1

Introductie Reference Manager 12

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................. 1

Wat is Reference Manager 12........................................................................................................................................... 2

Werken via Athena............................................................................................................................................................ 3

Opbouw en gebruik van je Reference Manager Databank ............................................................................................... 4

1. overlopen scherm ................................................................................................................................................. 4

2. Creëren databank.................................................................................................................................................. 4

3. Invoeren van gegevens ......................................................................................................................................... 5

4. Afdrukken van lijsten .......................................................................................................................................... 12

Citeren in Word documenten (Cite while you Write) ..................................................................................................... 14

Nuttige links .................................................................................................................................................................... 17

Versie dec.2009

Kristel Mareels Biomedische Bibliotheek UGent/UZGent 0P8 De Pintelaan 185 9000 Gent

2

Wat is Reference Manager 12

Endnote en Reference Manager zijn softwarepakketten die fungeren als databasemanager, online zoekmachine en bibliografieënmaker. Deze programma‟s maken het verzamelen, beheren, opslaan en gebruiken van bibliografische gegevens een heel stuk makkelijker.

Met Reference Manager is het mogelijk om:

zelf literatuurverwijzingen invoeren in een persoonlijke database of deze importeren uit zoeksystemen als Medline, PsycINFO, Web of Science etc. (via filters).

te zoeken in systemen die beschikken over een Z39.50-toegang (via connection files). Dan kunnen literatuurverwijzingen rechtstreeks in Endnote worden opgenomen

literatuurgegevens bewerken en doorzoeken

in eigen teksten bronvermeldingen invoeren vanuit Reference Manager en deze laten opmaken volgens bibliografische stijlen zoals Vancouver, Chicago, MLA, APA etc. (via styles)

Links opnemen naar PDF files bij de literatuurverwijzingen

geordende bibliografieën samenstellen (bijvoorbeeld op onderwerp) met kopjes (bijvoorbeeld trefwoorden) tussen de referenties

3

Werken via Athena

De universiteit Gent kocht een campuslicentie voor het bibliografische programma Reference Manager. Het programma kan gebruikt worden door alle personeelsleden en studenten van de universiteit en alle personeelsleden van het Universitair ziekenhuis.

Reference Manager is beschikbaar via Athena (in de map "Office" onder "Extra"). Meer info over Athena vindt u op: http://helpdesk.UGent.be/athena.

Werken via Athena biedt het voordeel dat geen software op de eigen pc moet worden geladen, dat fouten in de software snel worden verbeterd en dat steeds de laatste nieuwe versie beschikbaar is.

Om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteiten van het programma (cite-while-you-write en referenties rechtstreeks importeren uit databanken) is het belangrijk om steeds te werken via het Athena platform.

Reference Manager vind je in de map “office” – “extra”.

4

Opbouw en gebruik van je Reference Manager Databank

1. overlopen scherm

Titelbalk

menubalk

werkbalk

reference display

reference list

database tabs

2. Creëren databank

Een nieuwe databank of library aanmaken kan door te kiezen voor “file” – “new”

Naam database: mag spaties bevatten, tot 255 tekens.

Via Athena kan je bestanden bewaren op 2 plaatsen: Op de C-schijf van de pc waarop je op dat

moment werkt of de serverruimte (meestal h-schijf) die je van de UGent ter beschikking krijgt. Er

wordt aangeraden om te kiezen voor de serverruimte omdat de databank dan steeds toegankelijk

is via Athena, ongeacht op welke pc je op dat moment werkt.

5

Bij Reference Manager hebben deze bestanden de extensie .rmd en .rmx (rmd is de belangrijkste,

zonder dit bestand is de databank onbruikbaar)

Het maken van 1 grote database wordt aangeraden. Door efficiënt gebruik te maken van

trefwoorden en groepen kunnen de gegevens makkelijk worden geordend en teruggevonden.

3. Invoeren van gegevens

3.1 Manueel

Telkens eerst het juiste reference type selecteren.

Bij elke reference type zijn er een aantal velden die verplicht moeten worden ingevuld om een

volledige referentie te krijgen. Verplichte velden worden aangeduid met een asterisk

Popup venster om gegevens in te vullen

Bij geïndexeerde velden (auteur, trefwoord en titel tijdschrift) verschijnen nieuwe gegevens in het

blauw en niet correct ingevoerde gegevens in het rood

Veldscheidingsteken is ; (kommapunt)

Er wordt gevraagd om de gegevens op te slaan

Vul de gegevens “kaal” in, de opmaak van de bibliografie gebeurt automatisch in een bepaalde

output style.

Mogelijkheid tot het invoeren van URL en link naar PDF-bestand.

Maak zeker gebruik van Keywords! Deze maken het makkelijker om je gegevens later terug te

vinden.

6

3.2 Importeren zonder filter

Voor een aantal databanken is het mogelijk om referenties rechtstreeks in de eigen databank te

importeren. Belangrijk hierbij is dat je zeker gebruik maakt van de webbrowser (Internet Explorer

of Firefox) op Athena! Indien je de lokale browser gebruikt zal de koppeling naar je eigen

databank niet gemaakt worden.

Enkele voorbeelden:

Web of Science:

- zoekresultaten toevoegen aan de “Marked list”

- over te nemen velden aanvinken en kiezen voor

- kies vervolgens de juiste databank - de geïmporteerde resultaten worden toegevoegd aan de gekozen databank en ook

eerst op een apart tabblad getoond

7

Biomedcentral : http://www.biomedcentral.com

Ebscohost databanken

- Open een webbrowser via Athena!

- Zoek via de website van de Universiteitsbibliotheek http://lib.ugent.be/ naar de gewenste

EbscoHost Databank (in dit voorbeeld Biomedical Reference Collection:

Comprehensive)

- Voer je zoekopdracht uit

- Voeg de resultaten die je wil importeren in je eigen databank toe aan de folder

8

- Wanneer alle referenties zijn toegevoegd kies je voor “folder view”

- Selecteer alle referenties in de folder en kies voor het icoontje “export”

9

- Kies voor “Direct Export to EndNote, ProCite, or Reference Manager “ en klik op “save”

- Export to Reference Manager

- Kies vervolgens de juiste databank en de geselecteerde referenties zullen worden

toegevoegd.

10

Andere voorbeelden:

Google scholar : http://scholar.google.com

Sciencedirect : http://www.sciencedirect.com

3.3 Importeren met filter

Bij een aantal databanken is het enkel mogelijk om gegevens te importeren wanneer je gebruik

maakt van een filter.

Standaard zijn reeds een groot aantal filters voorzien. Op de site van Reference Manager vind je

er nog meer. Wanneer je een filter toegevoegd wil hebben op het Athena platform, stuur je best

een mail naar Libservice@UGent.be, dan word je ook verwittigd wanneer de filter werd

toegevoegd.

Referenties vanuit Pubmed exporteren

- Dit kan alleen door Pubmed te openen via Internet Explorer of Firefox op Athena Login op de webpagina athena.ugent.be

- Ga naar de folder "Office" en klik op "Internet Explorer" - Open via deze Internet Explorer: www.biomedbib.be - Ga naar "Pubmed" - Zoek via een trefwoord een artikel op - Vink een aantal artikelen aan

- kies voor “send to” en selecteer “file” als bestemming en MEDLINE als formaat - sla de selectie op als tekstdocument (met extensie .txt)

11

Reference Manager

- open Reference Manager en de databank waar de selectie moet worden geïmporteerd - kies in het menu bij “file” voor “Import Text file” - selecteer de databank, de juiste filter en het juiste tekstbestand dat moet worden gebruikt

(heel belangrijk om de gegevens in het juiste formaat te importeren – de Pubmed-filter is voorgedefinieerd)

- klik op “import”

3.4 Zoeken vanuit Reference Manager

wordt afgeraden omdat je dan niet de functionaliteiten hebt van de databanken mbt het zoeken.

kan wel nuttig zijn voor het importeren van referenties uit pubmed in Endnote.

Tools – internet search

12

- Kies de gewenste databank – geef de zoektermen in – klik op search

- beperk indien nodig het aantal resultaten

- Selecteer uit het resultaat de gewenste referenties

References – copy between databases

4. Afdrukken van lijsten

Het is mogelijk om een databank/library volledig of gedeeltelijk af te drukken in het gewenste

formaat. Het is ook mogelijk om „afdrukken‟ te maken als Word-bestand, HTML-file of PDF-

bestand.

13

RefMan : file – print

De juiste output style selecteren (alles wordt dan volgens de gekozen stijl afgedrukt, maar

sommige gegevens kunnen, indien gewenst, nog worden gewijzigd)

Subject bibliography

Via tools – subject bibliography kan je je bibliotheek afdrukken volgens een gekozen veld.

14

Citeren in Word documenten (Cite while you Write)

Inleiding

De dynamische koppeling tussen Reference Manager en MS Word maakt dat je tijdens het

schrijven een beroep kunt doen op de referenties en (opmaak)mogelijkheden van Reference

Manager, het Cite While You Write principe. Indien zowel Reference Manager als Word geopend

zijn kun je bovendien eenvoudig tussen beide programma's switchen.

Wanneer je referenties invoegt in MS Word wordt aan het einde van de tekst automatisch een

literatuurlijst aangemaakt. Deze literatuurlijst wordt opgemaakt op basis van de gekozen Output

Style.

Om gebruik te maken van deze functionaliteit is het belangrijk dat je de Word versie op Athena

gebruikt en niet je lokale Word. Via Athena worden zowel Word 2003 als Word 2007 aangeboden.

- Word 2003

De add-ins voor Word 2003 worden via Athena niet langer ondersteund.

- Word 2007

Wie Word 2007 gebruikt vindt de toolbar in het tabblad “add-ins‟

15

Een referentie toevoegen

Voor je een citatie toevoegt, moet je er voor zorgen dat de cursor op de juiste plaats in de tekst

staat. Een verwijzing komt steeds op de plaats waar die van toepassing is.

Er zijn 2 manieren om een referentie in te voegen.

- via insert citation / find citation

- via insert marked reference / insert selected citation -

Hierbij ga je eerst naar reference Manager, selecteer je daar een referentie en kies je voor “insert

marked reference(s)”

16

Output stijl

De referenties en bibliografie worden getoond in de door jou gekozen output stijl. Deze output

stijl aanpassen kan via generate bibliography.

Citaties bewerken

De bibliografie is een veld, gekoppeld aan de databank/library. Je brengt best geen aanpassingen

aan in het word-document. Het is beter rechtstreeks in de reference software te verbeteren. De

aanpassingen worden meteen uitgevoerd.

Verwijderen van verwijzingen gebeurt via “Edit citations”

Instant formatting

Standaard zal Word steerd in verbinding staan met Reference manager en de bibliografie

aanpassen wanneer de tekst verandert. Wie werkt met zeer grote bestanden zet de optie”instant

formatting” best uit.

17

Travelling library

Om bibliografische lijsten te kunnen maken, gebruikt CWYW in Word veldcodes. Deze veldcodes,

die standaard verborgen zijn, maken het Endnote mogelijk om referenties te maken, de opmaak te

wijzigen of te verwijderen. Bovendien bevatten deze codes een “travelling library” van de

geciteerde referenties, waardoor het document ook gebruikt kan worden op een computer waarop

de databank niet beschikbaar is.

Nuttige links Helpdesk DICT: http://www.helpdesk.ugent.be/software/endnote.php

Hier vind je meer informatie over de programma‟s, Nederlandstalige handleidingen,

voorbeeld-databanken en instructies voor het installeren van de programma‟s.

Website Reference Manager: http://www.refman.com/

Engelstalige handleidingen en technische ondersteuning:

http://www.refman.com/support/rmsupport.asp

Met vragen of problemen kan je terecht bij: Libservice@UGent.be