yammerin käyttöönotto ja lanseeraus jyväskylän energialla
TRANSCRIPT
Yammerin
käyttöönotto ja lanseeraus
Jyväskylän Energialla
@TiinaManninen
yhteisömanageri ja
tietojärjestelmäasiantuntija
11.2.2015
Sisältö
• Mikä on Yammer?
• Yammerin tavoitteet
• Yammerin käyttöönotto aikajanalla
• Käyttöönoton suunnittelu
• Lanseeraustilaisuus
• Opit ja oivallukset
• Seuraavat stepit
@TiinaManninen
Mikä on Yammer?
• 8 miljoonaa käyttäjää ympäri maailman
• Verkostomainen tapa toimia auttaa yleisissä sisäisen
viestinnän ongelmissa
• Sähköpostia tulee liikaa, tieto ei kulje, ei tunneta kaikkia
työkavereita, avun löytäminen, mielipiteiden kysyminen,..
• Työelämän laatu ja uudenlaiset työtavat
tiedonmäärän kasvu, hallinta ja jakaminen
• Käytettävyys ja tietoturva huomioitu
@TiinaManninen
Yammer on sähköinen kahvipöytä.
Ja enemmän.
@TiinaManninen
Esimerkkitilanteita
”Järjestetäänkö palaveria?” ”Kukahan tietäisi..?” ”Mitä mieltä olette..?”
”Tiedoksi teille, että..” ”Osaakohan meillä joku tätä..?”
Perinteinen tapa Yammerin tapa
(ryhmäsähköposti)
+ Kirjoitusasu rento
+ Vastaus nopeasti
+ Myös muut saman asian
parissa pähkäilevät
saavat avun samalla
+ Vähentää kokouksia ja
sähköpostirumbaa
+ Seurattavuus ja
kommentointi helppoa
@TiinaManninen
Lisää käyttötarpeita
@TiinaManninen
Yammerin tavoitteet JE:llä
• Yksisuuntaisesta viestinnästä kohti keskustelukulttuuria
järkevöitetään tiedonkulkua, tehostetaan työntekoa,
avoimuutta ja läpinäkyvyyttä toimintaan, rikotaan siiloja
• Sosiaalisen työntekijän synnyttäminen ajattelutavan ja
oman toiminnan muutos
• Sosiaalinen joukkoistaminen tukee yhdessä
ideoimista, ongelmanratkaisua ja ryhmätyötä
”Tavoitteena saada 250 työkaveria taskuun”
@TiinaManninen
Yammerin käyttöönotto
Pilotointi
alkuvuodesta
2014
Yhteisömanageri-
kurssi keväällä
Suunnittelutyö
alkoi
Levisi
viraalisesti,
käyttäjiä 60
Lanseeraus
syyskuussa 2014
Käyttäjiä 250,
Integroitu
SharePoint2013
kanssa
Sosiaalinen
matka jatkuu..
Yhteisön
huoltaminen
Opastus & tuki
Yammer-
kehittäjien
rekrytointi talon
sisältä
Pelisäännöt
Käyttöohjeet
Launchin
suunnittelu
Lisää ryhmiä,
käyttötapauksia,
hyviä esimerkkejä..
@TiinaManninen
Käyttöönoton suunnittelu
• Määritä konkreettiset tavoitteet ja mittarit
• Johdon 100% tuki!
• Pilotointiryhmä käyttökokemukset ja ideat hyödyllisiä
• Yhteisömanagerien valinta kurssi hyvänä tukena
• Muutosagenttien rekryäminen eri puolilta taloa
valitse innostuneita tyyppejä
@TiinaManninen
Johto mukaan viestimään.
Auttaa muutosvastarinnassa.
@TiinaManninen
Käyttöönoton suunnittelu
• Tietohallinto vastasi lisenssiversion asennuksesta
yhteistyökumppanin kanssa
• Käyttäjähallinta ja asetukset: integroitavuus, SSO, AD, intranet
• Kick-start työpajat
• Käyttötapausten suunnittelu eri toimintojen avainhenkilöiden
kanssa
• Luo pelisäännöt yhteisölle
• Laadi selkeät ja simppelit käyttöohjeet
@TiinaManninen
Mene työtavat edellä, ei työväline.
Osoita konkreettiset hyödyt.
@TiinaManninen
Käyttöönoton suunnittelu
Selkeytä eri viestintävälineiden roolit ja yhteydet
@TiinaManninen
Käyttöönoton suunnittelu
• Lanseeraustilaisuuden suunnittelu
• Sisältö, roolit ja aikataulu
• Tiedotusta - viestintäsuunnitelma hyvä apu!
• Levitä ilosanomaa kahvipöydässä
• Kiitä ja kannusta muutosagentteja
• Kirjoita blogia intranetiin käyttöönoton etenemisestä
• Muista viestiä silloinkin, kun ei ole mitään viestittävää
@TiinaManninen
Ensivaikutelma merkityksellinen.
Valmistaudu huolella ja onnistut!
@TiinaManninen
Lanseerauspäivän ohjelma
• Ennen launch-hetkeä johtajilta kannustusviesti Yammeriin
• Päivä starttasi pienimuotoisella kilpailulla Yammerissa
• Yhteisömanagerien ja muutosagenttien jalkautuminen eri
yksiköihin
• Mukavaa säpinää, kahvia ja pullaa
• Henkilökohtainen opastus ja tuki
• Myyntitaktiikka: eri ihmisille tehoaa eri keinot
• Keskusteluun rohkaiseminen
@TiinaManninen
Miten me onnistuimme?
@TiinaManninen
Lähetetyt viestit (kaikki yhteensä)
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
Toukokuu (ennen launch-toimia)
Syyskuu (jälkeen launch) Marraskuu (3 kk:tta launchista) Tammikuu (5 kk:tta launchista)
@TiinaManninen
Mitä olemme saavuttaneet?
• Joka kuukausi tykkäyksiä ja
viestejä useampi sata
• Yhteisö ruokkii itse itseään,
mutta huoltajiakin tarvitaan
• Yammerin avulla
• Tavoitettu laaja joukko helposti ja vaivatta
• Autettu työkaveria, mm. tietoteknisissä kysymyksissä
• Jaettu tietoa, kuten mitä projekteille kuuluu
• Löydetty henkilöstön joukosta asiantuntijoita eri asioihin
• Tehty päätöksiä ilman palaverin tarvetta
• Äänestetty ja valittu porukalla mm. hyväntekeväisyyskohde
• Kehuttu työkaveria hyvästä työstä
• Keskusteltu ajankohtaisista aiheista, kuten digitalisaation
vaikutuksesta energia-alaan@TiinaManninen
Yamit käynnissä!
@TiinaManninen
Matkan varrella kertyneet opit
ja oivallukset
• Johdon mukaansaanti ja panostus elintärkeä
• Yhteistyöllä onnistutaan: IT, HR, Viestintä ja Markkinointi
• Käyttöönoton suunnitteluun ja lanseeraamiseen kulunut
aika yllätti monet
• Valmistaudu argumentointiin miettimällä jo etukäteen
vastaantulevia kysymyksiä
• Toimi esimerkin ja hyödyn kautta Pelkkä työväline ei
auta, kaikki lähtee kulttuurimuutoksesta ja omasta
toimintatavasta
• Yhteisöä tarvitsee tosissaan myös huoltaa sekä
”tekohengittää” tarvittaessa
@TiinaManninen
Jos haluat nopeuttaa muutosta,
hidasta sitä.
@TiinaManninen
• Kirjautumisen helppous ja SharePoint-integraatio
edesauttavat käyttöä
• Kuhina Yammerissa jo ennen launchia toimii apuna
käynnissä olevat keskustelut ja onnistuneet esimerkit
luovat sosiaalisen paineen olla mukana
• Analytiikka avuksi, mutta muista myös pehmeät arvot
Matkan varrella kertyneet opit
ja oivallukset
@TiinaManninen
Käyttö levisi kuin virus..
60 käyttäjää
160 käyttäjää
250 käyttäjää!
@TiinaManninen
Mitä seuraavaksi?
• Kierretään eri toiminnot, lisää sopivia käyttötapauksia
hyödyn sisäistämistä
• Käyttäjien aktivointia ja käytön ohjaamista
• Koitetaan tavoittaa myös hiljaisessa tilassa olevat ja kannustaa
• Hyvien vinkkien jakoa ja tarvittaessa koulutusta
• Säännöllistä analytiikan seurantaa
• 2 x vuodessa tapaamiset muutosagenttien kesken
• #YamWin ja #YamJam > juhlitaan yhdessä onnistumisia
• Yhteisömanagerin jatkokurssi
@TiinaManninen
Sosiaalinen matka jatkuu..
Pysy kyydissä.
@TiinaManninen
Kiitos!
@TiinaManninen #YammerFi
fi.linkedin.com/in/tiinamanninen
slideshare.net/tiinamanninen
Lisätietoa tai kysyttävää?
www.jyvaskylanenergia.fi
Ps. Yammer-aiheinen gradu tekeillä..