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ZeitmanagementInterne Fortbildung14. September 2005
Jennifer Adler
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Zeitmanagement 2
Zeitmanagement heißt:
Bewährte Planungs- und Arbeitstechniken
konsequent und zielorientiert in der
täglichen Praxis einzusetzen,
um die zur Verfügung stehende Zeit optimal
und sinnvoll zu nutzen.
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Zeitmanagement 3
Prinzipien des effektiven Zeitmanagements
1) Zielorientierung
2) Planung
3) Rationales Handeln
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Zeitmanagement 4
Zielorientierung
„Für ein Schiff ohne Hafen
ist kein Wind der richtige.“
Ziele geben unserem Handeln
eine Richtung.
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Zeitmanagement 5
Zielorientierung
Ohne Ziele nutzt auch die beste Zeitplanung
und Arbeitsmethodik nichts,
denn der Endzustand jeder Handlung
bleibt unklar, wenn Sie ihn nicht vorher
festgelegt haben.
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Zeitmanagement 6
Bestimmen Sie Ihre Ziele!
1) Beginnen Sie mit Ihren Lebenszielen:
- Was ist mir wirklich wichtig im Leben?
- Welcher Sache widmen ich mein Leben?
Legen Sie Ziele für folgende Bereiche fest:
- Arbeit / Leistung
- Körper / Gesundheit
- Kontakt / Beziehungen
- Lebenskonzept / Sinn
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Zeitmanagement 7
Bestimmen Sie Ihre Ziele!
2) Aus Ihren Lebenszielen können Sie nun Ihre
langfristigen Ziele (Jahresziele) ableiten:
Welche Ziele habe ich für die nächsten 5 / 10 /
20 Jahre?
3) Um Ihre langfristigen Ziele in konkrete
Handlungsschritte umzusetzen, leiten Sie daraus
nun Ihre kurzfristigen Ziele (Wochen- und
Tagesziele) ab.
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Zeitmanagement 8
Zielorientierung
Richten Sie Ihre Handlungen
und ihr tägliches Tun
an den eigenen Zielen
und deren Erfüllung aus.
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Zeitmanagement 9
Prinzipien des effektiven Zeitmanagements
1) Zielorientierung
2) Planung
3) Rationales Handeln
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Zeitmanagement 10
Planung
Planen kostet nicht zusätzlich Zeit, sondern
man gewinnt dadurch Zeit!
Planung Ausführung
Planung Ausführung Zeitgewinn
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Zeitmanagement 11
Planung
Planen Sie jeweils am
Abend den neuen Arbeitstag
(Hilfsmittel: ALPEN-Methode)
und erstellen Sie sich einen
schriftlichen Tagesplan.
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Zeitmanagement 12
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
L
P
E
N
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Zeitmanagement 13
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Priorit. Zeitbed.(Min.)
Aufgaben
Papiere für die Abteilungssitzung vorbereiten
Statistik erstellen
Literaturliste anfertigen
Artikel für Hauszeitung schreiben
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Zeitmanagement 14
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Länge der Aktivitäten schätzen
P
E
N
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Zeitmanagement 15
Planen mit der ALPEN-Methode
Länge der Aktivitäten schätzen
Priorit. Zeitbed.(Min.)
Aufgaben
30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten
60 Statistik erstellen
30 Literaturliste anfertigen
120 Artikel für Hauszeitung schreiben
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Zeitmanagement 16
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
E
N
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Zeitmanagement 17
Planen mit der ALPEN-Methode
Pufferzeiten einplanen
Faustregel für die Einteilung der Arbeitszeitca. 60% für geplante Aktivitäten ( Tagesplan)ca. 20 % für unerwartete Aktivitäten ( Störungen)ca. 20 % für spontane und soziale Aktivitäten ( kreative Zeit)
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Zeitmanagement 18
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen über
Prioritäten
N
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Zeitmanagement 19
Planen mit der ALPEN-Methode
Entscheidungen treffen über Prioritäten
Prioritätensetzung heißt,
darüber zu entscheiden, welche Aufgaben
erstrangig, zweitrangig und welche nach-
rangig zu behandeln sind.
Aufgaben mit höchster Priorität müssen
zuerst erledigt werden.
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Zeitmanagement 20
Planen mit der ALPEN-Methode
Entscheidungen treffen über Prioritäten
Methode 1: ABC-Analyse
Sehr wichtige (A), wichtige (B) und
weniger wichtige (C) Aufgaben
werden in eine sinnvolle Rangordnung und Reihenfolge zur Erledigung gebracht.
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Zeitmanagement 21
Planen mit der ALPEN-MethodeA-Aufgaben: Können von Ihnen nur allein oder im Team
verantwortlich durchgeführt werden, sind nicht delegierbar
und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem
Wert.
B-Aufgaben: Sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und
auch (teilweise) delegierbar.
C-Aufgaben: Aufgaben mit dem geringsten Wert für die
Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den größten Anteil an
der Menge der Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz, …).
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Zeitmanagement 22
Planen mit der ALPEN-Methode
Entscheidungen treffen über Prioritäten
Methode 2: Eisenhower-Prinzip
Entscheidungsraster, bei dem die
Prioritäten nach den Kriterien Wichtigkeit
und Dringlichkeit gesetzt werden.
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Zeitmanagement 23
Planen mit der ALPEN-Methode
Entscheidungen treffen über Prioritäten
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Zeitmanagement 24
Planen mit der ALPEN-Methode
Entscheidungen treffen über Prioritäten
Priorit. Zeitbed.(Min.)
Aufgaben
A 30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten
B 60 Statistik erstellen
C 30 Literaturliste anfertigen
A 120 Artikel für Hauszeitung schreiben
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Zeitmanagement 25
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen über
Prioritäten
Nachbereiten
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Zeitmanagement 26
Planen mit der ALPEN-Methode
Nachbereiten
Am Ende eines Tages überprüfen Sie, was
Sie erledigen konnten.
Welche Aufgaben müssen in den nächsten
Tag übertragen werden?
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Zeitmanagement 27
Planen mit der ALPEN-Methode
Aufgaben festlegen
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen über
Prioritäten
Nachbereiten
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Zeitmanagement 28
Der schriftliche Tagesplan
Vorteile des schriftlichen Tagesplans:Sie behalten besser den Überblick.Schriftliche Pläne werden nicht so leicht umgeworfen.Psychologischer Effekt der Selbstmotivation: Ihr Handeln wird zielorientierter und konzentrierter.Unerledigtes geht nicht verloren.Sie haben eine Dokumentation Ihrer geleisteten Arbeit.
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Zeitmanagement 29
Der schriftliche Tagesplan
Planen sie realistisch!
Sie können pro Tagesplan nur eine
begrenzte Anzahl an A- und B-Aufgaben
unterbringen.
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Zeitmanagement 30
Der schriftliche Tagesplan
Beachten Sie Ihre persönlichen täglichen
Leistungskurve.
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Zeitmanagement 31
Der schriftliche Tagesplan
Nutzen Sie zur Erledigung Ihrer
A-Aufgaben möglichst störungsfreie Zeiten.
Die Wirkung von Unterbrechungen
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Zeitmanagement 32
Der schriftliche Tagesplan
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Zeitmanagement 33
Der schriftliche MonatsplanSeptember Jahr: 20051 Do Abteilungssitzung2 Fr3 Sa4 So5 Mo6 Di Schulung München7 Mi Schulung München8 Do
9 Fr
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Zeitmanagement 34
Prinzipien des effektiven Zeitmanagements
1) Zielorientierung
2) Planung
3) Rationales Handeln
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Zeitmanagement 35
Rationales Handeln
Faustregel des Zeitmanagement:
Fassen Sie nichts an, ohne es wenigstens
einen Schritt weiter zu bringen.
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Zeitmanagement 36
Rationales Handeln
Alles, was nur wenige Minuten in Anspruch
nimmt, erledigen Sie sofort.
Für alle anderen Aufgaben schätzen Sie den
Zeitbedarf und planen den Erledigungstermin
(gleich notieren!)
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Zeitmanagement 37
Rationales Handeln
Konzentrieren Sie sich auf die
vorliegende Aufgabe und schließen Sie die
Arbeit grundsätzlich ab, bevor Sie eine
neue Aufgabe beginnen.
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Zeitmanagement 38
Rationales Handeln
Halten Sie sich an Ihre Prioritäten!
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Zeitmanagement 39
Rationales Handeln
Packen Sie unangenehme Aufgaben an!
Je länger Sie etwas vor sich herschieben,
umso schlimmer wird es.
„Wenn du zwei Kröten zu schlucken hast, schluck die
größere zuerst und schau sie dir nicht zu lange an.“
Mark Twain
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Zeitmanagement 40
Rationales Handeln
Entsorgen Sie Altlasten!
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Zeitmanagement 41
Rationales Handeln
Bilden Sie Arbeitsblöcke!
Ordnen Sie gleichartige Aufgaben je einem
Zeitblock zu (z.B. Telefonate, E-Mails,
Rücksprachen mit Kollegen).
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Zeitmanagement 42
Rationales Handeln
Bereiten Sie alle Kommunikationsvorgänge
(Besprechungen, Telefonate, …) vor
und begrenzen Sie sie zeitlich!
Eine Tätigkeit zieht sich oft so lange hin, wie Zeit
zur Verfügung steht.
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Zeitmanagement 43
Rationales HandelnBesprechungsmanagement
Überlegen Sie vorher:
Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?
Welche Tagesordnungspunkte sollen behandelt werden?
Welche haben Priorität?
In welcher Reihenfolge sollen die Punkte behandelt werden?
Wann / Wo / Wie lange soll die Sitzung stattfinden?
Welche Teilnehmer sollen / müssen (evtl. zeitweise) dabei sein?
Soll die Redezeit begrenzt werden?
Welche Technik / Unterlagen werden benötigt?
Welche Vorbereitung der Teilnehmer ist möglich / erforderlich?
Wer fungiert als Moderator?
Wer schreibt das Protokoll?
Wie sichern wir die Realisierung der Beschlüsse?
Durch welche Kontrollmaßnahmen stellen wir die Realisierung fest?
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Zeitmanagement 44
Rationales Handeln
Nutzen Sie die Salami-Taktik!
Teilen Sie schwierige und komplexe Aufgaben
in kleine Einheiten auf und schreiten Sie
dann Schritt für Schritt voran.
Legen Sie dabei Reihenfolge und
Erledigungstermine fest.
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Zeitmanagement 45
Rationales Handeln
Bilden Sie Routinen!
Checklisten helfen rationell und
übersichtlich zu arbeiten.
Außerdem erleichtern Sie die Urlaubsvertretung.
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Zeitmanagement 46
Rationales Handeln
Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz!Nutzen Sie das ABC-Reichweiten-System
A=sehr häufig verwendete Materialien, B=von Zeit zu Zeit
verwendete Materialien, C=wenig verwendete Materialien
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Zeitmanagement 47
Rationales Handeln
Vereinbaren Sie für die Erledigung äußerst
wichtiger Aufgaben Termine mit sich selbst
und lassen Sie sich in dieser Zeit
nicht stören (Stille Stunden)!
Niemand muss immer erreichbar und ständig für
jedermann verfügbar sein.
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Zeitmanagement 48
Rationales Handeln
Delegieren Sie Aufgaben!
Folgende Fragen müssen vor der Übertragung von
Aufgaben geklärt sein:
Was? Wer? Warum? Wie? Bis wann?
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Zeitmanagement 49
Rationales Handeln
Versuchen Sie nicht immer perfekt zu sein!
Überlegen Sie lieber: Welche Qualität ist hier
gefragt? Wie gut muss es gemacht werden? Was
erwartet mein Auftraggeber?
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Zeitmanagement 50
Rationales Handeln
Nehmen Sie Erledigtes als Erfolg wahr
und belohnen Sie sich!
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Zeitmanagement 51
Prinzipien des effektiven Zeitmanagements
1) Zielorientierung
2) Planung
3) Rationales Handeln
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Zeitmanagement 52
Tipps zum Praxis-Transfer
Probieren Sie es einfach aus!
Sie können nur gewinnen!
Starten Sie bei der Umsetzung mit einem Problem,
das für Sie wirklich wichtig ist
und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.
… und nicht vergessen
Auch die längste Reise beginnt
mit dem ersten Schritt!
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Zeitmanagement 53
Literaturhinweise
Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen / Stepehn R. Covey ; A. Roger Merrill ; Rebecca R. Merilll. – 5., durchges. Aufl. – Frankfurt [u.a.] : Campus-Verl, 2003. Signatur: A 2004 / 630Hansen, Katrin: Selbst- und Zeitmanagement. 2. Aufl. Berlin : Cornelsen, 2004. Signatur: A 2005 / 563Mit PEP an die Arbeit / Katharina Dietze. – 8., komplett überarb. Aufl. Frankfurt/Main [u.a.] : Campus-Verl., [2005]. Signatur: A 2005 / 8127Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche. - 10 Aufl. - Frankfurt am Main : Redline Wirtschaft, 2005. Signatur: A 2005 / 9706
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Zeitmanagement 54
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