Jõgeva Vallavalitsuse

28. detsembri 2017. a määruse nr 2

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

lisa

JÕGEVA VALLA

RAAMATUPIDAMISE SISE-EESKIRI

2

SISUKORD

1. ÜLDSÄTTED .......................................................................................................................... 3

2. ARUANDED ........................................................................................................................... 4

3. RAAMATUPIDAMISARVESTUSE PÕHIMÕTTED JA HINDAMISALUSED ................. 5

4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMNETEERIMINE .......................................................... 8

5. VARADE JA KOHUSTUSTE INVENTEERIMINE JA KONTROLLIMINE .................... 10

6. RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE ................................................... 11

Lisa 1. Asutuste struktuuri tunnused raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuses ................. 12

Lisa 2. Axapta dimensioonide kasutusulatus ................................................................................ 13

Lisa 3. Jõgeva valla valitseva ja olulise mõju all olevad tütar- ja sidusettevõtjad ning sihtasutused . 14

Lisa 4. Raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse kajastamine majandustarkvaras Axapta ...... 15

Lisa 5. Põhivarade arvestamise kord ............................................................................................. 23

Lisa 6. Ostuarvete elektrooniline menetlemine ............................................................................. 28

Lisa 7. Müügiarvete elektrooniline menetlemine .......................................................................... 44

3

1. ÜLDSÄTTED

§ 1. Eesmärk ja rakendusala

(1) Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on vallavalitsuse

haldusala (edaspidi vald) raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning

raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse (edaspidi finantsarvestus) õigsuse ja ühtsuse

tagamine.

(2) Eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, arvestusmeetodid tulenevad

raamatupidamise seadusest (edaspidi RS), rahandusministri 11.12.2003. a määrusest nr 105

“Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend” (edaspidi juhend) ja

Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ). Eelarve koostamise ja täitmise

arvestuse korraldus tuleneb kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest (edaspidi KOKS),

kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS).

(3) Eeskiri on täitmiseks kohustuslik vallavolikogu kantseleile, vallavalitsuse

struktuuriüksustele ja vallavalitsuse hallatavatele asutustele (edaspidi kõik koos asutused).

(4) Eeskirjal on 7 lisa:

1) Lisa 1. Asutuse struktuur kodeeritult raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuses;

2) Lisa 2. Axapta dimensioonide kasutusulatus;

3) Lisa 3. Jõgeva valla valitseva ja olulise mõju all olevad tütar- ja sidusettevõtjad ning

sihtasutused;

4) Lisa 4. Raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse kajastamine majandustarkvaras

Axapta;

5) Lisa 5. Põhivarade arvestamise kord;

6) Lisa 6. Ostuarvete elektrooniline menetlemine;

7) Lisa 7. Müügiarvete elektrooniline menetlemine.

(5) Raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuseks kasutatakse majandustarkvara Microsoft

Dynamic AX baasil loodud tarkvara lahendust Axapta (edaspidi Axapta). Ostu- ja

müügiarvete menetlemine toimub elektroonselt veebipõhiselt arvekeskuses. Arvestus toimub

iga üksiku asutuse tasandil, aruandlus koondub hierarhiliselt vallavalitsuse struktuuri järgi

ühtseks tervikuks.

(6) Valla raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse alast tegevust koordineerib

finantsosakond. Töötamist Axaptaga koordineerib peakasutaja, kelleks on finantsjuht.

Muudatusi ja seadistusi kontoplaanis ja selle tunnustes ning põhivarade sisestusreegleid ja

muudatusi varagruppides saavad teha finantsjuht ja vanemraamatupidaja, kelle ülesandeks

on konsolideeritud raamatupidamise pidamine. Riiklike ja valla haldusalas kehtestatud

eelarve täitmise tunnuste (vt lisad 1, 2) muutmine või lisamine on finantsosakonna

pädevuses.

(7) Valla raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse korraldamisel lähtutakse põhimõttest, et

sellekohased aruanded koostatakse Axaptas ja säilitatakse elektroonselt.

4

2. ARUANDED

§ 2. Aruandeperioodid ja põhiline aruandlus

(1) Aruandeperioodiks on periood, mille jooksul toimunud majandustehingute kohta tehtud

kirjendid lülitatakse aruandesse. Lühimaks aruandeperioodiks on kalendrikuu.

(2) Arvestusperiood kuu suletakse järgneva kalendrikuu 24. kuupäevaks. Kõik hiljem selgunud

suletud perioodi tekkepõhised tehingud kajastatakse esimeses avatud kuus, välja arvatud

avaliku sektori üksused.

(3) Tekkepõhine saldoandmiku aruanne koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile

igakuiselt, mille alusel koostatakse vajadusel ka vastava perioodi raamatupidamise

põhiaruanded. Aruannete esitamine toimub saldoandmiku infosüsteemis, mis asub aadressil

https://saldo.fin.ee/.

(4) Eelarve täitmise aruanne koostatakse kasvavalt kalendriaasta algusest ja esitatakse

vallavalitsuse osakondadele ja hallatavatele asutustele igakuiselt, vallavolikogule

kvartaalselt ja Rahandisministeeriumile riigi poolt ettenähtud tähtaegadel sisestatades

aruande saldoandmike infosüsteemi.

(5) Majandus- ja eelarveaasta aruandeperiood on kalendriaasta, mille kohta koostatakse

majandusaasta aruanne (valla konsolideerimisgrupi konsolideeritud aruanne koos valla

konsolideerimata aruandega).

§ 3. Eelarve ja selle täitmise raamatupidamisarvestuse ühtsus

(1) Axaptasse sisestatakse kinnitatud eelarve asutuse tasandil riiklike klassifikaatorite lõikes

seda täpsustavate vallas kehtivate tunnuste ja eelarve alaliikide jaotuses, mis vajadusel

seotakse vastava eelarvemudeliga. Üldreeglina seotakse iga raamatupidamiskanne eelarve

põhitunnustega eelkõige eelarvemudelit kasutades, tagades nii eelarve täitmise ühtse ja õige

aruandluse saamise programmist.

(2) Kontoplaani koodide põhiselt lisatunnusena kasutusel oleva artikli abil on loodud võimalus

kassapõhise eelarve täitmise suurema läbipaistvuse tagamiseks ning võrreldava andmebaasi

loomiseks võimalikul üleminekul tekkepõhisele eelarvestamisele.

(3) Lisaks riiklikele tunnustele ja klassifikaatorit täpsustavale artiklile kasutatakse vajadusel

täiendavaid ülevallalisi ja asutusekeskseid tunnuseid (vt lisad 1, 2) nii eelarve täitmise

jälgimiseks kui raamatupidamisarvestusest soovikohase jaotusega info saamiseks.

Lisatunnused ehk dimensioonid infole, mille lõikes finantsarvestuse täitmist soovitakse

jälgida, määrab finantsjuht koostöös aruande kasutajatega nii asutuste, struktuuriüksuste kui

valla tasandil.

(4) Järgneva aruandeaasta algusest kõigile kehtima hakkavatest muudatustest kasutatavates

finantsarvestuse tunnustes, koodide sisus, ülesehituses, kasutuse printsiipides jne teavitab

finantsjuht raamatupidajaid hiljemalt jooksva kalendriaasta 30. detsembriks. Põhjendatud

asjaoludel on finantsjuhil õigus tagasiulatuvalt sisse viia muudatusi eelnimetatud näitajates.

Sellistest muudatustest informeeritakse esimesel võimalusel.

5

(5) Eelarve sisestatakse Axaptasse struktuuriüksuste ja kõigile kohustuslike tunnuste lõikes ning

mille liigendus kindlustab arvepidamise riiklikus eelarveklassifikaatoris nõutud täpsusega.

(6) Kassapõhiste kulude tegemine on eelarvega limiteeritud nii summaliselt kui ka liigenduselt.

Kui kulutused mõnes eelarve jaotuses hakkavad ületama eelarvega ettenähtut, peab

finatsjuht informeerima sellest asutuse juhtkonda. Ilmselgelt eelarvega mitte ettenähtud

kulude tegemise käsu puhul on raamatupidajal õigus sellest keelduda seaduses sätestatud

korras. Tehingute tekkepõhisel kajastamisel juhindutakse Avaliku sektori finantsarvestuse ja

–aruandluse juhendist ja teiste raamatupidamisarvestust reguleerivate õigusaktide nõuetest.

Võimalik konflikt eelarves kinnitatu ning raamatupidamises ettenähtud kajastamise vahel

lahendatakse igal üksikul juhul finantsjuhi ja raamatupidajate koostööna, teavitades sellest

ka asutuse/struktuuriüksuse juhti. Erisuste jäämisel leitakse lõplik lahendus koostöös

finantsosakonnaga.

(7) Eelarve täitmise aruande õigsust – nii eelarve määranguid kui täitmise vastavust eelarvele –

kontrollib igakuiselt finantsjuht ja informeerib sellest asutuse juhti.

§ 4. Aruannete esitamise tähtajad

(1) Majandusaasta aruandluse koostamise ja esitamise tähtajad kehtestatakse vastavalt valla

välisaudiitoriga sõlmitud lepingus määratud tähtaegadel.

(2) Tekkepõhise saldoandmiku aruande ja eelarve täitmise kvartaliaruande koostamine ja

esitamine on reguleeritud juhendi ja Rahandusministeeriumi juhenditega.

Vanemraamatupidaja kontrollib Axaptas saldoandmiku õigsust ja vastutab saldoandmike

riigi infosüsteemi õigeaegse sisestamise ja nende õigsuse ning Axaptas olevate andmetega

vastavuses olemise eest, jälgib saldode võrdsust tehingupartneritega jms.

(3) Eelarve täitmise ja reservfondi kasutamise kvartaalne aruanne esitatakse vallavolikogule

hiljemalt aruandekvartalile järgneva kuu 10. kuupäevaks.

(4) Vallavalitsuse osakondade ja hallatavate asutuste juhtidele saadekse eelarve täitmise aruanne

vähemalt üks kord kuus, aruandekuule järgneva kuu 6. tööpäevaks.

3. RAAMATUPIDAMISARVESTUSE PÕHIMÕTTED JA HINDAMISALUSED

§ 5. Nõuded ja kohustused

(1) Nõuded ja kohustused on jagatud lühi- ja pikaajalisteks lähtuvalt sellest, kas vara või

kohustuse eeldatav valdamine kestab kuni üks aasta (lühiajalised) või kauem, (pikaajalised)

arvestatuna bilansikuupäevast.

(2) Üldreeglina ettemakseid välditakse, va üksikutest lepingutest tulenevad

ettemaksekohustused ning alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri olevad sisult tulevaste

perioodide kulud (nt ajakirjanduse ettetellimine, valdadega huviharidusteenuste aastasisesed

arveldused jms), mis kajastatakse arve esitamise perioodi kuluna.

(3) Nõudeid ja kohustusi üldreeglina omavahel bilansis ei tasaarvestata, va haldusala aruandluse

konsolideerimisel ning kassapõhiselt samasisuliste vastastikuste arvelduste puhul teiste

6

tehingupartneritega võlaõigusseaduses sätestatud kirjaliku teate alusel eeldusel, et

tekkepõhised tulud-kulud ei erine nimetatud tehingute arvetel kajastatud summadest.

(4) Raamatupidaja annab jooksvalt asutuse juhile infot tähtajaks mitte laekunud arvete kohta,

mille alusel ta tegeleb koostöös asutuse juhiga võlgnevust omavate klientidega nende võla

vähendamise eesmärgil.

(5) Vähemalt iga kvartali lõpus hindab raamatupidaja nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse

korral hinnatakse iga nõude laekumise tõenäosust eraldi. Nõuete hindamisel võetakse

arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande

koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(6) Nõude laekumine tunnistatakse ebatõenäoliseks, kui lepingu lõppemisest on möödunud 180

päeva. Ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidaja poolt koostatud

raamatupidamisõiendiga, mille kooskõlastab asutuse juht ja finantsjuht.

(7) Ebatõenäoline nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude

kogumiseks või kui selle tagasinõudmiskes tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt

laekumisest saadaolevat tulu. Ebatõenäolise nõude lootusetuks tunnistamine vormistatakse

raamatupidaja ettepanekul vallavalitsuse korraldusega kui nõue on 10 kuni 6 399 eurot ja

alates 6 400 euro suurusest nõudest vallavolikogu ostusega ning nõue kantakse

bilansivälisele kontole. Raamatupidaja ettepanek peab olema kinnitatud hallatava asutuse

juhi poolt.

§ 6. Materiaalne ja immateriaalne põhivara ning kinnisvarainvesteeringud

(1) Põhivara ja kinnisvarainvesteeringud kajastatakse soetusmaksumuses, millest arvatakse

maha akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

Kulumit arvestatakse igakuiselt lineaarsel meetodil.

(2) Põhivarad ja kinnisvarainvesteeringute arvestamise korda reguleerib käesoleva eeskirja lisa 5.

§ 7. Valla osalus äriühingutes ja sihtasutustes

Osaluste kajastamist valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes (tütarettevõtjad, sihtasutused

ja sidusüksused) reguleerib juhendi § 35. Jõgeva valla osalused äriühingutes ja sihtasutustes on

toodud ära lisas 3.

§ 8. Väheväärtuslik vara

(1) Väheväärtuslik vara on alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri (alla 5 000 euro ilma

käibemaksuta) oleva soetusmaksumusega väheväärtuslik vara, mis kajastatakse kohe

kuludes nende soetamisel.

(2) Raamatupidamises peetakse bilansiväliselt Axapta põhivara moodulis eraldi tähistatuna

pikema kasutuseaga kuluinventari 200 kuni 4 999 euroni (ilma käibemaksuta) väärtuses

esemeid inventeeritava nimekirjana. Bilansivälist arvestust ei peeta mööbli üle.

(3) Bilansiväliste varade analüütilist arvestust peetakse vara kasutajate (Axapta mõistes

vastutaja või kasutaja) lõikes.

7

§ 9. Sihtfinantseerimine

(1) Sihtfinantseerimise kajastamisel rakendatakse brutomeetodit, mille järgi kajastatakse

tulemiaruandes antud toetust ehk kulu ja saadud toetust ehk tulu mõlemaid eraldi, tagades

tulude ja kulude vastavuse, so kajastatakse saaja tuludes ja andja kuludes sel perioodil,

millal toetuse saaja teeb kulutused, milleks sihtfinantseerimine oli ette nähtud.

(2) Valla eelarvest, sh ka asutuste eelarvest väljapoole antavad toetused on eelarves kindla

sihitusega, kasutamise kohta esitavad raha saajad toetuse andjale kuluaruanded ning

üldreeglina kajastatakse raamatupidamises sihtfinantseerimisena. Antud toetused võib

kajastada raha ülekandmisel perioodi kuluna, kui lepingust tulenevalt kasutab saaja neid

sama eelarveaasta jooksul või on selleks vastastikune kokkulepe avaliku sektori

tehingupartneritega.

(3) Kui antud toetuse kasutamine tunnistatakse mittesihipäraseks ja toetus tagasikandmisele

kuuluvaks või järgmisse eelarveaastasse üleminevaks, kirjendatakse kulud

korrigeerimiskandega antud sihtfinantseerimise ettemaksuks või tagastamisele kuuluvaks

vastava otsuse alusel.

(4) Sihtfinantseerimise nõuded, kohustused ja ettemaksed kajastatakse juhendi lisas määratletud

allikate lõikes ning periodiseeritakse vastastehingupartneriga kooskõlastatult hiljemalt

kvartali lõpu kuupäeva seisuga.

(5) Välisprojektidega seotud tehingute kajastamisel kasutatakse raamatupidamiskannetel ja

eelarveridadel lisa 4 punktis 3.1 nimetatud lisatunnuseid, mille abil eristatakse kanded

projektide, rahastamisskeemi ja projektiarvestusega seotud asutuste lõikes.

Välisprojektidega seotud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas

vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi

tingimuste ja korraga.

§ 10. Välisvaluutas toimunud tehingud

Välisvaluutas fikseeritud tehingute kajastamisel on aluseks võetud tehingu toimumise päeval

kehtinud Eesti Panga fikseeritud valuutakursid. Välisvaluutas fikseeritud monetaarsed ja

mittemonetaarsed finantsvarad ja kohustused, mida kajastatakse õiglases väärtuses, on

bilansipäeva seisuga ümber hinnatud eurodesse bilansipäeval ametlikult kehtinud Eesti Panga

valuutakursside alusel. Välisvaluuta tehingutest saadud kasumid ja kahjumid on tulemiaruandes

kajastatud perioodi tulu ja kuluna.

§ 11. Laenukohustuste kajastamine

(1) Vallale võetavate laenukohustuste suurus määratakse eelarvega.

(2) Laenukohustuste ja nendega kaasnevate intressi jm kulude raamatupidamisarvestust

peetakse iga laenulepingu lõikes vastavaid tunnuseid kasutades.

§ 12. Maksude, lõivude ja trahvide arvestus

(1) Maksude arvestus, maksudeklaratsioonide koostamine, esitamine ja tasumine Maksu- ja

Tolliametile toimub üldreeglina asutusekeskselt.

8

(2) Valla eelarve tuludesse kuuluvate lõivude, trahvide ja kohalike maksude määramiste ja

laekumiste üle peavad maksjate lõikes raamatupidamisvälist arvestust üldreeglina vastava

valdkonna ametnikud, kes konkreetse tululiigi kogumise ja/või määramisega tegelevad.

Tuluga tegelejate paljususe ja lisaregistrite mitteühilduvuse tõttu Axaptaga kasutatakse

lõivu- ja trahvitulu ning kohalike maksude kajastamisel kassapõhist arvestuspõhimõtet.

§ 13. Arveldused aruandvate isikutega ja töötajatega

(1) Majanduskulude sularaha tehingute kohta esitatakse finantsosakonnale üks kord kuus

kuluarunne, millele lisatakse kulu tõendavad nõuetele vastavad originaaldokumendid ning

kuludokumentidest tehtud koopiad. Kuluaruanne kinnitatakse asutuse juhi poolt.

(2) Töötaja esitab lähetuskulude aruande pärast lähetusest saabumist, millele lisatakse kõik

reisi- ja majutuskulude originaaldokumendid ning koopia nimetatud dokumentidest.

(3) Palgaarvestuse aluseks on seadused, vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi

käskkiri, leping ja tööajaarvestamise tabel. Tööajaarvestamise tabelit peab asutuse juht või

tema määratud töötaja. Tööajaarvestamise tabelid esitatakse vallavalitsuse finantsosakonda

elektrooniliselt vastaval vormil hiljemalt järgneva kuu 2. tööpäevaks.

(4) Palka makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja pangakontole hiljemalt arvestamise kuule

järgneva kuu 10. kuupäevaks.

(5) Töötajale väljastatakse palgateatised elektroonselt töötaja e-posti aadressile.

(6) Asutuse ametiautode kasutamise jooksva kuu sõiduleht esitatakse jooksvale kuule järgneva

kuu 2. tööpäevaks ametiauto kasutaja poolt.

4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE

§ 14. Algdokumendid

(1) Andmete raamatupidamisregistritesse kirjendamisel on aluseks majandustehinguid tõestavad

algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Arvestamisel

kasutatakse järgmisi algdokumente:

- arved (ostuarved, müügiarved);

- saatelehed, menüülehed, materjali kuluaruanded;

- üleandmis-vastuvõtuaktid;

- sularaha kviitungid, tšekid;

- kassa sissetuleku orderid ja kassa väljamineku orderid;

- avansi- ja töö/teenistuslähetusaruanded;

- palgadokumendid (koondpalgalehed, palgalehed, tööaja tabelid, töölepingud,

tarifikatsioonid, käskkirjad);

- pangakonto väljavõtted;

- ümberhindlus- ja mahakandmisaktid;

- lepingud (ostu-, müügi-, rendilepingud jms);

- avaldused;

- raamatupidamisõiendid – mitmesugustel reguleerimis- või paranduskannetel;

- inventuuriaktid.

9

(2) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema

järgmised andmed:

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed, avaliku sektori tehingupartnerite puhul TP koodid; kui maksja

ja tegelik tehingupartner on erinevad asutused, siis peab see olema selgelt väljendatud;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid või registrikood;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri

(allikirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist, lisab tehingu sisulise

seletuse näidates ära kuluartikli, v.a. elektroonselt menetletavad ostuarved, mis kinnitatakse

elektroonse allkirjaga. Tehingu dokumendi koostaja, kooskõlastaja ja kinnitaja (asutuse juht)

peab vastavalt neile teadaolevatele admetele lisama dokumendile kommentaari, kui tehing

toimub seotud isikuga, mille alusel saab kajastada raamatupidamisüksus tehingu kooskõlas

juhendi §491 lg 3 esitatud seotud isiku grupile vastava tehingpartnerikoodiga;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

9) vallasiseselt üleantud põhivarade ja bilansiväliste varade üleandmise-vastuvõtu aktidele

peavad olema lisatud vara kood Axaptas, üleandmise seisuga vara soetusmaksumus ja

põhivara akumuleeritud kulum.

(3) Vastavalt asutuses kehtivale tööjaotusele märgistatakse raamatupidamisele esitatavad

algdokumendid kehtivate eelarvetunnuste ja muude raamatupidamislikuks kajastamiseks

vajalike sisuliste viidetega, tõestamaks ühtlasi viitajapoolset kontrolli tehingu õigsuse üle.

Dokumentide märgistamine on kohustuslik tunnuste osas, mille kasutamise otsustust

arveloleva info alusel raamatupidaja teha ei saa, ent milliste jaotuses tuleb tehing

raamatupidamises kajastada. Raamatupidamiskontode õige valiku ning dokumendilt

tuleneva info põhjal ilmselgelt arusaadavate eelarvetunnuste kasutamise eest vastutab

raamatupidaja.

(4) Tehingute seaduslikkuse eest vastutab dokumentide kinnitaja.

§ 15. Raamatupidamiskannete kirjendamine

(1) Ostuarvete menetlemine toimub vastavalt lisale 6.

(2) Kande tekst peab sisaldama majandustehingu lühikirjeldust väljendades selle tehingu sisu.

Kandetekstide seadistus Axaptas võimaldab nende automaatset (või poolautomaatset)

kasutust.

(3) Majandustehingud dokumenteeritakse ning kirjendatakse Axaptas tehingute toimumise

kuupäevaga, mõistliku aja jooksul pärast dokumentide finantsosakonnale esitamist.

Kassapõhised kanded sisestatakse võimalikult kohe pärast dokumentide saamist ja nende

andmete kontrollimist.

§ 16. Paranduskanded

(1) Sisestatud kannetel ei saa muuta pearaamatukontot, summat, deebet-kreedit poolt ega

kuupäeva. Nende parandamiseks tuleb teha kas täiendav paranduskanne või tühistada juba

10

sisestatud kanne ning teha see uuesti ja õigesti. Kannetes kasutatud dimensioonide ja

kandetekstide hilisemad muutmised toimuvad vastava funktsiooni abil ilma

paranduskanneteta.

(2) Paranduskannete tekst peab sisaldama parandatava/tühistatava kande numbrit ning lühidalt

parandamise sisu (nt tühistamise kandel tühist, kuupäeva parandamisel kp, summa

parandamisel summa, deebet-kreedit poole parandamisel d-k jne). Kui paranduskande tekst

ei võimalda paranduse täpset sisu väljendada, koostatakse paranduskandele õiend. Viide

paranduskande kohta lisatakse nii parandatava kande teksti kui ka algdokumendile, viimast

võib asendada ka parandusõiendi koopia.

(3) Raamatupidamisandmed Axaptas peavad olema vastavuses esitatud aruandlusega. Kui

kannete või dimensioonide hilisem parandus muudab juba esitatud aruandlust, koostatakse ja

esitatakse uus aruanne, teavitades muutusest ka aruande vastuvõtjaid/kontrollijaid.

§ 17. Kassatehingud

(1) Kassa sissetuleku ja kassast väljamineku nummerdatud dokumentatsiooni alusel koostatakse

raha kassas liikumise koond, mis esitatakse raamatupidajale, kes kontrollib koondi vastavust

algdokumentide ning panga väljavõttega.

(2) Sularahaarveldusi tehakse siis, kui arveldus ülekandega pole võimalik või kui maksja seda

erandkorras soovib.

(3) Sularaha tehinguid tegevad hallatavad asutused viivad igapäevaliselt päeva jooksul laekunud

sularaha panka ning esitavad finantsosakonnale raha olemasolu ja summa suurust kajastava ja

tõestatava allkirjastatud dokumentatsiooni hiljemalt järgneva tööpäeva kella 9-ks.

§ 18. Pangatehingud

(1) Rahalisi ülekandeid tehakse ainult elektrooniliselt ning nende tegemisel osalevad kaks

isikut: vanemraamatupidaja, kes impordib maksed Axaptast panka ja finantsjuht, kes

kinnitab maksed pangas.

(2) Allkirjaõiguslikud isikud pangas kinnitatakse asutuse juhi poolt, kus I allkirjaõigusega (A)

on vallapea või abivallapea, II allkirjaõigusega (B) on finantsjuht.

5. VARADE JA KOHUSTUSTE INVENTEERIMINE JA KONTROLLIMINE

§ 19. Inventeerimine ja kontrollimine

(1) Pangatehingute ja -saldo kontrolli iga panga arveldusarve lõikes tehakse igapäevaselt.

Pangaväljavõtted internetipangast võtab igapäevaliselt finantsjuht (viseerib) ja impordib

Axaptasse. Kontrollitud ja töödeldud internetipanga väljavõte viseeritakse

vanemraamatupidaja poolt. Arveldusarvete kohta, millel igasugune käive puudub, võib

säilitada pangadokumentide juures internetipanga väljavõtted käibeta perioodide kohta

kronoloogilises järjepidevuses, ent vähemalt kuu 1. kuupäevast viimaseni.

(2) Raamatupidamisregistreid võrreldakse bilansikontodega igakuiselt, vastastikuste arvelduste

saldosid avaliku sektori tehingupartneritega saldoandmiku vahendusel igakvartaalselt. Kõiki

11

pearaamatukontode saldosid inventeeritakse alati 31. detsembri seisuga. Nõuete-kohustuste

inventeerimisel aasta lõpus on saldoteatiste saatmine kohustuslik vastavalt üldeeskirja § 52

lõikes 8 toodud piirmäärale.

(3) Põhivara ja inventeerimisnimekirjas olevat bilansivälist kuluinventari inventeeritakse kord

aastas. Varade aastainventuure tehakse ajavahemikus 1. november kuni 31. detsember.

(4) Lisaks korralistele inventuuridele viiakse neid läbi ka vara kasutajate vahetumisel, varguse

või vara kahjustamise kahtlusel või kindlakstegemisel ning asutuse üleandmisel teisele

üksusele.

6. RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE

§ 20. Dokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamise paberdokumente hoitakse tööruumides 1 aasta. Seejärel antakse

dokumendid üle vallavalitsuse arhiivi eest vastutavale töötajale ja neid säilitatakse

vallavalitsuse dokumentide hoidlas.

(2) Ostuarved, mida menetletakse elektroonselt ja müügiarved arhiveeritakse Axaptas ja

arvekeskuses.

(3) Raamatupidamisdokumentide säilitusajad:

1) majandusaasta aruannet säilitatakse alatiselt;

2) raamatupidamise sise-eeskirja säilitatakse 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist või

haldusaktiga kinnitamisel selle säilitustähtajani;

3) 7 aastat säilitatakse:

- raamatupidamise algdokumente alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument

raamatupidamises kajastati;

- raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid jm dokumente, mis on

vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, alates

vastava majandusaasta lõpust;

- pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente pärast kehtimisaja möödumist.

(4) Majandustarkvara andmebaasidest tehakse igapäevane varukoopia.

12

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 1

Asutuste struktuuri tunnused raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuses

AX kood nimetus tegevusala TP kood

dimensioon ASUTUS ja STRUKTUURIÜKSUS

LV Jõgeva Vallavalitsus 01, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10

VO Jõgeva Vallavolikogu 01.111

SK Jõgeva Spordikeskus 08.102

KU Jõgeva Kunstikool 09.510

MU Jõgeva Muusikakool 09.510

RK Jõgeva Linnaraamatukogu 08.201

KK Jõgeva Kultuurikeskus 08.202

RO Jõgeva Lasteaed Rohutirts 09.110

KA Jõgeva Lasteaed Karikakar 09.110

PK Jõgeva Põhikool 09.212, 09.601

TK Jõgeva Täiskavanute Keskkool 09.213

TPK C.R.Jakobsoni nim Torma Põhikool 09.212, 09.601

SPK Sadala Kool 09.212, 09.601

TNK Torma valla Avatud Noortekeskus 09.510

TSH Torma Spordihoone 08.102

VRM Vaiatu Rahvamaja 08.202

TRM Torma Rahvamaja 08.202

SRM Sadala Rahvamaja 08.202

TRK Torma Raamatukogu 08.201

SAR Sadala Raamatukogu 08.201

ALA Jõgeva Aleviku Lasteaed 09.110

KLA Kurista Lasteaed Karukell 09.110

KAKKuremaa Lasteaed-Algkool

09.110, 09.210, 09.212,

09.601

SAKSiimusti Lasteaed-Algkool

09.110, 09.210, 09.212,

09.601

LPK Laiuse Jaan Poska Põhikool 09.212, 09.601

VPK Vaimastvere Kool 09.212, 09.601

KRK Kuremaa Raamatukogu 08.201

LRK Laiuse Raamatukogu 08.201

SRK Siimusti Raamatukogu 08.201

VRK Vaimastvere Raamatukogu 08.201

VGR Vägeva Raamatukogu 08.201

SLK Siimusti lastekodu Metsatareke 10.400

KUJ Kuremaa Ujula 08.103

PGY O. Lutsu Palamuse Gümnaasium

09.212, 09.213, 09.220,

09.601

PKU Palamuse Kultuur 08.202

PLA

Palamuse valla lasteaed

Nukitsamees 09.110

PRK Palamuse Raamatukogu 08.201

KAR Kaarepere Raamatukogu 08.201

PVV Palamuse Vallavara 04.900

2211

01

13

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri“ Lisa 2

Axapta dimensioonide kasutusulatus

raamatupidamise kontod

tehingupartner (TP)

tegevusala (kuludel, sihtostarbelised toetused, kontogrupis 3220)

allikas

rahavoog

klassifikaator

riiklikud

kont

oplaan

raamatupidamise kontod

asutus/struktuuriüksus Axaptas (alati kohustuslik)

kulukeskus (kuludel alati kohustuslik)

eesmärk (tuludel alati kohustuslik)

valdkond (personalikulud-alati; koolitus-, toidu- ja õppevahendikuludel -

asutustes kus vahendid nii riigilt kui linnalt)

projekt (tulu/kulu,pangakontol-vajadusel)

allikas (tulu/kulu, arveldused - vajadusel)

klassifikaator (tulu/kulu-kohustuslik)

artikkel (tulu/kulu-kohustuslik)

osa (kuludel-vajadusel)

põhivara grupid

hankija

klient

sisestusreeglid

leping

eelarve mudel

töötajad/töötasuarvestus

üle

LV süs

teem

i

ühis

ed k

oodi

d

osakond (kuludel)

põhivara

eelarve mudel

osa

projekt (tulu/kulu)

asutuse

keskn

e

indiv. k

oodid

14

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 3

Jõgeva valla valitseva ja olulise mõju all olevad tütar- ja sidusettevõtjad ning

sihtasutused

TP Kood NimiOsakaal

%Tegevusala

221304

OÜ Jõgeva Sotsiaalkeskus

"Elukaar" 100 sotsiaalteenuste osutamine

221404 OÜ Jõgeva Veevärk 100

veevarustus,

kanalisatsiooniteenused

221302 SA Betti Alveri Muuseum 100

Betti Alveri mälestusürituste

toetamine, korraldamine ja

jäädvustamine muuseumis

221303

SA Jõgeva Linna

Sotsiaalmaja 100 sotsiaalteenuste osutamine

221301

SA Kuremaa Turismi- ja

Arenduskeskus 100

Jõgeva valla majanduskeskkonna

parandamiseks vahendite kogumine

221403 Kuremaa Enveko AS 100 kommunaalteenused

221405 Torma Soojus OÜ 100 kommunaalteenused

15

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 4

Raamatupidamise ja eelarve täitmise arvestuse kajastamine

majandustarkvaras Axapta

Sisukord

Eessõna

1. Moodulite loetelu sisu ja toimingute lühikirjeldusega

1.1. Pearaamat

1.2. Pank

1.3. Müügireskontro

1.4. Ostureskontro

1.5. Varud

1.6. Palk

1.7. Lepingud

1.8. Üldine

2. Seadistuste ülesüsteemsed nõuded

2.1. Sisestusreeglid

2.2. Numbriseeriad

2.3. Registrites kasutatavate numbriseeriate alusvormid

2.4. Raamatupidamiskannete numbrite kood

2.5. Muud nõuded

3. Täiendavad nõuded tehingute kajastamisel

3.1. Dimensioonid Projekt ja Osa

3.2. Põhivarade arvestus

3.3. Palgaarvestus

4. Parandused sisestatud kannetel

5. Eelarve kanded

6. Aruanded

16

Eessõna

Axapta - eeskirja eesmärgiks on tagada ühtlustatud seadistuste, sisestusreeglite ja koodide

kasutamisega kogu vallavalitsuse haldusalas (edaspidi: vallas) arvestuse ühtsus ning vigade

tekkimise võimaluste minimeerimine. Eeskirjas käsitletakse Axapta moodulite lõikes ühiseid

programmi seadistusi ja kasutamise nõudeid, mis ei tulene protsessipõhistest kasutusjuhenditest.

1. Moodulite loetelu sisu ja toimingute lühikirjeldusega

Iga mooduli menüüs on sellele moodulile omased spetsiifilised registrid püsiandmetena, mis

täidetakse kasutaja poolt, va kontoplaan; töölehe vormid, milledel kirjendatakse registri

andmetega tehtavaid tehinguid; päringud ja aruanded; spetsiifilised perioodilised protseduurid ja

seadistused.

1.1. Pearaamat

1) Kontoplaan – on raamatupidamiskontode register, kus tehakse vajadusel kontoplaani

muudatusi ning seadistatakse kontodele kohustuslike tunnuste kasutamine kindlaksmääratud

peakasutajate poolt (vt siseeeskiri § 1 lõige 6).

2) Põhivarad – moodustamata iseseisvat moodulit, on selles alajaotuses põhivara ja

inventeeritava kuluinventari kaartide register ning spetsiaalsed põhivara töölehed

põhivarakannete sisestamiseks. Siin luuakse varakaardid, tehakse kanded, luuakse varade

inventeerimisandmikud ning saadakse mitmed põhivara kohta käivad aruanded.

3) Eelarve – eelarvemudelite, eelarve muudatuste ja -ridade registrid, mis täidetakse

asutusekeskselt, ent ülesüsteemselt kindlaksmääratud mudelistruktuuri ja tunnuseid kasutades.

Pearaamatu töölehtedel Päevaraamat kirjendatakse otse pearaamatusse tehtavad ning

kassaoperatsioonide kanded. Kõik teistes moodulites (reskontrotes) sisestatud

raamatupidamiskirjendid kanduvad automaatselt Pearaamatusse. Aruanded ja seadistused

hõlmavad kogu kontoplaani ulatuses tehtavaid kanded – finantsaruanded, päringud, lausendid,

eelarve täitmise aruanded jne; kõikide töölehtede, perioodide jms üldised seadistused.

1.2. Pank

1) Pangakontod – panga arvelduskontode register, mille ridadel olevad pangakontod on seotud

vastavate raamatupidamiskontodega ning mida kasutatakse teistes moodulites kassapõhiste

kannete kirjendamisel.

2) Kassa(raamat) luuakse panga arvelduskontode registri ühe üksusena ning sellega seotud

kanded kirjendatakse pearaamatu töölehel, kust saadakse väljatrükina nii kassaorder kui ka

kassaraamat.

Moodulis Pank kandeid ei tehta, ent saadakse kassapõhiseid aruandeid.

1.3. Müügireskontro

1) Müügitellimuste register

2) Vabas vormis arvete register

3) Klientide register

Müügitehingute kirjendamine toimub arvete genereerimisena Müügitellimuste või Vabas vormis

arvete registris ning klientidelt laekumistena Maksete töölehel, millele enamasti imporditakse

laekumised ülekandefailiga internetipangast. Sotsiaalosakonna poolt üle kantavad

sotsiaaltoetused eraisikutele kirjendatakse programmis päevaraamatu jõukandena, kuid

eksporditakse panka sotsiaalinfosüsteemist STAR.

17

1.4. Ostureskontro

1) Ostutellimuste register

2) Hankijate register

Hankijakannete kirjendamine toimub eraldi töölehtedel – arvete ülesvõtmine Arve

töölehel vastavate sisestusreeglitega ning arvete tasumine Maksete töölehel, millelt

eksporditakse maksed ülekandefailiga internetipanka.

1.5. Varud

Kaubad (varud)

Varude liikumise kanded; kasutatakse ka teenuste müügi arvestamiseks (nt lasteaia osalus- ja

toitlustustasud, rendi- ja kommunaalmaksed jm); luuakse varude inventeerimisandmikud. Kui

kaubakaardid asuvad asutuste grupi ühises registris, määratakse kannetel kasutatavad

dimensioonid menüülehtede põhjal koostatud kuluaruannete sisestamisel.

1.6. Palk

1) Lepingute register –milles kirjeldatakse iga töötaja kohta lepinguread,

tasumäärade read, töökalender, puudumised, töötasuarvestuse info jm.

2) Töötajate register – vallavalitsuse ja hallatavate asutuste töötajate nimekiri.

3) Arvestuse töölehtede register – palgaarvestuse töölehed

4) Maksete töölehtede register

5) Maksudeklaratsioonid

Tööajatabelid esitatakse raamatupidamisele elektroonselt rangelt kindlaksmääratud

vormil, mis imporditakse ülekandefailiga Axaptasse palgaarvestuseks Palk/Perioodiline/

Andmete import.

1.7. Lepingud

1) Lepingute register – kuhu kantakse sõltuvalt liigist lepingud

2) Isikute register

Lepinguridade ja nende kuluridade täitmine; nende baasil müügiarvete genereerimine, mis

kajastuvad müügireskontro müügitellimustes. Ostu- ja müügiarved ostu- ja müügireskontrotes

seotakse vastava ostu-/müügilepinguga lepingute registrist vähendades lepingulist kohustust või

nõuet.

1.8. Üldine

1) Töötajate register – täidetakse palgamoodulis, hõlmab vallavalitsuse ja hallatavate asutuste

töötajaid

2) Menüüpunktis Seadistus – asutuse andmed, kandeteksti automaatseadistused,

dimensioonide ja numbriseeriate seadistused ning nende registrid.

Menüüpunkti Seadistus/Ettevõtte andmed kantud osa informatsioonist kajastub müügiarvete ja

aruannete juurde kuuluvas infos.

2. Seadistuste ülesüsteemsed nõuded

2.1. Sisestusreeglid

18

Kannete sisestusreeglite seos raamatupidamiskontodega võimaldab automaatseid kandeid ning

aitab vältida võimalikke vigu.

1) Programmipoolsed sisestusreeglid on seadistatud Palgamooduli ja sellega seotud

Ostureskontro kannetele. Viimasteks on tööjõukuludega kaasnevad maksud,

sisestusreegliks TAVA, mis on seotud Maksu- ja Tolliametile makstavate eri liiki

maksudele seadistatud ning kohustuslikke hankijakoode omavate nn

maksuamet-hankijatega.

2) Peakasutajate seadistatavad põhivarakannete sisestusreeglid on seotud kandetüüpidega,

sõltuvalt tehingu liigist (soetus, parendus, kulumi arvestus, müük jne), ning ka

väärtusmudelitega, sõltuvalt kas kulumit arvestatakse või mitte. Kandetüübid ja väärtusmudelid

on programmis Pearaamat/Seadistus/Põhivarad/Sisestusreeglid lehel Pearaamatukontod osas

Val/), Põhivara sisestusreegliteks on:

- TAVA – tavapärased põhivaratehingud

-SF* - mitterahaline sihtfinantseerimine

Rahavookoodid pole sisestusreeglites määratud, mistõttu lisatakse nad käsitsi igale

põhivarakandele.

Põhivara väärtusmudeliteks on:

- KUISELT – arvestatakse kulumit kuiselt

- KULUMITA – kulumit ei arvestata

3) seadistatavaid sisestusreegleid kasutatakse ostu- ja müügireskontrotes

ning reegli koodiks on kasutatava kohustuse või nõude raamatupidamiskonto kood.

2.2. Numbriseeriad

1) Numbriseeriad kandenumbritele, registrite ridade koodidele jms seadistatakse

numbriseeriate registris Üldine/Seadistus/Numbriseeriad/Numbriseeria lehel Ülevaade.

2) Samasisulistele töölehtedele ning kandenumbritele võib seadistada kahe järjestikuse aasta

kohta korraga eri numbriseeriad (st kahel eraldi real), mida aastavahetuse perioodil saab ilma

seadistusi muutmata kasutada ühe või teise aasta kannetel ning kasutada üle aasta sama

numbriseeriat muutes alusvormis ja nimes ainult aasta tähistust.

3) Numbriseeria koodide ridadel täidetakse lehel Üldine osas Seadistus märkeruut Jätkuv ning

lehel Puhasta osas Aktiveeri täielik puhastus märkeruut Puhasta.

4) Numbriseeriate alusvormides Üldine/Seadistus/Numbriseeriad/Numbriseeria lehe Ülevaade

veerus Formaat tähtede kasutamisel pole oluline kas valitakse suur/väike täht, kuna päringute

tegemisel Axapta ei erista väikest tähte suurest.

5) Välistamaks kandenumbrite kordumist samal majandusaastal, peab kasutaja tegema järgmise

seadistuse: Pearaamat/Seadistus/Parameetrid lehel Pearaamat osas Üldine real Kontrolli

kasutatud kannet valida Mitte lubada duplikaate samal majandusaastal.

2.3. Registrites kasutatavate numbriseeriate alusvormid

– seadistatakse Üldine/Seadistus/Numbriseeriad/Numbriseeria lehe Ülevaade veerus Formaat.

- Töölehed – isikupõhised koodid, mis algavad raamatupidaja initsiaalidega ja järgneb

numbriline kood;

- Töötajad – koodi alusvorm algab tähega T, millele järgneb numbriline kood;

- Töötajate lepingu ID - koodi alusvorm algab tähega L, millele järgneb numbriline kood;

- Varad:

Põhivarade alusvorm algab tähega P, millele järgneb numbriline kood;

Väikevarade (bilansivälised) alusvorm algab tähega V, millele järgneb numbriline kood;

- Varud, Kliendid, Hankijad, Arved – numbriline kood;

19

2.4. Raamatupidamiskannete numbrite kood

- seadistatakse p 2.3. kirjeldatud menüüpunktis.

Kood algab moodulile ja tehingu sisule viitava tähe või täheühendiga:

JK – pearaamatu töölehel tehtud kanne, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja

järjekorranumber

PV – põhivarakanded pearaamatu põhivara töölehel, millele järgneb järjekorranumber

VV – bilansivälise väikevara kanded pearaamatu põhivara töölehel, millele järgneb

järjekorranumber

KA – kliendikanded müügireskontros, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja

järjekorranumber

KT – laekumised (=kliendi tasumised), millele järgnev pangapõhine tähekombinatsioon ja

järjekorranumber

HA – hankijakanded ostureskontros, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja

järjekorranumber

SL – kassakanded, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja järjekorranumber

HAE – e-arved ostureskotros, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja

järjekorranumber

OT– hankija ostutellimused (ladu) , millele järgneb järjekorranumber

MT – kliendi müügitellimus, millele järgneb järjekorranumber

PK – palgaarvestuse kanded, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja järjekorranumber

PT – palgamaksete kanded, millele järgneb isikupõhine tähekombinatsioon ja järjekorranumber

SULG – aasta sulgemis-avamiskanded, millele järgneb aastat tähistav 2-kohaline arv, mis

kirjutatakse tekstina Pearaamat/Perioodiline /Raamatupidamisaasta

sulgemine/Avamiskanded lehel Üldine väljale Kande number.

2.5. Muud nõuded

Hankijate ja klientide registrites on kohustuslik täita lehel Üldine väli Registri kood, millele

kirjutatakse asutuse registrinumber või eraisiku puhul isikukood, erandjuhtudel muu viitav

informatsioon. Elektroonselt edastatavate arvete ja aruannete esitamise puhul on kohustuslik täita

lehel Kontaktandmed väli E-mail.

3. Täiendavad nõuded tehingute kajastamisel

3.1. Dimensioonid Projekt ja Osa

Ülevallaliselt reguleeritud kasutusega dimensioonidest on ülevaade lisas 1 ja 2 ning nende

kasutust reguleerib finantsosakond. Dimensioonid Projekt ja Osa üksteist täiendavad

vallasiseselt kasutatavad tunnused. Mõlemat tunnust kasutatakse projektidega seotud tehingute

kajastamisel nii raamatupidamiskannetel kui ka eelarveridadel. Projekt kajastab konkreetset

projekti ja Osa võib kasutada lisatunnusena.

20

3.2. Põhivarade arvestus

1) Kõikidele põhivaraga seotud kannetele lisatakse lehelt

Dimensioon osast Lisadimensioonid välja Vara valikust vastava põhivara kood,

olenemata mis moodulis kannet kirjendatakse. Põhivara töölehe kannetel kaasneb

lisadimensioon Vara programmipoolselt, pearaamatu päevaraamatu või muu mooduli töölehtedel

tehtud kannetel lisatakse see käsitsi.

2) Põhivara kaardile kantakse spetsiifilist täiendavat infot põhivara rea lehel Muu, millel osas

Lisainfo välja Põhivara tüüp valikust sõltuvalt saab põhivara tüübile iseloomulikku infot

sisestada nupu Lisainfo kaudu, mis muutub aktiivseks alles pärast põhivara tüübi valimist .

3) Põhivara tüüp Maa valitakse kõikidele maad kajastavatesse põhivaragruppidesse

kuuluvatele põhivaradele (grupp 154000 – maa kinnisvarainvesteeringuna, grupp 154001-

kinnisvarainvesteeringutes olev korteriomandi maa ning grupp 155000 – maa põhivarana).

Lisainfo nupu kaudu kantakse vastava nimetusega väljadele vajalik info, kindlasti osasse

Seerianumber maakatastri number, väljale Piirkond maatüki suurus (m2-tes) ning väljale Ühik

valida m2.

4) Varade asukoha kirjeldus Pearaamat/Põhivara lehel Muu osas Ladu väljal Asukoht peab

mõistliku täpsusega viitama lühidalt vara tegelikule asukohale.

5) Põhivara komponentide arvestuseks määratakse põhivara registri lehel Struktuur väljal

Peapõhivara komponendid peapõhivara alla kuuluvateks.

3.3. Palgaarvestus

1) Töötaja lepingu rea kehtivuse lõppemisel on kohustuslik määrata lõpu kuupäev.

2) Puhkuste katkestamisel muudetakse töötajate registri puudumiste tabelit, millega kaasnevalt

tehakse vastav juurdearvestus või sisestatakse töötaja avatud kannetesse kinnipidamine. Palga

säilitamisel jagatakse puhkusele minemise kuu töötasu tööpäevade arvuga.

3) Puhkuse reservi arvestuse aluseks olev päevade arv töötajate lõikes kirjeldatakse

Palk/Päringud/Kasutamata puhkusepäevad, kui see ei tulene struktuuriüksuste töötajate ühisest

personaliarvestusest. Reservi arvestatakse pearaamatu töölehel palgamooduli

konteerimisgruppide lõikes.

4) Lapsepuhkuse päevade tasu. Arvestatud ja tasutud täiendava lapsepuhkuse päevade tasu, mida

arvestatakse palgamoodulis TP koodiga 800699 jms. kohta nõude esitamisel (andmikuna)

koostatakse automaatselt kanne pearaamatu kontol 103560 TP 016001 deebet ja pearaamatu

kontol 202000 TP 800699 kreedit.

4. Parandused sisestatud kannetel

1) Sisestatud kannetel ei saa muuta pearaamatukontot, summat, deebet-kreedit poolt ega

kuupäeva. Nende parandamiseks tuleb teha kas täiendav paranduskanne või tühistada juba

sisestatud kanne ning teha see uuesti õigesti. Kande tühistamiseks valitakse töölehe tühjal real

olles nupust Funktsioonid valik Lae pearaamatukanded ning väljale Kande number soovikohane

numbriseadistus; täites märkeruut Muuda märki ning nupu Vali all määrata tühistatava kande

number. Selliselt tühistatakse (miinustatakse) kanne kõikide

sisestatud kaasnevate tunnustega.

Pearaamatu töölehe ridade funktsiooni Lae pearaamatu kanded ei kasutata:

- põhivarade sisestusreeglitega seotud kannete,

- käibemaksu automaatselt jaganud kannete parandamisel, nende mõlema puhul

tehakse miinus-paranduskanne töölehel käsitsi;

- palgamoodulis sisestatud palgaarvestuste puhul; nende paranduseks

tühistatakse palgamoodulis vastava funktsiooniga kas töötaja või terve

21

sisestatud arvestusetööleht või sellelt üksiku töötaja arvestus ning tehakse uus

arvestus.

2) Dimensioonide parandused – tühistamine, muutmine, ka kande teksti muutmine toimuvad

ilma paranduskanneteta menüüpunktis Pearaamat/Päringud/Pearaamatukanded ning

parandatava kande real olles nupust Kande dimensioonide muutmine vastava konto real olles

lehel Dimensioonid.

5. Eelarve kanded

Eelarve määrangud kantakse Axaptasse vajalike dimensioonide lõikes pärast eelarve või selle

muudatuste kinnitamist, sidudes eelarveread eelarve mudeliga ning eelarve muudatustega ning

vajalike dimensioonidega. Kõik kassapõhised raamatupidamiskanded ning enamus

tekkepõhistest kannetest seotakse vastavate eelarvemudelite ja dimensioonidega võimaldades

saada eelarve täitmise aruandeid.

1) Muudatustena Axaptas registreeritakse Pearaamat/Seadistus/Eelarvemudelid lehel

Muudatused õigusakti/dokumendi nimetuse, numbri, kuupäeva ja lühiviitega sisule nii esialgne

kinnitatud eelarve kui kõik järgnevad aruandeaastal kinnitatud muudatused selles. Muudatuste

järjekorranumber genereeritakse automaatselt.

2) Menüüpunktis Pearaamat/Seadistus/Eelarvemudelid lehel Ülevaade koostatakse igal aastal

uued eelarvemudelid, millega on seotud ka eelarveread. Eelarvemudelite kood on

kindlaksmääratud ülesehituse ja tunnustega.

3) Eelarveread artiklite jm tunnuste lõikes kantakse Axaptasse pärast eelarvemudeli sisestamist.

Minnes eelarveridadele läbi menüüpunkti Pearaamat/Seadistus/Eelarvemudelid leht Muudatused

vastava muudatuse real olles nupu Eelarve kaudu, seotakse loodavad eelarveread automaatselt

selle muudatuse ja eelarvemudeliga, milledelt ridadeni mindi.

6. Aruandlus

Võimalike aruannete loetelu Axapta menüüpunktide järjestuses moodulite kaupa:

Pearaamat

/Aruanded/Kanded/

/Pearaamatu kanded - päring asutuse pearaamatukannetest, kasutajapoolse

kujundusega, saab kasutada raamatupidamislausendite väljatrükiks.

/Aruanded/Kanded/Perioodiline

/Finantsaruanne - pearaamatu kontoplaani andmetel põhinevate erinevate

aruannete koostamine (aruanded on eelnevalt kirjeldatud pearaamatu seadistustes).

/Saldod - asutuse saldod kontoplaani kontode lõikes (ei sisalda kontode saldosid,

millele pole antud perioodil kandeid koostatud).

/Saldoandmik – Rahandusministeeriumile esitatav aruande vorm

/Saldoandmiku eksport – RM infosüsteemi sisestatava ülekandefaili genereerimine

saldoandmikust

/Saldovõrdlus tehingupartneriga – saldoaruanne kõikide kontode ja tegevusalade

lõikes.

/Aruanded/Kanded/Grupeerimine

/Kontode käibeandmik dimensioonide lõikes - asutuste saldod kontode ja

dimensioonide lõikes.

/Aruanded/Vastavusse viimine

/ ... – erinevate aruannetega saab kontrollida asutuse moodulite reskontrote

kannete vastavust pearaamatu kannetega.

/Aruanded/Töölehed

/Sisestamata töölehe read - asutuse töölehtedel koostatud, aga veel sisestamata

22

kanded.

/Aruanded/Eelarve

/Eelarve täitmine – asutuste eelarve täitmise kassa- või tekkepõhine aruanne.

Põhivara aruanded

/Aruanded/Põhiandmed

/Põhivarad - põhivarade nimekiri valitud asutuste vahemikus (Arveloleva

põhivara nimekiri).

/Aruanded/Kanded

/Tehingud põhivaraga - asutuse põhivarakaardi funktsiooni osaliselt täitev

aruanne.

/Põhivara liikumised üle asutuste - põhivarade liikumiste aruanne.

/Inventuurinimekiri – asutuse inventuurinimekirjade trükkimiseks.

Pank

/Aruanded/Kanded

/Kassaväljavõtted - kassaraamatu aruanne.

/Pangakonto väljavõte – aruanne iga panga- ja kassakonto kohta kuupäevade ja kandenumbrite

lõikes.

Müügireskontro

/Aruanded/Kanded/Klient/ – aruanne valitud vahemikus asutuste

klientide saldode või kannete kohta.

/Saldokinnitus - saldokinnituse aruanne

/Aruanded/Staatus

/Kliendi saldo - Asutuse klientide saldoaruanne.

/Perioodiline

/Aruanne INF3 - Maksu- ja Tolliametile esitatav aruanne.

Ostureskontro

/Aruanded/Kanded/Hankija/ – aruanne valitud vahemikus asutuste tarnijate

saldode või kannete kohta.

/Saldokinnitus - saldokinnituse aruanne.

/Aruanded/Staatus

/Hankija saldod - Asutuse tarnijate ehk hankijate saldoaruanne.

Palk

/Maksete tööleht

- töölehe ridadel olles nupust Trüki valida Väljamaksu kontroll saab

tulemuseks aruande, mille võib lisada pangaväljavõttele.

/Aruanne/Väline aruandlus

/Aruanne INF 14 - Maksu- ja Tolliametile esitatav aruanne, andmed

võetakse töötajate registrist

/Aruanded/Väline aruandlus

/TSM aruanne - Maksu- ja Tolliametile esitatav aruanne

/TSD aruanne - Maksu- ja Tolliametile esitatav aruanne

........ - statistika aruanded, palgatõend, töötuskindlustusmakse

tõend, sotsiaalmaksuga maksustatud tulu tõend jm .

/Aruanded/Sisemine aruandlus

/Isikukaart - asutuse aruanne isikukaardi andmetega.

....... - asutuse aruanded isikutele arvestatud tasuliikide lõikes

palgalehena või palgasedelitena. Aruande arvestuste koondsumma on vastavuses,

kui aruandes on kirjeldatud kõik arvestustes kasutatud tasuliigid.

Lepingud

/Aruanded

/Lepingute täitmine - asutuse ostulepingute täitmise aruanne.

23

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 5

Põhivarade arvestamise kord

Sisukord

Eessõna

1. Üldpõhimõtted

1.1. Põhivara koosseis

1.2. Põhivara valitsemine

1.3. Info liikumine ja tehingute vormistus

1.4. Põhivara tehingute periodiseerimine

2. Kulude kapitaliseerimine põhivarasse

2.1. Kulude kapitaliseerimine

2.2. Perioodikulud

2.3. Kapitaliseeritava osa hindamine

3. Põhivara kulum ja allahindlus

Eessõna

Käesoleva lisa eesmärgiks on:

1) tagada ühtne põhivarade arvelevõtmise, üleandmise-vastuvõtmise ning raamatupidamislik

arvestussüsteem,

2) määrata kindlaks põhivara tehingute kajastamise ja informatsiooni edastamise kord,

3) tagada Axaptast saadav õige põhivarade aruandlus.

1. Üldpõhimõtted

1.1. Põhivara koosseis

1) Põhivara mõiste

Põhivarana käsitletakse nii käesolevas korras kui Axaptas kõiki kolme põhivara liiki korraga ühe

tervikuna, kui nende omavaheline eristamine pole oluline. Põhivara liikideks on

kinnisvarainvesteeringud, materiaalne ja immateriaalne põhivara. Materiaalse ja immateriaalse

põhivara kapitaliseerimise alampiir on 5 000 eurot (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa ja

kunstiväärtused, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Väiksema

soetusmaksumusega objektide ostuhind kajastatakse üldjuhul perioodikuluna.

2) Kinnisvarainvesteeringud

Kinnisvarainvesteeringuna kajastatakse kinnisvaraobjekte (maa ja/või hoone), mida hoitakse

väljarentimise või turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida aruandekohustuslane ega ükski

avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses.

Axaptas on kinnisvarainvesteeringud jaotatud mitmeks põhivaragrupiks eristamaks üksteisest

maa ja hooned. Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis ümber materiaalseks põhivaraks

juhul, kui selle kasutuse eesmärk muutub (näiteks kinnisvarainvesteeringust saab oma tarbeks

kasutatav põhivara või vastupidi). Kuna vallavalitsuse haldusalas on nii kinnisvarainvesteerin-

gutel kui ka materiaalsel ja immateriaalsel põhivaral arvestusmeetodiks soetusmaksumuse

meetod, siis ümberklassifitseerimisega arvestuse muutusi ei kaasne.

3) Materiaalne põhivara

Materiaalseks põhivaraks on materiaalne vara, muu hulgas ka maa, hooned, rajatised, mida

kasutatakse toodete tootmisel, teenuste osutamisel või halduseesmärkidel, sh ka hooned, mis on

antud kasutada (renditud) oma konsolideerimisgrupi tütarettevõtetele/sihtasutustele. Materiaalse

põhivara hulka kuuluvad ka asutuste, kelle põhi-ülesanne on teatud varade säilitamine või

24

eksponeerimine (muuseumid, raamatukogud, va kooliraamatukogud), poolt alalhoidmisele

määratud varad.

Materiaalse põhivarana arvel olev mööbel kantakse pärast amortiseerimisperioodi lõppu bilansist

välja ja arvestuse pidamine lõpetatakse.

4) Immateriaalne põhivara

Immateriaalseks põhivaraks on füüsilise substantsita vara, mida kasutatakse toodete tootmisel,

teenuste osutamisel või halduseesmärkidel pikema perioodi jooksul kui üks aasta (riistvarast

sõltumatu tarkvara, patendid, litsentsid, kaubamärgid, autoriõigused jm).

5) Põhivara nimekiri

Axaptas moodustub ülesüsteemne põhivara nimekiri põhivara moodulisse sisestatud

raamatupidamiskannete baasil. Põhivara koondnimekirja on võimalik saada kas asutuste või

põhivaragruppide lõikes.

Põhivara unikaalseks inventari numbriks (LV registri number) loetakse esmast koodi, mis arvele

võetavale varale Axapta registris antakse.

6) Põhivaragrupid

Põhivara jaotub valla raamatupidamisarvestuses põhivaragruppideks vastavuses riigi üldeeskirja

kontoplaaniga.

7) Väheväärtuslik vara (vt eeskirja § 8)

Bilansiväliselt arvel olev inventeeritav kuluinventar jaotub Axaptas sisujärgselt

põhivaragruppideks ning selle kanded ja aruandlus, ka inventeerimine, toimub analoogselt

põhivaradele.

8) Põhivara kogum

Põhivara võetakse arvele kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse

kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus tervikuna algab põhivara kapitaliseerimise

alampiirist ilma käibemaksuta. Põhivara kogumina arvelevõtmine on põhjendatud ka siis, kui

vastasel korral kantaks kuludesse oluliselt suur summa.

Finantsarvestuses tähendab põhivara arvestus kulude võimalikult õiglast ajatamist

aruandeperioodidele.

Kogumina arvele võetus mööbel kantakse pärast amortiseerimisperioodi lõppu bilansist välja ja

arvestuse pidamine lõpetatakse.

9) Peapõhivara ja komponentarvestus

Materiaalse põhivara objekt võib koosneda üksteisest eristatavatest komponentidest, millel on

erinevad kasulikud eluead. Komponendid võetakse raamatupidamises arvele eraldi

varaobjektidena, määrates neile raamatupidamise ja vara/ehitust tundva spetsialisti koostööna

kuluminormid vastavalt nende kasulikule elueale lähtuvalt iga objekti konkreetsetest

tingimustest. Varaobjekti soetusmaksumuse jagamisel komponentideks lähtutakse olulisuse

printsiibist. Komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara

kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta. Kuna komponendid on seotud oma

peapõhivaraga, Axaptas vastava viite abil on peapõhivara kohta tervikuna olemas koondinfo

selle komponentide lõikes.

10) Valla teed, tänavad , trassid ja haljastud

Teed, tänavad, sillad, trassid ja haljastud kuuluvad põhivarasse rajatistena, mille maksumuses

kajastuvad neile tehtud kapitaliseeritavad kulud, nt tänavakatted, suuremahulised haljastute

rajamise kulud jms. Teede ja rajatiste alune maa on eraldi arvel maana teises põhivaragrupis

juhul, kui maa on valla omandusse saadud.

1.2. Põhivara valitsemine

1) Vara valitseb selle kasutaja

Maa, hoone, rajatise ja muu põhivara valitsejaks on üldreeglina vara kasutaja, kes ka kontrollib

vara kasutamist ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud kulusid (kelle eelarves on

25

selleks ette nähtud kulud). Kui kasutaja ei ole selgelt määretletud, siis vastutab asutuse juht, kelle

bilansis vara kajastub.

2) Hoonetealune maa

Hoonetealune maa kajastub hoone valitseja bilansis.

1.3. Info liikumine ja tehingute vormistus

1) Põhivaratehingute kohta info liikumine ja tehingute vormistamine toimub tööjaotuse korras

ning vastavalt kehtestatud õigusaktidele.

2) Põhivaradega seotud tehingud kajastatakse kirjetena selle asutuse/struktuuriüksuse

raamatupidamises, kelle bilanssi vara kuulub/hakkab kuuluma.

3) Põhivara soetatakse ning kantakse bilansist välja vastavalt kehtestatud õigusaktidele.

4) Bilansivälises arvestuses oleva vara nimekirjast välja kandmise motiveeritud taotluse esitab

vara kasutaja ja kinnitatakse asutuse juhi otsusega.

5) IT-vahendite mahakandmise ettepanekule lisatakse IT spetsialisti kirjalik arvamus. Üle 6.aasta

vanuste IT-vahendite mahakandmisel pole IT spetsialisti arvamus vajalik.

1.4. Põhivara tehingute periodiseerimine

1) Kulud kajastatakse raamatupidamises põhivara kapitaliseerimisena (vara bilansilise

maksumuse suurendamine) või tulemiaruandes perioodikuludena (mittekapitaliseeritavad kulud)

kooskõlas kulude suuruse, sisu ning ostuarvete ja/või lepinguliste tööde vastuvõtu aktides

fikseeritud kuupäevadega.

2) Põhivara arvelevõtmine peab olema kooskõlas nii vara üleandmis-vastuvõtuaktides fikseeritud

kuupäevade, kui ka põhivara kontode lõikes.

3) Aruandeperioodi jooksul arvestatud materiaalse põhivara kulum kajastatakse nii

perioodikuluna tulemiaruandes kui ka põhivara akumuleeritud kulumina bilansis.

2. Kulude kapitaliseerimine põhivarasse

2.1. Kulude kapitaliseerimine

Põhivarade soetusmaksumusse kapitaliseeritakse ostuhind või maa puhul ka maksustamishind,

kui maad ei osteta, ning otseselt soetamise ja parendusega seotud kulud.

1) Põhivara soetusel

Kulutused, mis on vajalikud vara viimiseks tööseisukorda ja –asukohta (vara

soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on

vältimatud seoses objekti ehituse või renoveerimisega, seadmete tööasukoha

ettevalmistamise, installeerimise ja testimisega seotud kulud).

Maamõõtja, juristide ja notaritasud, kui need ületavad kapitaliseerimise alampiiri, või

mitteületamisel kui osutuvad oluliseks kuluks (nt üle 20% objekti maksumusest).

Projekteerimiskulud.

Tehnilise järelevalve kulud, kui järelevalve ostetakse teenusena või järelvalvet tehakse

spetsiaalselt selleks loodud oma jõududega.

2) Parenduste puhul

Lisatakse kulutused materiaalse põhivara soetusmaksumusele üldreeglina siis, kui need

vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise

kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt põhivara kapitaliseerimise

alampiirina (ilma käibemaksuta) sätestatud summas ühe hankelepingu raames.

26

Kui parendusega kaasnes vara olulise osa väljavahetamine, kantakse väljavahetatud osa

hinnanguline esialgne soetusmaksumus ja sellele vastav kogunenud kulum põhivara

arvelt maha.

Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara

järelejäänud kasuliku eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse

kulumi normi.

2.2. Perioodikulud

Põhivaradega seotud mittekapitaliseeritavad kulud, vaatamata maksumusele, lülitatakse

kuludesse selles perioodis, millal nad tehti.

Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita:

Vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulud;

Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellijapoolne

järelevalve, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole oluline);

Vara soetamiseks võetud laenude kulu, sh intressikulu;

Avaliku sektori üksused ei kapitaliseeri materiaalse ja immateriaalse põhivara

maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (välja

arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud omavalmistatud põhivara korral);

Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulud. Need on kulud, mis ei tõsta oluliselt

hoone kasutusiga vaid tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset.

2.3. Kapitaliseeritava osa hindamine

- kapitaliseerimise/mittekapitaliseerimise üle otsustamise kord:

1) Suuremahuliste ja mitmesuguste kuludega seotud põhivara soetuse/parenduse

(rekonstrueerimistööd jms) õigeks kajastamiseks koostatakse raamatupidamise ja

vara/ehitust tundva spetsialisti koostööna õiend objekti kulude jaotamiseks põhivara

suurenduseks või perioodi kuludesse algdokumentide (arved, tööde vastuvõtu akt jm) andmete

alusel. Hinnang jaotuse kohta vormistatakse kas eraldi õiendiga või lisatakse algdokumendile

märkuste korras, mis koostajate ja/või hinnangu andjate poolt ka allkirjastatakse.

2) Kui parendusega kaasnes vara olulise osa väljavahetamine, kantakse

väljavahetatud/lammutatud osa hinnanguline esialgne soetusmaksumus ja sellele vastav

kogunenud kulum põhivara arvelt maha. Hinnangu andmise korra kohta vt eelmisest alapunktist.

3) Kulude kapitaliseerimise/mittekapitaliseerimise otsustamine on sõltumatu objekti eest

tasumise vahendite kuuluvusest investeeringute eelarvesse või tegevuskulude eelarvesse.

Eelarves kinnitatud investeeringud (so suuremahulistele põhivara soetustele/parendustele

planeeritav kassapõhine kulu) ei ole aluseks konkreetse objekti kulude tekkepõhisel arvestamisel

põhivara kapitaliseerimisse või tegevuskuludesse. Seetõttu võib ka ühe objekti piires kulude

tekkepõhine täitmine erineda objekti kassapõhiselt määratud eelarvest. Raamatupidamiskannete

tegemisel lähtutakse riigi üldeeskirja ja RTJ-ga sätestatud korrast, mille alusel tehingute

kajastamine raamatupidamises on kooskõlas tehingu sisuga. Eesseisvate kulutuste olemus kas

põhivara soetuseks või jooksva remondi kuludeks peaks kajastuma ka juba eelnevalt sõlmitud

lepingus.

3. Põhivara kulum ja allahindlus

1) Kulum arvestatakse igakuiselt lineaarsel meetodil, kulumi norm määratakse

põhivarale/kinnisvarainvesteeringule sõltuvalt nende kasulikust tööeast. Vallavalitsuse

arvestuses on amortiseerimisel kasutatav aastane amortisatsioonimäär alljärgnev:

27

Ehitised, rajatised 2-10%

Masinad ja seadmed, s h ka transpordivahendid 10-20%

Infotehnoloogilised seadmed ja arvutustehnika 20-33%

Muu amortiseeruv vara 10-20%

Immateriaalne põhivara 20%

Kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene ja maad ei amortiseerita.

Oluliste või ebastandardsete varaobjektide puhul määratakse amortisatsiooninorm

eraldi, lähtudes konkreetse objekti tegelikust kasulikust elueast.

2) Kulumi normid põhivara komponentidel võivad igal konkreetsel juhul erineda teistest

samalaadsetest sõltuvalt objekti olemusest ja tingimustest. Komponentide kasulik eluiga

määratakse pärast objekti valmimist koostöös vara/ehitust tundva spetsialistiga.

3) Varal hakatakse kulumit arvestama alates selle kasutuselevõtmise kuust ning

lõpetatakse selle täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Kui

täielikult amortiseerunud varaobjekt on veel kasutuses, kajastatakse bilansis nii

soetusmaksumust kui akumuleeritud kulumit seni, kuni varaobjekt on lõplikult kasutusest

eemaldatud (v.a mööbel, mille amortiseerumisel bilansis kajastamine lõpetatakse). Ajutiselt

kasutusest eemaldatud varaobjekti kulumi arvestust ei peatata.

4) Kui aastainventuuri käigus ilmneb, et materiaalse põhivara tegelik kasulik eluiga

erineb oluliselt algselt määratust, siis seda muudetakse. Kasuliku eluea muutuse mõju

kajastatakse aruande- ja järgnevatel perioodidel.

5) Kui objekti projekteerimisele ei järgne hiljemalt 5 aasta jooksul ehitamist või

rekonstrueerimist, kantakse projekteerimisele tehtud kulutused lõpetamata ehitusest maha.

Nimetatud vara väärtuse languse otsustab vallavalitsus vara omava struktuuriüksuse ettepanekul,

kui objekt oli kinnitatud eelarves. Tehtud kulud kajastatakse perioodikuludena.

28

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 6

Ostuarvete elektrooniline menetlemine

Sisukord

Eessõna

1. Arvete käsitlemine saabumisel

2. eKinnitusringi protsessi üldine kirjeldus

3. Üldised toimingud eArvekeskuses

3.1. eArvekeskusesse sisenemine

3.2. Asendaja määramine

4. eKinnitusringi kasutamine

5. Kinnitamine koos konteerimisega

6. Ostuarve ridade jaotamine

7. Korduvarve

8. Konteerimismallid

8.1. Konteerimismalli loomine

8.2. Konteerimismalli kasutamine

9. Ostuarve kinnitusringile saatmine

Eessõna

Käesoleva lisa eesmärgiks on täpsustada ostuarvete menetlemise protsessi kõik etappe alates

ostuarve saabumisest ja lõpetades selle kinnitamisega.

1. Arvete käsitlemine saabumisel

Arved võivad saabuda kahel viisil:

PDF-arve e-kirja teel saadetakse e-posti aadressile arved@jogeva.ee ;

e-arve (Eesti Pangaliidu e-arvete standardile vastav XML-fail otse arvete töötluse

keskkonda) sisestatakse Omniva arvekeskuses e-teeninduses.

Kõik arved peavad jõudma eArvekeskuse ostuarvete registrisse, et käivitada e-kinnitusring.

Digitaliseeritud arved saabuvad konkreetse asutuse eAK ostuarvete registrisse kuni 24h viitega.

2. eKinnitusringi protsessi üldine kirjeldus

Kõik ostuarved on pärast digitaliseerimist asutuse ostuarvete registris eArvekeskuses olekus

“Saabunud”. Ostuarvete registreerija raamatupidamises vaatab arved sisuliselt üle ja saadab

kinnitusringile. Ostuarve olek on nüüd “Kinnitamisel” ning ostuarvete registris on näha

konkreetne kinnitaja, kelle “käes” arve hetkel on. Kinnitajale saadetakse automaatselt e-kiri

viitega kinnitamist nõudvale arvele.

Raamatupidaja või arve kinnitaja märgib ostuarvele elektroonse “kulutempli” sisestades ostuarve

ridadele kuluanalüütika, vajadusel jaotab ostuarve read ümber ja annab omapoolse esmase

selgituse. Arve kinnitaja lisab arvele selgituse kulu sisu kohta ning kinnitab selle (vt ka §14 lg 2

p 7). Arve kinnitajal on õigus arvet ka tagasi lükata või edasi saata, samuti muuta eelmise

kinnitaja poolt sisestatud analüütikat ja lisada oma kommentaare. Kinnitusringi viimane kinnitus

muudab arve oleku “Kinnitatud”. Kinnitatud ostuarve loetakse automaatselt

raamatupidamistarkvarasse.

29

3. Üldised toimingud eArvekeskuses

Selleks, et ostuarveid kinnitada, peab isikul olema konkreetses asutuses ligipääsu- ehk

esindusõigus. Need õigused annab vallavalitsuse finantsjuht. Pärast õiguste saamist on võimalik

eArvekeskuse veebikeskkonda siseneda ning seal toiminguid sooritada.

3.1. eArvekeskusesse sisenemine

Sisenemine toimub läbi https://www.omniva.ee/ari/arve lehekülje. Lehekülje paremas nurgas on

nupp „Sisene arvekeskusesse“.

Valige sisenemise viis läbi ID-kaardi, mobiil-ID või internetipanga.

Joonis 1 eArvekeskusesse sisenemine

3.2. Asendaja määramine

Puhkusel viibimise või muul asendajat nõudvas olukorras tuleb kinnitamiseks suunatud arvete

automaatseks suunamiseks määrata asendaja. Asendajale annab esindusõigused finantsjuht.

4. eKinnitusringi kasutamine

eKinnitusring võimaldab ostuarveid kiirelt ja mugavalt kinnitada eArvekeskuse

veebikeskkonnas. Esindusõigustes määratud e-kirja aadressi saadetakse arve kinnitajale e-kirjaga

lingid kinnitamist ootavate arvete kohta.

Igale kinnitajale saabub mail otselingiga kinnitatamist ootavale arvele.

Joonis 2 Kinnitamist ootava ostuarve teavitusmail

30

Arve kinnitamiseks tuleb sisenda eArvekeskusesse ning avaneb Kinnituse ootel olevate

ostuarvete nimekiri.

Joonis 3 Kinnituse ootel olevate ostuarvete nimekiri.

Siit tuleb valida ostuarvete nimekirjas vastava arve juures olevast Tegevused menüüst

Kinnitamine, mis avab ostuarve detailvaate.

Joonis 4 Kinnitamise valik nimekirjast

Ostuarve detailvaates allapoole liikudes (PDF-arve kuva all) on näha arveridade andmed ning

selle kohal ka kinnitusringi info (kes saatis kinnitamisele, kes on enne mind kinnitanud). Oma

kommentaari saate lisada Teie kommentaari lahtrisse.

31

Joonis 5 Ostuarve kinnitamise vorm

Kommentaaride logi säilib arve juures ja seda saab vajadusel hiljem vaadata ostuarve päises

olevast valikust Arve ajalugu.

Joonis 6 Ostuarve kommentaaride logi

32

Joonis 7 Ostuarve kinnitamise nupud

Ostuarvet saab lisaks kinnitamisele ka tagasi lükata või suunata kellelegi teisele kinnitamiseks.

Selleks kasuta all paremal olevaid nuppe. Suunamise puhul tuleb valida järgmine kinnitaja ning

klikata kas Kinnita ja suuna või Suuna kinnitamiseta, kui omapoolset kinnitust anda ei soovi.

Joonis 8 Ostuarve suunamine

Viimane arve kinnitaja peab lisama linnukese ka arve suunamiseks raamatupidamise programmi.

33

Joonis 9 Arve viimase kinnitaja teade

Alternatiivne lähenemine arve kinnitamisele on e-kirjas oleval lingil klikates avatakse

automaatselt internetilehitseja ja konkreetne arve, st mingit eraldi sisenemist eArvekeskusesse ei

ole vaja.

Joonis 10 Ostuarve detailvaade

34

5. Kinnitamine koos konteerimisega

Kinnitamisel lisatakse ka raamatupidamisele vajalik kuluanalüütika kasutades elktroonset

„kulutemplit“.

Arve konteerimiseks tuleb valida ostuarvete nimekirjas vastava ostuaarve Tegevused menüüst

Konteering

Joonis 11 Arve konteerimine samm 1

Ostuarve detailvaates tuleb ostuarve ridade Tegevused menus valida Konteering.

Joonis 12 Ostuarve konteeringu valik ostuarve real

Seejärel avaneb “kulutempli” aken kuhu on võimalik sisestada vastava arve kulukonto ja

kuluanalüütika vastavalt raamatupidamistarkvara poolt etteantud väärtustele. Kontode ja

analüütika koode on võimalik ka otsida vajutades nuppu Otsi. Samuti võib alustada välja täitmist

teades kas koodi või nimetuse osa, programm pakub automaatselt välja sisestatud tekstilõigule

vastavaid väärtusi. Lisaks on võimalik vaadata pilti arve failis vajutades linki Näita arve faili. (vt

joonis).

35

Joonis 13 Arve konteeringu aken

Joonis 14 Arve konteeringu aken koos arvefailiga

Juhul kui arveridasid on rohkem kui üks, siis vajutades nuppu saab

liikuda järgmisele arvereale.

6. Ostuarve ridade jaotamine.

Lisaks konteerimisele on võimalik ostuarve ridu jaotada juhul, kui antud kulu tuleb jagada

erinevate projektide või eelarveridade vahel. Selleks valige Arveridade juures asuvast Tegevused

menüüst Jaota arverida.

36

Joonis 15 Arverea proportsionaalse jagamise valik

Avaneb järgmine aken:

Joonis 16 Arverea proportsionaalse jagamise aken

Valige jaotuste arv ehk mitmeks soovite arverida jagada. Seejärel valige, kas soovite jagada

protsendi (Jaota %) või summa (Jaota E) alusel. Sisestage jaotuse protsendid või summad,

kiirvalikuna on nupp Võrdne (jaotus). Tegevuste alt saate lisada uuele reale või ridadele kontod

ja kuluanalüütika. Lõpuks vajutage nupule jaota. Selle tulemusena tekivad ostuarve ridade alla

kanderead, mis edastatakse sellisena ka raamatupidamistarkvarasse (sel juhul originaalridu

tarkvarasse ei ole vaja edastada).

Joonis 17 Ostuarve kanderead

Ostuarve ridu saab jagada ka valides Lisa kanderida. Sel juhul tuleb ise sisestada vajalikud

reasummad ja konteerida lisatud kanderead.

37

Joonis 18 Kanderea lisamine

Ühest enama ostuarve ridade puhul on võimalik soovitud read liita üheks kandereaks märkides

rea ette linnukese ning klikates ridade kohal parem olevat linki Summeeri read.

7. Korduvarve

eKinnitusringis on võimalik varem konteeritud arvet salvestada korduvarvena. Saades samalt

hankijalt uuesti samasisulise arve, saab kopeerida varem salvestatud arvelt kõik andmed ning

neid uuel arvel muuta või täiendada. Kopeeritakse ka kontod ja kuluanalüütika.

Korduvarve salvestamiseks tehke peale arve konto ja analüütika sisestmist linnuke kasti “Lisan

korduvate arvete loetellu”.

Joonis 19 Korduvarve salvestamine.

Seejärel tekib valik, kus tuleb anda korduvarvele nimi (kohustuslik), lisaks saab määrata

kuupäeva, mis ajani see kehtib (ei ole kohustuslik) ning salvestada korduvarve.

38

Joonis 20 Korduvarve kasutamine.

Kui samalt hankijalt saabub analoogiline arve, siis salvestatud korduvarvet on võimalik valida

“Korduv arve/leping” alt. Valides Rakenda kopeeritakse salvestatud korduvarve andmed uuele

ostuarvele.

Joonis 21 Korduvarve rakendamine

39

Kopeeritud arve ridu on võimalik muuta/täiendada.

Joonis 22 Korduvarve muutmine.

8. Konteerimismallid

Konteerimismallidega on võimalik määrata arveridadele ettemääratud kontod ja analüütika.

Konteerimismall luuakse aluseks oleva ostuarve sisestamise käigus, eraldi neid lisada ei saa.

Konteerimismallid on soovitatav lasta luua tsentraalsel raamatupidamisel, kes täpsustab ka

mallide kasutamist.

8.1. Konteerimismalli loomine

Pärast arvele kontode ja dimensioonide sisestamist valige tegevuste alt salvesta mall.

Joonis 23 Konteerimismalli salvastamine

40

Avanevast aknast valige, kas soovite hankija või valdkonna konteerimismalli. Hankija mall on

seotud konkreetse hankijaga, st kui tuleb samalt hankijalt arve, siis saab seda malli rakendada.

Valdkonna konteerimismall võimaldab malli rakendada erinevate hankijate puhul mingi teid

huvitava valdkonna lõikes.

Joonis 24 Konteerimismalli seadistamine.

Järgnevalt tuleb määratleda, kas konteerimismall rakendub arvepõhiselt (kõikidele arveridadele

samal viisil) või igale arvereale erinevalt st arvereapõhine.

Valides arvepõhise variandi, kuvatakse sisestatud konto ja dimensioonid. Vajuta Salvesta.

Lisavõimalustena on võimalik siduda automaatselt arveread teenuse või kauba koodiga või

jagada arveread mitmete kontode või dimensioonide vahel.

Arveridade jagamiseks märkige Arverea jaotus

Joonis 25 Konteerimismalli arvereapõhiseks tegemine.

Määrake jaotus protsendi alusel ning sisestage konteeringu alt kontod ja kuluanalüütika, mida

konteerimismall peaks jaotatud arveridadele märkima. Kui arvel on mitu rida, siis saavad kõik

arveread sama jaotuse ja konteeringu.

41

Joonis 26 Konteerimismalli arverea jaotus.

Vajutage salvesta ja mall on loodud.

Arvereapõhise malli korral on võimalik igale arvereale luua oma konteerimismall. Selleks, et

oleks teada, millisele arvereale millist konteerimismalli rakendada, tuleb märkida siduv tunnus.

Selleks võib olla teenuse/kauba nimetus arvereal või teenuse/kauba kood. Võimalik on luua ka

malli tuvastaja (see rakendub ainult e-arvete korral). Valides näiteks Arverea Teenus/Kaup

nimetuse järgi, mis antud näitel on „Täisvärvi print“, siis määratakse antud hankija uue ostuarve

arvereale määratud konto ja kuluanalüütika, kui arve selgituse väljal on „Täisvärvi print“.

Vajutades salvesta on mall loodud.

Joonis 27 Konteerimismalli arvereapõhiseks tegemine.

42

8.2. Konteerimismalli kasutamine

Saades uuesti samalt hankijalt arve (või rakendades suvalise hankija korral valdkonnapõhist

konteerimismalli) valige Ostuarve detailvaates Rakenda malli.

Joonis 28 Konteerimismalli rakendamine.

Ilmub aken, kus on võimalik valida antud hankijale või valdkonnale loodud konteerimismalle.

Valides Rakenda määratakse arvele kontod ja dimensioonid vastavalt mallile.

Joonis 29 Konteerimismalli määrangud.

Salvestatud konteerimismallid leiab üldinfo ja seadete alt. Siin on võimalik ka neid muuta.

43

9. Ostuarve kinnitusringile saatmine

Arve kinnitusringile saatmiseks tuleb valida ostuarvete nimekirjas vastava arve juures olevast

Tegevused menüüst Kinnitamine. Avaneb järgmine vaade:

Joonis 30 Ostuarve kinntusringile saatmine

Antud aknast saab valida kinnitajate nimed, kes konkreetset arvet peavad kinnitama ning saab

sisestada vajadusel kommentaare.

Kui kinnitajad on valitud, siis saab arve saata kinnitusringule vajutades .

Kinnitusringile on võimalik arveid saata paralleelselt- arve kinnitajad saavad arve kinnitamiseks

kõik korraga või järjest- arve kinnitatakse vastavalt sisestatud järjekorra numbritele.

44

“Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskiri”

Lisa 7

Müügiarvete elektrooniline menetlemine

Sisukord

1. Süsteemi sisselogimine ja seadistus

2. Ettevõtte esmane seadistamine

3. Ettevõtte kontole ligipääsude volitamine

4. Käibemaksu koodide seadistamine

5. Müügiarvete koostamine

6. Müügiarvete nimekiri

7. Müügiarvete import

8. Üheraliste arvete importimine excelist

9. Automaatsete müügiarvete koostamine ja saatmine

1. SÜSTEEMI SISSELOGIMINE JA SEADISTUS

Arvete halduse keskkonda sisenemiseks kasuta linki www.omniva.ee ja vajuta Sisenen e-

teenindusse.

Sisselogimiseks kasuta ID-kaarti või mobiil-ID või internetipanka.

2. ETTEVÕTTE ESMANE SEADISTAMINE

Tehakse üks kord Omniva keskkonnaga liitudes. Ettevõtte seaded saab määrata menüüst Üldinfo

-> Seaded -> Ettevõtte seaded.

45

Ettevõtte andmete all on juba eelnevalt täidetud ettevõtte nimi, registrikood ja kontaktandmed.

Liitudes on vaikimisi pakett E-arve postkast, mis tuleb muuta vajutades nuppu Paketi vahetus.

Kui soovid vaid müügiarveid väljastada, vali Väikeettevõtte pakett ja vajuta Salvesta.

Juriidilise ja Kontaktaadressi blokid on samuti süsteemi poolt eelnevalt täidetud.

Ettevõtte seadistustes tuleb lisada ka ettevõtte pangakonto, mida kuvatakse müügiarvetel.

Selleks liigu lehel allapoole kuni tuleb ette Pangakontod alalõik ning vajuta nuppu Lisa

pangakonto. Täida ära avanenud aknas kõik lahtrid ja vajuta Salvesta.

46

Müügiarved valiku pealt saad seadistada kõike, mis on seotud müügiarvete väljastamisega.

Müügiarvete seadistuste osal saad üles laadida logo, mis kuvatakse Sinu poolt saadetavatel

müügiarvetel, juhul kui soovid müügiarveid koostada meie online keskkonnas.

Selleks, et siduda omavahel laekumine ja laekumise aluseks olev arve on võimalik kasutada

arvepõhist viitenumbrit. Lisaks saab määrata müügiarve koostamisel vaikimisi seaded –

näiteks automaatselt arvele kuvatav järgmise arve number, maksetähtaeg päevades ja viivise

määr aastas. Arve numbreid saab panna jooksma vaid ühe seeria järgi.

Soovi korral on võimalik lisada arve numbrile lisatunnus. See tuleb seadistada arve numbri

prefiks lahtrisse.

Igal ettevõttel on võimalik määrata arve e-posti kanali kirja tekst ja arvele lisatav

reklaamtekst vastavalt vajadusele.

Keela arve saajal müügiarvete tagastamine e-teenindusse mõjutab Sinu poolt saadetud

müügiarveid. Kui arve jõuab Sinu kliendini saabunud olekus, siis läbi Tegevused -> Tagasta

arve saatjale on neil võimalik arve Sulle tagastada.

Kui arvete tagastamine on lubatud ehk seadistustesse ei ole midagi märgitud, siis näeb Sinu

klient tagastamise hetkel järgmist akent:

47

Tagastamise kohta saadetakse Sulle e-kirjaga teavitus Sinu kontakt e-posti aadressile, mis on

märgitud Ettevõtte andmete alla. Vaadates müügiarveid, kuvatakse sinna teade tagastatud arvete

kohta.

Kui keelad arve saajal müügiarvete tagastamise, siis kuvatakse kliendile arve tagastamisel

järgmine vaade:

Tagastamise hetkel on klient kohustatud märkima e-post aadressi, millele teavitus saadetakse.

Müügiarvete all sellisel juhul tagastatud arve kohta teateid ei kuvata.

Müügiarvete kanalid (Müüjate halduse all Tegevused -> Muuda) osal saad märkida soovitud

kanalid, mille kaudu plaanid müügiarveid väljastada. Vaikimisi on täidetud E-arve, E-post ja

Paberarve.

Kui soovid arveid edastada ka panka, siis tuleb siin märkida, millistesse pankadesse soovid

arveid edastada. Vali soovitud pangad, kuhu plaanid arveid edastada ja vajuta nuppu Salvesta.

E-arve tellimused võimaldab täpselt seadistada, kuidas arveid elektrooniliselt edastada

pankadesse, teistesse arvehalduse keskkondadesse ja e-posti teel.

E-arve tellimused on lahendus kõigile müüjatele, kes seoses varasema otsekorralduse teenuse

sulgemisega vajavad informatsiooni kellele ja kuhu (e-post, internetipank vms) on vaja edastada

e-arve ning milline peab olema arve esitlusviis (piiratud või täisesitlusega e-arve).

48

3. ETTEVÕTTE KONTOLE LIGIPÄÄSUDE VOLITAMINE

Ettevõtte kontole saab ligipääsu volitada vaid ettevõtte juhatuse liige, kes peale konto avamist on

Administraatori rollis.

Esindusõiguse andmine käib menüüst Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded ning sealt

Esindusõigused alalõik ning nupp Lisa esindusõigus.

Märgi volitatava kasutaja isikukood, esindusõiguse kehtivusaeg ning vali volitatavale antav roll.

Soovi korral saad lisada ka kasutaja e-posti aadressi ja ametinimetuse.

Sinu poolt volitatud kasutajad saavad ettevõtte kontole ligi www.omniva.ee lehelt, sisenedes kas

ID-kaardi, mobiil-ID või internetipanga kaudu.

4. KÄIBEMAKSU KOODIDE SEADISTAMINE

Omniva keskkonnas on võimalik luua vastavus Sinu ettevõtte raamatupidamisprogrammis

kasutatavate käibemaksumäärade koodidega.

See võimaldab saadetavatele müügiarvetele lisaks käibemaksu määra arvulisele väärtusele (20%,

9%, 0%) siduda käibemaks ära ka KM määra tunnusega (näiteks KM määr 0%, vastab

raamatupidamisprogrammi KM koodile, mis kirjeldab, et tegu on Vahendamisteenus, kui

vahendatakse tehingut, mille käive tekib ühendusevälises riigis. KMS § 15 lg 4 p 7).

Käibemaksu koodide muutmine toimub: Üldinfo > Seaded > Käibemaksu koodid.

49

Käibemaksu koodide all on vaikimisi kirjeldatud enamlevinud KM määrade loetelu ning need

kuvatakse arvete halduse keskkonnas müügiarve koostamisel ning ostuarve sisestamisel.

Otsi üles enda ettevõttes kasutusel olevad käibemaksumäärad ja täida ära ERP kood ja ERP

selgituse lahtrid. Üks käibemaksukood peaks olema märgitud ka vaikimisi KM koodiks.

5. MÜÜGIARVE KOOSTAMINE

Uue müügiarve koostamiseks tuleb valida menüüst Müük -> Uus müügiarve

Müügiarve koostamiseks sisesta Arve saaja. Sisestades arve saaja juriidilise nime esimesed

tähed pakutakse Sulle Krediidiinfo andmete põhjal ettevõtte korrektne juriidiline nimetus.

Valides loetelust arve saaja juriidilise nime, täidetakse automaatselt arve saaja juriidiline aadress

(avaneb lingi alt Aadressid), registrikood ja käibemaksukohuslase number (KMKR). Kui

ettevõttel on Krediidiinfos olemas ka e-posti aadress, lisatakse arvele ka see. Automaatselt

täidetakse arve number ning maksetähtaeg, vastavalt Sinu ettevõtte seadete menüüs tehtud

määrangutele.

Müügiarve üldinfole järgneb arve ridade lisamine. Iga arverea juures on menüü Tegevused,

mille alt on võimalik lisada mitmesugust lisainfot. Enne lisainfo lisamist tuleb arve salvestada.

Tehes märke kasti Ettemaks/võlg/trahv, saad lisada ettemaksude ja laekumistega seotud infot.

50

Arvele on võimalik lisada lisainfot ja manuseid (aktid, saatelehed). Selleks tuleb eelnevalt arve

salvestada ning siis ilmuvad ülesse menüüsse vastavad vahelehe valikud – ARVE, Lisaandmed,

Arve manused.

Kui arve koostamiseks vajalikud väljad on täidetud, siis on võimalik vaadata kuidas arve PDF-

vaates välja näeb. Kasuta selleks nuppu Vaata arve PDF vaadet arve allosas.

Arve saatmiseks saab kasutada erinevaid saatmisviise: e-arve; e-kiri; e-arve internetipanka

ning paberarve.

Kui e-arve valik on roheline, siis on arve saajal e-arve konto ning on võimalik saata e-arve. Juhul

kui arve saajal ei ole e-arve kontot, siis on e-arve valik punane.

Arvet on võimalik saata e-postiga (korraga on võimalik saata ka mitmele e-posti aadressile),

internetipanka e-arvena (selleks tuleb sisestada saaja pangakonto number) ning paberarvena.

Paberarve saadetakse Omnivasse väljatrükkimiseks, ümbrikustamiseks ning

kohaletoimetamiseks.

NB! Internetipanka e-arvete saatmiseks tuleb esmalt pangakanalid aktiveerida ettevõtte seadete

alt.

6. MÜÜGIARVETE NIMEKIRI

Koostatud ja saadetud arved säilitatakse müügiarvete nimekirjas. Müügiarvete nimekirjast on

võimalik läbi erinevate filtrite (arve number, arve kuupäev, arve saaja jne) arveid otsida. Lisaks

on võimalik arveid eksportida raamatupidamisprogrammi.

Tegevused nupule minnes saate võimaluse arve detailvaate avamiseks, kopeerimiseks,

muutmiseks, uuesti saatmiseks, eksporditud märkimiseks ning arvele kreeditarve tegemiseks.

Arveid on võimalik nimekirjast ka kustutada.

NB! Saadetud olekus arvet ei ole võimalik muuta. Kui soovid saadetud arvet korrigeerida, tuleb

arve kas kustutada ja uuesti sisestada või koostada kreeditarve ja seejärel uus arve sisestada.

Kõik veerud on sorteeritavad numbri (arve nr), kuupäeva (arve kuupäev), summa (arve summa)

või tähestiku (arve saaja) järjekorras. Tehes linnukese Vali kõik kasti, saab valida korraga kõik

ekraanil kuvatud arved kas saatmiseks, eksportimiseks või laekunuks märkimiseks.

51

Koostatud müügiarveid on võimalik eksportida erinevate raamatupidamisprogrammide

formaatidesse ning seejärel vastavasse programmi importida. Selleks tuleb teha nende arvete

juurde linnuke, mida soovite eksportida. Eksportida saab arveid HansaRaama/HansaWorld-i,

VERP, Merit Aktiva, PDF ja Eesti e-arvete standardile vastavasse XML formaati. Arve

töötlemiseks Excelis saate arve eksportida CSV formaati.

Peale eksportimist saavad arved tunnuse „EXP“, mida on ka käsitsi arve menüüs Tegevused alt

võimalik juurde märkida ja eemaldada.

Arvete nimekirja jaluses olev number näitab, kui palju on arveid kokku. Korraga kuvatakse ühel

lehel 10 arvet. Järgmise kümne arve nägemiseks tuleb vajutada järgmisel leheküljenumbril või

valikul Näita kõiki. Selle valikuga kuvatakse korraga 500 müügiarvet.

7. MÜÜGIARVETE IMPORTIMINE

Müügiarveid on võimalik importida kolmes formaadis: E-arve formaadis (XML),

HansaWorldi majandustarkvara formaadis või Excelist.

Enne müügiarvete importi tuleb seadistada KM koodid, selleks et imporditavatele müügiarvetele

tekiks õige käibemaksu määr (vt peatükk Käibemaksu koodide seadistamine).

Müügiarvete importimiseks vali Müük > Arved failist ning vali sobiv imporditav fail ja

käivitage import.

52

Paljudest majandustarkvaradest on võimalik arveid otse saata. Täpsemat infot oma

majandustarkvara ühilduvuse kohta küsi majandustarkvara teenusepakkujalt.

8. ÜHEREALISTE ARVETE IMPORTIMINE EXCELIST

Enne arvete importimist Excelist veendu, et Sinu asutusele on aktiveeritud E-arve tellimused ja

oled ära täitnud arve saajate eelistused arve tellimiseks. Kui Sa ei soovi E-arve tellimusi

kasutada, siis tuleb igale arvele peale importi käsitsi juurde lisada saatmise kanali info

(pangakonto number, kuhu klient on arve tellinud).

Omniva keskkond toetab üherealiste arvete importi Exceli failist, mille näidise leiad valiku

Müük > Arved failist alt.

Excelis tuleb iga arve info sisestada failis üksteise alla alates kolmandast reast. Korraga saab

importida maksimaalselt 200 üherealist müügiarvet. Kõik failis toodud lahtrid peavad iga arve

kohta olema täidetud. Kui failis on info puudu, siis importimine ebaõnnestub.

Lahtrid, mis tuleb failis järjest ära täita on järgmised:

o Makse laekumise kontonr – Sinu ettevõtte konto number, millele soovid, et klient raha

kannaks;

o Arve saaja nimi;

o Saaja isikukood/reg number;

o Postiaadress – sisestada tänava nimi, maja number ja vajadusel korteri number;

o Postiaadress-linn – sisestada asustusüksuse/maakonna nimetus;

o Postiindeks;

o Maksetunnus – siia tuleb sisestada kliendi unikaalne tunnus Sinu juures, näiteks viitenumber,

kliendikood vms;

o Arve rea kirjeldus.

Arve number, Arve kuupäev, Maksetähtaeg, Arve summa kokku (brutosumma) – sisestada

arve summa koos käibemaksuga, Arve km % – sisestada arvel kasutatud käibemaksu protsent

numbrilise väärtusena, ilma % märgita.

Arvete importimisel tuleb valida, kas peale importi on lisatud arved imporditud olekus või

saadetud olekus. Imporditud olek tähendab, et arve on veel välja saatmata ja saate peale importi

seda veel vajadusel muuta ning seejärel välja saata. Saadetud olek tähendab, et arve on

automaatselt peale impordi lõppu kliendile ka välja saadetud.

Kui failis oli viga, siis impordi käigus ei lisata ühtegi arvet. Seejärel kuvatakse e-teeninduse

teade, et importimise tulemusena leiti vigane arve.

Kontrolli üle koostatud fail ja tee parandused ning seejärel proovi fail uuesti importida.

NB! Jälgi, et imporditav fail oleks .xls laiendiga. Omniva arvete halduse keskkond ei toeta .xlsx

formaati.

9. AUTOMAATSETE MÜÜGIARVETE KOOSTAMINE JA SAATMINE

Saadetud müügiarvet on võimalik seadistada nii, et Omniva keskkond koostab ja saadab

etteantud kuupäeval ja ajavahemikul automaatselt müügiarve valitud saatmisviisil valitud

aadressile. Automaatse müügiarve koostamise eelduseks on müügiarvete nimekirjas saadetud

staatuses müügiarve. Arve automaatseks koostamiseks ja saatmiseks mine arvele, mida soovite

automaatselt saatma hakata ning vali Tegevused -> Tee automaatseks.

53

Tee automaatseks valiku järele avaneb aken, kus määratakse arvete automaatse koostamise ja

saatmise seaded.

Kehtivuse periood – määra periood, kui kaua samale kliendile arvet korduvalt koostatakse.

Koostamise/saatmise kuupäev – märgi, millal tuleb koostada ja välja saata igakuine arve.

Teenuse periood – märgi ära, kas soovid, et teenuse periood, mida arvel kuvatakse, oleks sama,

mis alusarvel, oleks koostamise kuu või oleks koostamise kuule eelnev kuu. Koostamise kuule

eelnev kuu tähendab, et kui koostate arve märtsis, siis arvele kuvatakse perioodiks veebruar.

Automaatne arve saatmine – märkides linnukese Automaatse arve saatmise juurde koostatakse

ja saadetakse arve automaatselt. Vastasel juhul arve ainult koostatakse automaatselt, kuid ei

54

saadeta kliendile automaatselt. Etteantud kuupäeval ilmuvad arved müügiarvete nimekirja

vastavalt valikule kas koostatud või saadetud staatuses.

Arve saatmisviisid vastavalt e-arve tellimusele – kui siia märkida linnuke, siis e-arve

tellimuste kasutamise puhul kasutatakse automaatse arve loomise hetkel saatmisviisidena kliendi

poolt määratud kanaleid (juhul kui need on olemas). Kui e-arve tellimusi ei kasutata ja antud

valik on märkimata, siis saab saatmisviisid käsitsi määrata.

Saatmisviiside juures valitakse linnukesega kanal, kuhu koostatud arve saadetakse (e-arve, e-

post, internetipank või paberarve). Samaaegselt on võimalik saata ka mitmesse kanalisse.

Arved, mis on tehtud automaatseks kuvatakse Automaatsed müügiarved nimekirjas.

Automaatsed müügiarved nimekirjas on võimalik automaatsete arvete seadeid muuta,

eemaldada automaatsus ning vaadata alusarvet, mida koostatakse ja saadetakse automaatselt.