jesse urholin office 365 kÄyttÖÖnotto ja

Jesse Urholin

OFFICE 365 KÄYTTÖÖNOTTO JA JÄRJESTELMÄNVALVONTA

Tietojenkäsittelyn koulutusohjelma

2013

OFFICE 365 KÄYTTÖÖNOTTO JA JÄRJESTELMÄNVALVONTA

Urholin, Jesse

Satakunnan ammattikorkeakoulu

Liiketalouden Porin yksikkö

Tietojenkäsittelyn koulutusohjelma

Toukokuu 2013

Ohjaaja: Nuutinen, Petri

Sivumäärä: 40

Liitteitä:

Asiasanat: Office 365, käyttöönotto, valvonta, lync, pilvi, sähköposti, viestintä,

Modultek

Opinnäytetyön aiheena oli Office 365 palvelun käyttöönotto ja

järjestelmänvalvonta Modultek Oy:lle.

Tässä työssä sain Modultek Oy:ltä projektiksi ottaa käyttöön Microsoftin Office

365 järjestelmän vanhan Sonera Hosted Mailin tilalle. Entinen Sonera Hosted

Mail haluttiin vaihtaa pois sen epäluotettavuuden ja hitausongelmien vuoksi.

Office 365:llä pyritään myös yhdentämään sähköiset viestintävälineet.

Opinnäytetyön teoreettisessa osassa kerrotaan Modultek Oy:n sähköpostipalvelun

nykytilasta ja tavoitetilasta. Sen jälkeen kerrotaan yleisesti pilvipalveluista, miten

ne määritellään sekä mitä erilaisia pilvipalvelumalleja on olemassa. Seuraavaksi

kerrotaan sähköpostipalveluista ja viestintävälineistä sekä pyritään esittämään

miten kaikki edellä mainitut liittyvät konkreettiseen työhön.

Käytännön osuudessa näytetään miten sähköpostipalvelun vaihto tapahtuu ja mitä

toimenpiteitä sen käyttöönotto vaatii. Lisäksi näytetään miten käyttäjienhallinta ja

järjestelmänvalvonta pitävät sisällään. Käytännön osuus oli opinnäytetyön

luonteesta johtuen teoreettista osuutta hieman lyhyempi.

Opinnäytetyötä tehdessä pääsi tutustumaan sähköpostipalvelun toimintaan

pilvessä ja siihen miten palvelu käytännössä toteutetaan yrityksissä.

OFFICE 365 DEPLOYMENT AND ADMINISTRATION

Urholin, Jesse

Satakunta University of Applied Sciences

Degree Programme in Information and Communication Technology

May 2013

Supervisor: Nuutinen, Petri

Number of pages: 40

Appendices:

Keywords: Office 365, deployment, administration, lync, cloud, e-mail,

communication, Modultek

The purpose of this thesis was the deployment and administration of the Microsoft

office 365 service for Modultek Oy.

In this thesis I got a project from Modultek Oy to deploy Microsoft office 365

service over the old Sonera Hosted Mail. They wanted to change the old Sonera

Hosted Mail because of its reliability and slowness problems. With office 365 we

also wanted to unify our communications programs under one developer.

In the theoretic part of this thesis, I'll talk about the current state and the objective

state of Modultek Oy e-mail service. After that I'll talk about cloud services on a

general level, how they are defined and what kind of different cloud service

models there are. Next I'll talk about e-mail and communication services and try

to present how they are linked to the concrete part of the thesis.

In the concrete part of the thesis, I'll show how the change of the e-mail service

happens and what actions does the deployment require. I'll also show what the

user control and administration include. Due to the composition of this thesis the

concrete part was a little shorter than the theoretic part.

Doing this thesis I got to know how an e-mail service works in a cloud

environment and how the service is implemented.

SISÄLLYSLUETTELO1 JOHDANTO .................................................................................................................... 6

2 TAUSTATIETOA ........................................................................................................... 6

2.1 MODULTEK ............................................................................................................ 6

2.2 VIESTINTÄ SISÄISESTI JA ASIAKKAILLE ....................................................... 7

2.3 JÄRJESTELMÄN NYKY- JA TAVOITETILANNE.............................................. 7

3 PILVIPALVELUT........................................................................................................... 9

3.1 PILVIPALVELUN MÄÄRITELMÄ ....................................................................... 9

3.2 PILVIPALVELUIDEN EDUT ............................................................................... 10

3.3 PILVIPALVELUIDEN RISKIT............................................................................. 11

3.4 SONERA HOSTED MAIL VS OFFICE 365......................................................... 12

4 SÄHKÖPOSTI............................................................................................................... 14

4.1 MICROSOFT EXCHANGE................................................................................... 14

4.2 MICROSOFT OUTLOOK ..................................................................................... 15

5 OFFICE 365................................................................................................................... 16

5.1 YLEISTÄ OFFICE 365 PALVELUSTA ............................................................... 16

5.2 PALVELUPAKETIT.............................................................................................. 16

5.3 OFFICE 365 PORTAL ........................................................................................... 18

6 LYNC............................................................................................................................. 18

6.1 YLEISTÄ ................................................................................................................ 18

6.2 ASENNUS OFFICE 365 KAUTTA ....................................................................... 19

6.3 VIESTINTÄ............................................................................................................ 20

7 SHARE POINT.............................................................................................................. 21

8 SÄHKÖPOSTIPALVELUN VAIHTO ......................................................................... 22

8.1 ASENNUS .............................................................................................................. 22

8.1.1 KÄYTTÄJIEN LUONTI ................................................................................. 23

8.1.2 OUTLOOKIN DATAN VARMUUSKOPIONTI ........................................... 25

8.2 KÄYTTÖÖNOTTO................................................................................................ 26

8.2.1 TILIN AKTIVOINTI JA WEB APP ............................................................... 26

8.2.2 TILIN LIITTÄMINEN TYÖASEMAN OUTLOOKIIN ................................ 27

8.2.3 TILIN LIITTÄMINEN MOBIILILAITTEEN OUTLOOKIIN....................... 31

8.3.4 OUTLOOK DATAN TUOMINEN OUTLOOKIIN ....................................... 34

9 JÄRJESTELMÄNVALVONTA ................................................................................... 35

10 YHTEENVETO ........................................................................................................... 36

11 LÄHTEET.................................................................................................................... 39

6

1 JOHDANTO

Työn tehtävänä oli ottaa Modultek Oy:lle käyttöön Microsoftin Office 365

ohjelmisto vanhan Sonera Hosted Mailin tilalle sekä järjestelmän valvonta ja

viestintäohjelmistojen yhdentäminen. Ennen käytössä oli Sonera Hosted Mail,

Skype ja Webex, jotka kaikki olivat eri valmistajien tuotteita ja synkronointi oli

lähes olematonta. Tässä opinnäytetyössä edellä mainitut korvataan Office 365

paketilla joka sisältää mm. Lyncin. Lyncillä pyritään korvaamaan Skype ja

Webex.

Modultek päätti vaihtaa pois Soneran Hosted Mail palvelun sen epävakaisuuden ja

yhteysongelmien vuoksi. Tilalle haluttiin kattava ja luotettava järjestelmä, jolla

voitaisiin samalla myös korvata muut sähköisen viestinnän välineet ja saada

niiden välinen synkronointi mahdollisimman hyväksi.

Office 365 valittiin sen kattavuuden sekä Lyncin vuoksi ja palveluntarjoajaksi

valittiin ATEA, lähinnä sen ilmaisen tukipuhelinpalvelun ja aikaisemman

yhteistyön vuoksi. Office 365 sisältää erikokoisille yrityksille lukuisia

palvelupaketteja joista valitsimme E1:n pienille ja keskisuurille yrityksille

kohdistetun palvelupaketin. E1 palvelupaketilla saa yritystason sähköpostin, jaetut

kalenterit, tiedostojen jaon, kokoustoiminnot, sekä muita pilvessä toteutettuja

tuottavuuspalveluita. Tiedostojen jakopalvelua Share Pointtia ei vielä tässä

vaiheessa otettu käyttöön.

2 TAUSTATIETOA

2.1 MODULTEK

Ohjelmistotalo Modultek Oy tuottaa tuotetiedonhallinan ratkaisuja asiakkailleen.

Yritys on perustettu vuonna 1988 ja on noussut alallaan markkinajohtajaksi

suomessa.

Olen työskennellyt Modultekin asiakaspalvelu tiimissä nyt hieman yli vuoden ja

siksi oli luonnollista, että tein tämän työn yrityksen näkökulmasta. Modultekin

7

organisaatio koostuu viidestä tiimistä jotka ovat: Asiakaspalvelu,

Asiakasratkaisut, Tuotekehitys, PIS (Product Information Services) ja

Markkinointi. Kaikki tiimit ovat yhteyksissä suoraan asiakkaisiin, partnereihin

sekä työkavereihin yrityksen sisällä. Asiakastyytyväisyys on tärkeää hyvien

suhteiden ylläpitämiseksi ja tämän vuoksi sähköisten yhteydenpidon välineiden

toiminta pitää olla kunnossa.

2.2 VIESTINTÄ SISÄISESTI JA ASIAKKAILLE

Ennen Office 365 palveluun vaihtoa Modultekissa oli kolmen eri valmistajan

ohjelmistoja, joilla kommunikoitiin niin yrityksen sisäisesti kuin myös asiakkaille

ja partnereille.

Käytössä olivat pikaviesti- ja ip-puhelu ohjelma Skype, Ciscon konferenssipuhelu

ja kokousohjelma Webex, sekä Soneran Hosted Mail sähköpostipalvelu. Tämä

ratkaisu oli ei harmoninen ja huonosti keskenään synkronoiva. Jos jossain tuli

ongelmia, piti ongelman ratkaisussa yhteyttä ottaa aina yhteen tukipalveluun per

ohjelmisto. Ongelmia saattoi myös aiheuttaa Webex-ohjelmiston lisenssimäärät.

Käytössä oli rajallinen määrä maksullisia lisenssejä ja jos näin on, ei ole

mahdollista laittaa uutta kokousta pystyyn.

Office 365 tarjoaa sähköpostipalvelun lisäksi Microsoftin oman kokous, ip-puhelu

ja pikaviestiohjelman nimeltä Lync, jonka avulla pystytään tekemään lähes kaikki

samat toiminnot kun Webexillä ja Lync synkronoi suoraan Outlookin kalenterin

kanssa. Tästä lisää luvussa seitsemän.

2.3 JÄRJESTELMÄN NYKY- JA TAVOITETILANNE

Ensisijainen syy ottaa Office 365 käyttöön oli sähköpostipalvelun vaihto.

Vanhassa Sonera Hosted Mailissa oli ajoittain pahoja yhteysongelmia ja Modultek

oli jo 2011 päättänyt alkaa kartoittamaan uusia vaihtoehtoja

sähköpostijärjestelmäksi. Lisäksi Soneran Hosted Mailissa postilaatikoiden koko

on todella pieni. Sonera Hosted Mail tarjoaa 2GB kun Office 365 tarjoaa 25GB.

Soneran Hosted Mailissa myös maksetaan postilaatikoista käyttäjien sijaan ja

kaiken muun lisäksi se on poistuva tuote Sonerankin jo tarjotessa pääasiassa

Office 365:sta.

Office 365 paketissa tuli mukana myös

korvaamaan Skype ja Webex. Webex oli todella kallis, sekä rajallinen.

käyttäjillä ei ollut mahdollisuutta ottaa online kokousta esimerkiksi asiakkaan

kanssa tai etätöissä olevan työkaverin kanssa. Skype otettiin Modultekissa

käyttöön ilman virallista linjaa eikä sitä koskaan ollut määrätty yrityksen

pääviestintävälineeksi. Lyncin myötä se

järjestelmä nykytilanne ja

Modultekissa.

Kuva 1. Järjestelmä Sonera Hosted Mailia, Skypeä ja Webexiä käytettäessä.

Kuten kuvasta huomataan, Sonera Hosted Mail tarjoaa ainoastaan

sähköpostipalvelun ja viestintävälineet ovat erikseen.

Kun kriteerinä oli, että palvelu on pilvessä ja

niin käytännössä vaihtoehtoina

365. Näistä valikoitui O

Microsoft Officen toimiessa Modultekin pääasiallisena toimistotyökaluna. Lisäksi

uun lisäksi se on poistuva tuote Sonerankin jo tarjotessa pääasiassa

aketissa tuli mukana myös Sharepoint sekä Lync. Lyncill

Webex. Webex oli todella kallis, sekä rajallinen.

ollut mahdollisuutta ottaa online kokousta esimerkiksi asiakkaan



pääviestintävälineeksi. Lyncin myötä sekin korjaantui. Kuvassa 1 k

järjestelmä nykytilanne ja pyritään selvittämään ohjelmistojen toiminnot



sähköpostipalvelun ja viestintävälineet ovat erikseen.

Kun kriteerinä oli, että palvelu on pilvessä ja Modultekille ei tule omaa serveriä,

vaihtoehtoina oli kaksi järjestelmää. Googlen Gmail sekä O

365. Näistä valikoitui Office 365 lähinnä koska se on luontevampi vaihtoehto


8

uun lisäksi se on poistuva tuote Sonerankin jo tarjotessa pääasiassa

repoint sekä Lync. Lyncillä pyritään

Webex. Webex oli todella kallis, sekä rajallinen. Kaikilla

ollut mahdollisuutta ottaa online kokousta esimerkiksi asiakkaan



Kuvassa 1 kuvataan

ohjelmistojen toiminnot



ei tule omaa serveriä,

. Googlen Gmail sekä Office

365 lähinnä koska se on luontevampi vaihtoehto


Modultekin tuotteen Aton PDM:n integrointi Microsoft maailmaan oli syy

valintaan. Lisenssihallinta oli

kautta pystytään tilaamaan Officen käyttöoikeudet mikä helpottaa suuresti.

Mainittakoon vielä se, et

vaihtoehto. Kuvassa 2 kuvataan

Kuva 2. Järjestelmän Office

huomataan, miten Office 365 paketti on kokonaisvaltainen palvelu, joka tarjoaa

sähköpostipalvelun lisäksi myös

3 PILVIPALVELUT

3.1 PILVIPALVELUN MÄÄRITELMÄ

Yhtä yleisesti hyväksyttyä määritelmää pilvipalvelut käsitte

Pilvellä viitataan internettiin ja pilvipalvelulla vuorostaan tarkoitetaan mallia,

jossa tietoliikenneyhteyksiä, laskenta

palveluita tarjotaan käyttäjälle verkon avulla siten, että käyttäjän ei edes tarvitse

tietää missä päin maailmaa palvelut sijaitsevat

huolehtia ylläpidosta eikä toiminnasta.

Modultekin tuotteen Aton PDM:n integrointi Microsoft maailmaan oli syy

valintaan. Lisenssihallinta oli myös yksi suuri syy vaihtoon koska Office


ainittakoon vielä se, että Office 365 on myös Soneran Hosted Mailia halvempi

kuvataan järjestelmän tavoitetila ja parantunut integrointi.

Office 365:n käyttöön oton jälkeen, jos verrataan


sähköpostipalvelun lisäksi myös täydet viestintäominaisuudet.

3 PILVIPALVELUT

3.1 PILVIPALVELUN MÄÄRITELMÄ

Yhtä yleisesti hyväksyttyä määritelmää pilvipalvelut käsitteelle ei ole olemassa.


tietoliikenneyhteyksiä, laskenta- ja tallennuskapasiteettia, sovelluksia sekä


tietää missä päin maailmaa palvelut sijaitsevat. Käyttäjän ei myöskään tarvitse

läpidosta eikä toiminnasta. Ne kuuluvat palveluntarjoajalle.

9

Modultekin tuotteen Aton PDM:n integrointi Microsoft maailmaan oli syynä

ffice 365:n


ailia halvempi

järjestelmän tavoitetila ja parantunut integrointi.

os verrataan kuvaan 1,


le ei ole olemassa.


ja tallennuskapasiteettia, sovelluksia sekä


. Käyttäjän ei myöskään tarvitse

Varmasti yksi yleisimmistä käytetyistä määritelmistä pilvipalvelulle on

Yhdysvaltalaisen NIST:n (National Institute of Standards and Technology)

kehittämä määritelmä pilvipalvelulle:

mahdollistaa pääsyn vapaasti konfiguroitaviin ja skaalautuviin

tietotekniikkaresursseihin, jotka voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä

helposti ja nopeasti.” (Salo 2012, 7.)

Pilvipalvelut jaetaan kaikkein yleisemmin kolmeen

palveluna (IaaS), sovellusalusta palveluna (PaaS) sekä sovellukset palveluna

(SAAS). (Salo 2012, 11.)

Alla olevassa kuvassa esitetään yksinkertainen kuva pilvipalvelun toiminnasta.

Pilvessä olevat palvelut voivat olla vaikka

Kuva 3. Pilvipalvelut.

3.2 PILVIPALVELUIDEN EDUT

Yritykselle johon ollaan ottamassa pilvipalveluita käyttöön

lupaavat muun muassa kustannussäästöjä, lähestulkoon rajatonta skaalautuvuutta,



kehittämä määritelmä pilvipalvelulle: ”Pilvipalvelut on toimintamalli, joka



(Salo 2012, 7.)

Pilvipalvelut jaetaan kaikkein yleisemmin kolmeen ryhmään: infrastruktuuri


(Salo 2012, 11.)


at palvelut voivat olla vaikka Saksassa ja käyttäjät Suomessa.

3.2 PILVIPALVELUIDEN EDUT

Yritykselle johon ollaan ottamassa pilvipalveluita käyttöön palveluntarjoajat

muun muassa kustannussäästöjä, lähestulkoon rajatonta skaalautuvuutta,

10



ut on toimintamalli, joka



ryhmään: infrastruktuuri



Saksassa ja käyttäjät Suomessa.

palveluntarjoajat

muun muassa kustannussäästöjä, lähestulkoon rajatonta skaalautuvuutta,

11

paikkariippumattomuutta sekä ajantasaisuutta. On kuitenkin vaikea arvioida

objektiivisesti kaikkia etuja ja riskejä.

(http://www.eufris.fi/kuvat/Systeemityo3_2010_ImmoSalo.pdf )

Laurel Delaney listaa 10 pilvipalveluiden konkreettisinta etua.

1. Tuotannon yksikkökustannusten lasku kun tuotantomäärä kasvaa.

Pystytään kasvattamaan tuottavuutta vähemmällä määrällä työntekijöitä.

Kustannus per tuote tai projekti tippuu alas.

2. Teknologia infrastruktuuriin liittyvät kustannukset pienenevät. Pystytään

pitämään helppo yhteys tietoihin pienimmillä mahdollisilla maksuilla ”pay

as you go” eli maksetaan tarpeiden mukaan.

3. Työntekijöiden globalisointi. Työntekijä voi olla missä päin maailmaa ja

päästä käsiksi pilveen. Edellyttää internet yhteyden.

4. Prosessit muuttuvat suoraviivaisemmiksi. Saadaan enemmän työtä tehtyä

pienemmässä ajassa vähemmällä määrällä työntekijöitä.

5. Pääomakustannusten pieneneminen. Ei tarvitse käyttää suuria määriä rahaa

laitteistoihin, ohjelmistoihin tai lisenssimaksuihin.

6. Käytettävyyden helpottaminen. Pilveen pääsee käsiksi mistä vain ja

milloin vain.

7. Projekteja voidaan monitoroida monipuolisemmin. Pysytään budjetissa ja

edellä valmistumisaikoja.

8. Työntekijöiden koulutustarpeiden vähenevät. Tarvitaan vähemmän

työntekijöitä jos valitaan pilvi.

9. Uusien ohjelmistolisenssien vähenevät. Voidaan kasvaa ilman, että

tarvitsee ostaa kalliita ohjelmistolisenssejä.

10. Joustavuuden kasvaminen. Pystytään vaihtamaan ”suuntaa” ilman suuria

vahinkoja.

3.3 PILVIPALVELUIDEN RISKIT

Pilvipalveluiden edut kuulostavat varsinkin nykyisessä taloudellisessa tilanteessa

niin hyviltä, että yritykset saattavat katsoa ohi konkreettisista riskeistä, eivätkä

12

esimerkiksi ota huomioon sitä, että yritys on vastuussa tietovuotojen sattuessa,

olivat tiedot sitten luotettavassa pilvipalvelussa tai ei.

Riskejä havahdutaan pohtimaan vasta kun tajutaan, että kaikki tärkeät dokumentit

ovat maailman toisella puolen. Pilvipalveluiden suurin riski liittyy juuri siihen,

että tieto sijaitsee aivan muussa maassa kun käyttäjät, ja myös tietoihin käsiksi

pääsemiseen. Tähän voisi miettiä ratkaisua, jossa tiedot sijoitettaisiin paikalliseen

pilvipalveluun, mutta silloin menetettäisiin juuri se mitä pilvipalvelulla

haetaankin: joustavuus ja kustannussäästöt. (Grönholm 2013, 6.)

Suurimmilla palveluntarjoajilla (Google, Amazon, Microsoft) on suuria

palvelinkeskuksia ympäri maailmaa. Tämä mahdollistaa hintojen

kilpailukykyisyyden, mutta houkuttelee myös hakkereita ja kiusantekijöitä

palvelunestohyökkäyksiin ja tietomurtoihin. Esimerkiksi vuonna 2009 Google

joutui jopa sadan muun yrityksen seassa Operaatio Aurora-nimisen tietomurron

uhriksi, jossa Googlen pilvestä varastettiin dataa.

(http://www.eufris.fi/kuvat/Systeemityo3_2010_ImmoSalo.pdf)

3.4 SONERA HOSTED MAIL VS OFFICE 365

Sonera Hosted Mail ja Microsoftin Office 365 ovat molemmat yrityskäyttöön

suunnattuja ryhmätyö- ja sähköpostipalveluita. Seuraavassa vertailen hieman

keskenään vanhaa Hosted Mailia ja Office 365:sta. Pitää myöskin ottaa huomioon,

että Hosted Mail on jo vanhentunut palvelu ja nykyään myös Sonera tarjoaa

Office 365 pakettia, mutta palvelupaketteja on kuitenkin saatavilla huomattavasti

vähemmän kuin Microsoftin sivuilta.

Sonera Hosted Mail tarjoaa neljä erilaista palvelupakettia:

1. Basic (Ei Exchange tukea, ei MAPI tukea.)

2. Standard.

3. Standard Plus (Sisältää Outlook 2007 käyttäjälisenssin)

4. Toimintopostilaatikko.

(http://www.sonera.fi/media/130aba365c96bcd983c64d3eb474bfef048991a4/130.

.)

13

Microsoftin Office 365 tarjoaa yrityksille yhteensä yhdeksän pakettia.

Pienyrityksille:

1. Sähköpostipalvelu (Exchange Online).

2. Office 365 Small Business.

3. Office 365 Small Business Premium.

Suurille ja keskisuurille yrityksille:

1. Office 365 Enterprise (Palvelupaketti E1).

2. Office 365 Midsize Business.


Muut:

1. Office 365 ProPlus


3. Kiosk-palvelupaketti (Jaettua tietokonetta käyttäville).

(http://office.microsoft.com/fi-fi/business/vertaa-yrityksille-tarkoitettuja-office-

paketteja-FX102918419.aspx?redir=0)

Molemmista löytyy hallintaportaalit järjestelmänvalvojille. Soneralla

https://setup.sonerahosted.fi ja Microsoftilla https://portal.microsoftonline.com

eroina on kuitenkin se, että Microsoftilla on postilaatikko ja järjestelmänvalvonta

samassa portaalissa kun taas Soneralla on erikseen peruskäyttäjän postilaatikko:

https://webmail.sonerahosted.fi.

Kaikki Office 365 palvelupaketit tarjoavat 25 gigatavua tallennustilaa per

postilaatikko kun Hosted Mail tarjoaa 2 gigatavua. Officen mukana tulee myös

Lync joka on Microsoftin kokous, ip-puhelu ja pikaviestiohjelma. Hosted Mail ei

tarjoa mitään vastaavaa. Molemmissa on mobiililaitteen tuki.

14

4 SÄHKÖPOSTI

4.1 MICROSOFT EXCHANGE

Microsoft Exchange on yksi yleisimmin yrityksissä ja organisaatiossa käytetyistä

yhteiskäyttö- ja sähköpostipalvelimista maailmassa. Exchangesta on yhdeksän

versiota joista uusin on Exchange Server 2013. Exchange toimii parhaiten yhdessä

muiden Microsoft-infrastruktuurin ohjelmissa kuten Office paketti ja parhaiten

vielä Office paketista Outlook ja Lync. Nykyään Exchangella on kaksi

pääominaisuutta:

1. Exchange tukee IMAP, POP ja verkkopohjaisia sähköpostiohjelmia

sisältäen Outlookin.

2. Exchange antaa käyttäjien jakaa tietoa verkkopohjaisen Outlook Web

App:n kautta tai normaalilla työasemalla olevalla Outlookilla.

Office paketti ei kuitenkaan ole pakollinen saadaksesi käyttöön Exchangen runko-

ominaisuudet. Joka tapauksessa Exchangella saat esimerkiksi luotettavan

yritystason kommunikaation ja sähköpostinkulun, tietoturvan käyttäjien sekä

organisaation arvokasta dataa havittelevia viruksia vastaan ja

kustannustehokkaamman ratkaisun työntekijöille, jotka vaativat mahdollisuuden

pystyä vastaamaan posteihin nopeasti kotoa, töistä tai kentältä.

(http://www.exchangemailhosting.com/exchange/learning/)

Yksi syy Exchangen suosioon on Exchangen ja Outlookin saumaton yhteistyö

sähköposti-, kalenteri- ja viestintätyökaluina. Esimerkiksi jos saat sähköpostin

työkaveriltasi, näet Outlookista missä tilassa hän on (varattu, paikalla,

kokouksessa jne.). Pystyt tämän perustella kutsumaan Outlookilla kokouksen

kasaan ja varmistamaan, että kaikki kutsuttavat ovat vapaana. Kutsun saavat

reaaliaikaisena myös kaikki työntekijät, joilla on Outlook asennettuna

mobiililaitteeseen. (http://serverfault.com/questions/199730/what-is-microsoft-

exchange-why-is-it-so-popular )

15

4.2 MICROSOFT OUTLOOK

Microsoft Outlook on Microsoftin kehittämä sähköpostien, kalenterin sekä

tehtävänhallinnan käsittelyohjelma. Outlook on yleisin sähköpostiohjelma kun sitä

käytetään yhdessä Exchangen kanssa. Suurin syy tähän on tietysti se, että

molemmat ovat Microsoftin tuotteita ja ovat tehty toimimaan ja synkronoimaan

parhaiten yhdessä. Outlookista on kahdeksan versiota joista nykyinen on Outlook

2013.

Nykyisessä versiossa Outlookin keskeisimpiä ominaisuuksia ovat Exchangen

ActiveSync tuki, jolla varmistetaan, että yksikään kokous, viesti tai muu

yhteydenotto ei mene ohitse, vaan ActiveSync:n avulla ne tulevat reaaliajassa

Outlook ympäristöösi. Oli se sitten mobiililaite, tabletti tai työasema.

Siirtymispalkki, jonka avulla kalenteri, kontaktit, sähköpostit ja tehtävät ovat

nopeasti avattavissa. Kuvassa 4 siirtymispalkki.

Kuva 4. Outlookin siirtymispalkki.

Sekä vielä Social Connector- palvelut joiden avulla pystyt liittämään haluamasi

yhteisöpalvelut (Facebook, Twitter, LinkedIn) Outlookiin.

(http://office.microsoft.com/fi-fi/sahkoposti-ja-kalenteriohjelmisto-microsoft-

outlook-FX010048775.aspx )

PCWorld listaa kymmenen syytä, miksi käyttää Outlookia.

1. Outlook ja Exchange toimivat hyvin yhdessä.

2. Outlook on hyvin yhteensopiva Active Directoryn kanssa.

3. Outlookin saa integroitua moneen laitteeseen ja ohjelmaan.

4. Outlook tekee resurssien organisoinnista helppoa.

5. Outlook toimii hyvin SharePointin kanssa.

6. Outlook edistää työnkulkua.

7. Outlookin käyttöliittymä on tuttu Microsoftin käyttäjille.

8. Outlook tarjoaa integroidun kalenterin, tehtävät jne.

9. Outlookin tietoturva on hyvä.

16

10. Outlook tarjoaa yhden pysähdyksen sähköpostin monelle

käyttäjäprofiilille.

(http://www.pcworld.com/article/159204/ms_outlook_enterprise.html )

5 OFFICE 365

5.1 YLEISTÄ OFFICE 365 PALVELUSTA

Microsoftin Office 365 on pilvipalveluna tarjottava yhdistelmä palvelinratkaisuja

sekä tuottavuuspalveluita, jotka ovat Lync, SharePoint Online ja Exchange.

Voit myös ottaa Office 365:n kautta käyttöösi Office 2013 Professional Plus

paketin sekä selaimessa toimivan Office Web Appsin. Professional Plus paketti

tarjoaa tuttujen Wordin, Excelin, Powerpointin ja Outlookin lisäksi vielä

OneNoten ja SharePoint Workspacen. Onepoint on muistiinpanosovellus ja

SharePoint Workspacella voidaan käyttää SharePoint sisältöä offline-tilassa.

5.2 PALVELUPAKETIT

Office 365:n on saatavilla eri organisaatioille tarkoitettuja palvelupaketteja.

Palvelupaketit eroavat kustannuksissa sekä ominaisuuksissa. Skaala on laaja ja

varmasti jokaiselle löytyy jotain. Pakettien saatavuus ja kustannukset vaihtelevat

riippuen siitä, otetaanko paketti suoraan Microsoftilta vai joltain muulta

palveluntarjoajalta. Microsoftilta saatavilla on luonnollisesti kaikki mahdolliset

paketit, joista lisää alla olevassa. Modultek Oy otti palvelun Atealta, mutta tässä

luvussa käsitellään Office 365:n palvelupaketteja kokonaisuudessaan ja

Microsoftin näkökulmasta.

Yrityksille Office 365 tarjoaa laajimmat mahdollisuudet, yhteensä yhdeksän

ominaisuuksiltaan ja hinnoiltaan erilaista palvelupakettia.

17

Pienyrityksille:

1. Sähköpostipalvelu (Exchange Online).

2. Office 365 Small Business.

3. Office 365 Small Business Premium.

Suurille ja keskisuurille yrityksille:


2. Office 365 Midsize Business.

3. Office 365 Enterprise (Palvelupaketti E3)

Muut:

1. Office 365 ProPlus


3. Kiosk-palvelupaketti (Jaettua tietokonetta käyttäville).

Saatavilla on myös kolme oppilaitoksille kohdistettua pakettia jotka edellyttävät

että oppilaitos on valtuutettu. Asiakkaan pitää allekirjoittaa sopimus, jolla

vahvistetaan oikeudet käyttää versiota. Microsoft voi tarkastaa valtuutuksen

oikeellisuuden koska tahansa, ja lopettaa palvelun mikäli vaatimukset eivät täyty.

(http://office.microsoft.com/fi-fi/academic/office-365-academic-

FX103045755.aspx)

1. Office 365 A2-paketti.



Lisäksi on vielä julkishallinnoille tarkoitetut neljä pakettia. Näitä tilauksia

tehdessä pitää aina muistaa vahvistaa se, että pystyt tekemään tilauksen

julkishallinnon organisaation puolesta. Microsoft voi tarkastaa valtuutuksen

oikeellisuuden koska tahansa, ja lopettaa palvelun mikäli vaatimukset eivät täyty.

Microsoftin sivuilta löytyy myös linkki, josta pääsee suoraan lukemaan jokaisen

maan yksityiskohtaiset kelpuutusvaatimukset. (http://office.microsoft.com/fi-

fi/government/julkishallinnoille-tarkoitettu-microsoft-office-365-paketti-

FX103046199.aspx)

18

1. Exchange Online (paketti 1)

2. Exchange Online (paketti 2)

3. Office 365 (palvelupaketti E1 julkishallinnolle)

4. Office 365 (palvelupaketti E3 julkishallinnolle)

Lisäksi Office 365:sta on mahdollista ottaa 30 päivän maksuton kokeiluversio.

5.3 OFFICE 365 PORTAL

Office 365:n hallinnointi tapahtuu osoitteessa https://portal.microsoftonline.com.

Tämä osoite on niin sanottu "Office 365:n koti." josta löytyy web-pohjainen

käyttöliittymä Outlookiin, kalenteriin ja kontakteihin. Lisäksi

järjestelmänvalvojilla on erillinen "Järjestelmänvalvoja" palkki josta myöhemmin

lisää. Käytännössä paikallisella koneella olevaa Outlook-sovellusta tarvitsee

käyttää vain, jos haluaa selailla vanhoja posteja tai kirjoittaa jotain valmiiksi

ilman verkkoyhteyksiä.

6 LYNC

6.1 YLEISTÄ

Microsoft Lync on Microsoftin valmistama ip-puhelu, kokous ja

pikaviestiohjelma. Lync toimii yhdessä Microsoft Lync Serverin kanssa ja sisältyy

Office 365:n. Lync korvasi vanhentuneen Windows Live Messengerin sekä sen

edeltäjän Windows Messengerin. Messengereihin verrattuna uudessa Lyncissä on

panostettu yrityskäyttöön. Lyncin tuorein versio on Lync 2013. Normaalille

käyttäjälle on kaikilla Lyncin perustoiminnoilla saatavilla kevytversio Lync Basic

2013. Alla olevien lisäominaisuuksien käyttöön saaminen vaatii Lyncin

päivittämistä Lync 2013-versioon.

Yhteissoittoryhmät, soitonsiirto, samanaikainen soitto, vastaaja, puhelun

säilytys ja delegointi, vastausryhmät ja puhelujen etähallinta (riippuen

palvelupaketista)

Kalenterin delegointi

Valikoiman videonäkymä

19

OneNote jako

Tallennus

Osaamisalueen haku (ei Office 365)

VDI (Virtual Desktop Infrastructure) (ei Office 365)

(http://office.microsoft.com/en-us/lync/)

(http://blogs.technet.com/b/dodeitte/archive/2012/11/02/lync-basic-2013-vs-lync-

2013.aspx )

6.2 ASENNUS OFFICE 365 KAUTTA

Eroten muista Office 365 sovelluksista, Lync asennetaan Office 365 portalin

kautta paikalliseen tietokoneeseen, tablettiin tai mobiililaitteeseen. Office 365

portalissa on selkeät ohjeet joiden avulla asennus sujuu kivuttomasti. Kohdasta

"Lync" asennetaan vain Lync eikä muuta. "Asennus työasemalle" kohta mikäli

koneessa on jo Office 2007 tai 2010. Kyseinen operaatio päivittää vanhan Office

asennuksen Lyncillä sekä Outlook ja Office365 integraatiolla. "Puhelin ja

taulutietokone" valinnasta asennetaan Lync otsikon mukaisesti kämmenlaitteisiin

ja älypuhelimiin. Kuvassa 5 Lyncin asennus-sivu portalissa.

20

Kuva 5. Lyncin asennus portalista.

6.3 VIESTINTÄ

Lyncin perus viestintäominaisuudet ovat: pikaviestit, puhelut ja kokoukset.

Pikaviestit toimivat samalla lailla kun vanhassa Messengerissä ja vaikkapa

Skypessä. Pystyt viestittelemään kontaktiesi kanssa normaalisti sekä lisäämään ja

poistamaan henkilöitä keskusteluista. Pienenä miinuksena Skypeen ja vanhaan

Messengeriin verrattuna on se, että mikäli et ole Outlook käyttäjä, Lync ei

tallenna keskusteluhistoriaa mihinkään. Mikäli taas olet Outlook käyttäjä,

tallentaa Lync keskusteluhistorian Outlookin alla olevaan "Conversation History"

kansioon. Tämä on mielestäni vähän hankalaa kun Skypessä ja jopa vanhassa

Messengerissä halutessaan keskustelut tallentuvat pikaviesti-ikkunaan.

Lyncissä on myös mahdollisuus "Lync Call" nimiseen puhelutoimintoon jonka

avulla pystytään kuulokemikrofonin kanssa pitämään VoIP (Voice over Internet

Protocol) puhelu. Puheluun pystyy myöskin lisäämään ja puhelusta pystyy

poistamaan henkilöitä.

Lyncistä löytyy myös "Kokous" toiminto, jonka avulla voit sopia palaverin

vaikkapa asiakkaiden kanssa valitsemalla Outlookistasi "Lync Meeting" ja

lähettämällä halutuille henkilöille kutsu. Paras ominaisuus on se, että henkilöt

joille lähetät kutsun, ei tarvitse olla Lynciä koneellaan, vaan kun kalenterikutsu

tulee ja siihen klikkaa "Liity kokoukseen" aukeaa paikallisen koneen oletus-selain

ja asentaa Lync-pluginin, jonka avulla pystyy liittymään kokoukseen.

Lisäksi on mahdollista ottaa näytön jakaminen ja hallinta käyttöön. Näytön

jakaminen- ja hallinta mahdollistaa esittämisen sekä etätyöskentelyn toisten

puhelussa/kokouksessa olevien henkilöiden kanssa. Esimerkiksi voi olla sellainen

tilanne, että pitäisi päästä itse katsomaan toisen osapuolen koneelta jokin

parametri, mutta jostain syystä etäyhteysmahdollisuutta ei Windowsin oman

etäyhteys työkalun kautta ole. Tällöin voidaan Lyncin avulla pyytää toista

osapuolta ensiksi jakamaan näyttönsä ja sen jälkeen pyydetään lupaa ottaa

kontrolli näytöstä. Kun toinen osapuoli hyväksyy tämän, pääsee pyytänyt osapuoli

käyttämään jaettua näyttöä etäältä. Antava osapuoli voi aina palauttaa kontrollin

painamalla vain ruutua.

21

7 SHAREPOINT

Tässä luvussa käsitellään Sharepointtia vain pintapuolisesti, koska Modultek ei

vielä ottanut tätä ominaisuutta käyttöön. Kerron hieman sen ominaisuuksista ja

tuoteperheestä.

Microsoft Sharepoint on sekä pienille, että suurille organisaatioille tehty

monipuolinen web-sovellusalusta. Sharepointtia käytetään organisaatioissa

yleisimmin sivustojen tuottamiseen ja se on suosittu, koska se tarjoaa

organisaation tarpeisiin räätälöitävissä olevan alustan. Sharepointtia voidaan myös

käyttää datan tallennukseen, järjestelyyn ja jakamiseen. Koska tämäkin palvelu on

pilvessä, tarvitset ainoastaan selaimen (IE, Firefox, Chrome) päästäksesi käsiksi

Sharepointin ominaisuuksiin. Sharepointissa on Office-tuoteperheistä tuttu

käyttöliittymä johon on helppo samaistua. Sana "sharepoint" voi tarkoittaa montaa

eri tuotetta tai tuoteperheen tekniikkaa:

SharePoint Online on itsessään Microsoftin ylläpitämä pilvipalvelu joka

tulee myös Office365 paketin mukana tai voidaan tilata erikseen.

SharePoint Foundation on Sharepoint-sivustojen pohjatekniikka.

SharePoint Foundationilla voit luoda sivustoja, joissa pystytään

käsittelemään yhdessä verkkosivuja, tiedostoja, luetteloita, kalentereja

sekä dataa.

SharePoint Server sisältää kaikki samat ominaisuudet kun SharePoint

Foundation ja sen lisäksi vielä esimerkiksi yrityksen sisällön hallinnan ja

liiketoimintatiedot.

SharePoint Designer on nimensä mukaan tarkoitettu Foundationissa ja

Serverissä ajettavien verkkosivujen tekemiseen, muokkaamiseen ja

suunnitteluun.

SharePoint Workspacen avulla voit siirtää SharePoint-sivuston offline-

tilaiseksi ja tehdä töitä esimerkiksi lentokoneessa jos verkkoyhteys ei ole

mahdollinen. Offline tilassa tehdyt muutokset synkronoidaan myöhemmin

SharePoint sivullesi. 2013 versiossa Sharepoint Workspace on korvattu

22

SkyDrivePro kansioiden synkronoinnilla joka tekee käytännössä saman

asian vain paremmin.

(http://office.microsoft.com/fi-fi/sharepoint-foundation-help/mika-sharepoint-on-

HA010378184.aspx)

(http://www.synergyonline.com/Blog/Lists/Posts/Post.aspx?ID=239)

8 SÄHKÖPOSTIPALVELUN VAIHTO

8.1 ASENNUS

Itse sähköpostipalvelun asennus aloitetaan irtisanomalla vanha palvelu. Eli yhteys

tässä tapauksessa Soneralle ja pyydetään poistamaan tilit palvelustaan. Tämän

jälkeen kirjaudutaan Office365 portaliin ja navigoidaan sivun vasemmasta laidasta

kohtaan "Asennus". Ensimmäiseksi määritellään toimialueen nimi ja vahvistetaan

toimialueen omistajuus. "Lisää toimialue" valikko avaa kolme vaihetta sisältävän

toimialueen lisäys prosessin. Kuvassa 6 havainnollistetaan toimialueen lisäyksen

ensimmäinen vaihe eli nimeäminen.

Kuva 6. Toimialueen nimeäminen.

Nimeämisen jälkeen seuraavalla eteenpäin ja tulee tärkein kohta: omistajuuden

vahvistaminen. Toimialueen omistajuuden vahvistaminen tarkoittaa sitä, että

palveluntarjoaja lisää DNS-tietueisiinsa tietyn tietueen. Tässä tapauksessa

Modultek otti yhteyttä DNA:n ja pyysi lisäämään MX-tietueen heidän DNS-

23

tietueisiinsa. MX-tietue kertoo Internetissä sijaitseville viestipalvelimille, minne

tietyille toimialueelle kuuluvien vastaanottajien viestit on toimitettava eli MX-

tietueiden avulla ohjataan tietylle toimialueelle tulevat sähköpostit pilvessä

olevaan palveluun ja todistetaan toimialueen omistajuus. Kuvassa 7 kuvataan

toimialueen omistajuuden vahvistus. Mikäli palveluntarjoaja ei ole lisännyt

tietuetta antaa "valmis, tarkista nyt" napin painallus virheen.

(http://help.outlook.com/fi-fi/140/cc188665.aspx)

Kuva 7. Toimialueen omistajuuden vahvistaminen.

Tämän jälkeen painetaan "valmis, tarkista nyt" kohtaan, jonka jälkeen toimialueen

omistajuus on vahvistettu ja päästään luomaan/viemään käyttäjiä järjestelmään.

8.1.1 KÄYTTÄJIEN LUONTI

Jokaisella käyttäjällä on oltava palveluntarjoajalta ostettu Office365 lisenssi.

Lisenssien määrän pystyy tarkistamaan portalista "käyttöoikeudet" kohdasta

admin käyttäjällä. Office365:n käyttäjiä voidaan lisätä yksi kerrallaan tai CSV-

tiedoston (comma-separated values) avulla joukkoina. Modultekin ollessa

suhteellisen pieni yritys käyttäjien lisäys tapahtui varmuuden vuoksi yksitellen.

24

Suuremmissa yrityksissä kannattaa hyödyntää CSV-tiedoston avulla

joukkolisäystä. Käyttäjien lisäyksessä on viisi vaihetta:

1. Lisätiedot: nimi, sukunimi, näyttönimi sekä käyttäjänimi

2. Asetukset: käyttäjän rooli, sijainti (toimialue)

3. Käyttöoikeudet: Office 365 palvelupaketti, lync online, sharepoint online,

exchange online

4. Sähköposti: voit lähettää uuden käyttäjän tiedot sähköpostitse itsellesi

5. Tulokset: käyttäjän tiedot ja tilapäinen salasana

Uusien käyttäjien luonnissa tärkeää on muistaa, että normaalikäyttäjille ei anneta

järjestelmänvalvojan roolia ja koska emme ottaneet käyttöön Sharepointtia,

poistetaan se käyttöoikeuksista kaikilta käyttäjiltä. Kuvassa 8 vahvistus-

sähköposti kun uusi käyttäjä on luotu.

Kuva 8. Uusi käyttäjä luotu palveluun.

25

8.1.2 OUTLOOKIN DATAN VARMUUSKOPIONTI

Vanhat sähköpostit piti myös ottaa ulos Sonera Hosted Mail järjestelmästä joko

CSV- tai PST- tiedostoon, jotta ne voitaisiin siirtää uuteen Office365 palveluun

eivätkä tärkeät sähköpostit menisi hukkaan. PST tiedosto on Outlookin oma

datatiedosto, johon säilötään kaikki sähköpostit, kalenterit ja kontaktit. PST

tiedosto on jokaisella Outlookia käyttävällä jo koneellaan valmiina, ja sen pystyy

kopioi- ja liitä toiminolla ns. "varmuuskopioimaan".

Käytin tässä tietojen ulos ottamiseen kuitenkin Outlookin omaa tuo/vie toimintoa

jonka avulla pystyy tuomaan tietyn objektin tiedostoon esim. pelkät sähköpostit.

Outlookin vasemmassa yläkulmassa on "tiedosto" niminen valikko jonka alta

löytyy avaa ja vie. Tämän alta valitaan tuo/vie joka avaa vaiheittaisen avustajan

tuo/vie toiminnoille. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan "vie tiedostoon" ja

valitaan Outlook Data File(.pst). Kun avustaja pyytää valitsemaan mitä

Outlookista tuodaan, valitaan ylin taso ja valitaan kohta "sisällytä alihakemistot”

mikä tarkoittaa sitä, että myös kaikki alihakemistot otetaan mukaan. Viimeisessä

vaiheessa valitaan mihin polkuun PST-tiedosto tallennetaan ja kohta "yliaja

duplikaatit viedyillä tiedoilla" mikä korvaa duplikaatit viedyistä tiedoista.

Kuvassa 9 PST-tiedosto otetaan ulos Outlookista vaiheittain.

(http://www.howto-outlook.com/faq/aboutpst.htm#copy)

26

Kuva 9. PST-tiedoston ulos ottaminen Outlookista.

8.2 KÄYTTÖÖNOTTO

8.2.1 TILIN AKTIVOINTI JA WEB APP

Ensimmäisen kerran kirjautuessa, ennen tilien varsinaista liittämistä Outlookiin

pitää tili ns. "aktivoida" eli kirjautua sillä väliaikaisella salasanalla, jonka käyttäjät

saavat Office 365:lta heti käyttäjän luonnin jälkeen ja vaihtaa itselle haluttu

salasana Office 365 portalista. Tämän operaation jälkeen pystyt aloittamaan

Outlook Web App:n käytön sekä liittämään tilisi Outlookiin. Outlook Web App

on Office365 portaalissa oleva verkkopohjainen sähköpostiohjelma jonka

käyttöliittymä on samannäköinen kuin Outlook 2013:n. Erona tietysti on se, että

yhteys verkkoon pitää olla jos haluat päästä käsiksi Web App:n. Ensimmäisen

kerran kun Web Appia aletaan käyttämään pitää määrittää kieli sekä aikavyöhyke.

Kuvassa 10 Outlook Web App:n käyttöliittymä.

27

Kuva 10. Outlook Web App.

8.2.2 TILIN LIITTÄMINEN TYÖASEMAN OUTLOOKIIN

Kun PST-tiedostot oli otettu talteen, aloitettiin uusien Office 365 tilien liittäminen

työasemien ja mobiililaitteiden Outlookeihin. Työaseman Outlookiin liittämisessä

aloitetaan siitä, että poistetaan vanha käytössä ollut sähköpostiprofiili. Se tapahtuu

ohjauspaneelin posti valikon kautta. Kun postivalikko avataan, tulee

vaihtoehdoiksi muokata joko sähköpostitilejä, Outlookin datatiedostoja tai

postiprofiileita. Käytin tässä postiprofiili valikkoa koska sen avulla saa

yksinkertaisimmin poistettua ja lisättyä tilin Outlookiin. Valitaan poistettava

profiili aktiiviseksi, jonka jälkeen painetaan poista ja vahvistetaan. Vanha profiili

on nyt pois jaloista ja päästään liittämään uusi Office 365 profiili sähköpostin

oletusprofiiliksi. Kuvassa 11 esitetään vanhan profiilin poisto.

28

Kuva 11. Poistetaan vanha sähköpostiprofiili.

Uuden sähköpostiprofiilin lisääminen onnistuu kahdella tavalla. Joko Outlookin

omasta lisää tili- valikosta tai ohjauspaneelin posti- valikosta. Molemmista aukeaa

sama tilin lisäys ikkuna. Käytin postivalikkoa koska se oli luonnollisin tapa tilin

poiston jälkeen jatkaa lisää- nappulalla eikä tarvinnut mennä Outlookin kautta.

Varmasti muutama työtuntikin samalla säästyi. Ensimmäisessä ruudussa "lisää"

napin painamisen jälkeen syötetään käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja

sähköpostin salasana joka tässä tapauksessa oli se jonka itse käyttäjät olivat Office

365 portaalin avulla vaihtaneet. Kuvassa 12 näytetään tilin lisäyksen ensimmäinen

vaihe.

29

Kuva 12. Tilin tiedot.

Kuvan 12 alalaidassa näkyy kohta ”Manual setup or additional server types”.

Tämän avulla pystyy manuaalisesti konfiguroimaan tilin ja ottamaan kiinni

johonkin tiettyyn palvelintyyppiin. Vaihtoehdot ovat Microsoftin Exchange

palvelu, Outlook.com tai Exchangen ActiveSync palvelu sekä POP tai IMAP

protokollaa käyttävät muut sähköpostipalvelut. Tilin automaattinen konfigurointi

on sen verran hyvä, että varsinkin kun otetaan kiinni Microsoftin omaan

palveluun, se löytyy automaattisesti eikä tarvitse tehdä turhaa työtä. Seuraavassa

ikkunassa avustaja muodostaa verkkoyhteyden, etsii tilin asetukset ja kirjautuu

sähköpostipalvelimeen. Kuvassa 13 havainnollistetaan nämä vaiheet.

30

Kuva 13. Tilin lisäyksen toinen vaihe.

Tilin lisäyksen viimeisessä vaiheessa syötetään palvelimen nimi sekä

sähköpostiosoite. Tilin automaattinen lisäys on kuitenkin jo edellisissä vaiheessa

löytänyt nämä molemmat tiedot, ja ne ovat valmiina viimeisessä ruudussa kun se

aukeaa. Jos olisin käyttänyt manuaalista konfigurointia, tiedot olisi pitänyt itse

syöttää. Tämän jälkeen painetaan lopeta napista ikkuna kiinni, ja tili on liitetty

työaseman Outlookiin. Kuvassa 14 näytetään tilin lisäämisen viimeinen ikkuna.

Kuva 14. Tilin lisäyksen viimeistely.

31

8.2.3 TILIN LIITTÄMINEN MOBIILILAITTEEN OUTLOOKIIN

Sähköpostitilin liittäminen mobiililaitteeseen on hieman erilainen riippuen

mobiililaitteen käyttöjärjestelmästä, käyttöjärjestelmä versiosta ja

käyttöliittymästä. Modultekissä kaikki laitteet olivat joko Android, Windows

phone, tai Apple IoS käyttöjärjestelmillä varustettuja. Yleisesti ottaen tilin

liittäminen tapahtuu kaikissa käyttöjärjestelmissä ja käyttöliittymissä kutakuinkin

samalla kaavalla ja on melko yksinkertainen. Ensimmäisenä pitää löytää

”sähköposti” valikko puhelimesta. Android käyttöjärjestelmästä se löytyy

sovellusten alta. Käytän esimerkkikuvissa Android käyttöjärjestelmää ja sen

versiota 4.0.3. Klikataan sähköposti kohtaan ja avautuu valikko, jossa

vaihtoehtona on valita joko Exchange tai muut. Exchange kohdasta luodaan

Exchange tili ja muut valikosta saadaan asetettua esimerkiksi IMAP tai POP

protokollaa käyttävä sähköpostitili. Valitaan Exchange ja avautuu tietojen

syöttöruutu, jossa kysytään sähköpostiosoite, toimialueen nimi, käyttäjänimi joka

tässä tapauksessa on sähköpostiosoite ja salasana. Kuvassa 15 kuvataan

Exchange-tilin lisäämiseen vaaditut tiedot.

Kuva 15. Exchange-tilin tiedot.

Kun tiedot on syötetty, valitaan seuraava jonka jälkeen avautuu tilin asetukset.

Muut kentät on jo täytetty valmiiksi, lisätään vain oikea palvelimen nimi ja

varmistetaan, että käytetään turval

asetukset.

Kuva 16. Tilin asetukset.

Painetaan seuraava, ja avustaja tarkistaa saapuvan postin palvelimen asetukset,

jonka jälkeen aukeaa viimeinen tilin asetukset valikko. Tässä valikossa on joukko

asetuksia jotka liittyvät pääosin synkronointiin.

valittu, paitsi ”Tee tästä oletussähköpostitilisi” joten valitaan

seuraava. Kuva 17 havainnollistaa valikon.

varmistetaan, että käytetään turvallista (SSL) yhteyttä. Kuvassa 16 kuvataan

. Tilin asetukset.



asetuksia jotka liittyvät pääosin synkronointiin. Muut valikot on oletuksena

”Tee tästä oletussähköpostitilisi” joten valitaan se, ja

havainnollistaa valikon.

32

kuvataan tilin



Muut valikot on oletuksena

se, ja painetaan

33

Kuva 17. Viimeiset tilin asetukset.

Viimeisessä vaiheessa ennen tilin käyttöönottoa valittu sähköpostipalvelin vaatii,

että se pystyy hallitsemaan joitain Android-laitteen suojaustoimintoja. Mikäli

sähköposti otetaan käyttöön saa se oikeudet seuraaviin toimintoihin:

Pyyhi kaikki tiedot, tyhjennä puhelimen tiedot varoituksetta palauttamalla

tehdasasetukset.

Aseta salasanasäännöt, hallinnoi ruudun lukituksenpoistosalasanoissa

sallittuja merkkejä ja salasanan pituutta.

Tarkkaile ruudun lukituksen poistoyrityksiä, tarkkaile ruudun lukitusta

poistettaessa annettujen virheellisten salasanojen lukumäärää ja lukitse

puhelin tai tyhjennä kaikki puhelimen tiedot, jos virheellisiä salasanoja

annetaan liian monta.

Lukitse ruutu, hallinnoi milloin ja miten ruutu lukittuu.

Aseta ruudunlukituksen salasanan voimassaoloaika, määritä miten usein

ruudunlukituksen salasana tulee vaihtaa.

Aseta tallennustilan salaus, pakota tallennettujen sovellustietojen salaus.

Poista kamerat käytöstä, estä laitteen kaikkien kameroiden käyttö.

34

Jotkut yllä olevista kuulostavat hurjilta, mutta ne on hyväksyttävä kun ottaa

sähköpostitilin käyttöön. Lopuksi painetaan "ota käyttöön" ja sähköpostitilin

lisäys on valmis.

8.3.4 OUTLOOK DATAN TUOMINEN OUTLOOKIIN

Outlook datan tuominen Outlookiin tapahtuu Outlookin Tuo & Vie avustajan

kautta. Eli käytetään samaa työkalua kun millä data otettiin uloskin. Tällä kertaa

ensimmäisestä ikkunasta valitaan kuitenkin ”Tuo toisesta ohjelmasta tai

tiedostosta” jonka avulla voidaan tuoda data PST-tiedostosta tai vaikka

tekstitiedostosta. Toisessa ikkunassa valitaan tuotava tiedosto ja ”Korvaa

duplikaatit tuoduilla tiedoilla” joka nimensä mukaisesti korvaa kaiken

duplikaattidatan tuodun tiedoston datalla. Viimeisessä ikkunassa valitaan kansio,

josta tuodaan ja valitaan ylin taso, koska halutaan tuoda kaikki tiedostossa oleva

data. Valitaan vielä että tuodaan samaan kansioon ja omaan sähköpostiin.

Alasvetovalikon alta löytyisi myös kaikki jaetut kansiot joihin on oikeus tuoda

dataa. Viimeiseksi "lopeta", ja odotetaan kunnes tuominen on mennyt läpi.

Kuvassa 18 kuvataan datan tuonnin vaiheet.

Kuva 18. Datan tuonti Outlookiin.

35

9 JÄRJESTELMÄNVALVONTA

Mikäli käyttäjälle asetetaan luontivaiheessa järjestelmänvalvojan oikeudet,

muuttuu Office365 portaalin näkymä kun kirjautuu sisään. Etusivun oikeaan

ylälaitaan ilmestyy Järjestelmänvalvoja valikko jonka alta löytyy Office365,

Exchange, Lync sekä SharePoint valikot. Lisäksi etusivulla on

järjestelmänvalvojien pikatoiminnot, palvelun yleiskuvaus ja palveluiden

nykyinen kunto. ”Palveluiden nykyinen kunto” ilmoittaa jokaisen palvelun

kunnon erikseen. Oletuksena palveluiden tila on ”Ei ongelmia”. Jos jokin ongelma

tulee, vaihtuu teksti esimerkiksi ”Palvelutaso on alentunut” tekstiin, jonka alle

tulee alasvetovalikko josta näkee yksityiskohtaisemman kuvauksen ongelmasta.

Kuvassa 19 järjestelmänvalvojan etusivu Office365 portaalissa.

Kuva 19. Office365 portaalin järjestelmänvalvojan etusivu.

Järjestelmänvalvojan tärkeimmät tehtävät käyttöönotossa olivat toimialueen

varmistaminen sekä käyttäjien luominen. Kun palvelu oli otettu käyttöön,

järjestelmänvalvojana yleisimmät tehtävät olivat kaikki käyttäjiin liittyvät

36

operaatiot (lisäys, muokkaus, poisto), postilaatikoiden hallinta sekä organisaation

jakamista varten oletus käytännön luominen. Organisaation jakaminen tarkoittaa

sitä, että tehdään yleinen profiili, jonka avulla pystytään jakamaan kalenteritiedot

sekä kontaktit tietyn toimialueen sisällä. Tämä oli tärkeää, että Modultekin

sisäisesti saatiin kaikki kalenterivaraukset näkymään. Kuvassa 20

jakamiskäytäntö.

Kuva 20. Jakamiskäytäntö.

10 YHTEENVETO

Suurimpana yllätyksenä käyttöönotossa oli se, että palvelua ei pystynyt

testaamaan etukäteen, koska palvelu ei ns. "käynnistynyt" ennen kuin

operaattorireititykset olivat kunnossa. Tämä tuli ilmi vasta kun olimme jo tehneet

tilauksen, palvelun käyttöönottoa valmisteltaessa. Yllättävää oli myös se, että

Modultekiä konsultoinut Atea ei tiennyt asiasta. Lyncissä oleva koneen etähallinta

37

mahdollisuus oli myös asia, josta emme tienneet ennen kuin erään asiakkaan

kanssa testauksessa se selvisi. Onni oli onnettomuudessa, koska Modultek oli

suunnitellut hankkivansa toisen etähallintaan erikoistuneen ohjelmiston. Tämän

myötä tuli myös kustannussäästöjä. Vastaan tuli myös hitausongelmia ja bugeja

joita ei pystytty toistamaan mitenkään. Tämä kummastutti koska Microsoftin

mukaan 25 % heidän yritysasiakkaistaan käyttää Office 365 palvelua. Pienistä

ongelmista huolimatta suurin osa Modultekin käyttäjistä oli tyytyväisiä uuteen

järjestelmään. Konkreettisimpana hyötynä asiakastyytyväisyys parani järjestelmän

käyttöönoton ansiosta. Esimerkkinä tilanne, jossa ainoa mahdollinen etäyhteys

asiakkaalle on jonkinlainen työpöydän etähallintatyökalu ja asiakkaan järjestelmät

ovat täysin jumissa tarkoittaen, että hommaan pitää päästä käsiksi välittömästi.

Webex aikoina oli hyvinkin mahdollista, että kaikki Webex istunnot olivat

käytössä ja piti vain sinnitellä siihen asti, että saadaan yksi vapaa istunto, jonka

kautta päästiin töihin. Tämä ongelma katosi O365 paketin käyttöönoton myötä

Lyncillä. Nyt etähallinta on nopeaa ja vasteajat asiakkaiden kriittisiin

tukipyyntöihin paremmat. Toinen tärkeä asia on se, että Lync ja Outlookin

kalenteri synkronoivat hienosti keskenään ja palavereiden sopiminen sekä

yrityksen sisällä, että asiakkaiden kanssa on helppoa. Helppouteen vaikuttaa se,

että palaveriin kutsuttavilla henkilöillä ei tarvitse olla Lynciä asennettu

koneelleen, vaan he pääsevät palaveriin selaimen liitännäisen avulla. Muita

hyötyjä olivat muun muassa kokouksien äänenlaadun paraneminen, jokaisen

työntekijän mahdollisuus etähallintaan ja kokouksen järjestämiseen sekä se, että

nyt kaikki yrityksen käytössä olevat viestintävälineet ovat yhteensopivia.

Olen kohtalaisen tyytyväinen työhöni, vaikkakin projekti tuli vähän nopealla

aikataululla niin tuntui silti, että ei ollut liian kiire ja hommat pysyivät hyvin

hanskassa. Office 365 palveluna on huomattavasti parempi kuin vanha Soneran

Hosted Mail, varsinkin kun puhutaan järjestelmänvalvojan työkaluista. Kaikki

sujuu paljon nopeammin ja helpommin kuin vanhassa järjestelmässä. Office

365:ssakin on puutteita, mutta ei mitään, minkä vuoksi se ei olisi todella

varteenotettava vaihtoehto minkä tahansa kokoisessa yrityksessä. Olen

tyytyväinen tekemästäni dokumentoinnista ja kuvankaappausten määrästä, joita

kieltämättä tuli otettua satoja. Nämä toimenpiteet auttoivat työn tekemisessä

huomattavasti.

38

Työtä tehdessä opein paljon sähköpostipalveluiden toiminnasta, pilvipalveluista

sekä siitä, miten yritystasolla projektit suunnitellaan ja toteutetaan ja miten

sähköpostia hyödynnetään myös älypuhelimissa. Opinnäytetyö oli

kokonaisuudessaan haastava, opettava sekä ammattitaitoa kehittävä.

39

11 LÄHTEET

10 Benefits of cloud computing. Viitattu 11.6.2013

Saatavissa:

http://www.verio.com/resource-center/articles/cloud-computing-benefits/

Doug Deitterickin verkkoblogi. Viitattu 17.7.2013Saatavissa:http://blogs.technet.com/b/dodeitte/archive/2012/11/02/lync-basic-2013-vs-lync-2013.aspx

Exchange mail hosting verkkosivut. Viitattu 28.6.2013

Saatavissa:

http://www.exchangemailhosting.com/exchange/learning/

Grönholm Jukka 2013: Tietoverkon tietoturva. Julkaisematon lähde.

How to outlook verkkosivut. Viitattu 7.8.2013

Saatavissa:

http://www.howto-outlook.com/faq/aboutpst.htm#copy

Microsoft Office verkkosivut. Viitattu 24.6.2013

Saatavissa:

http://office.microsoft.com/fi-fi/

Outlookin help verkkosivut. Viitattu 6.8.2013

Saatavissa:

http://help.outlook.com/fi-fi/140/cc188665.aspx

PCWorldin verkkosivut. Viitattu 4.7.2013Saatavissa:http://www.pcworld.com/article/159204/ms_outlook_enterprise.html

Pilvipalveluiden edut ja riskit yritysnäkökulmasta. Viitattu 11.6.2013

Saatavissa:

http://www.eufris.fi/kuvat/Systeemityo3_2010_ImmoSalo.pdf

Salo Immo 2012: Hyötyä pilvipalveluista. Docendo Oy. Jyväskylä.

40

Serverfault:n verkkosivut. Viitattu 28.6.2013

Saatavissa:

http://serverfault.com/questions/199730/what-is-microsoft-exchange-why-is-it-so-

popular

Sonera Hosted Mail käyttöohje. Viitattu 16.6.2013

Saatavissa:

http://www.sonera.fi/media/130aba365c96bcd983c64d3eb474bfef048991a4/130..

Synergyonline verkkoblogi. Viitattu 5.8.2013

Saatavissa:

http://www.synergyonline.com/Blog/Lists/Posts/Post.aspx?ID=239

jesse urholin office 365 kÄyttÖÖnotto ja

Documents