irat-és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú ......

SECURE BUSINESS AUTOMATION

Irat- és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú SaaS modellekben –

GRID és Cloud irányok előnyei és hátrányai

E-Group ICT zRt.Tihanyi PéterGarami Gábor

NETWORKSHOPDebrecen

2010 április 8.4. Alkalmazásfejlesztési és üzemeltetési technológiák


Irat- és dokumentumkezelési alapok

• Az ERMS (Electronic Records Management System) és az EDMS (Electronic Document Management System) funkcionalitása átfedő

• EDMS „megengedőbb”• ERMS „szigorúbb”, de mindenképpen szabályozottabb

• EDMS:• nem kész dokumentumok• verziókezelés• törlés

•ERMS:• kész iratok• nem változhatnak• definit megőrzési idő



HSM rendszer


Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás

• Rendszerezés (alapfeladat):• Kulcsszavak, metaadatok, indexértékek hozzárendelése• Kategóriákba, osztályokba sorolás• Rendszertan, taxonómia alkalmazása

• Kézi és automatikus (pl. Autonomy)• Flex mezők: EDMS• Szigorú szabályrendszer (mezők között üzleti logika): ERMS• Szabadszöveges indexelés/keresés: főleg EDMS

• EDMS: mindig létezik dokumentum-objektum, amit ellátunk indexjellemzőkkel• ERMS: általában csak indexek vannak és ezekből jönnek létre a különféle állapotú irat-objektumok (érkeztetés -> küldemény, iktatás -> irat, stb.)• Visszakeresés: egyszerű/összetett - feltétek elmentése (ÉS/VAGY kapcsolatokkal)



Összetett objektumok:• EDMS:

• tetszőleges struktúrájú összetett konglomerátum, amelyet innentől kezdve a rendszer egy egységként kezel

• szülő-gyerek• mellérendelt,• statikus• dinamikus• interdokument link-nek is nevezik

• intradokument (hyper) link: ilyenkor a rendszer nem kezeli egy egységként az összekapcsolt objektumokat

• ERMS: szigorú szabályok és előírások szerint: összetett ügy(irat, iratpéldány) objektum (különösen főszám-alszám típusú iktatás esetén)

• Főszámok között: előzményezés, csatolás



Verziókezelés – check-in/check-out:

• gyakorlatilag csak az EDMS-ben létező tulajdonság (ha az ERMS-ben tárolt objektum változik, az már egy másik entitás)

• az egyébként azonos indexekkel jellemezhető, de tartalmukban különböző dokumentumokra vonatkozik

• hogy egyszerre csak egy felhasználó módosíthasson, erre szolgál a check-out/check-in funkcionalitás (zárolás / felszabadítás).



Életciklus kezelés:

• EDMS: státuszállapotokat lehet definiálni, amelyekből az átmeneteket belső workflow biztosítja, ezt maga a felhasználó hozza létre

• ERMS: jól definiált szabályok és törvényi előírások alapján általában „beégetett”, a felhasználó által meg nem változtatható funkcionalitás.

• Ezt a funkciót ki lehet bővíteni ún. Notification Service-zel is, azaz a dokumentum meghatározott állapotáról valamilyen jelzés érkezik a felhasználóhoz (e-mail, SMS, stb.).



Életciklus kezelés ERMS:



Dokumentumok megjelenítése:• tipikusan EDMS funkcionalitás:

• op.rendszer szinten (ezt tudja az ERMS is)• saját viewer (200+ típus)• megjegyzések, annotációk, layeres hozzáfűzése• Hang- kép- videóállományok kezelése –streaming (DAM, DRM)• bevitel (speciális aleset: capturing alrendszer: OCR, ICR, OMR, FR)

Dokumentumok tárolása:• szofisztikált módon az archiváló rendszereknél (HSM -> automatikus médium-váltások a megőrzési ciklusnak megfelelően)• adatbázisban az ERMS is tudja (blob)


Iratkezelési előírások

1995. évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény)2001. évi XXXV. Törvény (Elektronikus Aláírási Törvény)335/2005. Kormány Rendelet24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes Rendelet

13/2005. IHM rendelet (papír à hiteles elektronikus iratmásolat)7/2005. (VII.18) IHM Rendelet (digitális archiválás)20/2004. (IV.21) PM Rendelet (e-Számla)

ISO15489-1:2001 szabvány

MoReq EU ajánlás


A rendszer felépítése, konfigurálása

Külső vállalat irányítási rendszerek, egyéb munkafolyamatok


eDOX rendszer funkciói


Munkafolyamat


Mennyi idő alatt lehet bevezetni egy irat- és dokumentumkezelő rendszert?

Attól függ, hogy mennyire érett a szervezet a bevezetésre

Interjúk a kulcsfelhasználókkal, igényfelmérésFolyamatszabályozási konzultációKövetelményspecifikáció, rendszertervezés

• (jogszabályi és felhasználói követelmény harmonizáció)Testre szabás

• szoftver fejlesztés Telepítés, konfigurálás

• Szervezeti egység modellezés, irattári terv, felhasználói szerepek

Bevezetési támogatásÁtalánydíjas szupport


Mit akarunk megoldani?

Cloud a Hype ciklus tetején, biztonsági kockázatai jelenleg nem ismertekOutsourcing viszonylag szabályozott


Mit akarunk megoldani?

Reagálási, adaptációs képesség növelése - adaptáljuk a környezet (törvényi, jogszabályi, kapacitás igények) változását

Költségek csökkentése - ez ugye egyre aktuálisabb nap mint nap, kérdés, hogy lehet-e ez mindenáron minden határon túl fokozni

Hatékonyság növelése – fontos, de lehet-e mindent elektronikus folyamatokkal kiváltani?

Mutatók optimalizálása – tudjuk és ismerjük, hogy maga a rendszer belső folyamatai milyen kulcs mutatók mentén működnek/működjenek (KPI – Key Performance Indicator)


Outsourcing, SaaS

Hosszú távú szerződés és döntés alapján lépünk

Teljes folyamatokat helyezünk ki külső szolgáltatóhoz

Általában eszközeinket és alkalmazottainkat is transzferáljuk

Szolgáltatási szint megállapodásokkal rögzítjük az elvárt minőséget (SLA)

Általában egyedi, testre szabott konstrukciók

Szoros együttműködés szükséges a szolgáltatóval

SAS70, ISO29001 szabványok és ajánlások, amelyek biztosítják az adattárolással, adatbiztonsággal kapcsolatos alapelveket


Cloud

Informatikai kapacitást bérlünk igény szerint

Kizárólag hálózati hozzáféréssel érhető el

Helyfüggetlenül, azaz nem tudjuk, hogy hol van, hol vannak az On-Demand erőforrásaink

Használattal arányos költséggel

Megosztott erőforrásokat használunk (CPU, hálózat, szerverek, tárolók, alkalmazások, szolgáltatások)

Gyors és rugalmas kapacitásmenedzsment

Szabványos konstrukciók állnak rendelkezésre

Minimális interakció a szolgáltatóval – többé kevésbé határolt, jól definiált interfészek – „homokozó”


Összehasonlítás

Adatközpont Cloud

Ismert helyszínek Ismeretlen helyszínek

Hardver redundancia Szoftver redundancia

Fizikai és virtuális erőforrások

Virtuális erőforrások

Statikus (korlátok) Rugalmas

Komplexitás jellemzi –alacsony absztrakciós szint

Szabványosság jellemzi –magas absztrakciós szint

Megosztott háttértár Replikált, redundáns háttértár


Mennyibe kerül a rendszer bevezetése?

Egyszeri beruházás (CAPEX)Szolgáltatás, havi díj alapú működés (OPEX)Vegyes modell

Szempont Házon belül Outsourcing Cloud

Ráfordítás CAPEX OPEX OPEX

Cashflow Előre fizetjük meg Éves vagy havi díj Használattal arányos

Pénzügyi kockázat Előre bevállalt Éves vagy havi szinten „elkent”

Eseti

Számvitel, nyereség/veszteség

Költség és értékcsökkenés

Költség Költség

Mérleg Eszközök - -


Kockázatok

Hol vannak az adataink

Bizalmas adatok hol vannak

Mi van még a Outsorcing környezetben, Cloud felhőben

Milyen előírások vonatkoznak a környezetre, adatainkra,

adatszolgáltatásainkra

Biztonságos adatmegsemmisítés

Hálózati védelem

Adatközpontok, Cloud védelme – komplexitás

VPN, SSL elérés

DDoS, tűzfalak, IDS/IPS

Az eltérő szolgáltatási modellek eltérő biztonsági kockázatokat eredményeznek – érdemes kivárni a CloudHype végét


Tihanyi Péter

Garami Gábor

E-GroupWeb: www.egroup.hu

Kérdések és válaszok, további információ

irat-és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú ......

Documents