series1

Page 54: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 54

Juliana Franco Baena

Pregunta 12. Cuando usted requiere información adicional

sobre las publicaciones o tiene alguna información que cree

es pertinente publicar, sabe a quién dirigirse.

Gráfico 12. Sabe a quién dirigirse cuando requiere

información adicional sobre las publicaciones o tiene alguna

información que cree es pertinente publicar.

Pregunta Gestión

Humana

Gerencia Producción Acciones y

Servicios

Otros

12 75% 2% 11% 5% 7%

Fuente: Encuesta realizada a operarios y empleados Colombina S.A

Planta 1.

Análisis: El mayor porcentaje fue la opción de Gestión

Humana con un 75%, esto demuestra que los colaboradores de la

planta saben a dónde dirigirse cuando necesitan información

adicional de carteleras o publicar algo, el 11% dijo que en

producción, el 7% otras opciones, el 5% Acciones y servicios

y el 2% gerencia.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Gestión Humana

Gerencia Producción Acciones y Servicios

Otros

75%

2%11%

5% 7%

Po

rcen

taje

Respuestas

Sabe a quien dirigirse cuando requiere información adicional socbre las

publicaciones o tiene información que es pertinente publicar

Series1

Page 55: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

55

9.3 Plan estratégico y comunicativo de comunicación

Tabla 2. Plan estratégico y comunicativo de comunicación.

TÁCTICA O

ACTIVIDAD

INDICA

DOR DE

GESTIÓN

CRONOGRAMA

RESPONSA

BLE

PRESUPUESTO

OBSERVA

CIONES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6

Recursos

Humanos

Recursos

Físicos o

Materiales

Descri

pción $

Descr

ipción $

1. Recoger

información

en todas las

áreas

haciendo

filmaciones

y en otras

actividades

se tomarán

Transmiti

r por

medio de

televisor

es las

actividad

es que se

realizan

en la

50%

Juliana

Franco

Baena

(Practicant

e

comunicació

n social)

Gestió

n

Creati

vidad

Realiz

ación

de

guione

s

Filma

dora

Cámar

a

fotog

ráfic

8.

00

0

Ca

se

te

15

.0

Hubo que

repetir

las

entrevist

as.

TÍTULO DE LA PROPUESTA: Fortalecer y mejorar la cultura organizacional dentro de la empresa

Colombina S..

DIRIGIDO A: Operarios y empleados de colombina planta 1.

ÁREA DE IMPACTO: Comunicación organizacional

OBJETIVO: Para enero del 2011 Colombina S.A. habrá cumplido con el fortalecimiento del área

de comunicaciones por medio de la cultura organizacional.

Page 56: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 56

Juliana Franco Baena

fotos. Planta Desarr

ollo

Funcio

namien

to

a

Caset

e

Video

8 CD

00

2. Recoger

la

información

en todas las

áreas de lo

que se ha

realizado

durante el

año o los

tres meses

que han

pasado desde

el último

boletín.

Realizar

un

boletín

informati

vo cada

tres

meses,

para

enero se

habrán

realizado

3

boletines

.

100%

Juliana

Franco

Baena

(Practi

cante

comunica

ción

social)

Hacer

l

invest

igació

n

respec

tiva

en

cada

área

para

recopi

lar

notici

as de

interé

s.

Diseñ

o e

impre

sión

del

bole

tin

60

.0

00

di

se

ño

3. Llevar un

orden con la

información

de

carteleras.

Instalar una

cartelera

más en Makat

2.

50%

Juliana

Franco

Baena

(Practi

cante

comunica

ción

social)

Page 57: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

57

10. Conclusiones

El trabajo realizado dentro de la empresa de dulces Colombina

S.A. Planta 1, permitió evidenciar el grado de importancia de

la comunicación organizacional dentro de la empresa,

permitiendo así el mejoramiento de estrategias comunicativas.

El desarrollo de la práctica permitió abrir nuevos campos en

conocimiento y experiencia así mismo crecer profesionalmente.

Page 58: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 58

Juliana Franco Baena

11. Recomendaciones

Para la Universidad: es importante tener claro cuánto tiempo

va a estar la practicante en la organización.

Tener tutor a tiempo facilitará un mejor desarrollo del

trabajo de práctica y la entrega a tiempo de los diferentes

informes.

Page 59: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 59

Juliana Franco Baena

Referencias

Collado, C. (1999). La Comunicación en las Organizaciones.

Mexico D.F. Editorial Trillas.

Colombina S.A. Extraído el 28 de Julio de 2010.

http://www.colombina.com/contenido.php#S1&seccionId=52&

El canal y el mensaje. Extraído el 23 de septiembre de 2010.

www.gestiopolis.com

El Mercadeo y la Comunicación. Extraído el 10 de Agosto de

2010. http://www.mercadeo.com/67_comunicador_CAR.htm.

Harzing y Sorge, (2003.)

La comunicación organizacional. Extraido Septiembre 3, 2010.

http:es.wikipedia.org/wiki/Comunicacionorganizacional

Marín, L. (1997). La Comunicación en la Empresa y las

Organizaciones. Barcelona: Editorial Bosch.

Page 60: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

60

12. Apéndices

Apéndice1A. Encuesta de Comunicación Interna.

ENCUESTA DE COMUNICACIÓN INTERNA

El siguiente cuestionario nos permite evaluar el estado de los medios de comunicación internos

utilizados por la empresa

1. Lea cada una de las preguntas y seleccione una única respuesta

2. Recuerde que no existen respuestas correctas o incorrectas todas las respuestas son válidas.

1. ¿Qué medios de

comunicación conoce en

Colombina S.A?

Carteleras Boletín Folletos Internet Otros

cuales

2. Usted considera que el

uso de la comunicación de

la empresa es:

Oportuna Completa Retrasada Incompleta Otros

cuales

3. ¿Cada cuánto usted

utiliza los medios de

comunicación?

Una vez por

semana

Dos veces

por semana

Una vez al

mes Nunca Otros

cuales

4. Los mensajes de los

medios de comunicación son Claros Completos Confusos Incompletos Otros

cuales

5. Los mensajes recibidos

los responde

Según

procedimiento

establecido

Responde

verbalmente

No

responde

No hay

procedimiento

establecido

Otros

cuales

6. De los siguientes

medios de comunicación

cual le parecen más

efectivo para informarse

Carteleras Boletines Revistas correo

electrónico Otros

cuales

Page 61: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 61

Juliana Franco Baena

7. Seleccione dos medios

de comunicación que usted

utiliza más para

informarse

Compañeros Jefe

inmediato carteleras

correo

electrónico Otros

cuales

8. De los siguientes

medios de comunicación

cual o cueles son para

usted los que tienen

mayor claridad,

oportunidad y eficiencia

Carteleras Boletines Revistas correo

electrónico Otros

cuales

9. Considera que la

empresa actualiza y mejora

los medios de comunicación

Siempre Casi

siempre Casi Nunca Nunca Otros

cuales

10. La empresa tiene en

cuenta al colaborador para

el diseño y mejora de sus

medio de comunicación

Siempre Casi

siempre Casi Nunca Nunca Otros

cuales

35 30 25 5

11. ¿Cuáles de los

siguientes medios de

comunicación le gustaría

que tuviera la empresa?

Radio Televisión

informativa Foros Magazín

Otros

cuales

12. Cuando usted requiera

información adicional

sobre las publicaciones o

tiene alguna información

que cree es pertinente

publicar, ¿sabe a quién

dirigirse?

Gestión

Humana Gerencia Producción

Acciones y

Servicios

Otros

cuales

Page 62: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

62

Apéndice2B. Ilustraciones de la Práctica Profesional en la

Empresa Colombina S.A.

Ilustración 1. Cartelera Hall Principal. Interés General.

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Ilustración 2. Cartelera Hall Principal. Actividades

Colombina.

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Page 63: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 63

Juliana Franco Baena

Ilustración 3. Cartelera Pasillo Chocolatería

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Ilustración 4. Cartelera Pasillo Etiquetas (General)

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Page 64: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 64

Juliana Franco Baena

Ilustración 5. Cartelera Pasillo Cocimiento General

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Ilustración 6. Cartelera Pasillo Millows General.

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Page 65: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 65

Juliana Franco Baena

Ilustración 7. Cartelera Pasillo Chicles. General

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Ilustración 8. Cartelera Área Makat I. (General)

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Page 66: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 66

Juliana Franco Baena

Ilustración 9. Cartelera área Makat II. General

Fuente: Colombina Planta 1 La Paila.

Page 67: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 67

Juliana Franco Baena

13. Anexos

Anexo A. Política de ética de negocios.

Definición de Negocio

Todos los colaboradores del Grupo Empresarial contribuirán

desde sus procesos, al cumplimiento de la Definición de

Negocio:

“Somos una Compañía Global enfocada a cautivar al consumidor

con alimentos prácticos y gratificantes fundamentada en un

modelo sostenible, en el bienestar y compromiso de su capital

humano y su entorno; en el desarrollo de marcas líderes y

productos innovadores de alto valor percibido dirigidos a la

base de consumo, a través de una comercialización eficaz”

Políticas de ética

El Grupo Empresarial manifiesta expresamente su indeclinable

propósito de cumplir estrictamente con las normas legales que

regulan las actividades relacionadas con el giro de sus

negocios.

Todos los colaboradores están obligados a cumplir la leyes,

las disposiciones y reglamentaciones que expidan las

autoridades, al igual que las políticas y procedimientos

establecidas por el Grupo Empresarial.

Es política del Grupo Empresarial la plena colaboración con

todas las autoridades. En particular, todos los colaboradores

deben observar transparencia y principios éticos en las

relaciones con los clientes e inversionistas, conocimiento

del mercado, reporte de operaciones sospechosas, conservación

de documentos y atención oportuna de los requerimientos de

autoridades, contenidos en las normas sobre prevención y

control de lavado de activos, emitidos por la

Page 68: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 68

Juliana Franco Baena

Superintendencia Financiera, la DIAN y otros organismos

competentes.

Relación con los Colaboradores

El Grupo Empresarial mantiene con sus colaboradores una

relación justa y equitativa dándoles la oportunidad de un

desarrollo integral a sus habilidades personales y

profesionales y ofreciendo estabilidad económica y personal a

través de políticas y procedimientos que proporcionen la

remuneración, la motivación el desarrollo, la seguridad

social, el bienestar y la salud ocupacional del personal, en

función de los objetivos y metas de la Empresa, dentro de un

clima permanente de mutuo respeto y compromiso.

Los colaboradores de todo nivel de dirección mantendrán un

clima laboral que permitan la ejecución de esta política a

través de mecanismos de comunicación, motivación, enseñanza,

liderazgo y trabajo en equipo con el personal a su cargo,

compañeros y supervisores.

De los colaboradores se espera que actúen con fidelidad y

lealtad, dedicación exclusiva de su tiempo y calidad en el

desempeño de sus funciones, actitud de permanente

colaboración y apoyo, fortalecimiento del trabajo en equipo,

cumplimiento de los valores corporativos, todo ello en aras

de lograr los objetivos del Grupo Empresarial.

Lealtad

Los colaboradores no podrán celebrar o ejecutar, directa o

indirectamente; esto es, por sí mismo o por interpuestas

personas, negocios que, conformen a las buenas costumbres

comerciales, sean antagónicas con los interese del Grupo

Empresarial. Deberán obrar atendiendo siempre al buen éxito

de las actividades y negocios de éste, absteniéndose de

participar por sí o por interpuesta persona en interés

Page 69: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 69

Juliana Franco Baena

personal o de terceros, en actividades que impliquen

competencia con el Grupo Empresarial; evitando todo conflicto

con sus intereses personales, en beneficio propio o de

terceros.

Los colaboradores obrarán con lealtad y buena fe con la

diligencia de un buen hombre de negocios anteponiendo los

intereses de la Empresa a los personales.

Conflicto de interés

Existe conflicto de interés cuando no es posible la

satisfacción simultánea de dos intereses a saber, el radicado

en cabeza del colaborador de la Empresa y el de la Empresa

como sociedad, bien porque el interés sea del trabajador o de

un tercero que le beneficie.

El Grupo Empresarial demanda de su personal los más altos

estándares de ética en las relaciones y negociaciones con

proveedores y clientes por lo cual está prohibido recibir y

otorgar beneficios y/o prebendas, para su familia o terceros.

Los colaboradores, cónyuges, hijos, padres o hermanos no

pueden ser beneficiarios de bienes y/o servicios de la

Empresa, en forma directa o a través de terceros y/o empresas

en las cuales el Grupo Empresarial tengan participación

accionaria, dirección o control de mando, salvo autorización

previa y expresa de la Presidencia Ejecutiva, quien proveerá

por escrito los mecanismos para mantener una absoluta

transparencia en la relación, con independencia del contrato

laboral.

El colaborador debe revelar la mera posibilidad de existencia

de cualquier eventual conflicto de interés, y el VP Jurídico

y de Asuntos Corporativos, el VP de Gestión Humana y la

Revisoría Fiscal, serán quienes decidan sobre la existencia

real del conflicto. En caso afirmativo, debe abstenerse de

Page 70: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 70

Juliana Franco Baena

actuar, y si ya existe dicha relación, deberá informarlo

inmediatamente a la Presidencia Ejecutiva, con copia a la VP

de Gestión Humana y a la Revisoría Fiscal.

La duda respecto a la configuración de conflicto de interés,

no exime al colaborador de la obligación de abstenerse de

participar en las actividades respectivas debiendo informarlo

en la forma indicada.

Por lo menos una vez al año el Presidente Ejecutivo informará

a la Junta Directiva los conflictos de interés que afecten a

los miembros del Comité de Presidencia, si hubiere dichos

conflictos; y los que por su naturaleza o cuantía considere

apropiado. Igualmente los correctivos o autorizaciones del

caso.

Cero tolerancia frente al fraude

Significa que toda personal natural o jurídica que cometa un

fraude contra alguna de las compañías del grupo empresarial

será denunciada penalmente.

Todo colaborador que participe en un fraude contra el Grupo

Empresarial será despedido con justa causa, sin pago de

indemnización. No es aceptable el simpe llamado de atención.

En casos de fraudes, por ejemplo, jineteo de recaudos de los

clientes o inclusive demoras en su consignación, las

decisiones disciplinarias, tales como separación temporal o

definitiva del cargo, dejan de ser responsabilidad de la VP a

la cual pertenece el colaborador y pasan a ser

responsabilidad de la VP de Gestión Humana.

Relación con consumidores

Es una compañía de productos alimenticios de consumo masivo

como Colombina, los consumidores juegan un papel protagónico.

La buena relación y la imagen que tengan de la compañía y de

sus productos son fundamentales para su buen desempeño y su

Page 71: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 71

Juliana Franco Baena

crecimiento. Por ello, el Grupo Empresarial busca mantener

una relación de profundo respeto con los consumidores,

brindándoles productos de alta calidad, que satisfagan sus

expectativas y dando cumplimiento a las regulaciones

establecidas.

Dada esta importancia, es vital que las comunicaciones con

los consumidores se manejen con la máxima prudencia y

respeto. Por esta razón, los colaboradores deben abstenerse

de dar declaraciones, admitir, aceptar o reconocer que uno o

varios de los productos que produce o distribuye el Grupo

Empresarial no cumple con las especificaciones ofrecidas por

la empresa. En caso de una reclamación por parte de un

consumidor o cliente debe remitirse al VP de Mercadeo

Corporativo.

Relación con clientes

El Grupo Empresarial mantiene relaciones comerciales de

sobresaliente servicio, calidad, oportunidad y respeto con

sus clientes.

Los colaboradores deben cumplir con las políticas y

procedimientos establecidos para las relaciones y

transacciones comerciales de ventas, créditos, cobros y

servicio al cliente, que garantice la estabilidad,

permanencia y satisfacción de los clientes.

Nuestros clientes son nuestros mejores aliados para el buen

éxito de nuestros negocios.

Relación con proveedores

El Grupo Empresarial mantiene con sus proveedores una

relación de mutuo respeto buscando un abastecimiento continuo

y estable en calidad y oportunidad dentro de un equilibrio

entre las negociaciones. Nuestros proveedores también son

Page 72: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 72

Juliana Franco Baena

nuestros mejores aliados para el buen éxito de nuestros

negocios.

Está prohibido dar y/o recibir prebendas, préstamos y

regalos, cualquiera que sea su modalidad, denominación y

origen. Se permite, y sólo a los colaboradores autorizados,

aquellas atenciones de tipo social que forman parte de la

costumbre comercial de las negociaciones.

Se prohíbe a los colaboradores obtener para sí mismos, su

familia o terceros, beneficios derivados de esta relación

comercial, incluidos regalos o invitaciones que comprometan

su independencia.

Se exceptúan:

a. Regalos de valor simbólico, con un máximo del equivalente

a US $30, tales como calendarios, agendas, bolígrafos

promocionles, etc.

b. Invitaciones y atenciones que no superen montones

razonables.

c. Descuentos y tarifas especiales que sea ofrecidos a todos

los colaboradores, por ejemplo, el aprovechamiento de las

tarifas corporativas de hoteles, aerolíneas y empresas de

alquiler de vehículos.

Las Áreas Corporativas de Suministros y Comercio Exterior

advertirán de esta prohibición a los proveedores de bienes y

servicios, incluidos contratistas, entidades financieras,

consultores y asesores de cualquier índole.

Si pese a lo anterior, se recibe algún regalo que no se

ajuste a lo indicado, se entregará a Gestión Humana, quien

dispondrá de él para alguna actividad interna o para

propósitos de beneficencia.

La información comercial, técnica y especificaciones

entregadas o recibidas de los proveedores debe ser utilizada

Page 73: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 73

Juliana Franco Baena

exclusivamente en el negocio y queda prohibido suministrarla

a terceros.

Relación con terceros

No se harán transacciones de compra o venta de productos o

servicios con personas jurídicas o naturales que tengan

negocios ilícitos, dudoso comportamiento social o comercial,

que hayan tenido o tengan asuntos pendientes con la justicia

o que de alguna forma tengan indicios o se presuma que estén

o hayan estado involucrados en actividades ilícitas.

No se utilizarán recursos del Grupo Empresarial para pagar,

directa o indirectamente, o representantes de entidades

públicas, privadas o mixtas, con el fin de lograr negocios o

favores especiales. Ningún colaborador puede dar sobornos,

pagos o dádivas a terceros, ya sea que haya o no intención de

influenciarlos.

En el ejercicio de su cargo, los colaboradores deberán dar a

los terceros un trato justo, leal y en igualdad de

condiciones, con el fin que las relaciones de estos con el

Grupo Empresarial, no originen un trato especial ni ventajoso

para los uno o para los otros, ni induzcan al tercero a

sentirse obligado a tener consideraciones especiales con un

colaborador determinado.

Comunicaciones al público

Cualquier información de las empresas que conforman el Grupo

Empresarial a los medios de comunicación sobre resultados,

negocios, políticas y la administración de la Empresa, será

de exclusivo manejo de la Presidencia Ejecutiva y será

proporcionada de acuerdo al procedimiento establecido por la

Compañía para este propósito.

La información comercial, técnica y especificaciones

entregadas o recibidas de los proveedores debe ser utilizada

Page 74: Informe Final Práctica Profesional Intervención de la

Informe Práctica Profesional 74

Juliana Franco Baena

exclusivamente en el negocio y queda prohibida suministrarla

a terceros.

Para divulgar, publicar y/o circular información del Grupo

Empresarial a los medios de comunicación, con boletines de

prensa, free press, o cualquier otro documento, se deberá

solicitar el apoyo de la VP de Mercadeo Corporativo, quien

procederá de acuerdo con la Política de Comunicaciones y, de

ser necesario, obtendrá aprobación o negación por parte de la

Presidencia Ejecutiva. De la misma forma, si los diferentes

medios de comunicación necesitan información del Grupo

Empresarial, deberán solicitar el soporte a la VP de Mercadeo

Corporativo, quien preparará las respuestas en conjunto con

la oficina de Comunicaciones en Gestión Humana, la agencia de

relaciones públicas y la VP Jurídica y de Asuntos

Corporativos, en los temas que pueden tener repercusiones de

índole legal.

Ningún colaborador está autorizado a aceptar

responsabilidades en cabeza del Grupo Empresarial por eventos

relacionados con nuestras actividades o negocios, cualquiera

sea el medio empleado, y ni aun verbalmente.

Manejo de conflictos ante los medios de comunicación

En caso de algún siniestro o calamidad, está totalmente

prohibido informar y/o divulgar a los medios de comunicación

o terceros cualquier suceso que haya ocurrido y que coloque

en peligro la integridad o el buen nombre de la Empresa.

Únicamente el Presidente Ejecutivo o el VP de Mercadeo

Corporativo podrán dar respuesta a comentarios sobre las

situaciones que se presenten.