1

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

UNIBERTSITATEKO BIBLIOTEKA

Reference Manager v. 11

Guía de Usuario

(Enero 2008)

2

ÍNDICE 1. ¿Qué es? ......................................................................... 2. Crear, abrir, cerrar y borrar bases de datos .................... 3. Visualizar, añadir, modificar, duplicar, cerrar, borrar y exportar referencias ...........................................................

3.1. La ventana de visualización de referencias ............... 3.2. Añadir referencias ....................................................

3.2.1. Manualmente ................................................. 3.2.2. De bases de datos on-line .............................. 3.2.3. Importación de Referencias ...........................

3.3. Modificar y cerrar referencias ................................... 3.4. Copiar referencias ................................................. 3.5. Borrar referencias .................................................... 3.6. Exportación de referencias .......................................

4. Gestión de referencias ....................................................

4.1. Búsqueda de referencias en la o las bases de datos que hayamos creado .......................................................

4.1.1. Localizar una referencia específica ................. 4.1.2. Recuperación rápida ...................................... 4.1.3. Recuperación de una o múltiples referencias..

4.2. Guardar, recuperar y borrar estrategias de búsqueda ........................................................................ 4.3. Crear, añadir, recuperar y borrar, creando un índice, los resultados de una búsqueda ...................................... 4.4. Referencias duplicadas: ¿cómo se buscan, borran y combinan?.......................................................................

4.4.1. Búsqueda de Referencias Duplicadas .............

4.4.1.1. Búsqueda automática de duplicados en la entrada de datos .................................................. 4.4.1.2. Detección de duplicados en el proceso de importación .......................................................... 4.4.1.3. Búsqueda de duplicados en una referencia individual ............................................. 4.4.1.4. Búsqueda de todos los posibles duplicados (en una o varias b/d) .........................

5 5 6 6 7 7 10 13 15 15 16 16 17 17 17 18 18 20 21 22 22 22 23 23 24

3

4.4.2. Borrado de Referencias Duplicadas ................ 4.4.3. Combinación de Referencias Duplicadas ........

4.5. Comandos de Edición Global .....................................

4.5.1. Buscar y reemplazar texto en múltiples referencias ...............................................................

4.5.1.1. Buscar y reemplazar texto en los campos no indexados ........................................................ 4.5.1.2. Buscar y reemplazar texto en los campos indexados .............................................................

4.5.2. Copiar campos entre referencias .................... 4.5.3. Mover información de un campo a otro en múltiples referencias ................................................

4.6. Ordenación de la Base de Datos ............................... 4.7. Copiar referencias entre Bases de Datos ..................

5. Personalización de diferentes aspectos dentro de nuestra base de datos .........................................................

5.1. Personalizar los campos que aparecerán en la lista de referencia (qué campos, en qué posición, etc.) .......... 5.2. Personalizar una B/D (información sobre tipos de referencias y sobre campos) ........................................... 5.3. Personalizar la lista de campos y su ordenación en la columna Field, en la Ventana de Búsqueda de Referencias (Search) ......................................................

6. Las Listas de Términos ...................................................

6.1. ¿Qué son? ................................................................. 6.2. ¿Para qué sirven? ..................................................... 6.3. ¿Qué se puede hacer con ellas? ................................

6.3.1. Añadir manualmente términos a las listas ...... 6.3.2. Copia de listas de nombres de revistas .......... 6.3.3. Modificación y Eliminación de términos de la lista .......................................................................... 6.3.4. Adición de sinónimos a los términos existentes ................................................................. 6.3.5. Referencias cruzadas de palabras clave o nombres de autor ..................................................... 6.3.6. Imprimir la Lista de Términos ........................

24 24 25 25 25 26 26 26 27 28 29 29 30 32 34 34 34 35 35 36 36 37 37 38

4

7. Elaboración de Citas y Bibliografías en Word ..................

7.1. Comandos de Cite While You Write presentes en la barra de herramientas .................................................... 7.2. Citar fuentes mientras se escribe .............................

7.2.1. ¿Cómo pueden aparecer las citas? ................. 7.2.2. ¿Cómo se insertan citas en un texto de Word? 7.2.3. Modificar, mover o copiar, eliminar y revertir citas existentes ........................................................

7.3. Elaboración de Bibliografías .....................................

7.3.1. Generación de Bibliografías en base a las Citas encontradas en el documento ..........................

7.3.1.1. Generación Automática (Instant Formatting) .......................................................... 7.3.1.2. Generación Manual (Generate Bibliography) ....................................................... 7.3.1.3. Creación de una bibliografía a partir de múltiples documentos .......................................... 7.3.1.4. Crear una B/D con las citas contenidas en un documento de Word ........................................

7.3.2. Creación de una Bibliografía Independiente ...

7.3.2.1. Arrastrar texto para crear una bibliografía instantánea ....................................... 7.3.2.2. Copiar y pegar referencias ....................... 7.3.2.3. Impresión de Bibliografías ......................

7.3.3. Bibliografías de Materias y Listas de Materias.

7.3.3.1. Impresión de Bibliografías de Materias .... 7.3.3.2. Impresión de Listas de Materias ..............

8. ¿Necesita ayuda? ............................................................

39 40 41 41 42 44 46 46 46 47 53 53 54 54 58 58 59 59 61 62

5

1. ¿QUÉ ES? Es un Gestor de Bases de Datos de Referencias Bibliográficas que permite:

- la creación y gestión de bases de datos personales - la inserción de citas bibliográficas y la elaboración de bibliografías de forma automática en Word.

2. CREAR, ABRIR, CERRAR Y BORRAR BASES DE DATOS. 2.1. Para crear una base de datos (a partir de ahora b/d) nueva hay que seleccionar: “File” → “New Database” (Si fuera necesario, úsese el botón “Advanced” para copiar la definición y los criterios de ordenación de una b/d personalizada previamente).1

2.2. Para abrir una b/d existente: “File” → “Open Database” y en la ventana que aparece localizar el archivo con la extensión *.rmd que queramos. Habrá que elegir, antes de abrirla, los derechos de acceso, que pueden ser de 3 tipos:

1. Read – Write Share: proporciona acceso a todas las funciones salvo a las de personalización de los criterios de ordenación de la b/d y a las de cambios globales en los campos de la b/d. 2. Read – Only Share: permite el acceso simultáneo a la misma b/d de múltiples usuarios. No permite añadir, eliminar o modificar referencias. 3. Read – Write Exclusive: impide el acceso a la b/d a otros usuarios mientras esté abierta. Permite todo.

Se pueden abrir hasta 15 b/d simultáneamente. El nombre de cada una de estas b/d aparecerá en una pestaña diferente sobre la línea de estado. 2.3. Para cerrar una b/d: “File” → “Close Database” o hacer clic en el botón: ⌧ 2.4. Para borrar una b/d: “File” → “Delete Database”

1 Cuando se crea una B/D se crean tres archivos: .loc (archivo temporal que se crea mientras la b/d está abierta), .rmd (archivo que contiene los datos) y .rmx (archivo que contiene los índices de los datos presentes en el archivo .rmd)

6

3. VISUALIZAR, AÑADIR, MODIFICAR, DUPLICAR, CERRAR, BORRAR Y EXPORTAR REFERENCIAS. 3.1. La ventana de visualización de referencias es la primera que aparece cada vez que se abre una b/d. Muestra la lista de referencias en el panel inferior y el contenido de la referencia en el panel superior. Cada una de las líneas del panel inferior corresponde a una referencia distinta. Cada columna contiene la información de un campo de referencia. La información que se visualiza por defecto para cada referencia en la lista es: el identificador de referencia, el primer apellido del primer autor y el título.

Contenido de una Referencia

Lista de Referencias

7

3.2. Para añadir referencias existen varios métodos: 3.2.1. Manualmente. Varias posibilidades:

- Seleccionar, “References” → “New”, ó - Con el cursor en la lista de referencias, clic con el botón derecho del ratón, opción New, ó - Tecla Insert.

Posteriormente, introducir los datos en los correspondientes campos. Los nombres de campo seguidos de un asterisco (*) deben rellenarse obligatoriamente. Para salvar una nueva referencia o guardar los cambios realizados hay varias posibilidades:

- “File” → “Save”, ó - CTRL+S, ó botón salvar. - Aceptar al cerrar la ventana de contenido con el botón: ⌧

En Reference Manager hay 37 campos disponibles y hay que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de introducir la información de los diversos campos:

.- Ref Type:2 hay que escoger el tipo de documento al cual corresponde la referencia que se va a introducir, ya que la plantilla contiene campos diferentes según el tipo de documento. Existen 35 tipos (Journal Article, Book, etc.) .- Ref ID: número de referencia que el programa asigna automáticamente por defecto. Se emplean para identificar las referencias citadas al dar formato a las citas y al generar una bibliografía. Existen dos modos de asignación que pueden seleccionarse en “Tools → Options → pestaña Reference Edit”:

- Numeric: asignación numérica secuencial. Es la opción seleccionada por defecto. - Authors, primary + Date, primary: combinación del apellido del autor y el año. En caso de coincidir en varias referencias estos datos, se añade una letra al final. (p.e. “SMITH2002A” y “SMITH2002B”

2 Para la personalización de los Tipos de Referencia, consultar el apartado 5.2.

8

Se puede realizar una asignación manual deshabilitando la opción Assign Reference ID. Al introducir una nueva referencia en la b/d, habrá que escribir un identificador manualmente teniendo en cuenta que cada identificador debe ser único. .- Title, primary; Title, secondary; Title, series: para introducir el título, que dependiendo del tipo de referencia será de un artículo, de un capítulo, de un acta de congreso, etc. Se recomienda no introducir signos de puntuación al final de cada título, no introducir saltos de línea y escribir el título con el formato con que se pretende mostrar la bibliografía. .- Authors, primary; Authors, secondary; Authors, series: deben introducirse indicando “Apellido, Nombre Segundo Nombre”. Cada nombre puede tener un máximo de 255 caracteres. Cuando existen múltiples autores deben separarse por “;” Los nombres corporativos, de entidades, deben ir precedidos por el signo “=”. Al introducir los datos del autor nos saldrá de forma automática una lista de términos de autores ya introducidos (Índice de autores). Si aparece se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automática a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automáticamente. .- Date, primary; Date, secondary: Hay dos formatos de fecha posibles, cuatro dígitos para representar el año o usar MM/DD/YYYY. Para cambiar el formato hacer clic en el icono que aparece junto al nombre del campo. Para añadir fechas distintas que puedan ser empleadas para ordenar la b/d se recomienda introducirlas en otros campos, como por ejemplo el campo Notes o cualquiera de los campos User Def.. .- Notes: para añadir cualquier anotación que no tenga cabida en el resto de los campos. .- Keywords: incluye las palabras claves que sirven para recuperar las referencias relacionadas de la b/d. Como en el campo de autores, al introducir una palabra clave nos saldrá de forma automática una lista de términos ya introducidos. Si aparece, se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automática a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automáticamente. Para separar múltiples palabras clave se emplea el “;” .- Reprint: campo que se utiliza para comprobar la fecha de consulta o modificación de un registro. Puede tener tres posibles valores:

9

- In File y Not in File: son automáticos, no se pueden modificar y siempre se corresponden con la fecha actual al abrir la b/d, porque hacen referencia a la fecha de consulta de las referencias. - On Request: puede modificarse y puede ser muy útil en caso de querer registrar la fecha de introducción de registros en la b/d.

.- Start Page; End Page: para indicar, respectivamente, la página de inicio y de fin. El estilo empleado para crear una bibliografía puede cambiar el formato de la numeración. Señalar además:

- Cuando una referencia aparece en una sola página se introducirá en Start Page y se dejará vacío End Page. - Cuando existan múltiples páginas o rangos de páginas se empleará Start Page (p. e.: “20, 22-24, 32”). - Se emplearán las comas “,” para separar números de páginas no consecutivos y el guión, “-“, para indicar un rango de páginas.

.- Magazine; Journal Name; Newspaper: Nombres de revistas y periódicos. Se rellenan, como en el campo de Authors y Keywords, mediante las listas de términos. .- Web/URL; Link to PDF; Link to Full-text; Related Links; Images: estos campos permiten enlazar con direcciones URL, archivos PDF, documentos completos y archivos de imágenes.

- Web/URL: basta con introducir la dirección URL. En el caso de que sean varias, se separarán por punto y coma (;). - Link to PDF - Link to Full-text - Related links - Image(s)

→

Para realizar el enlace con un archivo hay que seleccionar el archivo apropiado mediante “References → Link to”. A continuación, seleccionar el archivo a vincular y hacer clic en Open.

Si la ruta introducida es correcta, en ambos casos, el enlace se mostrará subrayado y en color azul. Pinchando en el icono situado en dichos campos se accederá directamente a la página o archivo vinculado. .- Volume; Issue; Chapter Num: datos concretos de un artículo de una revista o del capítulo de un libro.

10

.- Abstract: breve resumen del contenido del documento referenciado. .- User Def: son campos en los que se pueden añadir los datos e informaciones que consideremos oportunos.

3.2.2. De Bases de Datos Online. A través de la interface de Reference Manager es posible acceder a bases de datos online. El programa almacena la información necesaria para establecer las conexiones, realiza las búsquedas e importa referencias (si se quiere) a la b/d. Son 3 las posibilidades de consulta a bases de datos online que el programa nos ofrece:

1. A un catálogo Z39.50. El Z39.50 es un protocolo de comunicación estándar internacional que puede ser implementado en cualquier plataforma y que permite comunicar dos ordenadores con el propósito de recuperar información. 2. A ISI Web of Science Es un interfaz Web que permite acceder a las bases de datos de ISI, con más de 8.500 revistas científicas, relacionadas con los ámbitos científicos de ciencias, sociales, arte y humanidades. Si se tiene suscripción ofrece enlaces a los textos completos de los artículos. 3. A PubMed Es una base de datos que permite el acceso a los catálogos públicos de la National Library of Medicine. Incluye todos los artículos de las b/d MEDLINE y PREMEDLINE. También proporciona un acceso a las b/d de biología molecular incluidas en el sistema NCBI’s Entrez retrieval system. Contiene aproximadamente 9 millones de registros desde 1966.

Para poder realizar búsquedas en b/d disponibles en Internet utilizaremos la opción “Tools → “Internet search” (otras opciones posibles serían: “References → Serch References”, o F4, o clic en el botón de los prismáticos y posteriormente, marcar el cuadradito que indica Internet Search). Para realizar la búsqueda los pasos que seguiríamos serían:

11

1. Elegir del desplegable donde queremos hacer las búsquedas, en Z39.50, ISI Web of Science o PubMed. 2. Proceder a realizar la consulta, teniendo en cuenta:

- En la columna Field hay un menú desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la búsqueda. - En la columna Parameter introduciremos el término que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el término a buscar es una palabra completa. - Será en la columna Connector donde se podrán introducir los operadores lógicos para poder realizar una búsqueda por varios campos.

- AND: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los términos de todas las líneas excepto los de la siguiente.

3. Iniciar la búsqueda haciendo clic en el botón Start Search (icono de los prismáticos) o F12. El programa realiza la búsqueda e indica en una ventana el estado de la transferencia y el de la comunicación. 4. Las referencias descargadas se mostrarán en una lista de referencias en la pestaña Search1. Si se realiza una nueva búsqueda, los resultados se mostrarían en la pestaña Search 2 y así sucesivamente. Es decir, cada nueva búsqueda que se inicia abre una nueva pestaña Search. Las referencias que aparecen en la pestaña se listan en el orden en el que se descargan de la b/d online, pero pueden ordenarse haciendo un clic en la cabecera correspondiente.

El proceso finalizaría guardando aquellas referencias que nos interesen en la b/d. Hay que tener en cuenta que las referencias descargadas se almacenan en una b/d temporal y por lo tanto para mantener los resultados de la búsqueda es absolutamente imprescindible guardarlas. Hay tres métodos diferentes:

12

1. En la pestaña Search, resaltar o marcar las referencias a copiar y la opción “References” → “Copy Between Databases”.3

2. Si la b/d destino está abierta puede arrastrarse la selección de referencias que queremos salvar. 3. Una vez seleccionadas las referencias a copiar, pinchar con el botón derecho del ratón y en el menú emergente pinchar Close Search Database y guardar las referencias en una base de datos nueva aceptando en el cuadro de diálogo que se muestra.

3 Consultar el punto 4.7, apartado 2.

13

3.2.3. Importación de Referencias. Cabe la posibilidad de descargarse referencias de diversas b/d online, en CD-ROM, etc. Estos archivos se deberán descargar en ficheros de texto en un formato estructurado. También pueden importarse referencias salvadas en formato XML. Hay que tener en cuenta, que el proceso de exportación desde una b/d online o en CD-ROM, desde una revista electrónica, etc. variará en función de la b/d de que se trate; por ese motivo, es mejor que los interesados se dirijan al personal de la Biblioteca para recabar la información precisa sobre como exportar registros desde b/d bibliográficas concretas. Una vez que ya tengamos el archivo de texto descargado de la b/d correspondiente, el proceso que hay que seguir para importar ese archivo a Reference Manager es el siguiente: 1. Seleccionar la opción “File” → “Import Text File”.

Base de Datos destino.

Archivo de texto a importar.

Elección del filtro de importación adecuado.

Asociar palabras clave a las referencias.

Definir opciones para la importación

14

2. En la pantalla resultante habrá que:

1. Del desplegable Database elegir la b/d destino, es decir, lugar donde se va a importar el archivo. 2. En Filter, en el botón con los puntos suspensivos, (...), habrá que elegir el filtro de importación adecuado.4

Los filtros de importación determinan cómo son legibles dentro de Reference Manager archivos de texto. Un filtro permite extraer información de dichos archivos de texto e introducirla en los campos correspondientes de la b/d de Reference Manager. Los campos del filtro deben corresponderse con los campos del archivo que se pretende importar. El nombre de cada filtro indica el servicio para el que está configurado. 3. En Text file, seleccionar el archivo de texto del que se van a importar las referencias. 4. En Additional keywords, se pueden asociar palabras clave a las referencias. Aquellos términos que se incluyan en este apartado aparecerán en todas las referencias importadas en ese momento. Puede ser útil para realizar búsquedas posteriores. 5. En el botón Options, nos envía a una figura en la que:

1. Nos permitirá elegir si queremos que nos pida confirmación de cada referencia o no. 2. La acción a realizar con las referencias importadas previamente: consultar qué hacer, añadir o limpiar. 3. La acción a realizar si existen duplicados.5

6. Para iniciar la transferencia, hacer clic en el botón Import.

Si la importación se ha realizado de forma correcta se mostrarán dos ventanas, en la primera nos anunciará que la importación se ha completado con éxito (Import successfully completed); y en la segunda, podremos observar si las referencias se han importado correctamente al aparecer un mensaje, por ejemplo así: “1 reference(s) imported out of 1”. Las referencias correctamente importadas se almacenan temporalmente en una b/d virtual que se muestra en la pestaña Import. Las referencias presentes en esta pestaña se añaden automáticamente a la b/d durante el proceso de importación, de forma que al cerrar la pestaña, se mantienen las referencias. 4 Aunque Reference Manager incluye 428 filtros, si fuera necesario alguno más, están disponibles en: www.refman.com/support/rmfilters.asp 5 Consultar el apartado 4.4.1.2.

15

3.3. Para modificar referencias, se deben resaltar6 en la lista de referencias y, a continuación:

- hacer doble clic, ó - presionar la tecla intro, ó - References → Edit

y se mostrará la ventana de contenido en la que se puede introducir y editar o modificar información. Posteriormente habrá que cerrar la referencia:

- cerrar la ventana de contenido con el botón: ⌧, ó - CTRL+F4

Si se hubieran realizado cambios el programa preguntará si se desea conservarlos. 3.4. Para copiar referencias completas dentro de la misma b/d o entre b/d distintas:

1. Copiar referencias entre b/d. distintas.

- Abrir las b/d. - En la lista de referencias seleccionar las referencias que se pretenden copiar resaltándolas o marcándolas7, pero nunca abriéndolas. - Seleccionar “References → Copy Between Databases” - Elegir los registros que se quieren copiar: los seleccionados, los marcados, los no marcados o todos. - Botón Copy para aceptar.

6 Para RESALTAR una referencia basta con hacer un clic sobre ella en la lista de referencias. Para resaltar múltiples referencias no correlativas, presionar la tecla CTRL mientras se hace clic sobre cada referencia de la lista. Si se quieren resaltar múltiples referencias correlativas, se hace clic en la primera y pulsando la tecla SHIFT ó MAYÚSCULAS hacer clic en la última. 7 Para MARCAR una referencia hacer clic en el recuadro que aparece en la primera columna de la lista de referencia junto a la columna Ref ID. Para marcar todas las referencias de la lista, seleccionar “Edit → Mark All” y para desmarcar todas, seleccionar “Edit → Clear All Marks”

16

2. Copiar (duplicar) referencias en la misma b/d.

- Resaltar la referencia de la lista. - Seleccionar “References → Duplicate” o CTRL.+D. - Confirmar los campos que se pretenden duplicar. - Aceptar, completar el resto de campos si conviene y guardar la nueva referencia. Para introducir en una b/d múltiples referencias que contienen información común lo lógico sería crear una nueva referencia (“References → New Reference”) y rellenar los campos comunes. Posteriormente realizar tantos duplicados como referencias haya con la información común y, finalmente, completar el resto de campos.

3.5. Para borrar referencias:

- Resaltar o marcar previamente las referencias. - Seleccionar “References → Delete” ó la tecla SUPR. - Habrá que indicar qué grupo de referencias se desea eliminar: las resaltadas, las marcadas, las no marcadas o todas. El programa solicitará la confirmación del proceso de eliminación debido a que es una operación que no puede deshacerse.

3.6. Exportación de referencias. Exportar referencias desde Reference Manager permite copiar las referencias de una b/d para crear un archivo de texto en función del formato de salida seleccionado. Las referencias pueden exportarse en cualquiera de estos formatos:

- RIS: formato de exportación de Reference Manager. - MEDLARS: es un formato de archivos de texto que exporta campos de información a la National Library of Medicine. - COMMA DELIMITED: es un formato que permite separar los campos mediante comas. - TAB DELIMITED: es un formato que separa los campos de información mediante tabulaciones (para cuando alguno de los campos contiene comas). - XML: es un formato que exporta referencias desde Reference Manager a una gran cantidad de aplicaciones en Internet.

El comando a utilizar es “File” → “Export”.

17

4. GESTIÓN DE REFERENCIAS. El programa permite buscar referencias en la b/d que hemos creado y también en bases de datos on-line. 4.1. Búsqueda de referencias en la o las bases de datos que hayamos creado.

Ventana de Búsqueda

Last Searches

BrowseDelete Parameter

Clear All Entries

Operadores lógicos: and, not, or.

Insert Parameter

Strategy Files

Search [F4]

Reference List [F2]

Term Manager [F5]

Acceso a la consulta de Bases de Datos On-line.

Go To Word Processor

Start Search [F12]

Hay varias formas de buscar una referencia:

4.1.1. Para localizar una referencia específica. Se emplea la barra de desplazamiento derecha, que muestra en un recuadro el término que en cada momento se active. Si se suelta el ratón en ese momento, se visualizará en primer lugar de la lista de registros, el registro al que hace referencia el término que en ese momento se visualiza en el recuadro.

18

4.1.2. Recuperación rápida. Emplea la listas de términos8 para buscar en los campos indexados: palabras claves, título de revista y nombres de autor. Para realizar la búsqueda rápida:

- Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate” o F5, o botón de Term Manager. - Elegir la pestaña en la que estarán los términos que pretendemos localizar: palabras clave, revistas, autores. - Resaltar el término o términos deseados. - Seleccionar “References → Quick Retrieval”. Para seleccionar Quick Retrieval hay otras tres posibilidades diferentes:

- Icono de los prismáticos. - CRTL+Q. - Botón derecho del ratón y elegir Quick Retrieval.

Si se han seleccionado dos o más términos, se muestra un cuadro de diálogo con operadores lógicos (AND u OR) para insertar entre los términos. Las referencias que contengan los términos buscados se listarán en la pestaña Retrieved. 4.1.3. Recuperación de una o múltiples referencias. Seleccionar “References → Search References” (o F4, o botón derecho del ratón, Search References) . En el desplegable que aparece encima de la columna Conector se elegirá la b/d en la que se quiere realizar la búsqueda. Tener en cuenta que la casilla Internet search debe de estar sin seleccionar. Es posible hacer búsquedas en todas las b/d abiertas, con la opción All Databases, pero todas ellas deben estar creadas bajo el mismo sistema operativo, tener aplicados los mismos juegos de caracteres y debe emplearse el mismo criterio de ordenación en todas ellas. La búsqueda puede realizarse en toda la b/d o puede limitarse a campos específicos. Pueden emplearse los operadores lógicos: AND, OR NOT.

8 Todo lo referente a las Listas de Términos esta desarrollado en el apartado 6.1.

19

En la columna Field hay un menú desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la búsqueda. En la columna Parameter introduciremos el término que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el término a buscar es una palabra completa. Será en la columna Connector donde se podrán introducir los operadores lógicos para poder realizar una búsqueda por varios campos.

- AND: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los términos de todas las líneas excepto los de la siguiente.

Finalmente, una vez introducidos todos los términos a buscar haremos clic en el botón Start Search (icono de los prismáticos) o F12 o botón derecho del ratón y Start Search, y en la columna Results se mostrará el número de referencias que se ajustan a los criterios de búsqueda introducidos. Si el resultado es una sola referencia se mostrará directamente en la pestaña de Retrieved. Si contiene más de una habrá que hacer clic sobre la columna Results. El asterisco (*) sirve como comodín para poder buscar partes de palabras (p.e. psicolog*, buscará: psicólogo, psicóloga, psicológico, psicológica, etc.) Si se quieren localizar campos vacíos, seleccionar el campo Reference Index en la columna Fields e introducir un asterisco (*) en la columna Parameter. En la siguiente línea, seleccionar el operador NOT en la columna Conector, buscar en el desplegable Field el campo en el que se quiere buscar si esta vacío (p.e. Author) e introducir un asterisco (*) en la columna Parameter.

20

4.2. Guardar, recuperar y borrar estrategias de búsqueda Una vez hemos realizado una búsqueda con una serie de parámetros concretos, nos puede interesar guardar esa estrategia de búsqueda para poder volver a utilizarla con posterioridad. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Lógicamente, configurar la ventana de búsqueda con los parámetros deseados. 2. Presionar el botón Strategy Files (empezando por la izquierda, el botón situado en tercer lugar en la barra de herramientas de búsquedas, y que tiene los iconos de un prismático y un disquete). Se mostrará una imagen en la que aparecerán, si las hubiera, las estrategias de búsqueda salvadas previamente. 3. Presionaremos el botón Save, procediéndose a grabar la estrategia, indicando un nombre para poder identificarla posteriormente.

Para poder recuperar una estrategia de búsqueda guardada previamente, presionar el botón Strategy Files, seleccionar en la ventana la estrategia pertinente y presionar el botón Load. Finalmente, si queremos borrar una estrategia guardada, haremos clic en el botón Strategy Files, seleccionaremos en la ventana la estrategia pertinente y presionaremos el botón Delete.

21

4.3. Crear, añadir, recuperar y borrar, creando un índice, los resultados de una búsqueda. Nos puede interesar crear un índice de referencias dentro de una b/d para guardar un conjunto de referencias. Esto permitiría posteriormente la rápida localización del grupo o la aplicación de determinadas operaciones sobre éste. Se puede crear un índice de referencias marcadas, resaltadas, no marcadas o de todo el conjunto de referencias de la lista. Para crear un nuevo índice de referencias:

1. Marcar o resaltar las referencias deseadas. 2. Seleccionar “References → Reference Index” (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren añadir al índice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a crear (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas) 5. Presionar el botón New, introducir un nombre para el índice y presionar el botón Add para incluir las referencias seleccionadas en el índice creado.

Para añadir referencias a un índice ya existente:

1. Marcar o resaltar las referencias deseadas. 2. Seleccionar “References → Reference Index” (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren añadir al índice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a añadir al índice anteriormente creado (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 5. Seleccionar entre los índices existentes el que nos interese y presionar el botón Add.

Para recuperar las referencias de un índice:

1. Seleccionar “References → Search Reference” (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 2. Buscar en el desplegable Fields el campo Reference Index, situarse en la columna Parameter y presionar el botón Browse (5º por la izquierda) o F3. Finalmente, hacer doble clic sobre el nombre del índice correspondiente para insertarlo e iniciar una búsqueda (botón de los prismáticos o F12). Las referencias encontradas se listan en la pestaña Retrieved.

22

Para borrar un índice:

1. Seleccionar “References → Reference Index” 3. Seleccionar el índice de la lista que se quiere eliminar y presionar el botón Delete.

4.4. Referencias Duplicadas: ¿cómo se buscan, borran y combinan? 4.4.1. Búsqueda de Referencias Duplicadas Cuando se importan referencias de varias fuentes es muy fácil insertar referencias duplicadas en la b/d. Hay dos aspectos principales a tener en cuenta antes de realizar una búsqueda de duplicados:

1. En qué base de datos o bases de datos se desea realizar la búsqueda. 2. Qué campos deben compararse entre registros.

La definición de estas opciones puede realizarse seleccionando “Tools → Options → Duplicate search”. Las formas de buscar duplicados son:

4.4.1.1. Búsqueda automática de duplicados en la ENTRADA DE DATOS. Se pueden buscar automáticamente referencias duplicadas cada vez que se guardan (sean nuevas o modificadas). Para establecer la búsqueda automática:

1. Seleccionar “Tools → Options → Reference edit”. 2. En la sección Automatic Settins, verificar la opción Check for Duplicate References. 3. Decidir si se desea aplicar esas opciones sólo a la b/d seleccionada o a todas las bases de datos abiertas.

A partir de entonces, cada vez que se edite y se salve una referencia el programa avisará si existe un posible duplicado.

23

4.4.1.2. Detección de duplicados en el PROCESO DE IMPORTACIÓN.

1. Seleccionar “Tools → Options → Import”. 2. En la sección Duplicate Reference seleccionaremos alguna de éstas posibilidades:

- Import: se importan todas las referencias a la pestaña Imported. Requiere una revisión manual de duplicados. - Do not import: las referencias identificadas como duplicadas no se importan en la pestaña Imported. - Put in duplicate database: los posibles duplicados se importan a una nueva b/d denominada ImportDup y no aparecen en la pestaña Imported.

4.4.1.3. Búsqueda de duplicados en una referencia individual Se puede comparar una referencia con todas las referencias de una o varias b/d.

1. Abrir la b/d en la que se desea buscar los duplicados. 2. Localizar y resaltar la referencia a comparar. 3. Seleccionar “References → Check for Duplicates”. 4. Si se encuentran duplicados nos preguntará si desea visualizar los resultados. Si la respuesta es afirmativa:

- si encontró sólo un duplicado, se mostrará en una ventana de contenido para su edición. - si encuentra múltiples duplicados, se mostrarán todos en una lista de referencias en la pestaña Duplicates (que al igual que Imported, Retrieved y Search, son pestañas temporales).

Si se ha realizado una búsqueda en varias b/d, las referencias duplicadas pueden estar en b/d distintas. Haciendo clic sobre cualquier referencia, el nombre de la b/d a la que pertenece se muestra en la barra de título. Para comparar las referencias duplicadas en la pantalla, resaltar el conjunto de referencias duplicadas en la lista y seleccionar “References → Open and Tile” para abrir y visualizarlas conjuntamente.

24

4.4.1.4. Búsqueda de todos los posibles duplicados (en una o varias b/d).

1. Abrir la base o bases de datos que se pretenden analizar. 2. Seleccionar “Tools → Batch Operations → Duplicate search”. 3. En la sección Reference List to Compare, localizar en el desplegable la base o bases de datos en la que se pretende realizar la comparación. 4. Para buscar todas las referencias duplicadas encontradas en la base o bases de datos seleccionadas, dejar la configuración por defecto en la sección Reference Range. Para limitar la búsqueda a un rango de referencias indicar sus ID. 5. Si queremos cambiar o verificar las opciones de búsqueda de duplicados haremos clic en Options (Se mostrarán las mismas opciones que cuando seleccionamos “Tools → Options → Duplicate search”). 6. Para iniciar la búsqueda presionar el botón Search. La búsqueda se puede interrumpir con el botón Cancel. Completado el proceso de búsqueda los resultados se visualizan en la pestaña Duplicates.

4.4.2. Borrado de Referencias Duplicadas. Una vez marcadas las referencias a suprimir, seleccionar “References → Delete” (o situado el cursor en la Lista de Referencias, botón derecho del ratón y opción Delete; o, con la tecla SUPR.). Pedirá la correspondiente confirmación del borrado, indicando que sí para terminar con el proceso. Es muy importante recordar que en la lista de referencias duplicadas se muestra también la original.

4.4.3. Combinación de Referencias Duplicadas. Puede ocurrir que se encuentren dos referencias duplicadas que contengan distinta información e interese unirlas en una sola referencia para copiar los campos que difieren de una referencia a la otra. Los pasos a seguir son:

1. Determinar qué referencia se quiere conservar y los campos que se pretenden copiar de la referencia que se va a eliminar. 2. Resaltar la referencia duplicada cuyos campos se van a copiar. 3. Seleccionar “Edit → Copy” (o CTRL+C) 4. Resaltar la referencia duplicada que se quiere conservar. 5. Seleccionar “Edit → Paste Special” (o CTRL.+V).

25

6. Elegir la casilla de los campos que se pretenden copiar de la primera a la segunda referencia y presionar el botón Paste. 7. Finalmente, eliminar la referencia a descartar con la opción “References → Delete” (o tecla SUPR.).

4.5. Comandos de Edición Global Son comandos u órdenes que permiten actuar de forma general en toda la b/d o bases de datos, teniendo en cuenta que la b/d debe haber sido abierta con derechos Read-Write Exclusive. Permitirán:

- buscar y reemplazar texto en múltiples referencias. - copiar campos entre referencias. - mover información de un campo a otro en múltiples referencias.

4.5.1. Buscar y reemplazar texto en múltiples referencias. Antes que nada, es recomendable tener en cuenta dos cuestiones:

1. Los resultados de buscar y reemplazar no se pueden deshacer por lo que es recomendable realizar una copia de seguridad antes de aplicar los cambios. 2. El texto se puede reemplazar en:

- una o varias bases de datos. - en las listas de referencias de las pestañas Retrieved, Imported y Duplicates.

4.5.1.1. Buscar y reemplazar texto en los campos no indexados.

1. Seleccionar la lista apropiada de referencias en la que realizar la búsqueda. 2. Seleccionar “Edit → Find and Replace”. 3. En el primer cuadro introducir el texto a localizar y en el segundo el texto por el que se va a sustituir. 4. En el desplegable Reference List seleccionar la lista de referencias en la que se pretende efectuar el reemplazo. 5. En el cuadro Non Indexed Fields to Search, deben seleccionarse los campos en los que se realizará la búsqueda. 6. En el cuadro Replace in habrá que elegir si queremos actuar sobre las referencias marcadas, resaltadas, no marcadas o todas. 7. Al aceptar, visualizaremos una ventana de solicitud de confirmación. Si estamos de acuerdo, clic en el botón Replace.

26

4.5.1.2. Buscar y reemplazar texto en los campos indexados 9.

1. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 2. Seleccionar el término (por ejemplo, una palabra clave) a modificar. Este proceso permitirá que automáticamente se actualicen todas las referencias que contengan este término. 3. Resaltarlo y seleccionar Global Edit (segundo botón empezando por la izquierda, junto al de los prismáticos o pulsando con el botón derecho del ratón). 4. En el campo Source viene el nombre actual del término que queremos reemplazar. 5. En el campo Destination se introduce el nuevo nombre del término. 6. Clic en el botón Replace si estamos de acuerdo.

4.5.2. Copiar campos entre referencias. Para copiar el texto de un campo de una referencia al mismo campo de un grupo de referencias deberemos actuar:

1. Determinar en qué referencias se va a incluir el texto. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las marcaremos. 2. En un registro, resaltar el texto a copiar o copiar el campo completo. 3. Seleccionar “Edit → Copy Field”. En la sección Copy Field Data aparecerá el texto que se resaltó o el contenido del campo seleccionado. 4. Seleccionar las referencias destino en la sección References options (resaltadas, marcadas, no marcadas, todas).

4.5.3. Mover información de un campo a otro en múltiples referencias. Para mover los contenidos completos de un campo a otro en un grupo de referencias:

1. Determinar las referencias que se van a modificar. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las resaltaremos o marcaremos. 2. Seleccionar “Edit → Move Field”. 3. En la sección Move field data, seleccionar los campos origen y destino. Tener en cuenta que sólo se puede mover información

9 Los campos indexados son Keywords (palabras claves), Periodicals (título de la revistas) y Authors (autores)

27

entre campos con características similares. Cuando se elige el campo origen, el programa te presentará en el apartado de campo destino el listado de los campos que se pueden elegir. 4. Seleccionar la lista de referencias que contiene los registros a modificar (en la sección Reference list). 5. Determinar el conjunto de referencias en las que se va a mover el texto. Hacerlo en la sección Reference options, eligiendo entre resaltadas, marcadas, no marcadas o todas. 6. Seleccionar la sobreescritura del texto (Overwrite existing data) o la adición al final del campo (Append to existing data). 7. Para finalizar el proceso hacer clic en el botón Move.

4.6. Ordenación de la Base de Datos Cuando se quieran realizar operaciones globales sobre varias bases de datos se requiere que todas tengan el mismo criterio de ordenación aplicado. Hay dos posibilidades: 1. En la pestaña Retrieved 10 el orden por defecto se establece en “Tools → Options → Retrieval”, seleccionando el desplegable de los campos que se pretenden emplear para ordenar la b/d. No es necesario especificar los tres campos disponibles, ya que se puede indicar la opción None. También se podrá especificar junto a cada desplegable el orden ascendente o descendente. Para cambiar temporalmente el criterio de ordenación, puede hacerse un clic sobre la cabecera de la columna correspondiente en la lista de registros. Haciendo dos clics se invierte el orden ascendente o descendente. 2. Para poder cambiar el criterio de ordenación de una b/d existente, en primer lugar hay que tener en cuenta que debe abrirse con derechos Read-Write Exclusive. El proceso sería el siguiente:

1. Seleccionar “Tools → Change Database Sort Order”. 2. En la sección Database to Change elegiremos el nombre de la b/d a ordenar. Si se desea establecer un criterio para todas las b/d que se creen a continuación seleccionar Default settins for new databases. 3. En la sección Default Reference Sort, seleccionaremos los campos y el orden ascendente o descendente. 4. En la sección Text Sort, seleccionaremos una de las opciones existentes para ordenar el texto que contiene cada campo. Se recomienda elegir la que viene por defecto (Character Set Sort). 5. Presionar botón Sort.

10 Recordar que la pestaña Retrieved es aquella en la que se listan las referencias resultantes de una búsqueda.

28

4.7. Copiar referencias entre Bases de Datos Antes de unir dos b/d es recomendable realizar una copia de seguridad de cada una de ellas. Hay dos formas de unir dos b/d.: 1. Arrastrando las referencias de una a otra. Basta con resaltar las referencias y arrastrarlas sin soltar el botón izquierdo del ratón de una base de datos a la pestaña que contiene el nombre de la otra b/d. Este proceso elimina las referencias de la b/d origen. 2. Copiando las referencias de una a otra.

1. Seleccionar “References → Copy Between Databases” o situado con el cursor en la lista de referencias, botón derecho del ratón, opción Copy Betwen Databases). 2. Indicaremos en la sección Source Reference List las referencias que se quieren copiar (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 3. De los desplegables correspondientes elegiremos las b/d de origen y destino. 4. Presionar botón Copy.

29

5. PERSONALIZACIÓN DE DIFERENTES ASPECTOS DENTRO DE NUESTRA BASE DE DATOS. 5.1. Personalizar los campos que aparecerán en la Lista de Referencias (qué campos, en qué posición, etc.). Los campos que se muestran en la lista de referencia11 pueden personalizarse con “Tools → Reference List Display” (o botón derecho del ratón, Reference List Display).

En la ventana que aparece puede seleccionarse:

- El número de columnas a mostrar (Number of Columns). - La primera fila de la ventana, Field Order, permite establecer el orden en que aparece cada columna. - La segunda fila, Header, puede modificarse escribiendo directamente el texto que queramos mostrar. Este texto será el que identificará cada una de las columnas. - El tipo de campo (de los 37 que hay) asociado a cada columna se seleccionará del desplegable que aparece al pinchar en Field Type. - También se puede cambiar la posición de las columnas, para ello, en primer lugar se marca la columna que se quiere mover y posteriormente se arrastra con el ratón a la posición deseada.

En el desplegable Current List se indicará dónde se han de aplicar los cambios realizados en la ventana Reference List Display, si en todas las bases de datos o sólo en alguna en concreto.

11 Recordemos que la Lista de Referencia es el panel inferior que aparece en la ventana de visualización de referencias, explicado en el apartado 3.1.

30

5.2. Personalizar una B/D (información sobre tipos de referencias y sobre campos) La b/d de Reference Manager puede contener referencias de una gran variedad de fuentes como libros, artículos de revistas, artículos de periódicos, etc. Cada una de estas fuentes reciben el nombre de Tipos de Referencia. Reference Manager proporciona 35 tipos distintos y cada uno de ellos contiene hasta 37 campos. Todos los tipos de referencia pueden modificarse salvo el Generic (que engloba todos los tipos e referencia). Además, hay que tener en cuenta que se almacena una tabla de tipos de referencia para cada b/d. Los cambios realizados en una tabla sólo afectan a la b/d para la que está creada. La definición de los tipos de referencia puede copiarse entre b/d. El tipo de referencia seleccionado especifica qué campos aparecen y en qué orden en la ventana de edición de referencias. Para poder acceder a la Tabla de Tipos de Referencia y cambiar lo que creamos necesario hay que actuar de la siguiente forma: 1. Abrir la b/d con derechos Read – Write Exclusive. 2. Visualizar los números asociados a cada campo para distinguir los campos cuando se modifiquen los nombres asociados. Para ello, emplear la opción “View → Field Numbers”. 3. Seleccionamos “Tools → Field and Type Edit” para visualizar la tabla.

31

El tipo de referencia se selecciona en el desplegable de la parte superior de la ventana (Field Label for Type). La lista de los tipos de referencia disponibles en la b/d en la que estemos se muestra en la parte izquierda de la ventana (Reference Type Edit). 4. Una vez aquí, podemos:

- añadir un campo: en la sección Field Label Edit, marcar la casilla que aparece en la columna I (Include). Si se quiere que el campo sea obligatorio, marcar también la casilla de la columna M (Mandatory). Aceptar para guardar. - ocultar un campo: en la sección Field Label Edit, eliminar la selección de la casilla correspondiente a la columna I (Include). Los campos Reference Type y Reference ID siempre se incluyen y son obligatorios aunque se deshabiliten las casillas. Aceptar para terminar el proceso. Los campos suprimidos no aparecen en ninguna referencia que emplee este tipo. Si existe información en el campo eliminado, sigue apareciendo en la referencia, pero el campo se visualiza con su nombre genérico. - renombrar un campo: el nuevo nombre se puede escribir en la columna Current Labels. Si después de cambiado el nombre se clickea en el botón Update Field For All Types, realizará la modificación del nombre de dicho campo en todos los Tipos de Referencia. - reordenar los campos: para cambiar el orden de un campo, habrá que seleccionarlo pinchando sobre él (aparece el icono de una flecha) y arrastrarlo a la posición deseada (para resaltar la posición aparece una línea horizontal en color rojo). Los cambios en la ordenación de los campos únicamente se pueden establecer tipo a tipo. - ocultar tipos de referencia: los tipos de referencia que no se usen pueden ocultarse para acortar la lista y facilitar y estandarizar la entrada de datos. Para ello basta con deseleccionar las casillas de los tipos que se pretendan ocultar en la sección Reference Type Edit. Cuando se elimina un tipo de referencia, sólo deja de estar disponible en la lista de selección para entrada de datos y para búsqueda, pero no desaparece de la base de datos. - renombrar un tipo de referencia: se resalta el nombre de la columna Reference Types y se reemplaza por el nombre

32

deseado. Cuando se renombra un tipo de referencia, todas las referencias que empleaban el tipo antiguo lo reemplazarán por el nuevo.

Por último, hay que tener en cuenta que las opciones de los tipos de referencias se almacenan para cada b/d y que pueden:

- emplearse los cambios realizados en la tabla como las opciones por defecto para todas las nuevas b/d.: con “Tools → Field and Type Edit” y pinchando en el botón Set Default. - que se recarguen las opciones por defecto: con “Tools → Field and Type Edit” y pinchando el botón Get Default. (Tener en cuenta que estas opciones pueden ser las definidas por el usuario, si anteriormente se utilizó el Set Default, o las definidas por defecto en Reference Manager). - copiarse las definiciones de una b/d a otra: con “Tools → Field and Type Edit” y pinchando el botón Copy. De esta forma se copian los tipos de referencia y los campos.

5.3. Personalizar la lista de campos y su ordenación en la columna Field, en la Ventana de Búsqueda de Referencias (Search) Recordemos que cuando queramos realizar una búsqueda debemos acceder con “References → Search reference” a la ventana de búsqueda de referencias (Search) 12, en la que aparecen 3 columnas: Conector (donde podemos utilizar los operadores lógicos), Field (donde elegiremos el campo en el que queremos realizar la búsqueda) y Parameter (donde introduciremos el texto que queremos buscar). Por defecto, en la columna Fields se muestran todos los campos de Reference Manager. Esta lista se puede personalizar:

- limitando el número de campos listados. - renombrando los campos genéricos (por ejemplo ponerlos en castellano). - determinando el orden de los campos. - asignando teclas de acceso rápido a los campos.

Para ello, seleccionar “Tools → Options” y luego en la pestaña Retrieval, de la sección “Field Search List” elegir el botón Customize. 12 Cómo realizar búsquedas de referencias se explica en al apartado 4.1.3.

33

Subir y bajar

Añadir

Eliminar

De la figura resultante, en la columna Generic label, aparecerán los campos genéricos que existen en Reference Manager y que no se pueden cambiar. En la columna de al lado, Custom Label, es donde podremos:

- limitar el número de campos listados. Para quitar campos utilizar el segundo botón que aparece, empezando por la izquierda, encima de las columnas. Para añadir algún campo, utilizar el primer botón.

- renombrarlos.

- reordenarlos, utilizando los botones de las flechasque aparecen encima de las columnas

En la columna Shortout se podrá asignar una tecla para acceder al campo.

34

6. LAS LISTAS DE TÉRMINOS. 6.1. ¿Qué son? Son listas que permiten almacenar palabras clave, nombres de autor y nombres de revista. Existe una lista vinculada a cada campo correspondiente: las palabras clave al campo Keywords, los nombres de autor al campo Authors y los nombres de revistas al campo Periodicals. Estas listas se gestionan de forma automática. Cuando se crea una nueva b/d, las listas de términos están vacías. Conforme se introducen las referencias, se van añadiendo automáticamente los nuevos términos.

6.2. ¿Para qué sirven? Se utilizan para:

- introducir consistentemente las referencias en la b/d. Cuando se comienza a introducir un término en una nueva referencia, Reference Manager intenta completar el texo sugiriendo la palabra más cercana de la lista de términos correspondiente. Si se introduce un nuevo término, que no está presente en alguna de las listas actuales, se resalta en color azul. Al cerrar y guardar la referencia el término se añade automáticamente a la lista correspondiente. - realizar búsquedas más rápidas sobre un campo indexado.13 Se puede buscar en una lista de términos para introducir el texto exactamente tal y como aparece en la b/d.

13 Explicado con detalle en el apartado 4.1.2.

35

6.3. ¿Qué se puede hacer con ellas? Es absolutamente necesario abrir la b/d con derechos Read – Write Exclusive para poder “trabajar” con la Lista de Términos. Los botones de la barra de herramientas de Term Manager son los que aparecen en la figura adjunta y se irán utilizando para una serie de utilidades que veremos posteriormente.

Global Edit

Save Synonyms

Cancel Synonym Editing

Add Term

Combine

Quick Retrieval

6.3.1. Añadir manualmente términos a las listas.

1. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 2. Seleccionar la pestaña de la lista que se desea editar: Keywords, Authors o Periodicals. 3. Clic con botón derecho del ratón y, en el menú emergente, opción Add Term (o de la barra de herramientas de Term Manager, el 4.º botón por la izquierda) . Se resaltará una línea en blanco al final de la lista actual. 4. En la columna Synonims, introducir el nuevo término. Para nombres de revistas, introducir el término en la fila Full. 5. Introducir los sinónimos convenientes bajo el término primario. Para palabras clave y nombres de autor, cualquier sinónimo listado aparecerá en la lista de términos vinculado al resto de sinónimos. Para nombres de revista, hay que tener especial cuidado con la introducción de las abreviaturas.

36

6. Botón Save Synonyms (el que representa un disquete, o botón derecho del ratón Save Synonyms, o CTRL.+S) para finalizar el proceso. Si el término ya estuviera en la lista, Reference Manager preguntará si se desea eliminar el término existente.

6.3.2. Copia de listas de nombres de revistas.

Reference Manager dispone de listados que incluyen los nombres de las principales revistas de Humanidades, Medicina y Química y sus correspondientes abreviaturas. Los nuevos nombres que se añadan a las listas no reemplazarán a los existentes en la b/d. El procedimiento para copiarlas es:

1. Abrir la b/d que recibirá la lista. 2. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 3. Seleccionar pestaña Periodicals. 4 En la barra de herramientas de la ventana principal de Term Manager seleccionar “Tools→Term Manager→ Copy Periodicals”. 5. En el cuadro Copy From, seleccionar: Database, para localizar y seleccionar la b/d de la que se va a copiar la lista, o, Chemical, Medical o Humanities, para seleccionar las listas proporcionadas por Reference Manager. 6. Aceptar.

6.3.3. Modificación y Eliminación de términos de la lista. Cuando se modifica o elimina un término de la lista, se modificarán o eliminarán también de las referencias. Por ello, se recomienda realizar una copia de seguridad de la b/d antes de editar las listas de términos. Para modificar:

1. Seleccionar la pestaña pertinente y resaltar el término a modificar. 2. Clic botón derecho del ratón y, en el menú emergente, Global Edit (o de la barra de herramientas de Term Manager el segundo botón por la izquierda). El término resaltado, aparecerá en el cuadro Source. El término editado se ha de introducir en Destination. 3. Presionar el botón Replace para finalizar el proceso.

37

Para borrar:

1. Seleccionar la pestaña pertinente y resaltar el término a modificar. 2. Clic botón derecho del ratón y, en el menú emergente, Global Edit. 3. Botón Delete.

6.3.4. Adición de sinónimos a los términos existentes. Para añadir sinónimos a un término existente:

1. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 2. Seleccionar la pestaña de la lista que se desea modificar. 3. Resaltar el término que se pretende modificar. Si existiera algún sinónimo aparecería en la lista Synonyms. 4. Escribir en la siguiente línea de la columna Synonyms el nuevo sinónimo. Si se va a introducir un sinónimo para un nombre de revista, introducirlo en la fila correspondiente a las abreviaturas. 5. Botón Save Synonyms para finalizar el proceso.

6.3.5. Referencias cruzadas de palabras clave o nombres de autor. Es posible combinar dos términos que representan la misma expresión, pero que emplean palabras distintas o se escriben de forma diferente. Cuando se combinan dos términos con referencias cruzadas, ambos aparecen en la lista de términos y cada uno de ellos lista al otro en la lista de sinónimos. Este procedimiento no puede utilizarse en la lista de revistas. Para combinar términos y crear referencias cruzadas entre ellos:

1. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 2. Seleccionar la pestaña Keywors o Authors. 3. Resaltar los términos a combinar. 4. Presionar el botón Combine terms de la barra de herramientas. (tercero empezando por la izquierda)

Cada término resaltado y sus correspondientes sinónimos se añaden a los otros términos de la lista y se guardan. Se pueden cruzar términos manualmente añadiendo los sinónimos a un término directamente.

38

Cuando se elimina un sinónimo de un término de palabra clave o nombre de autor, se elimina el sinónimo para ese término, pero permanece en la lista como término primario. Para suprimir los términos que no se han utilizado, seleccionar la opción del menú “Tools → Term Manager → Purge”. Es posible también suprimir un término de una lista y borrar junto con él los sinónimos asociados en cada referencia en que se encuentren. Para ello, resaltar un término de cualquier pestaña y seleccionar “Tools → Term Manager → Global Edit”. A continuación, dejando vacío Destination, presionar el botón Delete. 6.3.6. Imprimir la Lista de Términos.

1. Seleccionar “Tools → Term Manager → Activate”. 2. Seleccionar la pestaña que contiene la lista a imprimir. 3. Seleccionar la opción “File → Print”. Mostrará el cuadro de diálogo Print Term List. 4. Seleccionar la fuente, los términos a imprimir y habilitar la opción Include Reference Count si queremos imprimir el número de referencias que contiene cada término. 5. Finalmente, imprimir:

- Print, a la impresora. - Print to File, a un archivo. - Print Setup, para cambiar las propiedades de impresión. Por defecto siempre imprime la lista en orden alfabético.

39

7. ELABORACIÓN DE CITAS Y BIBLIOGRAFÍAS EN WORD. Reference Manager dispone de una herramienta que permite citar, desde Microsoft Word, referencias de un modo rápido y sencillo y crear un documento con las citas formateadas y su correspondiente bibliografía. Esta herramienta es Cite While You Write. Cuando se instala el Reference Manager, en Microsoft Word aparece una barra de herramientas, con una serie de comandos, que son los que nos permitirán insertar citas y elaborar bibliografías en los documentos de Word a partir de las referencias de las b/d personales creadas en Reference Manager. A las opciones de la barra de herramientas también se puede acceder mediante la opción: “Herramientas → Reference manager 11” de Microsoft Word. Tener en cuenta que sólo se puede abrir un documento de texto mientras se estén insertando citas y formateando documentos. Una librería compartida permite dar formato a las referencias en el documento de Word incluso cuando la b/d de Reference Manager no esté disponible.

Insert Citation

Go to Reference Manager

Insert Marked Reference(s)

Instant Formating

Generate Bibliography

Edit

Removed Field Codes

Export Travelling Library

Cite While You Write

Insert Note

Revert to Original Text

Edit Database Reference(s)

40

7.1. Comandos de Cite While You Write presentes en la barra de herramientas. De izquierda a derecha son:

- Insert Citation: visualiza un cuadro de diálogo que permite buscar referencias de Reference Manager, seleccionarlas e insertarlas en forma de cita en un documento Word.

- Go to Reference Manager: muestra la aplicación Reference Manager o la inicia si estaba cerrada.

- Insert Marked Reference(s): inserta directamente en Word las referencias marcadas en la b/d abierta en Reference Manager. Se pueden insertar hasta 50 citas consecutivas.

- Instant Formating: permite escanear el documento en busca de citas y comprobar si en las citas existentes se ha realizado algún cambio. Por defecto, esta opción está habilitada, formateando automáticamente las citas conforme se trabaja.

- Generate Bibliography: reemplaza las citas temporales del documento por citas formateadas en función del estilo de salida seleccionado y construye una bibliografía al final del documento.

- Edit Citation(s): muestra un cuadro de diálogo donde pueden editarse una o varias citas. Se puede omitir, por ejemplo el nombre de un autor, añadir un prefijo o sufijo al texto, números de páginas, etc.

- Edit Database Reference(s): edita las referencias de Reference Manager desde el documento de Word.

- Revert to Original Text: elimina el formato de una cita antes de editarla o elimina el formato de todo el documento. Elimina el estilo de las citas seleccionadas y deja las citas temporales con el apellido del autor, el año y el identificador de referencia delimitados.

- Remove Field Codes: guarda una copia del documento en el que desaparecen los códigos de campo, de tal forma que las citas y la bibliografía se guardan como texto.

- Export Travelling Library: crea una b/d en Reference Manager con las referencias usadas en el documento.

- Cite While You Write Preferences: cambia las opciones generales disponibles en Word.

- Help: visualiza la ayuda específica para Cite While You Write.

41

Cite While You Write añade códigos de campo a las citas en Word. Estos códigos, que están ocultos, permitirán al programa dar y quitar formato al texto y reformatear las citas dentro de Word. Los códigos de campo no deben modificarse nunca. 7.2. CITAR FUENTES MIENTRAS SE ESCRIBE. 7.2.1. ¿Cómo pueden aparecer las citas? De 2 formas:

1. En formato temporal. Una cita temporal aparece después de:

- insertar una cita mediante Insert Citation o Insert Marked Reference. - recuperar el formato original mediante Revert to Original Text. - introducir las citas manualmente.

Contienen información para localizar una única referencia de Reference Manager relacionada con la b/d actual. Reference Manager emplea esas citas temporales para determinar qué referencias se han de incluir en la bibliografía. La cita temporal típica consta de apellido del primer autor, el año y un identificador de referencia entre delimitadores. Por ejemplo: {Barlow, 1990 111/id} 2. Formateadas. Las citas formateadas incluyen códigos de campo ocultos para poder generar la bibliografía, para añadir más citas o para darles un formato con un estilo diferente. El comando Generate Bibliography emplea un estilo de salida para convertir todas las citas temporales en citas formateadas. Las citas formateadas en un estilo autor/año tienen el siguiente aspecto: (Barlow, 1990; Doyle, 1999). La misma cita formateada en estilo numerado tiene el aspecto: [1, 2]

42

7.2.2. ¿Cómo se insertan citas en un texto de Word? Hay varias posibilidades:

1. Insertar Citas de referencias buscadas. Habría que seguir los siguientes pasos:

1. Se supone que estamos en Word con el cursor posicionado en el lugar donde se desea incluir la cita. 2. Seleccionamos el botón Insert Citation (de la barra de herramientas de Reference Manager, el primero por la izquierda). Nos pedirá que abramos la b/d de donde queremos insertar la cita. Una vez abierta, deberemos introducir el texto que queremos buscar en la referencia e iniciaremos la búsqueda con el botón Perform Search. Nos listará las referencias resultantes. 3. Para insertar las citas deseadas en el documento, se resaltan y se presiona el botón Insert.

2. Insertar Citas de referencias marcadas. Los pasos a seguir serían:

1. Nos posicionamos con el cursor en el lugar y en el documento de Word donde deseemos insertar la cita. 2. Botón Go to Reference Manager (de la barra de herramientas de Reference Manager, el segundo por la izquierda). Al hacer esto se iniciará Reference Manager y nos pedirá que abramos las b/d que necesitemos (si ya tuviéramos abierta la b/d con anterioridad lo que ocurrirá es que nos mostrará la b/d). 3. En Reference Manager hacer las búsquedas necesarias y marcar las referencias deseadas en la b/d. 4. Para insertar como citas las referencias marcadas hay varias posibilidades:

- desde Reference Manager: seleccionar “Tools → Cite While You Write→ Insert Marked Reference(s)” o con Alt-2 o haciendo clic en el botón derecho del ratón y eligiendo Insert Marked Reference(s) o con el botón Insert Marked References). - desde Word, utilizando el botón Insert Marked Referentes (3º por la izquierda).

Debido a que es posible tener hasta 15 b/d abiertas en Reference Manager, se insertan sólo las referencias marcadas en la b/d activa.

43

Como se puede observar, utilizando cualquiera de las posibilidades analizadas hasta ahora, se puede insertar una única cita (ej.: (Córdoba González) ) o bien múltiples referencias en una cita in-text (ej.: (Gazpio and Alvarez;Gómez Hernández and Benito Morales;Hernández Salazar)). Cuando se dé el caso de una cita múltiple, ésta se organizará según los requerimientos del estilo de salida que se haya establecido. Se pueden insertar hasta 50 citas in-text consecutivas. A continuación vamos a ver unos ejemplos de cómo aparecen las citas múltiples según el estilo de salida elegido:

- Estilo de salida: Abdominal Imaging

(...) en el proyecto. [1-5] - Estilo de salida: American Journal of Political Science

(…) en el proyecto. (Fukao, Ito, and Kwon 2005;Nilsson, Petersen, and Wanhill 2005;Persson 2005;Ramsey et al. 2005;Soriano 2005)

- Estilo de salida: Zoologica Scripta

(…) en el proyecto. (Ramsey et al. 2005; Nilsson et al. 2005; Soriano 2005; Fukao et al. 2005; Persson 2005)

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology

(…) en el proyecto. 1-5

- Estilo de salida: Vancouver

(…) en el proyecto. (1-5)

- Estilo de salida: UMI-Information Store

(…) en el proyecto. [1-5]

44

3. Referencias citadas en notas al pie de página.

Es posible citar referencias en notas al pie previamente creadas del mismo modo que en el cuerpo del texto del documento. Los pasos a seguir son:

1. Emplear los comandos apropiados en Word para crear una nota al pie. 2. Posicionar el cursor en la nota al pie en el lugar en el que se desee insertar la cita. 3. Para Insertar la cita puede utilizarse cualquiera de las formas anteriormente explicadas 14, es decir:

- para insertar citas de referencias buscadas, mediante el botón Insert Citation. - para insertar citas de referencias marcadas, mediante el botón Insert Marked Reference(s)).

7.2.3. Modificar, mover o copiar, eliminar y revertir citas existentes. 1. Modificación de las citas.

Las citas introducidas en un documento de texto pueden cambiarse en cualquier momento. Las modificaciones pueden realizarse mediante las opciones que permite el comando Edit Citation(s).

Habría que actuar de la siguiente forma:

1. Estando en Word, hacer clic en la cita formateada. 2. Seleccionar el comando Edit Citation(s) (sexto por la izquierda de la barra de herramientas). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna de la izquierda. La línea inferior muestra el lugar en el que aparece la cita en el texto. 3. En la sección derecha se podrá proceder, por ejemplo, a la:

- Supresión del nombre del autor o del año de publicación. - Adición de texto precedente o siguiente a una cita. - Adición de número de páginas o rango.

4. Finalizar con aceptar. 5. En el caso de que tuviéramos deshabilitada la opción “Instant Formatting” 15, deberíamos obligatoriamente que confirmar todo el proceso con “Generate Bibliography”, para de ese modo, formatear las citas.

14 Consultar los puntos 1 y 2 del apartado 7.2.2. 15 Explicado en el apartado7.3.1.1.

45

2. Añadir, ordenar y eliminar citas contenidas en una cita “in-text”.

1. Estando en Word, hacer clic en la cita formateada. 2. Seleccionar el comando Edit Citation(s) (sexto por la izquierda de la barra de herramientas). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna de la izquierda. La línea inferior muestra el lugar en el que aparece la cita en el texto. 3. Resaltar una cita y:

- Presionar Insert para insertar una nueva cita dentro del mismo juego de delimitadores. - Cambiar el orden de las citas en una cita múltiple empleando los botones de las flechas. Tener en cuenta que si el estilo de salida seleccionado para dar formato a la bibliografía aplica algún criterio de ordenación, el cambio de orden de las citas dentro de una cita múltiple no tendría efecto.

Para eliminar una cita formateada, aunque es posible resaltarla y eliminarla mediante las teclas de borrado, no se recomienda realizar esta acción ya que mediante este proceso no se eliminan los códigos asociados y el documento podría corromperse. Para eliminar de forma segura una cita formateada:

1. Resaltar la cita a eliminar. 2. Seleccionar el comando Edit Citation(s). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna izquierda de la figura. 3. Resaltar la cita a eliminar de esta lista. 4. Presionar botón Remove. 5. Aceptar para finalizar el proceso.

3. Mover o copiar citas en un documento. Se puede resaltar cualquier texto de un documento que incluya citas y usar los comandos del menú Edición para cortarlas, copiarlas y pegarlas en cualquier otra sección del documento. Sólo puede realizarse sobre citas temporales. Para copiar o mover sólo la cita, resaltar la cita completa (con sus delimitadores correspondientes) y copiarla o cortarla y pegarla en cualquier parte del documento.

46

4. Revertir citas formateadas. Hay una opción para cambiar el formato de una cita por su correspondiente cita temporal y eliminar la bibliografía. Hay que tener en cuenta que las citas temporales requieren que la b/d que contiene las referencias citadas esté abierta. Los pasos a seguir son:

1. Determinar las citas que se pretenden revertir. a. Para una cita particular, resaltar sólo dicha cita. b. Para revertir una cita que es parte de una cita múltiple, resaltar la cita múltiple. Todas las citas que estén dentro de los delimitadores se convertirán en citas temporales. c. Para una sección del documento, resaltar dicha sección. d. Para revertir el documento completo, no realizar ninguna selección o resaltar todo el documento.

2. Seleccionar el botón Revert to Original Text. Tener en cuenta que las citas temporales no reflejan el formato de de salida. Cuando se emplea este comando, la opción Instant Formatting se deshabilita. 7.3. ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS. La generación de una bibliografía tiene dos funciones principales:

1. Formatear cada referencia del texto en función de un determinado estilo de salida. 2. Añadir una bibliografía completa al documento.

7.3.1. Generación de Bibliografías en base a las Citas encontradas en el documento. Cuando se finaliza la escritura de un documento en Word y se han insertado todas las citas correspondientes en el texto, Reference Manager puede generar una bibliografía y formatear el documento. Existen 2 métodos para hacerlo: 7.3.1.1. Generación Automática (Instant Formatting) Con el comando Instant Formatting, el cuarto botón empezando por la izquierda de la barra de herramientas Cite While You Write, se habilita o deshabilita esta opción. Es una opción que está habilitada por defecto cuando se inicia por primera vez Cite While You Write y su funcionamiento es muy sencillo: a medida que se insertan las citas en el documento se va

47

generando al final del documento la bibliografía correspondiente. El programa empleará el estilo de salida que en ese momento esté seleccionado para dar formato a las citas y actualizar la bibliografía automáticamente al añadir o modificar las citas. Si se deseara cambiar el estilo de salida, utilizaríamos la opción Generate Bibliography. Cuando este comando está habilitado, pueden seleccionarse las siguientes acciones:

1. Escanear las citas temporales: busca y formatea todas las citas, incluidas las insertadas manualmente. 2. Buscar cambios en las citas: realiza un escanéo para buscar posibles cambios en las citas introducidas previamente.

7.3.1.2. Generación Manual (Generate Bibliography) El comando Generate Bibliography, quinto botón por la izquierda de la barra de herramientas Cite While You Write, permite modificar el estilo de salida y las opciones de visualización antes de dar formato al documento. Una vez se tienen todas la citas introducidas en un documento es posible formatearlo, aunque también puede reformatearse conforme se vayan añadiendo más citas o modificando las existentes al cambiar el estilo o las propiedades de visualización de la bibliografía. La primera vez que se formatea una cita, la b/d correspondiente debe estar abierta en Reference Manager. A partir de entonces puede emplearse la librería Travelling Library 16 para recopilar la información sin necesidad de que Reference Manager esté abierto.

Para dar formato a las citas y generar una bibliografía:

1. Seleccionar el comando Generate Bibliography. 2. En la pestaña Bibliography, cambiar o verificar las siguientes opciones:

16 Cada cita formateada en el documento de Word se guarda con los códigos de campo asociados a los datos de la referencia en el documento, que contiene una librería con las referencias citadas. Esta librería recibe el nombre de Travelling Library. La primera vez que una cita se formatea, Reference Manager busca en la b/d abierta las referencias. Cuando posteriormente se reformatea el doeumento, si la b/d no está abierta, Reference Manager emplea la Travelling Library para buscar la información asociada a las referencias.

48

a. Output Style: permite seleccionar el correspondiente estilo de salida. b. Font and Size: permite seleccionar la fuente y el tamaño empleado para visualizar la bibliografía. c. Bibliography title: puede escribirse el título de la bibliografía. d. Bibliography order and In-text citation order: permite cambiar directamente en el documento el estilo de la bibliografía y el orden de las citas. e. Number bibliography, starting with: permite introducir un número de referencia si se pretende numerar la bibliografía. f. First line indent y Haging indent: permiten seleccionar la distancia del margen a la primera línea, la sangría, etc. g. Line spacing y Space after: permiten seleccionar el espacio entre líneas de una referencia y el espacio entre líneas que separan dos referencias.

3. En la pestaña Fields, pueden añadirse o eliminarse los campos que se visualizan al imprimir cada referencia. En el proceso de impresión, los campos que se muestran al imprimir la bibliografía dependen del estilo de salida seleccionado. 4. En la pestaña Databases, pueden visualizarse las b/d referenciadas en el documento. 5. Aceptar para finalizar el proceso.

No es necesario verificar cada pestaña cada vez que se formatea el documento. Veamos ahora unos ejemplos de cómo quedaría la bibliografía según el estilo de salida elegido. En primer lugar se indica el estilo de salida elegido, posteriormente la cita y finalmente la bibliografía asociada a las citas. - Estilo de salida: Abdominal Imaging

(...) en el proyecto. [1-5]

Reference List

1. Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies 2005; 19 (2):272-301

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005; 25 (4):579-599

49

3. Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics 2005; 53 (2):175-201

4. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005; 25 (4):525-545

5. Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal 2005; 25 (4):601-613

- Estilo de salida: American Journal of Political Science

(…) en el proyecto. (Fukao, Ito, and Kwon 2005;Nilsson, Petersen, and Wanhill 2005;Persson 2005;Ramsey et al. 2005;Soriano 2005)

Literature Cited

1. Fukao, K., K. Ito, and H. U. Kwon. 2005. "Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms." Journal of the Japanese and International Economies 19:272-301.

2. Nilsson, P. A., T. Petersen, and S. Wanhill. 2005. "Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden." Service Industries Journal 25:579-599.

3. Persson, L. 2005. "The failing firm defense." Journal of Industrial Economics 53:175-201.

4. Ramsey, E., P. Ibbotson, J. Bell, and P. McCole. 2005. "Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence." Service Industries Journal 25:525-545.

5. Soriano, D. R. 2005. "The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels." Service Industries Journal 25:601-613.

50

- Estilo de salida: Zoologica Scripta

(…) en el proyecto. (Ramsey et al. 2005; Nilsson et al. 2005; Soriano 2005; Fukao et al. 2005; Persson 2005)

Reference List

Fukao, K., Ito, K. & Kwon, H. U. (2005). Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies, 19, 272-301.

Nilsson, P. A., Petersen, T. & Wanhill, S. (2005). Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal, 25, 579-599.

Persson, L. (2005). The failing firm defense. Journal of Industrial Economics, 53, 175-201.

Ramsey, E., Ibbotson, P., Bell, J. & McCole, P. (2005). Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal, 25, 525-545.

Soriano, D. R. (2005). The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal, 25, 601-613.

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology

(…) en el proyecto. 1-5

References

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J et al. Internet-based business among knowledge

intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal. 2005;25:525-545.

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal. 2005;25:579-599.

3. Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal. 2005;25:601-613.

4. Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies. 2005;19:272-301.

51

5. Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics. 2005;53:175-201.

- Estilo de salida: Vancouver

(…) en el proyecto. (1-5)

Reference List (1) Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among

knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):525-45.

(2) Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):579-99.

(3) Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):601-13.

(4) Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies 2005 Jun;19(2):272-301.

(5) Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics 2005 Jun;53(2):175-201.

- Estilo de salida: UMI-Information Store

(…) en el proyecto. [1-5]

Reference List

1. SV-

SO- Service Industries Journal TI- Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence AU- Ramsey, E., Ibbotson, P., Bell, J., and McCole, P. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 525-545 SN- 0264-2069

52

2. SV- SO- Service Industries Journal TI- Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden AU- Nilsson, P. A., Petersen, T., and Wanhill, S. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 579-599 SN- 0264-2069

3. SV- SO- Service Industries Journal TI- The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels AU- Soriano, D. R. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 601-613 SN- 0264-2069

4. SV- SO- Journal of the Japanese and International Economies TI- Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms AU- Fukao, K., Ito, K., and Kwon, H. U. PD- 2005 VM- 19 IS- 2 PG- 272-301 SN- 0889-1583

5. SV- SO- Journal of Industrial Economics TI- The failing firm defense AU- Persson, L. PD- 2005 VM- 53 IS- 2 PG- 175-201 SN- 0022-1821

53

7.3.1.3. Creación de una bibliografía a partir de múltiples documentos.

1. Insertar las citas en cada documento para vincularlas a las correspondientes b/d de Reference Manager. 2. Cerrar todos los documentos. 3. Crear un nuevo documento maestro e insertar cada uno de los documentos con las citas insertadas. 4. Generar la bibliografía mediante Generate Bibliography verificando las opciones correspondientes.

Reference Manager creará la bibliografía empleando las citas del documento maestro al final del mismo. 7.3.1.4. Crear una Base de Datos con las citas contenidas en un documento de Word. Para exportar dichas referencias a una b/d:

1. Abrir el documento de Word que contiene las citas. 2. Seleccionar el comando Export Travelling Library (tercer botón por la derecha de la barra de herramientas de Cite While You Write). 3. En el cuadro de diálogo seleccionar:

a. Una b/d de Reference Manager existente. b. Una nueva b/d. Que es la opción recomendada.

Otra posibilidad para copiar referencias desde Word a Reference Manager es:

1. Abrir los dos documentos, el de Word y el de la b/d. 2. Seleccionar en Reference manager “Tools → Cite While You Write → Import Traveling Library”. Cuando se importa o exporta esta librería, las referencias exportadas se renumeran y no retienen los identificadores de referencia de las originales. Indicar además que la Traveling Library no contiene información de los campos Notes y Abstract.

54

7.3.2. Creación de una Bibliografía Independiente. Una bibliografía independiente es aquella que no lleva un documento asociado y que Reference Manager no genera basándose en las citas encontradas en él. La apariencia de la bibliografía independiente depende íntegramente del estilo de salida seleccionado en Reference Manager. Los estilos de salida determinan qué información se incluye en la bibliografía, cómo se ordena y qué signos de puntuación y estilo de texto se emplean. 7.3.2.1. Arrastrar texto para crear una bibliografía instantánea. Los pasos a seguir son:

1. Abrir la b/d y el documento del procesador de texto. 2. En Reference Manager, seleccionar un estilo de salida: “Tools → Options”, pestaña General, en la sección Copy/Paste Reference Output Style. 3. Resaltar las referencias deseadas en la lista de referencias. 4. Arrastrar las referencias desde la b/d al procesador de texto.

Mediante este procedimiento, se crea una bibliografía formateada y ordenada según las especificaciones del estilo de salida seleccionado. Así, podemos ver a continuación unos ejemplos: - Estilo de salida: American Journal of Opthalmology 1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive

business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005;25:525-545.

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005;25:579-599.

- Estilo de salida: Anestesia and Analgesia 1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive

business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005;25:525-45.

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005;25:579-99.

55

- Estilo de salida: Abdominal Imaging 1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive

business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005; 25 (4):525-545 Reference ID: 1¬f Reprint: Not in File Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined e-business 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future e-business plans was a lack of government support

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005; 25 (4):579-599 Reference ID: 2¬f Reprint: Not in File Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden

56

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J et al. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal. 2005;25:525-545. Ref ID: 1 Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Reprint: Not in File Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined e-business 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future e-business plans was a lack of government support Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal. 2005;25:579-599. Ref ID: 2 Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Reprint: Not in File Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

57

- Estilo de salida: Vancouver (1) Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge

intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):525-45. Ref ID: 1 Reprint: Not in File Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined e-business 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future e-business plans was a lack of government support Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

(2) Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):579-99. Ref ID: 2 Reprint: Not in File Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

58

7.3.2.2. Copiar y pegar referencias. Se pueden emplear los comandos Copiar y Pegar para crear una copia de la bibliografía generada con Reference Manager y pegarla en un documento del procesador de texto. Las referencias se ordenan y formatean en función del estilo de salida seleccionado en Reference Manager.

7.3.2.3. Impresión de Bibliografías. El proceso a seguir es el siguiente:

1. Seleccionar el conjunto de referencias a imprimir. 2. Ordenar la lista de referencias si fuera preciso. 3. Seleccionar un comando de impresión mediante alguno de estos métodos:

a. “File → Print”, para imprimir en la impresora. b. “File → Print preview”, para enviarlo a una pantalla de previsualización. c. “Tools → Bibliography → Generate from Reference List”, para hacerlo en un archivo de texto.

4. Verificar las opciones de impresión. - La pestaña General, permite indicar las referencias a incluir en la bibliografía, el destino de la misma (impresora, pantalla de previsualización o archivo), el estilo de salida asociado para formatear las referencias, la fuente y el tamaño del texto y la selección de campos opcionales. Señalar que aunque se indique en la sección Optional Fields la inclusión de determinados campos adicionales, si el estilo de salida no los lista para la impresión de la bibliografía, no se imprimirán. - En la pestaña Bibliography, se puede especificar el título de la bibliografía, el interlineado (dentro de la referencia o entre referencias) y si se desea numerar secuencialmente o no las referencias listadas. El botón Reset from Output Style permite resetear las opciones definidas en la pestaña por las definidas para el estilo de salida seleccionado en la pestaña general. - En la pestaña Page, se pueden definir los márgenes de la página y la inclusión o no de los números de página con su correspondiente formato.

5. Aceptar para finalizar el proceso.

59

7.3.3. Bibliografías de Materias y Listas de Materia. Una Bibliografía General es una lista de citas en un orden específico. Una Bibliografía de Materias es una lista de citas agrupadas bajo un criterio común. Este tipo de bibliografías podrá basarse en cualquiera de los campos o combinación de los mismos de que dispone Reference Manager. Las bibliografías de materia típicas incluyen los contenidos de los campos Keywords, Author y Journal. Una Lista de Materias es una lista de términos únicos (palabras o frases) que se encuentran en determinados campos particulares de las referencias seleccionadas. Podrá basarse en cualquier campo o combinación de campos de Reference Manager. 7.3.3.1. Impresión de Bibliografías de Materias Los pasos a seguir son:

1. Determinar qué referencias se quieren incluir en la bibliografía: resaltar una referencia individual, marcar un conjunto de referencias o emplear toda la lista de referencias.

2. Seleccionar “Tools → Subject Bibliography”. 3. Verificar o modificar las opciones de impresión de las pestañas General, Bibliography y Page del mismo modo que en la impresión de bibliografías independientes. Así pues:

- Indicar las referencias a incluir. - Seleccionar un estilo de salida para determinar el formato de cada referencia. - Establecer el título de la bibliografía.

4. En la pestaña Subject se listan las opciones para las bibliografías de materias:

- De la sección Reference List, elegir la opción Subject Term and Reference List. - De la sección Include, elegir On Same Line. - Indicar el criterio para ordenar las referencias bajo cada título de la materia. - Finalmente, el tipo de formato de letra.

60

5. Aceptar para salvar los cambios. A continuación, se mostrará una ventana listando los campos disponibles (Subject Fields). 6. Resaltar los campos cuyos contenidos se quieran emplear como cabeceras. Tener en cuenta:

- Seleccionar el campo Keywords para crear sólo una bibliografía listando las materias presentes. Los términos del campo Keywords siempre se listan en líneas independientes. - Puede incluirse cualquier número de campos. Cuando se realiza una selección múltiple, las cabeceras se combinan en una lista sencilla. - Si se mezclan datos de unos campos con otros, se ordenan alfabéticamente. - Para seleccionar todos los campos presionar el botón Select All y para deseleccionarlos todos Clear Selection(s). - Seleccionar la opción List each autor separately para listar el nombre de cada autor presente en el mismo campo en una lista distinta. - Seleccionar la opción In other fields ... para separar cualquier campo (menos el de autor) en múltiples líneas.

7. Al aceptar, se muestra una ventana que lista todos los términos presentes en los campos seleccionados.

8. Seleccionar los términos que se pretendan incluir como cabeceras. 9. Aceptar para finalizar el proceso. En la ventana de previsualización se pueden modificar los términos seleccionados para imprimir la bibliografía haciendo clic en el botón Terms. Para modificar las opciones relacionadas con las cabeceras de las materias utilizar el botón Layout. Las cabeceras de las materias se imprimen tal y como aparecen en los registros de la b/d. No se aplica un formato especial al campo autor ni se realizan sustituciones de nombres de revistas. 10. Finalmente, puede imprimirse directamente en la impresora (Print), previsualizarse (Print Preview), guardarse en un archivo (Save) o descartarse (Close).

61

7.3.3.2. Impresión de Listas de Materias

Los pasos a seguir son:

1. Determinar qué referencias se quieren incluir en la lista de materias: resaltar una referencia individual, marcar un conjunto de referencias o emplear toda la lista de referencias.

2. Seleccionar “Tools → Subject Bibliography”.

3. En la pestaña General, verificar la selección de las referencias en la sección Create a Subject Bibliography for. El estilo de salida y los campos opcionales se ignoran debido a que no se imprimen referencias formateadas.

4. En la pestaña Bibliography introducir un título para la Lista de materias y el resto de opciones no se tienen en cuenta por no imprimirse referencias formateadas.

5. En la pestaña Subject se listan las opciones para la lista de materias:

- De la sección Reference List, elegir la opción Subject Term Only. - De la sección Include, marcar las opciones convenientes (Subject Term Counts y elegir On Same Line). - Indicar el criterio para ordenar las materias. - Finalmente, el tipo de formato de letra. - No indicar ningún prefijo e incluir los caracteres ^p como sufijo para cada término para que se imprima cada uno en una nueva línea.

6. Aceptar para salvar los cambios. A continuación, se mostrará una ventana listando los campos disponibles (Subject Fields). Seleccionar los campos que se deseen.

7. Al aceptar, se muestra una ventana que lista todos los términos presentes en los campos seleccionados.

8. Seleccionar los términos convenientes y aceptar para visualizar la lista de materias.

9. Finalmente, puede imprimirse directamente en la impresora (Print), previsualizarse (Print Preview), guardarse en un archivo (Save) o descartarse (Close).

Los términos (o cabeceras de materias) se imprimen tal y como aparecen en los registros de la b/d. No se aplica un formato especial al campo autor ni se realizan sustituciones de nombres de revistas.

62

8. ¿NECESITA AYUDA? Dispone de material de ayuda en el apartado de Gestores Bibliográficos de la página Web de la Biblioteca de la Universidad del País Vasco. (http://www.biblioteka.ehu.es/p207-content/es/contenidos/enlace/gestores/es_gestor/gestores.html) Un tutorial con explicaciones de las diversas funciones de Reference Manager está disponible en línea, utilice el enlace Help para acceder a él. Si tiene algún problema o pregunta que consultar puede ponerse en contacto con: CAMPUS DE ALAVA

Lourdes Sáenz de Castillo (lourdes.saenzdecastillo@ehu.es); tfno.: 945-013325 Emilio Duarte (emilio.duarte@ehu.es); tfno.: 945-013176

CAMPUS DE GUIPÚZCOA

Aurora Morales (aurora.morales@ehu.es); tfno.: 943-018124 Usua Arrizabalaga (usua.arrizabalaga@ehu.es); tfno.: 943-017302

CAMPUS DE VIZCAYA

María Aguirre (maria.aguirre@ehu.es); tfno.: 94-6012252 Mª Fe Rivas (marife.rivas@ehu.es); tfno.: 94-6012273

TARDES

Javier Diez (javier.diez@ehu.es); tfno.: 94-6015123