IST Direkte Brukerdokumentasjon for Personal

September 2017

2

Innhold Innlogging for personalet ..................................................................................................................................... 3

Status ...................................................................................................................................................................... 3

Her og nå ................................................................................................................................................................ 7

Finne barn ............................................................................................................................................................ 10

Hvem er hvor....................................................................................................................................................... 11

Kommunikasjon .................................................................................................................................................. 14

Planlegging .......................................................................................................................................................... 23

Lister..................................................................................................................................................................... 33

Administrasjon .................................................................................................................................................... 36

Infotavlen ............................................................................................................................................................. 37

3

Innlogging for personalet

Personalinnlogging

Hensikten med IST Direkte er at personalet skal få mer tid til overs til barna. Dette gjennom å ha

et verktøy som underletter administrasjonen og gir bedre oversikt over hvor barna er, samt og

vise aktuell informasjon om barna.

IST Direkte er laget i responsivt design. Det betyr at ansatte kan jobbe med

oppmøteadministrasjon både på pc, nettbrett og smartelefoner via enhetens nettlesere. Både

administrator og personale kan arbeide i IST Direkte, via tre ulike innlogginger.

• Personalinnlogging

• Infotavlen

Ved oppsett av IST Direkte angir en administrator hvilket personale som skal få tilgang til

systemet. Som personal har man tilgang til Status, Her og Nå, Finn barn, Hvem er hvor,

Kommunikasjon, Planlegging og Min Side. Brukernavn og passord genereres av enhetens

administrator, men kan vedlikeholdes av brukeren selv under Min side.

Status

I menyvalget Status, kan personalet, på samme måte som på infotavlen, melde inn barn via sin

personalinnlogging.

Via ikoner og tydelige fargemarkeringer kan personalet få et godt overblikk over om barna er

kommet eller ikke, om de er meldt syke, eller om de har fri.

Det er mulig å håndtere/gjøre endringer på status, for ett og ett barn, eller å håndtere flere barn

samtidig, via knappen Utfør for gruppen.

Velg ønsket status i drop-down-menyen - i bildet nedenfor har man valgt status Kommet. Man

kan endre status på ett og ett barn, ved å trykke på barnas navn, ev endre for alle/hele gruppen

samtidig, ved å trykke på Utfør for hele gruppen.

4

Her er status endret til Kommet:

Personalet kan velge om man vil se alle avdelinger/trinn samtidig.

Trykk på Bytt avdeling, øverst til venstre, for å bytte avdeling, ev vise Hele enheten.

5

Når valgt avdeling vises, gis det en tydelig oversikt over status på barna; hvilke som har kommet,

hvilke som ikke har kommet, hvilke som har gått hjem, osv. Et skoleikon (en tavle) viser de barn

som er på skolen og som har vært på SFO på morgenen.

Valglisten under Status styrer hva som skal registreres når man markerer ett eller flere barn –

Kommet, Aktiviteter, Skole (gjelder kun ved SFO), Gått hjem, Syk, Ferie/Fri,

• Kommet

For å markere at et barn har Kommet. Barnet vises med et ikon av et hus og med grønn

farge.

• Aktiviteter

For å markere at et barn deltar på en opprettet Aktivitet. Barnet vises med det ikonet

som er knyttet til aktiviteten.

• Avtale

Henteavtaler vises med tidspunkt under elevens navn. Det finnes da en avtale om

henting av barnet.

• Skole

Hvis registreringen skjer fra en SFO, finnes også valget Skole. Denne markeringen

benyttes for å vise at et SFO-barn har gått til skolen, og barnet vises da med ikon av en

bok.

6

• Gått hjem

For å markere at et barn har Gått hjem. Barnet vises med et ikon av en Åpen dør og

med grå farge.

• Syk

For å markere at et barn er Syk. Barnet vises med et ikon av et Førstehjelpsskrin og

med grå farge.

• Ferie/Fri

For å markere at et barn har Ferie/Fri. Barnet vises med et ikon av en Kalender og med

grå farge.

Egne ikoner for å melde barnet sykt eller å opprette avtale

• Melde syk

Via ikonet Meld Syk registrerer personalet fravær på dette barnet og raden får med

dette grå farge.

• Opprett en avtale

7

Via ikonet Opprett en avtale registrerer personalet en ny avtale for barnet.

Her og nå

Under fliken Her og nå, kan personalet få en oversikt over hvilke barn som er kommet, og

hvilke avtaler som gjelder for disse barna.

Ett barn kan ha flere avtaler på én og samme dag, f.eks. en avtale om at barnet skal på et gitarkurs

og deretter komme tilbake, at barnet har behov for å ta medisin, eller hvordan/når barnet

hentes/skal gå hjem.

Via ikoner og fargemarkeringer får personalet raskt oversikt over barnas kommende og

pågående avtaler. F.eks. vises det rødt i kolonnene Hva og Tid, på de barn som har en avtale i

løpet av den nærmeste halvtimen.

8

Er tidspunktet for avtalen passert, vises det rødt i hele raden.

Ved å klikke på en rad med barnets navn, kommer man direkte til Opplysningskort for barn.

Trykk Tilbake for å gå tilbake til Her og nå.

9

10

Finne barn

Via menyvalget Finn barn kan personalet finne fram barn via klasser eller grupper.

Gir oversikten:

Trykk på f.eks. klasse 1. trinn, for å få frem en oversikt over elever i denne klassen:

11

Ved å klikke på en rad med navnet på barnet kommer man direkte til Opplysningskort for

barn. Klikker man på raden for avtalen kommer man til avtalen, hvor denne kan redigeres,

f.eks. endre tid. Se mer informasjon under punktet Avtaler.

Hvem er hvor

Via Hvem er hvor, kan personalet få et overblikk over hvor barna på en avdeling befinner seg.

Dersom tjenesten Steder er aktivert og personalet har plassert barn direkte på de ulike

opprettede stedene, kan man på denne måten få et enda mer detaljert overblikk over hvor barna

befinner seg. F.eks. barn som er på utflukt/ute på tur, barn som er i idrettshallen, leksehjelp osv.

Sammen med navnet på stedet vises et tall, som forteller hvor mange barn som er på det

respektive stedet.

12

Barnets opplysninger

Fra Her og nå, Finn barn eller Hvem er hvor kan personalet se barnets avtaler, ved å klikke på

ikonet for avtale (i kolonnen Hva), på barnets rad.

På denne måten vises dagens avtaler, og personalet kan også redigere en eksisterende avtale.

13

Ved å klikke på barnets navn kommer man til Opplysningskort for barn (fliken Barnet). Her

finner man også andre fliker, med informasjon knyttet til barnet (Avtaler, Ferie/Fri,

Aktiviteter m.m.).

Informasjonen man finner under disse flikene er til dels de samme opplysninger som de foresatte

kan administrere selv, når de er logget inn som foresatte. Ved at personalet har tilgang til disse

flikene, kan de hjelpe foresatte med å registrere opplysninger om barnet, hvis den/de foresatte

ikke skulle ha mulighet til å gjøre dette selv.

I feltet Intern merknad under fliken Barnet, kan personalet skrive en intern merknad, som

ikke vil være synlig for de foresatte, når de går til barnets opplysningskort via innlogging for

foresatte. NB! Det skal ikke registreres sensitive opplysninger her.

Via ikonet Skjul detaljer, kan personalet raskt skjule informasjonen som fremkommer på

denne siden, hvis noen skulle passere mens personalet har Opplysningskort for barn framme.

14

Avtaler

Et barn kan ha en eller flere avtaler. Registrering av avtaler skjer vanligvis av de foresatte, men

også personalet kan opprette en avtale på et barn, f.eks. hvis en foresatt ringer og ber om at dette

gjøres.

Gå til fliken Avtaler

Her får man en oversikt over gjeldende avtaler:

En avtale kan være en Engangsavtale. En engangsavtale forsvinner når tiden for avtalen har

passert. En engangsavtale kan også være en påminnelse som Glem ikke å sende med

regnklær. Slike avtalemuligheter har de foresatte både via App og innlogging for foresatte.

Personalet har mulighet til å opprette, endre og slette eksisterende avtaler på et barn, men det

anbefales at de foresatte selv har ansvaret for dette.

Kommunikasjon

15

Via menyvalget Kommunikasjon kan administratorer og personalet enkelt kommunisere med

de foresatte. Kommunikasjonen kan skje via Meldinger, Gå-hjem-meldinger (gjelder kun

barnehage), SMS, Galleriet (bilder) eller via oppslagstavlen.

Meldinger

• Aller først vises en liste over de senest innkomne meldinger.

Som administrator kan man velge å se meldinger for hele enheten (gå til Bytt avdeling,

øverst til venstre i programmet).

Meldinger kan opprettes til foresatte innenfor enheten eller avdelingen

Akkurat som ved vanlig e-post angis mottakere (trykk i feltet Velg mottakere, ev Søk), emne

og melding. Det er også mulig å legge ved/laste opp filer.

16

SMS

Via SMS kan administratorer og personalet sende SMS til en eller flere foresatte.

Først vises en oversikt over sendte SMS – det er mulig å filtrere på periode.

For å sende SMS trykker man på Opprett SMS til foresatte

Velg deretter mottakere

17

Dersom en person er markert med rødt i listen, indikerer dette at det ikke er registrert

mobilnummer på denne personen, hvilket innebærer at personen ikke vil motta SMS.

For å sende SMS velges først mottakere;

• Marker en foresatt, ev flere (hold Ctrl-tasten nede mens du marker, for å markere flere).

• Flytt ønsket mottaker over til feltet Send til, ved bruk av piltaster.

• Skriv deretter inn ønsket tekstinnhold i feltet Melding. Det vises en pris, som viser

totalkostnaden for denne SMS-en.

• Trykk Send SMS

Informasjon

• Her vises den informasjonen som akkurat nå er synlig, eller som har vært synlig på

oppslagstavlen, som nyheter eller notiser. Det er også mulig å se gamle nyheter, som ikke

18

lengre vises på oppslagstavlen. Fra denne siden kan administratorer og personalet legge

til nye nyheter eller notiser, som deretter vil vises på oppslagstavlen.

For å legge til informasjon:

• Trykk på Opprett nyhet

• Velg om det skal opprettes en nyhet eller en notis

Nyhet:

• Fyll inn overskrift

• Velg dato nyheten skal publiseres fra

19

• Velg ev dato nyheten skal publiseres til

• Last ev opp ønsket bilde

• Last opp ev ønsket vedlegg/dokument

• Skriv inn ønsket nyhetsinnhold

• Velg mottakere

• Trykk Lagre

• Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av nyheten.

20

Notis:

• Velg dato notisen skal publiseres fra

• Velg ev dato notisen skal publiseres til

• Fyll inn ønsket innhold

• Velg mottakere

• Trykk Lagre

• Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av notisen.

Bilder

I Bilder vises bilder fra enheten. Det er viktig å informere de foresatte om håndtering av

bildene. Det er en begrensning pr. bilde, på 5 MB.

21

For å opprette nytt galleri:

• Trykk Opprett nytt galleri

• Angi Overskrift

• Velg bilder og søk opp de bilder som skal publiseres.

• Trykk Åpne. Da lastes bildet opp. Det er mulig å velge flere bilder, flere ganger, fra ulike

mapper.

• Trykk Lagre

Oppslagstavle

Viser hvordan oppslagstavlen ser ut for personalet og foresatte. Oppslagstavlen viser de nyeste

nyhetene, samt notiser. De nyeste bildene rullerer i galleriet.

22

23

Planlegging

Via menyvalget Planlegging kan personalet registrere aktiviteter, familieaktiviteter, redigere

hendelser, samt legge opp steder.

Aktiviteter

Aktiviteter brukes for å danne dynamiske grupper i forbindelse med en aktivitet på enheten.

Aktiviteten kan være en tidsbestemt aktivitet som kun skjer én gang, eller det kan være en

gjentagende aktivitet som går over en tidsperiode.

En aktivitet kan settes opp for påmelding av deltakere, og det kan settes et maks antall deltakere

dersom aktiviteten har begrenset med plasser. Foresatte kan gis tilgang til å melde egne barn på

aktiviteten. Dette gjøres via foresattpåloggingen.

For kommunikasjon med gruppens medlemmer brukes varslingsfunksjonen. Den ansatte kan

endre og legge til informasjon på den aktuelle aktiviteten og deretter varsle foresatte. Foresatte

vil så motta en e-post med oppdatert informasjon om aktiviteten.

Under Aktiviteter administreres de aktiviteter som finnes på enheten.

Opprette ny aktivitet

24

• Trykk Opprett ny aktivitet

• Oppgi overskrift/navn på aktiviteten

• Last ev opp ønsket bilde

• Oppgi ev maks antall deltakere til aktiviteten

• Oppgi dato for aktiviteten

• Oppgi klokkeslett – start og slutt – for aktiviteten

• Oppgi om dette er en fast aktivitet (JA el. NEI).

• Oppgi om aktiviteten krever påmelding eller ikke.

• Hvis påmelding, velg hvem som kan sørge for påmeldinger.

• Legg ev til personale som er deltakende på aktiviteten.

• Legg til ev ønsket informasjon/tekst

• Trykk Lagre og velg deltakere

25

• Trykk Lagre og velg deltakere.

• Velg barn fra avdelinger, grupper, for å styre hvilke barn som skal ha tilgang til

aktiviteten.

26

o Velg ”hake” dersom man ønsker å registrere/melde på et barn.

o Velg rødt kryss dersom man anser at barnet skal kunne melde seg på aktiviteten.

o Velg «spørsmålstegn» dersom barnet skal kunne meldes på.

• Trykk Lagre

27

Overblikk og registrering

Aktivitetene vises i kalenderen på oppslagstavlen, både hos foresatte og personalet. Se eksempel

under Oppslagstavlen.

Når barnets foresatte er innlogget, kan de se aktivitetene, og i kalenderen kan de se hvilke barn

som er registrert, samt også melde på barnet (forutsatt at det er lagt opp til at barnet kan meldes

på angjeldende aktivitet).

I menyvalget Aktiviteter vises alle aktiviteter samlet, både de som krever påmelding, samt de

som ikke krever påmelding.

Det er kun personalet som kan avregistrere / fjerne påmelding til en aktivitet.

Familiehendelser

Under Familiehendelser administreres de aktiviteter som finnes på enheten, hvor også

foresatte skal delta.

Opprette ny familiehendelser

• Trykk Opprett hendelse

• Oppgi overskrift/navn på hendelsen

• Oppgi dato for aktiviteten

• Oppgi klokkeslett – start og slutt – for hendelsen

28

• Oppgi ev svarfrist

• Dersom svarfrist; oppgi ønsket varsling, enten 1 uke før svarfrist, eller 1 dag før svarfrist.

• Last ev opp ønsket bilde

• Legg til ønsket informasjon/tekst

• Velg mottakere

• Legg til spørsmål/definer ev spørsmål man ønsker å stille de foresatte, for eksempel:

«Hvor mange kommer?»

• Velg ønsket svartype

o Tekst

o Antall

o Avkrysningsmuligheter

o Valgmuligheter

• Trykk Lagre

29

30

Hendelser

Under Hendelser kan man redigere dagens hendelser, f.eks. hvis man har sjekket inn et barn,

som ikke har kommet til enheten, eller dersom man skal endre på et klokkeslett for en

registrering.

Redigere en hendelse

• Marker det baret det skal gjøres endring på

• Trykk Redigere hendelser

• Gjør ønskede endringer, f.eks. kryss ut/fjern en status

• Trykk Lagre.

31

32

Steder

Ved å registrere ulike steder som barna kan befinne seg på, så får både personalet og de foresatte

lett overblikk over hvor barnet/barna befinner seg. F.eks. om barnet er i idrettshallen, i skogen,

får leksehjelp osv. Det er også mulig å definere tider når disse stedene er tilgjengelig for barna.

Det er også mulig å angi hvilket personal som er til stede på de ulike stedene.

Opprette sted

• Trykk på Opprett sted

• Oppgi tittel på sted

• Oppgi hvilken avdeling stedet er knyttet til

• Oppgi ev tidsskjema knyttet til stedet

• Oppgi ev personalet som er knyttet til stedet

• Velg ønsket ikon

• Trykk Lagre

Steder kan også både endres og slettes.

Merk at barnehager har tilgang til stedet Sover. Dette stedet aktiveres ved å klikke på hengelåsen. Da vil

brukeren ha tilgang til Sover under menypunktet Status, og kan sette opp at barna sover. Sovetidspunktet

vil så vises for foresatte for den aktuelle dagen.

33

Lister

Administratorer og personalet har tilgang til systemrapporter under menypunktet Lister. Her

finnes et antall lister/rapporter som er viktige for virksomheten. For å kunne hente fram listene,

kreves det at Adobe Acrobat Reader er installert.

Adresselister

• Adresselister

Klassisk adresseliste med adresser og ev telefonnummer og e-postadresser. Inndelt pr.

avdeling.

• Bildelister

Oversikt over bilder som finnes av barna på en avdeling. Dette er de samme bildene som

vises på barnets opplysningskort, samt på Infotavlen.

• Adresselapper

Etiketter med barnets adresse. Inndelt pr. avdeling.

• Navnelapper

Etiketter med barnets navn, f.eks. til bruk på barnets plass/kleskrok.

• Barnets opplysninger

Adresseopplysninger og kontaktopplysninger som er registrert på vært barn. Inndelt pr.

avdeling.

Statistikk

• Barnets historikk

Inndelt pr. gruppe og pr. barn. Utvalg gjøres for en periode.

• Oppmøtehistorikk

Utvalg gjøres på avdeling, periode og tidsrom. Resultatet viser barn og antall dager, pr.

avdeling.

34

• Belegningsgrad

Utvalg gjøres på periode.

• Ferie-belegningsgrad

Utvalg gjøres på periode.

• Overtredelse av tidsbegrensede moduler

Utvalg gjøres på periode for hele enheten. Resultatet vises pr. avdeling og barn, dato,

registrert tid og faktisk tid.

Brannliste

• Brannliste

Viser hvilke barn som er her akkurat nå.

Skjemaer

• Ukeskjemaer

Utvalg gjøres på avdeling/trinn og uke, og viser godkjente timeplaner.

Avtaler

• Her og nå

Utvalg kan gjøres på den nærmeste 0,5 t., nærmeste 1 t., nærmeste 1,5 t. eller resten av

dagen.

• Dagens avtaler, Kronologisk

• Dagens avtaler, Gruppevis

• Ikke møtt

Viser. hvilke barn som ikke har kommet/møtt opp.

Aktiviteter

• Velg aktivitet

Viser hvilke barn som er meldt på til en aktivitet. Utvalg gjøres via de aktiviteter som er

registrert i systemet.

35

Plasstyper

• Velg modul

Utvalg gjøres på de ulike plasstyper/moduler som er registrert i systemet, og resultatet

viser barna som er registrert på angjeldende plasstyper/moduler.

Ferie

• Påmeldte barn i ferien

Utvalg gjøres på registrerte feriedager.

• Tilbakemeldinger overordnet

Listen viser hvor mange pr. avdeling som er/ikke er oppmeldt til ferie.

• Komme-/gå-tider

Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Resultatet viser tidene for alle barn på valgt

feriedag/feriedager.

• Individuelle tilbakemeldinger

Utvalg gjøres på registrerte feriedager.

• Manglende tilbakemeldinger

Utvalg gjøres på registrerte feriedager.

Hendelser

• Mangler besvarelse

Få oversikt over de som ikke har svart, innen fristen.

• Oppsummering av svar

Få oversikt over de svar som er gitt, på opprettet spørsmål.

Tillatelser

• Velg tillatelse

Utvalg gjøres på registrerte tillatelser. Resultatet vises pr. tillatelse, for hele enheten,

oppdelt pr. avdeling og barn.

36

Administrasjon Se egen brukermanual.

37

Infotavlen

Infotavlen er en skjerm som er satt opp til bruk i f.eks. garderoben, der barna, de foresatte, eller

ansatte kan registrere barna og se barnas status. Det er også mulig å se enhetens/avdelingens

oppslagstavle, som inneholder nyheter og notiser som retter seg til de foresatte.

Avdelinger/Grupper

På infotavlens ene flik vises en oversikt over de avdelinger som finnes på enheten.

• Velg en avdeling

o Marker (trykk på) ønsket barn (det er også mulig å markere flere)

o Trykk på Hvor er jeg/vi

Trykk på ønsket status/sted:

o F.eks. Kommet

o Hjem

o Hjem til

38

o Til ulike steder (f.eks. IKT rommet, På tur, Spillrommet osv.)

Når dette er klart vises en rask oppsummering av hvilke valg som er gjort. Denne informasjonen

forsvinner automatisk.

Når valgt avdeling vises får man også oversikt over hvor de ulike barna er, hvilke som har

kommet, hvilke som ikke har kommet, når barna skal gå hjem etc.

Blir det kø ved infotavlen er det også mulig å markere flere barn samtidig, hvis f.eks. alle skal

registrere sin ankomst, eller dersom alle f.eks. skal gå til en aktivitet.

Oppslagstavlen

39

På infotavlens andre flik finnes det en oppslagstavle med informasjon fra enheten/avdelingen.

Samme informasjon kan de foresatte se via sin innlogging som foresatt.

På oppslagstavlen vises

• Kalender

• Nyheter

• Notiser

• Fødselsdager

• Bilder

Bytte avdeling

Øverst til høyre vises alltid knappen Bytt avdeling. På denne måten er det mulig å velge om

tavlen skal vises pr. avdeling eller for hele enheten.