it-udbudsretten a-z dag 2

IT-UDBUDSRETTENDAG 2

Thomas Grønkær og David Salomonsen

Torsdag den 19. juni 2014

side 2

09.30 Udarbejdelse af udbudsbetingelser

10.30 Pause

10.45 Tilbudsevaluering/krav til underretning

12.00 Frokost

13.00 Case

13.45 Hosting-kontrakter/it-driftskontrakter

14.30 Pause

14.45 Forenkling af udbudsgrundlag

15.15 Genudbud af it-systemer

15.30 Opsummering / Quiz

16.00 Tak for i dag

DAGENS PROGRAM

side 3

UDARBEJDELSE AF UDBUDSBETINGELSER

side 4KONTRAKT 8-TALLET

KONTRAKT-INDGÅELSE

KONTRAKT-STYRING

Udbuds-betingelser

Opstart

side 5

− Egnethed/udvælgelse− Udelukkelseskriterier− Udvælgelseskriterier

− ”Tildeling”− Tildelingskriterier− Under- og delkriterier

− Udelukkelses-og udvælgelseskriterier:− Vedrører ansøger/tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven Anvendes til at frasortere uegnede

potentielle leverandører

− Tildelings- og underkriterier: − Vedrører tilbudsgivers bud på løsning af den konkrete opgave Konkurrenceparametre – de kriterier som

tilbuddet skal vurderes ud fra.

UDBUDSBETINGELSER

side 6

− Udvælgelse og tildeling skal adskilles, uanset om der er tale om: − Offentligt udbud, hvor alle interesserede kan byde på opgaven, eller − Begrænset udbud, som formelt er opdelt i fase med forudgående prækvalifikation og

efterfølgende tilbudsfase, hvor kun de prækvalificerede kan byde på opgaven

− Forskel?:− Ved offentligt udbud skal ordregiver forholde sig til tilbudsgivers egnethed som led i

modtagelsen af tilbuddet (dvs. i en og samme fase som selve tilbudsbedømmelsen).

UDVÆLGELSE VS. TILDELING

side 7

− Udbudsdirektivets artikel 44:

− ”Kontrakter tildeles på grundlag af kriterierne i artikel 53 og 55 under hensyn til artikel 24, efter at de ordregivende myndigheder har undersøgt, om de økonomiske aktører, der ikke er udelukket i henhold til artikel 45 og 46, er egnede;

− en sådan egnethedsundersøgelse udføres i overensstemmelse med kriterierne om økonomisk og finansiel formåen, faglig og teknisk viden eller evne som omhandlet i artikel 47-52 og om nødvendigt i overensstemmelse med de ikke-diskriminerende regler og kriterier, der er nævnt i stk. 3.”

UDELUKKELSE – HVILKE GRUNDE?

side 8

Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1

Obligatorisk udelukkelse, hvis ordregiver er vidende om, at tilbudsgiver er dømt for:

− Deltagelse i en kriminel organisation jf. udbudsdirektivet Art. 45, stk. 1, litra a−Bestikkelse jf. udbudsdirektivet Art. 45, stk. 1, litra b−Svig jf. udbudsdirektivet Art. 45, stk. 1, litra c −Hvidvask af penge jf. Art. 45, stk. 1, litra d


side 9

Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2 (valgfri udelukkelse)− tilbudsgiver er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord mv., jf. litra a− tilbudsgiver er begæret taget under konkurs eller behandling m.h.p. på likvidation, skifte, tvangsakkord mv., jf. litra b.− tilbudsgiver ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed, jf. litra c.− tilbudsgiver i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som den

ordregivende myndighed beviselig har konstateret, jf. litra d.− tilbudsgiver er i restance mht. betaling til sociale sikringsordninger, jf. litra e.− tilbudsgiver er i restance mht. betaling af skatter og afgifter, jf. litra f.− tilbudsgiver svigagtigt har afgivet urigtige oplysninger i forhold til udvælgelsen, jf. litra g.

− Ordregiver er alene forpligtet af disse, hvis ordregiver udtrykkeligt har anført de pågældende udelukkelsesgrunde i udbudsbekendtgørelsen.


side 10

Udbyder har mulighed for i udbudsbekendtgørelsen at opstille særlige egnethedskrav:

Udbudsdirektivets artikel 44

2 forskellige typer af krav (udtømmende):− (1) Økonomisk og finansiel formåen (artikel 47)− (2) Teknisk og/eller faglig formåen (artikel 48)

Kravene til egnethed skal angives udtømmende i udbudsbekendtgørelsen der kan ikke i udbudsbetingelserne introduceres nye eller modstridende krav.

UDVÆLGELSE

side 11

Klagenævnets kendelse af 28. februar 2012

Offentligt udbud af 2-årig rammeaftale om levering af stomihjælpemidler til borgere i Københavns Kommune i henhold til servicelovens § 112.

I udbudsbekendtgørelsens punkt III.2 om »Betingelser for deltagelse« var det om krav vedrørende dokumentation for de økonomiske aktørers personlige forhold (punkt III.2.1), økonomisk og finansiel kapacitet (punkt III.2.2) samt teknisk kapacitet (punkt III.2.3) angivet: »…Der henvises til udbudsmaterialet«

Klager: ”Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med udbudsdirektivets artikel 36, stk. 1, jf. bilag VII A til udbudsdirektivet, ved ikke i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 – III.2.3 at have oplyst, hvilke udvælgelseskriterier tilbudsgiverne skulle opfylde for at blive vurderet som egnede, og hvilken dokumentation tilbudsgiverne i den forbindelse skulle fremsende.”

MEDIQ DANMARK A/S MOD KØBENHAVNS KOMMUNE

side 12

Klagenævnet:

− "Indklagede har handlet i strid med udbudsdirektivets artikel 36, stk. 1, jf. bilag VII A til udbudsdirektivet, ved ikke i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 – III.2.2 at have oplyst, hvilke udvælgelseskriterier tilbudsgiverne skulle opfylde for at blive vurderet som egnede, og hvilken dokumentation tilbudsgiverne i den forbindelse skulle fremsende.”

− => Ikke tilstrækkeligt at henvise til særskilt ”prækvalifikationsmateriale” eller udbudsmateriale.

MEDIQ DANMARK A/S MOD KØBENHAVNS KOMMUNE

side 13

− Udbudsdirektivets art. 47

− Bevis for den økonomiske aktørs finansielle og økonomiske formåen kan føres ved:• Relevante erklæringer fra bank eller bevis for erhvervsansvarsforsikring• Fremlæggelse af virksomhedens balance• Erklæring om tilbudsgivers omsætning• Lignende dokumentation som ordregiver finder egnet

”ØKONOMISK OG FINANSIEL FORMÅEN”

side 14

Udbudsdirektivets artikel 48 (udtømmende):

De økonomiske aktøres tekniske formåen kan godtgøres på følgende måder:• Forelæggelse af en liste over de arbejder, der er udført i løbet af de sidste 3/5 år + ledsaget af attest for

tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder

• Oplysninger om involverede teknikere eller tekniske organer

• Beskrivelse af det tekniske udstyr

• Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos virksomheden

• Miljøstyringsforanstaltninger (i relevante tilfælde)

• Erklæring om antallet af ansatte

• Anvendelse af underentreprenører (hvor stor en del)

”FAGLIG OG TEKNISK VIDEN OG EVNE”

side 15

− Artikel 47, stk. 2:− ”En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre

enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre over for den ordregivende myndighed, at han råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende.”

• Hvad er tilstrækkelig dokumentation?• Oplysning om koncernens nøgletal?

ANDRE VIRKSOMHEDERS FORMÅEN?

side 16

− Klagenævnets kendelse af 29. januar 2014

− Kombit A/S udbød som offentlig udbud efter udbudsdirektivet en kontrakt, om udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af nyt fælles biblioteksystem. I udbudsbetingelserne var bl.a. angivet, at tilbudsgivere for at komme i betragtning skulle have haft en gennemsnitlig egenkapital på mindst 20 mio. kr. i de seneste regnskabsår. Det fremgik videre, at hvis tilbudsgivere ønskede at støtte sig på andre virksomheders formåen, skulle deres adgang hertil dokumenteres ved underleverandørens udfyldning af en underleverandørerklæring, der indgik i udbudsbetingelserne.

− Fristen for afgivelse af tilbud var oprindelig fastsat til den 3. maj 2013, men den blev ved supplerende udbudsbekendtgørelse ændret til den 17. maj 2013. Ved fristens udløb havde bl.a. Dantek A/S afgivet tilbud, og den 14. juni 2013 besluttede indklagede at tildele kontrakten til Dantek A/S. Kontrakt blev indgået den 6. august 2013.

− Klageren, Axiell Danmark A/S, afgav ikke tilbud.

− Klagerens påstand 1:

− Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med udbuds-direktivets artikel 28 ved uden forudgående udbudsprocedure at have ind-gået kontrakt med Dantek A/S, uden at indklagede som led i indgåelse af kontrakten har sikret sig garanti fra TDC Hosting A/S direkte over for ind-klagede om, at TDC Hosting A/S indestår for Dantek A/S’ økonomiske for-pligtelser.

AXIELL DANMARK A/S MOD KOMBIT A/S

side 17

− Klagenævnet udtalte:

− Det fremgår af både udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne, at hvis en tilbudsgiver ønsker at støtte ret på en underleverandørs ressourcer i form af underleverandørens økonomiske/finansielle kapacitet for at kunne opfylde udbudsbekendtgørelsens dokumentationskrav, skal denne oplysning fremgå ved anvendelse af underleverandørerklæringen i indklagedes skabelon 3. Som konstateret ad påstand 1 har TDC Hosting A/S i det væsentlige anvendt indklagedes skabelon ved afgivelse af erklæringen.

− Der er ikke i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne fastsat krav om, at en eventuel underleverandør, som afgiver en underleverandør-erklæring, i forbindelse med kontraktindgåelsen mellem indklagede og til-budsgiveren skal stille garanti eller indestå over for indklagede. Indklagede har allerede som følge heraf ikke været forpligtet til at kræve en garanti el-ler indeståelse fra TDC Hosting A/S ved kontraktindgåelsen.

− Klagenævnet tager derfor ikke påstanden til følge.

AXIELL DANMARK A/S MOD KOMBIT A/S

side 18

− Artikel 48, stk. 3:− ”En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre

enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Den skal i så fald godtgøre over for den ordregivende myndighed, at han råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for den økonomiske aktør.”

− Hvad er tilstrækkelig dokumentation?

ANDRE VIRKSOMHEDERS FORMÅEN?

side 19

Valg af tildelingskriterium

− Udbudsdirektivets artikel 53:

(1) Laveste pris • Kravspecifikationen kan udformes udtømmende = prisen er reelt det eneste konkurrenceparameter.

• Anvendes typisk hvor det udbudte er af simpel karakter, eller er meget velbeskrevet i udbudsmaterialet

(2) Økonomisk mest fordelagtige tilbud • Suppleres af underkriterier og eventuelt delkriterier, som vægtes indbyrdes.

• Påhviler ordregiver at beskrive de valgte underkriterier klart, så tilbudsgiverne ved hvad der måles på

− Tildelingskriterium skal anføres i udbudsbekendtgørelsen og underkriterier skal anføres i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne

− Ordregiver er bundet af de valgte tildelings- og underkriterier • Ikke tilføje flere underkriterier• Ikke undlade at vurdere tilbuddene ud fra et af kriterierne

TILDELINGSKRITERIER

side 20

Mindstekrav (til tilbud)

− Absolutte krav som tilbudsgivere skal leve op til

− Indeholdt i tilbudssummen

− Kan være formelle eller materielle− Ex formelle mindstekrav:

− Tilbuddet skal være på dansk− Krav til max antal sider

Tildelingskriterier/Underkriterier

− Konkurrenceparameter − skal være noget at konkurrere om i

relation til det pågældende kriterium

− Alene indeholdt i tilbudssummen, hvis tilbudt

− Materielle − Underkriterierne skal være knyttet til

kontraktens genstand, dvs. skal være egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

FORSKEL PÅ MINDSTEKRAV OG TILDELINGSKRITERIER

OBS: Der skelnes mellem mindstekrav til egnethed og mindstekrav til tilbud.Mindstekrav til egnethed: krav der skal opfyldes før tilbudsgiver kan anses for egnet til at afgive tilbudMindstekrav til tilbud: Krav der skal opfyldes for at tilbuddet kan anses for konditionsmæssigt

side 21

Klagenævnets kendelse af 13. april 2010

− Offentligt udbud vedrørende levering af et it-system.

− Klager nedlagede bl.a. påstand om at Klagenævnet skulle konstatere, at indklagede har handlet i strid Gennemsigtighedsprincippet, idet tre af de opstillede 39 krav (krav 3a, 4 og 37) under delkriteriet ”generelle krav” var mindstekrav og således ikke egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

KMD A/S MOD FREDERIKSBERG KOMMUNE

side 22

− Krav 3 a: "(3) Lovgivning m.v. generelt, aktuelt og fremtidig. a) MINDSTEKRAV vedr. pkt. a: Systemet skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning i Danmark samt de vedtagelser som EU vedtager og pålægger Danmark at få indarbejdet i den danske lovgivning, herunder også overenskomster samt fortolkninger heraf, vejledninger, cirkulærer og bekendtgørelser."

− Krav 4: "(4) Persondataloven. Systemet skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning m.v., som stilles i persondatoloven."

− Krav 37: ”(37) Øvrige ydelser – priser. Leverandøren skal endvidere i bilag 5 anføre timepriser for forskellige relevante typer af ydelser – fx konsulentbistand i forbindelse med ibrugtagning, opfølgende uddannelse, drift, videreudvikling, anvendelse m.v."


side 23

− Udbudsbetingelserne var fastsat således, at tilbudsgiverne med hensyn til de 39 krav under delkriterium "generelle krav" kunne vælge at angive, − om kravet er indeholdt i det tilbudte system (1),− om kravet kræver tilretning, men omkostningsmæssigt er indeholdt i tilbuddet (2), − om kravet ikke er indeholdt i tilbuddet, fordi det kræver kundespecifik tilretning (3),− eller om kravet ikke kan løses og derfor ikke er tilbudt (4)

− (Der blev givet point herud fra)

− Klagenævnet:

− 3 af de 39 krav (krav 3 a, krav 4 og krav 37) er formuleret som mindstekrav, som skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. De er derfor ikke egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud ( Der kan ikke gives point for / evalueres på mindstekrav).


side 24

− Kontraktkrav er ikke konkurrenceparametre => ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud

− Kontraktkrav kan ikke “opfyldes” i højere eller mindre grad – de er absolutte kriterier− Ex:− Tvister skal behandles ved voldgift

UNDERKRITERIER VS. KONTRAKTKRAV

side 25

− Der må som absolut hovedregel ikke opstilles underkriterier, der relaterer sig til tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre opgaven.

− Mulig modifikation i Klagenævnets praksis – særligt komplekse tjenesteydelsesopgaver/bygge- og anlægsopgaver, hvor særlige kompetencer er af betydning for udførelsen af opgaven

− Typisk problem i forhold til− Referencer− ”Organisation”− ”Miljø”

UNDERKRITERIER VS. UDVÆLGELSESKRITERIER/EGNETHED

side 26

HedeDanmark mod Greve Spildevand A/S - Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. august 2010:

− Begrænset udbud vedrørende ”tømning af slambede” (tjenesteydelse)

− Tildelingskriteriet var økonomisk mest fordelagtige tilbud

Underkriterierne var som følger:1. Pris, vægt 50 %.2. Referencer, vægt 30 %.

Underkriterium 2 ”Referencer” sigtede ifølge udbudsbetingelserne til:”Dokumentation for erfaringer fra lignende opgaver, for hhv. entreprenøren/firmaet der står for opgaveudførelsen samt føreren af den langtrækkende maskine.”


side 27

Klagenævnet vedrørende maskinførerens referencer:

− Den del af underkriteriet ”Referencer”, der vedrører maskinføreren, er nært knyttet til selve udførelsen af arbejdet i henhold til kontrakten og dermed til indklagedes interesse i at undgå driftsforstyrrelser og tab som følge af fejl under arbejdet. Denne del af underkriteriet er derfor egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Klagenævnet vedrørende virksomhedens referencer:

− Derimod vedrører den del af underkriteriet ”Referencer”, der angår dokumentation for virksomhedens erfaringer fra lignende opgaver, efter sit indhold udvælgelsen af de tilbudsgivere, hvis tilbud efterfølgende skal vurderes i relation til tildelingskriteriet. Denne del af underkriteriet er derfor fastsat i strid med udbudsdirektivet.

− Dvs.:− Hvis et kriterium angår tilbudsgiverens generelle egnethed til at udføre den udbudte ydelse, er kriteriet et udvælgelseskriterium, der

ikke må bruges som tildelingskriterium.

− Hvis kriteriet derimod angår tilbudsgiverens udførelse af den udbudte ydelse, vil kriteriet i visse tilfælde kunne bruges som tildelingskriterium.


side 28

− Det nye udbudsdirektiv art. 67 - eksempel på underkriterier:

− ”Organiseringen af det personale, der skal udføre kontrakten, og dets kvalifikationer og erfaring, hvor kvaliteten af det personale, der skal udføre kontrakten, kan påvirke niveauet af kontraktens opfyldelse betydeligt”

DET NYE UDBUDSDIREKTIV

side 29

Udbudsdirektivets artikel 53, bl.a.:

• Kvalitet

• Pris

• Teknisk værdi

• Æstetik og funktionsmæssig karakter

• Miljøegenskaber

• Driftsomkostninger

UNDERKRITERIER

side 30

− Underkriterier, der ikke har naturlig sammenhæng med hinanden må ikke samles i klumper.

− Klagenævnets kendelse af 28. februar 2012 (Mediq Danmark mod Københavns Kommune)• Underkriterium: »sortimentsbredde«, »kvalitet« og »funktionalitet« vægtet 40 %• Klagenævnet: I strid med artikel 53 og ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.

UNDERKRITERIER

side 31

− Udbud vedrørende IT- og digitaliseringssystem til børnepasningsområdet

− Tildelingskriterier:− ”Rammekontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige

tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for Tilbudsvurderingen:

− Underkriterier - Vægtning i procent− 1. Økonomi 40 %− 2. Kvalitet 40 %− 3. Implementering 20 %”

UNDERKRITERIER - EKSEMPEL

side 32

− ”Vurdering af økonomi:

− Økonomi vil blive vurderet ud fra bilag 1, vederlag og betalingsplan, hvor der tages udgangspunkt i en 6 årig aftale. Ved tilbud som ikke indeholder drift af systemet, tillægges tilbudssummen et beløb som beskrevet under punktet ”Vurdering af alternative tilbud” som ses nedenfor.

− Vurdering af kvalitet:

− Kvalitet vurderes på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 5, kravspecifikation som følger (henvisninger til bilag 5):

− Der vil blive foretaget en samlet vurdering af tilbudsgivers besvarelse af alle kriterierne i ovenstående boks.

− Vurdering af implementering:

− Implementering vurderes på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 5, kravspecifikation som følger (henvisninger til bilag 5):

− Der vil blive foretaget en samlet vurdering af tilbudsgivers besvarelse af alle kriterierne i ovenstående boks.”


Kriterierne: 1-58, 67-73 samt 74-76Kriterierne: 74-76 vurderes som fuldt opfyldt, i tilbud hvor kommunen selv står for driften.

Kriterierne: 59-66

side 33

− ”Vurdering af alternative tilbud:

− Til sammenligning af tilbud på løsninger, hvor der er henholdsvis ekstern drift og hvor ordregiver står for driften, vil ordregiver foretage en vurdering af de forventede omkostninger i forbindelse de løsninger, hvor ordregiver selv står for driften. I denne beregning indgår forventede teknikertimer til serverdrift og systemdrift inkl. uddannelse.

− Teknikertimer takseres i den interne afregning med 600 kr. pr. time. Vurderingen foretages af kommunens it servicecenter, som står for drift af kommunens it-systemer og som løbende konkurrenceudsætter interne driftopgaver. Beregningen foretages alene på baggrund af de tekniske besvarelser af bilag 5, 6, 8, 9 og 12.”


side 34

− Klagenævnets kendelse af 27. oktober 2011

− Kendelsen vedrørte bl.a. en påstand angående skønsmæssig fastsættelse af omkostninger til driftsmiljø.


− ”At der i den samlede pris, som har dannet grundlag for evalueringen, indgår et betydeligt skønsmæssigt beløb, som indklagede har fastlagt, vedrørende opfyldelse af krav til indklagedes it-miljø, og som tilbudsgiverne ikke på forhånd har kunnet gennemskue. Det er således ikke tilstrækkeligt til opfyldelse af kravet om gennemsigtighed, at indklagede i udbudsbetingelserne har oplyst at ville tillægge et beløb vedrørende indklagedes driftsmiljø, når tilbudsgiverne ikke har haft mulighed for at kende eller beregne dette beløb.

− På denne baggrund har indklagedes evaluering af tilbuddene i relation til underkriteriet pris været i strid med såvel gennemsigtighedsprincippet som ligebehandlingsprincippet i udbudsdirektivets artikel 2.”

FICS DANMARK A/S MOD PATIENTOMBUDDET

side 35

TILBUDSEVALUERING

side 36KONTRAKT 8-TALLET

KONTRAKT-INDGÅELSE

KONTRAKT-STYRINGOpstart

Tilbudsevaluering, kontrakttildeling og kontraktindgåelse

side 37

1. Er tilbuddet modtaget til tiden på rette sted?

2. Overholder tilbuddet formkravene i udbudsmaterialet?

3. Detaljeret evaluering i forhold til det fastsatte tildelingskriterium og underkriterier.

4. Tildelingsbeslutningen træffes og alle tilbudsgivere underrettes.

5. Stand-still-periode (krav ved EU-udbud)

6. Kontraktindgåelse

PROCESSEN I HOVEDTRÆK

side 38

− Ukonditionsmæssige tilbud skal afvises, jf. ligebehandlingsprincippet.

− Hvad kan gøre et tilbud ukonditionsmæsigt?− Formelle mangler, fx skemaer der ikke er medsendt som krævet eller udfyldt som krævet − Forbehold for grundlæggende elementer− Mindstekrav ikke opfyldt

− Implementeringsbekendtgørelsens §12 − Overvej om §12 kan finde anvendelse vedrørende supplerende oplysninger− Valgfrit for ordregivere at anvende §12

UKONDITIONSMÆSSIGE TILBUD

side 39

− Implementeringsbekendtgørelsen § 12:− ”Ordregivere, som har modtaget ansøgninger eller tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af

udbudsmaterialet, kan afvise ansøgningerne eller tilbuddene, eller kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet vælge at

− 1) se bort fra fejlen eller manglen, såfremt ordregiver i forvejen er i besiddelse af de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer,

− 2) selv indhente de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer, såfremt disse er offentligt tilgængelige, eller− 3) anmode de pågældende ansøgere eller tilbudsgivere om inden en fastsat frist at berigtige fejlen eller manglen, jf. dog

stk. 3.

− Stk.2. Stk. 1 finder bl.a. anvendelse, når− 1) fremsendte ansøgninger eller tilbud mangler underskrift, datering eller lignende,− 2) ansøgninger eller tilbud ikke er modtaget i det krævede antal eksemplarer eller det krævede format, eller− 3) ansøgninger eller tilbud ikke opfylder formelle krav til udformning som f.eks. angivelse af sidetal, stempling eller

lignende.”

REPARATIONSREGLEN

side 40

− Klagenævnets kendelse af 31. jan 2014

− Vejle Kommune (indklagede) som offentligt udbud efter udbudsdirektivet en kontrakt om levering og drift af et it-fagsystem til velfærdsforvaltningen i Vejle Kommune. Udbudsbetingelserne indeholdt en lang række mindstekrav til it-systemet, herunder krav om snitflader til andre systemer. Tilbuddene skulle afgives ved udfyldning af et tilbudsskema, der indgik i udbudsbetingelserne. Tilbudsskemaet gav ikke mulighed for at angive, hvordan tilbudsgiverne ville opfylde de enkelte mindstekrav.

− Ved tilbudsfristens udløb den 24. september 2012 havde indklagede modtaget tilbud fra følgende virksomheder: − 1) Avaleo ApS (klageren) − 2) CSC Scandihealth A/S

− I CSC's tilbud var angivet, at tilbuddet opfyldte alle mindstekravene. Eftermodtagelsen af tilbuddene bad indklagede imidlertid CSC om at præcisere, at CSC's tilbud opfyldte en række nærmere angivne mindstekrav. CSC bekræftede herefter over for indklagede, at alle mindstekrav ville blive opfyldt. Udbyderen besluttede derefter at indgå kontrakt med CSC.

− Klagers påstand: − ”Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med ligebehandlings- og

gennemsigtighedsprincippet i udbuds-direktivets art. 2 ved at tildele kontrakten til CSC på trods af, at CSC’s tilbud var ukonditionsmæssigt.”

AVALEO APS MOD VEJLE KOMMUNE

side 41

− Klagenævnets kendelse af 31. jan 2014

− Klagenævnet udtalte:− ”Risikoen for den uklarhed, der følger af, at de anførte steder i tilbuddet ikke er

overensstemmende, påhviler tilbudsgiveren.”− ”Tilbuddet indeholdt således et konkret forbehold for mindstekravet om le-vering af snitflader til

Stofmisbrugsdatabasen, og det var derfor ikke kondi-tionsmæssigt.” − ”Oplysningen i brevet af 3. oktober 2012 fra CSC Scandihealth A/S om, at kommunen kunne se

bort fra de i tilbuddet angivne beskrivelser, og at sel-skabet bekræftede, at tilbuddet ikke indeholdt forbehold for mindstekravene om blandt andet snitflader, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 3.1.8, indebar på den baggrund en ændring af selskabets tilbud i relation til det nævnte mind-stekrav. Det er i den forbindelse uden betydning, at såvel kommunens hen-vendelse og tilbudsgiverens svar efter deres ordlyd alene efterspurgte og in-deholdt en »bekræftelse« på, at tilbuddet var konditionsmæssigt.”

AVALEO APS MOD VEJLE KOMMUNE

side 42

− Højesterets dom af 5. april 2011

− Sagen angik et EU-udbud vedrørende et bygge- og anlægsarbejde. Der indkom tilbud fra nogle tilbudsgivere, hvorefter udbyderen indgik kontrakt med en af tilbudsgiverne. Klagen var indgivet af en tilbudsgiver, Per Aarsleff A/S, der ikke havde fået kontrakten.

− Klageren gjorde for klagenævnet gældende, at den valgte tilbudsgivers tilbud ikke måtte tages i betragtning som følge af, at den valgte tilbudsgiver havde taget Dansk Byggeris standardforbehold, og som følge af, at disse standardforbehold indeholdt forbehold om vinterforanstaltninger. Klageren gjorde gældende, at dette forbehold angik et grundlæggende element.

− Klagenævnet fandt, at der var tale om et grundlæggende element i udbudsmaterialet, og at ordregiver derfor havde været pligtig til at afvise tilbuddet. Aarsleff skulle derfor have været tildelt kontrakten, og man tildelte dem 5 mio. kr. i erstatning.

PER AARSLEFF A/S MOD AMAGER STRANDPARK I/S

side 43

− Efterfølgende blev sagen indbragt for Østrelandsret. Landsretten fandt, at prisfastsættelsen af forbeholdet var acceptabel, da det var helt almindeligt, at denne type forbehold blev taget og de var derfor simple at prissætte. Per Aarsleff A/S blev derfor nægtet erstatning.

− Per Aarsleff A/S ankede derefter til Højesteret.

− Højesteret kom frem til, at der er stor forskel i vinterforanstaltninger afhængigt af vinterens hårdhed. Der var tale om en kompliceret anlægsopgave, som skulle foretages hen over en vinter. Med forbeholdet havde den valgte tilbudsgiver skudt ansvaret fra sig selv, og tilbage til ordregiver. Selvom det netop var hensigten at risikoen for forsinkelser pga. vejret skulle ligge på entreprenøren. Højesteret fandt derfor, at Aarsleff skulle have haft kontrakten. Tildelt 8 mio. kr.

− Højesteret kom desuden med en generel udtalelse vedrørende prissætning af forbehold, idet man fandt, at man skulle vælge den dyreste mulige pris på forbeholdet, og ikke en middelvej. Man skal altså tage udgangspunkt i worst case. Dette skyldes, at det ikke må komme tilbudsgiver til gode, at man har taget forbehold, hvilket der er risiko for, hvis man ikke vælger prisen for det mest byrdefulde udfald af forbeholdet.

PER AARSLEFF A/S MOD AMAGER STRANDPARK I/S

side 44

EU-Domstolens dom af 5. december 2013, sag C-561/12

− Udbud vedrørende anlæg af motorvejstrækning, i udbudsbetingelserne var det at en del at strækningen skulle være med en midterrabat på 13,5m og en anden del skulle være med en midterrabat på 6m. Tildelingskriteriet var laveste pris. Der var angivet at der ikke kunne gives alternative tilbud.

− Der indkom tilbud fra fire tilbudsgivere. Et tilbud (fra Nordecon og Ramboll) gik ud på at anlægge hele motorvejsstrækningen med en midterrabat på 6m. Efter modtagelse af tilbuddene iværksatte udbyderen forhandlinger med tilbudsgiverne, og opfordrede de andre tilbudsgivere til at ændre deres tilbud så det var med 6m midterrabat på hele strækningen. Udbyderen besluttede herefter at indgå kontrakt med den ordregiver der havde afgivet det laveste tilbud. Nordecon og Ramboll indbragte her efter sagen for de estiske klageorganer, hvorefter sagen blev bragt vider op til den estiske højesteret som sendte anmodning til EU-domstolen om præjudiciel afgørelse.

NORDECON AS OG RAMBOLL ESTI AS

side 45

EU-Domstolens dom af 5. december 2013, sag C-561/12

− Den estiske højesteret forelagde EU-domstolen spørgsmål følgende spørgsmål:− ”Skal artikel 30, stk. 2, i Udbudsdirektivet fortolkes således, at en ordregivende myndighed kan føre forhandlinger med

tilbudsgiverne om tilbud, som ikke svarer til de bindende krav, der er fastsat i kontraktens tekniske specifikationer?”

− EU-Domstolen udtalte (præmis 37-39):− ”Selv om den ordregivende myndighed råder over en forhandlingsbeføjelse inden for rammerne af et udbud med

forhandling, er den således stadig forpligtet til at drage omsorg for, at de krav i kontrakten, som den har givet en bindende karakter, bliver overholdt. Hvis dette ikke var tilfældet, ville princippet om, at de ordregivende myndigheder handler på en gennemsigtig måde, blive tilsidesat, og det formål, der er anført i denne doms foregående præmis, ville ikke kunne blive opfyldt.

− Hvis det anerkendtes, at et bud, der ikke var i overensstemmelse med de bindende betingelser, kunne antages med henblik på en forhandling, ville fastsættelsen af bindende betingelser i udbuddet i øvrigt miste enhver virkning, og det ville ikke være muligt for den ordregivende myndighed at forhandle med tilbudsgiverne på et for disse fælles grundlag baseret på de nævnte betingelser og følgelig at behandle disse lige.

− Henset til ovenstående betragtninger skal det første spørgsmål besvares med, at artikel 30, stk. 2, i direktiv 2004/18 ikke tillader en ordregivende myndighed at føre forhandlinger med tilbudsgiverne om tilbud, som ikke opfylder de bindende krav, der er fastsat i udbuddets tekniske specifikationer.”

NORDECON AS OG RAMBOLL ESTI AS

side 46

− Evaluering af tilbud = vurdering af det enkelte tilbuds opfyldelse af underkriterierne (som udgangspunkt ikke pointtildeling på baggrund af en sammenligning af tilbuddene).

− Evaluering må alene baseres på forhold, som er beskrevet i det udsendte udbudsmateriale (ligebehandling og gennemsigtighed).

− Evaluering skal ske under anvendelse af de fastsatte underkriterier og eventuelle delkriterier.

− Evaluering må ikke være udtryk for ordregivers helt frie valg (skøn) – krav om kvalificering af underkriterier i udbudsmaterialet (hvad forstås ex. ved god kvalitet?).

EVALUERING AF TILBUD

side 47

− Intet generelt krav om skriftlig evaluering

− Intet krav om pointsystem

= men måske mest fornuftigt?

OBS: Krav om skriftlig evalueringsrapport med visse oplysninger (udbudsdirektivets artikel 43)

= dokumentation for ordregivers vej til tildelingsbeslutningen.

Skal forelægges Kommissionen efter anmodning.

KRAV TIL EVALUERINGEN

side 48

Underkriteriet ”kravopfyldelse” bestod af 36 generelle krav og 43 ”use-cases”.

For hver del af ”kravopfyldelse” skulle tilbudsgivere anføre på en skala fra 1-4, som følgende:

”1: Er indeholdt i det tilbudte system

2: Kræver tilretning, men omkostninger hertil er indeholdt i den tilbudte leverance [..]

3: Kræver kundespecifik tilretning af program og er ikke indeholdt i den tilbudte leverance. Pris for tilretning anføres såfremt dette er muligt.

[..]

4: Kan ikke løses og er derfor ikke tilbudt.”


side 49

0 point - Gives for en besvarelse, der ikke opfylder nogle af ønskerne i use-casen, og hvor der ikke er angivet kommentarer til kodningen 1-4.

1 point – [ingen beskrivelse]

2 point - Gives for besvarelse af use-casen med koden 3 [min fremhævelse] med kommentarer til. Gives for en besvarelse, som er uden særlig substans, hverken i selvstændighed eller i omfang, hvad angår oplæg til de ønsker, der er udtrykt i underkriteriet.


4 point - Gives for en besvarelse, som indeholder oplæg vedrørende de ønsker, som er udtrykt i underkriteriet, men som ikke er særligt uddybende og/eller demonstrerer særligt fagligt overblik.


6 point – Gives for en besvarelse, som indeholder gennemarbejdede oplæg vedrørende alle de ønsker, som er udtrykt i underkriteriet.


8 point - Gives for en besvarelse af use-casen, hvor alle krav er opfyldt og kodet 1, og hvor der ikke er nogen kommentarer til opfyldelsen af kravet.


10 point - Gives for en besvarelse af use-casen, som opfylder alle krav, men som også indholdsmæssigt giver flere relevante funktionaliteter udover det krævede [min fremhævelse].


side 50

Klagenævnet udtalte:

”Den anvendte pointskala er i strid med gennemsigtighedsprincippet og Udbudsdirektivets artikel 53, idet den dels indebærer, at tilbud, der slet ikke opfylder et bestemt krav, tildeles point herfor (2 point), dels indebærer, at tilbud, der indeholder ikke efterspurgte elementer, tildeles point netop for disse elementer (10 point).

Påstanden tages til følge.”


side 51

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. august 2009 –Mölnlycke Health Care ApS mod Region Hovedstaden

”Det kan ikke af ligebehandlingsprincippet eller gennemsigtighedsprincippet, jf. Udbudsdirektivets artikel 2, eller af EU-udbudsretten i øvrigt udledes, at en ordregiver ved gennemførelsen af et udbud, hvor tildelingskriteriet er »det økonomiske mest fordelagtige tilbud«, har pligt til at udarbejde og anvende en evalueringsmodel.”

I praksis benyttes altid evalueringsmodeller, når tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

EVALUERINGSMODELLER – IKKE ET KRAV

side 52

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. august 2009, Mölnlycke Health Care ApS mod Region Hovedstaden

”Det kan ikke af ligebehandlingsprincippet eller gennemsigtighedsprincippet, jf. Udbudsdirektivets artikel 2, eller af EU-udbudsretten i øvrigt udledes, at en ordregiver ved gennemførelsen af et udbud, hvor tildelingskriteriet er »det økonomiske mest fordelagtige tilbud«, har pligt til at udarbejde og anvende en evalueringsmodel, og der kan heller ikke af artikel 2 eller af EU-udbudsretten i øvrigt udledes, at en ordregiver, som agter at anvende en evalueringsmodel, skal udarbejde denne evalueringsmodel på et så tidligt tidspunkt, at evalueringsmodellen kan medtages i udbudsbetingelserne [..]”

Udgangspunktet: Ikke krav om forudgående offentliggørelse af evalueringsmodel

KRAV OM OFFENTLIGGØRELSE AF EVALUERINGSMODEL?

side 53

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse af 6. maj 2011, Aabenraa Kommunes annoncering af totalrådgiveraftale

Tilbudsgiverne skulle angive tilbudsprisen som en procentdel af entreprisesummen.

Evalueringsmodellen for ”pris” (der var ikke offentliggjort på forhånd), var som følger:


13 % ≤ 5 point

12 - 12,99 % 10 point

11 - 11,99 % 15 point

10 - 10,99 % 20 point

8 - 9,99 % 25 point

7 - 7,99 % 20 point

6 - 6,99 % 15 point

5 - 5,99 % 10 point

≥ 4,99 % 5 point

side 54

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse af 6. maj 2011, Aabenraa Kommunes annoncering af totalrådgiveraftale

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen:

”Det er sammenfattende Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at Aabenraa Kommune i nærværende sag har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet ved at anvende en prisevalueringsmodel, der indebærer, at det billigste tilbud ikke nødvendigvis opnår den bedste bedømmelse, da dette ikke fremgår klart af udbudsmaterialet.”

= Krav om offentliggørelse af ”atypiske” evalueringsmodeller

= Klagenævnet for Udbud har stadfæstet dette princip i kendelse af 27/10-2011, FICS mod Patientombuddet


side 55

Absolutte pointmodeller

− Tilbuddene tildeles points på baggrund af sammenhængen med en fastsat standard (ex. ”target-modellen”)

− Bedste tilbud får ikke altid topkarakter

Relative pointmodeller

− Tilbuddene tildeles points på baggrund af sammenhængen med hinanden.

− Bedste tilbud får altid topkarakter

Sproglige evalueringsmodeller

TYPER AF MODELLER

side 56

− Kun relevant ved tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.

− En evalueringsmodel anvendes til at omsætte de enkelte elementer i tilbuddene til points i forhold til de fastsatte underkriterier.

− Udbudsdirektivet eller tilbudsloven indeholder ingen bestemmelser, der omtaler evalueringsmodeller.

− Ikke pligt til at anvende en pointmodel til at fastlægge, hvem der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

− Såvel Klagenævnet som domstolene har accepteret anvendelse af prosaevaluering fremfor en pointmodel.

EVALUERINGSMODELLER – RETLIGT GRUNDLAG

side 57

− Ikke muligt at operere med en trappeskala. Prisforskellene i tilbuddene skal give sig udtryk i pointtildelingen.

− Pointtildeling i forhold til pris bør altid basere sig på en beregning (matematisk formel).

− Pointskalaen skal svare til den pointskala, der anvendes i forhold til de kvalitative kriterier. Pointskalaen må ikke give mulighed for tildeling af negativt pointtal, hvis denne mulighed ikke foreligger i relation til de kvalitative kriterier, jf. Klagenævnets kendelse af 29. juli 2011 - Social-Medicinsk Tolkeservice A/S mod Region Hovedstaden.

− Der børe være ”ligevægt” mellem anvendelsen af pointskalaen for pris og de kvalitative kriterier – ellers forrykkes vægtningen.

EVALUERING AF PRIS

side 58

− Den lineære model

− Tilbud med laveste pris tildeles maksimumpoint på en given skala, eks. 10.

− Øvrige tilbud tildeles maksimumpoints med et fradrag, der svarer til deres procentuelle afvigelse fra det billigste tilbud.

− Eksempel: − Tilbud 1: 10 mio. kr. - 10 points− Tilbud 2: 10,5 mio. kr. – 9,5 points− Tilbud 3: 13 mio. kr. – 7 points

− Ulempe: Ligesom i Skive-modellen risiko for begrænset udnyttelse af pointskala

EVALUERING AF PRIS – ALTERNATIVE MODELLER

side 59

− Klagenævnet for Udbuds kendelse af 18. juli 2013 - Calundan Høreteknik ApS mod Gentofte Kommune m.fl.

− Tilbudte priser (estimeret køb pr. år):

− Calundan Høreteknik ApS: 1.937.856,00 kr.

− Phonic Ear A/S: 2.182.215,50 kr. (13 % dyrere end laveste pris)

− Scantone A/S: 1.999.150,00 kr.

− Evalueringsmodel for pris:

− Laveste pris: 8 points

− 100 % dyrere end laveste pris: 1 point

DEN LINEÆRE MODEL

side 60

− Pointtildeling:Pris Kvalitet Service I alt

− Calundan Høreteknik ApS 8 5 5 6,5

− Phonic Ear A/S 7,12 8 7 7,4

− Scantone A/S 7,78 7 6 7,2

− Klager: Pris ikke reelt vægtet 50 %

EVALUERING AF PRIS – CALUNDAN VS. GENTOFTE K.

side 61

− Konkret underkendelse af den lineære model.

− Uddrag af præmisserne:

− ”Ved ordregivers skønsmæssige fastlæggelse af en model til bedømmelse af et underkriterium om pris, herunder ved brug af en model som den nævnte, skal der tages hensyn til det konkrete markeds og det konkrete udbuds karakteristika, og til hvilken spredning der på den baggrund kan forventes i priserne på de indkomne tilbud.”

− ”Under disse konkrete omstændigheder indebærer den af indklagede anvendte pointmodel, at prisen ikke fik den betydning, som tilbudsgiverne som følge af den fastsatte vægtning af priskriteriet på 50 % kunne forvente.”

− ”Pointmodellen vedrørende underkriteriet pris var dermed i det konkrete tilfælde uegnet til at afspejle den vægtning af priskriteriet, som var angivet udbudsbetingelserne, og var dermed ikke egnet til at identificere »det økonomisk mest fordelagtige tilbud.”

LINEÆR MODEL – CALUNDAN VS. GENTOFTE KOMMUNE

side 62

− Gearingsmodellen

− Tilbud med laveste pris tildeles maksimumpoint på en given skala, eks. 10

− Tilbud, der er x % dyrere eller x kr. dyrere end laveste pris tildeles 0 eller 1 point

− Øvrige tilbudspriser tildeles points på baggrund af deres placering på en ret linje mellem de to punkter.

− Fordel: Mulighed for konkret at fastlægge gearingen ved det enkelte udbud og derved sikre sig, at de tildelte points er retvisende og placeres bredt ud over pointskalaen

− NB! Hvis der anmodes om ”timepriser” fra tilbudsgiverne, skal disse timepriser indgå i tilbudsevalueringen, jf. kendelse af 21. maj 2014, Svenningsen Maskinforretning A/S mod Forsvarets Materieltjeneste (FMT)

EVALUERING AF PRIS – ALTERNATIVE MODELLER

side 63

− Evalueringsmodel pris – trin for trin

− 1) Overvej om evalueringsmodellen skal anføres i udbudsbetingelserne

− 2) Anvend en gearingsmodel – enten med udgangspunkt i laveste pris eller en target pris

− 3) Hvis ikke offentliggjort - fastlæg (internt) inden tilbudsfristen, hvad gearingen forventes at være – ex. laveste pris + 30 procent = 0 point.

− 4) Journaliser notat med ”intern” evalueringsmodel, så det til hver en tid kan dokumenteres, at modellen var fastlagt på forhånd.

− 5) Vurder efter modtagelsen af tilbud, om den forudsatte gearing er passende i forhold til udsvingene i tilbudspriserne.

− 6) Hvis den forudsatte gearing ikke er egnet, ændres den.

− 7) I underretningen bør der redegøres udførligt for evalueringsmodellen, så tilbudsgiverne kan identificere, hvordan tildelingen er foregået.

EVALUERINGSMODEL - ANBEFALINGER

side 64

− Såfremt evalueringsmodellen er offentliggjort i udbudsbetingelserne, er det ikke muligt at ændre den eller blot modificere den.

− Østre Landsrets dom af 14. maj 2010 i sag 22. afd. B-338-09, MT Højgaard A/S mod Slots- og Ejendomsstyrelsen og Helsingør Kommune.

− Ordregiver erstatningsansvarlig i forhold til MT Højgaard A/S’ positive opfyldelsesinteresse.

− Dokumenteret, at MT Højgaard A/S ville have fået tildelt kontrakten, hvis den evalueringsmodel, der var beskrevet i udbudsbetingelserne, var blevet anvendt.

− Indbragt for Højesteret – efterfølgende forligt!

ÆNDRING AF EVALUERINGSMODELLER UNDERVEJS I PROCESSEN

side 65

Håndhævelsesloven § 2, stk. 1, nr. 2 og § 2, stk. 2

− Afholder en ordregiver et udbud, der er omfattet af udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal ordregiveren underrette samtlige berørte ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke beslutninger ordregiveren træffer, herunder bl.a. beslutninger om

1) prækvalifikation af virksomheder, 2) tildeling af en kontrakt,3) indgåelse af en rammeaftale,4) optagelse i et dynamisk indkøbssystem og5) annullation af en udbudsforretning.

− Stk.2. Ordregiverens underretning om beslutningen efter stk. 1, nr. 2 og 3, skal være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Underretningen skal endvidere angive, hvornår standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1, udløber.

UNDERRETNING - TILDELINGSBESLUTNING

side 66

› De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til indgåelse af en rammeaftale, tildeling af en kontrakt eller optagelse i et dynamisk indkøbssystem.

› På anmodning af den berørte part meddeler den ordregivende myndighed hurtigst muligt• ”Alle forbigåede tilbudsgivere, hvorfor deres tilbud er forkastet…” • ”Alle tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, om det antagne tilbuds

karakteristika og relative fordele og meddeler dem navnet på den tilbudsgiver, hvis bud er antaget, eller parterne i rammeaftalen.”

UDBUDSDIREKTIVETS ARTIKEL 41

side 67

Klagenævnets kendelse af 1. april 2014

− Udenrigsministeriet udbød, som udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivet, en rammeaftale (med en løbetid på fem år med option på forlængelse i 2 x 1 år) om køb og levering af armerede køretøjer.

− En forbigået tilbudsgiver indgav klage, og nedlagde bl.a. påstand om at Klagenævnet skulle konstatere, at indklagede havde handlet i strid med § 2, stk. 2, i håndhævelsesloven, idet indklagedes underretning om tildelingsbeslutning ikke var ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

DAMASEC IAG JV MOD UDENRIGSMINISTERIET

side 68


− Efter håndhævelseslovens § 2, stk. 1, skal ordregivere, underrette samtlige berørte tilbudsgivere om beslutninger vedrørende blandt andet tildeling af aftaler. Underretningen skal ifølge § 2, stk. 2, være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen og skal angive, hvornår standstill-perioden udløber.

− Det følger af blandt andet Rettens praksis, at begrundelsen klart og utvetydigt skal angive de betragtninger, som ordregiveren har lagt grund, således at de berørte parter kan få kendskab til grundlaget for den trufne foranstaltning, og således at den kompetente ret kan udøve sin prøvelsesret.

− Ordregiveren skal som et led i redegørelsen oplyse den vindende tilbudsgivers pris, hvis pris indgår som eneste tildelingskriterium eller som et af underkriterierne til tildelingskriteriet »det økonomisk mest fordelagtige tilbud«

− Desuden skal der kortfattet redegøres for den anvendte bedømmelsesmetode, for indholdet af en eventuel pointskala og for de tildelte point.


side 69

− I indklagedes underretning oplyses der om pointtildelingen vedrørende »Egenkontrolprocedure og kvalitetssikringssystem«.

− Desuden gengives relative fordele og karakteristika ved det vindende tilbud i forhold til klagerens tilbud.

− Det er derimod ikke oplyst, efter hvilken pointskala pointene for underkriteriet »Egenkontrolprocedure og kvalitetssikringssystem« er givet. Dette kan dog implicit udledes, og den manglende angivelse af skalaen kan derfor ikke anses for en overtrædelse.

− For så vidt angår priskriteriet fremgår det hverken − hvilken pointskala og – model, der er anvendt, eller− hvilke point, der er tildelt klageren og Copenhagen Global A/S.

På de sidstnævnte punkter opfylder meddelelsen ikke kravet om en kort redegørelse.


side 70

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 22. februar 2013 - Marius Pedersen A/S mod Hvidovre Kommune

› Offentligt EU-udbud af kontrakt om indsamling af dagrenovation i Hvidovre Kommune.

› Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier:

› 1. Pris. Vægtning 55 › 2. Kvalitetsstyring. Vægtning 15 › 3. Mandskab. Vægtning 10 › 4. Materiel. Vægtning 10 › 5. Miljø og arbejdsmiljø. Vægtning 10

› Klager: Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med håndhævelseslovens § 2, stk. 2, ved ikke at leve op til pligten for en korrekt underretning til de bydende.

KRAV TIL UNDERRETNING

side 71

› Underretningen: ”Det oplyses herved, at kontrakten på indsamling af dagrenovation i Hvidovre Kommune agtes indgået med M. Larsen Vognmandsfirma A/S efter udløb af stand-still perioden på 10 dage. Herunder er vist en oversigt over den foretagne vurdering af tilbuddene:


Point-tildeling HCS A/S Transport & Spedition

M. Larsen Vognmandsfirma A/S

RenoNorden A/S Marius Pedersen A/S

Pris 5,01 5,12 4,46 5,50 Kvalitetsstyring 0,75 0,90 0,90 0,90 Mandskab 0,50 0,60 0,50 0,50 Materiel 0,50 0,60 0,40 0,50 Miljø og arbejds-miljø

0,60 0,80 0,60 0,50

I alt 7,36 8,02 6,86 7,90

”Som det ses af skemaet har M. Larsen Vognmandsfirma A/S opnået det højeste samlede pointtal og dermed afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.”

side 72

› I et notat til brevet var der en oversigt over de afgivne tilbudssummer.

› Udbudsmaterialet indeholdt beskrivelse af pointmodellen for de kvalitative underkriterier.

› Klagenævnet:

› ”Indklagedes meddelelse af 14. marts 2012 om tildelingsbeslutningen indeholdt navnet på den tilbudsgiver, indklagede ville indgå kontrakt med, en oversigt over de tilbudte priser og en oversigt over de point, der blev tildelt de enkelte tilbud i forhold til underkriterierne.

› Klageren kunne ved den oplyste pointtildeling identificere, i forhold til hvilke underkriterier tilbuddet fra M. Larsen Vognmandsfirma A/S adskilte sig positivt fra klagerens tilbud og dermed de relative fordele ved det vindende tilbud.

› Indklagedes underretning om tildelingsbeslutningen indeholdt dermed en fyldestgørende begrundelse.”


side 73

Konklusionen er:

Redegørelsen skal som minimum indeholde:• Navnet på vindende tilbudsgiver(e)• Vindende tilbudspris • Anvendte bedømmelsesmetode• Indholdet af eventuel pointskala• Tildelte points

Vær opmærksom på begrundelsens indhold!

› Krav til begrundelsen:› Korrekt og dækkende› Må ikke indeholde en vurdering af forhold, som det ikke på forhånd er oplyst, at der vil

blive lagt vægt på, i tilbudsevalueringen

Kort redegørelse for de relevante grunde?

side 74

”Berørte tilbudsgivere/ansøgere” (kontroldirektivet)• Tilbudsgivere anses for at være berørte, hvis de endnu ikke er endeligt udelukket. En

udelukkelse er endelig, hvis den er meddelt de berørte tilbudsgivere og enten er fundet lovlig af en uafhængig klageinstans eller ikke længere kan blive genstand for klageprocedure.

• Ansøgere anses for at være berørt, hvis den ordregivende myndighed ikke har stillet oplysninger til rådighed om, at deres ansøgning er afvist inden meddelelsen om tildelingsbeslutningen til de berørte tilbudsgivere.

› I praksis betyder den foreslåede bestemmelse, at ordregiveren som udgangspunkt skal underrette samtlige virksomheder, der har været involveret i udbudsforretningen, og som har afgivet et tilbud. De virksomheder, der ikke blev prækvalificeret, men som havde ansøgt herom, skal dog også underrettes, hvis ordregiveren ikke, når der træffes en tildelingsbeslutning, har oplyst virksomheden om, at denne ikke er blevet prækvalificeret. Ligeledes har ordregiveren ikke pligt til at underrette en ansøger, som havde ansøgt om at blive prækvalificeret, men som ikke blev det. (Håndhævelseslovens forarbejder)

Hvem skal underrettes?

side 75

› Klagenævnet for Udbuds kendelse kendelse af 14. december 2011 - Holm & Halby A/S mod Aarhus Universitet

› Aarhus Universitet udbød i begrænset udbud rammeaftale opdelt i 15 delaftaler om levering af laboratorieudstyr m.v. Parallelt hermed udbød AU som begrænset udbud en rammeaftale opdelt i 10 delaftaler om levering af laboratorieudstyr (»advanced instruments«).

› AU besluttede at prækvalificere bl.a. klageren, Holm & Halby A/S, til at afgive tilbud på alle 25 delaftaler.

› Da klageren ikke havde mulighed for at påbegynde leveringer fra og med den 1. juni 2010, anført i udbudsbekendtgørelserne som starttidspunkt), valgte klageren ikke at afgive tilbud og gennemså ikke det udbudsmateriale, som indklagede havde gjort tilgængeligt elektronisk.

› Den 25. juni 2010 underrettede indklagede tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser indklagede havde truffet med hensyn til indgåelse af rammeaftale. Rammeaftalerne blev indgået den 15. juli 2010 og den 17. august 2010.

› Klageren, der ikke havde afgivet tilbud, modtog ikke underretning om tildelingsbeslutningerne.

Hvem skal underrettes

side 76

› Klagenævnet udtalte:

› Bestemmelsen skal læses i sammenhæng med udbudsdirektivets artikel 41, stk. 1….”

› Også hensynet til udbudsreglernes effektivitet tilsiger herefter, at der ikke kan anlægges en indskrænkende fortolkning af, hvem meddelelsen om tildelingsbeslutningen skal tilgå.

› § 2 i lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. svarer efter lovens forarbejder til § 6a i den bekendtgørelse, som påstand 1 henviser til.”

› Henviser til kontroldirektivet: »Ansøgere anses for at være berørt, hvis den ordregivende myndighed ikke har stillet oplysninger til rådighed om, at deres ansøgning er afvist inden meddelelsen om tildelingsbeslutningen til de berørte tilbudsgivere.«

=> Holm & Halby skulle have været underrettet!

”

Holm & Halby A/S mod Aarhus Universitet

side 77

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 19. marts 2012 - VKS Inventa A/S mod Hjemmeværnskommandoen

› Offentligt udbud om indkøb af udstillingsmateriel.

› Indklagede modtog inden tilbudsfristen i alt 7 tilbud, hvoraf 3, herunder klagerens, blev afvist som ukonditionsmæssige.

› Indklagede meddelte ved e-mail af 14. februar 2012 klageren, at dennes tilbud var afvist som ukonditionsmæssigt.

› Klager:

› Klagenævnet for Udbud skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med håndhævelseslovens § 2, stk. 1, ved ikke i sin skrivelse til klageren at oplyse, hvilken beslutning der var truffet med hensyn til tildeling af kontrakt.


side 78

› Klagenævnet:

› ”Det forhold, at indklagede fandt klagerens tilbud ukonditionsmæssigt, kan efter ordlyden af bestemmelsen ikke indebære, at indklagede ikke skulle give klageren, som var »berørt tilbudsgiver«, underretning om, hvilken tilbudsgiver indklagede havde besluttet at tildele kontrakten, og i underretningen oplyse, hvornår standstill-perioden udløb.”


side 79

HOSTING-KONKTRAKTER/IT-DRIFTSKONTRAKTER

side 80

− Kendetegn ved en driftskontrakt:− Ren hosting af system(-er) hos kunden, eksempelvis af citrix-miljø (inkl. operativsystem) − Standardsystem med konfiguration/tilpasning, herunder integrationer på baggrund af

veldefinerede snitflader− Krav til tilgængelighed af systemet (servicemål)− Betalingsmodel: Etableringsvederlag + løbende licensomkostninger (for brug af systemet)− Fleksibilitet i antal brugere af systemet− Vedligeholdelse og support af systemet ligger hos leverandøren

− Hvornår er det relevant at anvende en driftskontrakt− Outsourcing− ASP− Hosting

DRIFTSKONTRAKTER

side 81

− Fokus i udbudsgrundlaget − Afgrænsning af driftsleverancen – Hvad udbydes? − Klart beskrevne organisatoriske snitflader – Hvem har ansvar for hvad?− Krav til vedligeholdelse og support – Hvornår skal der reageres på systemfejl?− Krav til tilgængelighed af systemet (Servicemål)

− Minimumskrav til egnethed − Referencer og økonomi

− Evaluerings- og tildelingsmodel − Mindstekrav − Prioriterede krav − Krav

UDBUDSGRUNDLAG

side 82

− Applikation (f.eks. SaaS)– ERP, ESDH, GIS, mv.

− Middleware (f.eks. PaaS)− SQL server− SharePoint− Exchange

− Operativsystem (f.eks. IaaS)− Windows− Linux

− Hypervisor, VMs (f.eks. IaaS)− VMware− XenServer

− Hardware− Servere− Storage− Netværk

BESKRIVELSE AF LEVERANCEN

SERVICEMÅL & VEDLIGEHOLDELSESBILAG• Driftseffektivitet /

tilgængelighed• Svartider• Reaktionstider• Mangelafhjælpning• Servicevinduer• Versioner & releases• Forebyggende vedligehold• Fejlrettelser• Rapportering

Drift

Supp

ort &

ved

ligeh

old

side 83

− Samarbejde efter idriftsættelse af systemet− Indgå som en del af bilag om beskrivelse af samarbejde, eller − Bilag vedrørende vedligeholdelse og support

− Vigtigt at få afklaret snitflader til kundens driftsorganisation− Organigram − Beskrivelse af samarbejdsprocedurer/Ansvarsmatrice (ITIL mv.)− Inspiration fra SKI-rammeaftaler, som indeholder bilag vedrørende fællesbetingelser om

samarbejde− Krav om rapportering− Statusmøder med kunden mv.

DRIFTSORGANISATION

side 84

Fokusområder:

• Driftseffektivitet / tilgængelighed

• Svartider

• Reaktionstider

• Mangelafhjælpning

• Servicevinduer

• Versioner & releases, samt forebyggende vedligehold

• Fejlrettelser

• Rapportering

VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT

side 85

− Hvordan sikres det rette kontraktgrundlag til anskaffelsen?− Kontrakten skal være en del af udbudsgrundlaget− Mange mindstekrav til opgaven kan skade konkurrencen om opgaven, idet antallet af leverandører, som har mulighed for at deltage i

udbuddet, bliver begrænset− Større leverandører fraviger nødigt deres standardvilkår

− Fastlæg de centrale vilkår i udbuddet:− Migrering− Datacenterets placering

Datasikkerhed− Personfølsomme oplysninger kræver særlig opmærksomhed− Mulighed for kontrol

− Ejerskab til data− Sikring af data ved ophør af kontrakten (udløb, konkurs, mv.)− Overdragelighed

− Eksempel i materialesamling − Markeret ufravigelige krav i eksempel på hostingkontrakt

KONTRAKTVILKÅR

side 86

− Krav til økonomi kapacitet

− Mindstekrav− Krav til soliditet og egenkapital?

− Udvælgelseskriterier− Sikre at leverandøren kan performe i hele kontraktperioden

− Krav til teknisk kapacitet

− Afgrænsning af referenceområdet?− Mindstekrav?− Kræves der kendskab til det område, som kontrakten vedrører?

KRAV TIL LEVERANDØRERNES EGNETHED

side 87

- Sikre sammenlignelighed i tilbudsevaluering

Hosted løsning

Webbaserede it-løsninger

Drift af løsning i eget driftscenter eller hos egen valgt 3. part

- Kontrakttype?

- Udbudsform?- Alternativt tilbud?- Sideordnet udbud?- Krav om drift som option til tilbud?

KRAV TIL GENNEMSIGTIGHED I TILBUDSEVALUERING

side 88

− Persondataloven gælder både for private, virksomheder og den offentlige forvaltning.

− Som eksempel på konsekvenser for it-sikkerhed kan nævnes, at persondataloven bl.a. indeholder regler for udformning af kontroller, regler for it-anvendelse, procedurer og sikringsforanstaltninger i forbindelse med personfølsomme data.

− Persondataloven § 41 – Behandlingssikkerhed:

− Efter persondatalovens § 41, stk.3, skal den dataansvarlige træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Tilsvarende gælder for databehandlere.

− Nærmere bestemmelser er fastsat i bekendtgørelse 2000-06-15 nr. 528 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning.

PERSONDATALOVEN

side 89

− Klagenævnets kendelse af 9. juli 2010• Offentligt udbud efter udbudsdirektivet vedrørende varetagelse i en periode af

udbyderens løn- og personaleadministration.• Tilbudsgiverne kunne vælge, hvilken af to nærmere angivne udførelsesmåder

tilbuddet skulle angå:• 1. Kontrakt om varetagelse af lønadministration, hvor leverandøren stiller lønsystem til rådighed. • 2. Kontrakt om varetagelse af lønadministration, hvor kommunen stiller lønsystem til rådighed. • Det var desuden muligt at afgive tilbud på begge kontraktformer.

− Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne var fælles for de to udførelsesmåder, men udbudsbetingelsernes angivelser af, hvad udbyderen ville lægge vægt på i relation til underkriterierne m.m., var forskellige for hver af udførelsesmåderne.

VISMA SERVICES ODENSE A/S MOD VESTHIMMERLANDS KOMMUNE

side 90

Klagenævnet:

− ”Indklagede har med den fremgangsmåde, der er fastsat i udbudsbetingelserne, hvorefter der i samme udbudsforretning er mulighed for at afgive tilbud på såvel lønadministration med levering af et lønadministrationssystem som lønadministration uden levering af et lønadministrationssystem, givet mulighed for, at der kunne afgives tilbud, som ikke umiddelbart vil være økonomisk og kvalitetsmæssigt sammenlignelige”

− ”Indklagede har derfor – af hensyn til at sikre gennemsigtigheden i udbuddet – pligt til i udbudsbetingelserne at fastsætte helt nøjagtigt, på hvilket objektivt grundlag tilbuddene vil blive sammenlignet”

VISMA SERVICES ODENSE A/S MOD VESTHIMMERLANDS KOMMUNE

side 91

Intramed A/S mod Region Nordjylland

− Tilbudsindhentning efter tilbudslovens afsnit II vedrørende et it-system.

− Klageren nedlagede følgende påstand: ”Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med de EU-udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed ved i forbindelse med vurderingen af tilbuddene i forhold til underkriteriet »Teknisk løsning« at lægge vægt på, om tilbudsgiverne har tilbudt hosting af systemet, eller om indklagede selv skal varetage driftsafviklingen af systemet enten på egne servere eller ved at indgå en aftale med en ekstern »hosting provider«”

− Ved besvarelsen af klagerens spørgsmål under tilbudsindhentningen om, hvorvidt indklagede selv ville drifte løsningen, svarede indklagede: »Dette er der ikke taget stilling til på nuværende tidspunkt«.

− Klagerens tilbud forudsatte, at indklagede selv driftede systemet, mens Acure tilbød en hosting-løsning.

KLAGENÆVNETS KENDELSE AF 4. FEBRUAR 2011

side 92

− Klagenævnet udtalte, at valget af driftsløsning – egendrift eller hosting – har haft stor betydning for evalueringen af tilbuddene i forhold til de fastsatte underkriterier. Ved evalueringen af klagerens tilbud i forhold til underkriteriet »Pris« indregnede indklagede således priser for anskaffelse af diverse hardware, hvorefter klagerens totalpris på 497.500 kr. blev forhøjet med bl.a. udgifterne til disse anskaffelser.

− Klagenævnet udtalte videre, at indklagede reelt ikke kunne foretage en sammenligning af tilbuddene, idet de var baseret på løsninger, der var grundlæggende forskellige og anførte, at indklagede i stedet inden iværksættelsen af tilbudsindhentningen skulle have besluttet, om indklagede ønskede egendrift eller hosting af systemet.

− Klagenævnet fandt herefter at betingelserne for tilbudsindhentningen ikke været fastsat, så de kunne danne grundlag for en lovlig evaluering af tilbuddene.

KLAGENÆVNETS KENDELSE AF 4. FEBRUAR 2011

side 93

− Driftsleverance: − Udbud af it-platform (PaaS)

− Middleware (Exchange/SQL), Operativsystem (Windows), inkl. hardware

− Tildelingskriterium: − Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

− Underkriterier:− Pris− Kvalitet− Levering

TILDELING AF KONTRAKT (EKSEMPEL)

side 94

− Underkriterium 1 – Pris

− Ved opgørelsen af den samlede vægtede kontraktsum opereres med delelementer af prisen: − (i) at kontraktperioden bliver 48 måneder (hvorfor den månedlige serviceafgift ganges med 48), tillagt en evt. engangsudgift for tilslutning til

Servicen; − (ii) at der aftages (X) timer til IT-projektleder, (X) timer til IT-specialist, samt (X) timer til IT-arkitekt, − (iii) samt en samlet pris for optioner.

− Underkriterium 2 – Kvalitet− Dette kriterium vurderes på baggrund af krav i kravspecifikationen til:− Serviceleverancen− De arkitekturmæssige rammer− De driftsmæssige rammer − Tekniske krav

− Underkriterium 3 – Levering− Under dette underkriterium indgår en vurdering af tilbudsgivers plan for: − Installation, opsætning og konfiguration af den tilbudte service− Migrering og flytning af data, applikationer og integrationer til ny IT-infrastruktur− Funktionstest, integrationstest og driftsprøve af den samlede leverede løsning

− Desuden vurderes meropfyldelse af kravet til oppetid til de leverede service, jf. bilag vedrørende krav til servicemål, samt en vurdering af de til opgavens udførelse - frem til idriftsættelse af løsningen - tilbudte medarbejderes CV'ere i forhold til profil, kompetenceområde og erfaring fra løsning af tilsvarende opgaver.

UNDERKRITERIER (EKSEMPEL)

side 95

− Transition/migrering, tidsplan og afprøvning

− SLA – inklusive servicemål og rapportering

− Licenser/licensadministration

− Ejerskab til data

− Sikkerhed− Persondataloven stiller særlige krav til personoplysninger

− Datacentrets placering− Persondataloven indebærer begrænsninger− Force majeure-bestemmelse (hvad defineres som force majeure, herunder storm/orkan, oversvømmelse, strømnedbrud?)

− Business continutity (misligholdelse, ophørsbestemmelser, sikring af data ved konkurs m.v.)

− Samarbejdsorgansation og konfliktløsningsmodeller

− Vederlag (prismodel, bod og bonus, benchmarking) og ansvarsbegrænsninger

− Opsigelse – mulighed for delvis opsigelse giver fleksibilitet (mod evt. vederlag for førtidig opsigelse)

VIGTIGE KONTRAKTBESTEMMELSER - OVERBLIK

side 96

”Overtagelsesprojekt”:- Detaljeret tids- og aktivitetsplan med aftalte milepæle

- Vær realistisk og indbyg ”buffer”- Dokumentation og oplysninger fra kunden/kundens medvirken- Typisk er nuværende driftsleverandørs medvirken væsentlig- Eventuelt overdragelse af medarbejdere- Driftsprøve:

- Acceptkriterier er væsentlige- Forudsætninger skal være klare: Herunder kapacitet og belastning- Målepunkter skal fastlægges

TRANSITION, TIDSPLAN OG AFPRØVNING

side 97

− SLA, Service Level Agreement, indeholder typisk:

1) Krav til − Tilgængelighed og svartider− Back-up− Incidents/reaktionstider (incident management)

− NB: Leverandører har forskellige service levels (f.eks. guld, sølv og basis)

2) Regulering af monitorerings- og rapporteringsforpligtelse3) Leverandørforudsætninger, der indgår i (leverandørens) capacity management 4) Bodsbestemmelser (evt. reversibel bod)

SLA

side 98

− Ændringsbilag med formel ændringsprocedure i kontrakt følges sjældent i praksis

− Leverandørerne anvender ofte egne ændringsprocedurer (RFC’er)

− Ændringer vil blive nødvendige som følge bl.a. af softwareopdateringer og eventuelt lovændringer (f.eks. ny persondataforordning)

−Skalering skal være mulig efter kontrakten

− Mulige prismodeller for ændringer: − 1) Visse ændringer omfattet af kontraktsummen (fast pris) – beskrevet konkret eller inden for en

”ramme”.− 2) Optionspris på mulige, forventelige ændringer.− 3) T&M.− 4) Prissætning af en vis mængde timer til ændringer som en del af kontraktprisen.

ÆNDRINGER

side 99

UDBUDSGRUNDLAG/FORENKLING AF UDBUDSGRUNDLAG

side 100

−Udbudsrådet guidelines, november 2012: ”God udbudskultur – Udbud med omtanke”

−Kunden opfordres blandt andet til, at:

− anvende standardiseret udbudsmateriale− beskrive klart, hvad der udbydes, samt de betingelser, som der lægges vægt på ved

tildeling af opgaven, og − have fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven

FOKUSPUNKTER VED IT-UDBUD

side 101

− Fokus på forenkling og klarhed i udbudsgrundlaget − Kravspecifikation

− Fokus på behov – mindre på selve løsningen− Forretningsmæssige krav til løsningen, herunder funktionelle krav/use-cases

− Forberedelse af udbuddet − Opnå et tilstrækkeligt og nødvendigt markedskendskab

− Stor betydning for valget af udbuds- og kontraktgrundlag− Teknisk dialog, evt. teknisk bistand− Skal der meldes et prisniveau ud ved udbuddet?

− Minimumskrav til egnethed: Referencer og økonomi

− Forenklet evaluerings- og tildelingsmodel: Kravtyper, vægtning, mv.− Mindstekrav − Prioriterede krav − Krav

UDBUDSGRUNDLAG

side 102

− Bilag som kunne være egnede til generelt at vedlægge i et it-udbud:

− 1. Matrice for opbygning af kravspecifikation− Reference til eventuel IT-strategi og it-arkitekturprincipper− Overordnet beskrivelse af it-miljø− Beskrivelse af forretningsmæssige mål og behov ved det udbudte it-system

− 2. Krav til vedligeholdelse og support

− 3. Servicemål/SLA

− 4. Beskrivelse af samarbejdsorganisation

− 5. Krav vedrørende idriftsættelse af it-systemet

STANDARDUDBUDSMATERIALE

side 103

− Udbudspligt ved kontraktudløb

− Genudbud vedrører ofte drift og vedligehold, eventuelt videreudvikling

− Genudbudspligten gælder uanset eventuelle prismekanismer i nuværende kontrakt

− Ligebehandlingsprincippet tilsiger, at ordregiver fokuserer på at skabe åben adgang til den viden om systemer og arbejdsgange, som den nuværende leverandør har oparbejdet

− Systemets overdragelighed bør tænkes ind –allerede i det oprindelige udbud

− Sikre uafhængighed af IT-leverandør

GENUDBUD AF IT-SYSTEMER

side 104

− Tilrettelæggelse af gen-udbuddet kræver input fra nuværende leverandør

− Aftale om leverance af dette input kan i sig selv udgøre en udbudspligtig ændring af kontraktgrundlaget til den nuværende leverandør

− Afgørende at IT-kontrakten regulerer dette spørgsmål


side 105

− Den oprindelige leverandør bør have pligt til at dokumentere følgende:− Systemet− Snitflader− Driftsprocedurer− Løbende opdatering til tidssvarende versioner af basissoftware− Samtlige ændringer til kontrakten (change management)− Licenser til 3.-parts-software

− Dokumentationen har til formål at sikre, at andre tilbudsgivere har en reel chance for at beregne et tilbud, og for at overtage den videre drift

− De nævnte opgaver kan gøre en IT-leverance dyrere, men formentlig endnu dyrere ikke at kunne konkurrenceudsætte den videre drift


side 106

− Cordis-dommen: Alt materiale, der er nødvendigt for tilbudsgivers beregning af en pris på leverancen, skal fremlægges

− Begrænset adgang til undtagelser på grund af omkostnings- og rettighedsforhold

− Materialet skal fremlægges systematiseret og tilgængeligt


side 107

− Rettigheder til programmel og dokumentation er afgørende for videre drift

− Ret til at anvende og videreudvikle

− Eventuelt deponering

− Særlig vigtigt for programmel, der er udviklet eller tilpasset til den enkelte kunde


side 108

− Klagenævnets kendelse af 26. maj 2011

− Begrænset udbud vedrørende anskaffelse og vedligeholdelse af et IT-system til elektronisk dokumenthåndtering (ESDH) m.m.

− En forbigået tilbudsgiver indgav klage til klagenævnet med påstand om, at indklagede havde handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudsdirektivets artikel 2, ved at undlade at indregne accessoriske omkostninger i form af meromkostninger ved accept af tilbud, som var baseret på en anden IT-platform end den af indklagede i øvrigt anvendte, ved bedømmelsen af underkriteriet ”pris”.

− Klageren gjorde gældende, at indklagede ved at vælge det pågældende tilbud blev påført ekstra omkostninger til ny software og hardware, fordi tilbuddet var baseret på en anden IT-platform, end den som indklagede i forvejen anvendte. Klagerens tilbud var i modsætning hertil baseret på den i forvejen anvendte platform, og ville dermed ikke påføre indklagede ekstra omkostninger. Meromkostningerne burde ifølge klageren have været indregnet som en del af tilbudsprisen.

CONVERGENS A/S MOD VIBORG KOMMUNE

side 109

− Klagenævnet udtalte, at der efter udformningen af udbudsbetingelserne intet grundlag var for, at indklagede skulle inddrage sådanne omkostninger ved bedømmelsen af tilbuddene i relation til underkriteriet pris.

− Klagenævnet udtalte videre, at den omstændighed at indklagede har valgt at foretage udbuddet sådan at ”accessoriske omkostninger”, der skyldes, at et tilbud er baseret på en anden IT-platform end den indklagede i øvrigt benytter, ikke indregnes, ikke er en overtrædelse af de udbudsretlige regler.

− Det følger således af kendelsen, at ordregivere ikke har pligt til at tage hensyn til omstillingsomkostninger.

CONVERGENS A/S MOD VIBORG KOMMUNE

side 110

OPSUMMERING