Introduksjon til

dokumentasjon Trondheim 08.10.2013

Bård Bie-Larsen, seniorrådgiver Norsk Kulturråd

2.20 Dokumentasjon av

Samlingen

Museumssamlinger skal doku

menteres i samsvar med aksep

terte profesjonelle standarder.

Samlingsdokumentasjonen skal

inkludere en fyldig beskrivelse

av hver enkelt gjenstand, dens

tilknytning og eierhistorie,

tilstand, behandling og opp

bevaringssted. Samlingsdata

skal oppbevares trygt, støttet

av søkesystemer som sikrer

medarbeidere og andre rettmes

sige brukere tilgang til informa

sjonen.

3.2 Tilgang til samlingene

Museer er spesielt forpliktet til å

gjøre samlingene og all relevant

informasjon så langt som mulig

fritt tilgjengelig. Det må likevel

tas hensyn til begrensninger av

fortrolighets og sikkerhetsmes

sige årsaker

4.2 Formidling av gjenstandene

Museer skal påse at den infor

masjonen som gis i utstillinger

er vederheftig, nøyaktig og viser

tilbørlig hensyn til grupper eller

trosforestillinger som behand

les.

4.5 Formidling av gjenstander

uten proveniens

Museer skal unngå å stille ut eller bruke

materiale av tvilsomt

opphav eller som mangler pro

veniens. De bør være oppmerk

somme på at ved å stille ut eller

bruke slike gjenstander, kan de

gi inntrykk av å godta og støtte

ulovlig handel med kulturgods.

Museumsmeldingen Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares

best mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for

publikum og for forskning. Viktige delmål vil være gode

sikrings- og bevaringsforhold samt prioritering og

koordinering av samlingene.

De største utfordringene i forvaltningen av samlingene

ligger i følge meldingen på to felter:

• digital samlingsforvaltning

• fysiske sikrings- og bevaringsforhold.

Museumsmeldingens forslag til tiltak innen samlingsforvaltning, der

dokumentasjonsarbeidet er står i fokus

– ABM-utvikling skal i nær dialog med museene arbeide videre med å

etablere standarder for metadata i museene.

SPECTRUM

KulturNAV med innhold

– Museene skal lage planer for prioritering, digitalisering og digital

formidling. Planene skal også inneholde tiltak for å ferdigstille og forbe-

dre digitale kataloger over samlingene.

Significance

Prioritering og avhending

– Det skal utarbeides gode strategier for sikring og langtidslagring av

digitale samlinger fra museene. Det skal utarbeides gode retningslinjer

og god praksis på dette feltet for alle nivåer.

– Styrking av institusjonenes bruk av IKT-løsninger innenfor all

samlingsforvaltning skal inngå i det kompetanseutviklingsprogrammet

som ABM-utvikling skal utarbeide for museene i det nasjonale

museumsnettverket.

Kurs og kompetanseprogram

Kulturdepartementets

tilskuddsbrev

Mål for museumssektoren 2013, Mål 2 Forvaltning:

«Museene blir bedt om å rapportere på status og

strategier for samlingsforvaltning (innsamling,

registrering/dokumentasjon, bevaring og sikring)

prioritering av samlingene, håndtering av restanser,

fellesløsninger med andre museer»

(Dersom museene skal klare å rapportere på dette må

både samlinger og virksomhet dokumenteres…)

2010

Type gjenstander GJENSTANDER TOTALT

TILFREDSSTILLANDE REGISTRERT I DIGITALT FORMAT

PROSENT AV TOTAL

TILGJENGELEG PÅ INTERNETT MED FOTO

PROSENT AV TOTAL

Kunst og kunstindustri 451 895 59 104 13,1 % 8 759 1,9 %

Kulturhistorisk 3 588 710 1 289 815 35,9 % 226 921 6,3 %

Arkeologisk 4 404 473 2 489 954 56,5 % 60 374 1,4 %

Naturhistorisk 9 953 467 4 902 104 49,3 % 10 366 0,1 %

Fotografi 24 731 105 2 524 553 10,2 % 1 077 027 4,4 %

2011

Kunst og kunstindustri 643 083 68 259 10,60 % 18 431 2,9 %

Kulturhistorisk 3 590 089 1 371 631 38,20 % 305 500 8,5 %

Arkeologisk 4 611 748 2 877 483 62,40 % 58 336 1,3 %

Naturhistorisk 10 138 479 4 962 471 48,90 % 12 963 0,1 %

Fotografi 29 681 635 3 413 523 11,50 % 1 222 882 4,1 %

2012

Kunst og kunstindustri 692 136 84 114 12,2 % 30 829 4,5 %

Kulturhistorisk 3 594 999 1 332 694 37,1 % 346 460 9,6 %

Arkeologisk 4 922 274 3 142 028 63,8 % 66 798 1,4 %

Naturhistorisk 10 250 112 5 180 630 50,5 % 14 920 0,1 %

Fotografi 31 773 878 3 846 816 12,1 % 1 188 620 3,7 %

Kulturutredningen 2014 s. 147

HVA DOKUMENTERER MUSEENE?

• samlingene, både som samlinger og i form av de enkelte

gjenstandene som utgjør samlingene

• det som ikke skal, eller ikke kan, samles, men som likevel skal tas

vare på – det være seg immateriell kulturarv, industrivirksomhet eller

annet som av forskjellige grunner ikke kan samles i form av

gjenstander

• museene dokumenterer også sin egen virksomhet – utstillinger,

utlån, inntak, revisjoner, konservering osv.

HVORFOR DOKUMENTERER MUSEENE?

• for å vite hva de forvalter

• for å kontekstualisere samlingene

• for å sikre samlingene

• for å vite hva de har gjort, med hva og når, sikre etterprøvbarhet

• for å skape et kunnskapsgrunnlag for egen, videre virksomhet

• for å bevare

• for å kunne dele kunnskapen

FORSKJELLIGE BRUKSOMRÅDER

Dokumentasjonsmaterialet skal blant annet støtte forskning, formidling,

forvaltning og forskjellig bruk av samlingene.

De forskjellige formålene med dokumentasjonen og de ulike brukerne, både i og

utenfor museene, vil stille forskjellige krav til dokumentasjonsmaterialet

Formidling: anekdoter, personhistorier, fine bilder…

Forvaltning: mål, tilstand, dokumentasjonsfoto, monteringsanvisninger…

Forskning: historisk kontekst, tolkninger, referanser, (data)proveniens…

Ekstern bruk: krever om tilgjengelighet (både teknisk og juridisk)…

Hva må til i museet?

Dokumentasjonsstrategier og planer må formes i samarbeid mellom

alle dem som har bruk for dokumentasjonsmaterialet. Museene må

avklare formål, arbeidsmetoder og forventede resultater av

dokumentasjonen.

Hva må til i sektoren (og utover museumssektoren)?

Koordinert samlingsutvikling (mål i museumsmeldingen etc.)

forutsetter at museene har tilgang til hverandres dokumentasjon. Det

betyr at alle må dele kunnskapen og samarbeide om

dokumentasjonsoppgavene. Åpenhet, standarder og veldokumentert

dokumentasjon(!) er noen stikkord.

Dokumentasjonen må kunne brukes utover sin

opprinnelige kontekst

VERDIVURDERING OG PRIORITERING

Vi aldri vil få nok ressurser til å gjøre alt 100 %. Samhandling og

koordinering av arbeidsoppgaver i sektoren dekker heller ikke

ressursbehovet. Hva da?

• kunst- og kulturhistorisk verdivurdering (herunder både vurderinger av

«verdifull som enkeltobjekt» eller «verdifull som del av en samling» og

hvorvidt noe må samles fysisk eller bare kan dokumenteres)

• prioriteringer (på flere nivåer – samlinger til enkeltobjekter)

• ulike forvaltningsregimer og krav til dokumentasjon, avhengig av:

• verdivurderinger

• formålet med dokumentasjonen (forvaltning, formidling, forsking,

tilgjengeliggjøring, eller alt dette)

• tilgjengelige ressurser

TEKNOLOGI

Vi er fortsatt bare halvveis i overgangen fra papirbasert til digital

dokumentasjonspraksis. Det er den største, faglige utfordringen innen

dokumentasjonsarbeidet i dag.

Dvs. mesteparten av dokumentasjonen skapes digitalt. Bilder, film, tekst osv

pøses inn i baser og legges på fellesområder på landets museumsservere, på

Facebook, Flickr, på mobiltelefoner og nettbrett, så:

problemet er ikke å dokumentere digitalt, det er å

• dokumentere digitalt på måter som gjør det mulig å jobbe digitalt

• ta vare på alt(?) det digitale materialet (langtidslagring)

• unngå dobbeltarbeid (Primus + Excel + …)

• unngå mangfoldiggjøring av identiske data (lenke fremfor å kopiere)

• sikre dataproveniens (hvem har sagt eller gjort hva, når og hvorfor?)

• standardisere og dokumentere slik at andre kan bruke dine digitale

ressurser

http://www.lod-cloud.net/versions/2011-09-19/lod-cloud.html

Vi trenger museumsfolk som skjønner både museenes faglige

virksomhet OG den teknologien som brukes i dokumentasjonsarbeidet

I løpet av kurset skal vi blant annet snakke om:

• hvordan man analyserer behovet for dokumentasjon i museet

• hvordan man skriver planer og policydokumenter

• hvordan praksis kan følge planer

• hvilke (teknologiske) muligheter som ligger i en veldokumentert samling

KOMPETANSE

DOKUMENTASJON OG DET RELEVANTE MUSEET

Hvordan henger så vår delsesjonsrekke sammen med den overordnete

tittelen på kurset: Det relevante museum?

“Get your content ready to travel anywhere, because it’s going to go

everywhere” (thanks to Paul Rowe, Vernon Systems)! (via Nick Poole)

• alt det museene forvalter er relevant for noen

• (digital) dokumentasjon kan deles med alle

Dokumenter og del!