IT-UDBUDSRETTENS A-ZDAG 1

Thomas Grønkær og David Salomonsen

Onsdag den 18. juni 2014

side 2

Dag 1: Teknisk afklaring

Kravspecifikation

Kontraktskabeloner – kortvare it-projekter og længerevarende it-projekter

Dag 2: Udarbejdelse af udbudsbetingelser

Tilbudsevaluering

Hosting-kontrakter/it-driftskontrakter

Udbudsgrundlag/forenkling af udbudsgrundlag

VELKOMMEN TIL IT-UDBUDSRETTENS A-Z

side 3UNDERVISERE

David Salomonsen

Advokat

Dir: +45 3334 4359Mob: +45 5234 4359E-mail: dsa@horten.dk

Thomas Grønkær

Specialistadvokat

Dir: +45 3334 4255Mob: +45 5234 4255E-mail: tgr@horten.dk

side 4

09.30 Velkomst

09.45 Teknisk afklaring – Teknisk dialog

10.45 Pause

11.00 Kravspecifikation

12.00 Frokost

13.00 Case

13.45 Pause

14.00 Kontraktskabeloner – kortvarige it-projekter

14.45 Pause

15.00 Kontraktskabeloner – længerevarende it-projekter

15.45 Opsummering

16.00 Tak for i dag

DAGENS PROGRAM

side 5

TEKNISK AFKLARING

side 6KONTRAKT 8-TALLET

KONTRAKT-INDGÅELSE

KONTRAKT-STYRING

Kontrakt-udformning

3. mdr.-evaluering

Vedligehold

Drift

Kravspecifikation

DriftTeknisk afklaring

Udbuds-bekendtgørelse

Evaluering af kontraktperioden og produktet (til brug for næste kontrakt)

Opstart

Udbudsproces (møder, evaluering, kontraktindgåelse)

Afslutnings-forretning

side 7

Hvad er teknisk dialog?

− En antagen rådgiver bistår ordregiver med udarbejdelse af forundersøgelser og/eller kravspecifikation og/eller udbudsmateriale.

eller

− Ordregiver konsulterer flere aktører på markedet vedrørende løsningen af opgaven. Endvidere kan virksomheder gøre ordregivende myndigheder opmærksom på deres ydelser.

De(n) antagne rådgiver/de økonomiske aktører vil oftest have en interesse i at kunne deltage i det efterfølgende udbud.

TEKNISK AFKLARING

side 8

− Hvorfor teknisk dialog?

− KFSTs vejledning fra 2013: Mulighederne for dialog ved udbud:

”Dialog mellem ordregiverne og virksomhederne er vigtig for at skabe den mest effektive konkurrence om den pågældende offentlige kontrakt. En ordregiver kan have stor nytte af dialog med virksomhederne for udarbejdelse af udbudsmaterialet. Der kan fx være behov for at rette henvendelse til den virksomhed, som hidtil har haft kontrakt med ordregiveren for at få faktiske oplysninger omkring den hidtil udførte opgave. Eller til konkurrenten for at få et indtryk af, om der er opstået nye måder at løse opgaven på siden man gennemførte det sidste udbud.

Endvidere kan ordregiveren have behov for dialog med en eller flere virksomheder for at skabe et overblik over, hvilke produkter, ydelser eller bygge- og anlægsarbejder der er på et bestemt marked. Det kan fx være for at få nye ideer til løsning af en bestemt opgave.

Ordregiverens behov for dialog kan også opstå, hvis ordregiveren ikke har den fornødne faglige kompetence til selv at foretage en tilstrækkelig teknisk beskrivelse af opgaven og derfor har behov for viden fra virksomhederne herom.

Ordregiveren kan også have behov for, at en eller flere virksomheder udfører visse forberedende arbejder i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet. Det kan være udførelse af studier, forsøg, undersøgelser eller udvikling.

En virksomhed kan fx ønske at rette henvendelse til en ordregiver for at gøre opmærksom på alternative opgaveløsninger.”

TEKNISK DIALOG

side 9

− Hvad er der af systemløsninger på markedet?− Standard-/leverandørudviklet programmel?− Hosted-/ikke-hosted løsninger?

− Kundens nuværende it-miljø?

− Vedligeholdelse og support?

− Behov for uddannelse?

− …osv.

TEKNISK DIALOG

side 10

− Standardsystem:

− Kunden er interesseret i at købe et standardsystem som kan tilpasses kundens behov. Hvis leverandøren allerede har et standardsystem, der kan opfylde mange af kravene, så er kunden til gengæld villig til i rimelig udstrækning at ændre sine arbejdsgange så de passer til standardsystemet, så længe de overordnede mål nås. Derudover forventes leverandøren at være villig til at levere supplerende tilpasninger og udvikling for at dække de behov, som standardapplikationen ikke kan levere.

− Såfremt standardsystemet indeholder funktionalitet, som ikke er dækket af kravene i nærværende kravspecifikation, ønsker kunden adgang til samt en beskrivelse af denne funktionalitet som en del af løsningen.

− (Uddrag af kravspecifikation vedrørende udbud af Radio dispatch, Region Midtjylland)

STANDARDSYSTEM

side 11

− 8. Betragtning til Udbudsdirektivet & 15. Betragtning til Forsyningsvirksomhedsdirektivet

”Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af en »teknisk dialog« søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrence forhindres.”

− Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning fra 2013: Mulighederne for dialog ved udbud

”Før udbud igangsættes er ordregivere med andre ord kun bundet af princippet om ligebehandling i forbindelse med markedsdialogen. Ligebehandlingsprincippet indebærer, at ensartede forhold ikke må behandles forskelligt og at forskellige forhold ikke må behandles ens. Herved sikres, at konkurrencen mellem virksomhederne er lige. Alle interesserede virksomheder skal derfor have mulighed for at afgive tilbud på lige vilkår og betingelser.”

TEKNISK DIALOG

side 12

− Udgangspunktet: Teknisk dialog er tilladt, og der er meget brede rammer for hvad den må omhandle.

− Det vil sige at;− Der kan føres dialog med en allerede eksisterende leverandør− Der kan føres dialog om fastlæggelse af tekniske krav− Der kan føres dialog om udformningen af udbudsmaterialet− Der kan føres dialog med henblik på afdække hvilke løsninger der findes på markedet− Mulig leverandør kan tage kontakt til ordregiver, med henblik på at gøre ordregiver på nye

produkter

− Eneste krav er, at ligebehandlingsprincippet skal over holdes – føre dialogen til en konkurrencefordel skal den pågældende udbyder udelukkes.

TEKNISK DIALOG

side 13

National lovgivning kan ikke pålægge ordregivere altid at udelukke rådgiveren fra det efterfølgende udbud, jf. EU-domstolens dom af 3. marts 2005 i C-34/03 Fabricom

”[Udbudsdirektivet] er til hinder for en regel [..] ifølge hvilken en person, der har været ansvarlig for studier, forsøg, undersøgelser eller udvikling [..], ikke kan deltage i eller byde på disse [kontrakter], uden at der gives denne person mulighed for at bevise, at den erfaring, han under de i sagen foreliggende omstændigheder har opnået, ikke har kunnet fordreje konkurrencen.”

=> Det må således bero på en konkret vurdering, om rådgiver kan deltage i det efterfølgende udbud.

TEKNISK DIALOG

side 14

Kan ordregiver fastsætte som aftalevilkår i kontrakten om rådgivningsydelsen, at denne ikke må deltage i udbuddet?

− Ikke afklaret i Klagenævnets praksis

− I litteraturen antages det, at Klagenævnets kendelse af 1. juli 1998 kan tages indtægt for, at sådanne aftalevilkår ikke er lovlige.

− ”Selv om parterne har været opmærksomme på habilitetsproblemet, kan de ikke »aftale« sig ud af dette. En eventuel inhabilitet vil i givet fald ramme klagerens virksomhed i det hele, selv om man muligt konkret kunne fastslå, at alene én af klagerens medarbejdere var inhabil.”

TEKNISK DIALOG

side 15

− Klagenævnets kendelse af 24. august 2007 i sagen LSI mod Metroselskabet

− Udbud af totalrådgivning i forbindelse med Metro-Cityringen.

− En række rådgivningsfirmaer, særligt COWI, havde foretaget forundersøgelser for ordregiver. Værdien af forundersøgelserne: minimum 12 mio. kr.

− Flere af rådgivningsfirmaerne indgik senere i en række konsortier, der deltog ved udbuddet af totalrådgiverkontrakten.

− Et konsortium, der ikke havde deltaget i forundersøgelserne indgav klage til Klagenævnet for Udbud.

− 3 forskellige udtalelser fra Klagenævnets dommere:

Dommer 1: ”…ikke blevet tilført en yderligere konkurrencefordel” Dommer 2: ”…anser jeg ikke denne konkurrencefordel for at være så betydende” Dommer 3: ”… haft en særlig viden, der udgør en konkurrencefordel”

Stemmeflertal: Ikke inhabilitet (stadfæstet af Østre Landsret)

RÅDGIVERHABILITET

side 16

Klagenævnets kendelse af 31. maj 2010 - Danske Arkitektvirksomheder mod Udenrigsministeriet

− Udenrigsministeriet udbød rådgivningsopgaven vedrørende opførelsen af ”UN City” i Nordhavnen.

− Virksomheden PLH Arkitekter havde udarbejdet en behovsanalyse for Udenrigsministeriet forud for udbuddet.

− Udenrigsministeriet prækvalificerede PLH, der også efterfølgende blev tildelt kontrakten.

− Danske Arkitektvirksomheder klagede med påstand om, at PLH Arkitekter skulle have være udelukket.

RÅDGIVERHABILITET?

side 17

Klagenævnet udtaler:

”Som anført i Klagenævnets kendelse af 2. maj 2006, Danske Arkitektvirksomheder mod 1. Albertslund Boligselskab og 2. Vridsløselille Andelsboligforening, fremgår det forudsætningsvis af 8. betragtning i Udbudsdirektivets præambel, at det forhold, at en virksomhed har ydet rådgivning i forbindelse med undersøgelser forud for udbuddet, ikke i sig selv medfører, at virksomheden afskæres fra efterfølgende at afgive tilbud. ”

”De væsentligste resultater af PLH’s undersøgelser og rådgivning kom til udtryk i »Preliminary Needs Analysis« og »Tenancy Brief«, som […] havde mulighed for at gøre sig bekendt med […]”

”Den konkurrencemæssige fordel, som PLH efter den forudgående rådgivning havde, er herefter i det væsentlige udlignet [..].”

”Efter Klagenævnets praksis har ordregiveren en betydelig skønsmargin ved beslutningen om, hvorvidt et tilbud fra en sådan rådgiver kan tages i betragtning, eller om tilbuddet i stedet skal afvises, fordi det ville være i strid med ligebehandlingsprincippet at tage det i betragtning.”

RÅDGIVERHABILITET?

side 18

Klagenævnets kendelse af 7. marts 2011 – YIT A/S mod Skov- og Naturstyrelsen

− Udbud af ESCO-projekt

− Forud for udbuddet have styrelsen fået udarbejdet et forstudie til energibesparende foranstaltninger – udarbejdet af virksomheden Schneider.

− Forstudiet havde alene udmøntet sig i en power-point præsentation, der indgik som et bilag til udbudsmaterialet.

− Schneider afgav tilbud ved udbuddet og fik tildelt kontrakten.

− YIT klagede til Klagenævnet med påstand om, at Schnieder havde haft en konkurrencefordel ved udbuddet.

RÅDGIVERHABILITET?

side 19

Klagenævnet udtalte:

”Det kan lægges til grund, at indklagede som led i licitationen har offentliggjort hele det materiale, som indklagede modtog fra Schneider, vedrørende forstudiet. Da indklagede således ikke har tilbageholdt oplysninger for tilbudsgiverne tages påstanden ikke til følge.”

”Indklagede har gennem tilrettelæggelsen af licitationen, herunder ved at offentliggøre forstudiet og forlænge tilbudsfristen, udjævnet den konkurrencemæssige fordel som Schneider måtte have opnået gennem sit kendskab til en mindre del af de ejendommen, der var omfattet af licitationen. Indklagede har derfor ikke tilsidesat tilbudslovens § 2, stk. 3, ved at acceptere Schneider som tilbudsgiver, hvorfor påstanden ikke tages til følge.”

RÅDGIVERHABILITET?

side 20

Hvordan kan teknisk dialog forhindre konkurrencen?

− Rådgiveren skræddersyr udbuddet til sine egne produkter/ydelser

− Rådgiveren får et tidsforspring

− Rådgiveren får et vidensforspring

− Rådgiveren afholder færre omkostninger til udarbejdelse af sit tilbud.

HAR RÅDGIVEREN EN KONKURRENCEFORDEL?

side 21

Den ordregivende myndighed kan og skal udelukke en tilbudsgiver, som besidder en konkurrencefordel, såfremt konkurrencefordelen ikke i det væsentligste kan udlignes.

Eksempel:

− Alt materiale fra en forundersøgelser/rådgivning stilles til rådighed for alle tilbudsgivere, således at rådgiveren ikke har et videns-forspring.

− Der fastsættes en længere tilbudsfrist end sædvanligt, således at rådgiveren ikke har et tidsmæssigt forspring ved udarbejdelsen af sit tilbud. (Særligt relevant ved komplicerede udbud).

HÅNDTERING AF KONKURRENCEFORDEL

side 22

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 1998

› Sagen vedrørte udelukkelsen af en virksomhed, der havde fungeret som rådgiver inden udbuddet.

› Under sagens behandling for klagenævnet gjorde klager gældende, at:

› ”Medarbejdere der medvirkede ved ovennævnte undersøgelse ikke ville medvirke ved udarbejdelsen af tilbud i forbindelse med projektkonkurrencen, såfremt klageren fik lejlighed til at deltage i denne.”

VANDTÆTTE SKODDER VED INHABILITET?

side 23

Klagenævnet udtalte:

”Selv om parterne har været opmærksomme på habilitetsproblemet, kan de ikke »aftale« sig ud af dette. En eventuel inhabilitet vil i givet fald ramme klagerens virksomhed i det hele, selv om man muligt konkret kunne fastslå, at alene én af klagerens medarbejdere var inhabil.”

› Der kan næppe oprettes vandtætte skodder hos rådgiveren

VANDTÆTTE SKODDER VED INHABILITET?

side 24

− Teknisk dialog− Den klassiske måde:

Ordregiver tager direkte kontakt til mulig leverandør

− Alternative måder:Ordregiver tager kontakt til brancheorganisationen i stedet for en enkelt virksomhedOrdregiver retter henvendelse til et bredere udsnit af markedet – fx via en meddelelse på

ordregivers hjemmeside, eller via en vejledende forhåndsmedelse

TEKNISK DIALOG PÅ ANDRE MÅDER

side 25

− ”Inden iværksættelsen af en udbudsprocedure kan ordregivende myndigheder gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet og at informere økonomiske aktører om deres udbudsplaner og -krav.

− Til det formål kan ordregivende enheder f.eks. søge eller acceptere rådgivning fra uafhængige eksperter eller myndigheder eller fra markedsdeltagere. Denne rådgivning kan anvendes i planlægningen og gennemførelsen af udbudsproceduren, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke medfører en konkurrencefordrejning eller en overtrædelse af principperne om ikkeforskelsbehandling og gennemsigtighed.”

NYT UDBUDSDIREKTIV – ARTIKEL 40

side 26

− ”Når en ansøger eller tilbudsgiver eller en virksomhed, der har tilknytning til en ansøger eller tilbudsgiver, har rådgivet den ordregivende myndighed, hvad enten det er sket i forbindelse med artikel 40, eller ej, eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren, træffer den ordregivende myndighed passende foranstaltninger for at sikre, at konkurrencen ikke fordrejes af den pågældende ansøgers eller tilbudsgivers deltagelse.

− Sådanne foranstaltninger omfatter meddelelse til de andre ansøgere og tilbudsgivere af relevante oplysninger, der er udvekslet som led i eller som følge af ansøgerens eller tilbudsgiverens tilknytning til forberedelsen af udbudsproceduren, samt fastsættelsen af tilstrækkelige tidsfrister for modtagelsen af tilbud. Den pågældende ansøger eller tilbudsgiver udelukkes kun fra proceduren, når der ikke er andre måder at sikre overholdelse af forpligtelsen til at overholde princippet om ligebehandling.

− Inden en eventuel udelukkelse skal ansøgere eller tilbudsgivere have mulighed for at godtgøre, at deres deltagelse i forberedelsen af udbudsproceduren ikke kan fordreje konkurrencen. De trufne foranstaltninger skal dokumenteres i den individuelle rapport, der kræves i henhold til artikel 84.”

NYT UDBUDSDIREKTIV – ARTIKEL 41

side 27

KRAVSPECIFIKATION

side 28UDARBEJDELSE AF KRAVSPECIFIKATION

KONTRAKT-INDGÅELSE

KONTRAKT-STYRING

Kravspecifikation

Opstart

side 29BESKRIVELSE AF DET UDBUDTE

Manglende beskrivelse

Overordnede behov/funktionell

e krav

Nøjagtig kravsspecif

i-kation

side 30

Klagenævnets kendelse af 27. september 2012 – Responce A/S mod Region Midtjylland

− EU-udbud af akutlægebiler.

− Klagenævnet konstaterede blandt andet, at ordregiver havde handlet i strid med ligebehandlingsprincippet ved ikke at oplyse om det nuværende og fremtidige kørselsbehov i aften- og nattimerne til trods for, at der var stillet spørgsmål derom.

− Derudover følgende påstand:

− Påstand 4

− ”Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet i udbudsdirektivets artikel 2 ved ikke i kravspecifikationens punkt 1.12 og 2.1 tilstrækkelig klart at angive, hvad der skal til for at opfylde de pågældende mindstekrav.”

− Krav: Uniformen skal følge »almindeligt anerkendt standard og snit«.

− Krav: Køretøjet skal kunne bruges til udrykningskørsel med ”hurtig acceleration og kraftige nedbremsninger”

BESKRIVELSE AF MINDSTEKRAV

side 31

Klagenævnet udtaler:

− ”Manglende opfyldelse af blandt andet mindstekravene i kravspecifikationens punkt 1.12 og 2.1 indebærer ifølge udbudsbetingelserne, at tilbud skal afvises som ukonditionsmæssige. Som følge heraf skal det klart fremgå, hvilke krav der skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning.”

− ”Det er ikke punkt 1.12 anført, hvad der menes med »Almindelig anerkendt standard og snit«, og dermed med fornøden klarhed angivet, hvilken uniformsstandard der som minimum kræves. Det forhold, at leverandører, der har den i udbudsbetingelsernes punkt 1.8.3 krævede erfaring med akut præhospitalt arbejde fra leverancer til danske hospitaler, må formodes at være bekendt med den branchevejledning, som indklagede har anført, at der sigtes til, kan ikke føre til et andet resultat. I den forbindelse bemærkes tillige, at leverandører, der har den krævede erfaring fra leverancer til hospitaler, som ikke er danske, ikke kan forventes til at kende til den branchevejledning, indklagede har oplyst at sigte til med det anførte.”

BESKRIVELSE AF MINDSTEKRAV

side 32

− ”Mindstekravet i punkt 2.1 kan efter sit indhold ikke forstås sådan, at kravet »hurtig acceleration og kraftige nedbremsninger« er en overordnet sammenfatning af de krav, der herefter angives om godkendelse til udrykningskørsel, indregistreringstidspunkt, udrykningssignal, blåt blink, projektør, ind- og udstigning, sædeindstilling, batterikapacitet, kommunikationsudstyr, ladekredsløb, antal pladser, indretning med plads til udstyr, farvekoder og påmaling af »LÆGE«. De pågældende krav vedrører således en række andre forhold end køretøjets accellerations- og nedbremsningsevne. Det er ikke i øvrigt angivet, hvad der menes med »hurtig acceleration og kraftige nedbremsninger«. Det er dermed ikke med fornøden klarhed angivet, hvilken acceleration og bremsekapacitet der som minimum kræves.

− Som følge heraf tages påstanden til følge.”

BESKRIVELSE AF MINDSTEKRAV

side 33

Klagenævnets kendelse af 21. december 2011

− EU-udbud af rammeaftale om levering af hjælpemidler

− Klager påstod, at indklagede havde handlet i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i udbudsdirektivets artikel 2 og artikel 23 ved ikke i udbudsbetingelserne at have beskrevet de produkter, som udbuddet vedrørte, tilstrækkeligt præcist.

− Klagenævnet:

− ”En ordregiver fastsætter inden for de rammer, der følger af udbudsreglerne, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, skønsmæssigt, hvorledes de udbudte ydelser skal beskrives, hvilke krav der skal stilles til ydelserne samt prisstrukturen

− Klagenævnet kan ikke efterprøve dette skøn, men alene om grænserne for skønnet er overskredet.

− Der er ikke grundlag for at antage, at udbudsbetingelsernes beskrivelse af de udbudte ydelser er mangelfuld eller upræcis.

ORTOS A/S MOD ODENSE KOMMUNE

side 34

Klagenævnets kendelse af 23. oktober 2013

− Sagen vedrører Regions Sjællands anskaffelse af dialysemaskiner. Der var kun to leverandør på det pågældende marked, Fresenius Medical Care Danmark A/S og Gambro Denmark (filial af Gambro Lundia AB). Region Sjælland havde to gange tidligere udbudt det ønskede maskinel, begge gange var udbuddet blevet annulleret, af forskellige årsager. Nærværende klagesag omhandler det sidste af disse udbud. Der var i forbindelse med hver af de to udbud, nedsat en brugergruppe med henblik på formulering af kravspecifikationen. I udbudsbetingelsernevar der blandt andet et mindstekrav, om at udstyret skulle kunne desinficeres med nogle bestemte deinfiktionsmidler.

Klagers Påstand 1:

− ”Klagenævnet skal konstatere, at indklagede har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i Udbudsdirektivets artikel 2 og Udbudsdirektivets artikel 23 ved i forbindelse med gennemførelse af et offentligt udbud på indkøb af hæmodialysemaskiner med forbrugsartikler samt hjemmedialysebehandling at beskrive den udbudte opgave således, at alene tilbudsgiveren Fresenius Medical Care Danmark A/S kunne afgive et konditionsmæssigt bud.”

GAMBRO DANMARK MOD REGION SJÆLLAND

side 35

Klagenævnet udtaler:”I en situation som den foreliggende, hvor der på markedet alene er 2 kendte virksomheder, som kan forventes at byde på opgaven, vil ordregiverens opstilling af specifikke krav til den ønskede anskaffelse imidlertid kunne indebære, at en – eller begge – de potentielle tilbudsgivere ikke vil kunne opfylde de stillede krav eller kun vil kunne opfylde kravene efter at have foretaget ændringer af det udstyr, der tilbydes. Det følger af klagenævnets praksis, at en ordregiver ved beskrivelsen af den ønskede anskaffelse og ved fastsættelse af kravene hertil har et vidt skøn, som dog skal udøves under hensyn til EU-reglernes formål om en effektiv konkurrenceudsættelse, der sikrer ligebehandling af mulige tilbudsgivere. De opstillede krav til anskaffelsen skal være saglige og proportionale, og det bør være saglige overvejelser, der ligger bag en beslutning om at opstille et krav som et mindstekrav, der skal opfyldes (»skal-krav«) frem for at konkurrenceudsætte kravet (»bør-krav«). Der foreligger ikke oplysninger, der godtgør eller blot sandsynliggør, at indklagede ved udarbejdelse af kravspecifikationen i forbindelse med det seneste udbud, hvor en bredt sammensat brugergruppe har deltaget, har haft til hensigt at beskrive den udbudte anskaffelse således, at alene Fresenius kunne afgive et konditionsmæssigt tilbud, at klageren blev udelukket fra at afgive tilbud, eller at Fresenius blev givet en særlig konkurrencemæssigfordel.”

Klagenævnet udtaler endvidere: ”Efter det, der er fremkommet, har formålet med at opstille krav om, at det tilbudte udstyr skal kunne tåle desinfektion med bestemte typer desinfektionsmidler været at sikre den bedste rengøring af dialyseudstyret af hensyn til patienterne. Der er således ikke grundlag for at antage, at formålet har været at begrænse konkurrencen på et usagligt grundlag.”

GAMBRO DANMARK MOD REGION SJÆLLAND

side 36

− Det står som det klare udgangspunkt frit for den ordregivende myndighed at bestemme, hvad der skal indkøbes/anskaffes.

− Tillige det klare udgangspunkt, at den ordregivende myndighed frit kan fastlægge, hvilke tekniske specifikationer den ønskede anskaffelse skal leve op til.

− Husk: Absolut forbud mod at skræddersy kravspecifikation!

SÅ…..

side 37

Udbudsdirektivet art. 23

− Tekniske kravspecifikationer anføres i udbudsdokumenterne

− Skal give tilbudsgiverne lige muligheder

− Må ikke bevirke, at der skabes ubegrundede hindringer for konkurrencen

− Så vidt muligt tages hensyn til kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller design for samtlige brugere

− Ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet finder (selvfølgelig) anvendelse

NUVÆRENDE UDBUDSDIREKTIV:

side 38

Udbudsdirektivet art. 23, stk. 3:

− b) eller som en angivelse af funktionsdygtighed eller funktionelle krav: sådanne angivelser kan omfatte miljøegenskaber. De skal imidlertid være så præcise, at tilbudsgiverne kan identificere kontraktens genstand og de ordregivende myndigheder tildele kontrakten

− c) eller som en angivelse af funktionsdygtighed eller funktionelle krav, jf. litra b), idet der som et middel til formodning om overensstemmelse med denne funktionsdygtighed eller disse krav henvises til specifikationerne i litra a)

− d) eller ved henvisning til specifikationerne i litra a) for så vidt angår visse karakteristika og til funktionsdygtigheden eller de funktionelle krav i litra b) for så vidt angår andre karakteristika

TEKNISKE SPECIFIKATIONER ELLER FUNKTIONELLE KRAV

side 39

− Udbudsdirektivets artikel 23, stk. 4:

− Når de ordregivende myndigheder benytter muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et tilbud med den begrundelse, at de tilbudte varer og tjenesteydelser ikke er i overensstemmelse med de specifikationer, som de har henvist til, hvis tilbudsgiveren i sit tilbud godtgør på passende måde til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at de løsninger, han tilbyder, på tilsvarende måde opfylder de krav, der er fastsat i den pågældende tekniske specifikation.

En »passende måde« kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en afprøvningsrapport fra et anerkendt organ.

STANDARDER

side 40

− Udbudsdirektivets artikel 23, stk. 6:

− Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af funktionsdygtighed eller funktionelle krav som omhandlet i stk. 3, litra b), kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske og (multi)nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat: − at de er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller ydelser, som kontrakten handler om − at kravene til mærket er udviklet på grundlag af videnskabelig information − at miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner,

forbrugere, fabrikanter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage, og − at de er tilgængelige for alle interesserede parter.

− De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne; de skal acceptere enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra fabrikanten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.

MILJØEGENSKABER

side 41

Udbudsdirektivet art. 23, stk. 8

Medmindre kontraktens genstand gør det berettiget, må de tekniske specifikationer ikke angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og de må ikke henvise til et bestemt mærke, et bestemt patent eller en bestemt type, til en bestemt oprindelse eller til en bestemt produktion med det resultat, at visse virksomheder eller produkter favoriseres eller elimineres. En sådan angivelse eller henvisning er undtagelsesvis tilladt, hvis en tilstrækkelig nøjagtig og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand ikke kan lade sig gøre ved anvendelse af stk. 3 og 4; en sådan angivelse eller henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«

BESTEMT FABRIKANT/OPRINDELSE/FREMSTILLINGSPROCES

side 42

− ”Der er behov for, at de tekniske specifikationer, der udarbejdes af det offentlige som indkøber, sikrer, at offentlige udbud indebærer konkurrence, og at der opfyldes målsætninger om bæredygtighed. Derfor bør det være muligt at afgive tilbud, som afspejler mange forskellige tekniske løsningsmuligheder, standarder og tekniske specifikationer på markedet, herunder dem, som er udarbejdet på grundlag af ydelseskriterier med tilknytning til produktionsprocedurernes livscyklus og bæredygtighed i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder, varer og tjenesteydelser.

− De tekniske specifikationer bør derfor udformes på en sådan måde, at kunstig indsnævring af konkurrence undgås gennem krav, der begunstiger en bestemt økonomisk aktør, ved at afspejle de vigtigste egenskaber for de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der normalt tilbydes af den pågældende økonomiske aktør. Udarbejdelse af de tekniske specifikationer i form af funktionelle og udførelsesrelaterede krav gør det almindeligvis muligt at opnå dette mål på den bedst mulige måde. Funktionelle og udførelsesrelaterede krav er også passende metoder til at fremme innovation i forbindelse med offentlige udbud og bør anvendes i videst muligt omfang.”

NYT UDBUDSDIREKTIV – PRÆAMBLEN BETRAGTNING 74

side 43

− Vejledning af marts 2014 fra KFST vedrørende funktionskrav:

− Indenfor IT-området: ”overkravspecificering og detailspecificering”…

− Anbefaling:− Begrænsning i antallet af krav− Overveje om hensyn ved anskaffelse kan tilgodeses ved funktionskrav understøttet af

overordnede rammebetingelser− Kravspecifikation opbygges, således at leverandøren anmodes om løsningsbeskrivelse

vedrørende opfyldelse af funktionskrav, som kan anvendes i evalueringen af tilbuddet

− Stiller krav til gennemsigtighed af underkriterier/delkriterierne i forhold til kravbesvarelse!

VEDRØRENDE FUNKTIONSKRAV

side 44

− Eksempel fra kravspecifikation vedrørende anskaffelse af nyt ERP-system:

− Generelle krav til systemet:1. ”Systemet skal så vidt muligt understøttes af standard funktionalitet, eller konfigurerbart

funktionalitet som automatisk kan opgraderes.”2. ”Det er vigtigt, at det kommende system fremstår logisk, enkelt, overskueligt, intuitivt og nemt

at betjene i det daglige.”3. ”Systemet skal indeholde hjælpefunktioner, således at brugeren sikres en hurtig og effektiv

assistance. Fejlmeddelelser skal være handlingsanvisende samt umiddelbart forståelige og anvendelige for brugerne.”

FUNKTIONSKRAV - EKSEMPEL

side 45

− I vejledningen til K03 angives, at:

− a) Forud for projektet skal Kunden udarbejde en business case (med udgangspunkt i Statens Business Case-model og Projekt Initierings Dokumentet)

− b) På baggrund af de i business casen angivne formål angives de Forretningsmæssige Mål og Behov

− c) Kunden bør ikke angive mere end 5-10 Forretningsmæssige Mål og Behov – det må ikke blive så omfattende, at der reelt er tale om krav

− d) Kriterium i forhold til at bestå overtagelsesprøven er, at det leverede system skal være egnet til at understøtte de Forretningsmæssige Mål og Behov

− NB! Leverandøren er dog ikke ansvarlig for, hvorvidt kundens Forretningsmæssige Mål og Behov faktisk opfyldes!

− Bilag til k03

SÆRLIGT FOR IT-KONTRAKTER

side 46

− Use Cases kan anvendes til beskrivelse af funktionelle krav

− I vejledningen til K03 anbefales, at kunden ved formuleringen af kravene spørger ”Hvad har jeg behov for?” i stedet for ”Hvordan får jeg mit behov løst?”

− Der vil dog også altid – selv i agile projekter – være nogle krav, der er helt faste, og som fra starten bør beskrives detaljeret

− Se eksempel på udbud af ESDH-system

BESKRIVELSEN AF KRAVENE

side 47

− Udbud vedrørende IT- og digitaliseringssystem til børnepasningsområdet:

− ”Kravspecifikationen er udformet med vekslende tekst-beskrivelse og tilhørende kriterier opstillet i skemaer.

− Kriterier er de faktorer som ikke behøver være opfyldt, for at kommunen kan tage Tilbudsgivers løsning i betragtning. Kriterier kan opfyldes af Tilbudsgiver, og vil fremstå som et konkurrenceparameter ved tilbudsvurderingen. Opfyldes et kriterium ikke, eller er det kun delvist opfyldt, vil tilbuddet score lavere på de relevante underkriterier til tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” i forhold til, hvis kriteriet var fuldt opfyldt.

− Mindstekrav er de faktorer som tilbuddet SKAL leve op til, for at kunne blive taget i betragtning. Opfyldes bare ét mindstekrav ikke, vil hele tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og hele tilbuddet vil ikke kunne blive vurderet/bedømt.”

OVERORDNET KRAVOPBYGNING

side 48

7.1.4 Spærring af brugerkonti

7.1.5 Brugerlogin

OVERORDNET KRAVOPBYGNING – EKSEMPEL

Kriterium nr.: 41 - Spærring af brugerkonti

Beskrivelse af kriterium:Tilbudsgiver bedes beskrive de sikkerhedsforanstaltninger, der er mulige i forbindelse med spærring af brugerkonti.

Beskrivelse af mindstekrav: Hvis en bruger ikke anvender Systemet i en periode på 90 dage, skal brugerens konto spærres automatisk, så brugeren ikke kan logge ind.

Kriterium nr.: 42 - Brugerlogin

Beskrivelse af kriterium:Systemet understøtter en automatisk login-procedure i form af single sign-on, hvor brugeren ikke promptesfor brugernavn og adgangskode ved åbning af Systemet. Brugerens Windows-login kan anvendes somgrundlag for den automatiske login-procedure.

side 49

7.1.6 Logning og brugertransaktioner

OVERORDNET KRAVOPBYGNING – EKSEMPEL (FORTSAT)

Mindstekrav nr.: 3 - Logning og brugertransaktioner

Beskrivelse af mindstekrav:Formålet med logningen er sporbarhed, dvs. at det via Systemet skal fremgå, hvem der har gjort hvad oghvornår. Logninger skal generelt indeholde alle relevante oplysninger til, at identificere en hændelseentydigt. Det skal til enhver tid være muligt, at se hvem der har foretaget ændringer i Systemet.Systemet skal således kunne understøtte logning af adgang til samt anvendelse af persondata sombehandles i Systemet:a) Logning af brugertransaktioner skal gemmes elektronisk i 6 måneder, og det skal være muligtautomatisk at slette logoplysningerne, når de har været gemt i 6 måneder.Registreringen skal som minimum omfatte angivelse af:a. Login og logoutb. Oplysninger om tidspunkt, hvor oplysninger er anvendtc. Den bruger, som har anvendt oplysningerned. Type af anvendelse (forespørgsel, inddatering, sletning)e. Angivelse af den person oplysningerne vedrører eller det anvendte søgekriteriumb) Der skal være mulighed for, at udtrække overskuelige og forståelige logoplysninger til ledelsen,revisionen eller interne sikkerhedsmedarbejdere afgrænset af detaljerede udvalgskriterier […]

side 50

− Ændres kravene til indholdet af en kravspecifikation af den valgte udbudsform?

− 1. Offentlige/begrænset udbud: begrænset dialog om forståelse af kravspecifikation

− 2. Udbud efter forhandling: Kun i nogle ganske få undtagelsestilfælde− Eksempel på brug af udbud efter forhandling: EU-dom 2013 vedrørende mindstekrav

− 3. Konkurrencepræget dialog: − Afgrænset til tilfælde, hvor en kontrakt enten af tekniske, juridiske, eller økonomiske grunde er

kompliceret at afgrænse, jf. præambel 41 i det nuværende udbudsdirektiv.

KRAV TIL INDHOLD AF KRAVSPECIFIKATIONER

side 51

EU-Domstolens dom af 5. december 2013, sag C-561/12

− Udbud vedrørende anlæg af motorvejstrækning, i udbudsbetingelserne var det at en del at strækningen skulle være med en midterrabat på 13,5m og en anden del skulle være med en midterrabat på 6m. Tildelingskriteriet var laveste pris. Der var angivet at der ikke kunne gives alternative tilbud.

− Der indkom tilbud fra fire tilbudsgivere. Et tilbud (fra Nordecon og Ramboll) gik ud på at anlægge hele motorvejsstrækningen med en midterrabat på 6m. Efter modtagelse af tilbuddene iværksatte udbyderen forhandlinger med tilbudsgiverne, og opfordrede de andre tilbudsgivere til at ændre deres tilbud så det var med 6m midterrabat på hele strækningen. Udbyderen besluttede herefter at indgå kontrakt med den ordregiver der havde afgivet det laveste tilbud. Nordecon og Ramboll indbragte her efter sagen for de estiske klageorganer, hvorefter sagen blev bragt vider op til den estiske højesteret som sendte anmodning til EU-domstolen om præjudiciel afgørelse.

NORDECON AS OG RAMBOLL ESTI AS

side 52

EU-Domstolens dom af 5. december 2013, sag C-561/12

− Den estiske højesteret forelagde EU-domstolen spørgsmål følgende spørgsmål:− ”Skal artikel 30, stk. 2, i Udbudsdirektivet fortolkes således, at en ordregivende myndighed kan føre forhandlinger med

tilbudsgiverne om tilbud, som ikke svarer til de bindende krav, der er fastsat i kontraktens tekniske specifikationer?”

− EU-Domstolen udtalte (præmis 37-39):− ”Selv om den ordregivende myndighed råder over en forhandlingsbeføjelse inden for rammerne af et udbud med

forhandling, er den således stadig forpligtet til at drage omsorg for, at de krav i kontrakten, som den har givet en bindende karakter, bliver overholdt. Hvis dette ikke var tilfældet, ville princippet om, at de ordregivende myndigheder handler på en gennemsigtig måde, blive tilsidesat, og det formål, der er anført i denne doms foregående præmis, ville ikke kunne blive opfyldt.

− Hvis det anerkendtes, at et bud, der ikke var i overensstemmelse med de bindende betingelser, kunne antages med henblik på en forhandling, ville fastsættelsen af bindende betingelser i udbuddet i øvrigt miste enhver virkning, og det ville ikke være muligt for den ordregivende myndighed at forhandle med tilbudsgiverne på et for disse fælles grundlag baseret på de nævnte betingelser og følgelig at behandle disse lige.

− Henset til ovenstående betragtninger skal det første spørgsmål besvares med, at artikel 30, stk. 2, i direktiv 2004/18 ikke tillader en ordregivende myndighed at føre forhandlinger med tilbudsgiverne om tilbud, som ikke opfylder de bindende krav, der er fastsat i udbuddets tekniske specifikationer.”

NORDECON AS OG RAMBOLL ESTI AS

side 53

− Den 14. april 2008 afsagde Klagenævnet for Udbud en principiel kendelse, der vedrørte Økonomistyrelsens udbud af en kontrakt om tilslutning til og brug af et landsdækkende radiobaseret telekommunikationsnet til det danske beredskab (SINE-nettet).

− Klagenævnets flertal konstaterede, at kontrakten ikke var tilstrækkelig kompleks til, at det berettigede til brugen af konkurrencepræget dialog.

− Østre Landsret fandt i modsætning til Klagenævnet, at det var fuldt berettiget at Økonomistyrelsen havde anvendt konkurrencepræget dialog.

− Landsretten henviste bl.a. til: − At gennemførelse af projektet krævede, at det offentlige afholdt en meget betydelig udgift, der ved udbuddet blev skønnet til

mellem 1,1 og 2,1 mia. kr. ekskl. moms. − At det var første gang, at der skulle etableres et fælles, landsdækkende kommunikationsnet for alle dele af beredskabet, og der

forelå derfor ikke tidligere erfaringer, der kunne trækkes på ved den nødvendige analyse af de tekniske og juridiske aspekter, som et sådant system måtte give anledning til

− At udbuddet stillede ikke krav om anvendelse af en bestemt teknisk løsning eller af et bestemt teknisk system, og at udbuddet både formelt og reelt var teknologineutralt, hvilket gjorde det vanskeligere på forhånd at opstille den tekniske kravspecifikation

− at udbudsmaterialet også ville kræve udformning af afsnit om vanskelige juridiske forhold såsom force majeure, som havde en helt særlig betydning, idet der var tale om et nød- og beredskabsnet, der netop skulle fungere – også i tilfælde af force majeure

LANDSRETTENS DOM AF 13. MAJ 2013 – KONKURRENCEPRÆGET DIALOG

side 54

− Direktivets præambel pkt. 42:

− ”Medlemsstaterne bør kunne anvende udbud med forhandling eller den konkurrenceprægede dialog i forskellige situationer, hvor offentlige eller begrænsede udbud uden forhandling ikke med sandsynlighed vil føre til et tilfredsstillende resultat”.

− Fremgangsmåden konkurrencepræget dialog ”har vist sig at være nyttig i tilfælde, hvor de ordregivende myndigheder ikke kan fastlægge de vilkår, der kan opfylde deres behov, eller vurdere, hvad markedet kan tilbyde inden for tekniske, finansielle eller juridiske løsninger. Denne situation kan navnlig opstå i forbindelse med innovative projekter, gennemførelsen af store integrerede transportinfrastrukturprojekter, store edb-net eller projekter, der indebærer kompleks, struktureret finansiering”.

DET NYE UDBUDSDIREKTIV – UDBUD MED FORHANDLING & KONKURRENCEPRÆGET DIALOG

side 55

− Direktivets præambel pkt. 43

− ”I forbindelse med tjenesteydelser eller varer, som kræver en tilpasnings- eller designindsats, kan det være nyttigt at anvende udbud med forhandling eller den konkurrenceprægede dialog. Sådanne tilpasnings- eller designkrav er særlig gavnlige i forbindelse med komplekse indkøb såsom avancerede produkter, intellektuelle tjenesteydelser, f.eks. visse former for konsulent-, arkitekt- eller ingeniørvirksomhed, eller større projekter vedrørende informations- og kommunikationsteknologi (ikt). I disse tilfælde kan det være nødvendigt med forhandlinger for at sikre, at den pågældende vare eller tjenesteydelse svarer til behovene hos den ordregivende myndighed. I forbindelse med standardtjenesteydelser eller -varer, der kan leveres af mange forskellige aktører på markedet, bør udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog ikke anvendes”.

DET NYE UDBUDSDIREKTIV – UDBUD MED FORHANDLING & KONKURRENCEPRÆGET DIALOG

side 56

− 1)UDBUD MED FORHANDLING: − Efter art. 29 anføres følgende i udbudsdokumenterne:

− Udbuddets genstand, ved at give en beskrivelse af behov og karakteristika − Kontrakttildelingskriterierne− Hvilke af beskrivelsens elementer der definerer de minimumskrav som skal opfyldes i alle tilbud

− Oplysningerne skal være tilstrækkeligt præcise til, at de økonomiske aktører kan identificere udbuddets karakter og omfang og beslutte hvorvidt de vil ansøge om at deltage i proceduren.

− Minimumskravene og tildelingskriterierne er ikke genstand for forhandling.

− 2) KONKURRENCEPRÆGET DIALOG: − Efter art. 30, fastsættes følgende i udbudsbekendtgørelsen:

− Ordregivers behov og krav (samt en beskrivelse af disse behov og krav)− Tildelingskriterier− Vejledende tidsramme

DET NYE UDBUDSDIREKTIV – UDBUD MED FORHANDLING & KONKURRENCEPRÆGET DIALOG

side 57

KONTRAKTSKABELONER – KORTVARIGE IT-PROJEKTER

side 58KONTRAKTER FOR IT-ANSKAFFELSER

KONTRAKT-INDGÅELSE

KONTRAKT-STYRING

Kontraktudformning

Opstart

side 59

− Eksempler:− K-kontrakterne (K01, K02 og K03)− SKI-kontrakter− Diverse andre standardkontrakter

− Anskaffelsesformen (og dermed indirekte udbudsreglerne) dikterer, hvor stort rum der er for tilpasning af standardkontrakterne

− Vigtigt at tage udgangspunkt i en skabelon, som er egnet i forhold til de grundlæggende parametre (baseline for tid/pris/ydelse, udviklingsmodel)

STANDARDKONTRAKTER - GENERELT

side 60

− Fordele:

− - Genkendelighed hos tilbudsgivere og deres evt. rådgivere

− - Fokus på de bestemmelser i kontrakten, som er væsentlige for Kunden− Eksempel 1: Vigtigt at milepæl for overtagelse af systemet overholdes: påvirke bodsstørrelse!− Eksempel 2: Hvis leverandøren skal drifte løsningen: udarbejde bestemmelser vedrørende drift!

− - Hurtigere i gang med bilagsarbejde, herunder kravspecifikation

− Ulemper:

− - Kontrakten skal tilrettes den konkrete anskaffelse!

− - Svært at indarbejde flere projekt- og udviklingsmetoder i standardkontrakt− - Vandfaldsmetode/Faseopdelt projektmetode/Iterativ eller Agil udviklingsmetode− - Forskelle i de forskellige metoder?

STANDARDKONTRAKTER - GENERELT

side 61STANDARDKONTRAKTER - GENERELT

Vandfaldsmodellen T & M

K01 & K02 K03

K03’s fleksibilitet ligger (primært) i ydelsen, ikke så meget mht. tid og pris, som er søgt indrammet

side 62IT-KONTRAKTENS BASALE ELEMENTER

side 63

− Leverancekrav (specifikationer, servicemål, dokumentation etc.)

− Sammenhæng mellem tidsplan, afprøvning og betalingsmekanismer

− Garantier og misligholdelsesbeføjelser (bod, erstatningsregulering etc.)

− Immaterielle rettigheder

− Samarbejdsorganisation (Governance) og nøglepersoner

− Ændringshåndtering

− Opsigelsesvilkår og ophævelsesregulering

− Bistand i forbindelse med ophør

EKSEMPLER PÅ VIGTIGE BESTEMMELSER I IT-KONTRAKTER

side 64SAMMENLIGNING MELLEM K01, K02 OG K03Egenskab K01 K02 K03

IT-anskaffelsesaftale X X X

Agreed document X X

Projektvarighed Kort (< 6 måneder) Længerevarende Længerevarende

Udviklings-/implementeringstyngdeBeskeden

(Standardprodukter, der kun i begrænset omfang skal specialtilpasses m.v.)

Omfattende

Omfattende(Ikke leverancer af standardprodukter, hvor

der kun i begrænset omfang skal ske specialtilpasninger m.v.)

Udviklingsmodel Vandfald Vandfald Agil/iterativ

Opdeling i faser/delleverancer (X) X

Kundens ydelsesbeskrivelse Kravspecifikation KravspecifikationBehovsopgørelse med

1) Forretningsmæssige Mål og Behov samt (2) Kravsliste

Fast ydelse X X (Nej, dog skal Absolutte Krav opfyldes)

Fast tid X X X

Fast pris X X (X)

Kundens deltagelse Ret begrænset Lidt mere omfattende Omfattende – aktivt og løbende

Udtrædelsesadgang for kunden Kun i forbindelse med afklaringsfasen Kun i forbindelse med afklaringsfasen Løbende, med 20 arbejdsdages varsel

Efterfølgende vedligeholdelse indbygget X X X

Efterfølgende drift indbygget (X) (X)

side 65

− Længerevarende samarbejdsaftaler (der ikke knytter sig til en specifik systemleverance):− Outsourcing− ASP− Hosting− Rammeaftaler

− Systemanskaffelser baseret på iterative udviklingsmodeller

− MEN: Mange af bestemmelserne i K01, K02 og K03-kontrakterne kan med de fornødne tilpasninger benyttes ved koncipering af ovennævnte aftaletyper

HVAD K01, K02 OG K03 IKKE KAN ANVENDES TIL

side 66

− Anskaffelse af samlet system (programmel og udstyr)

− Skal foreligge en kravspecifikation fra kunden

− Standardprodukter, der kun i begrænset omfang skal specialtilpasses

− Udviklings-/implementeringsprojekt relativt kortvarigt (typisk ikke over 6 måneder)

− Samlet levering (ingen faseopdeling)

− Vedligeholdelsesordning for hele systemet omfattet (men ikke drift)

− Kunden er en dansk statsinstitution

ANVENDELSESOMRÅDE FOR K01

side 67

− Definitioner

− Kundens it-miljø

− Afklaringsfase og udtrædelsesadgang

− Ansvar for leverandøren− Leveranceansvar− Garantier− Underleverandører

− Ansvar for kunden?

− Tidsplan og overtagelse af systemet− Overgang af risiko− Overgang af brugsrettigheder og rettigheder til dokumentation

− Afprøvning af systemet

− Vedligeholdelse af systemet

VÆSENTLIGE KONTRAKTBESTEMMELSER I K01

side 68

− Arbejdsdag.− Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.

− Dag.− Kalenderdag.

− Installationsdag.− Den dag, hvor leverandøren over for kunden godtgør, at udstyret er tilsluttet i funktionsdygtig stand hos kunden

− Kravspecifikation.− Den af kunden udarbejdede kravspecifikation med indarbejdede ændringer og tilføjelser, der følger af leverandørens

tilbud.

− Overtagelsesdag.− Den dag, hvor kunden overgiver godkendelse af overtagelsesprøven for systemet til leverandøren.

− Systemet.− Hele det it-system, der skal leveres i henhold til nærværende kontrakt.

−

DEFINITIONER

side 69

− Skal beskrives af Kunden!− Hvorfor er dette vigtigt?

− Angives i særskilt bilag til kontrakten− Evt. ved henvisninger til generel beskrivelse af it-miljøet− Kundens it-strategi− Kundens it-arkitektur− Kundens driftsmiljø

− Leverandøren skal angive krav og forudsætninger til kundens it-miljø− Hvorfor er dette vigtigt?− Opmærksomhedspunkter for Kunden (Pris)

− Kontraktskabelon: §3

KUNDENS IT-MILJØ

side 70

− Finder sted umiddelbart efter kontraktens indgåelse

− Omfatter alle dele af leverancen – det videre forløb for levering af leverancen tilrettelægges overordnet

− Væsentlige output:− Overordnet projektplan

− Udtrædelsesret mod betaling af vederlag (fast/”medgået tid”)

− Kontraktskabelon: §4 og §5

OPSTART: AFKLARINGS- OG PLANLÆGNINGSFASE

side 71

− Leverandøren har en leveranceforpligtelse (afgivet tilbud på en fast pris, tid, og ydelse)

”2. Leverandørens leveringsforpligtelser2.1. Systemet

Leverandøren skal levere det udstyr og programmel samt den dokumentation, der er specificeret i bilag 4. Systemet og dets enkelte dele skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af nærværende kontrakt, navnlig af bilag 2.”

− Leverandøren har initiativpligten i samarbejdet mellem parterne. Dog krav om kundens medvirken!

3. Afklaringsfasen”Afklaringsfasen gennemføres som et samarbejde, hvor leverandøren iværksætter de aktiviteter, der anses nødvendige for at leverandøren kan opnå en yderligere detaljeret indsigt i kundens forretningsgange, behov og it-miljø. Samtidig bibringes kunden en detaljeret indsigt i programmellets funktioner og muligheder. På grundlag heraf skal hver part fremkomme med eventuelle forslag til præciseringer og suppleringer af kravspecifikationen.”

− Kontraktskabelon: §3

LEVERANDØRENS LEVERANCEANSVAR

side 72

− Kunden er i et vist omfang forpligtet til aktivt at medvirke til leverandørens opfyldelse af kontrakten, herunder ved at stille oplysninger til rådighed, at stille medarbejdere til rådighed, at stille lokaler og andre faciliteter til rådighed, at deltage i prøver mv.

− Der udarbejdes estimater for kundens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både hvad gælder omfang og indhold. − Efter K01 gælder det, at ingen af sådanne justeringer må påføre kunden væsentligt forøgede omkostninger.

− Leverandøren skal både efter, straks give skriftlig besked til kunden, såfremt kunden ikke medvirker som aftalt.

KUNDENS DELTAGELSE/MEDVIRKEN I PROJEKTET

side 73

K01 (punkt 17 – Kundens forhold):

− Såfremt kunden ikke yder medvirken til projektet, og dette medfører forsinkelse af en eller flere tidsfrister i tidsplanen, skal leverandøren have ret til en saglig begrundet udskydelse af sine tidsfrister samt renter af eventuelle udskudte betalinger.

− Kunden godtgør løbende leverandørens dokumenterede meromkostninger forårsaget af kundens manglende medvirken.

KONSEKVENSER, HVIS KUNDEN IKKE LEVER OP TIL KRAV OM MEDVIRKEN I PROJEKTET?

side 74

− Levering anses for sket på overtagelsesdagen.

− Leverandøren skal levere sine ydelser i overensstemmelse med tidsplanen i bilag 1.

− Kunden kan udskyde 3 x 20 dage. Efterfølgende frister skydes tilsvarende.

− Betaling følger (den ændrede) tidsplan, dog renter i udskydelsesperioden

− Bemærk, at skabelonen skal tilpasses det enkelte indkøb. I standard indgår alene aktiviteter, der fremgår af standardkontrakten

TIDSPLAN OG OVERTAGELSE AF SYSTEMET

side 75

− Bilag 1 - tidsplan

BILAG 1 - TIDSPLANAktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativtager Bemærkninger

Frist for bevillingsmæssig hjemmel K

Afklaringsfase L

Frist for Kundens udtræden K

Installationsdag L

Gennemførelse af overtagelsesprøve L

Aftalt overtagelsesdag K

Gennemførelse af driftsprøve K Tidsangivelsen for gennemførelse af driftsprøven er alene vejledende idet påbegyndelsen afhænger af den faktiske overtagelsesdag og kundens valg i henhold til kontraktens punkt 12.2, 2. afsnit.

side 76

− K01 og KO2:

− - Overtagelsesprøve:− Formål med prøve− Godkendelseskriterier− Godkendelse af prøve med fejl?− Betalinger− Jf. kontraktskabelon §9, jf. bilag 8, §9 (fejltyper defineret i bilag 7)

AFPRØVNING

side 77

− 16.1 Forsinkelse: Bod

− Såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides som følge af forhold, som leverandøren hæfter for, betaler leverandøren en dagbod. Boden beregnes pr. arbejdsdag af systemvederlaget. Boden udgør 0,25% pr. arbejdsdag.

− Såfremt driftsprøven ikke er afsluttet med det aftalte resultat inden for den i bilag 8 herfor fastsatte frist som følge af forhold, som leverandøren hæfter for, svares bod for hver arbejdsdag derudover efter samme retningslinier som ved overskridelse af overtagelsesdagen.

− Alle dagbodsbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10% af systemvederlaget. Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt krav fra kunden. Har leverandøren ikke senest 12 måneder efter den aftalte overtagelsesdag modtaget skriftligt påkrav fra kunden, bortfalder kundens ret til boden.

FORSINKELSE

side 78

− 16.1.2 Forsinkelse: Øvrige misligholdelsesbeføjelser

− Ud over punkt 16.1.1 gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering, jf. dog punkt 18 og 19. Det anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger kunden til straks at hæve kontrakten helt eller delvis efter kundens valg, såfremt den aftalte overtagelsesdag eller fristen for afslutning af driftsprøven overskrides med mere end 40 arbejdsdage.

FORSINKELSE

side 79

− 16.2.2.: Bod for SLA

− Såfremt servicemålene beskrevet i bilag 10 ikke overholdes, sanktioneres dette med en reduktion i vederlag for vedligeholdelse, alt i overensstemmelse med det i bilag 10 beskrevne. Reduktionen udelukker forholdsmæssigt afslag i vederlaget for vedligeholdelse. Såfremt samme forhold medfører såvel reduktion i vederlag for vedligeholdelse som dagbod for forsinket afslutning af driftsprøven, skal kunden alene godskrives det største af disse to beløb.

− 16.2.3: Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse.

MANGLER

side 80

− 18: Erstatning

− Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er dog under alle omstændigheder begrænset til systemvederlaget.

ERSTATNING

side 81

KONTRAKTSKABELONER – LÆNGEREVARENDE IT-PROJEKTER

side 82

− Anskaffelse af leverance bestående af bl.a. programmel, udstyr og dokumentation

− Skal foreligge udførlig leverancebeskrivelse (kundens kravspecifikation og leverandørens løsningsbeskrivelse)

− Komplekse anskaffelser, hvor udviklings- og implementeringsaktiviteterne er af en vis størrelse (i henseende til økonomi, tid, kompleksitet, organisatoriske krav etc.)

− Kunden forudsættes at yde en aktiv og kvalificeret medvirken

− Som udgangspunkt samlet levering, men mulighed for faseopdeling med delleverancer

− Vedligeholdelsesordning for hele systemet omfattet – og eventuelt også drift

− Kunden er en dansk statsinstitution

ANVENDELSESOMRÅDE FOR K02

side 83

− K03-standardkontrakt blev offentliggjort i december 2012

− Beregnet på: Større og faseopdelte it-projekter, hvor udviklings- og implementeringsydelser har den største vægt i projektet.

− Genstand: It-leverance i nær sammenhæng med køb af rådgivning og ledelse af projektet.

− Udgangspunkt i anerkendte projektledelses- og udviklingsmodeller.

− Tager højde for den økonomiske ramme, der gør sig gældende i staten, og er egnet til at indgå i udbudsproces.

ANVENDELSESOMRÅDE FOR K03

side 84

› Fleksibiliteten (det agile element) er placeret i ydelsen.

› Tid og pris er som udgangspunkt fastlåst. Ydelsen kan variere som følge af kundens løbende prioritering af sine forretningsmæssige behov og krav.

› Vandfaldsmodel vs. agil metode:› Tæt samarbejde mellem leverandør og ordregiver› Løbende ændring af prioriteringer› Forudsætter stærk projektstyring. › Eventuel kombination af agil metode og PRINCE2

› Vejledningen til K03 beskriver ikke den agile metode!

› Mere om den agile metode: › Vejledning om agil udvikling i den offentlige sektor fra februar 2010 udarbejdet af IT- og Telestyrelsen

DEN AGILE METODE

side 85

− Skal beskrives af Kunden!− Hvorfor er dette vigtigt?

− Angives i særskilt bilag til kontrakten− Evt. ved henvisninger til generel beskrivelse af it-miljøet− Kundens it-strategi− Kundens it-arkitektur− Kundens driftsmiljø

− Leverandøren skal angive krav og forudsætninger til kundens it-miljø− Hvorfor er dette vigtigt?− Opmærksomhedspunkter for Kunden (Pris)

KUNDENS IT-MILJØ

side 86

− Finder sted umiddelbart efter kontraktens indgåelse

− Omfatter alle dele af leverancen – det videre forløb for levering af leverancen tilrettelægges overordnet

− Væsentlige output:− Overordnet projektplan− Leveranceplan for de enkelte Delleverancer, hvis Leverancen er opdelt (K02-baseret kontrakt)− Præcisering af kravspecifikation og løsningsbeskrivelse (K02: Leverancebeskrivelse)

− Udtrædelsesret mod betaling af vederlag (fast/”medgået tid”)

− Ingen særlig udtrædelsesret i K03 – her kan Kunden altid udtræde med 20 arbejdsdages varsel

OPSTART: AFKLARINGS- OG PLANLÆGNINGSFASE

side 87

− K02: Leverandøren har leveranceansvaret − Leverandøren har en leveranceforpligtelse (afgivet tilbud på en fast pris, tid, og ydelse)− Leverandøren har initiativpligten i samarbejdet mellem parterne. Dog krav om kundens

medvirken!

− K03: Leverandøren har det overordnede leveranceansvar− Udvikling og levering af leverancen− Styring af projektet− Rådgivning af kunden om, hvorledes leverancens egnethed i forhold til kundens

forretningsmæssige mål og behov bedst sikres− Styring af ressourceforbrug− Rapportering om og forelæggelse af status for kunden

LEVERANDØRENS LEVERANCEANSVAR

side 88

− K02:

− Kunden er i et vist omfang forpligtet til aktivt at medvirke til leverandørens opfyldelse af kontrakten, herunder ved at stille oplysninger til rådighed, at stille medarbejdere til rådighed, at stille lokaler og andre faciliteter til rådighed, at deltage i prøver mv.

− Der udarbejdes estimater for kundens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både hvad gælder omfang og indhold. − Efter K02 gælder det, at såfremt sådanne justeringer påfører kunden væsentligt forøgede omkostninger, skal

sådanne omkostninger godtgøres af leverandøren. Det er en forudsætning for kundens ret til godtgørelse, at kunden forudgående har givet underretning til leverandøren herom.

− Leverandøren skal både efter K02, straks give skriftlig besked til kunden, såfremt kunden ikke medvirker som aftalt.

− Efter K02 påhviler det desuden kunden at give skriftlig og begrundet underretning til leverandøren, straks når kunden må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse for medvirken.

KUNDENS DELTAGELSE/MEDVIRKEN I PROJEKTET

side 89

− K03:

− Kunden har et medansvar for projektets gennemførelse

− Skal deltage aktivt – ofte på daglig basis

− Dette gælder ikke blot i afklaringsfasen, men under hele projektet

− Kunden skal løbende og med kort varsel træffe forretningsmæssige beslutninger

− Kunden har ansvaret for indholdet og prioriteringen af Kravslisten samt den løbende nedbrydning og specificering af kravene

− Henvendelser fra leverandøren skal besvares uden ugrundet ophold

− Kunden skal deltage i den løbende planlægning og udførelse af Interne Test og prøver

KUNDENS DELTAGELSE/MEDVIRKEN I PROJEKTET

side 90

− K02 (punkt 19 – Kundens misligholdelse):

− Kunden er erstatningsansvarlig for leverandørens dokumenterede tab forårsaget af kundens manglende opfyldelse af sine forpligtelser til at medvirke ved leverancens udførelse, såfremt leverandøren over for kunden har afgivet påkrav ved meddelelse om:− dels at kunden på nærmere specificeret måde har misligholdt sine forpligtelser til at medvirke, − dels at kundens manglende deltagelse inden 15 Arbejdsdage vil medføre, at kunden bliver

erstatningsansvarlig for leverandørens dokumenterede tab.

KONSEKVENSER, HVIS KUNDEN IKKE LEVER OP TIL KRAV OM MEDVIRKEN I PROJEKTET?

side 91

− K03:

− Udskydelsesret for leverandøren

− Leverandøren er berettiget til i sit vederlag at medtage omkostninger til dækning af direkte, dokumenterede merudgifter, som leverandøren påføres som følge af forsinkelser forårsaget af kundens manglende deltagelse – samt renter af udskudte betalinger

− Hvis manglende deltagelse fra kunden udgør en væsentlig misligholdelse, er leverandøren berettiget til at opsige kontrakten!

KONSEKVENSER, HVIS KUNDEN IKKE LEVER OP TIL KRAV OM MEDVIRKEN I PROJEKTET (FORTSAT)?

side 92

− KO2:

− - Overtagelsesprøve:− Formål med prøve− Godkendelseskriterier− Godkendelse af prøve med fejl?− Betalinger

− K03:

− Delleveranceprøver− Absolutte krav/Øvrige krav− Kunden kan frafalde opfyldelse af Øvrige krav

− Driftsprøven:− Tager sigte på at måle servicemål i kundens normale driftssituation

AFPRØVNING

side 93

− Som udgangspunkt (K-kontrakter) specificeret i særskilt bilag/aftale

− Aftale om vedligeholdelse og support løber fra godkendt overtagelsesprøve!− Godkendt overtagelsesprøve med fejl (fejliste)− Opsiges særskilt/ophævelse særskilt− Særskilt prisregulering− Være afhængig af garantistillelse fra leverandøren− Kundens krav i forhold til leverandørens betingelser?

VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT

side 94

− Som udgangspunkt (K-kontrakter) specificeret i særskilt bilag/aftale

− Omfatter:− Krav til tilgængelighed/oppetider/svartider− Krav til reaktionstider for fejlafhjælpning− Hotline− 1. eller 2. level support – hvem gør hvad?

− Gældende fra godkendt driftsprøve!− Godkendt driftsprøve med fejl (fejliste)?− Betaling− Rapportering for overholdelse af krav!

SERVICEMÅL

side 95

− Fast pris

− Maksimal pris

− T&M

− Function point-baseret

VEDERLAGSMODELLER

side 96

− Betalingsplan− Særskilt bilag til kontrakten

− Milepæle for kunden og leverandøren:− Godkendt afklaringsfase− Godkendt installationsprøve (leverandørens etablering af test og produktionsmiljøer)− Godkendt overtagelsesprøve (evt. delovertagelsesprøver)− Godkendt driftsprøve

− Initialomkostninger− Systemvederlag− Tilknyttede ydelser− Garantistillelse

VEDERLAG OG INCITAMENTER

side 97

− K02: Der etableres der en projektorganisation med fælles styregruppe og fælles projektledelse. Leverandøren har initiativpligten i samarbejdet mellem parterne, men kunden forudsættes at have en aktiv rolle i projektstyringen

− K03: Kunden forudsættes repræsenteret i samarbejdsorganisationen ikke blot på ledelsesniveauet i en styregruppe, men også på det udførende leveranceniveau og eventuelt styringsniveauet

− Projektets projektleder er dog forudsat at være leverandørens projektleder eller en (anden) af leverandørens nøglemedarbejdere

SAMARBEJDSORGANISATION

side 98

− Samarbejde efter idriftsættelse af systemet− Ofte ikke beskrevet i udbudsmaterialet eller kontrakten− Indgå som en del af bilag om beskrivelse af samarbejde, eller bilag vedrørende vedligeholdelse

og support

− Vigtigt at få afklaret snitflader til kundens driftsorganisation− Organigram− Beskrivelse af samarbejdsprocedurer (ITIL mv.)− Inspiration fra SKI-rammeaftaler, som indeholder bilag vedrørende fællesbetingelser om

samarbejde− Krav om rapportering− Statusmøder med kunden mv.

SAMARBEJDSORGANISATION (FORTSAT)

side 99

Rettigheder til programmel :

− Kunden erhverver en brugsret til det leverede programmel og dokumentation

− Kunden er uberettiget til at kopiere programmel og dokumentation i videre omfang end nødvendigt for leverancens drift og sikkerhed

− Kunden kan overlade drift og vedligeholdelse af leverancen til tredjemand

− Det nærmere indhold af brugsretten til programmel og dokumentation er beskrevet i bilag til kontrakten – uanset hvad der er anført i et licensbilag, kan dette dog ikke medføre, at vilkårene i kontrakten ikke opfyldes!

− Formålet med bilag vedrørende licenser er alene, at der herigennem foretages en fastlæggelse af brugsrettens nærmere indhold, herunder begrænsninger i retten til at overdrage brugsretten

LICENSVILKÅR

side 100

Fejl i 3. parts programmel:

− Følgende begrænsninger gælder i leverandørens afhjælpningspligt:− Leverandøren skal omgående rapportere fejlen til producenten og rapportere tilbage til kunden− Leverandøren skal gøre sit yderste for at reducere problemets omfang, herunder anvise relevant

omgåelse.− Når tredjemand har leveret en rettelse af den pågældende eller eventuelt andre fejl eller har

anvist relevant omgåelse, skal leverandøren straks sørge for orientering af samt installation hos kunden, hvor dette i øvrigt er en del af den aftalte vedligeholdelse.

LICENSVILKÅR

side 101OPSUMMERING